UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE NUEVO LAREDO

TAMAULIPAS

¨ Saber hacer con Responsabilidad ¨

Ingeniería. En Desarrollo e Innovación Empresarial

Materia. Planeación y Organización del Trabajo

Unidad II

Formas De Organización Del Trabajo Con Base En Los Tópicos

Facilitador

Lic. Miguel Ángel Pérez Medina

Presentado por:

Ing. Martínez Quintana Jessica Dessiré

Ing. Lara Pérez Benigno

Nuevo Laredo Tamaulipas, a 4 de Marzo del 2013

Introducción

Como lo hemos visto anteriormente la organización implica una gran

capacidad de trabajo y en muchas ocasiones con tiempos muy justos, es

necesario planificar y organizar el mismo.

Con esta investigación el lector podrá describir las formas de organización

del trabajo con base en los tópicos como objetivos tácticos, metas, indicadores

de medición, procesos, procedimiento, programa, actividad y tarea. Aparte

podrá reconocer los recursos como humano, material, financiero y grafica de

Gantt que intervienen en los diferentes procesos de una empresa.

Podrá también determinar para el departamento un programa de trabajo

congruente con la planeación estratégica definida por la alta dirección.

El objetivo de la investigación es que el lector tenga los conocimientos

para diseñar la operación interna del área de trabajo con base en las técnicas y

herramientas de planeación y organización.

1. Formas de Organización del Trabajo con Base en los Tópicos:

1.1. Objetivos Tácticos

Objetivos Tácticos: Son aquellos que se plantean como guía o método a

seguir, los resultados esperados dentro de un plazo aproximado de un año.

Están basados en los objetivos estratégicos, se definen por área o

departamento de la organización.

Estructura: La organización implica el establecimiento del marco

fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece

la disposición y correlación de las funciones, jerarquías y actividades

necesarias para lograr los objetivos.

Sistematización: Todas las actividades y recursos de la empresa, deben

coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia. Agrupación

y asignación de actividades y responsabilidades: organizar, implica la necesidad

de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

Jerarquía: La organización como estructura, origina la necesidad de

establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificación de Funciones: Uno de los objetivos básicos de la

organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de

la mejor manera posible.

1.2. Metas o Indicadores de Medición

Metas o Indicadores de Medición: Los indicadores son declaraciones,

enunciados o preceptos que guían al dirigente en el acto de construir una

organización. Desde el periodo clásico de la administración se han establecido

quince principios que deben observarse al organizar una empresa o institución,

se pueden enumerar en orden jerárquico de la siguiente manera.

Objetivo: De acuerdo con este principio, la organización debe establecer

los fines permanentes o (teología) hacia los cuales se encamina la organización.

Estos fines ayudaran a estructurar en forma adecuada a la empresa o

institución. En la actualidad, diversos enfoques de la administración denominan

misión a esta constelación a fines más generales y permanentes. Así se habla

de la misión de la universidad, de la misión del Ministerio de Sanidad y

Asistencia Social, etc.

Supervisión Bien Definida: Según este principio, en el organismo debe

existir una serie de canales de supervisión que deben estar conectados por

canales de comunicación. Toda unidad debe ser supervisada por otra de

jerarquía mayor.

Espacio Control: De acuerdo con este principio, se debe establecer el

número de personas que deben depender de otra directamente. Se

aconseja que el número de personas este entre 7 y 8, tomando en cuenta la

naturaleza del trabajo, la capacidad del jefe, la preparación de los

subordinados, el medio ambiente físico.

Equilibrio Dirección-Control: Este principio establece que, a medida

que el directivo o jefe delega autoridad en otros funcionarios, debe

reservar para sí el control de funcionamiento de la organización sea total o

de la parte de ésta que delegue.

Equilibrio Autoridad-Responsabilidad: De acuerdo con este principio,

la delegación de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara

para el cumplimiento de una tarea bien definida, pero el jefe máximo debe

conservar la responsabilidad total final por la autoridad delegada.

Fijación de Responsabilidades: En él se establece que la

responsabilidad por las acciones no puede ser mayor que la que implica la

autoridad delegada, ni debe ser menor. Selección y adiestramiento del

personal: se enuncia diciendo que el personal deberá ser seleccionado

debidamente y en forma previa, luego debe ser adiestrado, recibiendo

entrenamiento.

Excepción: Se enuncia afirmando que los jefes o ejecutivos deben

resolver solo los problemas extraordinarios, los problemas de rutina deben

resolverlos los subjefes del nivel jerárquico correspondiente.

Identificación: Este principio establece que todos los actos o hechos que

se sucedan o que sea susceptible de suceder en la institución y la cantidad de

cosas que se manejen, deben tener su identificación adecuada, para evitar

confusiones con otros hechos o cosas semejantes.

Simplicidad: Establece que dentro de cualquier organismo sólo deben

establecerse las funciones que sean indispensables para los fines del

organismo. Principio de la moral interna: este principio establece que debe

haber responsabilidad, colaboración y compromiso para el logro de los objetivos

institucionales comunes, entre los integrantes de la empresa, tanto directivo

como subalterno.

Unidad De Mando: Afirma que el subordinado no debe recibir órdenes de

más de un jefe sobre la misma materia.

Jerarquía o de Escala Jerárquica: Establece que debe existir una

cadena de relaciones directas de autoridad desde el directivo superior hasta

el último subordinado y que ésta debe funcionar claramente a través de

toda organización.

Especialización: Establece que a medida que la empresa se amplia

y diversifica, debe crear grupos, secciones, dependencias, etc. Para que

trabajen en una sola especialidad o área de actividades.

Centralización Descentralización: Se enuncia diciendo que hay

centralización cuando la adopción de decisiones y la responsabilidad están

centradas en la dirección superior de la institución y que hay

descentralización cuando, por delegación de autoridad, la adopción de

decisiones y la responsabilidad se distribuyen en instancias de dirección

intermedias. Una buena descentralización distribuye las decisiones y la

autoridad en los procesos de ejecución y concentra en la dirección superior las

decisiones de política y de orden normativo.

1.3. Procesos

En una organización de trabajo son sumamente importante los procesos,

el más usado es el proceso clásico de organización estableciendo los roles,

relaciones, autoridades y responsabilidades, en los cuales se resalte la

eficiencia y eficacia del trabajo a desarrollar, para poder alcanzar la excelencia y

calidad y así lograr los objetivos establecidos.

Lo que se espera de un proceso de organización es disponer de una

estructura organizativa a través de la cual los individuos cooperan

sistemáticamente para el logro de objetivos comunes.

Niveles

Institucional Establecimiento de la Visión y elaboración de Estrategias.

Intermedio Transformación de las estrategias en programas de acción.

Interacción entre un componente ligado a la incertidumbre (externa) y un

componente orientado a la certeza y a la lógica (nivel operacional)

Operacional Ejecución cotidiana y eficiente de las tareas de la

organización.

Para llevar a cabo un proceso de organización su estructura debe ser de

un carácter tal que muestre los cargos, sus relaciones, mecanismos de

coordinación y control de los miembros de la organización, como también deben

estar establecidos los niveles de jerarquía, autoridad y responsabilidad. En

dicho proceso participan diferentes sistemas:

Procesos

Procedimientos

Mecanismos de resolución de conflictos

1.4. Procedimiento

Es la forma de realizar o seguir ciertos pasos para llevar a cabo una

actividad, describiendo paso a paso cada actividad para llegar a un objetivo

dado dentro de un alcance establecido.

Los procedimientos deben contener:

Un objetivo, el cual describe la razón

Las responsabilidades, quien debe realizar dicha actividad

Las instrucciones, descripción detallada de las actividades y de cómo

realizarlas

1.5. Programa

El concepto de programa posee múltiples acepciones. Puede ser

entendido como el anticipo de lo que se planea realizar en algún ámbito o

circunstancia; el temario que se ofrece para un discurso; la presentación y

organización de las materias de un cierto curso o asignatura; y la descripción de

las características o etapas en que se organizan determinados actos o

espectáculos artísticos.

El programa consiste en desagregar y detallar los planteamientos y

orientaciones generales del plan nacional, mediante la identificación de los

objetivos y las metas que se quieren lograr. Según el nivel en que se elabora

puede ser global, sectorial, institucional y específico. De acuerdo a su

temporalidad y al ámbito territorial que comprende puede ser nacional o regional

y de mediano y corto plazo, respectivamente. Conjunto homogéneo y

organizado de actividades a realizar para alcanzar una o varias metas, con

recursos previamente determinados y a cargo de una unidad responsable.

Es una estructura para obtener objetivos más específicos que los del plan

y por lo tanto tiene mayor precisión de las acciones y de los recursos para su

realización. Es el segundo nivel operativo de la planeación en Trabajo Social.

1.6. Actividad y Tarea

1.6.1. Actividad

Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de

un programa o subprograma de operación, este consiste en la ejecución de

ciertos procesos o tareas mediante el uso de recursos humanos, materiales,

técnicos y financieros, los cuales son asignados y que queda a cargo de una

entidad administrativa de nivel intermedio o bajo. También se le conoce como

una categoría programática cuya producción es intermedia, y por tanto, es

condición de uno o varios productos terminales. Siendo la acción presupuestaria

de mínimo nivel e indivisible a los propósitos de la asignación formal de

recursos. Conjunto de operaciones o tareas que son ejecutadas por una

persona o unidad administrativa como parte de una función asignada.

1.6.2. Tarea

La tarea es una labor u ocupación, se usa para hacer referencia a aquello

que una persona debe realizar.

Es lo que debe hacerse en un tiempo específico recibe la denominación de

tarea: “El jefe me dejó una tarea: tengo que presentarle un informe sobre el

stock antes de las seis de la tarde”, “No tengo mala voluntad, pero no puedo

comenzar cinco tareas distintas y terminarlas esta misma tarde”, “Ya terminé la

tarea que me encargó: ¿puedo marcharme?”

1.7. Recursos que Intervienen en los Diferentes Procesos

En una organización es importante el abastecimiento o aprovisionamiento,

es decir, la función logística en la cual se provee a una organización de todo el

material necesario para su perfecto funcionamiento. Los recursos que

intervienen en este proceso son los siguientes:

1.7.1. Recurso Humano (Responsables)

En la administración de empresas, es el trabajo que aporta el conjunto de

los empleados o colaboradores de una organización, también se le conoce

como la función que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y

retener personal/colaboradores dentro de una organización.

Las tareas antes mencionadas suele desempeñarlas el departamento de

recursos humanos, como también puede desempeñarlas una persona en

concreto especializada en ello, junto a los directivos de la organización. Lo que

busca perseguir este departamento es lo siguiente:

Utilizar lo mejor posible los recursos

Colaborar con la empresa en la obtención de beneficios.

Prever estrategias y tácticas para los casos de ampliación o reducción del

negocio.

Es importante la planificación del personal con un punto de vista general,

este tratara de asegurar cuantitativamente y cualitativamente las necesidades

del personal a fin de secundar los planes generales de la organización. Una

base muy importante en la empresa en las relaciones humanas es el

conocimiento del personal.

Para la obtención del personal, es importante tomar en cuenta primero las

fuentes internas que las externas, como también otro punto muy importante es

la selección del personal, siendo la primera cuestión que en relación con el

personal se le plantea a la organización, este proceso es aquel en el que se

decidirá a quien se contratara entre los candidatos eligiendo el más idóneo y

apegado al perfil a solicitar, para ello están los siguientes pasos:

Determinar si el candidato cumple con las competencias mínimas

predeterminadas para el puesto de trabajo.

Evaluar las competencias relativas de los/as candidatos/as que pasaron

la etapa anterior, por medio de evaluaciones técnicas y/o psicológicas.

Asignar un puntaje a las evaluaciones efectuadas en el punto anterior.

En función del puntaje, decidir a quién se le ofrecerá el puesto.

1.7.2. Recurso Material (Suministros)

Dentro de una organización, estos suelen ser los recursos más

fundamentales para el éxito o fracaso de la misma, es importante lograr el

equilibro en su utilización. La administración de los recursos materiales es

obtener en el lugar preciso, en las mejores condiciones de costo y en la cantidad

y calidad requerida los bienes o servicios que necesite la organización para su

funcionamiento.

Es tan negativo para la empresa la escasez de los suministros como la

abundancia de estos, ya que pueden lograr un paro en las actividades en caso

de escasez como también un gato la abundancia de material innecesario.

Cabe mencionar que el cálculo de necesidades es una actividad

importante, en el se ve las necesidades de abastecimiento que involucran todo

lo requerido en la organización para su funcionamiento, para un función

específica, cantidad y tiempo determinado. Para ello se materializa con los

pedidos o la requisición entrando en el proceso el departamento de compras.

1.7.3. Recurso Financiero (Costos)

En el se supone un control presupuestal el cual significa llevar a cabo la

función de tesorería es decir, los ingresos y egresos, siendo todas las entradas

y salidas de efectivo que realizara la organización, siendo previamente

controladas por el presupuesto a realizar. Es necesario el obtener las mejores

condiciones de costo, recursos financieros de cada unidad orgánica para que se

ejecuten las tareas y se eleve la eficiencia en las operaciones y satisfacer los

intereses de nuestros clientes.

Para evitar errores y en caso de ser necesario aplicar correcciones es

necesario que el área financiera realice los registros contables necesarios, los

cuales deben corresponder al presupuesto, realizándose por cada unidad

organizacional.

1.7.4. Gráfico de Gantt

Es un diagrama o grafica de barras utilizado para la representación de la

ejecución o producción total de un conjunto de actividades en paralelo o en serie

en un determinado periodo de tiempo. En el, el tiempo se representa en el eje

horizontal mientras que las actividades a programar se encuentran situadas en

el eje vertical (Figura 1.1.).

Secuencia de la Elaboración de los Manuales de Procedimientos para

Empresa X

(Figura 1.1)

En esta grafica se pueden adoptar dos formas:

1. Gráfica de Progresos: Ilustra el estado actual de cada trabajo, en

relación con la fecha programada para finalizar su fabricación.

2. Gráfica de Máquina: Ilustra la secuencia de trabajo de las máquinas y

también para vigilar el avance de los procesos.

El objetivo de dicho diagrama es el control de la ejecución simultanea de

varias actividades que se realizan coordinadamente, este diagrama fue

concebido por el Ingeniero norteamericano Henry L. Gantt, precursor de la

ingeniería industrial contemporánea.

Ventajas del Diagrama de Gantt:

• Es muy sencilla y fácil de entender.

• Su trazado requiere un nivel mínimo de planificación.

• Da una representación global del proyecto.

• Lo manejan los paquetes computacionales.

• El analista de sistemas encontrara que esta técnica no solamente es

fácil de usar, sino que también lleva por si misma a una comunicación

valiosa con los usuarios finales.

Desventajas del Diagrama de Gantt:

• No muestra relaciones de procedencia entre actividades claramente.

• No permite optimizar el desarrollo de un programa.

• Fija un solo lapso de tiempo para realizar cada actividad y no muestra

las actividades críticas o claves de un proyecto.

Pasos Para Elaborar un Diagrama de Gantt

1. Listar las actividades en la columna (eje vertical)

2. Disponer el tiempo disponible para el proyecto e indicarlo (eje

horizontal)

3. Calcular el tiempo que se le dispondrá a cada actividad.

4. Indicar esos tiempos en forma de barras horizontales

5. Reordenar cronológicamente, evitando que el proceso quede ilegible.

6. Ajustar tiempo o secuencia de actividades ya una vez reorganizados.

Conclusión

En conclusión se puede entender que los procesos que se ejecutan en la

empresa deben de ser definidos estratégicamente para todos los niveles

jerárquicos de la empresa, su buena ejecución puede hacer que se resuelvan

los conflictos que se generen por un mal manejo de las decisiones. Mediante la

identificación de los objetivos y las actividades a desarrollar para el logro de las

metas. Las tareas deben realizarse por los colaboradores de la organización y

ejecutarse en tiempo y con los procedimientos necesarios para su labor.

Los objetivos tácticos son métodos que podemos utilizar para seguir los

resultados esperados, una buena estructura establece las funciones para lograr

los objetivos y las metas que se proponen en las organizaciones para obtener

una buena administración empresarial.

Para que una dirección mantenga un control en la organización se deben

implementar el principio espacio control para lograr obtener resultados

satisfactorios. Fijar la responsabilidad o la delegación de la autoridad puede ser

una solución congruente con los objetivos que se deben tener en la empresa. La

identificación de los problemas que se suscitan y las tareas que se deben llevar

a cabo, debe estar enlazado con las labores que se realicen dentro de la

empresa. Las decisiones que se tomen deben ser distribuidas en los

departamentos para lograr una buena dirección y los procesos se ejecuten en

un orden normativo.

En conjunto estos conocimientos deben ser obtenidos para el diseño de la

operación interna del área de trabajo por lo que el uso de las técnicas y las

herramientas de la planeación pueden hacer que la organización permanezca

en un equilibrio armónico y fortalecedor.

Bibliografía

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