Gestión del tiempoControl del estrés

Plan de Formación

• Método para recopilar tareas y gestionarlas de forma que podamoshacerlas todas en su momento exacto sin agobios.

• Es un profundo cambio de hábitos en una organización.

• Un flujo de cuatro pasos a seguir de forma estricta.

• Significa un antes y un después en la gestión de tus tareas.

• Es un medio para organizarnos mejor y nunca debe ser un estorbo odistracción para la actividad que estamos haciendo.

• Poseer alguna aplicación capaz de sincronizar.

• Paciencia: no desesperes, persiste y lo conseguirás.

¿Qué necesito para empezar?

• Conocer la metodología. Es totalmenteimprescindible seguir estrictamente elflujo de los cuatro pasos.

Los cuatro pasos fundamentales

•Captura… y sigue trabajando.

Cuando surge una nueva tarea debemos capturarla ydirecta al Inbox e inmediatamente volver a laactividad que estábamos haciendo.

•Utiliza una herramienta de captura fácil.

Utilices lo que utilices, asegúrate de poder acceder aél para añadir las tareas de forma muy rápida y muycómoda.Este punto condiciona en gran medida la “fluidez”del método.

Utilizar una única herramienta de recopilación.

•Captura… y olvídate de momento.

“Tener controladas” las tareas sin tener que estarpensando en ellas.Una vez capturada la tarea, hay que eliminarla de lacabeza. No procesarla, no pensar que hacer con ella, nada.

• “Improvisa” con los 2 minutos.

Este paso se puede realizar aquí o en la ORGANIZACIÓN.Si no estás desempeñando una tarea importante y surgeuna tarea que se puede completar en menos de 2 minutos,se hace inmediatamente y no se recopila.

•Procesa por completo tu Inbox.

Trata todas las tareas bien desde un principio,procésalas de “un tirón” y vacía tu Bandeja deEntrada. Si requieren acción delégala o asígnala acarpeta y sino elimínala o archívala.

•Procesa ágil, toma decisiones rápidas.

Recuerda la importancia de hacer que todas las fases del GTD sean muy ágiles, eso hará que el método sea una ayuda real y no una carga.

Tomar la decisión de qué hacer con las tareas tiene que ser un proceso muy dinámico.

•Aíslate de las distracciones.

Aíslate, elimina cualquier foco de distracciones yprocura estar concentrado. Resultará ser un procesomás sencillo y terminaras antes.

•Practica la «regla de los 2 minutos»

Es uno de los pequeños-grandes secretos de laProductividad diaria.Es una de las grandes responsables de que podamosdecir cosas como “ahora los días me cunden más”.

•Cuida las tareas que van a “Próximo”.“Próximo” es una lista de acciones que vas a hacer.Cerciórate de que es una tarea que debe hacerse ycompletarse próximamente.

¿Realmente es urgente de verdad?¿Es importante de verdad?¿Voy a hacer y completar de verdad esa tarea?

•No multipliques las carpetas de“Proyectos”.La simplicidad debería guiar siempre nuestraProductividad y nuestro método de organización nopuede ser una excepción.Mantener un número reducido de proyectos haráque el método esté a tu servicio y no al revés.

Organiza por carpetas lo asignado anteriormente.Carpeta: PróximoCarpeta o Carpetas: ProyectoCarpeta: En EsperaCarpeta: Algún día

•Sacrifica las lista “En Espera”, si no lanecesitas.Prescindiendo de la carpeta En Espera puedes ganar simplicidad, rapidez y claridad.

•Que el “Algún día” no fomente laProcrastinación.Tareas que no tienen fecha de ejecución específica o que engrosan la lista de las que queremos hacer en algún futuro. Ni la pereza ni la molestia de acometer una tarea importante pueden ser criterios que decidan si una tarea va a “Algún día”.

•Fija un momento para la revisión.

Marca un momento específico e ineludible parahacer la Revisión. Una de las claves es no saltártelanunca y hacerla de forma regular y periódica.

•Revisión ágil y diligente.

Recuerda, la prioridad la marca la importancia de latarea. Hay que diferenciar entre el “tengo”, “debo” y“puedo”.Abarrotar tu lista de “Próximo” con tareas que tienesque completar no te hará ni más productivo ni mejorprofesional.

Chequea el estado de tus tareas y proyectos.

•Localiza y cuida las Tareas Clave.

Márcalas de forma especial y no las pierdas de vista encada Revisión.El método y tus listas tienen que moverse con tustareas.

•Motívate para la Revisión.La Revisión no es una obligación, sino una pieza esencialpara hacer bien tu trabajo. Está ahí para hacer yconseguir cosas.Utiliza una herramienta no sólo eficaz sino divertida.

•Planifica y cuida las Tareas Clave.Habrán ciertas tareas que, si puedes, debes colocaren momentos “estratégicos” que cumplan losiguiente:

Nivel de motivación-energía sean más elevados.Aislarte y concentrarte 100%.Contemplarlas sin dejarlas a medias.

Las Tareas Clave van a tener un impacto positivo yduradero en tu trabajo, de modo que pon lo mejorde ti en ellas.

•Planifica las tareas menores yrepetitivas.Tareas que hay que hacerlas todos los días y querequieren un bajo nivel de atención y concentración.Colocarlas en momentos “estratégicos” donde tú y tuentorno estéis más en consonancia con la relevanciareal de esa tarea.

Último y único objetivo de cualquier método de organización.

•Antes de empezar mira la “foto de tustareas”.La productividad es cuestión de elegir bien.Visualizar, solo durante medio minuto, lo que te va aesperar al día siguiente. Antes de empezar el día yaestarás preparado y te evitará encontrarte sorpresas.

•Si es necesario, sáltate la planificación.Nada es inalterable.Al planificar tenemos una ruta que debemos seguir peroque no hay que seguir, en modo alguno es inalterable.

¿Por qué una aplicación digital?

•Bastaría con una simple hoja de papel sinembargo, muchas de las tareas surgen enel entorno digital.

•La sincronización es útil, conveniente yesencial.

•Existen ciento y cientos de aplicaciones,algunas de ellas: EverNote, Things,Omnifocus, Gmail, Ta-Da, iGTD…

EverNote

Tiene una versión gratuitaVale para Windows y para MacGran integración con los navegadoresSincronización entre máquinas y accesoweb

No está diseñado expresamente paraGTDCon tanta información alrededor puededespistarte

Things

Diseño agradable y fácilDiseñado especialmente para GTDConcentración 100% en tus tareasExiste una versión móvil para Iphone

Sólo disponible para MacEs de pagoSincronización entre no nativaMala integración con otros sistemas

• Es la respuesta automática y natural de nuestrocuerpo ante las situaciones que nos resultanamenazadoras o desafiantes. Nuestro entorno nosexige continuas adaptaciones cierta cantidad deestrés (activación) es necesaria.

• Cuando la respuesta de estrés se prolonga ointensifica en el tiempo, nuestra salud, nuestrodesempeño académico o profesional se puede verafectado.

Estrés profesional

El estrés profesional se puede definir como un conjuntode reacciones nocivas tanto físicas como emocionales queconcurren cuando las exigencias del trabajo no igualanlas capacidades, los recursos o las necesidades deltrabajador.

Cómo afecta el estrés al trabajo

Sin descanso mental ni físico:

Desaparecen :

•Ideas•Motivación•Creatividad•Ilusión•Energía

Y por lo tanto también lo hacen:

•Empresa•Proyecto

Claves para desconectar

1.- Descanso nocturno

•Idea fundamental :no rinde más quien más horas roba alsueño sino quien mejor aprovecha cada hora del día.

• El descanso nocturno es una de las piezas fundamentalesdel día siguiente.

•Revisa tus hábitos de descanso nocturno: ¿Duermo losuficiente para estar al 100%?

Claves para desconectar

2.- Olvida el móvil

•Aléjate del móvil en tu tiempo de desconexión.

•La llamada que esperas la atenderás mucho mejor cuando estés descansado.

Claves para desconectar

3.- Separar descansar y trabajar

•Trabajar en tiempo de descanso nos transmite una falsa sensación de efectividad.

•Debilitamos nuestra energía, nuestra creatividad, nuestra motivación.

•Importante estar descansado cuando tenemos que afrontar el trabajo.

Claves para desconectar

4.- Tómate un respiro

•Si vas a mil, párate a descansar.

•Conviene parar si no te aclaras con lo que estás haciendo debido al estrés.

Claves para desconectar

5.- Ocio entretenido y variado

•Importante aprovechar el fin de semana.

•Buscar actividades divertidas y variadas.

•Evitar la monotonía.

•No llegar al lunes sin haber disfrutado.

Claves para desconectar

6.- No olvides tu hobby

•Hazle un hueco a tu hobby.

•No dejes de hacer tu actividad favorita por el trabajo.

•Intenta realizar tu hobby al menos una vez cada dos semanas.

Claves para desconectar

7.- Diviértete al 200%

•La productividad aumenta si tu descanso y tu disfrute es el máximo.

•Más contento estás, mejor trabajas.

• Inquietud humana en llegar a ser mejor yhacerlo mejor

• Reconocida como la clave para el progreso, eléxito y la supervivencia tanto en el ámbitopersonal como en la empresa.

Primeros pasos para aumentar la productividad

• Definición precisa de la productividadpara tu situación particular

• Recursos sobre los que puedes ejercerun mayor control: El tiempo y tu actitud

•Planificar tareas:Dedicar unos minutos al día a planificar las tareasmás importantes del día siguiente.

•Tareas clave:Empezar el día haciendo una de estas tareas.

•Tareas periódicas:Situarlas en momentos de bajo rendimiento.

•Tareas basura:Parecen importantes pero sólo roban tiempo.

•Herramientas:Anotar las tareas conforme vayan saliendo.

Tareas

•Cerrar el paso al entorno digital y las distracciones.

•Evitar interrupciones, cortando llamadas, pidiendo silencio.

•Trabajar en bloques cortos de tiempo: Técnica Pomodoro

•Concentrarse en terminar las tareas

•Conseguir 1-2 horas de trabajo ininterrumpido

Concentración

Proteger la concentración de interrupciones y distracciones. ¿Cómo?

• Elegir lecturas diarias que me informen y ayuden

• Redes sociales: mantener aquellas que aporten algo. Cortar el acceso a la hora de hacer las tareas.

• Email: Saber usarlo en tu beneficio. Roba mucho tiempo. Destinar momentos fijos para atenderlo.

• Utilizar herramientas para gestionar tareas, datos importantes. Ejemplos:

Información

Evernote: sencillo de usar.Google Docs: aplicación de oficina.Springpad: captura tareas, recordatorios y citas.

Descanso

Ocio personal

Descanso nocturno

Descanso entre tareas

Errores sobre la productividad

Leer, pensar o planificar “no es hacer”.

Intentar llegar a todo: Se trata de decidir y sacrificar, hacer menos cosas pero más importantes.

Ignorar la evaluación continua: Es necesario dedicarse un tiempo a preguntarse: “¿Cómo lo he hecho hoy?”

Subestimar los descansos entre tareas:Ser productivo no significa trabajar más, sino sacar más de tu trabajo.