GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 1 INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO GESTIÓN DE...

GESTIÓN DE PROYECTOS

Diciembre 2006 rev. 4

1

INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO

GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS

CLIENTE

REALIZACIÓN DE PROYECTO

CLIENTE

* Proyectos relacionados con la realización de productos (subprogramas 61, 63, 65, 67, 68 y 71)

ALTA DIRECCIÓN


PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE ACEPTADO

RECURSOS HUMANOS

MEDICIÓN Y ANÁLISIS


RECURSOS HUMANOS

RECURSOS HUMANOSINFORMACIÓN DE LA OCUPACIÓN DEL

PERSONAL

INDICADORES DE EFICACIA DEL PROCESO

SECUENCIA E INTERACCIONES DEL PROCESO:

RECURSOS HUMANOS

INTEGRACIÓN Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS

CARTERA DE PROYECTOS VIGENTE

PLANEACIÓN DE RECURSOS HUMANOS


RECURSOS HUMANOS

INTEGRACIÓN Y SEGUIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS

EVALUACIÓN PRELIMINAR DE LOS PROYECTOS

ANÁLISIS DE RESULTADOS

CORRECCIONES, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

1

2

ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS EXTERNOS

PARAMETROS DE DESEMPEÑO DEL

PROCESO

PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

REDISTRIBUCIÓN DE RECURSOS

NECESIDADES DE INFRAESTRUCTURA

NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

LINEAMIENTOS PARA LA PLANEACIÓN DETALLADA Y EJECUCIÓN DE PROYECTOS

ORDENES DE FACTURACIÓNPRODUCTO LIBERADO

3

ALTA DIRECCIÓN

ESTADO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

PROPUESTAS DE MEJORA AL SIGC

ALTA DIRECCIÓN

LINEAMIENTOS Y ACCIONES PARA MEJORAR LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y PARTES

INTERESADAS

INFORMACIÓN SOBRE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

INFORMES DE AUDITORÍAS

METAS, INDICADORES Y LINEAMIENTOS

PLANES DE DESARROLLO INDIVIDUAL

*

2

ALTA DIRECCIÓN

Cambios en el proceso

otras partes interesadas

actividad

proceso

entradas

salidas

resultados intermedios

salidas planificadas

punto de control

DIAGRAMA DE FLUJO

ASPECTOS GENERALES

MEDICIÓN DE EFICACIA

COMPETENCIA DE RECURSOS HUMANOS

RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

PUNTOS DE CONTROL



2




CLIENTE

CIERRE DEL PROYECTO

CLIENTE

ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

PRODUCTO NO CONFORME

REPROGRAMACIONES Y ACTUALIZACIÓN DEL

ANEXO TECNICO

* Proyectos relacionados con la realización de productos (subprogramas 61, 63, 65, 67, 68 y 71)

CAMBIOS DE ALCANCE,

MONTO O PLAZO

REVISIÓN DE PRODUCTOS

PLANEACIÓN DEL PROYECTO

REGISTRO DE PROYECTO

FORMALIZACIÓN (VERIFICACIÓN Y AUTORIZACIÓN)

REGISTRO DE PROYECTO AUTORIZADO POR LA DIRECCIÓN EJECUTIVA

CONTRATO FIRMADO, EN TRÁMITE O MODIFICADO

ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL Y CONTROL DOCUMENTACIÓN PARA LA EJECUCIÓN

DEL PROYECTO (ANEXO TÉCNICO)



INTEGRACIÓN DE RESULTADOS

RECURSOS HUMANOS

PERSONAL COMPETENTE

SOLICITUD DE SUMINISTROS Y

SERVICIOS

ORDENES DE FACTURACIÓN

AMBIENTE FAVORABLE DE TRABAJO

CONSTANCIAS DE ACEPTACIÓN O DISCREPANCIAS O CAMBIOS DE ALCANCE

BIENES PROPIEDAD DEL CLIENTE

DEFINICIÓN DE PROYECTOS


RECURSOS HUMANOSFORMACIÓN Y CONTRATACIÓN DE

RECURSOS HUMANOS

PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS


ANEXO TÉCNICO(PLAN DE CALIDAD, INCLUYE COMPETENCIAS)

SECUENCIA E INTERACCIONES DEL PROCESO:

SOLICITUD DE RECURSOS HUMANOS

INFORMES DE AVANCE

PRODUCTO LIBERADO

REGISTRO DE BAJA

EJECUCIÓN DE OBRAS Y MANTENIMIENTO

INFORME DE PROYECTO CONCLUÍDO

1

2

ALTA DIRECCIÓNMEDICIÓN Y ANÁLISIS

*


otras partes interesadas

actividad

proceso

entradas

salidas

resultados intermedios

salidas planificadas

punto de control

EJECUCIÓN

PRODUCTOS ESPECÍFICOS

VALIDACIÓN E INFORME FINAL

1



1



3

Objetivos de la calidad a los que contribuye:

a) Identificar y satisfacer las necesidades de nuestros clientes, superar sus expectativas y mantenerse como una institución de excelencia en investigación y desarrollo tecnológico.

e) Utilizar los recursos humanos, materiales y financieros, dentro del marco normativo y de eficiencia.

Propósitos del proceso:

Lograr la satisfacción del cliente realizando los proyectos sin exceder los recursos asignados, terminándolos oportunamente, satisfaciendo las condiciones para lograr la facturación programada y además, cumplir con el programa de publicaciones y registros de propiedad intelectual.

Requisitos del MIGC relacionados:

6 Gestión de recursos7 Realización del producto8.1.a) Demostrar la conformidad del producto8.2.1 Satisfacción del cliente8.2.4 Seguimiento y medición del producto8.3 Control del producto no conforme8.4 Análisis de datos8.5.2 Acción correctiva y preventiva

Inicio del proceso:

Continuo

Terminación del proceso:

Responsables operativos:

Jefe de Proyecto, Gerente, Director de División.

Responsable del proceso:

Director de división técnica nombrado por el director ejecutivo

ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO:



4

[1] SCV descrito en el reglamento del plan de estímulos[2] Este indicador se puede calcular para proyectos individuales con objeto de análisis. Para calcular el índice de eficacia se calcula para todos los proyectos de la gerencia cuyo caso el costo presupuestado inicial del anexo técnico es la suma de los costos presupuestados para los proyectos. Lo mismo aplica al costo real. En todos los casos se consideran únicamente costos directos.[3] Fecha de término del proyecto se define en el informe de proyecto concluido.Periodo de evaluación anual

INDICADOR DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR CÁLCULO DEL INDICADOR

AMeta 90%

% de los proyectos obtengan satisfacción total del cliente (SCV)

(Número de proyectos con calificación de satisfacción del cliente SCV[1] en el periodo de evaluación* / Número total de proyectos concluidos en el periodo de evaluación*) *100

Nota: Cuando el cliente no conteste por escrito, el Director de División estimará la calificación.

BMeta 105% Eficiencia presupuestal[2] (Relación de costo real / Costo presupuestado) *100

CMeta 90% Índice de facturación (Facturación real / facturación programada) * 100

DMeta 90% Terminación oportuna de proyectos

(Número de proyectos que terminan en, o antes, de la fecha programada[3] / Número de proyectos que deberían haber terminado a la fecha de evaluación) * 100

PONDERACIONES %CALCULO DE LA EFICACIA DEL

PROCESO

Ponderación de la satisfacción del cliente (PSC) 40

Eficacia GP = PSC* (A / meta de A) + PEP * (B / meta de B) + PIF * (C / meta de C) + PTO *

(D / meta de D)

Ponderación del índice de eficiencia presupuestal (PEP) 20

Ponderación del índice de facturación (PIF) 20

Ponderación de la terminación oportuna de proyectos (PTO) 20

Nota: Los valores específicos para las metas relacionadas con los indicadores, son definidas por la alta dirección.

MEDICIÓN DE EFICACIA DEL PROCESO:



5

COMPETENCIA DE LOS RECURSOS HUMANOS:

DIRECTOR DE DIVISION:

- Doctorado en alguna disciplina técnica, científica o preparación y experiencia equivalentes- Haberse desempeñado como investigador autónomo- Experiencia mínima de 10 años en dirección de grupos de investigación- Experiencia en administración de recursos humanos, materiales y financieros- Capacidad para hacer presentaciones, tanto técnicas como de divulgación- Liderazgo

GERENTE

- Maestría en alguna disciplina técnica o preparación y experiencia equivalentes- Facilidad para hacer presentaciones técnicas- Habilidad para dirigir personal técnico- Experiencia mínima de 5 años en actividades de investigación o de ingeniería- Contar con publicaciones nacionales e internacionales de prestigio

JEFE DE PROYECTO:

- Grado de licenciatura o superior- Experiencia de haber dirigido al menos un proyecto o haber tomado el curso de dirección de

proyectos- Especialidad relacionada con el proyecto - Más de 40 horas de capacitación en los métodos de administración de proyectos en el IIE

INVESTIGADORES Y TÉCNICOS:

- Las competencias específicas se definen en la propuesta desarrollada para cada proyecto (F-01/P-COC-008)

RESPONSABLE DEL PROCESO

- Conocimiento de la norma ISO9001:2000 - Tener estudios formales a nivel postgrado, equivalentes al menos a un semestre en

administración de proyectos- Experiencia mínima de dos años como director de una división técnica



6

AUTORIDADES:

- Proponer al director ejecutivo la integración del grupo de trabajo del proceso.

- Convocar a reuniones del grupo de trabajo.- Convocar a los directores de división para la definición de acciones

correctivas donde se detecten desviaciones en el desempeño.- Solicitar información complementaria para el cálculo de los indicadores

e índices de desempeño de todas las áreas técnicas del IIE.- Autorizar las propuestas de cambio del proceso para presentarlas al

comité de calidad.

RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES DEL RESPONSABLE DEL PROCESO:

RESPONSABILIDADES:

- Dirige las reuniones de su grupo de trabajo.- Revisa periódicamente el proceso y propone al Comité Operativo de

Calidad y al Comité de Calidad las mejoras.- Presenta al Comité de Calidad las propuestas de modificaciones al

proceso ya consensuadas con los RP de los procesos afectados.- Da seguimiento a la atención de las no conformidades detectadas en

las auditorías o en el seguimiento del proceso.- Mide la eficacia del proceso.- Coordina la definición de acciones correctivas y preventivas para

mejorar el desempeño del proceso.- Estima la capacidad del proceso.



7

PUNTOS DE CONTROL DEL PROCESO EN EL AMBITO INSTITUCIONAL:

Puntos de Control Indicadores Método de cálculo o medición PeriodicidadProporciona la

informaciónCalcula los indicadores

Documentos de referencia

1Informes de avance

SPI (Índice de avance físico)

CPI (Índice de eficiencia en el costo)

SPI = Avance físico real / Avance físico programadoAvance financiero = Egreso / Presupuesto

CPI = SPI / Avance Financiero

Trimestral Jefe de Proyecto

Gerencia de Evaluación del

Desempeño (GED)

I-DE-006 Instrucción

para la elaboración de

informes trimestrales

2Evaluación preliminar de los proyectos

Índice preliminar de satisfacción del cliente

Índice preliminar de resultados económicos

Proyectos con aceptación total / Proyectos terminados

Presupuesto ejercido / Presupuesto programado (Para proyectos terminados)

TrimestralGerentes y

Directores de División


Desempeño (GED)

I-DE-004 Elaboración y autorización

del informe de proyecto concluido

3

Indicadores preliminares de eficacia del proceso (el periodo de evaluación es del 1ero. de enero a la fecha de evaluación)

% de los proyectos obtengan satisfacción total del cliente (SCV)

Núm. de proyectos con SCV en el periodo de evaluación / Núm. total de proyectos concluidos en el periodo de evaluación

TrimestralAsistente de la

dirección ejecutiva


Desempeño (GED)

I-DE-003 Envío y

Recepción del Cuestionario

de Evaluación de Proyectos por parte del

Cliente

Eficiencia presupuestal(Relación de costo real / costo presupuestado ) *100

TrimestralGerentes y

Directores de División


Desempeño (GED)

Sistema de información

presupuestal

Índice de facturaciónFacturación real / Facturación programada

TrimestralDirector de

administración y finanzas

Director de administración

y finanzas

Sistema de información

presupuestal

Terminación oportuna de proyectos

(Número de proyectos que terminan en, o antes, de la fecha programada / Número de proyectos que deberían haber terminado a la fecha de evaluación) * 100

Trimestral Jefe de Proyecto


Desempeño (GED)

P-COC-007

NOTA: El resultado de la medición de los indicadores de los puntos de control debe, cuando proceda, generar la aplicación de correcciones, acciones correctivas o acciones preventivas



8

Cliente Otros Procesos IIE GG DD DE

AUTORIZA?

NO

SI

PLA

NEA

CIÓ

N D

E LA

GES

TIÓ

N D

E PR

OYE

CTO

S


CARTERA DE PROYECTOS VIGENTE

REALIZA LA PLANEACIÓN DE LOS PROYECTOS

RECURSOS HUMANOS

PLANES DE DESARROLLO INDIVIDUAL (Investigadores)

REDISTRIBUCIÓN DE RECURSOS 1

NECESIDADES DE INFRAESTRUCTURA

NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

REVISA Y APRUEBA LAS NECESIDADES DE

INFRAESTRUCTURA

AJUSTA LAS NECESIDADES DE

INFRAESTRUCTURA



13

FORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

LINEAMIENTOS PARA LA PLANEACIÓN DETALLADA Y EJECUCIÓN DE PROYECTOS

ALTA DIRECCIÓN

LINEAMIENTOS Y ACCIONES PARA MEJORAR LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y PARTES INTERESADAS

METAS, INDICADORES Y LINEAMIENTOS

INFORMACIÓN DE LA OCUPACIÓN DEL PERSONAL



9

Cliente Otros Procesos IIE JP GG DD GED DE

FOR

MA

LIZA

CIÓ

N

AUTORIZA?NO SI

VERIFICA LA DOCUMENTACIÓN DEL

PROYECTO

PLA

NEA

CIÓ

N D

EL P

RO

YEC

TO



ELABORA O ACTUALIZA LA DOCUMENTACIÓN DEL

PROYECTO

ANEXO TÉCNICO

AUTORIZA LA DOCUMENTACIÓN DEL

PROYECTO

REGISTRO DE ALTA DEL PROYECTO



CORRECTA?NO

SI

AUTORIZA EL PROYECTO

REVISA Y APRUEBA LA DOCUMENTACIÓN

DEL PROYECTO

APRUEBA? SI

RECIBE EL REGISTRO AUTORIZADO Y EN SU

CASO SOLICITA AMPLIACIÓN DE TECHO

PRESUPUESTAL

NO

REGISTRO DEL PROYECTO AUTORIZADO

RECURSOS HUMANOS

INFORMACIÓN DE LA OCUPACIÓN DEL

PERSONAL

2


CONTRATO FIRMADO O EN TRÁMITE



1

ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL Y CONTROL



10


ASIGNA RECURSOS A ACTIVIDADES

SI¿RECURSOS HUMANOS

SUFICIENTES?

NO¿CAPACITACIÓN

ESPECÍFICA PARA EL

PROYECTO?RECURSOS HUMANOSFORMACIÓN Y

CONTRATACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

EJEC

UC

IÓN

4

NO

SIRECIBE NOTIFICACIÓN DEL

BIEN NO ADECUADO

SI

¿BIENES ADECUADOS?

NO

INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE

TRABAJO

AMBIENTE FAVORABLE DE TRABAJO (SUMINISTROS Y

SERVICIOS)

REQUIERE SUMINISTROS Y SERVICIOS?

EJECUCIÓN DE OBRAS Y MANTENIMIENTO

ELABORA SOLICITUD DE SUMINISTROS Y SERVICIOS

ELABORA SOLICITUD DE RECURSOS HUMANOS

SOLICITUD DE RECURSOS HUMANOS

SOLICITUD DE SUMINISTROS Y

SERVICIO

NO

SI

PERSONAL COMPETENTE

3

3

BIENES PROPIEDAD DEL CLIENTE

ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS EXTERNOS


2

9

¿SUMINISTROS Y SERVICIOS

CONFORMES?

SI

NO



11REV

ISIÓ

N D

E PR

OD

UC

TOS

DEFINE CORRECCIÓN, ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA

ACCIONES A TOMAR

¿EXISTEN DISCREPAN-

CIAS?

RECIBE EL PRODUCTO

PRODUCTO LIBERADO

SI

6

NO

REVISA EL PRODUCTOPRODUCTO REVISADO

¿AUTORIZA?

NO

SI

7

Cliente Otros Procesos IIE GG JP INV.

E J

E C

U C

I Ó

N

¿HAY DISEÑO? NO

SI

DESARROLLO DEL PRODUCTO

PRODUCTO ESPECÍFICO Y DOCUMENTACIÓN

8

AUTORIZA NO

INFORMACIÓN DE AVANCE

7

VALIDACIÓN E INFORME FINAL (EN SU CASO)

ELABORA INFORME DE AVANCE

INFORME DE AVANCE

SI

REVISA Y APRUEBA EL INFORME DE AVANCE

APRUEBA?NO

GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTO


CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORMEPRODUCTO NO CONFORME

¿SE LIBERA?SI

NO

REVISIÓN, VERIFICACIÓN Y VALIDACIÓN DEL DISEÑO

REGISTROS

ELABORA EL DISEÑO DISEÑO

CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN

1

5

4

SI



12

Cliente Otros Procesos IIE DD GG JP

SEG

UIM

IEN

TO D

EL P

RO

YEC

TO

6

REVISA CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO

SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO

AVANCE EN EL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO

¿100%?

NO

SI

9

¿SE CUMPLEN

CONDICIONES DE PAGO?

SI

AJUSTAR PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

REPROGRAMACIONES

¿MODIFICACIÓN DE MONTO O

PLAZO?

NO

SI

SOLICITA MODIFICACIÓN AL CONTRATO O UN NUEVO CONTRATO

CAMBIOS DE ALCANCE, MONTO O PLAZO


DEFINICIÓN

SOLICITUD DE FACTURACIÓN Y ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE

INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE


¿ AJUSTES A LA PROGRAMA-

CIÓN?

NO

SI

AUTORIZA ORDEN DE FACTURACIÓN


8

ELABORA ORDEN DE FACTURACIÓN

VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO

ORDEN DE FACTURACIÓN

ANEXO TÉCNICO ACTUALIZADO

10NO



13


VERIFICA LA BAJA DEL PROYECTO

CIE

RR

E D

EL P

RO

YEC

TO

¿CORRECTA?NO

SI AUTORIZA LA BAJA DEL PROYECTORECIBE EL REGISTRO

DE BAJA DEL PROYECTO

AUTORIZADO

REGISTRO DE BAJA DEL PROYECTO AUTORIZADO

ELABORA INFORME Y REGISTRO DE BAJA

SI

REVISA Y APRUEBA EL INFORME

APRUEBA?NO



FIRMA REGISTRO

TRÁMITE DE BAJA DEL PROYECTO

10

REVISA EL INFORME Y EL REGISTRO DE BAJA

DEL PROYECTO

AUTORIZA? NO

SI

REGISTRO DE BAJA DEL PROYECTO

REGISTRO DE BAJA DEL PROYECTO

12

INFORME DE PROYECTO CONCLUÍDO 11

ALTA DIRECCIÓN





14

Cliente Otros Procesos IIE RP GG DD GED DEA

NÁ

LISI

S D

E R

ESU

LTA

DO

SIN

TEG

RA

CIÓ

N Y

EVA

LUA

CIÓ

N D

E R

ESU

LTA

DO

S

12

INTEGRACIÓN Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS

EVALUACIÓN PRELIMINAR DE LOS PROYECTOS

INDICADORES DE EFICACIA DEL PROCESO

RECURSOS HUMANOS

INTEGRACIÓN Y SEGUIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS

ANÁLISIS DE RESULTADOS

IDENTIFICA TENDENCIAS

¿HAY DESVIACIONES?

ACCIONES Y PROPUESTAS DE MEJORA

CORRECCIONES, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

13

NO

SI

PARÁMETROS DE DESEMPEÑO DEL PROCESO

ALTA DIRECCIÓN


ESTADO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

PROPUESTAS DE MEJORA AL SIGC

INFORMACIÓN SOBRE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

ALTA DIRECCIÓN

INFORMES DE AUDITORÍAS

3

ANÁLISIS DE RESULTADOS A NIVEL GERENCIA Y DIVISIÓN

ANALIZA INDICADORES

5

11

2

INDICADORES PRELIMINARES DE EFICACIA DEL PROCESO



15

DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO:

Actividad Documentos aplicables ResultadoRegistros (R) / Evidencias (E)

Requisito del MIGC que se cumple con

esta actividad

PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS:

Elaborar la planeación de la gestión de los proyectos

•Redistribución de recursos

•Lineamientos para la planeación detallada y ejecución de proyectos

•Necesidades de infraestructura

•Necesidades de capacitación •Detección del reforzamiento de personal

(E) F-02/P-COC-007 Anexo técnico (actualizado)

(E) Solicitudes de presupuestos de inversión

(E) Plan estratégico gerencial

6



16




esta actividad

PLANEACIÓN DEL PROYECTO:

Elaborar o actualizar la documentación del proyecto

P-COC-007 Procedimiento para la planeación, formalización y baja interna de los proyectos

Anexo técnico del proyectoRegistro de proyecto

(R) F-02/P-COC-007 Anexo técnico

(E) F-01/P-COC-007 Registro de proyecto (alta)

7.1 7.3.1

7.5.3

Revisar y aprobar la documentación del proyecto

Registro firmado por el gerente

Autorizar la documentación del proyecto

Registro firmado por el DD



17




esta actividad

FORMALIZACIÓN (VERIFICACIÓN Y AUTORIZACIÓN):

Verificar la documentación del proyecto

P-COC-007 Procedimiento para la planeación, formalización y baja interna de los proyectos

Documentación del proyecto verificada y con antefirma del gerente de la GED

(E) Registro de alta del proyecto con acuse de recibo de la GEDo solicitud de correcciones a la DD

7.1

7.3.1

7.5.3

Autorizar el proyecto

Firma de autorización del DE

(R) F-01/P-COC-007 Registro de proyecto (autorizado por el Director Ejecutivo)

Recibir el registro autorizado y en su caso solicitar ampliación del techo presupuestal

Registro autorizado por el DECalendario de egresos entregado al Departamento de Presupuestos

(E) F-01/P-COC-007 Registro de proyecto (acuse de recibo del Departamento de Presupuestos)



18




esta actividad

EJECUCIÓN:

Asignar recursos a actividades para la ejecución del proyecto

Actividades, documentos y recursos específicos establecidos para el producto.

(E) F-02/P-COC-007 Anexo técnico

7.1

Comunicación a todos los involucrados sobre las actividades a realizar en el proyecto y su contribución a los objetivos de la calidad

(E) Comunicación a los involucrados en el proyecto sobre las actividades a realizar y su contribución a los objetivos de la calidad

6.2.2 (d)

Elaborar solicitud de recursos humanos

P-AJ-002 Contratación de servicios profesionales

P-RL-008 Procedimiento para la contratación de personal no sindicalizado

Descripción de las competencias requeridas

(E) F-01/P-AJ-002 Contrato de prestación de servicios profesionales

(E) F-01/P-RL-008 Presentación de candidatos

6.2.2 (a)

Elaborar solicitud de suministros y servicios

P-RM-101 Procedimiento para adquisiciones

RequisicionesSolicitudes de servicio

(E) Solicitud de compra

6.37.4

P-RM-004 Reservación y adquisición de boletos de avión

(E) F-01/P-RM-004 Reservación de boletos de avión

P-RM-008 Préstamo de vehículos oficiales y apoyo con chofer

(E) F-01/P-RM-008 Revisión de Rutina de Vehículos Oficiales

P-COC-015 Elaboración, ejecución y seguimiento de los programas anuales de capacitación por áreas

(E) Programa de capacitación del área



19




esta actividad

EJECUCIÓN (Continuación):

Recibir suministros y servicios

P-RM-101 Procedimiento para adquisiciones

Recepción de suministros y servicios

(E) Nota de recepción (almacén)

7.4

P-COC-011 Procedimiento para controlar los bienes suministrados por el Cliente

(E) F01/P-COC-011 Registro para la verificación del bien suministrado por el cliente

(R) Notificación al cliente de cualquier bien de su propiedad que se pierda, deteriore o que de algún modo se considere inadecuado para su uso

7.5.4

Elaborar el diseño

M-DE-001Manual Institucional de Gestión de la Calidad (MIGC) oDocumento particular de diseño de cada área

Diseño elaborado (R) Elementos de entrada para el diseño y desarrollo

7.3.2

Modificar el diseño y controlar los cambios

Diseño modificadoControl de cambios del diseño

(R) Documento de diseño modificado revisado y autorizado por el jefe de proyecto

7.3.6

Revisar, verificar y validar el diseño

Cambios, modificaciones o aprobación

(R) Documento de revisión del diseño

(R) Documento de verificación del diseño

(R) Documento de validación del diseño

7.3.37.3.47.3.5



20




esta actividad

EJECUCIÓN (Continuación):

Desarrollar el producto

Procedimiento o instrucción de cada gerencia, según tipo de producto

Productos específicos y documentación

Información de avance

(E) Productos específicos y su documentación

(E) Documentos que evidencian el avance del proyecto

7.5

Documentos de calibración o verificación de los equipos e instrumentos de medición de las áreas

(E) Documento que contenga las instrucciones para la calibración y los resultados

(E) Documento que demuestre la validez de los resultados previos cuando los equipos e instrumentos de medición no se encuentren conforme a los requisitos

(E) Certificado de calibración o documento de verificación del equipo

7.6

Elaborar informe de avance

I-DE-006 Instrucción para la elaboración de informes trimestrales

Informe de avance según términos del contrato

Informe de avance trimestral

Informe de proyecto que se reporta al comité técnico operativo

(E) Informe de avance

(E) F-01/I-DE-006 Informe trimestral de proyecto

(E) Informe de proyecto que se reporta al comité técnico operativo

8.1 (a)

Revisar y aprobar el informe de avance

Informe de avance aprobado Informe de avance trimestral aprobado

(E) Informe de avance revisado y aprobado


8.1 (a)



21




esta actividad

REVISIÓN DE PRODUCTOS:

Revisar el productoDocumentos de inspección y prueba de las áreas

Aprueba el producto o solicita modificaciones

(E) Constancia de revisión o prueba

7.5.38.2.4

Liberar el producto Producto liberado(E) Documento de liberación de producto

8.2.4

Entrega del producto al cliente

M-DE-001Manual Institucional de Gestión de la Calidad (MIGC)

Producto entregado

Constancia de aceptación o discrepancia firmada con estimación para facturar (producto parcial)

(R) Registro de validación de actividades de producción y prestación del servicio donde los productos resultantes no puedan verificarse mediante actividades de seguimiento y medición

(R) Constancia de aceptación del producto o su equivalente

7.5.2

8.2.4

Controlar el producto no conforme

P-COC-009 Procedimiento para el control de producto no conforme

Producto no conforme controlado

(R) F-02/P-COC-009 Control de producto no conforme

8.3

Definir la corrección, acción correctiva o preventiva


Implementación de correcciones, acciones correctivas o preventivas

(R) F-01/I-DE-006 Informe trimestral de proyecto 8.5.2



22



Requisito del MIGC que se

cumple con esta actividad

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO:

Seguimiento del cumplimiento del contrato


Avance en el cumplimiento del contrato


(E) Documentación de soporte para solicitar facturación (estimaciones, actas, minutas, reportes de avance)

7.5.17.5.38.2.4

Ajustar planificación del proyecto

P-COC-007 Procedimiento para la planeación, formalización y baja Interna de los proyectosI-DE-006 Instrucción para la elaboración de informes trimestrales

Programa de actividades actualizado

Anexo técnico actualizado

(E) F-02/P-COC-007 Anexo técnico (actualizado)(E) F-01/I-DE-006 Informe trimestral de proyecto

7.1

Solicitar modificaciones al contrato o un nuevo contrato

P-AJ-001 Procedimiento para la formalización de diversos servicios con C.F.E.

P-AJ-005 Procedimiento para la formalización de diversos servicios con LyFC

P-AJ-006 Procedimiento para la formalización de diversos servicios con CAPUFE

P-AJ-007 Formalización de diversos servicios de ingresos para el IIE

P-DT-001 Trámite y seguimiento de las oportunidades, solicitudes y contratación de proyectos con PEMEX

Solicitud de modificación al contrato

(E) Solicitud por escrito de elaboración o revisión del contrato

7.2.2



23




esta actividad

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO (Continuación):

Solicitar la facturación y entregar la documentación de soporte

P-RF-006 Elaboración de facturas

P-RF-153 Facturación interna de subcontratos internos

Solicitud de orden de facturación con documentación de soporte (estimaciones, actas, minutas, reportes de avance, copia de las hojas del contrato que contienen los requisitos de pago)

(E) Solicitud de orden de facturación externa con documentación de soporte

(E) Orden de facturación externa autorizada

(E) F-01/P-RF-153 subcontratos internos

(E) F-02/P-RF-153 Cargo a la Aportación de CFE

7.2.3

Elaborar la orden de facturación

Orden de facturación

Autorizar la orden de facturación

Orden de facturación firmada

Verificación del cumplimiento del contrato

M-DE-001Manual Institucional de Gestión de la Calidad (MIGC)

Acta de entrega – recepción (producto final)

(R) Acta de entrega-recepción o su equivalente

8.2.4

Enviar acta de entrega-recepción

I-DE-003 Envío y recepción del cuestionario de evaluación de proyectos por parte del cliente

Inicio del tramite de envío del cuestionario al cliente

(E) F-0/I-DE-003 Oficio para enviar cuestionario al cliente.(E) F-02/I-DE-003 Formato para la evaluación por el cliente.

8.2.1



24




esta actividad

CIERRE DEL PROYECTO:

Elaborar el informe final del proyecto

I-DE-004 Elaboración y autorización del informe de proyecto concluido

P-COC-007 Procedimiento para la Planeación, Formalización y Baja Interna de los Proyectos

Informe final del proyecto

(E) Informe final del proyecto

8.2.4, 8.4

Revisar y aprobar el informe final del proyecto

Informe final del proyecto aprobado

Elaborar el informe de proyecto concluido

Informe de proyecto concluido(R) F-01/I-DE-004 Informe de proyecto concluido

Realizar el trámite de baja de proyecto

Registro de baja del proyecto(E) F-01/P-COC-007 Registro de proyecto (baja)

Revisar y autorizar el registro de baja del proyecto

Documentos autorizados

(E) F-01/P-COC-007 Registro de proyecto (baja)(acuse de recibo de la GEDo solicitud de correcciones a la DD)



25




esta actividad

INTEGRACIÓN Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS:

Integración de resultados

Indicadores de eficacia de los procesos

(E) Evaluación de los indicadores

8.4

Parámetros de desempeño del proceso

(E) Evaluación de los parámetros de desempeño

Evaluación preliminar de los proyectos

(E) Tabla de evaluaciones de proyectos concluidos



26




esta actividad

ANÁLISIS DE RESULTADOS:

Análisis de resultados

Identificación de desviaciones en el cumplimiento de metas (E) Minutas de reuniones

con gerentes o acuerdos individuales

8.2.48.5.2

Análisis de acciones

P-COC-010 Procedimiento para Acciones correctivas y preventivas

Correcciones, acciones correctivas o preventivas

Estado de acciones correctivas y preventivas

Propuestas de mejora al SIGC

(R) F-02/P-COC-010 Planteamiento de la acción correctiva y preventiva

(R) F-03/P-COC-010 Seguimiento y evaluación de la acción correctiva y preventiva

(E) F-01/P-COC-010 Estado de acciones correctivas y preventivas.

(E) Relación de mejoras propuestas

GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 1 INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO GESTIÓN DE...

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