Gestión del Cronograma en el Proyecto · proyecto o fase Alcance 4. Planificar la Gestión del...

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Gestión del Cronograma en el

Proyecto

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Gestión del Cronograma en el Proyecto

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Solo hay una oportunidad de usarlo bien

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Inicio Planificación EjecuciónSeguimiento y

ControlCierre

Integración

1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

3. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

27. Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto28. Gestionar el Conocimiento del Proyecto

37. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto38. Realizar el control integrado de cambios

49. Cerrar el proyecto o fase

Alcance

4. Planificar la Gestión del Alcance5. Recopilar Requisitos6. Definir el alcance7. Crear la EDT/WBS

39. Validar el Alcance40. Controlar el Alcance

Cronograma

8. Planificar la Gestión del Cronograma9. Definir las Actividades10. Secuenciar las Actividades11. Estimar la Duración de las Actividades12. Desarrollar el Cronograma

41. Controlar el Cronograma

Costos13. Planificar la Gestión de los Costos14. Estimar los Costos15. Determinar el Presupuesto

42. Controlar los Costos

Calidad 16. Planificar la Gestión de la Calidad 29. Gestionar la Calidad 43. Controlar la Calidad

Recursos17. Planificar la Gestión de los Recursos18. Estimar los Recursos de las Actividades

30. Adquirir recursos31. Desarrollar al equipo 32. Dirigir al equipo

44. Controlar los recursos

Comunicaciones19. Planificar la Gestión de las Comunicaciones 33. Gestionar las Comunicaciones 45. Monitorear las

Comunicaciones

Riesgos

20. Planificar la Gestión de los Riesgos21. Identificar los riesgos22. Realizar el análisis cualitativo de los Riesgos23. Realizar el análisis cuantitativo de los Riesgos24. Planificar la respuesta a los Riesgos

34. Implementar la respuesta a los riesgos 46. Monitorear los riesgos

Adquisiciones25. Planificar la Gestión de las Adquisiciones 35. Efectuar las adquisiciones 47. Controlar las

adquisiciones

Interesados2. Identificar a los interesados

26. Planificar el Involucramiento de los Interesados

36. Gestionar la participación de los interesados

48. Monitorear el Involucramiento de los interesados

Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento

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Resumen Plan de la Dirección del Proyecto

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Plan de la Gestión de los Interesados

Plan de la Gestión de las Adquisiciones

Plan de la la Gestión de los Riesgos

Plan de la Gestión del de las Comunicaciones

Plan de la Gestión de los Recursos

Plan de la Gestión de la Calidad

Plan de la Gestión del Costo

Plan de la Gestión del Cronograma

Plan de la Gestión del Alcance

Plan General de la Dirección del Proyecto (Integrado)

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ControlCierre

Integración






Alcance



Cronograma










Comunicaciones

Riesgos




adquisiciones






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Elaborar el Plan de Gestión del Cronograma

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• El Plan de Manejo del Cronograma puede incluir lo siguiente:

• Metodología y herramientas

• Niveles de Precisión

• Unidades de Medición

• Procedimientos de la organización autilizar

• Procedimientos para actualizar elcronograma

• Niveles de Control (porcentajes devariación) para tomar acción

• Reglas para Medición delDesempeño

• Formatos de Reportes

• Tiempo estimado en los Procesos

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Ejemplo del Plan de Gestión del Cronograma

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Administracion y Formatos de la Fecha

Medicion

Desviaciones

Formatos a Utilizar

Procedimiento para determinar duracion

Procedimiento para determinar secuencia

Plan de Gestion del CronogramaEl formato de la fecha sera DD/MMM/YYYY. Se estaran presentando los cronogramas con el tiempo expresado en

dias y meses. Generalmente estara expresado en jornadas de 8 horas. Si se necesita expresar cierto horario se

presentara en formato de 24 horas. Ejemplo: 8:00 am se expresara 8:00 horas, si se requiere expresar 8:00 pm se

experesara 20:00 horasYa que se estara mostrando el avance cada semana, en la EDT se asociaran las actividades por semanas, asi

podremos saber el avance de las mismas. Las actividades se estaran reportando del lunes a las 8:00 horas al

domingo a las 23:00 horas. Es obligacion de quien realizo la actividad que informe a traves de un correo como

termino la actividad y si termino en tiempo. Las actividades se verificaran y se ingresaran al informe a las 8:00 horas

del dia lunes y se enviara el informe a las 10:00 horas. Si el lunes es feriado, habra corrimiento al proximo dia habil

mas cercano al lunes.

Si de las actividades hay una desviacion por debajo del 10% el PM debera de presentar opciones para recuperar el

tiempo, si es entre el 10-20% el PM se lo comunicara al Patrocinador y este a todos los interesados claves, si el

atraso es superior al 20% es obligacion realizar una reunion especifica para determinar que se realizara en este caso

Los formatos estan dentro de la internet, bajo el directorio //PMO/FormatosProyectos/

Se estara utilizando para actividades que estan en la ruta critica, estimacion por 3 valores (el PM dara su visto

bueno). Para actividades importantes pero que no esten en la ruta critica: estimacion parametrica (el PM dara su

visto bueno). Para el resto de actividades se utilizara estimacion analoga

Se reuniran el equipo de trabajo, y el PM liderara la reunion, pero entre todos se determinara la secuencia de las

actividades

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ControlCierre

Integración






Alcance



Cronograma










Comunicaciones

Riesgos




adquisiciones






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Elaborar la Línea Base del Cronograma

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Definir Actividades

Secuenciar las Actividades


Cronograma

Estimación de la Duración de las Actividades

Desarrollar el Cronograma

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Con que contamos para hacerlo?

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• Plan para la Dirección del Proyecto• Plan de Gestión del Cronograma• Línea Base del Alcance

• Enunciado del Alcance del Proyecto• EDT/WBS• Diccionario de la EDT

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Como lo hacemos? (Herramientas y Técnicas)

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Desglosar: Significa seguir bajando a niveles mas detallados en el proyecto.

Que tanto desglosar? Dependerá del proyecto

Proyecto Pequeño a Mediano: Tiene pocos entregables, pocos riesgos y pocas dependencias entreentregables. Se pueden poner todas las actividades al momento de planear. Solo con expertos internos.

Proyecto Mediano a Grande: Incluye un EDT mas complejo, algunas dependencias entre entregables yes de un riesgo mediano. Requiere cierta elaboración progresiva, consultar algunos expertos externos

Proyecto Grande: Alto grado de complejidad, grandes riesgos y muchas dependencias, si se necesitaelaboración progresiva, muchos hitos, se colabora con un amplio numero de expertos externos.

WBS

Paquetes de Trabajo

Actividades

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Como lo hacemos? (Herramientas y Técnicas)

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Planificación Gradual: Es una técnica iterativa, por medio de la cual el trabajo arealizar en el corto plazo es planeado en detalle, mientras el trabajo que se realizara afuturo se mantiene a nivel general.

Con esta técnica se puede mantener las actividades a nivel de paquetes de trabajo,hasta que llegue el momento adecuado.

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Que obtendremos? (Salidas)

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• Lista de Actividades: Es el desglose de la EDT (WBS) en paquetes de trabajo y estos a suves son divididos en actividades. Estas pueden ser de Esfuerzo Directo o Parcial.

• Atributos de la Actividad: Es un detalle de la actividad similar al Diccionario de la EDT.

• Lista de Hitos: Son puntos críticos en el proyecto que no tienen duración, ya que no sonactividades como tal. Los eventos que lo generan están agrupados por: Monitoreo(testeo de calidad), Cierre (Inspección), Hitos de Relación con el Cliente (pago). Puedenser mandatorios u obligatorios

Lista de Actividades Atributos de la Actividad Lista de Hitos

No. de ActividadNo. de EDT (WBS)NombreDescripción

PredecesorSucesorRelación LógicaAtrasos y AdelantosRestriccionesSupuestosFechas Especificas

Mandatorio u opcionalNo. De HitoNo. De ActividadesNombreEventos que lo generaronFecha Esperada

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Visualización en Microsoft Project

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1. Actividad2. Hito3. Atributos de la Actividad

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Definir Actividades



Cronograma



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• Plan para la Dirección del Proyecto• Plan de Gestión del Cronograma• Línea Base del Alcance

• Enunciado del Alcance del Proyecto• EDT/WBS• Diccionario de la EDT

• Documentos del Proyecto• Lista de Actividades• Atributos de la Actividad• Registro de Supuestos• Listado de Hitos

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Como lo secuenciamos?

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Determinar las Dependencias: Las dependencias se caracterizan por cuatro atributos:Obligatorio o Discrecional e Interna o Externa, pero solo dos pueden ser aplicadas al mismotiempo.

Obligatorias: Son las requeridas porcontrato, por la parte legal o por lanaturaleza del trabajo.

Discrecionales: Son las que seimplementan aplicando buenas practicas,en la secuencia necesaria.

Externas: Son las que no estánrelacionadas directamente y en las cualesa veces no se tiene el control.

Internas: Son las que se encuentrandentro del proyecto y sobre las cuales setiene el control.

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Porque es necesario darle secuencia a las actividades?

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• Existen actividades que dependen unas de otras (la mayoría en un proyecto)• Cuando realizamos dependencias, si cambiamos una fecha automáticamente

todo el cronograma se vera afectado• Leemos de manera cronológica, y en un listado de actividades lo hacemos de la

1...a la ultima• A veces no comienzan o no terminan como estamos acostumbrados a leerlo

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Como las secuenciamos?

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Método de Diagramación por Precedencia (PDM): Es una técnica por medio de lacual se realizan los cronogramas de manera grafica. En la cual las actividades sonrepresentadas por nodos, y la relación por medio de líneas.

Tipo de Dependencia

Descripción Gráficamente

Final a Inicio (FS)

El inicio de la siguiente actividad depende del final de la anterior.

Ejemplo: Hay que tener una computadora armada(A) para poderprogramar (B).

Final a Final (FF)

El final de la siguiente actividad depende del fin de la anterior.

Ejemplo: Editar un documento(B) no puede finalizar hasta quetodo el documento haya sido escrito(A).

Inicio a Inicio (SS)

El inicio de la siguiente actividad depende del inicio de la anterior.

Ejemplo: Sin comenzar a filmar un documental (A) no se pudecomenzar el proceso de edición (B).

Inicio a Final (SF)

El final de la siguiente actividad depende del inicio de la anterior.

Ejemplo: No se puede utilizar un nuevo sistema operativo (B) hastaque no se remueva el anterior (A)

A B

A B

A B

A B

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Como lo secuenciamos?

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Adelantos y Retrasos (Lags): Puede que existan dependencias que requieren un adelantopara ir ganando tiempo, o un atraso. Es recomendable manejar los los atrasos en vez dealargar las actividades ya que al alargarlas el costo se incrementa.

Adelanto: Es un cambio que se realiza en el cronograma para que una actividad comienceantes.

Retraso: Es un cambio que se realiza en el cronograma para que una actividad comiencedespués.

Actividad A

Actividad B

Ejemplo de Adelanto (-1 día)

Actividad A

Actividad B

Ejemplo de Atraso (+2 días)

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Que obtendremos?

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• Diagrama de Red de Cronograma del Proyecto: Es una representación graficade las relaciones o dependencias entre las actividades del cronograma.

B

C

F

I

L

A

H

K

D

G

J

E

FinInicio

SS + 10

FS + 10

FF

SS

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Ejemplo en Microsoft Project

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Resumen de Secuenciar las Actividades

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Este proceso nos deja lo siguiente:

• Diagrama de Red de Cronograma del Proyecto

• Actualización a los Documentos del Proyecto• Lista de Actividades• Atributos de la Actividad• Registro de Supuestos• Lista de Hitos

B

C

F

I

L

A

H

K

D

G

J

E

FinInicio

SS + 10

FS + 10

FF

SS

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Definir Actividades



Cronograma



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• Plan de Gestión del Cronograma• Línea Base del Alcance• Documentos del Proyecto

• Lista de Actividades• Atributos de la Actividad• Registro de Supuestos• Registro de Lecciones Aprendidas

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Como lo estimamos?

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Estimación Análoga: Es útil al inicio delproyecto. Viene de “algo similar” y serefiere a proyectos similares. Es masacertado que el juicio de expertos.

Estimación Paramétrica: Se refiere atomar parámetros para determinar lasestimaciones necesarias.

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Como lo estimamos?

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Estimación por Tres Valores: Es mas acertada que las dos anteriores y puededividirse en 2:

• Distribución Triangular o Promedio Simple• Distribución BETA o PERT

La formula es diferente, pero ambas se basan en 3 valores:

O = OptimistaMP = Mas ProbableP = Pesimista.

Distribución Triangular o Promedio Simple:

Duración Esperada = ( O + ( MP ) + P )3

Distribución Beta o PERT:

Duración Esperada = ( O + 4 ( MP ) + P )6

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Como lo estimamos?

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Estimación Ascendente: Se parte de las actividades, y se va subiendo denivel para poder determinar cual es el tiempo del paquete de trabajo o de laEDT/WBS

1 Cambio de Sistema Cliente-Servidor a Web

1.2 Revisión del Sistema Actual

1.4 Desarrollo 1.5 Plan Piloto1.6 Puesta en Marcha

1.8 Finalización

1.5.1 Contabilidad

1.5.2 Ventas

1.5.3 Servicio al Cliente

1.5.4 Caja

1.2.1 Pantallas

1.2.2 Reportes

1.3.3 Procesos

1.6.1 Seguimiento Semana 1

1.6.2 Seguimiento Semana 2

1.1 Planeación 1.3 Análisis 1.7 Entrega

1.3.1 Pantallas

1.3.2 Reportes

1.4.3 Procesos

1.4.1 Pantallas

1.4.2 Reportes

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Que tipo de Estimación usamos y en que momento?

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Tipo ExactitudEsfuerzo (Tiempo)

Juicio de Expertos

Estimación Análoga

Estimación Paramétrica

Estimación por Tres Valores - Distribución Triangular o Promedio Simple

Estimación por Tres Valores - Distribución Beta

Estimación Ascendente

• Tenemos que visualizar las actividades o paquetes de Trabajo que pueden manejarestimaciones distintas

• Si esta en la ruta critica tenemos que tener mayor atención a la duración• Sin consume buena cantidad de tiempo dentro del cronograma también tenemos

que ponerle mayor atención a la duración

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Reservas de Gestión

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Análisis de Reserva: Es la reserva de tiempo que calcularemos paracontingencias, puede ser establecida de la siguiente manera:

• Por Actividad• Por paquete de trabajo• Por proyecto• Por portafolio

• Establecido por porcentaje• Un valor fijo

Conforme avance el proyecto y se va reduciendo la incertidumbre, sepueden:

• Utilizar• Reducirse• Eliminarse

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Que obtendremos?

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Estimación de Duración de las Actividades: Es el pronostico enbase a las entradas y las herramientas descritas sobre cuanto setardara cada una de las actividades. Esto se debe expresar enperiodos, los cuales pueden tener una variación. Se actualiza elcronograma que ya se tiene con las estimaciones.

Ejemplo: 2 semanas ± 2dias.

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Ejemplo de Variaciones en el Cronograma

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Duración esperada de la Actividad

(P+4M+O)6

Desviación Estándar de la Actividad

(P-O)6

Varianza de la Actividad

(P-O)6

2

P = Pesimista, O = Optimista, M = Mas Probable

Actividad PesimistaMas

ProbableOptimista

Duración estimada

Desviación Estándar

Varianza Rango de Estimación

A 47 27 14 28.167 5.500 30.250 22.667 a 33.667 28.167 +/- 5.500

B 89 60 41 61.667 8.000 64.000 53.667 a 69.667 61.667 +/- 8.000

C 48 44 39 43.833 1.500 2.250 42.333 a 45.333 43.833 +/- 1.500

D 42 37 29 36.500 2.167 4.696 34.333 a 38.667 36.500 +/- 2.167

Total 170.167 10.0596 101.196 160.167 a 180.227 170.167 +/- 10.060

La desviación estándar del conjunto de actividades no es la sumatoria de las desviaciones estándar de las actividades, si no es la raíz cuadrada de la varianza.

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Definir Actividades



Cronograma



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Que es Desarrollar el Cronograma?

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• Consiste en ir teniendo el cronograma armando en base a todas lasactividades y detalles necesarios para que se ejecute de la maneracorrecta.

• Debemos de evitar el que hayan recursos demasiado cargados y otrosociosos.

• Adicionalmente debemos de establecer que actividades son criticasque se desarrollen en el tiempo esperado para no atrasar el proyecto

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Que nos ayuda a Desarrollar el Cronograma?

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• Plan de Gestión del Cronograma• Línea Base del Alcance• Documentos del Proyecto

• Lista de Actividades• Atributos de la Actividad• Registro de Supuestos• Registro de Lecciones Aprendidas• Base de Estimaciones• Estimaciones de la Duración

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Holgura Total: Es la cantidad de tiempo que una actividad puede ser retrasada de su iniciotemprano (ES) sin retrasar la fecha de finalización del proyecto.

Holgura Libre: Es la cantidad de tiempo que una actividad puede ser retrasada sin causar retraso ala fecha de inicio temprana (ES) de cualquier actividad sucesora inmediata.

Que es la Ruta Critica?

36

Es la ruta de la red de actividades que tiene la duración mas larga y holgura total cero.Esta no incluye restricción de recursos.

TF = LS – ES = LF – EF

FF(a) = ES(b) – EF(a)

Titulo Siglas Descripción

Fecha de Inicio Temprana ES Fecha mas temprano que pueden iniciar las actividades

Fecha de Inicio Tardía LS Fecha mas tarde que pueden iniciar las actividades sin atrasarse

Fecha de FinalizaciónTemprana

EF Fecha mas temprano que pueden acabar las actividades

Fecha de Finalización Tardía LF Fecha mas tarde que pueden acabar las actividades sin atrasarse

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Ejemplo de la Ruta Critica

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6 5 10

B

11 5 15

Inicio Fin

1 5 5

A

1 0 5

16 15 30

D

16 0 30

6 10 15

C

6 0 15

Ruta A B D = 25

Ruta A C D = 30

a b c

Actividad

d e f

a=Early Start b=Duración c=Early Finish

d=Late Start e=Holgura Total f=Late Finish

Ruta NO Crítica

Ruta Crítica

Es la ruta de la red de actividades que tiene la duración mas larga y holgura total cero. (TF=LS-ES=LF-EF)

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Puntos Importantes a Considerar de la Ruta Crítica

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• Puede haber una o varias rutas criticas• Nos ayuda a saber que actividades hay que enfocarse para que no se

atrase el proyecto• Tenemos que ser mas asertivos en el calculo de la duración de las

actividades involucradas en la ruta critica

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Visualizar la Ruta Critica en Microsoft Project

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Que es la Cadena Critica?

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Difiere del anterior, agregándoles restricción de recursos a través de“buffers” o reservas de tiempo. Este se utiliza para que no sean losmiembros del equipo los que consideren esa reserva de estimación, si noseamos nosotros.

Cadena Critica

A BufferB

C ED

G

F

Buffer

InicioProject Buffer

Final

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Que es Nivelación de Recursos?

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Nivelación de Recursos en Microsoft Project

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Que podemos hacer para ver diferentes resultados?

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Análisis “Que pasa si?”: Es un análisis de la pregunta “Que pasa si la situaciónrepresentada por el escenario X ocurre?” Este análisis es realizado usando elcronograma para calcular los diferentes escenarios.

Simulación: Es una técnica que involucra el calculo de la duración demúltiples proyectos que establece diferentes supuestos en las actividades. Latécnica mas común es el Análisis Montecarlo.

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Como realizamos una Comprensión del Cronograma?

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Ejecución Rápida o Fast Tracking (mas Riesgo): Es realizar actividades en paralelo quenormalmente se harían en secuencia.

Intensificación o Crashing (mas Costo): Es obtener la máxima comprensión de laduración del cronograma al menor costo adicional posible.

Programar

Escribir Manual

Programar

Escribir Manual

Normal Intensificado Normal Intensificado

A 8 6 13,000.00$ 21,000.00$ (21000-13000)/(8-6) 4,000.00$ 2

B 10 9 8,000.00$ 12,500.00$ (12500-8000)/(10-9) 4,500.00$ 1

C 6 4 3,000.00$ 6,000.00$ (6000-3000)/(6-4) 1,500.00$ 2

Costo

Intensificado

x Dia

Tiempo Costo Dias

Ahorrados

Operación con

FormulaTarea

Costo Intensificado x Día = Costo Intensificado – Costo NormalTiempo Normal – Tiempo Intensificado

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Diferentes escenarios de Compresión de Cronograma

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Planificación Ágil de Liberaciones

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Que obtendremos al Desarrollar el Cronograma?

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Línea Base del Cronograma: Es una versión especifica de cronograma que el equipo dedirección del proyecto la acepta y la aprueba.

Cronograma del Proyecto: Incluye, por lo menos, una fecha de inicio y finalizaciónplaneada para cada actividad.

Datos del Cronograma: Es toda la información que describe y controla el cronograma.Recursos por periodo, cronogramas alternos (mejor escenario, peor escenario, recursosnivelados, etc.)

Calendarios del Proyecto: Identifica días de trabajo, horarios extras, vacaciones, etc..

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Diferentes Visualizaciones del Cronograma

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Diagrama de Hitos:Solo identifican el inicio y la finalización de losprincipales entregables (Se utiliza enpresentaciones ante JD y Gerentes)

Diagrama de Barras:Muestran las fechas de inicio y finalización delas actividades así como la duración (Se utilizaen comunicación interna al resto del equipo)

Diagrama de Red de Cronograma delProyecto:Muestran las fechas de inicio y finalización delas actividades así como la duración delcronograma (Generalmente es para usointerno en la PMO)

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ControlCierre

Integración






Alcance



Cronograma










Comunicaciones

Riesgos




adquisiciones






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Controlar el Cronograma

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Es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar el cronograma del proyecto ygestionar cambios a la línea base del cronograma. Esto se lleva a lo largo de todo el proyecto

Se requiero conocer el desempeño real a la fecha. Cualquier cambio con respecto a la línea basedel cronograma solo puede ser aprobado a través del control integrado de cambios.

Se ocupa de lo siguiente:

• Determinar el estado actual delcronograma

• Influir en los factores que generan cambiosen el cronograma

• Reconsiderar a las reservas de cronograma• Determinar si el cronograma del proyecto

ha cambiado• Gestionar los cambios reales conforme

suceden

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51

Plan para la Dirección del Proyecto• Plan de Gestión del Cronograma• Línea Base del Cronograma• Línea Base del Alcance

Documentos del Proyecto• Registro de Lecciones Aprendidas• Calendarios del Proyecto• Cronograma del proyecto• Calendario de Recursos• Datos del Cronograma

Datos de Desempeño del Trabajo

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Que obtenemos de Controlar el Cronograma?

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Información del Desempeño del Trabajo

Pronósticos del Cronograma

Solicitudes de Cambio

Actualizaciones al Plan• Plan de Gestión del Cronograma• Línea Base del Cronograma• Línea Base de Costos

Actualización a los documentos• Registro de Supuestos• Base de las Estimaciones• Registro de Lecciones Aprendidas• Cronograma del Proyecto• Calendario de Recursos• Registro de Riesgos• Datos del Cronograma

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Preguntas o Dudas

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