Reflexiones humorísticas en torno a la gestión de proyectos

para la PenúltimaIdea de Miquel y sus Sueños de la Razón

Alberto Ortiz de Zárateabril de 2009

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Fases de un proyecto

Planificar el proyecto

Gestionarel proyecto

Evaluarel proyecto

Definir el proyecto

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1. Definición del proyecto

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Definición de un proyecto

conceptos clave:

Objetivos

Finalidad a la que se orientan las acciones del proyecto

Enfocados a lograr resultados realistas y posibles

Expectativas

Lo que el cliente desea obtener con la ejecución del proyecto

Agentes

Personas o instituciones relacionadas en algún aspecto con el proyecto

Interdependencias

Relaciones existentes entre este proyecto y otros (pueden formar parte de un programa)

Equipo y Organización

Grupo (o grupos) de personas que va a desarrollar el Proyecto, y cómo se organizan entre ellos y con el cliente

Hitos y ProductosLogros de especial relevancia en el proyecto, así como los “entregables” relacionados

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En tono de humor...

El momento de la definición es el momento de la creatividad. Conviene tener en cuenta estas reflexiones:

La persona razonable se adapta al mundo; la no razonable insiste en cambiar el mundo. Así pues, todo progreso depende de las personas no razonables

Lo malo de hacer sugerencias inteligentes es que uno corre el riesgo de que se le asigne el proyecto de llevarlas a cabo

Para la mente innovadora y creativa, siempre es posible encontrar diez problemas para cada posible solución

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2. Planificación del proyecto

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Planificar un proyecto

conceptos clave:

Desglose de tareas

Desmenuzar el proyecto en sus tareas, al grado de detalle que se considere adecuado para su gestión

Interrelación

Marcar la interrelación entre tareas

Duración

Estimación de cuántas unidades de tiempo va a conllevar cada tarea

Responsabilidades

Asignar responsable a cada tarea

Esfuerzo

Número de horas de trabajo requeridas para completar una tarea

CalendarioDiagrama de Gantt como resultado del análisis anterior

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En tono de humor...

La planificación es una de las bellas artes. Conviene tener en cuenta estas reflexiones:

Si te comprometes a algo que es imposible, sigue siendo imposible aún después de tu compromiso

Una estimación exacta es un contrasentido en los términos.

Predecir el futuro es fácil. Lo difícil es saber qué es lo que está pasando ahora

Lo agradable de NO PLANIFICAR es que los fracasos llegan por sorpresa, y no están precedidos por semanas de angustia y depresión

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3. Gestión del proyecto

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Gestionar un proyecto

conceptos clave:

Reuniones de proyecto

Establecer una sistemática de reuniones

Gestión de riesgos

Identificar riesgos mayores y definir “planes B”

Gestión de calidad

Control de la calidad del proyecto: sobre los productos y los clientes

Documentación

Acordar qué documentación se va a generar: actas, informes, ...

Gestión de recursos

Asignación eficiente de personas y recursos económicos a las tareas

ReplanificaciónTodo proyecto sufre variaciones sobre el calendario previsto: ¡cuidado con la fecha final!

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En tono de humor...

Todos hemos gestionado algún proyecto, aunque sea de manera informal. He aquí algunas reflexiones fruto de la experiencia

No dejes para mañana lo que ayer dejaste para hoy

Incorporando nueva gente a un proyecto atrasado, ....lo atrasarás aun más

La gente siempre está dispuesta a haber hecho el trabajo que ya está terminado.

Cuando todo falle, intenta lo que sugirió el jefe del proyecto

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En tono de humor...

Y alguna más...

Cualquier problema sencillo se convierte en insalvable si se hacen las suficientes reuniones para discutirlo.

El esfuerzo dedicado a un proyecto es inversamente proporcional al tiempo que resta para finalizarlo. A medida que el tiempo se aproxima a cero, el esfuerzo se aproxima a infinito.Corolario: si no fuera por el último minuto, no se haría nada.

La cantidad de dinero necesaria para finalizar un proyecto, es siempre inversamente proporcional al tiempo que resta para su finalización.

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4. Evaluación del proyecto

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Evaluar un proyecto

conceptos clave:

Resultados finales

Conjunto detallado de logros o resultados conseguidos a lo largo del Proyecto

Lecciones aprendidas

Enseñanzas útiles para posibles proyectos

Servicio “post-venta”

Muchas veces es preciso dar un servicio de mantenimiento al nuevo servicio/producto creado

Líneas de continuidad

Aspectos que pueden generar nuevos Proyectos que den continuidad a los logros previamente conseguidos

Informe de cierre

Memoria que resume la marcha del proyecto y sus resultados

Fiesta finalNo hay que olvidar el rito de fin de proyecto y reconocer el trabajo del trabajo

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En tono de humor...

La evaluación es el momento de agradecer el trabajo bien hecho y de aprender para cometer errores diferentes en el siguiente proyecto.

Si siempre haces lo que siempre has hecho, casi siempre conseguirás lo que siempre has conseguido

Reflexiones humorísticas en torno a la gestión de proyectos

para la PenúltimaIdea de Miquel y sus Sueños de la Razón

Alberto Ortiz de Zárateabril de 2009