Sistema de Gestión

de la Calidad

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL

GUIA DE APRENDIZAJE

Fecha:

Octubre de 2010

Versión 1.0

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1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

Nombre del Proyecto: Uso de Excel y Access para el desarrollo de aplicaciones administrativas empresariales.

Duración en horas 40

Fase del Proyecto: Exportando Bases de Datos de Access a Excel y funciones para análisis de datos.

Duración en horas 10

Actividad de Proyecto Exportar Bases de datos de Access a Excel y manejo de funciones.

Competencia: Resultados de Aprendizaje Duración en horas de la actividad

Aplicar tecnologías de la información teniendo en cuenta las necesidades de la unidad administrativa.

Construir el software para el sistema de acuerdo con la metodología de desarrollo seleccionada la arquitectura y las especificaciones dadas por el cliente.

10

2. PRESENTACION

El manejo de la información de una empresa no se basa solamente en la creación de una buena base de datos. Por lo tanto, las personas encargadas de la administración de la empresa le dan el mejor uso posible a todo lo que se encuentra en su base de datos para así obtener nueva información que sirva para tomar decisiones. Microsoft Excel cuenta con muy buenas funciones y herramientas que pueden servir para

optimizar la toma de decisiones, tales como lo son las funciones moda y frecuencia (que

encuentran datos repetitivos) y la herramienta subtotal (que muestra el subtotal de algunos

datos basados en un criterio de ordenación).

3. CONOCIMIENTOS PREVIOS

La actividad preliminar al desarrollo de la formación requiere de la revisión detenida del documento de estudio “Unidad 3 – Exportando Bases de Datos de Access y funciones para analizar datos.” y la realización de las respectivas consultas en Internet, presentaciones y adicionalmente podrá descargar el material que servirá de guía en el proceso.

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4. ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE :

Para el desarrollo de esta actividad deben realizar previamente la lectura de los documentos contenidos en el botón MATERIAL DEL CURSO (Unidad 3: Exportando Bases de Datos desde Access a Excel y funciones para analizar datos), además de los documentos de apoyo de la unidad 3. Claro está que no se debe limitar solo a la información contenida dentro de esa unidad. Puede utilizar otras fuentes de información.

¡Arnoldo necesita aprender a crear información para el mejoramiento de su empresa!

Después de crear la base de datos para la empresa, Arnoldo está sorprendido con lo que usted ha logrado y ha pensado seriamente en ascenderlo al cargo de gerente de tecnología e informática de sus empresas, sin embargo aún no está muy convencido de esto, por esa razón deberá resolver el siguiente caso y demostrarle todo lo que usted puede hacer. Un grupo de Ingenieros de sistemas hace poco intentaron ingresar a trabajar a una de las empresas de Elvis. Como prueba de sus conocimientos, le diseñaron y regalaron una base de datos para uno de sus almacenes de ventas de electrodomésticos (Esta base de datos de Access viene junto a esta actividad en el enlace de la actividad 3) Esta base de datos se ha venido llenando gracias al jefe de cajeros, quien realizó este trabajo de forma silenciosa con todas las ventas mensuales que se han realizado desde el año 2008; sin embargo nunca se ha hecho nada con esos datos. Es hora de darle uso a la información que se encuentra en esa base de datos realizando las siguientes actividades: 1. Averigüe cuál es el producto que más se ha vendido durante todo el tiempo que ha existido la base de datos. Esto para que Arnoldo le solicite a los proveedores una mayor cantidad de esos productos. 2. Hay productos que se han vendido menos que otros, averigüe con la base de datos los tres productos que se han vendido menos para así comprarlos en menor cantidad, ahorrando así dinero para otras cosas que requiere la empresa. 3. Hace mucho se ha querido premiar al mejor vendedor del año llevándole un regalo sorpresa a su dirección de residencia, como no se conoce quién fue el ganador, el regalo ha estado suspendido. Utilice la base de datos para saber quién

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5. EVIDENCIAS Y EVALUACION

ha vendido más productos. 4. Consulte con la base de datos a cuál proveedor se le compra más. Arnoldo podrá utilizar esta información para solicitar descuentos a su proveedor. Para realizar esta actividad debe primero descargar el archivo de la base de datos llamado AlmacenesElvis (base de datos Unidad 3).accdb que se encuentra en el botón llamado Material del Curso dentro de la carpeta Unidad 3: Exportando Bases de Datos de Access a Excel y Funciones para Analizar Datos, para luego exportar desde Microsoft Access hacia Microsoft Excel, las tablas que considere necesarias para desarrollar la actividad, luego utilice una de las 3 funciones explicadas en la unidad 3 (Moda, frecuencia o Subtotal) para realizar los 4 cálculos pedidos. Nota: Puede realizar los cuatro cálculos pedidos utilizando una sola función, dos funciones o si prefiere las 3. (Moda, frecuencia o Subtotal). Como cada vez que exporta una tabla se crea un archivo nuevo, copie las tablas en un solo archivo de Excel (en libros distintos Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3, etc.) y desde ahí realice los cálculos. Cuando termine de realizar la actividad, envíe el archivo de Excel creado por medio del enlace asignado para tal fin. Muchos éxitos.

Ambiente(s) requerido: Ambiente de navegación con (computador y conexión a Internet)

Material (es) requerido: Material del Curso Unidad 3: Exportando Bases de Datos desde Access a Excel y funciones para analizar datos. Documentos de apoyo Unidad 3.

Producto entregable:

Actividad de la Unidad N°3 resuelta. (Realización de los 4 cálculos pedidos utilizando las funciones Moda, Frecuencia o Subtotal).

Forma de entrega: Documento en formato .xls (Archivo de Excel). El archivo correspondiente a esta actividad debe ir adjunto por medio del enlace creado en la plataforma, en el botón Actividades.

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6. BIBLIOGRAFIA Material Didáctico. Unidad N°3. Elaborado por el SENA

CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autores María Yaneth Osorio Caro

Tutor Virtual Centro de comercio y Turismo SENA Regional Quindío

Marzo 18 de 2013.

El archivo en Excel debe contener:

1. El producto que más se ha vendido durante todo el tiempo que ha existido la base de datos.

2. Los tres productos que se han vendido menos. 3. El vendedor que ha vendido más productos. 4. El proveedor al cual se le le compra más.

Criterios de Evaluación:

Utiliza las funciones de Excel y Access para operar hojas de cálculo y bases de datos.

Exporta bases de datos de Access a Excel

Entrega a tiempo las actividades establecidas por el tutor.