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Guía del Portal de Proveedor de
Coupa – Coupa Supplier Portal
Septiembre de 2019
Explicar el proyecto Click n'Pay
Explicar las principales funcionalidades del software Coupa
Indicar dónde se puede encontrar más información de interés y soporte
Indicar cuáles son los canales de comunicación de Airbus con los proveedores
2
OBJETIVOS
9 Soporte
3 Configuración de la factura electrónica
ORDEN DEL DÍA
4 Órdenes de compra
0 Click n'Pay
2 Registro y configuración
5 Facturas
1 Descripción general del Portal de Proveedor de Coupa
7 Observaciones importantes
6 Administrador
8 Casos de uso
Portal de Proveedor de Coupa
3
4
CLICK N’BUY – ESTRUCTURA DEL PROGRAMA
Click n’Buy
Más información…
Una solución para el
suministro
y la contratación
en línea
Click n’Source
Una solución de tipo
Amazon para
gestionar, validar
solicitudes y
gestionar
pedidos
Click n’Order
Más información…
Recepción y gestión de
facturas
de proveedores
fácil e integrada
Click n'Pay
Una solución completa e integrada
La solución de aprovisionamiento completa y única para
todos en Compras Generales y Solicitud de Servicios
OBJETIVOS Y PRINCIPALES CAMBIOS
Mejora de la eficiencia gracias a la visibilidad en tiempo real
Reducción del riesgo de pagos atrasados
VENTAJAS PARA
LOS PROVEEDORES
VENTAJAS PARA
AIRBUS
Facilitación de la colaboración
con los proveedores
Armonización y estandarización de los procesos
Mejorar del pago a tiempo
Eliminación de los flujos de papel de las órdenes de compra y las facturas
Reducción de los ciclos temporales y de la carga de trabajo
VENTAJAS PARA
AMBOS
Uso de una única herramienta con un flujo totalmente electrónico desde la realización de los pedidos hasta la emisión de las facturas
5
Información de pago disponible en el CSP
Las notificaciones pueden enviarse por correo electrónico
Generación de facturas electrónicas con validez legal
Archivo de facturas
Click n'Pay
Una de las preguntas más importantes que plantean los proveedores es «¿Cuándo cobraré?»
A continuación, se produce un largo intercambio de mensajes entre usted y Airbus.
¿De qué factura se trata?
¿Cuándo la envió?
¿Cómo la envió?
¡No la he recibido!
La he encontrado, pero le faltan datos, ¡así que no puedo pagarla!
...
Frustrante, ¡además de caro para ambas partes!
Con estas conversaciones serán cosa del pasado.
6
Click n'Pay
En resumen, Coupa:
Permite que los proveedores creen facturas electrónicas legalmente válidas en su país de origen.
Coupa permite revisar y crear facturas que se ajustan a todas las leyes vigentes y va mucho más allá del cumplimiento
de los requisitos fiscales.
Toma todas las medidas para proporcionar una información de gran calidad, recopilando datos estructurados directamente
desde su fuente en lugar de usar otras fuentes (por ejemplo, documentos escaneados).
Entrega garantizada de facturas.
Mayor visibilidad y mejora del procesamiento automático.
Menos excepciones, menor intercambio de llamadas/mensajes electrónicos, la oportunidad de cobrar a tiempo.
Simplificación de las auditorías y mayor transparencia.
Los canales de facturación de Coupa están claramente definidos, por lo que todo el mundo sabe lo que tiene que hacer.
7
¡Usted es la parte más importante de este proyecto!
Click n'Pay
La participación del proveedor es fundamental para el éxito de este proyecto
Obtendrá soporte para los requisitos que se deriven del procesamiento electrónico si es necesario
Coupa lleva globalmente a los proveedores a unos niveles más altos de cumplimiento legal y comercial
Coupa le ayuda:
o Presentando los campos de datos legalmente obligatorios en cada país (legislación fiscal y comercial)
o Aplicando reglas de población para garantizar la presencia de datos (descripciones de línea, números de
identificación a efectos del IVA, etc.)
o Aplicando reglas de validación para comprobar la exactitud de los datos donde sea posible
o Permitiéndole corregir inmediatamente los datos de la factura en caso de que haya errores
o Usando avanzados sistemas de firma conformes con las leyes locales aplicables
Coupa guarda todas las facturas electrónicas con validez legal en el Portal de Proveedor de Coupa, donde los
proveedores pueden acceder a las mismas y descargarlas
8
MÉTODOS DE TRANSMISIÓN DE LAS FACTURAS
Notificaciones
Accionables del Proveedor
Portal de
Proveedor de Coupa (CSP)
cXML
(integración de máquina a
máquina)
Airbus recibe la
factura en Coupa
El proveedor convierte
la orden de compra en una factura
Airbus recibe la
factura en Coupa
El proveedor hace clic
en el correo electrónico y se le redirige a un
portal1
Airbus recibe la
factura en Coupa
El proveedor crea
la factura en el Portal y la
presenta
El proveedor
inicia sesiónen el CSP
Método de transmisión
1 El Portal no requiere un inicio de sesión.
.9
El proveedor crea
datos brutos para la factura
Los datos
brutos de la factura se
transmiten
La única factura con
validez legal es la
que se genera en
Coupa
FACTURA ELECTRÓNICA VÁLIDA
ARCHIVO
Requisitos generales:
El archivo tiene que cumplir los requisitos de integridad y autenticidad
Integridad: aportar pruebas de que el contenido no está manipulado
Autenticidad: aportar pruebas de que la factura procede del proveedor indicado
Importante: ¡la integridad y la autenticidad deben demostrarse durante todo el periodo de conservación de la factura!
Requisitos locales (ejemplos):
Suiza exige una firma digital como prueba de la integridad
Noruega exige el archivo local en Noruega/los Países Nórdicos
Alemania tiene unos requisitos especiales referidos a los procesos de escaneado (primer escaneado y último escaneado)
Nota:
Coupa aprovecha los servicios de sus socios Trustweaver y PricewaterhouseCoopers para proporcionar un sistema de facturación conforme para Airbus
10
FACTURA ELECTRÓNICA VÁLIDA
11
- Varios canales de comunicación
- Numerosos flujos de papel
Actualmente
Flujo electrónico
único e integrado
en
Click n'Pay
para las órdenes de compra y las
facturas
Con el nuevo sistema
9 Soporte
3 Configuración de la factura electrónica
ORDEN DEL DÍA
4 Órdenes de compra
0 Click n'Pay
2 Registro y configuración
5 Facturas
1 Descripción general del Portal de Proveedor de Coupa
7 Observaciones importantes
6 Administrador
8 Casos de uso
Portal de Proveedor de Coupa
12
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PORTAL DE PROVEEDOR DE COUPA
El Portal de Proveedor de Coupa (CSP por sus siglas en inglés) es una herramienta gratuita para los
proveedores, para que estos hagan negocios fácilmente con Airbus y con otros clientes que usan Coupa.
Se accede desde cualquier navegador de Internet (es decir, Internet Explorer, Chrome, Safari).
Principales ventajas:
o Recepción y revisión de las órdenes de compra
o Envío de facturas y notas de crédito
o Creación y gestión de artículos de catálogo
o Gestión del perfil de su empresa
o Trabajo en colaboración en la plataforma
Los proveedores solo tienen que proporcionar una dirección de correo electrónico para crear la cuenta en el
CSP
Para registrarse, los proveedores recibirán un mensaje de correo electrónico de invitación de Airbus
o Enlace útil: https://success.coupa.com/Suppliers/For_Suppliers/Coupa_Supplier_Portal
13
9 Soporte
3 Configuración de la factura electrónica
ORDEN DEL DÍA
4 Órdenes de compra
0 Click n'Pay
2 Registro y configuración
5 Facturas
1 Descripción general del Portal de Proveedor de Coupa
7 Observaciones importantes
6 Administrador
8 Casos de uso
Portal de Proveedor de Coupa
14
Mensaje electrónico de invitación
15
REGISTRO Y CONFIGURACIÓN
Para que su empresa se registre y se conecte con
Airbus a través del CSP, recibirá un mensaje de correo
electrónico del Portal de Proveedor de Coupa, en el
que se le invitará a registrarse y unirse al CSP.
Este mensaje de correo electrónico incluye su
consentimiento legal al aceptar la invitación.
• Haga clic en el enlace del correo electrónico, que le
redirigirá a la página de registro del Portal de
Proveedor de Coupa.
• Remitente: [email protected]
Mensaje electrónico de invitación
16
REGISTRO Y CONFIGURACIÓN
En la página de registro del Portal de Proveedor de
Coupa, tendrá que crear la contraseña para su cuenta.
Su contraseña debe tener al menos 8 caracteres y lo
ideal es que contenga caracteres alfanuméricos y
especiales.
El portal de Internet
17
REGISTRO Y CONFIGURACIÓN
Cuando haya creado su cuenta, llegará a la página de
inicio del CSP.
Coupa le permite realizar una visita virtual al portal: le
recomendamos que la haga para familiarizarse con el
CSP.
Haga clic en el botón Take Tour para realizar la
visita.
El portal de Internet
18
REGISTRO Y CONFIGURACIÓN
El Portal de Proveedor de Coupa es una solución web
fácil de usar. Todos los mandos se encuentran debajo
del menú principal, en la esquina superior derecha de
la pantalla.
1. Home – acceso a la página de inicio2. Profile – para acceder a los ajustes del perfil3. Orders – para ver todas las órdenes de compra recibidas4. Service/Time Sheets – visualización de todas las fichas de
control horario creadas5. ASN – para acceder a las Notificaciones Avanzadas de
Envío (no se usa con Airbus)6. Invoices – todas las facturas creadas y enviadas 7. Catalogs – el apartado del catálogo y la gestión de los
catálogos del cliente8. Admin – para acceder a los ajustes de Administrador9. Continue Tour – para continuar con la visita por el CSP
3 4 5 6 7 8
9
21
Portal de Proveedor de Coupa
19
CAMBIO DE LOS IDIOMAS
Para cambiar el idioma:
1. Haga clic en el enlace English (US) situado
en la parte inferior de la página de inicio de
Coupa.
2. Seleccione su idioma en la lista.
1
2
El portal de Internet
20
REGISTRO Y CONFIGURACIÓN
Puede gestionar sus notificaciones para adaptarlas a
sus necesidades.
1. Haga clic en el botón Notifications para ver las
últimas notificaciones recibidas.
Coupa proporciona notificaciones en el Portal (en esta lista) o enviadas por correo electrónico.
2. Haga clic en Notification Preferences para ver y
configurar sus ajustes de notificación.
1
2
El portal de Internet
21
REGISTRO Y CONFIGURACIÓN
En la página de inicio del portal, podrá editar su
información de perfil y gestionar los perfiles de su
empresa.
1. Este apartado muestra la información general de su
empresa.
2. Haga clic en Improve Your Profile para completar la
información de su empresa.
3. Este apartado mostrará el mensaje breve sobre su
empresa que habrá introducido en el paso 2.
4. Haga clic en el enlace para ver su perfil público.
5. Haga clic en el botón si ya sabe cómo
actualizar su perfil – en caso contrario,
vaya al paso 2.
El perfil público es lo que los otros clientes de Coupa, aparte de Airbus, pueden ver sobre su empresa en el CSP.
2
1
3
45
Su perfil
22
REGISTRO Y CONFIGURACIÓN
Coupa permite que las empresas mantengan múltiples
perfiles (algo necesario si gestiona a varios clientes en
la misma cuenta).
Haga clic en el botón Improve your Profile para
acceder al apartado en el que puede completar la
información de su empresa.
La información de la empresa del apartado del perfil no
se utilizará en el módulo de creación de facturas y no se
transmitirá al sistema de Airbus.
Su perfil
23
REGISTRO Y CONFIGURACIÓN
Coupa permite que las empresas mantengan múltiples
perfiles.
1. Haga clic en el menú desplegable para navegar por
los perfiles activos de su empresa, como el
específico de cliente o el público. Elija el que quiere
editar.
2. El CSP mostrará la información ya proporcionada
en el perfil.
3. Haga clic en el botón Edit Background para subir o
cambiar los colores del fondo.
4. Haga clic en el botón Edit Profile para completar la
información de su empresa.
5. El CSP mostrará la información de contacto
principal.
1
2
3
4
5
Su perfil
24
REGISTRO Y CONFIGURACIÓN
1. Haga clic en el menú desplegable para navegar por
los perfiles activos de su empresa, como el
específico de cliente o el público. Elija el que quiere
editar.
2. Proporcione la información básica de su empresa:
a.) Introduzca el nombre de la empresa
b.) Suba el logotipo de la empresa
c.) Elija el sector de la empresa en el menú
desplegable
d.) Introduzca el año en el que se fundó la empresa
1
2
3
4
5
Su perfil
25
REGISTRO Y CONFIGURACIÓN
3. Proporcione información adicional sobre su
empresa:
a.) Introduzca una descripción breve.
b.) Escriba una descripción detallada.
c.) Elija la cifra que describa mejor el número de
empleados que tiene su empresa.
4. Proporcione los enlaces a las páginas web y a los
perfiles en las redes sociales de su empresa:
a.) Indique la dirección de la página web de su
empresa.
b.) Indique las páginas que su empresa tiene en las
redes sociales.
5. Haga clic en Save para guardar los cambios.
1
2
3
4
5
Su perfil
26
REGISTRO Y CONFIGURACIÓN
1. Edite la información de la dirección principal de su
empresa:
2. Edite la información del contacto principal:
a. Nombre
b. Apellidos
c. Asegúrese de que la dirección de correo
electrónico que se muestra por defecto es correcta
y que corresponde a la dirección del contacto
principal.
d. Número de teléfono de trabajo (opcional)
e. Número de móvil (opcional)
f. Número de fax (opcional)
Asegúrese de completar todos los apartados
obligatorios de la dirección.
1
2
Su perfil
27
REGISTRO Y CONFIGURACIÓN
1. Complete la información identificativa:a.) Tax ID (Identificación fiscal) Como referencia y con fines identificativos (similar al número de identificación a efectos del IVA).b.) DUNS Number (Número DUNS) Como referencia y con fines identificativos.
2. Cree una dirección (o unas direcciones) de destinatario.a.) Haga clic en el botón Remit-To para crear una dirección de destinatario.
3. Haga clic en Save para terminar.
Si no crea realiza el E-Invoicing set up aquí, se le pedirá
que lo haga cuando visualice su primera orden de compra
en el CSP (vea las instrucciones detalladas en el apartado
Órdenes de compra).
2
1
3
9 Soporte
3 Configuración de la factura electrónica
ORDEN DEL DÍA
4 Órdenes de compra
0 Click n'Pay
2 Registro y configuración
5 Facturas
1 Descripción general del Portal de Proveedor de Coupa
7 Observaciones importantes
6 Administrador
8 Casos de uso
Portal de Proveedor de Coupa
28
Configuración de la persona jurídica
29
CONFIGURACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
Al hacer clic en la pestaña Admin, aparecerá la página
del administrador.
1. Haga clic en el enlace E-invoicing Setup.
2. Haga clic en Add Legal Entity.
3. Complete el nombre y el país de la persona jurídica
de su empresa.
• Se trata del nombre oficial de su empresa, que
está registrado ante las autoridades locales y en
el país en el que está ubicada.
4. Haga clic en Continue.
1
2
3
4
Configuración de la persona jurídica
30
CONFIGURACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
Para poder empezar a enviarle facturas, primero debe completar la configuración de la facturación electrónica y todos los detalles de su persona jurídica. No olvide que tiene que crear en el CSP exactamente la misma Dirección legal (Dirección y Número de identificación a efectos del IVA) que ya ha comunicado a Airbus.
Si necesita cambiar la Dirección legal - desactive primero la que tenga confirmada y cree luego la nueva. Si crea una nueva Dirección legal en el CSP con información que no ha proporcionado a Airbus anteriormente, su factura será impugnada (donde esté permitido legalmente) y se le pedirá que siga el proceso de introducción de Datos maestros de proveedor de Airbus.
Tenga en cuenta que la información que proporcione en la configuración de la facturación electrónica se utilizará en el proceso de creación de facturas y se incluirá en sus facturas a Airbus (excepto los datos bancarios).
MUY IMPORTANTE
1
1
3
4
Configuración de la persona jurídica
31
CONFIGURACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
El sistema le dirigirá para que complete la información de
facturación de su empresa, que es obligatoria para seguir adelante con la funcionalidad del CSP.
1. Proporcione la dirección de facturación de su empresa
a) Asegúrese de completar todos los apartados
obligatorios de la dirección.
1. Active o desactive las casillas de selección según sea
necesario:
a) Usar esta dirección como dirección de destinatario
(Remit-To): desactívela si la dirección de destinatario
(Remit-To) es distinta de la dirección de su persona
jurídica o si su empresa tiene más de una dirección de
destinatario (Remit-To).
b) Usar esta dirección como dirección de remitente
(Ship From): desactívela si es distinta o si su empresa
tiene más de una dirección de remitente (Ship From).
1
2
Configuración de la persona jurídica
32
CONFIGURACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
Si su empresa tiene diferentes direcciones de
destinatario (Remit-To), de remitente (Ship From) y de
facturación (Invoice From) (casillas desactivadas en el
paso anterior), tendrá que proporcionar estas
direcciones en un paso adicional.
1. Proporcione la dirección de destinatario (Remit-To)
de su empresa.
a) Asegúrese de completar todos los apartados
obligatorios de la dirección.
2. Proporcione un código de destinatario (Remit-To
Code) (solo para proveedores con facturas cXML).
3. Complete la dirección de remitente (Ship From).
a) Asegúrese de completar todos los apartados
obligatorios de la dirección.
4. Proporcione un código de remitente (Ship From
Code) (solo para proveedores con facturas cXML).
1
2
3
4
Configuración de la persona jurídica
33
CONFIGURACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
Siga completando todos los datos obligatorios que le pida el
sistema (puede variar en función del país en el que se esté
obligado fiscalmente):
1. Seleccione el país de tributación (Country) y proporcione el
correspondiente número de identificación a efectos del IVA
(VAT ID).
2. Marque la casilla para proporcionar un número de
identificación fiscal o un número de registro local a efectos
tributarios, en caso de no disponer de un número de
identificación a efectos del IVA.
3. Haga clic para incluir varios números de identificación a
efectos del IVA.
4. Complete los otros datos (Miscellaneous) (solo para la
transmisión cXML de facturas):
a) Factura desde Código (Invoice from Code): código para
vincular su dirección de facturación (Invoice From) del
CSP con la correspondiente dirección de su factura
cXML – Se incluirá en el cXML como un identificador de
dirección (AddressID).
b) Seleccione el idioma preferido (Preferred Language).
1
2
3
4
Configuración de la persona jurídica
34
CONFIGURACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
5. Haga clic para ocultar o mostrar los campos
adicionales.
a) Información bancaria (Banking information),
Contacto de destino (Remit-To Contact) y Asignar clientes (Assign Customers) son campos no
obligatorios.
b) La información bancaria (Banking information) puede introducirse, pero no se mostrará en la
factura.
Para Alemania es obligatorio indicar un número
IBAN.
En Bélgica son obligatorios el nombre del banco y
el número de cuenta.
En Sudáfrica son obligatorios el nombre del
banco, el número de cuenta y el número ABA.
c) Asignar clientes (Assign Customers): aquí puede
elegir qué clientes pueden ver una dirección de
destinatario específica.
6. Haga clic en Save y Continue.
5
6
9 Soporte
3 Configuración de la factura electrónica
ORDEN DEL DÍA
4 Órdenes de compra
0 Click n'Pay
2 Registro y configuración
5 Facturas
1 Descripción general del Portal de Proveedor de Coupa
7 Observaciones importantes
6 Administrador
8 Casos de uso
Portal de Proveedor de Coupa
35
Canales
ÓRDENES DE COMPRA
36
Notificaciones Accionables del Proveedor (SAN
por sus siglas en inglés) No es necesario registrarse en el CSP
Realización de acciones inmediatas respecto de una
orden de compra a través de su correo electrónico:
o Confirmar la orden de compra
o Crear una factura
o Comentar la orden de compra
No se mantiene un registro de los documentos
Creación manual de la dirección de destinatario (Remit-
To), de facturación (Invoice From) y de remitente (Ship
From) para cada factura
No hay notas de crédito disponibles
Portal de Proveedor de Coupa (CSP por sus siglas
en inglés) Invitación a unirse a la herramienta aceptada y cuenta
creada
Realización de acciones con las órdenes de compra en la
cuenta:
o Crear una factura
o Crear una nota de crédito
o Comentar la orden de compra
Todos los documentos se guardan en su cuenta
Creación de sus personas jurídicas para introducir
fácilmente sus direcciones de destinatario (Remit-To), de
facturación (Invoice From) y de remitente (Ship From)
Creación y gestión de múltiples usuarios
Gestión de múltiples cuentas en la misma ubicación
Gestión de múltiples clientes en la misma cuenta
Coupa proporciona dos canales a través de los cuales los proveedores pueden realizar acciones en relación con las
órdenes de compra procedentes de Airbus: las SAN, que le permiten adoptar acciones respecto de las órdenes de compra
directamente a través del correo electrónico, o el CSP, que requiere que se cree una cuenta Coupa.
Notificación de la orden de compra 1 (todavía no se está registrado en el CSP)
37
ÓRDENES DE COMPRA
Antes de que su cuenta en el CSP esté lista, recibirá una
notificación cuando haya una nueva orden de compra para usted. El mensaje de correo electrónico incluye una
versión HTML de la orden de compra y un enlace al CSP.
Este mensaje de correo electrónico incluye una versión HTML de la orden de compra y la SAN.
1. PO Number – Número de la orden de compra que debe usarse como referencia en la factura correspondiente.
2. SAN – Notificaciones Accionables del Proveedor –Haga clic en cada botón para realizar la acción
correspondiente, es decir, crear factura (create invoice), confirmar orden de compra (acknowledge PO) y añadir
comentario (add comment). Cuando utilice las SAN se le redirigirá a la página de
Coupa (no al CSP), donde podrá realizar la correspondiente acción seleccionada.
Esta página solo le permitirá realizar la acción que haya seleccionado y no le exigirá que introduzca su
información de conexión. Todas las acciones realizadas usando las SAN
quedarán registradas en su cuenta CSP.
1
2
3
4
5 6
Notificación de la orden de compra 1 (todavía no se está registrado en el CSP)
38
ÓRDENES DE COMPRA
3. Supplier – Contiene información del proveedor
(nombre, dirección de correo electrónico).
4. Purchase Order – Información sobre la orden de
compra (contacto, moneda, condiciones, etc.)
5. Ship To – Proporciona información sobre el
destinatario.
6. Bill-to Information – Información sobre la entidad
compradora.
1
2
3
4
5 6
Notificación de la orden de compra 1 (todavía no se está registrado en el CSP)
39
ÓRDENES DE COMPRA
1. Información de los elementos de línea
2. SAN – Notificaciones Accionables del Proveedor –
Haga clic en cada botón para realizar la acción
correspondiente, es decir, crear factura (create
invoice), confirmar orden de compra (acknowledge
PO) y añadir comentario (add comment).
Cuando utilice las SAN se le redirigirá a un
portal de Coupa (no al CSP), donde podrá
realizar la correspondiente acción
seleccionada.
Este portal solo le permitirá realizar la acción
que haya seleccionado y no le exigirá que
introduzca su información de conexión.
Todas las acciones realizadas usando las SAN
quedarán registradas en su cuenta CSP.
3. Orden de compra en formato HTML – Puede
guardarla en sus registros.
1
2
3
Notificación de la orden de compra 2 (ya se está registrado en el CSP)
40
ÓRDENES DE COMPRA
Cuando haya configurado su cuenta CSP, el mensaje
de correo electrónico que recibirá incluirá además los
detalles de la orden de compra y un enlace para ver la
orden en su cuenta CSP.
1. Haga clic en el enlace View Order para que se le
redirija a la pantalla inicial del CSP.
2. Introduzca su información de conexión para
acceder a su cuenta CSP y ver la orden de compra.
2
1
Módulo de la orden de compra
41
ÓRDENES DE COMPRA
Si no ha completado la información de la dirección de
destinatario (Remit-To), cuando acceda al módulo de la
orden de compra, el sistema le pedirá que lo haga.
1. Haga clic en finish E-Invoicing Setup (terminar la
configuración de la facturación electrónica) para
que se le redirija a E-Invoicing Setup (configuración
de la facturación electrónica) y poder completar la
información del destinatario (Remit-To).
1
Se ha creado una visualización especίfica para que puedan seleccionar sólo las PO que forman parte del alcance del
proyecto Click n Pay
PO Modules
42
ÓRDENES DE COMPRA
43
ÓRDENES DE COMPRA
Una vez completada toda la información, verá una lista
de todas las órdenes de compra, su estado, importe y
la opción de convertirlas en factura o nota de crédito.
1. Haga clic en el número de la orden de compra (PO
number) para completar los detalles de dicha orden
de compra.
2. Asegúrese de confirmar la orden de compra.
3. Vea el estado de cada orden de compra.
4. Vea el total de órdenes de compra.
5. Haga clic en los iconos para realizar la acción
Convertir en factura
Convertir en nota de crédito
Módulo de la orden de compra
21 3 4
44
ÓRDENES DE COMPRA
Después de hacer clic en el número de orden de
compra en la lista, el sistema mostrará todos los
detalles de dicha orden de compra:
2
3
4
5
6
7
8
9
1. Número de la orden de compra (PO Number)
2. Estado de la orden de compra (Status of the PO)
3. Fecha de la orden de compra (Order Date)
4. Fecha de revisión (Revision Date) (si corresponde)
5. Nombre del solicitante (Requester’s name)
6. Correo electrónico del solicitante (Requester’s e-mail)
7. Condiciones de pago (Payment Terms)
8. Una vez revisada la orden de compra, asegúrese de confirmarla.
Si no está de acuerdo con alguno de los aspectos de la orden de compra, envíe sus consultas o peticiones a la dirección de correo electrónico del solicitante (6).
Módulo de la orden de compra
1
45
ÓRDENES DE COMPRA
En el nivel de línea, podrá ver todos los elementos detallados de la orden:
1. Visualización de la descripción del producto, la cantidad, la UM, el precio y el importe total.
2. Visualización del importe ya facturado para esa orden de compra.
3. Visualización de las fechas de entrega requeridas.
4. Visualización de los valores totales de toda la orden de compra.
5. Botones para realizar acciones
a) Haga clic en Create Invoice para convertir la orden de compra en factura.
b) Para una versión en PDF, haga clic en Print View.
Módulo de la orden de compra
1
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9 Soporte
3 Configuración de la factura electrónica
ORDEN DEL DÍA
4 Órdenes de compra
0 Click n'Pay
2 Registro y configuración
5 Facturas
1 Descripción general del Portal de Proveedor de Coupa
7 Observaciones importantes
6 Administrador
8 Casos de uso
Portal de Proveedor de Coupa
46
47
FACTURAS
Para empezar el proceso de facturación, primero tiene
que identificar la orden de compra que quiere facturar.
1. Identifique la orden de compra que debe facturarse.
2. Haga clic en el icono de las monedas doradas para
convertir la orden de compra en factura.
Crear facturas
Convertir en factura
Convertir en nota de crédito (vea el apartado Casos de uso)
1 2
48
FACTURAS
MUY IMPORTANTE
Se puede crear una factura electrónica con Coupa SOLO en los países que está confirmado que han aprobado la validez legal de la facturación electrónica con un modelo de factura electrónica relacionado. Aquí nos referimos a un país en el que está registrado un proveedor y en el que se generará una factura.
Después de hacer clic en el icono de las monedas
doradas, o en el botón Create Invoice (crear factura), el
sistema le pedirá que acepte las condiciones de uso de
la plataforma:
1. Haga clic en Terms of Use (Condiciones de uso)
para acceder al documento.
2. Después de revisar las condiciones, haga clic en I
Accept (acepto) para continuar.
Tenga en cuenta que la aceptación de estas condiciones también significa que acepta que Coupa genere facturas electrónicas en su nombre y que las facturas electrónicas en Coupa DEBEN ser el reflejo exacto de las facturas que tiene en su sistema de contabilidad.
Crear facturas
1
2
49
Crear facturas
FACTURAS
Después de hacer clic en el icono de las monedas doradas, tendrá que añadir
manualmente algunos datos.
1. Introduzca el número de factura proporcionado por su sistema y la fecha de
la factura.
Si la fecha de la factura es más de 7 días anterior a la fecha actual, se
impugnará automáticamente.
2. Revise las condiciones de pago (están fijadas por defecto en Órdenes de
compra y Facturas) y la fecha de entrega (fijada por defecto para hoy, pero
puede editarse).
3. Fije la moneda (debe coincidir con la moneda de la orden de compra, si la
moneda de la orden de compra y la de la factura no coinciden, se impugnará
automáticamente) e introduzca el número de entrega.
4. Revise el estado de la orden de compra:
a) Draft (borrador): factura creada, pero aún no presentada.
b) Processing (en proceso): la factura se ha transmitido a Airbus.
c) Pending (pendiente): en espera de un procesamiento adicional en Airbus.
d) Approved (aprobada): factura aceptada para su pago.
e) Disputed (rechazada): factura rechazada porque contiene un error. Se
debe crear una nota de crédito para corregir la factura.
f) Abandoned (cancelada): factura rechazada que no requiere otra acción*.
* El estado Abandoned se utiliza como la última opción para las facturas
rechazadas; por lo tanto, asegúrese de crear siempre una nota de crédito para
cancelar la factura rechazada.
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2
3
4
50
Crear facturas
FACTURAS
5. Incluya cualquier documento adicional para respaldar su
factura, pero, por favor, no adjunte ninguna imagen a
dicha factura (Airbus solo considerará legal/fiscalmente
vinculante la factura electrónica creada en Coupa).
Añada comentarios para aclarar a qué corresponden los
documentos adjuntados.
6. Indique las disposiciones de pago anticipado (early
payment provisions), las sanciones acordadas por pago
atrasado (late payment penalties arranged) y la fecha
de prepago (prepayment date).
• Early Payment Provisions (disposiciones de pago
anticipado) Se conocen como incentivos para el pago anticipado
y se utilizan para incentivar a los clientes a pagarle anticipadamente. Los incentivos pueden incluir un
porcentaje de descuento de entre el 1 y el 2 por ciento si el pago se recibe dentro de un plazo
«anticipado» específico.• Late Payment Penalties (sanciones por pago
atrasado) Para cuando los pagos no se realizan dentro de un
cierto número de días prefijado.
5
6
51
Crear facturas
FACTURAS
• Margin Scheme (régimen del margen de beneficio)
El régimen es opcional y se aplica a la venta de bienes de segunda mano.
• Pre-Payment Date (fecha de prepago) Un prepago es el abono de un pago fraccionado antes
de su fecha oficial de vencimiento.• Reverse Charge Reference (referencia a la
inversión del sujeto pasivo) Normalmente, el proveedor de los bienes o el
prestador de los servicios es quien carga y liquida el IVA. Sin embargo, en determinadas circunstancias
limitadas, el destinatario de los bienes o los servicios, y no el proveedor, está obligado a liquidar el IVA
debido. Un ejemplo de ello es la facturación transfronteriza.
7. Revise la información importada de la persona jurídica
en la configuración de la factura electrónica que ha
proporcionado en los pasos anteriores y asegúrese de
que es correcta (seleccione el identificador correcto a
efectos del IVA).
8. Revise la información importada de la orden de compra y
asegúrese de que es correcta.
8
7
6
52
Crear facturas
FACTURAS
9. Revise el Régimen Especial del Criterio de Caja
(Cash Accounting Scheme):
9
Proveedores europeos que envían facturas con un
CIF francés
• Si el IVA es exigible en el momento del pago
(aplicable sólo a los servicios), usted debe
escribir en este campo
VAT on payment
• El IVA es exigible en la fecha de facturación
(aplicable a las mercancías y los servicios (opcional
en el caso de los servicios)):
o Si está facturando servicios, debe escribir en
este campo:
VAT on debit
o Si está facturando mercancías, debe dejar
este campo en blanco.
En todos los demás casos, deje en blanco el campo
“Régimen Especial del criterio de caja".
Después de hacer clic en el icono de las monedas
doradas, tendrá que añadir manualmente algunos
datos.
1. Revise los datos migrados de los elementos de la
línea – Seleccione el IVA (VAT) y calcule el impuesto
del IVA en el nivel de la línea.
a) El tipo impositivo en el menú desplegable será un
código de impuesto genérico que diferencia entre
Bienes y Servicios – el proveedor debe escoger el
más apropiado.
b) Si factura parcialmente (solo frente a líneas de
orden de compra seleccionadas), le rogamos que
borre las líneas que no facture y que no las
presente con valor 0.
2. Utilice los botones para realizar las acciones –
Presente la factura solo cuando haya acabado.
53
Crear facturas
FACTURAS
1
2
54
Crear facturas
FACTURAS
Una vez presentada la factura, el sistema la confirmará.
1. Haga clic en el número de la factura para completar los detalles de dicha factura.
2. Revise el estado de cada factura:
a) Draft (borrador): factura creada, pero aún no presentada.
b) Processing (en proceso): la factura se ha transmitido a
Airbus.
c) Pending (pendiente): en espera de un procesamiento
adicional en Airbus.
d) Approved (aprobada): factura aceptada para su pago.
e) Disputed (rechazada): factura rechazada porque contiene un
error. Se debe crear una nota de crédito para corregir la factura.
f) Abandoned (cancelada): factura rechazada que no requiere
otra acción*.
* El estado Abandoned se utiliza como la última opción para las facturas
rechazadas; por lo tanto, asegúrese de crear siempre una nota de crédito
para cancelar la factura rechazada.
3. Haga clic en el número de orden de compra asociado para ver los detalles de la orden de compra.
1 2 3
Soporte de los recibos de pago de Mexico
Copyright © 2019. All rights reserved.
FACTURAS
A partir de septiembre de 2018, la autoridad fiscal de México ha puesto nuevo requerimiento:
1. Los recibos de pago (CFDI - complemento de pago) sean enviados por el proveedor a las autoridades fiscales mexicanas
(SAT)
2. Al comprador para confirmar la recepciónde los pagos de las facturas.
Coupa está introduciendo la posibilidad de que los proveedores mexicanos transmitan los recibos de pago a través de los
mismos mecanismos (sFTP o CSP UI) que utilizan para cargar facturas y recibos de pago CFDI (CFDI con detalles
complementarios de pago).
Este desarrollo soporta la facturación conforme a los requisitos de facturación electrónica en México.
CSP :
Soporte de los recibos de pago de Mexico
Copyright © 2019. All rights reserved.
FACTURAS
En CSP, si México ha sido integrado como una entidad legal, aparece una nueva opción bajo Facturas > Recibos de Pago. Cuando se ha
seleccionado un recibo en Cargar archivo CFDI, se puede cargar el archivo XML para su validación.
En la tabla Recibos de pagos, se muestra el número de recibo completo y al seleccionar el enlace se descarga el archivo. Para ver la
factura y asegurarse de que se ha cargado el archivo CFDI, seleccione cualquier factura y en la sección Número de recibo de pago se
pueden ver todos los archivos CFDI verificados seleccionando los enlaces.
Nota: Esta función está disponible para todos los clientes que tienen
Facturación y cumplimiento para México habilitado.
CUÁNDO SE IMPUGNARÁ UNA FACTURA
Las facturas que se envíen con los siguientes tipos de errores serán impugnadas por Airbus:
57
• Precio distinto entre la orden de compra/el contrato o el
catálogo
• Cantidad distinta entre la orden de compra/el contrato o
el catálogo
• Factura duplicada. Ya pagada o revisión del pago en
curso
• Envío de producto defectuoso o erróneo o envío
excesivo devuelto
• Moneda diferente de la orden de compra/contrato o el
catálogo
• Falta el tipo impositivo o es incorrecto
• La fecha de la factura supera el margen tolerado
• La nota de crédito requiere un importe de línea
negativo
• Condiciones de pago incorrectas
• Unidad de medida diferente de la orden de compra
• Cargos adicionales no aceptados
Los pasos para corregir estas facturas son:
1. La factura se impugna.
2. Se envía una notificación CSP y/o por correo electrónico al proveedor (por favor, revise sus preferencias de
notificación).
3. El proveedor tiene que crear una nota de crédito para compensar totalmente la factura (esta nota de crédito debe
tener el mismo error que la factura original).
4. El proveedor debe crear una factura nueva y correcta y contabilizarla.
Crear una nota de crédito tras una impugnación de factura
58
NOTA DE CRÉDITO
Cuando Airbus impugne una factura:
1. Recibirá un mensaje de correo electrónico
informativo con un enlace directo a la factura
impugnada.
2. En el CSP las facturas impugnadas pueden filtrarse
en la pestaña Invoice (factura).
3. El motivo de la impugnación (dispute reason) y los
comentarios (comments) están documentados.
4. Haga clic en el icono Actions (acciones) para
resolver la impugnación.
1
2
3 4
Crear una nota de crédito tras una impugnación de factura
59
NOTA DE CRÉDITO
Después de hacer clic en el icono Resolve (resolver):
1. Visualizará la factura original.
2. Desplácese hasta la parte inferior de la pantalla
para crear una nota de crédito haciendo clic en:
Cancel Invoice (cancelar factura), en caso de
factura duplicada o de ajustes no referidos al
precio o la cantidad.
Adjust (ajustar), en el caso de ajustes de
precio o de cantidad.
1
…
2
Crear una nota de crédito tras una impugnación de factura
60
NOTA DE CRÉDITO
Después de hacer clic en el icono Cancel Invoice
(cancelar factura):
1. La nota de crédito se crea a partir de la factura
original.
2. Debe introducir el número de nota de crédito
proporcionado por su sistema.
Si es necesario, también puede introducir la fecha
de la nota de crédito, que por defecto es la fecha
actual.
3. No se pueden realizar más ajustes en la nota de
crédito. Puede guardarse como borrador (Draft),
eliminarse (Delete) o presentarse (Submit).
1
2
…3
Crear una nota de crédito tras una impugnación de factura
61
NOTA DE CRÉDITO
Después de hacer clic en el icono Adjust Invoice (ajustar
factura):
1. La nota de crédito se crea a partir de la factura original.
2. Debe introducir el número de nota de crédito
proporcionado por su sistema.Si es necesario, también puede introducir la fecha de
la nota de crédito, que por defecto es la fecha actual.
3. Seleccione el tipo de ajuste que hay que realizar y ajuste la nota de crédito como corresponda.
4. Haga clic en Calculate (calcular) para ajustar la nota
de crédito. Luego, puede guardarse como borrador (Draft), eliminarse (Delete) o presentarse (Submit).
MUY IMPORTANTE
La cantidad y el importe totales de la nota de crédito deben ser un valor negativo (-) para evitar errores en el sistema.
…
1
2
3
4
Crear una nota de crédito tras una impugnación de factura
62
NOTA DE CRÉDITO
Después de hacer clic en el icono Submit (presentar),
la nota de crédito se crea a partir de la factura original.
1. El sistema le propone crear una nueva factura.
2. Si hace clic en Yes (sí), se genera una nueva
factura. La nueva factura es una réplica de la
factura impugnada, así que asegúrese de
corregir el elemento impugnado (por ejemplo, la
moneda, la fecha, el precio...).
Si hace clic en No, deberá crear una nueva factura
en la pestaña PO (orden de compra).
En ambos casos, consulte el apartado Creación de
factura para más detalles.
1
2
Informe de la nota de crédito
63
NOTA DE CRÉDITO
Desde la pestaña Invoice (factura) se pueden visualizar
las notas de crédito filtrando la lista en el tipo de
documento.
NOTA DE CRÉDITO
Observaciones importantes
Cuando tenga que corregir una factura, debe presentar únicamente notas de crédito que compensen por
completo la factura, antes de enviar una nueva factura correcta.
Si necesita enviar una nota de crédito que no esté relacionada con la corrección de una factura específica, sino
que, por ejemplo, se refiera a un descuento por volumen en las transacciones anuales, dicha nota de
crédito deberá enviarse a Airbus utilizando los antiguos canales (papel/PDF).
El uso de la SAN (Notificación Accionable del Proveedor) no le llevará a su cuenta CSP y está restringido
únicamente al envío de facturas (no al de notas de crédito).
La nota de crédito tiene que llegar con el mismo error que la factura original.
64
9 Soporte
3 Configuración de la factura electrónica
ORDEN DEL DÍA
4 Órdenes de compra
0 Click n'Pay
2 Registro y configuración
5 Facturas
1 Descripción general del Portal de Proveedor de Coupa
7 Observaciones importantes
6 Administrador
8 Casos de uso
Portal de Proveedor de Coupa
65
Usuarios
66
ADMINISTRADOR (ADMIN)
En esta pestaña podrá revisar y editar los usuarios, los
permisos, las solicitudes de fusión, los Remitir a
(Remit-To) y las condiciones de uso del CSP.
1. Haga clic en Users (usuarios) para acceder a la
lista de usuarios activos y para invitar a nuevos
usuarios.
2. Haga clic en Edit (editar) para editar los permisos y
las preferencias de usuario (detalles en la siguiente
diapositiva).
3. Haga clic para invitar a nuevos usuarios.
1
2
3
67
Para invitar a un nuevo usuario, el sistema le exigirá el
nombre completo y la dirección de correo electrónico.
1. Introduzca los datos de la nueva cuenta.
2. Revise y seleccione todos los permisos y los
perfiles de cliente que otorgará al nuevo usuario.
Usuarios
ADMINISTRADOR (ADMIN)
1
2
Como las empresas ya están registradas en el CSP como
parte del proyecto Click n’ Buy, el usuario actual tendrá
que invitar a los compañeros que gestionen las facturas.
Permisos
68
ADMINISTRADOR (ADMIN)
Los permisos definidos para cada usuario activo
determinan qué pestañas aparecen en el menú
principal, garantizando de este modo el acceso a sus
funcionalidades.
El Administrador de la cuenta tendrá acceso pleno y
será el único que puede editar los permisos de los
diferentes usuarios activos.
69
Si ya ha activado una cuenta CSP para otro cliente,
podrá fusionar estas cuentas y tener a todos los
clientes en el mismo sitio. Puede solicitar manualmente
la fusión en la pestaña Admin (administrador) en el
menú.
Además, Coupa detectará automáticamente, cuando
acepte la invitación, si su empresa tiene una cuenta y
la mostrará.
1. Haga clic en Merge Requests (solicitudes de
fusión) para acceder a las solicitudes o para
solicitar una nueva fusión.
2. Escriba la dirección de correo electrónico de la
cuenta que haya que fusionar.
3. Haga clic para enviar la solicitud.
4. Visualice todas las solicitudes de fusión.
12
3
4
Solicitud de fusión
ADMINISTRADOR (ADMIN)
Solicitud de fusión
70
ADMINISTRADOR (ADMIN)
Asimismo, cuando configure la nueva cuenta de Airbus,
Coupa mostrará automáticamente las otras cuentas
CSP que pueden fusionarse con la suya. Coupa utiliza
el dominio de su correo electrónico (@email.com) para
proporcionarle las sugerencias.
1. Haga clic en el enlace para acceder al módulo
Merge Request (solicitud de fusión) en Admin
(administrador).
2. El CSP mostrará los clientes con los que está
relacionado.
1
2
Solicitud de fusión
71
ADMINISTRADOR (ADMIN)
Al fusionar cuentas, CSP enviará un mensaje de correo
electrónico solicitándole al propietario de la(s) otra(s)
cuenta(s) la fusión. Aquí podrá solicitar o conceder la
titularidad de la cuenta que se acaba de crear.
1. Vea al usuario al que le está solicitando la fusión.
2. Haga clic en el enlace para acceder a más
información sobre las Cuentas que se fusionan.
3. Seleccione la opción con la que quiere que las
cuentas se fusionen: conceda o solicite la
titularidad de las cuentas fusionadas.
4. Escriba cualquier comentario adicional.
12
3
4
Remitir a (Remit To)
72
ADMINISTRADOR (ADMIN)
En esta pestaña podrá gestionar sus diferentes
direcciones de destinatario (Remit-To).
1. Haga clic en Remit-To (remitir a) para acceder a
todos sus registros de destinatario.
2. Visualice sus direcciones de destinatario (Remit-To)
activas.
3. Haga clic para añadir una dirección de destinatario
(Remit-To).
1
2
3
Permisos
73
ADMINISTRADOR (ADMIN)
En la pestaña My Account (mi cuenta) podrá editar su
información.
1. Haga clic en su usuario y en Account Settings
(ajustes de la cuenta).
2. Edite su nombre, sus apellidos y la dirección de
correo electrónico.
Para cambiar su contraseña:
3. Escriba su contraseña actual.
4. Escriba la nueva contraseña.
5. Vuelva a escribir la nueva contraseña.
6. Confirme el «Captcha».
7. Haga clic en Save.
1
2
3
4
5
6
7
GESTIÓN DE LAS NOTIFICACIONES
Tras el lanzamiento de Airbus, recibirá notificaciones referidas a las órdenes de compra recién creadas en
direcciones de correo electrónico específicas (todos los usuarios vinculados a la cuenta CSP). El sistema
generará tres notificaciones:
o Una notificación directamente en el Portal de Proveedor de Coupa.
o Dos notificaciones por correo electrónico – generadas por el Portal de Proveedor de Coupa y la
Notificación Accionable de Proveedor (SAN, que solo se enviará si todavía no ha creado su cuenta).
Para ajustar sus preferencias de notificación, acceda al menú de notificaciones ( ) y vaya a
Notification Preferences (preferencias de notificación) ( ).
74
Preferencias de notificación
GESTIÓN DE LAS NOTIFICACIONES
75
En My Account Notification Preferences (preferencias
de notificación de mi cuenta), podrá seleccionar las
notificaciones que quiere recibir, así como el canal en
el que quiere recibir la notificación.
1. Haga clic en su usuario y en Notification
Preferences (preferencias de notificación).
2. Seleccione el tipo de notificación(es) que quiere
recibir y su(s) canal(es) preferido(s) en el/los que
quiere recibir la notificación.
1
2
Preferencias de notificación
GESTIÓN DE LAS NOTIFICACIONES
76
En la página My Account Notification Preferences
(preferencias de notificación de mi cuenta), seleccione
los botones de opción para los elementos de los que
quiere recibir cualquier tipo o todos los tipos de
notificación: online (en línea, lista de tareas), email
(correo electrónico) o SMS (mensaje corto de texto).
Puede optar por recibir las notificaciones a través de
mensajes cortos de texto solo si tiene un dispositivo
compatible con los SMS y si valida su número de
teléfono. Las notificaciones por SMS están desactivadas
por defecto. Sus selecciones de notificación por SMS se
borran si desactiva
la verificación del teléfono móvil.
Preferencias de notificación
GESTIÓN DE LAS NOTIFICACIONES
77
En la página My Account (mi cuenta), haga clic en Security
(seguridad) y en el enlace Two-Factor Authentication
(autenticación de dos factores) para validar el teléfono
móvil en el que quiere recibir la notificación.
1. Introduzca el número de teléfono móvil del dispositivo
en el que recibirá las notificaciones por SMS.
2. Haga clic en Validate.
3. Introduzca el código de validación en la ventana
emergente y haga clic en OK.
4. Compruebe, en Mobile Phone Verification (verificación
del teléfono móvil), que se ha verificado.
Sus clientes pueden exigirle la autenticación de dos
factores para acceder a sus datos en el CSP, en cuyo
caso deberá habilitarla.
2
3
4
1
2
9 Soporte
3 Configuración de la factura electrónica
ORDEN DEL DÍA
4 Órdenes de compra
0 Click n'Pay
2 Registro y configuración
5 Facturas
1 Descripción general del Portal de Proveedor de Coupa
7 Observaciones importantes
6 Administrador
8 Casos de uso
Portal de Proveedor de Coupa
78
Exigencias de Airbus al crear las facturas
REQUISITOS PRINCIPALES
Airbus requiere que no haya ninguna discrepancia en cuanto a la moneda, la unidad de medida, el precio unitario, la
cantidad
y los cargos adicionales, entre la factura y la orden de compra.
En Coupa, esos campos serán editables durante la creación de la factura, PERO:
Moneda y unidad de medida: Las facturas con discrepancias en cuanto a la moneda y la unidad de medida serán impugnadas sistemáticamente
(reenviadas al proveedor).
El proveedor recibirá un mensaje de aviso (Comunicado 21 – Sep. 18).
Precio unitario, cantidad y cargos adicionales: Las facturas con discrepancias en cuanto al precio unitario, la cantidad y los cargos adicionales se presentarán
automáticamente al responsable de autorización correspondiente (solicitantes y/o compradores).
79
80
FACTURAS – Observaciones muy importantes
Requisitos para una facturación electrónica con validez legal
Las facturas presentadas a través del Portal de Proveedor de Coupa (CSP) deben representar y ajustarse totalmente a
las facturas registradas en su sistema de contabilidad.
Después de completar todos los campos incluidos en el modelo de factura específico de su país y de presentarlo a
Airbus, Coupa generará automáticamente una factura con validez legal en su nombre. Por lo tanto, no hay que enviar
ninguna versión en papel/PDF de la factura por correo postal o electrónico a Airbus.
Tampoco hay que adjuntar una factura en PDF a la factura legalmente válida en Coupa. Si se hace, Airbus la ignorará.
La moneda de la factura debe ser la misma que la de la orden de compra correspondiente.
Las unidades de medida aplicadas en la orden de compra no deben modificarse en la factura.
Si necesita facturar parcialmente una orden de compra concreta, en la Red de Proveedor de Coupa deberá borrar
toda(s) la(s) línea(s) de la orden de compra que no hay que facturar. En cualquier caso, nunca hay que enviar líneas de
factura con una cantidad igual a cero en ellas.
81
FACTURAS – Observaciones muy importantes
Factura sin orden de compra
Airbus solo aceptará las facturas que hagan referencia a una orden de compra en Coupa.
Si tiene que emitir una factura sin referencia a una orden de compra, envíela como de costumbre en papel o en formato
PDF.
Información de pago
Cuando cree la dirección de destinatario (Remit-To) en el perfil de su empresa en el Portal de Proveedor de Coupa, por
favor, no proporcione la información bancaria, a no ser que esté marcada como un campo obligatorio (señalado con un
* rojo) debido al país de tributación seleccionado. Para cambiar o actualizar la información bancaria comunicada a
Airbus, por favor, utilice los canales de comunicación habituales.
Una vez pagada la factura, recibirá la indicación de la fecha de pago en el Portal de Proveedor de Coupa. La fecha de
pago indicada se proporciona solo a título informativo. Por favor, confirme con su banco la fecha exacta del pago.
FACTURAS – Observaciones muy importantes
Nota de crédito
Cuando sea necesario corregir una factura, deberá enviar una nota de crédito que compense por completo dicha factura.
Para las notas de crédito basadas en la cantidad, el valor de la cantidad tendrá que ser negativo para un correcto
procesamiento del documento en el Portal de Proveedor de Coupa.
En los otros casos en los que tenga que enviar notas de crédito (relacionadas con el volumen, descuentos basados en el
volumen, parciales, etc.), dicho documento debe enviarse a Airbus a través de los antiguos canales.
Autenticidad, integridad y legibilidad garantizadas en el Portal de Proveedor de Coupa
Autenticidad - Coupa garantiza que la factura emana de la empresa proveedora tal como se indica en el documento de
la factura legal. Coupa envía luego el borrador de la factura legal a TrustWeaver mediante una llamada de servicio web
segura (https), junto con los parámetros que indican los países de facturación de origen y de destino de la transacción.
En función de estos parámetros de país, TrustWeaver aplicará una o dos firmas en nombre del proveedor autenticado.
Integridad - Coupa y su socio Trustweaver garantizan la integridad de las facturas, tanto en la transacción como durante
el periodo de archivo legal.
Legibilidad - Coupa presenta una imagen legible por humanos de los datos de la factura en formato PDF.
82
FACTURAS – Observaciones muy importantes
El Portal de Proveedor de Coupa y los requisitos locales
Las facturas electrónicas del Portal de Proveedor de Coupa cumplen las normativas fiscales y de IVA locales. Coupa
trabaja con PricewaterhouseCoopers para garantizar que las normativas locales en materia fiscal y de facturación
electrónica se cumplen de manera continuada.
Las firmas digitales y la legislación aplicable
Por lo que se refiere a las firmas digitales, Coupa colabora con TrustWeaver. La solución de TrustWeaver está
perfectamente integrada en la infraestructura de Coupa para proporcionar un servicio de facturación electrónica con
validez legal a todos los clientes de Coupa. Coupa presenta una imagen legible por humanos de los datos de la factura
en formato PDF. Las firmas creadas en este proceso son Firmas Electrónicas Cualificadas que cumplen el estándar
CAdES-A.
Evitar duplicados
No debe enviar duplicados de las facturas electrónicas creadas a Airbus en PDF/papel a través de otros canales.
Prepago
Las facturas que requieren un prepago deben emitirse por el importe total e incluir el importe del prepago para que se
liquiden con el importe del prepago abierto.83
9 Soporte
3 Configuración de la factura electrónica
ORDEN DEL DÍA
4 Órdenes de compra
0 Click n'Pay
2 Registro y configuración
5 Facturas
1 Descripción general del Portal de Proveedor de Coupa
7 Observaciones importantes
6 Administrador
8 Casos de uso
Portal de Proveedor de Coupa
84
La configuración de la facturación cXML en Airbus solo permite enviar cargos adicionales a la factura a través de
Costes varios/cargos.
En el CSP verá:
Aquí puede incluir:
o Gastos de envío
o Gastos varios
o Gastos de manipulación
o Descuentos (deben ser negativos)
85
CÓMO INCLUIR COSTES ADICIONALES
Una factura del CSP se impugnará automáticamente si su fecha es más de 7 días anterior a la fecha actual.
En este caso, recibirá una notificación que le informará de que la factura está impugnada y deberá proceder tal
como se explica en el apartado Impugnación.
Nota: Por defecto, la fecha de la entrega (Date of Supply) será la misma que la fecha de la factura (Invoice Date).
86
FECHA DE LA FACTURA
En todas las facturas del CSP, deben seleccionarse los tipos impositivos apropiados para cada línea de la
factura y calcularse en el encabezamiento.
87
TIPO IMPOSITIVO Y EXENCIÓN
Asegúrese de hacer clic en Calculate para que los impuestos se sumen y se calculen correctamente:
En el CSP podrá seleccionar el tipo impositivo en la lista desplegable “Tasa de IVA”:
Si selecciona una de las siguientes opciones:
- 0.0%
- Excepción
- Cargo inverso
* Si selecciona una de estas tres opciones y no da una razón, la factura será impugnada.
88
TIPO IMPOSITIVO Y EXENCIÓN
Debe dar una razón
por su elección
1
1 22
Debido a la configuración de Coupa, y teniendo en cuenta el marco legal en el que el sistema operará para
Airbus, es necesario emitir una nota de crédito técnica en los siguientes casos:
1. Factura impugnada (para las instrucciones detalladas, consulte el apartado anterior):
a. El proveedor debe emitir una nota de crédito completa para compensar la factura incorrecta.
b. La factura se corrige y se contabiliza.
Ejemplo: si la factura se crea con la moneda incorrecta (discrepancia con la moneda o la unidad de medida de la orden de compra).
1. Debe crearse una nota de crédito con la misma moneda incorrecta para reflejar el error de la factura.
2. Y a continuación hay que crear una factura con la moneda correcta (para ajustarse a la orden de compra).
2. Nota de crédito para una factura creada antes de la activación de Coupa, con referencia a una orden de compra de Coupa (vea el apartado siguiente).
89
CUÁNDO USAR UNA NOTA DE CRÉDITO
CUÁNDO SE IMPUGNARÁ UNA FACTURA
90
Los pasos para corregir estas facturas son:
1. La factura se impugna.
2. Se envía una notificación CSP y/o por correo
electrónico al proveedor (por favor, revise sus
preferencias de notificación).
3. El proveedor tiene que crear una nota de crédito
para compensar totalmente la factura (esta nota de
crédito debe tener el mismo error que la factura
original).
4. El proveedor debe crear una factura nueva y
correcta y contabilizarla.
2
Crear una nota de crédito basada en una orden de compra
91
NOTA DE CRÉDITO
Después de hacer clic en el icono de las monedas
rojas, tendrá que añadir manualmente algunos datos.
1. Introduzca el número de nota de crédito (Credit
Note #) proporcionado por su sistema.
2. Revise la fecha de la nota de crédito (Credit Note
date) (por defecto, estará fijada para hoy, pero
puede editarse).
3. Revise las condiciones de pago (Payment Terms)
(están fijadas por defecto) y la fecha original de
entrega (Original Date of Supply) (fijada por defecto
para hoy, pero puede editarse).
4. Fije la moneda (Currency) (debe coincidir con la
moneda de la orden de compra y la factura original,
si la moneda de la orden de compra y la de la
factura no coinciden, habrá un error) e introduzca el
número de entrega (Delivery Number).
Crear una nota de crédito basada en una orden de compra
92
NOTA DE CRÉDITO
5. Añada el número de factura original (Original
Invoice #) asociado a la nota de crédito.
Solo puede asociarse una factura a una nota de
crédito (relación 1:1).
6. Añada la fecha de la factura original (Original
Invoice Date) asociada a la nota de crédito.
93
NOTA DE CRÉDITO
Después de hacer clic en el icono de las monedas
rojas, tendrá que añadir manualmente algunos datos.
1. Revise los datos migrados de los elementos de
la línea de la orden de compra – Seleccione el
IVA y calcule el impuesto del IVA en el nivel de
la línea.
a) El código del impuesto en el menú desplegable
será un código de impuesto genérico que diferencia
entre el tipo de transacción de Bienes/Servicios y
UE/No UE – el proveedor debe escoger el más
apropiado.
b) En el caso de que se emita una línea de factura
como cantidad x precio, ponga un valor negativo
en la cantidad y no en el precio.
Crear una nota de crédito basada en una orden de compra
1
94
NOTA DE CRÉDITO
3. Revise el subtotal, el IVA (VAT) y los importes
totales.
4. Utilice los botones para realizar las acciones –
Presente la factura solo cuando haya acabado.
MUY IMPORTANTE
La cantidad y el importe totales de la nota de crédito deben ser un valor negativo (-) para evitar errores en el sistema.
Crear una nota de crédito basada en una orden de compra
4
3
10 Soporte
3 Configuración de la factura electrónica
ORDEN DEL DÍA
4 Órdenes de compra
0 Click n'Pay
2 Registro y configuración
5 Facturas
1 Descripción general del Portal de Proveedor de Coupa
7 Observaciones importantes
6 Administrador
8 Casos de uso
Portal de Proveedor de Coupa
95
96
SOPORTE
• AIRBUS
• Página de Airbus.com: www.airbus.com/be-an-airbus-supplier/click-and-buy/click-and-pay.html
• Guías rápidas
• Guía del CSP
• Vídeos
• Preguntas frecuentes
• Soporte:
• Hasta el Go Live: [email protected]
• A partir del Go Live: Servicio de atención al cliente de Airbus:
• Teléfono: +33 (0)1 57 32 48 95
• Correo electrónico: [email protected]
• COUPA
• Preguntas frecuentes:
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