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GENERACIÓN NOMINA DEL PROGRAMA COLOMBIA MAYOR EN

NODUM - SINFONIA

SUBSISTEMA MISIONAL

IN-ADM-04

SISTEMA DE INFORMACIÓN NACIONAL INTEGRADO DE AFILIADOS

-SINFONIA-

Bogotá D.C.

GENERACIÓN NÓMINA – COLOMBIA MAYOR CÓDIGO

IN-ADM-04

FECHA ACTUALIZACIÓN DICIEMBRE DE 2012 ESTADO OFICIAL VERSIÓN 1

2

CONTROL DE VERSIONES

VERSIÓN Hojas

Modificadas

Fecha modificación DISTRIBUIDO A DESCRIPCIÓN DE MODIFICACIONES DD MM AAAA

1 01 12 2012 Documento Nuevo

CONTROL DE REVISIONES

FECHA DE REVISION OBSERVACIONES


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TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVO 4

ALCANCE 4

MARCO LEGAL 4

AUTORIZACIONES 4

GENERALIDADES 5

1 GENERACION DE NOMINA COLOMBIA MAYOR 6

1.1 ACTIVIDAD 1: GENERACIÓN REPORTE DE ACTIVOS Y SUSPENDIDOS COLOMBIA MAYOR – COLOMBIA

MAYOR INDIGENA 6 1.2 ACTIVIDAD 2: CARGUE DE EXCLUSIONES 6 1.3 ACTIVIDAD 3: EJECUCIÓN DE NÓMINA 8 1.4 ACTIVIDAD 4: GENERACIÓN DE REPORTES DE NÓMINA 10 1.5 ACTIVIDAD 5: ELIMINAR NÓMINA ANTERIOR 11 1.6 ACTIVIDAD 6: CIERRE DE NÓMINA 12


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OBJETIVO

Indicar el manejo de la Nómina en el Sistema de Información Nacional Integrado de

Afiliados SINFONIA, detallando cada una de las actividades realizadas para que sirva

de fuente permanente de información y orientación.

Detallar la forma de cargar en SINFONIA la provisión de nómina del Programa

Colombia Mayor

Describir el procedimiento para la liquidación definitiva de la nómina.

ALCANCE

Este instructivo inicia con la generación de la nómina del Colombia Mayor - Programa de

Solidaridad con el Adulto Mayor y culmina con su liquidación definitiva.

MARCO LEGAL

Contrato de encargo fiduciario No. 0284 de 2012

AUTORIZACIONES

AUTORIZACIÓN MINISTERIO DEL TRABAJO MEMORANDO 202130 27/Dic/2012

OFICIALIZACIÓN CCM OP 16


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NÓMINA DEL PROGRAMA COLOMBIA MAYOR

GENERALIDADES

En la Nomina del Sistema de Información Nacional de Afiliados SINFONIA se genera la liquidación

de subsidios de los beneficiarios que se encuentran en los programas financiados con recursos del

Fondo de Solidaridad Pensional.

Mensualmente, se realiza la provisión de la nómina, en esta actividad el sistema genera un asiento

contable de liquidacion con el fin de que la Direccion de Contabilidad y Costos tenga la provisión

de los recursos para cada ciclo.

La provisión la realiza el Coordinador de Producción del programa Colombia Mayor, el último día

habil del mes siempre que durante ese mes no se procese nómina, en consecuencia, si durante el

mes se procesa nómina, la provisión se debe realizar el día en el que se inicia el procesamiento de

la nómina.

Antes de realizar la liquidacion definitiva es necesario:

Las regionales deberán hacer la inclusión de todo tipo de novedades que se puedan

presentar en el programa Colombia Mayor, antes de que se genere el cierre del sistema

para aplicar novedades.

La Dirección Administrativa y Financiera deberá haber realizado el cierre de la nómina

anterior y el cargue de las devoluciones respectivas, proceso con base en el cual el sistema

hace las validaciones requeridas para generar las suspensiones por no cobro.

Ingresar al programa: “NAVEGADOR NODUM”.

Todo usuario que desee ingresar a cualquier aplicación Nodum debe registrar su clave de acceso

al sistema.

Esta clave es suministrada por el administrador del sistema NODUM.

Nota. Sí la aplicación no se encuentra instalada en el equipo, se debe acceder a través del portal Web del CONSORCIO

COLOMBIA MAYOR, Ir a la parte de Vinculos de Interes y luego seleccione SINFONIA.


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1 GENERACION DE NOMINA COLOMBIA MAYOR

1.1 ACTIVIDAD 1: GENERACIÓN REPORTE DE ACTIVOS Y SUSPENDIDOS COLOMBIA

MAYOR Y COLOMBIA MAYOR INDIGENA Responsable: Coordinador de Producción COLOMBIA MAYOR y/o Analista de Producción

COLOMBIA MAYOR

Seleccione la carpeta 01.Subsistema Misional, posteriormente seleccione el formulario

REPORTES PPSAM.

Una vez selecionado el formulario, este aparecera en pantalla y en el debe diligenciar los

siguientes campos:

Reporte: Dé click sobre el filtro y seleccione la opción 2 “Activos y Suspendidos Colombia Mayor ó

Colombia Mayor Indigena según sea el caso.

Archivo: Se le asigna la ruta, la cual debe ser preferiblemente a un disco local, sin espacios,

seguido por la extensión TXT.

Finalmente dé click en el botón GENERAR.

1.2 ACTIVIDAD 2: CARGUE DE EXCLUSIONES Responsable: Coordinador de Producción Colombia Mayor y/o Analista de Producción

Colombia Mayor

Seleccione la carpeta 01.Subsistema Misional y seleccione la carpeta 04 Nómina. Dé doble click

sobre la carpeta 04.3 Liquidación Completa e inmediatamente aparecerá desglosada la siguiente

información:

Seleccione dando doble click en el formulario DATOS NÓMINA COMPLETA, click en el botón

NUEVO y se mostrara el formulario en el cual debe diligenciar la siguiente información:


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Programa: Dé click derecho ó F9 para ver las opciones existentes como valor del campo (para el

presente caso es Colombia Mayor).

Fecha Desde: Diligencie en formato DD/MM/AAAA (se puede hacer la selección de la fecha, del

calendario que se despliega al presionar click derecho en el campo) el primer día del primer mes y

año que se va a programar (como por ejemplo nómina noviembre y diciembre de 2011,

“01/11/2011”).

Fecha Hasta: Diligencie en formato DD/MM/AAAA (se puede hacer la selección de la fecha, del

calendario que se despliega al presionar click derecho en el campo) el último día del último mes y

año que se va a programar (para el presente caso es = “31/12/2011” lo anterior, porque el ejemplo

de la nómina a programar es de noviembre a diciembre de 2011).

Fecha Certificado de Registraduria: Diligencie en formato DD/MM/AAAA (se puede hacer la

selección de la fecha, del calendario que se despliega al presionar click derecho en el campo) el

primer día del mes y año desde donde es vigente la fecha de expedición del Certificado de la

Registraduria (para el presente caso es = “01/08/2011” lo anterior, porque la nómina se va

programar en noviembre de 2011, y la vigencia es de 3 meses – En otros casos normales de

programación de nómina se debería tener en cuenta la fecha dispuesta en el cronograma de

Producción).

Tipo Ente: Diligencie el tipo de ente que se va a programar (se puede hacer la selección del valor,

presionando click derecho en el campo) - (para el presente caso es = “MUNICIPIO”).

Numero Nomina / Numero Cargue: Son automáticos, lo importante en este punto es tomar nota de

los valores que son asignados por el sistema, debido a que en las actividades 2 y 4 van a ser

requeridos.

Nombre Archivo: Se debe hacer la selección del archivo que contiene las exclusiones que se van a

aplicar a la nómina (la selección del archivo se efectúa presionando click derecho en el campo y

Nuevo


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escogiendo la ruta. El archivo debe tener extensión xls, debe contar con una sola hoja y una sola

columna sin títulos, el contenido de dicha columna es los números de cédula a excluir. No debe ir

más información), y debe guardarse en formato Excel 97-2003.

Después de seleccionado el archivo se desplegará en la grilla que se muestra a continuación la

relación de las personas a excluir:

Después de que en la imagen anterior sea posible visualizar el listado de personas que fueron

excluidas, dé click en ACEPTAR.

1.3 ACTIVIDAD 3: EJECUCIÓN DE NÓMINA Responsable: Coordinador de Producción Colombia Mayor y/o Analista de Producción

Colombia Mayor

Dé doble click sobre la carpeta 04.3 Liquidación Completa e inmediatamente aparecerá

desglosada la siguiente información:

Seleccione dando doble click en el formulario EJECUCIÓN NÓMINA y aparecerá lo siguiente:


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Seleccione la herramienta Nuevo en la parte superior de la ventana

Numero del Cargue: Diligencie el valor correspondiente al “número del cargue”, el cual fue

asignado de forma automática por el sistema en el paso anterior.

Confirmar?: Se debe hacer la selección de la letra “S”. Es preciso anotar que una vez se hace la

selección de este valor se da inicio al procesamiento de la nómina.

Observación: No se diligencia.

Nota. Una vez finaliza el proceso aparece una ventana que dice “proceso finalizado”. Por tanto se cierra la ventana (la del mensaje) y posteriormente el formulario (EN NINGÚN MOMENTO DEL PROCESO SE DEBE PRESIONAR ACEPTAR).

En este proceso, el sistema valida que:

1. Se programen beneficiarios del programa Colombia Mayor que correspondan a la nómina que se

ordeno procesar (directos, indigenas y/o CBA).

2. Los beneficiarios programados se encuentren en estado activo, es decir que todo registro que

reporte como suspendido o cancelado no se procese.

3. Los beneficiarios a los cuales se les pague a través de Tesorería tengan certificado de cédula

vigente, cargado con base en la respuesta del CDA. Esto aplica tambien para la nómina de CBA.

4. No se incluyan en la nómina beneficiarios de un programa diferente al que corresponde la nómina

(directo, indigena, CBA, PSAP).

5. La cantidad de subsidios, el valor y beneficiarios programados sean los mismos en los 3 archivos de

salida generados posterior a la ejecución de nómina.

6. El númer de beneficiarios programados no exceda el total de cupos asignados a cada proyecto.

7. El valor del subsidio programado para cada beneficiario no exceda el valor asignado al ente ejecutor.

8. No se queden beneficiarios sin programar que cumplan requisitos.

9. El valor programado por proyecto no exceda el presupuesto asignado al mismo.


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10. Se programen los periodos pendientes a cada beneficiario, incluyendo los meses retroactivos.

11. No se programen periodos que ya fueron efectivamente pagados o de nóminas que no se

encuentran cerradas.

12. No se programe menos de dos periodos por beneficiario.

13. Se les programe retroactivo a los beneficiarios que fueron reactivados y que cumplen requisitos.

14. No existan programaciones de vigencias expiradas.

15. No existan programaciones de vigencias anteriores con recursos de la vigencia actual.

16. Los peridos programados sean posteriores a la fecha del último ingreso.

17. Los periodos programados de tipo “nuevo” no hayan sido programados en nóminas anteriores..

18. No se programen beneficiarios de CBA cuyo convenio no se encuentre debidamente aprobado

(legalizado y perfeccionado) por la Oficina Jurídica.

1.4 ACTIVIDAD 4: GENERACIÓN DE REPORTES DE NÓMINA Responsable: Coordinador de producción Colombia Mayor y/o Analista de Producción

Colombia Mayor

Dé doble click sobre la carpeta 01 Subsistema Misional e inmediatamente aparecerá desglosada

la siguiente información:

Seleccione dando doble click en el formulario REPORTES Colombia Mayor se mostrará el

formulario en el cual debe diligenciar los siguientes campos:

Reporte: Seleccione el informe a exportar.

Nómina: Diligencie el valor correspondiente al “número de la nómina”, el cual fue asignado de forma

automática por el sistema en el numeral 2.1

Archivo: Seleccione la ruta y la asignación del nombre para el archivo que se vaya a generar (La

ruta seleccionada debe ser principal, es decir, debe ser la raíz de una unidad y no en subcarpetas.

El nombre del archivo que se asigne no debe contener espacios ni caracteres especiales y debe

estar seguido por la extensión txt).

Nota: Los archivos que se descargan para realizar el análisis de la nómina son Plano Nómina, Detalle Nómina y Consolidado Nómina, para cada una de las nóminas que se hayan generado.


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Posteriormente dé click en “Generar”. Una vez se inicia el proceso de generación del archivo se

despliega una ventana a la cual se puede acceder a través de la barra de tareas del escritorio del

Windows.

El proceso de generación de exportación del informe finaliza cuando en la siguiente ventana

aparece el mensaje “presione una tecla para continuar”

1.5 ACTIVIDAD 5: ELIMINAR NÓMINA ANTERIOR Responsable: Coordinador de Producción Colombia Mayor y/o Analista de producción

Colombia Mayor

Cuando la nómina es procesada por primera vez no se debe hacer este paso. Este paso aplica

para los casos en que se corrió el proceso y es necesario realizar ajustes y volver a procesar. Dé

doble click sobre la carpeta 04.3 Liquidación Completa e inmediatamente aparecerá desglosada

la siguiente información:

Seleccione dando doble click en el formulario ELIMINAR NÓMINA, se mostrará el formulario en el

cual debe diligenciar la siguiente información:

Para iniciar el proceso se debe dar click en el botón Nuevo.


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Numero de Cargue: Se debe diligenciar el código asignado en el cargue del proceso de la nómina.

Confirma: Se debe seleccionar la letra “S”. Es preciso anotar, que una vez se ha realizado la

selección de la letra “S” se inicia el proceso de eliminación de la nómina.

Publico?: Para que sea posible la eliminación de la nómina, este campo debe tener el valor “S”

(Este campo es automático); para los casos en que aparezca como valor la letra “N” se debe hacer

la solicitud a la Dirección de Tecnología para que actualice el valor y de esta forma se pueda hacer

la eliminación de la nómina.

Observación: No se diligencia.

Una vez finaliza el proceso aparece una ventana que dice “proceso finalizado”. Posteriormente se

cierra la ventana del mensaje y el formulario (EN NINGÚN MOMENTO DEL PROCESO SE DEBE

PRESIONAR ACEPTAR).

1.6 ACTIVIDAD 6: CIERRE DE NÓMINA

Responsable: Coordinador de Producción Colombia Mayor y/o Analista de Producción Colombia Mayor Finalizado el proceso de validación, revisión y analisis de la nómina, y posterior a la aprobación de

la misma por parte de la auditoria del Ministerio (JAHV Mc Gregor), se debe realizar el cierre de la

nómina. Ingrese a la carpeta 04 Nómina, elija el folder 04.3 Liquidación Completa Colombia

Mayor, por último seleccione el formulario CIERRE PROCESAMIENTO DE NOMINA Colombia

Mayor.

Se desplegará el formulario en el cual debe diligenciar la siguiente información:

Nuevo


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Número de Nomina: Dé Click en el filtro y seleccione el número de la nómina que desea cerrar.

Procesar?: Dé Click en el filtro y seleccione la opción S (si)

Para finalizar el cierre de la nómina dé click en el botón Aceptar.


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2 DIAGRAMA DE FLUJO

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