Gestión de Proyectos

Octubre de 2016

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Esta presentación ha sido elaborada con base a las siguientespresentaciones:

- El ABC de Gestión de Proyectos Estratégicos. CAPTAC-DR, 2013.

-Gerencia de Proyectos. FEPADE. 2016-Gestión de Indicadores. FEPADE 2016

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Referencias

- Plan Quinquenal de Desarrollo El Salvador Productivo, Educado y Seguro 2014 - 2019. Secretaría Técnica y de Planificación de la Presidencia. Enero 2015.

- Plan Estratégico Institucional 2015 – 2019. Ministerio de Hacienda. Mayo2015.

- Plan Operativo Anual de la Dirección General de Impuestos Internos 2016,Edición 02. Unidad de Planificación, Junio 2016.

- Plan Anual de Fiscalización 2016. DGII. Edición 02. Unidad de Selección deCasos. Julio 2016.

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Referencias

- Sistema Integrado de Gestión de la CalidadMacroproceso Gestión Estratégica, subproceso Direccionamiento Estratégico

- Macroproceso de Gestión Estratégica- Doc. Compartidos-Ficha de Proceso- Portal web del Ministerio de Hacienda.

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Tema 1: Gestión de

Proyectos

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Índice

1. Definiciones

2. Etapas de un Proyecto

– Planeación del Proyecto– Programación del proyecto– Ejecución del proyecto– Control del proyecto– Cierre del proyecto

3. Factores de éxito en un Proyecto

4. Lecciones aprendidas

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1. Definición de Proyecto

Es una combinación de recursos (humanos y no

humanos) reunidos en una organización temporal

para alcanzar un objetivo específico.American Management Institute

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva

a cabo para crear un producto, servicio o

resultado único.Guía PMBoK del PMI*

8

1. Definición de Proyecto

9

1. Definición de Proyecto

Un proyecto es una intervención temporal mediante lacual la institución amplía su capacidad operativa ytécnica para el logro de los objetivos estratégicos y dedesempeño, definidos en el fundamento estratégicoinstitucional. (PEI 2015-2019, Pág. 39)

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Alineación a los Instrumentos de Planificación Pública

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Proyectos a ejecutarse en el PEI 2015-2019

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Antes de iniciar un proyecto…

Es de saber que un proyecto es algo que…

Consume recursos

Incrementa el volumen de trabajo

Demanda mayor coordinación entre áreas

Afecta la vida de las personas

Tiene un tiempo de realización

Tiene objetivos determinados

Resuelve una o varias necesidades

Requiere factibilidad económica

Puede ser una parte de un Programa

…

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1. Definición de ProyectoUn proyecto es crítico cuando, además de lo anterior:

Desafía la situación actual

Incluye puntos de innovación radical

Existe incertidumbre

Requiere de administrar grandes cambios

Genera rompimiento de paradigmas

Incrementa la frecuencia e intensidad de conflictos

…

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1. Definición de ProyectoQué es Administración, Dirección o Gerencia de Proyectos

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1. Definición de ProyectoAdministración efectiva de proyectos

Técnica Arte

16

1. Definición de ProyectoLa administración efectiva de proyectos es una combinación armoniosa de:

TÉCNICA

Procesos

Calidad

Cronogramas

Presupuestos

Requerimientos

Controles

Informes

Regulaciones

…

ARTE

Liderazgo

Motivación del equipo

Relaciones entre áreas

Gestión de partes interesadas

Negociaciones

Trabajo en equipo

Comunicación

Gestión del cambio

…

Ver “Áreas de Conocimiento” y “Procesos” según el PMI

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1. Definición de ProyectoTipos de proyectos - según sus relaciones

Dependientes

Su realización depende de otras inversiones . Son proyectos complementarios se evalúan en conjunto

Ejemplo: Fortalecimiento de la Fiscalidad Internacional---Fortalecimiento del Control y Fiscalización.

Fortalecimiento del Sistema de Selección y Gestión de Casos a Fiscalizar ---Fortalecimiento del Control y Fiscalización.

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1. Definición de ProyectoTipos de proyectos - según sus relaciones

Independientes

Se realizan sin afectar a otros proyectos. Dos proyectos independientes podrían: hacer ambos, sólo uno o ninguno

Ejemplo: “Desarrollo de un Sistema de Subastas OnLine para la DGA”, y “Construcción y equipamiento de las nuevas instalaciones del paso fronterizo El Amatilloen el Departamento de la Unión”.

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1. Definición de ProyectoGestión de Portafolio de Proyectos

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1. Definición de ProyectoTipos de proyectos - según sus relaciones

Mutuamente excluyentes

Son proyectos opcionales: Hacer uno impide el otro.

Ejemplo: “Sistema de Gestión de Colas”, o “Programa de capacitación del personal en Servicio al Cliente”.

“Gestión Documental (Oficina sin Papeles)”, o“Adquisición de Inmuebles para ControlDocumentario”.

21

1. Definición de ProyectoLa Triple Restricción y sus implicaciones

CALIDAD

Alcance

22

1. Definición de ProyectoLa Triple Restricción y sus implicaciones

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1. Definición de ProyectoFactores que afectan la administración de proyectos

Cambios de

productos, servicios

y procesos

Comunidad

de

beneficiarios

Condiciones de

la organización

Ambiente

cultural

Contexto operativo

y estratégico Programa Costo

Calidad

Sistema de Admon.

de Proyectos

Fenómenos

Naturales

Marco Legal,

Gobierno, otras

organizaciones

Otros

programas y

Proyectos

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1. Definición de ProyectoCausas de errores en proyectos*

1. Los objetivos no están claramente definidos.

2. El equipo no está comprometido con el proyecto.

3. Gestión inadecuada.

4. Falta de confianza entre los involucrados

5. Los responsables del proyecto carecen de habilidades de integración.

6. Resolución demasiado lenta de los problemas.

7. Falta de comunicación entre los involucrados

8. Equipos débiles o seleccionados incorrectamente.

* Fundamentos del managment del diseño, Kathryn Best (2010) según Brinkoff y Ulrich25

1. Definición de Proyecto

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2. Etapas o Ciclo de Vida de un Proyecto

Mmmm

xxx

27

2. Etapas de un ProyectoInteracción de Procesos en un Proyecto

28

2. Etapas de un ProyectoGrupos de Procesos según el PMI

Mmmm

xxx

29

Se controla Ejecución vrs. planificación Replanifica Cambios Se aceptan todos

los entregables

Ciclo de Gestión de Proyectos

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31

Entusiasmo

Desilusión

P Á N I C O

Búsqueda del culpable

Castigo del inocente

Reconocimiento a los no involucrados

Fases Típicas de un Proyecto

2. Etapas de un Proyecto/Planeación2.1 Objetivos de un Proyecto

Mmmm

xxx

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2. Etapas de un Proyecto/Planeación2.1 Objetivos de un Proyecto

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Objetivos Estratégicos

Objetivos del Desempeño

Objetivos del Proyecto

Etapas de un Proyecto/Planeación 2.2. Objetivos de un Proyecto

Deben ser consistentes con los planes, políticas y procedimientos de la organización

Específicos hasta donde sea posible (no generales)

No demasiado complejos

Medibles, tangibles y verificables

Retadores, pero no en exceso

Realistas

Dentro de los límites de los recursos

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2. Etapas de un Proyecto/PlaneaciónContenido mínimo del documento de Formulación del Proyecto

1. Resumen ejecutivo2. Objetivos del proyecto3. Justificación4. Impacto económico y social5. Factibilidad Técnica y Económica6. Factibilidad legal, ecológica, …7. Localización8. Período de realización9. Evaluación financiera (flujos de efectivo, anexos, etc.)10. Capacidad para su ejecución exitosa

o Apoyo requeridoo Elementos técnicos asociados

11. Riesgos relevantes12. Sostenibilidad posterior13. …

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Tipos de Proyecto según experiencia

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Procesos Básicos de la Planeación de Proyectos

Mmmm

xxx

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Información para planeación

La planeación de un proyecto

es más efectiva cuanto más

información necesaria se posea

en sus inicios.

Debería contarse con:Descripción del trabajo a ser realizadoEspecificaciones para todos los recursosInicio, final y programación general del proyectoIdentificación de necesidades y

características especiales del ProyectoIdentificar subcontratosEspecificar tiempos de entregaEstimar el presupuesto globalFactibilidad técnica y económicaEstructura de Desglose del TrabajoEstructura de la organización (Matriz de Responsabilidad –Identificación del personal)…

Un “hito” es un evento claramente verificable y que requiere

verificación antes de poder proseguir con la ejecución del proyecto.38

2. Etapas de un ProyectoProgramación de Proyectos

39

Se colocan las actividades en una secuencia lógica y

factible, respetando el tiempo de duración para cada

actividad.

¿Qué se necesita para identificar todas las actividades necesarias, su secuenciación y su factibilidad de

ejecución?

2. Etapas de un ProyectoProgramación de Proyectos

40

¿Porqué es importante la participación “adecuada” del equipo de trabajo?

Programación de Proyectos

41

La programación incluirá: QUÉ hacer, CÓMO hacerlo, QUIÉN lo hará, CUÁNDO debe hacerse y

CUÁNTO costará.

Programación de Proyectos

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Actividad 9

Actividad 8

Actividad 7

Actividad 6

Actividad 5

Actividad 4

Actividad 3

Actividad 2

Actividad 1

Semana 5Semana 4Semana 3Semana 2Semana 1Actividades

Diagrama de barras (Diagrama de Gantt - 1917)

Diagrama de Redes (Ruta Crítica: Dupont – 1956, PERT: NAVY.1958)

Act. 1 Act. 1 Act. 1

Act. 1 Act. 1

Act. 1

Act. 1

1. Definición de Proyecto

Mmmm

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2. Etapas de un ProyectoEjecución del Proyecto

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"Hay una fuerza motriz más poderosa que el vapor, la

electricidad y la energía atómica: la voluntad” - Albert

Einstein

Procuración de recursos

Contratación

Realización de actividades

El liderazgo es un factor fundamental para la

adecuada ejecución de un proyecto.

Cronogramas

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Expectativas de un equipo acerca de su Líder

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Liderazgo

Que desarrolle sentido de equipo

Actitud técnica

Que capacite a sus subordinados

Que escuche

Trato digno y respetuoso de los demás

Que sea un ejemplo a seguir

Fije e imponga normas de conducta

…

Conductas esenciales de un Líder

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1. Conoce a tu personal y a tu negocio

2. Fija metas y prioridades claras

3. Da seguimiento a las metas

4. Recompensa a quienes hacen las cosas

5. Amplía la capacidad de las personas

Lo indelegable: Tener a las personas adecuadas en los lugares adecuados

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Lo que no se debe hacer

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Cómo elegir un Equipo de Proyecto1

Mantener el equipo lo más reducido posible.

Buscar miembros del equipo que tengan actitudes y comportamientos positivos.

Un equipo diverso puede incrementar la probabilidad de que el proyecto tenga éxito.

La familiaridad permite que el equipo sea productivo con rapidez.

501/ Melymuka, K., “How to pick a project team”

El Equipo colaborador1

1. El Arquitecto: piensa en todas las soluciones posibles para un problema.Evita que se elija la primera idea factible antes de explorar otrasposibilidades.

2. El Moderador: puede mediar en la toma de decisiones. Señala ventajas ydesventajas de cada opción.

3. El Abogado del Diablo: Desafiará las decisiones, forzando a las personas adiscutir y defender sus opiniones.

4. El Tipo de las Grandes Ideas: introduce ideas que otros podrían no haberpensado.

5. El Ancla: se cerciora que el plan de acción propuesto sea factible.

6. La Persona Sociable: comprende al usuario final. Garantiza que elresultado final será algo aceptable al usuario.

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1/ Melymuka, K., “How to pick a project team”

Cómo cambiar la conducta de la gente1

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“Nada más difícil de emprender ni más peligroso de conducir

que tomar la iniciativa en la introducción de un nuevo orden

de cosas, porque la innovación tropieza con la hostilidad

de todos aquellos a quienes les sonrió la situación

anterior y sólo encuentra tibios defensores en

quienes esperan beneficios de la nueva”(Niccoló di Bernardo dei Machiavelli – 1469 a 1527)

La comunicación en proyectos

Según estudio antropológico1, sólo el 7% de lacomunicación entre dos personas se realiza mediantelas palabras.

Composición de la Comunicación: 7% Palabras 38% Voz (entonación, proyección, resonancia, tono, etc.)

55% Lenguaje Corporal (gestos, posturas, movimiento de los ojos, respiración, etc.)

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Sistemas de comunicación y su impacto - ahora

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Control del Proyecto

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El control de un proyecto es el procesode reducir la desviación entre eldesempeño real versus el desempeñoplaneado.

Control de ProyectosSistema de Seguimiento y Evaluación

.

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Control de ProyectosSistema de Seguimiento y Evaluación

- Seguimiento en el SSM (DGII)

- Informe bimensual de Estado de Proyectos Estratégicos (DPEF)

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Sistema de Seguimiento de Metas y Proyectos

Pantallas del SSM

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Sistema de Seguimiento de Metas y Proyectos

Informe bimensual de seguimiento de proyectos(DPEF)

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Origen de los Problemas en los Proyectos

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Funciones del software en la Administración de Proyectos

Apoya la gestión del ciclo de desarrollo del proyecto:

Administración del Tiempo Administración del costo Administración del recurso humano Administración de otros recursos

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Cierre del Proyecto

Pruebas del sistema

Ajustes finales

Verificación del alcance

Capacitar al personal operativo

Transferir materiales

Transferir la responsabilidad

Liberar los recursos

Firma de aceptación a satisfacción

Documentación necesaria para el Proyecto

Reasignar a los integrantes del equipo del proyecto

Liquidación financiera

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3. Factores de éxito en un Proyecto Fuerzas que influyen en el éxito del Proyecto

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Conducción personal, motivación y liderazgo del Gerente del Proyecto y su personal clave

Motivación del equipo de trabajo

Experiencia técnica

Objetivos del proyecto

Recursos financieros necesarios

Apoyo y compromiso del Patrocinador

Apoyo y compromiso de la Dirección

3. Factores de éxito en un ProyectoAcciones del Gerente del Proyecto

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4. Lecciones Aprendidas

Sistematización de Proyectos

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Tema 2: Proyectos PEI

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Índice

1. Definición según PEI

2. Hojas Técnicas de Proyectos

3. Trabajo Grupal

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1. Definición según PEI

…el proyecto es la unidad básica que permite vinculardirectamente la estrategia global con la planeación operativa; esdecir, con el quehacer institucional. Por ello, los objetivos, metasy proyectos contenidos en la estrategia deben convertirse en unPOA. De esta manera, la planificación de las operaciones, es enesencia la base para que la institución logre integrar la estrategiade mediano plazo a las operaciones del día a día. (PEI 2015-2019, Pág. 39)

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2. Hojas Técnicas de Proyectos

Para facilitar la gestión de los proyectos, se ha diseñado la“Hoja Técnica de Proyecto”, la cual contiene una primera partecon información general sobre el nombre del proyecto; ladirección/división responsable; los objetivos estratégicos y dedesempeño a los cuales contribuye el proyecto, procesosasociados y el cooperante que apoya el desarrollo proyecto.Una segunda sección, relacionada con el perfil del proyecto enla que se presenta la información relacionada con lajustificación, los objetivos, productos, beneficiarios y montototal del proyecto. En la tercera y cuarta parte se identifican elCronograma general de actividades y los riesgos asociados alproyecto.

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2. Hoja Técnica de Proyectos

- Formatos de las HTP´s- Explicación del contenido- Ejemplos de HTP’s de proyectos de la DGII

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3. Trabajo Grupal

- Crear un Proyecto para la DGII- Completar los apartados correspondientes de la Hoja Técnica

de Proyectos (HTP) a proporcionar

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Muchas gracias!

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