Documentos Pemex Gas

N° 2007-04

Modernización e impacto del proceso

de suministros en Pemex Gas

Febrero, 2007

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8º Congreso y Expo Internacional de Ductos

RESUMEN

A finales del 2002, Pemex Gas y PetroquímicaBásica (PGPB) a través de la Gerencia deRecursos Materiales (GRM) dueño del procesode suministro, inicia los trabajos para laimplantación del SRM de SAP como unaestrategia en la solución de negocios yreingeniería de su proceso de suministro.

Cabe señalar también que esta iniciativa es unade las primeras en implantarse y forma parteintegral del gran macroproyecto denominado“Transformación e Innovación de la Cadena deValor” TICV.La Gerencia de Recursos Materiales aprovechola modalidad de Rampop para la implantacióndel SRM que en ese entonces ofreció SAP,siendo con ello PGPB la primera empresa enAmérica Latina en utilizar esta innovación, SRMes en si la evolución al ambiente Web delsistema de suministros de SAP/R3 tradicional.Durante el rediseño del nuevo proceso desuministros, se analizaron todas las etapas delproceso que estaban vigentes y se fueroneliminando todas aquellas actividades que noagregaban valor al proceso de suministro.

Actividades que internamente PGPB, se habíaimpuesto para tener un mayor control, pero quesin embargo hacían mas burocrático el procesoal tener un mayor número de actividades yrequisitos adicionales a los que marca la Ley.

Pemex Gas planeo en dos etapas ó fases lamigración de todos sus procesos en materia deadquisición de bienes y contratación de serviciosproceso de suministros de SAP/R3 a la soluciónde negocios SRM, que son:

Etapa 1.- En esta etapa se contemplan dosEscenarios básicos:Escenario 1 es el escenario en el que se da lageneración y tratamiento de órdenes desurtimiento al amparo de contratos abiertos,previamente formalizados para su alta en elsistema y el;Escenario 2 que es el escenario en el que seformalizan electrónicamente contratos por marcadeterminada

Etapa 2.- Se contempla un Escenario 3 en elque se prevé el despliegue de los procesos deadquisición de bienes y contratación de servicioscontemplados en la Ley de Adquisiciones,Arrendamientos y Servicios del Sector Público,mediante presentación de ofertas electrónicas yesquemas de colaboración, evaluación ydesarrollo de proveedores.

PGPB tuvo la visión de transformar su procesode suministro, incorporando las prácticas denegocio internacionales, con la implantación deun Mercado Electrónico basado en SRM deSAP.Con la implantación de esta solución, PemexGas se constituye en una de las empresas anivel mundial en habilitar todos los componentesde la solución de negocios SRM, logrando conello optimizar el ciclo de suministro, en unambiente de colaboración abierto y transparentey con tecnología de vanguardia.

El propósito de este trabajo es compartir laexperiencia de una implantación de una soluciónde negocios innovadora, en la gestión desuministro en la paraestatal más importante deAmérica Latina.

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8º Congreso y Expo Internacional de Ductos

INTRODUCCIONPara la reingeniería del proceso de suministrosde Pemex Gas se inicio con la revisión de todaslas actividades que involucraba el proceso en sumomento.Se identificaron las necesidades actuales delusuario final y, se analizaron los procesos yfuentes de información de las área involucradascon el proceso, se tuvieron innumerablessesiones de trabajo de análisis, se propuso elnuevo esquema de compras, mismo que sevalido con las diversas áreas involucradas con elproceso de suministro, tales como finanzas,tesorería, almacenes y finalmente elaboró unprototipo de la primera etapa del proyecto quese presento en forma esquemática, mismo quese presento a en el tercer bimestre del 2003, setuvo la autorización y se realizó la logística y laspruebas necesarias para realizar un procesocompleto en el sistema en un ambiente depruebas, se realizó la presentación en esteambiente de un proceso completo del prototipoel cual nuestras autoridades aprobaron y conello se dió inicio a la formalización para construirel ambiente productivo.

En julio del 2003 entra en ambiente productivo laPrimera Etapa del proyecto, con el:

Escenario 1: Que consiste en el envió yformalización electrónica de órdenes desurtimiento generadas al amparo de contratosabiertos, adjudicados como resultado de unproceso de contratación establecido en la ley enla materia.

Y Escenario 2: Que consiste en la formalizaciónelectrónica de contratos que deriven deadjudicaciones directas, al amparo de losartículos 41 y 42 de la ley en la materia, conbase en Catálogos Electrónicos previamenteconvenidos con los proveedores habilitados.Paralelamente con la implantación se define laestrategia de migración de los contratos abiertos

al SRM, así como la habilitación de losproveedores estratégicos, para la migraciónprogresiva.

A finales del primer cuatrimestre del 2004, entraen ambiente productivo la Segunda Etapa delproyecto, que consta de un escenario ycontempla el despliegue de los procesos óesquemas siguientes:

Escenario 3: 1).- Las adquisiciones de bienes yservicios a través de los procesos deadjudicación directa por monto máximo, deinvitación a cuando menos tres personas y delicitación pública mediante la presentación deofertas electrónicas; 2).- La implantación delCockpit de suministro que contribuirá, entreotros aspectos a: realizar la selección de losmejores proveedores; la evaluación estratégicadel mercado; la negociación de contratos delargo plazo y la planeación y agregación derequerimientos. 3).- La evaluación y desarrollode proveedores, con base en el cumplimiento delas condiciones contractuales y la percepción delusuario final; El análisis de gasto, inteligencia demercado y administración electrónica decontratos. 4).- La notificación del aviso deentrega en tiempo real del proveedor al usuario;y 5).- La recepción y revisión electrónica defacturas.

Con el inicio del escenario 3, en esta etapa delproyecto, fue necesario definir la etapa deimplantación, para lo cual se definieron diversasestrategias con el objeto de llevar a cabo lamigración progresiva, del proceso de suministrotradicional de SAP/R3 al SRM.

NOMENCLATURA

PGPB: Pemex Gas y Petroquímica BásicaGRM: Gerencia de Recursos MaterialesSAP/R3: Solution Application Products /

Release 3

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8º Congreso y Expo Internacional de DuctosRampop: Modalidad de implantación de SAP,previo a la liberación en elmercado, como una solución denegocios.

SRM: Supplier RelationShip ManagementBugsEye: Componente SRM de búsqueda del

catálogo.eMerge: Componente SRM del catálogo que

administra la información delproveedor y del catálogo.

EBP: Enterprise Buyer Profesional,componente central de SRM.

Bidding Engine: Componente SRM, que iniciaproceso de compras cuando no setiene fuente de aprovisionamiento.

BW: Bisness Warehouse, componente SRM,para análisis y explotación deinformación.

cFolders: Expediente electrónico decompras.

SUS: Supplier Self-Service, componenteSRM, que permite al proveedor elacceso al sistema para tratamientoe intercambio de documentos.

XI: Exchange Infraestructure, componenteSRM que permite la colaboración yextiende la integración con otrasentidades dentro y fuera de laempresa.

Sourcing Cokpit: Componente SRM, queposibilita la agregación de lademanda y por lo tanto definir eltipo de procedimiento de compra.

Líneas de negocio de PGPB: Transporte porDuctos; Producción (ComplejosProcesadores de Gas); Terminalesde Gas Licuado.

DESARROLLOLa conformación de los equipos de trabajo yorganización para iniciar el proyecto SRM.

Se conforma de la plantilla de los lideres delproyecto, por una parte del área funcional(GRM) y por la otra parte el área técnica

(personal del Centro de Competencia), así comoun equipo de trabajo multidisciplinario que seencargara de implantar el nuevo esquema decompras (SRM), así como del rediseño delproceso de suministro utilizando la solución denegocios SRM. En primer lugar se tuvo al grupode consultores de SAP (Alemanes en sumayoría), que se encargaron en primer lugar deentender la logística y marco normativo vigenteen su momento de nuestro proceso desuministro en su momento, los consultores deSAP también conformados por especialidadtales como: Catálogos Electrónicos; BugsEye; e-Merge; EBP; Bidding Engine; BW; cFolders;SUS; XI; Sourcing Cokpit; GRM por su partecomo dueño del proceso de suministro dePGPB, integró a un equipo de compradoresespecialistas en la adquisición de bienes ycontratación de servicios que con su experienciaaportarán ideas e inquietudes, tendientes amejorar el proceso de suministro; otro equipo seintegro con los especialistas del centro decompetencia que tuvieron dos funciones la derecibir directamente la transferencia delconocimiento de configuración del softwaresistema de los consultores de SAP (de acuerdoa las necesidades de PGPB), así como la delmantenimiento del sistema, también seconformo otro equipo del centro de competenciapara la instalación y configuración del hardwarenecesario para la operación, almacenamiento dedatos productos de la operación del sistema,otro equipo del centro de competencia seencargo de las comunicaciones a través delportal de PGPB así como la interacción en lascomunicaciones externas de Pemex con losproveedores, y finalmente se seleccionó a unapersona por cada una de las líneas de negociode PGPB (usuario requirente de bienes yservicios) cuya función era de la aportar suexperiencia como usuario, primero apoyar en lareingeriría del proceso, para eliminar actividadesque no agregaran valor al proceso de suministroy segundo para lograr las mejoras necesarias enel front-end del sistema, es decir definir el

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8º Congreso y Expo Internacional de Ductosdiseño y proponer ideas para que el sistema enla vista final sea amigable y sencillo al usuariorequirente. En la selección de este equipo sebusco también que el personal tuviera algunaexperiencia en la anterior implantación delSAP/R3.

A continuación se muestra en formaesquemática la conformación de la solución denegocios en la que se visualiza la integración delos componentes principales de SRM, así comola forma de integración y colaboración con losproveedores con el mercado electrónico dePGPB.

XI es la pieza central de la estrategia de SAP,que facilita la colaboración a través del WebBrouser y portal de PGPB; También posibilita laintegración con diferentes sistemas SAP y noSAP; Así como permite la automatización de losprocesos de compra-venta.

SUS es el componente de SRM, que permite elacceso a proveedores sin importar suinfraestructura tecnológica, soporta elintercambio de documentos, cubre el procesocompleto con el tratamiento de: Las órdenes decompra-venta; notificación de entrega; remisiónde factura y Pago.

En lo que respecta al catalogo electrónico deSRM, es el componente que permite dar alusuario final de Pemex, la innovación delconcepto de autoservicio de compras, al poderacceder a catálogos de bienes (materiales yequipos) y servicios.

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8º Congreso y Expo Internacional de Ductos

Se previó que por procedimiento los materialesdel catalogo de SRM, estén actualizados contextos de pedido de acuerdo a estándaresinternacionales y precios dicho catálogo cuentacon diversos criterios de búsqueda amigable alusuario y un manejo sencillo en la operaciónpara generar los requerimientos desde unambiente Web, lo asociado a la simplificación delas actividades relacionadas con los procesos decontratación disminuye considerablemente elciclo del suministro.

Principales retos de la Etapa 1

Se implanta la etapa 1 en aproximadamente 7meses tiempo record, se identifican en estaetapa los principales retos en la implantación:1).- La depuración de los materiales quemigrarán al nuevo ambiente de compras y quese darán progresivamente de alta en el catálogoelectrónico del SRM, para solventar este reto seaplico la estrategia del método de olas.

Método en el cual la selección de los materialesque en primera instancia se habilitaron para sualta fueron los que representaban un bajoesfuerzo de implantación y una mayorrecompensa en el impacto del suministro.

Así mismo, para esta selección de materiales setomo en cuenta también el histórico de comprasde los últimos tres años de la empresa, encuanto a cantidad y montos contratados.

2).- La habilitación de los proveedoresestratégicos por marca con convenios con ITS,para solventar este reto se invito directamente alos proveedores a formar parte del MercadoElectrónico de PGPB y se aprovecho lacoyuntura del termino del contrato entre ITS yPGPB, para que se contemplara dentro de lanormatividad interna (POBALINES) laformalización de convenios del mercadoelectrónicos con proveedores por marca

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8º Congreso y Expo Internacional de Ductosdeterminada (incluyendo los proveedores deITS).

3).- La liberación de la firma electrónica, para laformalización de contratos, para solventar estereto se dio a la tarea de cumplir con losrequerimientos que solicito el OIC, paragarantizar los niveles de seguridad que serequiere en la confidencialidad de la firma delusuario (final de PGPB y proveedores) en elsistema.

4).- Utilización de contratos abiertos, enmateriales de uso común y recurrente, parasolventar este reto se elaboro el procedimientopara dar de alta en el sistema, los contratosabiertos que ya estaban formalizadospreviamente en SAP/R3, el reto se tiene ahorapara implementar ahora este proceso en todaslas líneas de negocio de PGPB, que no teníanimplementado este recurso. Cabe señalar queeste recurso le da a la empresa la optimización ygarantía de contar con los materiales en elmomento oportuno, y coadyuva a reducir losniveles de inventarios de los almacenes, asícomo de homologar la calidad requerida en losmateriales.

Principales retos de la Etapa 2

Se implanta la etapa 1 en aproximadamente 7meses tiempo record, se identifican en estaetapa los principales retos en la implantación:1).- Cubrir todos los procesos de adquisición debienes y contratación de los servicios, parasolventar esto se complementaron losescenarios y se elaboraron manuales de usuariopor roles para cubrir todos los procesos desuministro, quedando como sigue:Rol Usuario Requirente:Escenario 1 de Bienes: Generación de órdenesde surtimiento al amparo de un contrato abierto.Escenario 1 de Servicios: A).-Generación deórdenes de servicio al amparo de un contratoabierto, Servicios Fijos. B).- Generación de

órdenes de servicios al amparo de un contratoabierto, Servicios Variables.Escenario 2 de Bienes: Generación de pre-pedidos de Bienes con fuente deaprovisionamiento determinada con fundamentoen los artículos 41 y 42 de la LAASSP.Escenario 2 de Servicios: Generación de pre-pedidos de Servicios con fuente deaprovisionamiento determinada con fundamentoen los artículos 41 y 42 de la LAASSP.Escenario 3 de Bienes: Generación de Cestade Compras de Bienes.Escenario 3 de Servicios: Generación deCesta de Compras de Servicios.

Rol Comprador Profesional:

Escenario 2 de Bienes: Formalización de pre-pedidos de bienes con fuente deaprovisionamiento determinada con fundamentoen los artículos 41 y 42 de la LAASSP.Escenario 2 de Servicios: Formalización depre-pedidos de servicios con fuente deaprovisionamiento determinada con fundamentoen los artículos 41 y 42 de la LAASSP.

Escenario 3 de Bienes: Realización de unprocedimiento de contratación de bieneslicitación pública, invitación a cuando menos trespersonas y adjudicación directa.

Escenario 3 de Servicios: Realización de unprocedimiento de contratación de servicioslicitación pública, invitación a cuando menos trespersonas y adjudicación directa.

Rol Licitante-Proveedor:a).- Aceptación de contratos y órdenes desurtimiento de bienes con fuente deaprovisionamiento determinada; notificación deentrega y verificación preliminar de facturas.

b).- Escenario 1 de servicios: Aceptación deórdenes de servicio al amparo de un contratoabierto -servicios fijos.

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8º Congreso y Expo Internacional de Ductosc).- Escenario 1 de servicios: Aceptación deórdenes de servicio al amparo de un contratoabierto -servicios variables.

d).- Escenario 2 de servicios: Aceptación pre-pedidos de servicios con fuente deaprovisionamiento determinada, con fundamentoen los artículos 41 y 42 de la LAASSP.

e).- Escenario 3 de bienes: Preparación depropuestas técnico-económicas y participaciónen procedimientos de contratación de bienes -licitación pública, invitación a cuando menos trespersonas y adjudicación directa.

f).- Escenario 3 de bienes: Aceptación decontratos de bienes resultado de procedimientosde contratación a través de licitación pública,invitación a cuando menos tres personas oadjudicación directa.

g).- Escenario 3 de servicios: Preparación depropuestas técnico-económicas y participaciónen procedimientos de contratación de servicios -licitación pública, invitación a cuando menos trespersonas y adjudicación directa.

2).- La migración progresiva de los servicios deSAP/R3 al SRM, para ello al igual que losmateriales en la Etapa 1, se aplico la estrategiadel método de olas.

En el cual la selección de los servicios que enprimera instancia se habilitaron para su altafueron los que representan un bajo esfuerzo deimplantación y una mayor recompensa en elimpacto del suministro.

3).- Interacción con la entrada en operación delos módulos del TICV. Para ello cabe señalarque derivado a que el SRM fue uno de losprimeros módulos del TICV en iniciar y terminarsu proceso de implantación, se tenia el reto deactualizar las versiones del SRM, parainteractuar correctamente con las versiones delos módulos tales como: de finanzas(presupuestos), de materiales, Portal, etc.

4).- Las comunicaciones con externos pararecibir propuestas en los procesos concursales,para ello se trabajo intensamente con el equipotécnico en comunicaciones electrónicas enambiente Web y Portal de Pemex, especialistasdel centro de competencia y de SAP, paragarantizar los procesos concursales derivadosde una licitación pública, invitación a cuandomenos tres personas.

CONCLUSIONES:

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8º Congreso y Expo Internacional de Ductos1. Pemex Gas y Petroquímica Básicatransforma su proceso de suministro,incorporando las mejores practicas denegocio internacionales, con laimplantación de un “Mercado Electrónicodel Suministro (MES)”, basado en lasolución SRM de SAP.

Impactos en la empresa:

2. Se incorpora el concepto de autoserviciode compras para los usuarios finales, alhabilitar catálogos de materiales y deservicios actualizados con estándaresinternacionales y precios, que permitetramitar con mayor facilidad susrequerimientos en un ambiente web, loque asociado a la simplificación de lasactividades relacionadas con los procesosde contratación disminuyeconsiderablemente el proceso desuministro y se obtienen los siguientesbeneficios:

Reducción del ciclo de suministro y eliminaciónde actividades que no agregan valor al proceso.

Beneficios

Se integra la innovación de agregación dedemanda por grupo de artículos.

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8º Congreso y Expo Internacional de Ductos

Soporte para intercambio de documentos delproceso de suministro con usuario internos yexternos.

Se implementa el extractor de información paramanejo de información y reportes con BW.

Se implementa el proceso de habilitación deproveedores para tres procesos principales, unopara la participación en concursos electrónicospara poder participar en licitaciones públicas einvitaciones a cuando menos tres personas; otropara la habilitación de proveedores por marca enla que se pacta con un “Convenio ElectrónicoPactado CME” y una lista de materiales yprecios disponibles en el catálogo electrónicopara el usuario final y otra habilitación cuandoexiste un contrato abierto previamenteformalizado y se pública en el catálogoelectrónico, habilitación necesaria para lageneración, envío y aceptación de órdenes desurtimiento y/o órdenes de servicio al amparo deese contrato.

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8º Congreso y Expo Internacional de DuctosFortalecimiento de colaboración con losproveedores.

Impactos del SRM en los procesos de negocio.

Impacto de las comunicaciones en el proceso desuministro en ambiente Web, innovación quepermite el acceso a proveedores sin importar suinfraestructura tecnológica.

3. El “Mercado Electrónico para el Suministro(MES) para PGPB”, permite unacolaboración mayor con lo proveedores yprestadores de servicio, propiciando elintercambio electrónico de documentosasociados al proceso de suministro y porconsiguiente, la reducción de tiempo,costos y errores que deberá de impactarfavorablemente los precios de los bienes yservicios.

4. La entrada en operación de los diferentesescenarios de negocio se realizó en unambiente controlado, por lo que lahabilitación de proveedores y productos seefectúa de una manera gradual, bajo unaestrategia bien definida, que garantice elentendimiento adecuado de la nuevafuncionalidad y de los nuevos rolesincorporados a los procesos.

5. Con la implantación de esta solución,Pemex-Gas se constituye en unas de lasprimeras empresas a nivel mundial enhabilitar todos los componentes de lasolución SRM, logrando con ello optimizarel ciclo del proceso de suministro, en unambiente de colaboración abierto ytransparente y con la aplicación detecnología de vanguardia.

12

8º Congreso y Expo Internacional de Ductos6. El reto común para ambas etapas 1 y 2 yel logró en las mismas consistió enmodernizar el proceso de suministro contecnología de punta, que cumpliera con unmarco normativo vigente y al mismotiempo que proporcionara un procesotransparente de acuerdo a las políticas einiciativas de la empresa.

7. Adicionalmente los lideres del ProyectoSRM tuvieron la visión e iniciativa paraimplantar y certificar un sistema de gestiónde la calidad, que permitiera al “MercadoElectrónico del Suministro de Pemex Gas”garantizar la mejora continua en marco detransparencia y rendición de cuentas y enestricto apego al marco normativo vigente,para satisfacer los requerimientos de losclientes en las mejores condicionestécnicas y económicas, con la mayoroportunidad posible y aplicando practicasinternacionales en materia de suministro.

AGRADECIMIENTOS

A todo el personal técnico de las áreas decompras, al personal técnico del centro decompetencia, al equipo de consultores de SAPAlemania y a las áreas requirentes de PGPB,que directa ó indirectamente facilitaron lapresentación de este proyecto.

REFERENCIAS

1. Etapa No.1, Proyecto de Implantación delSRM, TICV, 2003-2004.

2. Etapa No.2, Proyecto de Implantación delSRM, TICV, 2004.

ImpSu

Octavo Congreso y Exp

Modernización eacto del Proceso deministro de Pemex

Gas (S.R.M.)

o Internacional de Ductos

1

1.11.05

14

Contenido

I. Modelo de negocio

III. Impacto en los procesos de compra con SRM enlas lineas de negocio de PGPB.

III. Beneficios esperados

I. Modelo de negocio

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MES de Pemex Gas(SRM)

BW

EBP

PCW

SuS

XI

4

ónActualizaci

Templatedel ácatlogo

Integración de componentes de SRMProveedores Proveedores

ProcesoDemanda de Entrega Análisis

Inventariossuministro

BugsEye

e-Merge

SAPR/3

MM

FI/CO

Sourcing

Cokpit

Compraselectrónicas O.S.

Analytics

BiddingEngine

cFolders

Licitante

Acuse dereci bo

ProveedorMacroproceso de Suministro

Colaboración

Proceso de

Habilitación

SuS i i iNotificaciónídeenvíoSuS

riitRequerimientol i iFormalización

(, i(OS, Pedido) iRecepción

idebienesriProducción

EBP / Catálogo MMMM

rrtTransporte

lCesta de la

compra

i iOrden de surtimientoiPedido

lSolPed

i i iVerificación de

facturas y pago

riliiComercialización MM / SuSBidding EngineSourcing Cockpit

Archivoelectrónicode compras

lcFolders

iAgregación de

demandal

(SolPed)

Admvosf i i ry financieros

l i iFormalización

iContrato abierto

lContratonormal

. iAdj. DirectaI i iInvitacióna 3

i i i liLicitaciónPública

PM -PS

FI / COrtCompranet

BW MDM

Proceso relacionadoMódulos R/3 SAP

Sistema relacionado

Función del proceso

Depuración de datosmaestros

Abastecimiento estratégicoEvaluación de proveedoresComparación de ofertas

PublicacionesEnvío electrónicode ofertas

Verificación presupuestalRelevos presupuestalesPagoAfectaciones contables

18

Escenario 2 >

Envió y formalización de PEDIDOS con base en “Catálogos Electrónicos Pactados” (artículos 41 y

42 de la LAASSP) convenidos con proveedores primarios.

Equipos y Refaccionamientos originales.

Servicios a equipos originales

Contratos Marco de Servicios Técnicos Especializados (IMP, IPN, UNAM, COMIMSA, CIATEQ,

CFE, IIE )

Listas de Precios contenidos en los Contratos Preparatorios de ITS.

6

Escenario 1 >

Envío y formalización de ÓRDENES DE SURTIMIENTO electrónicas al amparo de Contratos Abiertos.

Bienes de uso recurrente, en contratos anuales o multianuales ( sustancias químicas, equipo de

seguridad, perfiles estructurales, papelería, etc.)

Servicios fijos previamente pactados en contratos anuales o multianuales ( servicios administrativos y

generales, técnicos especializados, estudios ambientales ).

Servicios variables con base en catálogos pactados de partes y servicios en contratos anuales o

multianuales ( mantenimiento preventivo y correctivo a equipos dinámicos y estáticos, vehículos,

control distribuídos, etc).

Definición de escenarios en el mercado electrónico

>Invitación a cuando menos tres personas

>Licitaciones públicas y adjudicaciones directas por monto máximo

Agregación de demanda de Bienes y servicios con diversas opciones de

suministro.

Formalización de contratos fijos o abiertos con ejercicio anual o multianual.

Definición de escenarios en el

mercado electrónicoEscenario 3 >

ASN – Facturación >

Notificación electrónica de entrega

Creación de aviso electrónico de entrega por parte del proveedor

Registro de entrada de mercancía en R/3 con base en el aviso electrónico de entrega

Compras de bienes y servicios cuando no existe fuente de abastecimiento, a través

de concursos electrónicos de:

Definición de escenarios en el

mercado electrónicoEscenario 3 >

Verificación electrónica de factura

Envío electrónico de factura por parte del proveedor para verificación

Registro electrónico de la factura en R/3 para su programación y pago

Definición de escenarios en el mercado electrónicoEscenario 3 >

24

Escenario 1 - Bienes -

Pemex-Gas Proveedor

SAP R/3 SRM

Enterprise Buyer SuS

BúsquedaCatálogo electrónico

• Escenario 1:

Verifica presupuesto Crear Cestade Compras

Creación automáticade orden de surtimiento

Suministro debienes víapedidos

Envío electrónicoOrden

Registroconfirmación de pedido

abie rtos

Comple tado enAceptación electrónica Aceptación

de la orden

Entrada de mercancía

l a F a s e 1 d e l

P r o y e c t o

Verificación factura

Pago

25

SAP R/3

Enterprise Buyer SuS• Escenario 2:Verificaciónde existencias Búsqueda

Catálogo electrónico

Verificaciónpresupuestal Crear Cesta

de Compras

Creación automáticade Pedido no liberado

Aprobación (WF) y CAAS

Form aliza ciónde pedidos

con base en“Ca tálogosEle ctrónicosPactados”

Creación automáticadel Pedido

Envío electrónicoRecep. Pedido

Registro del pedidoConfi rmaciónelectrónica

AceptaciónElectrónicadelPedido

Entrada de mercancía

Comple tadoen la Fase 1del Pro yecto

Verificación factura

Pago

Escenario 2 - Bienes -Pemex-GasSRMProveedor

26

Escenario 3 - Bienes – Invitación a 3 personas

Pemex-Gas

SAP R/3 SRM

EBP / Bidding Engine cFoldersSuS / Proveedor

Crear SolPed Archivo electrónicode compra

Crear Cestade Compras

Sourcing Cockpit

BWEvaluación deproveedores

Crear invitaciónRecibe invitación

electrónica

Especificaciones técnicas

Bases comerciales

Preguntas y respuestas

Propuestas técnicas

Actas de apertura

Evaluaciones técnicas

Acta del evento

DictamenFallo.......

BWCrea oferta enBidding Engine

Evaluación de ofertas

Determinar ganador(Fallo)

Crear Pedido oPedido abierto Recibe ordenEnvío electrónico

Aceptaciónde la orden

0

Escenario 3 - Licitación pública – Bienes y Servicios

Pemex-Gas

SRMSAP R/3

EBP / Bidding Engine cSuS / Proveedor Folders

Crear SolPed Archivo electrónicode compra

C rear Cestade Compras

Sourcing Cockpit

Crear LicitaciónPublicación de

la Licitación

Especificaciones técnicas

Bases comerciales

Documentos SUBREBA

Preguntas y respuestas

Propuestas técnicas

Evaluaciones técnicas

Crean propuestas enBidding Engine

sActas de evento

Dictamen

Fallo ......

Contrato

Envíopropuestas

BW Publicación dedocumentosEvaluación de

propuestas

Determinar ganador(Fallo)

C rear Contratonormal o abierto Recibe contratoEnvío electrónico

Formalizacióndel contrato

Bases

Visita a sitio

Junta deaclaraciones

Actas deaperturaFallo

Contrato

28

Notificación electrónica de entrega

Proveedoraceptó orden

Embarca bienesy envía

Elabora notificaciónde envío enSuS (ASN)

Registro entradade bienes con

referencia al ASN

Registro electrónicoen R/3 del

aviso de entrega

Recepción físicaen

CentrodeTrabajo

Verificación electrónica de factura

Crea factura enSuS con referencia

a ASN

cp a g o

Procesa pagoLibera factura

para pagoPresenta factura

impresa

Registro electrónicoen R/3 con

estatus bloqueado

Proceso SRM

Proceso SAP R/3

Proceso Manual

SuS-MM

Ruta de implantación para bienes

Ola 1

Indi rectos

Indirectos

Ola 2Directos

Ola 3

31

Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov DIc

Los grupos de compras se irán incorporado gradualmente con la identificación de grupos deartículos relacionados con los pro veedores y los requerimientos de PGPB

Los grupos de compras serán habilitados por olas de acuerdo con los siguientes criterios:

Número de contratos formalizados

Monto de la contratación (2000 – 2003)

Número de procedimientos de contratación Programa anual, 2004

32

Grupo de artículosOla 3

Materiales Directos Materia

Juntas y sellosmecán icos

Eq. y refac. Elec.Eléctrico y decomunicación

Productosquímicos

TurbinasCompresores

Equipos de Aire acond.med ición y

control

Bombas

Tubería,válvulas yconexiones

Equipo deprocesocalderas

Equipos deCombustión

interna

Variadores develocidad

Ola 2les Indirectos

Materiales p/construcción y Bandas

m a n t t o .C o p l e s

Equipo yartículos de

cómputo

Artículos deoficina

Herramientas

Equipos detransportecarretero

Protección yseguridad

Mobiliario

Artículos delimp ieza

Ola 1

Materiales Indirectos

Equipo manejode combustible

Metales ysoldadura

Torn illería

Materiales paramaniobras

Mangueras yaccesorios

Abrasivos

Envases

A l t o Esfuerzo de implantación B a j o

Ruta de implantación para Servicios

Abr May Jun Jul Ago Sep Oct

Escenario 1

Escenario 2

Escenario 3

35

Los grupos de compras se irán incorporando gradualmente con la identificación de categoríasrelacionadas con los pro veedores y los requerimientos de PGPB

La implantación de Servicios será similar a la de la Fase I, empezando con el escenario 1 y 2

Para el escenario 3 se requeire de un catálogo de servicios que se encuentra en desarrollo

Los grupos de compras serán habilitados por olas de acuerdo con los siguientes criterios:

Número de contratos formalizados Monto de la contratación (2000 – 2003) Número de procedimientos de contratación Pro grama anual, 2004

36

Servicios

Mantto. aequipos

Mantto. a Turbo-compresores

Rehabilitaciónde equipos

Escenario

Rehabilitaciónde Bombas

Mantto.vehicular

Mon itoreo

3

Mensajería ypaquetería

Transporte depersonal

Hielo

Agua

CIATEC

Escenario 2

UNAM

InstitutoMexicano del

Petróleo

Instituto deInvestigaciones

Eléctricas

COMIMSA

IPN

Capacitacióncomunicaciónvirtual

Mantto. Parquevehicular

Conducción deseñales vías a t é l

i t eF u m i g a c i ó n

Fotocopiado

Escenario 1

Recolecciónde basura

Retiro dedesechos nopeligrosos

Mantto. Equipode cómputo

Servicio decompresión

Transportede Azufre

Mensajería ypaquetería

A l t o Esfuerzo de implantación B a j o

37

II. Impacto en los procesos de compra con SRMde las líneas de negocio de PGPB.

38

PGPB

SAP/R3

Análisis global del gasto

Agregación de demanda

Negociación de contratos de

largo plazo

Análisis del proceso integral

Evaluación y desarrollo de

proveedores

Esquemas de colaboración

Mayor visibilidad y

transparencia

Pro veedor APro veedor B Proveedores PYMES

SRM

Homogeneización de procesos

Catálogos únicos en PGPB

Optimización del manejo de

i nventarios

Autoservicio de compras

Planeación de requerimientos

Inteligencia del mercado

Automatización del proceso de

compras y reducción de

tiempos

Marketplaces

39

Impacto en los procesos de compra con SRM de laslineas de negocio de PGPB.

Palancas degeneración de valo

Valor creadoIniciativas PGPBr

Beneficioscuantificables

Estrategia desuministrofocal izada

1

Mejora de laselección yadmon. defuentes de

óActivacin deproveedores

Red ucción costos

Menores costosde bienes yservicios

2óReduccin de

Ejercicio en tiempodel presupuesto

tiempos de ciclo

óSeleccin defuentes desuministrosuministro

Estándares deónInnovaci

3ónColaboracicompras

compartidos ycumplimientonormativo

Mejor utilización deE- procurement activos Cumplimiento

normativo ytransparencia

4-Balance

ScoreCardOptimizaciónprocesos desuministro

40

Autoservicio de compras y generación de requerimientos enun innovador concepto, en ambiente Web, para el usuariointerno de PGPB a través del portal de Pemex Gas en:https://portal.gas.pemex.com

Mercado Electrónico para el Suministro (MES), certificadobajo la norma ISO 9001:2000 con enfoque a la satisfacción delcliente.Mejora continua y monitoreo de indicadores para usuariosinternos, con soporte en su Sistema de Gestión de la Calidad,con acceso a la información en:http ://igas.gas. pemex.com

Esquemas de colaboración en ambiente Web, que agilizan elproceso de suministro, el tratamiento y entrega de los pedidoscon proveedores habilitados en el Mercado Electrónico através del portal de Pemex Gas en la opción “Sistema deinformación a Proveedores” en la pagina:www.gas.pemex.com

41

Reporte al 04 / Julio / 2003

Reseña Operaciones SRM 2003

E3 (Procedimiento deservicios mediante I-3 y A.D.)

E1 (Ordenes desurtimiento de materiales)

E1 (Ordenes de servicio)

E3 (Procedimientodebienes mediante I-3)

Escenario Oper.

E2 (Contratosde Materiales)

02 operaciones

00.25 MMP

01

00

01

00

00

MMP

00.06

00.19

0.00

0.00

0.00

CPG Cactus genera la primera orden desurtimiento con referencia a un contratoabierto

Sector de Ductos Cd. Mendoza generael primer pre-pedido por marcadetermi nada

Inicio de operaciones el 3 de Julio del 2003

42

MMPEscenario Oper. %

E1 (Ordenes desurtimiento de materiales) 54.72150.811,049

E1 (Ordenes de servicio) 277 6.57 2.39

E2 (Contratosde Materiales)

Al termino del ejerciciopresupuestal 2004, seincrementaron lasoperaciones por un montode $275.33 MMP conrespecto al año 2003

49 112.93 40.98

2 0.48

E3 (Solped deBienes I-3 y A.D)

E2 (Contratosde Servicios)

19

1.32

2.46 0.89

E3 (Solped deServicios de I-3 y A.D)

5 1.48 0.54

1,401 operaciones

275.58 MMP

• Reporte al 31 / Diciembre / 2004.

43

E1 (Ordenes desurtimiento de materiales)

E1 (Ordenes de servicio)

E3 (Solped deServicios de I-3 y A.D)

E3 (Solped deBienes I-3 y A.D)

E2 (Contratosde Materiales)

E2 (Contratosde Servicios)

Escenario Oper.

2,990 operaciones

1,795.08 MMP

Reseña Operaciones SRM 2005

1,581

876

275

184

20

54

220.92

569.97

682.17

241.08

MMP

67.18

13.76

31.75

38.00

12.31

13.43

0.77

3.74

%

Al 30 de Septiembre del2005, se incrementaronlas operaciones por unmonto de $1’51 9.50 MMPcon respecto al año 2004

• Reporte al 30 / Septiembre / 2005.

44

elCon su mercado ectrónicoe m -P ex-Gas tra nsforma el proceso de su ministro

Todas las modalidadesde contrataciónhabilitadas

Colaboración Integralcon proveedores

GAS Y PETROQUIMICA BASICA

24

III. Beneficios esperados

46

Beneficios en el ciclo de compras

Reducción de tiempos

TOTAL DE 57 A 203

Situación actual Situación propuesta

TOTAL DE 18 A 41

Simplificación del proceso

Eliminación de captura, errores y duplicidades

Registro automático y único de las transacciones en R/3

Reducción de actividades manuales

Transmisión electrónica de documentos en un ambiente de colaboración conproveedores

26

47

Eliminación de actividades

Automatización de

actividades

Eliminación de documentos requeridos

que no agregan valor al proceso 60 % 33 % 25 %

Beneficios específicos

Reducción en el ciclo del proceso 75 % 33 % 25 %

Beneficios

Escenarios de negocioEscenario 1 Escenario 2 Escenario 3

I3

64 % 17 % 11 %

75 % 60 % 41 %

Beneficios comunes

49

Impacto en los bienes y servicios por disminución de costos administrativos de los proveedores: 2 % Disminución en niveles de inventarios basada en la reducción del ciclo de suministro: 25 % Porcentaje de ahorro por automatización de la contratación de acuerdo a cifras internacionales de

Benchmark ajustadas a Pemex: 13 %

50

SRM: Marco conceptual

SRM surge como una nueva tendencia para incrementar lacompetitividad de las empresas mediante el fortalecimiento

de las relaciones con los proveedores con un enfoque

integral.

Se define como la práctica de negocios necesaria paramanejar las relaciones y la interacción con proveedores,

desde la planeación de requerimientos hasta el pago de

pedidos, a fin de aumentar la rentabilidad de una empresa.

ónDefi n ici

51

SRM: Estrategia y Objetivos

Estrategia:

Modernización de la función de Suministro de Pemex Gas,

incorporando las mejores practicas de negocio que permitan

a la empresa un proceso flexible, ágil y eficiente a fin de

satisfacer sus necesidades de bienes y servicios

asegurando bajos costos de operación y cumpliendo con el

marco normativo vigente.

Objetivos:

Optimizar el proceso integral de suministros a través demedios electrónicos.

Ofrecer visibilidad en todos los niveles de procura.

Red ucir el tiempo del ciclo de com pras.

Contribuir al programa de Up-Time.

Favorecer la transparencia del proceso de suministro de la

empresa.

52

Catálogo electrónico

Proveedores Pemex-Gas, red interna

óInformacinde R/3

e-MergeónInformaci

del proveedor

BugsEyeónActualizaci

Búsqueda flexible de productos: Búsqueda rápida Índ ice de prod uctos

Tabla de contenidos

Búsqueda avanzada

Cualquier atributo del material 30

Enterprise Buyer Professional (EBP)

SAP Enterprise Buyer Prof.R/3

M RP/PM/PS

Componentecentralde lasolución SRM

Órdenes desu rti miento

Prepedidos

Autoservicios de compras parael usuario final

Generaciónautomáticadeórdenes de surtimiento

Verificación presupuestal

Integración con los procesos depago

EBP

54

Bidding Engine (BE)

Implementa el proceso de compra cuando no se tienefuente de aprovisionamiento predeterminada:

Invitación a cuando menos tres personas Licitación pública

Proveedores

SuS

R/3EBP

MRP/PM/PS

Bidd ingEng ine

Solicitudesde pedido

Licitante

InterfaceDemanda

óCreacinRFI

óCreacinRFQ

Cuadroscomparativos

ó R e c e p c i nde ofertas

ó S e l e c c i ndel ganador

32

– Remisión de factura

– Pago

Permite el acceso a

proyeedores sin

i m p o r t a r s u

i nfraestructu ra

tecnológica

– Notificación de

entrega

Supplier Self-Service (SuS)

R/3

EBP

SuS

Proyeedor 2

Proyeedor n

Proyeedor 1

56

Sourcing Cockpit

Todas las cestas de comprallegan al Sourcing Cockpit

iUsuarios

PGPB

Todos los requerimientos secolectan por grupo de material

Cesta decomprasSRM

Catálogo Elcomprador profesional(nuevo rol) lleva a cabo laconsolidación derequerimientosR/3

PM -PS Sourcing Cockpit Posibilita la agregación de

demanda y por tanto definir eltipo de procedimiento decompra

Permite realizar la evaluaciónde proveedores

Adjudicacionesdirectas por

monto ámximo

Mejora la selección deproveedores en el proceso de i3con base en la evaluación de sucomportamiento y la percepcióndel usuarioóInvitacin a

cuando menos3 personas

Licitacionespúblicas

57

cFolders

Vista general de funciones

Acceso a documentos vía“Estatus y Tipos”

Mantiene un histórico delas versiones de los

Seguridad en losdocumentos a través deperfiles de autorización

que permite ver todos losdocumentos decolaboración entre losdiferentes actores en elp roceso

diferentes documentos

58

cFoldersR/3 workflowR/3 workflow

Usuarios CompradoresEsp.

Técnicas

Expedien teelectrónicode compras

Crea unBases

PropuestaTécnicaesquema de

colaboración

para integrartodos los Unidad de

Licitaciones

Inspección FALLOPropuestaEconómica

documentosdel pro ceso decom pras

Integración conel pro ceso>Al crear unaSolPed

Planeación,Grupo deTrabajo

InspecciónAdministradores

R/3

>Al crear unainvitación

EBP COMPRANET

cFolders

59

SRM

Exchange Infraestructure (XI)

ónColaboraci

http(s) WebBrowser

SAP Enterprise Portal

EnterpriseBuyer

Supplier

BW SelfCatalog DinamicBidding

C-ROOM

Service

SAP R/3

PEPPRPGPBPPQ

Exchange Infrastructure (XI)

Pieza central de la estrategia de SAP que facilita la óncolaboraci Posibilita la óIntegracin con diferentes sistemas SAP y no SAP

Extiende la ón integracicon otras entidades dentro y fuera de laempresa (EIA)

Permite la ón automatizacide los procesos de -compraventa

37

60

Analytics (BW)

Análisis y explotaciónde la información Análisis del gasto

global

Identificación de

ahorros potenciales Evaluación de

proveedores

Evaluación deldesempeño delproceso

Identificación deindicadores demercado

Agregación deinformación dediferentes sistemas

61

Reportes en BWAcceso a reportes de BW vía:

Vendor list

Sourcing CockpitBidding engine

Evaluación de proveedores

Información de proveedoresPerfil de proveedores

Todos los reportes para la comparación de lasofertas se accesan a través de Bidding Engine

Cuestionarios

FORTALECIMIENTO DE LACOLABORACIÓN CON EL PROVEEDOR

40

óReduccin de aspectos administrativos para laóComunicacin con proveedores

Diseño de productos nuevos Manejo colaborativo del

proyecto

ón Colaboración Colaboración Colaboracienen el ño d i s e e n la orden aprovisionamiento

óExtensin del control del proceso hacia los proveedores...

Reducción de trámites en Ventanilla Eliminación de uso telefónico y de fax en los

procesos de contratación

Información de cuentas Notificacióndelprocesode

licitación

Manejo de la orden Proceso de facturación

Resolución de disputas

Notificaciónanticipadadeembarq ue

ESC. 1 AL ADJUDICAR UN INVITACIÓN POR ESCRITO INTEGRACIÓN DE FORMALIZACIÓN DE EN EL USO DE LA AL SUSCRIBIR EL

CONTRATO ABIERTO

ESC. 2 IDENTIFICACIÓNDE ÁREAS USUARIAS DEBIENES ESTRATÉGICOS

REALIZACIÓN DEREUNIONES DE TRABAJOPARA MOSTRAR LAFUNCIONALIDAD SRM

PLANTILLAS

ESC. 1 POR PARTIDAS DECONTRATO ABIERTO

ESC. 2 OFERTA DE BIENES

CONVENIO PARA LATRANSMISIÓN DEINFORMACIÓN POR MEDIOSELECTRÓNICOS

FUNCIONALIDAD SUPPLIERSELF SERVICE “SUS”

CONVENIO Y ACORDAREL CONTENIDO ENC A T Á L O G OELECTRÓNICO

ESTRATÉGICOS POR MARCA

DERTERMINADA

BENEFICIOS DE LA ÓHABILITACIN DE PROVEEDORES

Se optimizará la administración de catálogos por el proveedor.

SELECCIÓN DE

PROVEEDORES

INVITACIÓN A

PROVEEDORES

Habilitación de proveedores estratégicos

Proceso de óhabilitacin de proveedores

ANÁLISIS DE

INFORMACIÓN

PARA INTEGRARCATÁLOGOELECTRÓNICO

CONVENIO DEPARTICIPACIÓN EN

______________EL MERCADO

ELECTRÓNICO

CAPACITACIÓN A

PROVEEDORESACTIVACIÓN

El proveedor dispondrá de una herramienta que le permitirá recibir y enviar en forma electrónica documentación relacionadacon el proceso de contratación de sus bienes.

El proveedor podrá administrar los contratos que PGPB le adjudique, llevando un control preciso del estatus de los mismos.

Al aprobarse la firma electrónica, el proveedor no requerirá presentarse en ventanilla a formalizar contrato alguno.

Se propiciará reducción de gastos al eliminar el desplazamiento del proveedor a las áreas contratantes de PGPB para trámitesadministrativos, lo que a mediano plazo repercutirá en mejores precios.

ESCENARIO UNO

Las necesidades de compra son directamente generadas por el usuario

Se elimina la autorización por marco de facultades, considerando que ya existe un contrato previamente formalizado

El usuario envía electrónicamente la orden de surtimiento al proveedor, sin intervención de las áreas contratantes.

El usuario tendrá certidumbre respecto a la fecha de entrega de los bienes y garantía de abastecimiento.ESCENARIO DOS

Se fortalecerán las relaciones con los proveedores bajo un esquema colaborativo.

Se garantizan las mejores condiciones de precio en el mercado de los bienes estratégicos, así como la razonabilidad deprecios durante la vigencia de la lista acordada en el Catálogo Electrónico.

41