Fecha de Vigencia - Cancillería · NOMBRE: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO, FORMULACIÓN Y...

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: INSTRUCTIVO CODIGO: DE-IN-03

NOMBRE: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO, FORMULACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE

LA POLITICA EXTERIOR / FORMULACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN VERSION: 2

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Y EMBAJADAS DE COLOMBIA EN EL EXTERIOR Página 1 de 12

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Elaboró Víctor Arias / Julio Páez FV: 29 / 06 / 17

Fecha de Vigencia: 29/ 06 / 17

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1. Adopción del documento

2 Se modifica el alcance, incluyendo quienes deben dar aplicación a este documento. Se incluye el Sistemas de información y otros medios electrónicos.








1. OBJETIVO

Establecer los pasos para realizar la formulación del plan de acción a través del módulo de planes del

Sistema Maestro.

2. ALCANCE

Aplica para todas las Direcciones, Oficinas y Grupos internos de trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores y su

Fondo Rotatorio y las Embajadas de Colombia en el Exterior. Inicia con el ingreso del formulador al Sistema

Maestro y finaliza con el envío del plan de acción a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo

Organizacional a través de esta herramienta.

3. DEFINICIONES

ACTIVIDAD: Conjunto de operaciones, acciones o tareas que debe realizar una dependencia o proceso del

Ministerio de Relaciones Exteriores para cumplir las metas planteadas. Bajo esta definición, al elaborar el plan

de acción, no se deben confundir las actividades con las operaciones o tareas (paso a paso) necesarias para

su realización.

PLAN: Diseño o esquema detallado de los que habrá de hacerse en el futuro.

PLAN DE ACCIÓN ANUAL: Programación anual de las actividades, proyectos, recursos que va a desarrollar

en la vigencia cada dependencia de la Entidad y articulado con el Plan Estratégico Sectorial e institucional.

PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL: Instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones

de la Entidad, en un plazo de cuatro años, para alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan

Nacional de Desarrollo.








POLÍTICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO: Conjunto de lineamientos que orientan a las Entidades en

el mejoramiento de su gestión para el cumplimiento de las metas institucionales y de Gobierno, a través de la

simplificación de procedimientos y procesos internos, el aprovechamiento del Talento Humano, y el uso

eficiente de los recursos administrativos, financieros y tecnológicos.

TAREA: Secuencia ordenado de pasos agrupados en el tiempo, destinados al desarrollo de una actividad.

4. DOCUMENTOS ASOCIADOS

• DE-PT-22. Formulación del plan de acción.

• Manual del usuario del módulo de planes del sistema maestro.

5. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRÓNICOS

• Sistema Maestro (Modulo de Planes)

6. DESARROLLO DEL INSTRUCTIVO

Pasos para formular el plan de acción en el módulo planes del sistema maestro:

1. Ingresar al sistema maestro, a través del link: http://sigc.cancilleria.gov.co/ o de la Intranet, en el

enlace rápido definido para la aplicación.

http://sigc.cancilleria.gov.co/








2. Ingresar el usuario y contraseña asignado para el módulo planes del sistema maestro y clic en

enviar. Es importante recordar que este usuario y contraseña es el mismo de las aplicaciones

institucionales, como el Outlook, la intranet o el SICOF, entre otros.

3. En la opción Tramites pendientes Dar clic en ver las notificaciones pendientes por tramitar

relacionadas con el plan de acción institucional.








4. Después de dar clic en ver, se reflejará la notificación asignada para proceder a formular el plan de acción

en el Sistema Maestro. Esta notificación, sólo la tendrá la persona asignada como formulador del plan de

acción. Posteriormente deberá dar clic en ver plan.

5. Al momento de dar clic, se verá reflejada la siguiente pantalla, en donde para crear las actividades es

necesario dar clic en el más de color verde:








6. De acuerdo a la actividad a realizar se deberá seleccionar de la lista desplegable el objetivo

estratégico, la estrategia, el proceso, la política de desarrollo administrativo y su respectivo

componente; en donde posteriormente se deberá incluir la información de la actividad y la descripción

de la misma:

7. En el campo responsable, al dar clic en asignar se busca el nombre de la persona dentro de la Misión

o área que va a estar encargada de reportar los avances trimestrales, en donde se debe ingresar el

nombre, cargo, o apellido y dar clic en buscar y finalmente clic en el más y cerrar la ventana

emergente.

Para la asignación del responsable es importante tener en cuenta que el usuario debe estar asignado

al área del responsable de la formulación del plan. En caso de no encontrarse el usuario es importante








contactar al asesor asignado por la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional con el

fin de que se realice la parametrización correspondiente del usuario.

8. Luego, en planes asociados a políticas públicas se selecciona plan de acción y clic en agregar:








9. Para la fecha de inicio, clic en el cuadro correspondiente y se desplegará un calendario en el cual se

debe seleccionar la fecha de inicio programada para la actividad en mención y el mismo procedimiento

para la fecha de finalización:

10. Posteriormente, se debe incluir la información de la fórmula del indicador, la meta (valor numérico),

seleccionar la unidad de medida e ingresar la descripción de la meta y para finalizar clic en CREAR

ACTIVIDAD.

11. Al dar clic en crear actividad, el sistema pregunta si existen tareas para la actividad. En este caso no

existen tareas, entonces se debe dar clic en NO.








En caso de contar con un cronograma de tareas, se debe dar clic en SI y se desplegará la siguiente

pantalla; en donde para agregar cada tarea se debe dar clic en el más de color verde:

El sistema solicitará ingresar la información relacionada con la tarea.

El peso, corresponde al valor porcentual que se le va a asignar a cada una. Este peso debe ser en

porcentaje.








Se incluye, la fecha de inicio, de finalización de la actividad, el responsable de la misma y clic en crear

tarea:

La suma del peso de todas las tareas deberá ser 100, ya que de lo contrario el sistema no permitirá

guardar la información.

12. Posteriormente, el sistema mostrará la actividad creada con la información correspondiente, en donde

se cuenta con la opción de eliminar o editar según corresponda:








Nota: Para cada actividad se debe realizar cada uno de los pasos anteriormente mencionados y

cuando ya se encuentren todas las actividades formuladas en el módulo de planes del sistema

maestro, dar clic en enviar a revisión al Jefe de Área o de Misión:

13. En comentario, se escribe lo que se le desee informar al Jefe de Área o de Misión, clic en continuar y

luego aceptar.








Nota: El plan de acción le llegará al Jefe de Misión o de área para su respectiva revisión y aprobación,

quien finalmente si lo encuentra correcto lo remitirá a la oficina Asesora de Planeación y Desarrollo

Organizacional para la respectiva revisión.

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