ANEXO 26 GESTIÓN DE PROYECTOS DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE PROYECTOS
Gestión de Proyectos
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Gestión de ProyectosGestión de Proyectos
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ITBA – UCEMASemana 5: Planeamiento de ProyectosSemana 5: Planeamiento de Proyectos
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Planeamiento de ProyectosPlaneamiento de Proyectos
• Objetivos y beneficios del planeamiento.• Sistema de planeamiento y control• Identificación de variables estratégicas. • Roles y cuestiones del planeamiento• Información necesaria• Estructura de Trabajo (WBS). • Control de Cambios. Procedimientos
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IntroducciónIntroducción
• Las responsabilidades más importantes del Project Manager son: planeamiento, integración y ejecución.
• Se establecen cursos de acción en un medio proyectado.
• Comprende la toma de decisiones ante alternativas.
• Es una función de gestión requerida para facilitar la comprensión de problemas complejos con factores interrelacionados
• Es deseable que el project manager esté involucrado desde la etapa de la concepción del proyecto hasta su ejecución
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Planeamiento del ProyectoPlaneamiento del Proyecto
• Debe ser:
Sistemático
Flexible
Disciplinado
Multifuncional
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Objetivo PrincipalObjetivo Principal
• Definir por completo todo el trabajo necesario
• A través de documentos
• Disponibles para todos los participantes de proyecto
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Consecuencias de un Planeamiento PobreConsecuencias de un Planeamiento Pobre
• Iniciación Proyecto• Entusiasmo salvaje• Desilusión• Caos• Búsqueda de los culpables• Castigo de los inocentes• Promoción de los que no
participaron• Definición de los
requerimientos
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Beneficios de la CertidumbreBeneficios de la Certidumbre
• Todo el trabajo preplaneado
• Mayor comprensión por anticipado
• Menos cambios en las prioridades, programaciones y asignación de recursos
• Mayor cantidad de información se puede procesar para asegurar efectividad de los resultados
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Sistema de Planeamiento y CSistema de Planeamiento y Control del Proyectoontrol del Proyecto
•SISTEMA•EMPRESA
•Situación•Estrategias•Tablas repago
•SPECS•SOW•WBSMETAS OBJETIVOS
SISTEMA DECISION
DESCRIPCIONES INSTRUCCIONES
REDESPROGRAMACION
PROGRAMACIONDETALLE
PRESUPUESTOS MONITOREOTIEMPOS COSTOSRESULTADOS
SISTEMA DEREPORTES
•Tiempos•Costos•Resultados •Confiabil.
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Los 9 componentes del PlaneamientoLos 9 componentes del Planeamiento
1.-Objetivo Meta, blanco o cuota a cumplir
2.-Programa Estrategia o acciones más importantes
3.-Programación Plan de tareas: inicio y fin
4.-Presupuesto Erogaciones planificadas para cumplir objetivo
5.-Forecast Proyección de lo que sucederá en el período
6.-Organización Cantidad y nivel de posiciones con sus responsabilidades
7.-Políticas Guía general de decisiones y acciones
8.-Procedimientos Método para llevar a cabo la política
9.-Estándares nivel de resultado de comparación
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ForecastingForecasting
MARKETINGCOMPETITI
VIDAD
ESTRUCTURA
FINANZAS PERSONAL
I & D
FORTALEZAS
DEBILIDADES
PRODUCCION
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Políticas del ProyectoPolíticas del Proyecto
• Subordinadas a las Políticas Superiores• Basadas en los principios conocidos por las áreas
operativas• Deben ser
definiblescomprensiblespreferiblemente por escrito
• Flexibles y estables• Razonablemente abarcativas en su alcance
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Requerimientos de Planeamiento Requerimientos de Planeamiento para el Grupo de Trabajo o nivel funcionalpara el Grupo de Trabajo o nivel funcional
• Acuerdo de propósitos• Asignación y aceptación de responsabilidades
individuales y grupales• Coordinación de tareas• Compromiso con los objetivos grupales y
organizacionales• Comunicación vertical y horizontal• Reconocimiento y resolución de los conflictos de
objetivos del grupo
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Variables EstratégicasVariables EstratégicasINTERNAS EXTERNAS
Operativas•Cambios de producto•Economías de escala•Salarios vs. automatización•Investigación y Desarrollo
Operativas•Requerimientos de clientes•Capacidad de Plantas•Gastos de préstamos•Avances tecnológicos
Legales•Calidad del productos•Requisitos sindicales
Legales •Requerimientos de producto•Niveles sonoros OMS
Económicas•Indicadores•Políticas precio promocionales
Económicos•Proyecciones por sector•Niveles de stock en la cadena
Sociopolíticas•Asignación de recursos•Precios/disponibilidad materias primas•Posibilidad de exportar•Niveles de productividad
Sociopolíticos•Producir lo rentable•Productos primarios o con valor agregado•Amenaza de importación•Estabilidad de los mercados abiertos
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““Definir los Requerimientos”Definir los Requerimientos”
1. Alcance general2. Objetivos y antecedentes3. Tareas contratistas4. Requerimientos contratistas5. Referencias a estudios, documentos y especificaciones6. Datos de ítems (documentación)7. Soporte de equipos para ítems contratados8. Propiedades, facilities, equipos y servicios9. Documentación10. Programas de resultados
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Acuerdo con el PlanAcuerdo con el Plan
PROJECTMANAGER
ALTAGERENCIA
GERENTEDELINEA
InterfasesGerenciales
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• Project Manager define:metas y objetivoshitos principales requerimientos reglas generales y supuestos limitaciones en tiempos, costos y resultadosprocedimientos operativospolíticas administrativas requerimientos de reportes
Roles en el PlaneamientoRoles en el Planeamiento
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• El Gerente de Línea define:descripciones detalladas de tareas para hacer efectivos
los objetivos, requerimientos e hitosprogramaciones de detalle y asignación de personal
para sostener los presupuestos y programasáreas de riesgo, incertidumbre o conflictos
Roles en el PlaneamientoRoles en el Planeamiento
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• Alta Gerenciaactúan como negociadores entre los gerentes de
proyecto y los de líneaprovee aclaraciones ante cuestiones críticasprovee canal de comunicación con la alta gerencia del
cliente
Roles en el PlaneamientoRoles en el Planeamiento
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Cuestiones a partir de la definición de los ObjetivosCuestiones a partir de la definición de los Objetivos
• ¿Cuáles son los elementos principales del trabajo requerido para satisfacer los objetivos?
• ¿Cómo están interrelacionados?• ¿Qué áreas funcionales asumirán la
responsabilidad del trabajo requerido?• ¿Los requerimientos de recursos están
disponibles?• ¿Cuáles son los requerimientos del flujo de
información para el proyecto?
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Información necesariaInformación necesaria
sow
SPECS
ProgramaHitos
WBS
Statement of Work
Requerimientos de Trabajo
Especificaciones
Work breakdownStructure
Estructura deTrabajo
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Requerimientos de TrabajoRequerimientos de Trabajo
• es una descripción narrativa del trabajo requerido para el proyecto
• para las contrataciones se usa el CSOW
• es un documento sobre el que deben operarse los cambios
sow
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• Usar un lenguaje preciso• Utilizar una estructura y un orden cronológico• Diferenciar las areas por su importancia• Describirlas de acuerdo a su importancia• No mezclar conceptos:tareas especificaciones aprobaciones
• Requerir la aprobación de terceras partes cuando corresponda
Requerimientos de TrabajoRequerimientos de TrabajoRecomendaciones en su redacciónRecomendaciones en su redacción sow
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Especificaciones del ProyectoEspecificaciones del Proyecto
• es el conjunto de estándares que se establecen como obligatorios para la ejecución de las tareas del proyecto
• condiciones:actualizadosprecisoscompletos
SPECS
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Programa de hitos del Proyecto Programa de hitos del Proyecto
• Contenidofecha inicio del proyectofecha finalización del proyectootros hitos importantes
revisionesdisponibilidad prototiposentregastesteos
entregables o reportes
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Estructura de TrabajoEstructura de Trabajo
• “Es el elemento más importante porque provee un marco de referencia común en el cual: el proyecto puede ser descrito como la suma de elementos
parciales permite una base para el planeamiento se establecen costos y presupuestos permite el monitoreo de costos, tiempos y resultados los objetivos se relaciones con los recursos se inicia la construcción de la red y el control posterior se establece el programa y procedimientos de los reportes se establecen las asignaciones de responsabilidad
WBS
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• CONDICIONESDeben desarrollarse hasta el mayor grado de detalle
posible, cada elemento debe cumplir la condiciónAcción completaAsignableMedible
Estructura de TrabajoEstructura de TrabajoWBS
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001 002 003 004 005
ESTRUCTURA DE TRABAJO
Proyecto:
Fecha:
Realizado por:
Aprobado por:
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PROYECTOAmpliación zona
de carga
2.- EJECUCIONAMPLIACION
1.- PLANEAMIENTOAMPLIACION
2.2.- Control deEfectividad
2.1.- Modificaciónzona de carga
1.2.- Desarrollode Ingeniería
1.1. Control deIngeniería
1.1.1.- Revisión de Planos actuales
1.1.2.- Establecer especificaciones
1.1.3.- Prever resultados
1.1.4.- Definir condiciones
1.1.5.- Verificar limitaciones
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1.-Desarrollo del Manual de Compras y Procedimientos
1.1.-Objetivos del Manual
1.2.-Compras de Caja Chica
1.3.-Compras Normales
1.3.1.-Materiales Catalogados
1.3.2.-Materiales no catalogados
1.4.-Solicitud de cambios y modificaciones
1.5.-Evaluación de Proveedores
1.6.-Pagos a Proveedores
1.7.-Aceptación de mercadería
1.7.1.-Reclamos de faltantes
1.7.2.-Devoluciones
1.8.-Aspectos de Seguridad
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Project
Management
Ingeniería de
Sistemas
Actividades
PM Soporte
Entrenamiento
Equipamiento
Servicios
Actividades
Apoyo
Fuselaje
Información
Técnica
Ingeniería
Management
Turbinas
Sistema
Aeronave
Aeronave
Comunicaciones
Equipamiento
Soporte
Nivel
Organización
Nivel
Apoyo
Nivel
Depósito
Navegación
Servicios
Construcción
Mantenimiento
Controles
Testeos &
Evaluación
Prototipo
Test
Operativos
Test
Desarrollo
Pruebas
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001
Puesta en Marcha
002
Instalaciones003
Calidad004
Abastecimiento005
Recursos Humanos
Tirada Piloto
Aprobación
Edificios (Compra, alqu. , construccion)
ESTRUCTURA DE TRABAJO
Proyecto:
Fecha:
Realizado por:
Aprobado por:Construcción
006
Legales
PlantaPropia
Equipos
EspecificaciónProductos
EspecificaciónProcesos
EspecificaciónEquipos
Contratos
Aprobación
Evaluación
Localizar Proveedores
Capacitación
Selección
Definición
Habilitación
RequisitosNacionales Locales
Fabricación en Serie
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ProyectosProyectos
1. Llamado a concurso y juzgamiento de ensayos acerca de Proyectos
2. Organización de un viaje de directivos de PYMES a una feria internacional de la Industria
3. Organizar una entrega de Premios con cena-show
4. Diseño de un sistema de evaluación de la presentación de un proyecto
5. Diseño y ejecución de un programa de radio dirigido a líderes de proyecto
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Gestión de ConfiguraciónGestión de ConfiguraciónControl de CambiosControl de Cambios
• Debe proveer: niveles de aprobación de revisión y control de cambios elementos críticos para introducir cambios representantes autorizados
• Debe responder a: costo del cambio mejoras en la calidad justificación del costo adicional necesidad del cambio impacto en la fecha de finalización
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Procedimientos - BeneficiosProcedimientos - Beneficios
•provee uniformidad •estimula la documentación
•comunica con efectividad •estandariza formatos
•une a los grupos de proyecto •provee base de análisis
•documenta acuerdos para el
futuro
•refuerza compromiso
•minimiza el papeleo •minimiza conflictos y confusión
•delinea tareas •conduce nuevos miembros
•base de experiencias p/ futuro