GESTIÓN MODERNA DE BIENVENIDOS - … · comercial Flexibilidad al ritmo de la ... La calidad de...

GESTIÓN MODERNA DE

COMPRAS Y PROVEEDORES

DE CLASE MUNDIAL

BIENVENIDOS

LA FUNCIÓN DE LAS COMPRAS EN LA LOGÍSTICA MODERNA

SUMINISTROS

PLANTA DE

PRODUCCION

TRANSPORTE

PRIMARIO

•ALMACEN/TO

•MANEJO DE MCIA.

•REEMPAQUE

• PROCESAM. DE

ORDENES.

• MANEJO DE

INFORMACION

TRANSPORTE

SECUNDARIO PUNTOS DE

ENTREGA

Esquema del Sistema Logístico

CONCEPTO TRADICIONALES VS. CONCEPTOS ACTUALES

Conceptos Tradicionales Conceptos Actuales

Mercados de Ayer • Demandado • Dominio del productor • Mediana exigencia de calidad • Bajo precio o alta calidad • Cautivo

Mercados Actuales • Ofrecido • Dominio del consumidor • Alta exigencia de calidad • Bajo precio y alta calidad • Competido

Disminución de costos con traslados a clientes y proveedores

Acuerdos con proveedores y clientes para disminuir costos

Calidad tiene un costo La calidad no es negociable

Flexibilidad al ritmo del plan comercial

Flexibilidad al ritmo de la demanda

Cadena Interna Cadena de Abastecimiento

En la medida en que la rentabilidad, la eficiencia operativa, la rotación (y/o duración) del inventario y el servicio al cliente se han convertido en objetivos de las empresas, la logística adquiere otra dimensión.

Hoy los márgenes comerciales representan un pequeño margen sobre la cifra de ventas totales

Esto conduce a que busquemos la eficiencia Operativa

Logística. “Una Herramienta Competitiva”


DÉCADA CARACTERÍSTICAS

70´S

Mantener un inventario suficiente con el fin de no parar ningún proceso ni

agotar un producto terminado.

Se tenían altos márgenes de rentabilidad y se justifica tener altos niveles de

inventario, con dos elementos a favor: * Altos índices de inflación y * Restricción

a las importaciones.

80´S

Se pensaba en tener un inventario suficiente e imprimirle cierta dinámica.

Se empezó a hablar de flujo de inventarios.

Ya se calculaba el índice de rotación de inventarios (Ventas (Consumo)/Valor

Inventario Promedio) y posteriormente la velocidad del inventario.

Incluso, se llegó a estudiar la forma de tener cero inventarios.

90´S

Se compra con más facilidad y los índices de inflación son bajos.

Algunas empresas se aceleraron e incrementaron sus niveles de inventarios.

Se acrecentó el problema que hoy tienen muchas organizaciones: Excesos de

inventarios.

HOY...

Mayor conciencia de lo que cuesta comprar para almacenar.

Nadie quiere cargar con los costos de almacenamiento del inventario.

Las empresas se preparan para recibir las mercancías con el fin de pasarlas

rápidamente a los eslabones siguientes es en la cadena.

Evolución del Concepto de Compras e Inventarios


1. Las compras suman un porcentaje considerable en los costos

totales de las empresas.

2. Los inventarios absorben una gran parte del capital de trabajo.

3. La flexibilidad para satisfacer la demanda del mercado muchas

veces depende de la flexibilidad en compras.

4. Innovación de los productos.

5. La calidad de los productos depende en gran parte de la gestión

de compras.

Importancia de la Gestión de Compras


Operaciones previas • Conocimiento detallado de las necesidades.

• Determinación de las condiciones en que esas necesidades deben

ser satisfechas.

Preparación • Investigación del mercado.

• Preselección de los posibles proveedores.

Realización • Análisis y comparaciones de las ofertas.

• Negociación con los oferentes.

• Elección del proveedor.

• Confección del pedido.

Seguimiento • Vigilancia y reclamación de las entregas.

• Control cuantitativa y cualitativa de los productos recibidos.

• Conformación de las facturas.

• Eventual devolución de los productos no hallados conformes.

Operaciones derivadas • Recuperación y enajenación de embalajes, desperdicios

sobrantes, etc.

• Gestión de los stocks de los materiales y productos adquiridos.

Fases del Proceso de Compras


Definir la Necesidad

Seleccionar el Proveedor

Negociar un Precio-calidad-tiempo de entrega-lugar de entrega

Soporte Contractual

Aseguramiento de Entregas

Funciones Básicas Funciones Alrededor de la Logística

Garantizar el Ciclo de Entrega a los Clientes

Mantener el Mínimo de Inversión en Inventarios

Maximizar la Relación Costo-Beneficio

Encontrar y Desarrollar Fuentes Competitivas de Suministros

Garantizar la Excelencia en los Niveles de Servicio del Proveedor

Integración de las Funciones Logísticas

Enfoque de Cadena de Abastecimiento

GERENCIA CORPORATIVA DE COMPRAS

Objetivos

1. Mejoramiento de las cadenas de abastecimiento para generar y

conseguir aumentar la productividad de todos los integrantes.

2. I+D (Investigación y Desarrollo) promovido desde Compras, para

encontrar mejores opciones que satisfagan las necesidades de los

clientes, a menores costos.

3. Mejoramiento de los diferentes servicios externos (servicios

públicos, transportes, etc.) existentes en el entorno y en las

cadenas de abastecimiento y que terminan formando parte de la

Red de abastecimiento.

4. Centralizar la responsabilidad del resultado de la gestión de

Compras, estableciendo una organización inteligente, proactiva,

empoderada e influyente.


Elementos y Beneficio de Implantación

Visión integral de la actividad

Mayor poder de compra

Gestión del conocimiento

Mayor calidad de la información

Economías de escala

Transferencia de mejores prácticas

Estandarización

Mejora en la coordinación de las actividades de los diferentes procesos

y unidades de negocio

Benchmarking con la industria

Personal motivado, capacitado y crítico, orientado al cliente

Mayor transparencia proceso compras


Requerimiento de Proveedores y Terceros (Contratistas)

– Sistema de Información de Proveedores y Contratistas

– Exigencias y estándares Corporativos

– Certificaciones

– Evaluación de desempeño

– Minimizar incidencia de conflictos entre las partes y sus

impactos

– Relaciones de confianza y mutua conveniencia

– Nuevos negocios


Problemática Cultural y Organizacional

Cultura Previa Estrategias de Cambio

Fuerte sentido de pertenencia a una

división o empresa filial

Negociaciones con sindicatos

Sensibilización del concepto de “una sola

empresa”

Capacitación y entrenamiento

Administración y costo de la función de

compras en la división o empresa filial

Centralización de funciones

Acuerdos de transición de

responsabilidades

Prácticas y procesos diferentes

Estandarización de procesos

Revisión de normas y procedimientos

Capacitación y entrenamiento

Funciones en manos de usuarios Definición de roles específicos

Niveles de acceso

Contacto directo con el usuario

Rol de servicio al cliente interno

Canales y procedimientos de comunicación

establecidos

Privilegio de la solución o mejora individual

Generación de negocios corporativos

Ahorros por economías de escala

Permanente información de logros


• Redefinir especificaciones

• Estandarizar especificaciones • Innovación en proceso de

compras

• Corporativizar compras

• Ampliar base de proveedores

(cantidad, geografía)

• Negociar mejores términos de

compras

Ámbito Interno

Ámbito Externo

• Innovar en relación con los proveedores

• Apertura y retroalimentación

• Elaboración de especificaciones

APROVISIONAMIENTOS ESTRATÉGICOS

Mecanismos de Cambio en los Procesos de Aprovisionamiento

1. Centralización de compras creando ventajas de escala

2. Uso de Internet en el proceso

3. Integración de los departamentos de venta y compra (Supply Chain Management – SCM)

4. Colaboración e Integración con Proveedores

5. Cambio del perfil: de Comprador a Gerente de Compras

6. Clasificación del Portafolio de Productos, Materias Primas y Materiales

7. Automatización de los Procesos de Compras y el Control de Inventarios


Clasificación del Portafolio de Productos

El primer paso para mejorar la Gestión de Compras es clasificar el

portafolio mediante el modelos de categorización, como el modelo de

KRALJIC.

Éste modelo propone 4 tipos de productos según su impacto en el

resultado y el número de proveedores potenciales.

1. Productos-servicios multiplicadores: tienen un alto impacto en el

resultado mientras que existen muchos proveedores. El mejoramiento está en encontrar proveedores con los mejores precios.


Clasificación del Portafolio de Productos

2. Productos – servicios rutinarios: tienen un bajo impacto en el resultado mientras que hay muchos proveedores. El mejoramiento de este grupo está en la agilización del proceso.

3. Productos – servicios críticos: tienen un bajo impacto en el

resultado mientras que hay pocos proveedores. El mejoramiento está en buscar productos alternativos de manera que disminuya el riesgo de incumplimiento por parte del proveedor y porque no el costo.

4. Productos – servicios estratégicos: tienen un alto impacto en el

resultado mientras que hay pocos proveedores. El mejoramiento está en la relación con el proveedor, elaborar un tipo de alianza para garantizar el futuro de la empresa.


Modelo de KRALJIC

Riesgo en el Incumplimiento

Imp

ac

to e

n e

l R

es

ult

ad

o

Productos Rutinarios

Productos Multiplicadores

Productos Críticos

Productos Estratégicos


Factores de Éxito

1. Estrategias diferenciadas por tipo de producto

2. Colaboración interna y externa

3. Infraestructura logística para el aprovisionamiento

• Propia

• Tercerizada

4. Conocimiento y entendimiento de la demanda

5. Conocimiento y entendimiento de los proveedores

6. Estructura organizacional y funcional flexible

PROVEEDORES

Selección de Proveedores

Existen cuatro elementos que enmarcan la visión estratégica del análisis y

selección de proveedores, los cuales son:

1. Identificación, asesoramiento y racionalización de la base de

proveedores

• Definición de necesidades de la compañía

• Definición del perfil de Proveedores requeridos

• Identificación de Proveedores potenciales

• Escogencia de Proveedores competitivos

• Definición de elementos de seguimiento y evaluación

• Determinación de indicadores de gestión

2. Desarrollo Integrativo y Proactivo

• Compartir información con proveedores

• Promover relaciones abiertas

• Ciclos sistemáticos de mejoramiento

• Incremento mutuo de los niveles de conocimiento de los negocios

• Involucramiento Temprano del Proveedor (Early Supplier

Involvement ESI)

PROVEEDORES


3. Alineación de los objetivos en la cadena de suministro

• Visión y misión del proveedor

• Acceso a la organización del proveedor

• Habilidad para crecer

4. Alta velocidad de respuesta

• Interacción multifuncional con el proveedor

• I & D alineado con los objetivos estratégicos del cliente

• Mejoramiento continuo/discontinuo

• Sistemático

El análisis y selección de proveedores es uno de los procesos clave

en la empresa ya que genera y mantiene la competitividad de la

misma

PROVEEDORES


Son muchos los criterios para la selección de proveedores, cada empresa varía su análisis de acuerdo a sus necesidades particulares. Veamos los más comunes

• Oportunidad de entrega de los productos solicitados

• Precios

• Lugar de entrega (instalaciones de la empresa o en el lugar establecido por nosotros)

• Cantidad de productos de acuerdo a solicitud de la compañía

• Marca o especificaciones solicitada por la empresa

• Estabilidad financiera

• Credibilidad en el mercado

• Información oportuna acerca del pedido (orden de compra)

• Respaldo de garantía en caso de existir no conformidades en los productos solicitados

PROVEEDORES


• Flexibilidad para cumplir con adelantos, atrasos y cancelaciones

• Flexibilidad para incurrir en extra costos ante las emergencias

• Cumplimiento en fechas y cantidades

• Seguimiento de cliente

• Calidad del personal inmerso en el proceso de atención a nuestras necesidades

• Tecnología necesaria para procesar pedidos

• Flexibilidad de inversión en nuevos proyectos

• Porcentaje de ocupación de planta

• Organización a la hora de hacer entregas (empaque, documentos)

• Conocimiento de nuestro negocio

• Empoderamiento de la persona que atiende nuestras necesidades.

• Reacción en temporadas de vacaciones

• Retroalimentación de la información

• Flexibilidad en manejo de inventarios (en propia planta o en consignación)

PROVEEDORES

Evaluación y Certificación de Proveedores

Los objetivos principales de la Evaluación de Proveedores son:

1. Pasar los proveedores menos competitivos a proveedores estratégicos de alta calificación

2. Sacar la media del portafolio de proveedores actuales 3. Encontrar las fortalezas y debilidades de cada uno de los

proveedores 4. Mejorar el suministro de la compañía 5. Crear relaciones cálidas y fuertes 6. Disminuir los niveles de agotados 7. Incrementar el nivel de servicio 8. Certificar los procesos y el desempeño de los proveedores

El gran objetivo es: Agilizar los procesos de la cadena de

abastecimiento

PROVEEDORES

Certificación de Proveedores

Principales variables a medir:

1. Sistema de Calidad

2. Fabricación

3. Medio Ambiente

4. Aspectos Comerciales

5. Aspectos Logísticos

Lo mas difícil es asignar los pesos de ponderación, por que no todos

los factores son aplicables por igual a todos los proveedores

PROVEEDORES

Alianzas Estratégicas

Es fundamental que la relación sea a largo plazo y bajo la forma asociativa de

gana-gana. Para que la relación entre cliente y proveedor sea más sinérgica y

productiva:

1. Debemos compartir: confianza, información, conocimiento, planes.

2. Tener un trato a largo plazo: para amortizar las inversiones en tecnología

y capacitación necesarias para incrementar la productividad.

3. Tener un trato que asegure un beneficio conjunto: cuidarnos

mutuamente la “salud”.

4. Tener un compromiso de creatividad: se trata de un proceso y no de un

producto.

5. Tener compromiso de modificar nuestros sistemas de trabajo: los

cambios se deben efectuar para operaciones integradas.

6. Tener Compromiso hacia nuestro cliente: el objetivo es el consumidor

final.

7. Tener sistemas de información adecuados: para compartir información.

8. Tener suficiente conocimiento, experiencia y recursos: para

mantenerse actualizado en su industria.

PROVEEDORES

Alianzas Estratégicas

Las Alianzas Estratégicas son una fuente de generar valor que permiten:

• Desarrollar una nueva manera de encarar y gerenciar los negocios.

• Van a formar parte de la política empresarial frente a los nuevos Paradigmas y

realidades.

• Constituyen distintas formas de crecimiento empresario.

• Constituyen reales modelos de desarrollo macro económico.

• Aumentar los volúmenes y economías de escala.

• Reducen los costos logísticos y administrativos.

• Ayudan al Mejoramiento de procesos.

• Generan Innovación y fuertes reducciones de costos.

INDICADORES DE GESTIÓN

Certificación de Proveedores

OBJETIVO GENERAL. Controlar la calidad de los proveedores y el nivel de

integración con los mismos.

DEFINICIÓN. Número y porcentaje de proveedores certificados.

CÁLCULO.

IMPACTO. Costos de implantar controles adicionales en la recepción de

productos provenientes de proveedores no certificados y riesgo de nivele de

servicio inadecuados, con implicaciones como: coste de retornos, coste de

volver a realizar pedidos, retrasos en la producción, coste de inspecciones

adicionales de calidad, pérdida de ventas, etc.

sproveedoreTotal

oscertificadoveedoresValor

_

_Pr


Calidad de los Pedidos Generados

OBJETIVO GENERAL. Controlar la calidad de los pedidos generados por el

Área de Compras.

DEFINICIÓN. Número y porcentaje de pedidos de compras generadas sin

retraso, o sin necesidad de información adicional.

CÁLCULO.

IMPACTO. Costos de los problemas inherentes a la generación errática de

pedidos, como: costo del lanzamiento de pedidos rectificadores, esfuerzo del

personal de compras para identificar y resolver problemas, incremento del costo

de mantenimiento de inventarios, pérdida de ventas, entre otros aspectos.

100*sin

generadospedidosTotal

problemasgeneradosPedidosValor


Volumen de Compra

OBJETIVO GENERAL. Controla la evolución del volumen de compra en

relación con el volumen de venta.

DEFINICIÓN. Porcentaje sobre las ventas de los pesos gastados en compras.

CÁLCULO.

IMPACTO. Conocer el peso de la actividad de compras en relación con las

ventas de la empresa con el fin de tomar acciones de optimización de las

compras y negociación con proveedores.

ventasTotaldelas

praValordecomValor


Entregas Recibidas Perfectamente

OBJETIVO GENERAL. Controlar la calidad de los productos/materiales

recibidos, y la puntualidad de las entregas de los proveedores de mercancía.

DEFINICIÓN. Número y porcentaje de productos y pedidos (líneas) que no

cumplan las especificaciones de calidad y servicio definidas, con desglose por

proveedor.

CÁLCULO.

IMPACTO. Costos de recibir pedidos sin cumplir las especificaciones de calidad

y servicio, como: costo de retorno, coste de volver a realizar pedidos, retrasos

en la producción, coste de inspecciones adicionales de calidad, etc.

100*recibidascompradeordenesTotal

rechazadosPedidosValor

¡GRACIAS

GESTIÓN MODERNA DE BIENVENIDOS - … · comercial Flexibilidad al ritmo de la ... La calidad de...

Documents

Transcript of GESTIÓN MODERNA DE BIENVENIDOS - … · comercial Flexibilidad al ritmo de la ... La calidad de...