Gestion de Los Interesados

JULIAN DANILO LEAL ROJAS

IVAN DARIO CAMARGO FORIGUA

GESTIÓN DE PROYECTOS

• La Gestión de los Interesados del Proyecto incluye los procesos necesarios para identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto, para analizar las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto, y para desarrollar estrategias de gestión adecuadas a fin de lograr la participación eficaz de los interesados en las decisiones y en la ejecución del proyecto.

• La comunicación continua con los interesados para comprender sus necesidades y expectativas, abordando los incidentes en el momento en que ocurren, gestionando conflictos de intereses y fomentando una adecuada participación de los interesados en las decisiones y actividades del proyecto.

• Cada proyecto tendrá interesados que se verán afectados o podrán afectar al proyecto, ya sea de forma positiva o negativa. Si bien algunos interesados pueden tener una capacidad limitada para influir en el proyecto, otros pueden tener una influencia significativa sobre el mismo y sobre sus resultados esperados. La capacidad del director del proyecto para identificar correctamente y gestionar a dichos interesados de manera adecuada puede constituir la diferencia entre el éxito y el fracaso.

• El proceso de identificar a las personas, grupos u organizaciones que podrían afectar o ser afectados por una decisión, actividad o resultado del proyecto, así como de analizar y documentar información relevante relativa a sus intereses, participación, interdependencias, influencia y posible impacto en el éxito del proyecto.

13.1 Identificar a los Interesados

Beneficios: Permite al director del proyecto identificar el enfoque adecuado para cada interesado o grupo de interesados.

¿Cómo?

• Recopilar y analizar de manera sistemática toda la información cualitativa y cuantitativa a fin de identificar que intereses particulares son los que deben tomarse en cuenta a lo largo del proyecto.

¿Para qué?

• Analizar sus niveles de interés, expectativas, importancia e influencia para definir el enfoque indicado para cada uno.

¿Qué?

• Personas, grupos u organizaciones que podrían afectar o ser afectados por una decisión, actividad o resultado del proyecto

• Los interesados del proyecto son individuos, grupos u organizaciones que pueden afectar, verse afectados o percibirse a sí mismos como afectados por una decisión, actividad o resultado de un proyecto. Comprenden personas y organizaciones como clientes, patrocinadores, la organización ejecutora o el público, que están involucrados activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecución o la conclusión del proyecto. También pueden influir sobre el proyecto y sus entregables.

• Para el éxito del proyecto, resulta fundamental identificar a los interesados desde el comienzo del proyecto o la fase y analizar sus niveles de interés y sus expectativas individuales, así como su importancia y su influencia. Esta evaluación inicial debe ser revisada y actualizada con regularidad. La mayoría de los proyectos tendrá un número diverso de interesados en función de su tamaño, tipo y complejidad.

• Esto permite que el director del proyecto se concentre en las relaciones necesarias para asegurar el éxito del proyecto.

13.1.1 IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS: ENTRADAS

• 13.1.1.1 Acta de Constitución del Proyecto

El acta de constitución del proyecto puede suministrar información sobre las partes internas y externas relacionadas con el proyecto y que se ven afectadas por el resultado o la ejecución de éste, tales como el patrocinador o patrocinadores del proyecto, clientes, miembros del equipo, grupos y departamentos que participan en el proyecto, así como otras personas u organizaciones afectadas por el mismo.

• 13.1.1.2 Documentos de las Adquisiciones

• Si un proyecto es el resultado de una actividad de adquisición o si se basa en un contrato establecido, las partes en dicho contrato son interesados clave del proyecto. Otras partes relevantes, como los proveedores, también deben ser consideradas parte de la lista de interesados del proyecto.

• 13.1.1.3 Factores Ambientales de la Empresa

• Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso Identificar a los Interesados incluyen, entre otros:

• La cultura y la estructura de la organización;

• Los estándares gubernamentales o de la industria (p.ej., regulaciones, estándares de productos); y

• Las tendencias globales, regionales o locales y las prácticas o hábitos.

• 13.1.1.4 Activos de los Procesos de la Organización

• Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Identificar a los Interesados incluyen, entre otros:

• Las plantillas del registro de interesados,

• Las lecciones aprendidas de proyectos o fases anteriores y

• Los registros de interesados de proyectos anteriores.

13.1.2 IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS• 13.1.2.1 Análisis de Interesados

• El análisis de interesados es una técnica que consiste en recopilar y analizar de manera sistemática información cuantitativa y cualitativa, a fin de determinar qué intereses particulares deben tenerse en cuenta a lo largo del proyecto. Permite identificar los intereses, las expectativas y la influencia de los interesados y relacionarlos con el propósito del proyecto. También ayuda a identificar las relaciones de los interesados (con el proyecto y con otros interesados) que se pueden aprovechar para crear alianzas y posibles asociaciones para mejorar las probabilidades de éxito del proyecto, así como las relaciones de los interesados sobre las que habría que influir de manera diferente en diversas etapas del proyecto o fase.

En general, el análisis de interesados sigue los siguientes pasos:

• Identificar a todos los interesados potenciales del proyecto y toda la información relevante, como por ejemplo sus roles, departamentos, intereses, conocimientos, expectativas y niveles de influencia. Por lo general resulta sencillo identificar a los interesados clave. Incluyen a cualquiera con un rol de dirección o de toma de decisiones, que se ve impactado por el resultado del proyecto. Para identificar a los demás interesados, normalmente se entrevista a los interesados identificados y se amplía la lista hasta incluir a todos los interesados potenciales.

• Analizar el impacto o apoyo potencial que cada interesado podría generar y clasificarlos para definir una estrategia de aproximación.

• Evaluar el modo en que los interesados clave pueden reaccionar o responder en diferentes situaciones, a fin de planificar cómo influir en ellos para mejorar su apoyo y mitigar los impactos negativos potenciales.

Existen múltiples modelos de clasificación utilizados para el análisis de interesados, tales como:

• Matriz de poder/interés, que agrupa a los interesados basándose en su nivel de autoridad (“poder”) y su nivel de preocupación (“interés”) con respecto a los resultados del proyecto;

• Matriz de poder/influencia, que agrupa a los interesados basándose en su nivel de autoridad (“poder”) y su participación activa (“influencia”) en el proyecto;

• Matriz de influencia/impacto, que agrupa a los interesados basándose en su participación activa (“influencia”) en el proyecto y su capacidad de efectuar cambios a la planificación o ejecución del proyecto (“impacto”); y

• Modelo de prominencia, que describe clases de interesados basándose en su poder (capacidad de imponer su voluntad), urgencia (necesidad de atención inmediata) y legitimidad (su participación es adecuada).

HERRAMIENTAS: MATRIZ DE PODER/ INTERÉS

HERRAMIENTAS: MATRIZ DE INFLUENCIA/ INTERÉS

HERRAMIENTAS: NIVEL DE PARTICIPACIÓN

• 13.1.2.2 Juicio de Expertos

Para asegurar la identificación y el listado exhaustivo de los interesados, se debería procurar el juicio y la experiencia de grupos o personas con capacitación especializada o pericia en la materia, como por ejemplo:

• La alta dirección;

• Otras unidades dentro de la organización;

• Los interesados clave identificados;

• Los directores de proyecto que hayan trabajado en otros proyectos en el mismo ámbito (de manera directa o a través de lecciones aprendidas);

• Expertos en la materia (SMEs) en el ámbito de los negocios o de los proyectos;

• Grupos de la industria y consultores; y

• Asociaciones profesionales y técnicas, organismos reguladores y organizaciones no gubernamentales (ONGs/NGOs).

El juicio de expertos puede obtenerse mediante consultas individuales (reuniones uno a uno, entrevistas, etc.) o mediante un formato de panel (grupos focales, encuestas, etc.).

• 13.1.2.3 Reuniones

Las reuniones de análisis de perfiles son reuniones de proyecto diseñadas para desarrollar un entendimiento sobre los principales interesados del proyecto y se pueden utilizar para intercambiar y analizar información acerca de roles, conocimientos y la postura general de cada uno de los interesados respecto al proyecto.

13.1.3 IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS: SALIDAS• 13.1.3.1 Registro de Interesados

La principal salida del proceso Identificar a los Interesados es el registro de interesados. Éste contiene todos los detalles relacionados con los interesados identificados, incluyendo entre otros:

• Información de identificación. Nombre, puesto en la organización, ubicación, rol en el proyecto, información de contacto;

• Información de evaluación. Requisitos principales, expectativas principales, influencia potencial en el proyecto, fase del ciclo de vida con el mayor interés; y

• Clasificación de los interesados. Interno/externo, partidario/neutral/reticente, etc.El registro de interesados se debe consultar y actualizar de manera regular, ya que los interesados podrían cambiar o se podrían identificar nuevos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

SALIDA: REGISTRO DE LOS INTERESADOS

Matriz de Poder/Interés

Nivel de Participación

¿Qué pasa si no identifico a un interesado al inicio del

proyecto?

Pregunta para pensar en clase…

La Gestión de los Interesados es el proceso de desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con base en el análisis de sus necesidades, intereses y el posible impacto en el éxito del proyecto.

• BENEFICIOS: Clave de este proceso es que proporciona un plan claro y factible para interactuar con los interesados del proyecto a fin de apoyar los intereses del mismo.

13.2 Planificar la Gestión de los Interesados

¿Qué

? • Es el proceso de Desarrollar Estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

¿Par

a qu

é? • Plan claro y factible para interactuar con los interesados del proyecto a fin de balancear sus expectativas con los objetivos del proyecto

¿Cóm

o?

• Va mucho mas allá de implementar mejoras en las comunicaciones , ya que esta centrada en la creación y mantenimiento de las relaciones entre el equipo del proyecto y los interesados.

El proceso Planificar la Gestión de los Interesados identifica el modo en que el proyecto afectará a los interesados, lo que permite al director del proyecto desarrollar diferentes formas de lograr la participación eficaz de los interesados en el proyecto, gestionar sus expectativas y en última instancia, alcanzar los objetivos del proyecto. La gestión de los interesados es algo más que la mejora de las comunicaciones y requiere algo más que la dirección de un equipo. La gestión de los interesados trata de la creación y el mantenimiento de las relaciones entre el equipo del proyecto y los interesados, con objeto de satisfacer sus necesidades y requisitos respectivos dentro de los límites del proyecto.

13.2.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS: ENTRADAS• 13.2.1.1 Plan para la Dirección del Proyecto

La información que se utiliza para el desarrollo del plan de gestión de los interesados incluye, entre otra:

• El ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplicarán en cada fase;

• La descripción de cómo se ejecutará el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto;

• La descripción de cómo se cumplirán los requisitos de recursos humanos y cómo se tratarán y estructurarán en el proyecto, los roles y responsabilidades, las relaciones de comunicación y la

gestión del personal;

• El plan de gestión de cambios que documenta el modo en que se monitorearán y controlarán los cambios; y

• Las necesidades y las técnicas de comunicación entre los interesados.

• 13.2.1.2 Registro de Interesados

El registro de interesados proporciona la información necesaria para planificar las formas adecuadas de involucrar a los interesados del proyecto.

• 13.2.1.3 Factores Ambientales de la Empresa

Todos los factores ambientales de la empresa se utilizan como entradas de este proceso, ya que la gestión de los interesados debería adaptarse al entorno del proyecto. Entre ellos, la cultura, la estructura y el clima político de la organización son de particular importancia, ya que ayudan a determinar las mejores opciones para propiciar un mejor proceso adaptativo de gestión de los interesados.

13.2.1.4 Activos de los Procesos de la Organización

Todos los activos de los procesos de la organización se utilizan como entradas del proceso Planificar la Gestión de los Interesados. Entre ellos, la base de datos de lecciones aprendidas y la información histórica son de particular importancia, ya que aportan conocimientos sobre planes anteriores de gestión de los interesados y su eficacia. Estos se pueden utilizar para planificar las actividades de gestión de los interesados para el proyecto en curso.

13.2.2 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS• 13.2.2.1 Juicio de Expertos

El director del proyecto, sobre la base de los objetivos del proyecto, debería recurrir al juicio de expertos para decidir sobre el nivel de participación requerido de cada uno de los interesados en cada etapa del proyecto. Por ejemplo, en el inicio de un proyecto puede ser necesario que los interesados más experimentados estén altamente involucrados de modo que se elimine cualquier posible obstáculo para el éxito. Una vez eliminados dichos obstáculos, puede resultar suficiente que los interesados expertos cambien su nivel de participación de roles de liderazgo a roles de soporte, mientras que otros interesados, como los usuarios finales, pueden cobrar mayor importancia.


Se deben mantener reuniones con expertos y el equipo del proyecto para definir los niveles de participación requeridos de todos los interesados. Dicha información se puede utilizar para preparar el plan de gestión de los interesados.

• 13.2.2.3 Técnicas Analíticas

El nivel de participación actual de todos los interesados se debe comparar con los niveles de participación planificados que se requieren para concluir el proyecto con éxito. La participación de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto es crítica para el éxito del mismo. El nivel de participación de los interesados se puede clasificar de la siguiente manera:

• Desconocedor. Desconocedor del proyecto y de sus impactos potenciales.

• Reticente. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y reticente al cambio.

• Neutral. Conocedor del proyecto, aunque ni lo apoya ni es reticente.

• Partidario. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y apoya el cambio.

• Líder. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y activamente involucrado en asegurar el éxito del mismo.

A través de este proceso analítico se pueden identificar las brechas entre los niveles de participación actualy deseado. El equipo del proyecto puede identificar las acciones y comunicaciones necesarias para cerrar estasbrechas a través del juicio de expertos.

HERRAMIENTAS: MATRIZ DE PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS

Interesados Desconocedor (1) Reticente (2) Neutral (3) Partidario (4) Líder (5)

Interesado 1 Actual Deseado



Interesados Brecha Acciones para cerrar la brecha

Interesado 1 1-4= -3 • Presentación individual del proyecto con foco en los beneficios esperados

• Inclusión del interesado en el equipo evaluador de riesgos• Envió del Reporte de Estado Semanal del proyecto

Interesado 2 3-4 = -1 • Inclusión del interesado en el equipo evaluador de riesgos• Envió del Reporte de Estado Semanal del proyecto

Interesado 3 3-3=0 • Envió del Reporte de Estado Semanal del proyecto

13.2.3 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS: SALIDAS

• 13.2.3.1 Plan de Gestión de los Interesados

• El plan de gestión de los interesados es un componente del plan para la dirección del proyecto e identifica las estrategias de gestión necesarias para involucrar a los interesados de manera eficaz. El plan de gestión de los interesados puede ser formal o informal, muy detallado o formulado de manera general, en función de las necesidades del proyecto.

• Los directores de proyecto deben ser conscientes de la naturaleza sensible del plan de gestión de los interesados y tomar las precauciones adecuadas. A la hora de actualizar el plan de gestión de los interesados se debe revisar la validez de los supuestos subyacentes para asegurar que continúan siendo precisos y relevantes.

Además de los datos recopilados en el registro de interesados, el plan de gestión de los interesados amenudo proporciona:• Los niveles de participación deseado y actual de los interesados clave;• El alcance e impacto del cambio para los interesados;• Las interrelaciones y posible superposición entre interesados que se hayan identificado;• Los requisitos de comunicación de los interesados para la fase actual del proyecto;• La información a distribuir entre los interesados, incluidos el lenguaje, formato, contenido y nivelde detalle;• El motivo para la distribución de dicha información y el impacto esperado en la participación de losinteresados;• El plazo y la frecuencia para la distribución de la información necesaria a los interesados; y• El método para actualizar y refinar el plan de gestión de los interesados a medida que avanza y sedesarrolla el proyecto.

El Plan de Gestión de lo

s

Interesados es u

n

componente del Plan para

la Direcci

on del Proyecto

.

Identifica las estrategias de gestión necesarias para

involucrar a los interesados de manera eficaz. Puede ser formal o

informal, detallado o

formulado de manera

general en función a las

necesidades del proyecto.

SALIDA: PLAN DE GESTIÓN DE LOS INTERESADOS

.

.. .

• 13.2.3.2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros:

• El cronograma del proyecto, y

• El registro de interesados.

¿Generalmente los costos y tiempos asociados a las

estrategias de gestión de los interesados se toman en cuenta en presupuestos y

cronogramas?


Gestionar la Participación de los Interesados es el proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades/expectativas, abordar los incidentes en el momento en que ocurren y fomentar la participación adecuada de los interesados en las actividades del proyecto a lo largo del ciclo de vida del mismo. El beneficio clave de este proceso es que permite al director del proyecto incrementar el apoyo y minimizar la resistencia por parte de los interesados, aumentando significativamente las posibilidades de lograr el éxito del proyecto.

13.3 Gestionar la Participación de los Interesados

Que

• Proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades/expectativas

• Gestionar asuntos o incidentes, y fomentar el compromiso de los interesados apropiados en las actividades del proyecto durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Para

que

• Ayuda a aumentar la probabilidad de éxito del proyecto

• Asegura que las partes interesadas comprendan claramente los objetivos del proyecto, las metas, beneficios y riesgos.

• Permite a los interesados ser partidarios activos del proyecto y ayudar a orientar las actividades y decisiones del proyecto.

Com

o • Al anticipar reacciones de las personas al proyecto, las acciones preventivas se pueden tomar para lograr el apoyo o minimizar los impactos negativos

Gestionar la Participación de los Interesados implica realizar actividades tales como:

• Involucrar a los interesados en las etapas adecuadas del proyecto para obtener o confirmar su compromiso continuo con el éxito del mismo;

• Gestionar las expectativas de los interesados mediante negociación y comunicaciónpara asegurar que se alcancen los objetivos del proyecto;

• Abordar posibles inquietudes que aún no representan incidentes y anticipar futuros problemas que puedan plantear los interesados. Dichas inquietudes deben identificarse y analizarse tan pronto seaposible para evaluar los riesgos asociados al proyecto; y

• Aclarar y resolver los incidentes que han sido identificados.

Gestionar la Participación de los Interesados ayuda a aumentar la probabilidad de éxito del proyecto alasegurar que los interesados comprenden claramente las metas, objetivos, beneficios y riesgos del mismo.Esto les permite apoyar el proyecto de forma activa y ayudar en la orientación de las actividades y en lasdecisiones del proyecto.

13.3.1 GESTIONAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS: ENTRADAS

• 13.3.1.1 Plan de Gestión de los Interesados

El plan de gestión de los interesados proporciona una guía sobre la mejor manera de involucrar a los diferentes interesados en el proyecto. El plan de gestión de los interesados describe los métodos y tecnologías utilizados para la comunicación con los interesados.

• 13.3.1.2 Plan de Gestión de las Comunicaciones

El plan de gestión de las comunicaciones proporciona orientación e información sobre la gestión de las expectativas de los interesados. La información utilizada incluye, entre otra:

• Los requisitos de comunicación de los interesados;

• La información que debe ser comunicada, incluidos el lenguaje, formato, contenido y nivel de detalle;

• El motivo de distribución de la información;

• La persona o los grupos que recibirán la información; y

• El proceso de escalado.

• 13.3.1.3 Registro de Cambios

Un registro de cambios se utiliza para documentar los cambios que ocurren durante el proyecto. Dichos cambios, así como su impacto en el proyecto en términos de tiempo, costos y riesgos, son comunicados a los interesados adecuados.

• 13.3.1.4 Activos de los Procesos de la Organización

Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Gestionar la Participación de los Interesados incluyen, entre otros:

• Los requisitos de comunicación de la organización,

• Los procedimientos para la gestión de incidentes,

• Los procedimientos de control de cambios, y

• La información histórica relativa a proyectos anteriores.

13.3.2 GESTIONAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

• 13.3.2.1 Métodos de Comunicación

Los métodos de comunicación identificados para cada interesado en el plan de gestión de las comunicaciones se utilizan durante la gestión de la participación de los interesados. En función de los requisitos de comunicación de los interesados, el director del proyecto decide cómo, cuándo y cuáles de estos métodos de comunicación se utilizarán en el proyecto

• 13.3.2.2 Habilidades Interpersonales

El director del proyecto aplica las habilidades interpersonales para gestionar las expectativas de los interesados. Por ejemplo:

• Generar confianza,

• Resolver conflictos,

• Escuchar de forma activa, y

• Superar la resistencia al cambio.

• Aunque los directores del proyecto utilizan habilidades interpersonales adicionales, el uso adecuado de estas habilidades ayuda al director del proyecto a dirigir el proyecto de manera eficaz por eso se las considera las mas importantes

Liderazgo

Desarrollo del Espíritu de

Equipo

Motivación

Comunicación

Influencia

Toma de decisiones

Negociación

HABILIDADES INTERPERSONALES

Los Gerentes de Proyectos eficaces adquieren un equilibrio de habilidades técnicas, interpersonales y conceptuales que los

ayudan a analizar situaciones y a interactuar de manera apropiada

El reto de todo Gerente de Proyectos es jugar siempre 2 papeles:

Administrador + Líder

Habilidades Duras

(hard skills)

Habilidades Blandas

(soft skills)

Factor Valor

Porcentaje de Proyectos Exitosos 17-25%

Contribución

ciencia o tecnología(habilidades duras) 20%

arte (habilidades blandas) 80%

%?

%?

%?

• 13.3.2.3 Habilidades de Gestión

El director del proyecto aplica las habilidades de gestión para coordinar y armonizar al grupo hacia el logro de los objetivos del proyecto. Por ejemplo:

• Facilitar el consenso hacia los objetivos del proyecto,

• Ejercer influencia sobre las personas para que apoyen el proyecto,

• Negociar acuerdos para satisfacer las necesidades del proyecto, y

• Modificar el comportamiento de la organización para aceptar los resultados del proyecto.

Los filtros personales influencian las percepciones de uno mismo y de los

demás

En este mundo traidornada es verdad ni mentira;

todo es según el colordel cristal con que se mira.

Toda las personas quieren experimentar el sentimiento de autoestima

La autoestima puede venir de:

Uno mismo: ser valorado por uno mismo Otros: ser valorado por otros

Queremos ser reconocidos y apreciados por las cosas que nos importan – pero lo que importa es diferente

para cada persona.

http://www.google.com.bo/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=z72oBxP-7tebkM&tbnid=djkT3-jUCbSFhM:&ved=0CAUQjRw&url=http://laaventuradelavida.net/tag/empatia/&ei=DXyLUv3JHsrskQe95IHQDw&bvm=bv.56643336,d.eW0&psig=AFQjCNHqHVznzchZ3vPT34so8Ubhl9irdQ&ust=1384959354258817

¿Si el líder del proyecto no tiene habilidades blandas el

proyecto podría fracasar?

Pregunta para pensar en

clase…

13.3.3 GESTIONAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS: SALIDAS

• 13.3.3.1 Registro de Incidentes

La gestión de la participación de los interesados puede dar lugar al desarrollo de un registro de incidentes. Este registro se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven los incidentes actuales.

• 13.3.3.2 Solicitudes de Cambio

La gestión de la participación de los interesados puede generar una solicitud de cambio al producto o al proyecto. También puede incluir acciones correctivas o preventivas aplicables al propio proyecto o a la interacción con los interesados afectados, según corresponda.

• 13.3.3.3 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

Los elementos del plan para la dirección del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros, el plan de gestión de los interesados. Este plan se actualiza cuando se identifican nuevos requisitos o modificaciones de los requisitos de los interesados. Por ejemplo, determinadas comunicaciones pueden dejar de ser necesarias, un método de comunicación ineficaz puede ser reemplazado por otro método o puede identificarse un nuevo requisito de comunicación. También se actualiza como resultado de la atención de inquietudes y la resolución de incidentes. Por ejemplo, puede establecerse que un interesado tiene necesidades de información adicionales.


Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros, el registro de interesados. Se actualiza cuando la información sobre los interesados cambia, cuando se identifican nuevos interesados o en el caso de que los originalmente registrados ya no participen en el proyecto o no reciban su impacto, o cuando se requieren otras actualizaciones para interesados específicos.

13.3.3.5 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

Los activos de los procesos de la organización susceptibles de actualización incluyen, entre otros:

• Notificaciones a los interesados. Se puede proporcionar información a los interesados sobreincidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto.• Informes del proyecto. Los informes del proyecto, formales e informales, describen el estado delproyecto e incluyen lecciones aprendidas, registros de incidentes, informes de cierre del proyecto ylas salidas de otras Áreas de Conocimiento (Secciones 4 a 12).• Presentaciones del proyecto. Información proporcionada de manera formal o informal por el equipodel proyecto a cualquiera o a todos los interesados del proyecto.• Registros del proyecto. Los registros del proyecto incluyen correspondencia, memorandos, actasde reuniones y otros documentos que describen el proyecto.• Retroalimentación de los interesados. La información recibida de los interesados relativa a lasoperaciones del proyecto se puede distribuir y utilizar para modificar o mejorar el desempeño futurodel proyecto.• Documentación sobre lecciones aprendidas. La documentación incluye el análisis de causa raízde los incidentes enfrentados, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otrostipos de lecciones aprendidas sobre la gestión de los interesados. Las lecciones aprendidas sedocumentan y distribuyen, y pasan a formar parte de la base de datos histórica, tanto del proyectocomo de la organización ejecutora.

13.4 CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS

Controlar la Participación de los Interesados es el proceso de monitorear las relaciones generales de los interesados del proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados.

Beneficio: clave de este proceso es que se mantendrá o incrementará la eficiencia y la eficacia de las actividades de participación de los interesados a medida que el proyecto evoluciona y su entorno cambia.

¿Para qué?

• Las actividades del compromiso de los interesados que se incluyen en el Plan de Gestión de los Interesados y se ejecutan durante el ciclo de vida del proyecto deben revisarse continuamente.

¿Cómo?

• Asegurar que los interesados estén comprometidos en la medida que fue planificado y que las brechas identificadas se vayan cerrando paulatinamente en pro de un proyecto exitoso.

¿Qué?

• Es el proceso de seguimiento de las relaciones generales de los interesados del proyecto y de las estrategias de ajuste y los planes para involucrarlos

Las actividades de participación de los interesados se incluyen dentro del plan de gestión de los interesadosy se ejecutan durante el ciclo de vida del proyecto. La participación de los interesados se debería controlar demanera continua.

13.4.1 CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS: ENTRADAS

• 13.4.1.1 Plan para la Dirección del Proyecto

El plan para la dirección del proyecto se utiliza para desarrollar el plan de gestión de los interesados. La información que se utiliza para Controlar la Participación de los Interesados incluye, entre otra:


• El modo en que se ejecutará el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto;

• El modo en que se cumplirán los requisitos de recursos humanos, y el modo en que se tratarán y estructurarán en el proyecto los roles y responsabilidades, las relaciones de comunicación y la gestión del personal;

• Un plan de gestión de cambios que documente el modo en que se monitorearán y controlarán los mismos; y


• 13.4.1.2 Registro de incidentes

El registro de incidentes se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven los actuales.

• 13.4.1.3 Datos de Desempeño del Trabajo

Los datos de desempeño del trabajo son las observaciones y mediciones primarias identificadas durante las actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto. Se recopilan diferentes medidas de las actividades y entregables del proyecto a lo largo de varios procesos de control. Los datos se consideran a menudo como el nivel más bajo de abstracción del que pueden extraer información otros procesos.

• 13.4.1.4 Documentos del Proyecto

Para controlar la participación de los interesados se pueden utilizar como entradas de apoyo múltiples documentos del proyecto procedentes de los procesos de inicio, planificación, ejecución o control. Incluyen, entre otros:

• El cronograma del proyecto,

• El registro de interesados,

• El registro de incidentes,

• El registro de cambios, y

• Las comunicaciones del proyecto.

13.4.1 CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS: ENTRADAS• 13.4.1.1 Plan para la Dirección del Proyecto

• El plan para la dirección del proyecto se utiliza para desarrollar el plan de gestión de los interesados. La información que se utiliza para Controlar la Participación de los Interesados incluye, entre otra:


• El modo en que se ejecutará el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto;

• El modo en que se cumplirán los requisitos de recursos humanos, y el modo en que se tratarán y estructurarán en el proyecto los roles y responsabilidades, las relaciones de comunicación y la gestión del personal;

• Un plan de gestión de cambios que documente el modo en que se monitorearán y controlarán los mismos; y


• 13.4.1.2 Registro de incidentes

El registro de incidentes se actualiza a medida que se identifican nuevos

incidentes y se resuelven los actuales.

• 13.4.1.3 Datos de Desempeño del Trabajo

Los datos de desempeño del trabajo son las observaciones y mediciones primarias identificadas durante las actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto. Se recopilan diferentes medidas de las actividades y entregables del proyecto a lo largo de varios procesos de control.

• 13.4.1.4 Documentos del Proyecto

• Para controlar la participación de los interesados se pueden utilizar como entradas de apoyo múltiples documentos del proyecto procedentes de los procesos de inicio, planificación, ejecución o control. Incluyen, entre otros:

• El cronograma del proyecto,

• El registro de interesados,

• El registro de incidentes,

• El registro de cambios, y

• Las comunicaciones del proyecto.

13.4.2 CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS• 13.4.2.1 Sistemas de Gestión de la Información

Un sistema de gestión de la información proporciona una herramienta estándar para que el director del proyecto capture, almacene y distribuya a los interesados la información relativa a los costos, al avance del cronograma y al desempeño del proyecto. También permite al director del proyecto consolidar informes provenientes de varios sistemas y facilitar la distribución de informes a los interesados del proyecto. Los ejemplos de formatos de distribución pueden incluir los informes mediante tablas, el análisis en hojas de cálculo y las presentaciones. Se pueden utilizar herramientas gráficas para crear representaciones visuales de la información de desempeño del proyecto.

¿QUÉ ES UN SGSI?

SGSI es la abreviatura utilizada para referirse a un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información. ISMS es el concepto equivalente en idioma inglés, siglas de Information Security Management System

La seguridad de la información, según ISO 27001, consiste en la preservación de su confidencialidad, integridad y disponibilidad, así como de los sistemas implicados en su tratamiento, dentro de una organización.

• Confidencialidad: la información no se pone a disposición ni se revela a individuos, entidades o procesos no autorizados.

• Integridad: mantenimiento de la exactitud y completitud de la información y sus métodos de proceso.

• Disponibilidad: acceso y utilización de la información y los sistemas de tratamiento de la misma por parte de los individuos, entidades o procesos autorizados cuando lo

requieran.

• 13.4.2.2 Juicio de Expertos

Para asegurar la identificación y el listado exhaustivo de nuevos interesados, se puede realizar una revaluación de los interesados actuales.


• Las reuniones de revisión del estado se utilizan para intercambiar y analizar información acerca de la participación de los interesados.

13.4.3 CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS: SALIDAS

• 13.4.3.1 Información de Desempeño del Trabajo

La información de desempeño del trabajo consiste en los datos de desempeño recopilados de varios procesos de control, analizados en contexto e integrados sobre la base de las relaciones entre áreas. De este modo los datos de desempeño del trabajo se han transformado en información de desempeño del trabajo.

• 13.4.3.2 Solicitudes de Cambio

El análisis del desempeño del proyecto y de las interacciones con los interesados a menudo genera solicitudes de cambio. Estas solicitudes de cambio se procesan a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios como se describe a continuación:

• Las acciones correctivas recomendadas incluyen cambios que ajustan el desempeño futuro esperado del proyecto alineándolo con el plan para la dirección del proyecto.

• Las acciones preventivas recomendadas pueden reducir la probabilidad de incurrir en un desempeño del proyecto en el futuro.

• 13.4.3.3 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

A medida que los interesados se involucran en el proyecto, se puede evaluar la eficacia general de la estrategia de gestión de los interesados. A medida que se identifican los cambios necesarios en el enfoque o la estrategia, puede ser necesario actualizar las secciones afectadas del plan para la dirección del proyecto a fin de reflejar estos cambios. Los elementos del plan para la dirección del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros:

• • El plan de gestión de cambios,

• • El plan de gestión de las comunicaciones,

• • El plan de gestión de los costos,

• • El plan de gestión de los recursos humanos,

• • El plan de gestión de las adquisiciones,

• • El plan de gestión de la calidad,

• • El plan de gestión de los requisitos,

• • El plan de gestión de los riesgos,

• • El plan de gestión del cronograma,

• • El plan de gestión del alcance, y

• • El plan de gestión de los interesados.


Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros:

• Registro de interesados. Se actualiza cuando la información sobre los interesados cambia, cuando se identifican nuevos interesados o en el caso de que los originalmente registrados ya no participen en el proyecto o no reciban su impacto, o cuando se requieren otras actualizaciones para interesados específicos.

• Registro de incidentes. Se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven los actuales.

• 13.4.3.5 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

Los activos de los procesos de la organización susceptibles de actualización incluyen, entre otros:

• Notificaciones a los interesados. Se puede proporcionar información a los interesados sobre incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto.

• Informes del proyecto. Los informes del proyecto, formales e informales, describen el estado del proyecto e incluyen lecciones aprendidas, registros de incidentes, informes de cierre del proyecto y las salidas de otras Áreas de Conocimiento (Secciones 4 a 12).

• Presentaciones del proyecto. Información proporcionada de manera formal o informal por el equipo del proyecto a cualquiera o a todos los interesados del proyecto.

• Registros del proyecto. Los registros del proyecto incluyen correspondencia, memorandos, actas de reuniones y otros documentos que describen el proyecto.

• Retroalimentación de los interesados. La información recibida de los interesados relativa a las operaciones del proyecto se puede distribuir y utilizar para modificar o mejorar el desempeño futuro del proyecto.

• Documentación sobre lecciones aprendidas. La documentación incluye el análisis de causa raíz de los incidentes enfrentados, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre la gestión de los interesados. Las lecciones aprendidas se documentan y distribuyen a fin de que pasen a formar parte de la base de datos histórica tanto del proyecto como de la organización ejecutora.

¿Qué pasa si el Plan no está funcionando como

esperaba?


CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4. Finalmente Controlar la Participación y el Compromiso de los Interesados es el proceso de monitorear las relaciones de los interesados.Ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados en un nivel adecuado.

1.Debemos Identificar y clasificar a los interesados desde las etapas más tempranas del proyecto. No vaya a ser que alguno se nos escape.

2. Un buen Plan de Gestión de los Interesados asegura un evolución positiva en el tiempoPermite incrementar el apoyo y minimizar la resistencia hacia el proyecto.

3. Gestionar la Participación de los Interesados no se trata netamente de Comunicaciones. Se trata de aplicar Habilidades Blandas que van desde la Influencia al Liderazgo

Gestion de Los Interesados

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