GUIA RAPIDA INTELISIS 2800 - Intelisis E-Learning...

® Departamento de Documentación y Procesos 2006

GUIA RAPIDA INTELISIS 2800

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MANUAL

CUENTAS POR PAGAR Versión 2800

Edición 01


Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión 2800

Fecha de Emisión 26 / Enero / 2006 Compiló Ing. Carlos I. Villanueva Quevedo

MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS

FECHAS

CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:

No. De REVISIÓN: HOJA:

GR-CXP-2800 26/ENERO/2006 26/ENERO/ 2006 1 4 de 49

MANUAL CUENTAS POR PAGAR

INDICE INDICE .......................................................................................................................................... 4 I. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 8

1.1 Objetivo................................................................................................................................ 8 II. ESTRUCTURA DEL ERP ................................................................................................ 9 1. MOVIMIENTOS DEL MODULO............................................................................................. 9 III PANTALLA DE CAPTURA...................................................................................................... 11

6. Ruta de Acceso a los Movimientos del Modulo................................................................... 11 6.1 Pantalla de captura Datos Generales................................................................................ 11

IV. DESCRIPCIÓN DE MOVIMIENTOS ..................................................................................... 12 7.1 Movimiento Pago Posfechado........................................................................................... 12

7.1.2 Funcionalidad.............................................................................................................. 12 7.1.3 Afectación del Movimiento ......................................................................................... 12

7.2 Movimiento Anticipo.......................................................................................................... 13 7.2.1 Funcionalidad.............................................................................................................. 13 7.2.2 Afectación del Movimiento ......................................................................................... 13

7.3 Anticipo Saldo.................................................................................................................... 13 7.3.1 Funcionalidad.............................................................................................................. 13 7.3.2 Afectación del Movimiento .......................................................................................... 14

7.4 Movimiento Anticipo Factura ............................................................................................ 14 7.4.1 Funcionalidad.............................................................................................................. 14 7.4.2 Afectación del movimiento .......................................................................................... 14

7.5 Movimiento Crédito Proveedor ......................................................................................... 14 7.5.1 Funcionalidad.............................................................................................................. 14 7.5.2 Afectación del movimiento .......................................................................................... 15

7.6 Movimiento Cargo Proveedor............................................................................................ 15 7.6.1 Funcionalidad.............................................................................................................. 15 7.6.2 Afectación del Movimiento .......................................................................................... 15

7.7 Movimiento Préstamo........................................................................................................ 15 7.7.1 Funcionalidad.............................................................................................................. 15 7.7.2 Afectación del movimiento .......................................................................................... 16

7.8 Cheque Devuelto ............................................................................................................... 16 7.8.1 Funcionalidad.............................................................................................................. 16 7.8.2 Afectación del Movimiento .......................................................................................... 16

7.9 Movimiento Documento .................................................................................................... 17 7.9.1 Funcionalidad.............................................................................................................. 17 7.9.2 Afectación del Movimiento .......................................................................................... 17

7.10 Pagare ............................................................................................................................. 17 7.10.1 Funcionalidad............................................................................................................ 17 7.10.2 Afectación del Movimiento ....................................................................................... 17

7.11 Reasignación ................................................................................................................... 18 7.11.1 Funcionalidad............................................................................................................ 18 7.11.2 Afectación del Movimiento ........................................................................................ 18

7.12 Documento Anticipo......................................................................................................... 18 7.12.1 Funcionalidad............................................................................................................ 18 7.12.2 Afectación del Movimiento ........................................................................................ 19


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7.13 Entrada de Compra ......................................................................................................... 19 7.13.1 Funcionalidad............................................................................................................ 19 7.13.2 Afectación del Movimiento ....................................................................................... 19

7.14 Aplicación ....................................................................................................................... 19 7.14.1 Funcionalidad............................................................................................................ 19 7.14.2 Afectación del Movimiento ........................................................................................ 20

7.15 Aplicación Saldo .............................................................................................................. 20 7.15.1 Funcionalidad............................................................................................................ 20 7.15.2 Afectación del Movimiento ........................................................................................ 20

7.16 Devolución Saldo............................................................................................................. 20 7.16.1 Funcionalidad............................................................................................................ 20 7.16.2 Afectación del Movimiento ........................................................................................ 20

7.17 Ajuste Saldo..................................................................................................................... 21 7.17.1 Funcionalidad............................................................................................................ 21 7.17.2 Afectación del Movimiento ........................................................................................ 21

7.18 Ajuste Redondeo ............................................................................................................. 21 7.18.1 Funcionalidad............................................................................................................ 21 7.18.2 Afectación del Movimiento ........................................................................................ 21

7.19 Ajuste............................................................................................................................... 21 7.19.1 Funcionalidad............................................................................................................ 21 7.19.2 Afectación del Movimiento ........................................................................................ 22

7.20 Forward Compra.............................................................................................................. 22 7.20.1 Funcionalidad............................................................................................................ 22 7.20.2 Afectación del Movimiento ........................................................................................ 22

7.21 Reevaluación .................................................................................................................. 22 7.21.1 Funcionalidad............................................................................................................ 22 7.21.2 Afectación del Movimiento ........................................................................................ 23

7.22 Movimiento Presupuesto ................................................................................................. 23 7.22.1 Funcionalidad............................................................................................................ 23 7.22.2 Afectación del Movimiento ........................................................................................ 23

7.23 Movimiento Neteo............................................................................................................ 23 7.23.1 Funcionalidad............................................................................................................ 23 7.23.2 Afectación del Movimiento ....................................................................................... 23

7.24 Endoso A Favor ............................................................................................................... 23 7.24.1 Funcionalidad............................................................................................................ 23 7.24.2 Afectación del Movimiento ........................................................................................ 23

7.25 Aumento Capital .............................................................................................................. 24 7.25.1 Funcionalidad............................................................................................................ 24 7.25.2 Afectación del movimiento ........................................................................................ 24

7.26 Reparto Dividendos ......................................................................................................... 24 7.26.1 Funcionalidad............................................................................................................ 24 7.26.2 Afectación del movimiento ........................................................................................ 24

IV REPORTES ............................................................................................................................ 25 Ruta de Acceso.................................................................................................................... 25

8.1 Saldos................................................................................................................................ 25 8.1.1 Funcionalidad.............................................................................................................. 25 8.1.2 Pantalla del Reporte.................................................................................................... 26

8.2 Pendientes............................................................................................................................. 27 8.2.1 Funcionalidad ..................................................................................................................... 27


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8.2.2 Pantalla del Reporte........................................................................................................... 27 8.3 Estados de Cuenta ............................................................................................................ 28

8.3.1 Funcionalidad.............................................................................................................. 28 8.3.2 Pantalla del Reporte.................................................................................................... 28

8.4 Antigüedad de Saldos........................................................................................................ 29 8.4.1 Funcionalidad.............................................................................................................. 29

8.5 Pronóstico de Pagos.......................................................................................................... 30 8.5.1 Funcionalidad.............................................................................................................. 30 8.5.2 Pantalla del reporte ..................................................................................................... 30

8.6 Concentrado Diario............................................................................................................ 31 8.6.1 Funcionalidad.............................................................................................................. 31 8.6.2 Pantalla del Reporte.................................................................................................... 31

8.7 Acumulados ....................................................................................................................... 31 8.7.1 Funcionalidad.............................................................................................................. 31 8.7.2 Pantalla del Reporte................................................................................................... 31

8.8 Auxiliares ........................................................................................................................... 33 8.8.1 Funcionalidad.............................................................................................................. 33 8.8.2 Pantalla del Reporte.................................................................................................... 33

8.9 Movimientos....................................................................................................................... 34 8.9.1 Funcionalidad.............................................................................................................. 34

8.10 Reporte por Corte Antigüedad de Saldos Normal y posfechado ................................... 35 8.10.1 Funcionalidad............................................................................................................ 35 8.10.2 Pantalla del Reporte.................................................................................................. 35

8.11 General de Movimientos.................................................................................................. 36 8.11.1 Funcionalidad............................................................................................................ 36 8.11.2 Pantalla del Reporte.................................................................................................. 36

8.12 Diario de Movimientos .................................................................................................... 37 8.12.1 Funcionalidad............................................................................................................ 37 8.12.2 Pantalla del reporte ................................................................................................... 37

IX. EXPLORADORES ................................................................................................................. 38 Ruta de Acceso.................................................................................................................... 38

1. Descripción de la ventana Explorador................................................................................. 38 2. Exploradores del Módulo ..................................................................................................... 39 9.1 Movimientos....................................................................................................................... 39 9.2 Explorador Saldos. ........................................................................................................... 39 9.3 Pendientes......................................................................................................................... 40 9.4 Pagos................................................................................................................................. 41

9.4.1 Funcionalidad.............................................................................................................. 41 9.5 Saldo a Favor ................................................................................................................... 42

9.5.1 Funcionalidad.............................................................................................................. 42 9.6 Compras Netas.................................................................................................................. 43

9.6.1 Funcionalidad.............................................................................................................. 43 X HERRAMIENTAS .................................................................................................................... 44

10.1 Documentación Automática............................................................................................. 44 10.2 Conversión Moneda Cargos Pendientes......................................................................... 44 10.3 Aplicación Automática ..................................................................................................... 45 10.4 Pagos Automáticos.......................................................................................................... 45 10.5 Ajuste Redondeo ............................................................................................................. 45 10.6 Tasas ............................................................................................................................... 46


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10.7 Fusionar Cuentas por Pagar .......................................................................................... 46 10.8 Reevaluar Cuenta por Pagar........................................................................................... 46 10.9 Netear ........................................................................................................................ 47

ANEXOS...................................................................................................................................... 48 Anexo 1 Flujos de Movimientos.............................................................................................. 48


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I. INTRODUCCIÓN El Módulo de Cuentas por Pagar se utiliza para registrar los movimientos correspondientes a la generación de pasivos por obligaciones derivadas del proceso natural del negocio y las actividades complementarias del mismo, es decir, abarca desde movimientos de gastos atribuibles a los proveedores como el pago a acreedores. Entre las ventajas que proporciona el un módulo de Cuentas por Pagar están:

Creación de registros de todo tipo de pagos. Registro de anticipos y comprobación de pagos. Creación de pasivos por pagos a proveedores tanto nacionales como de importación. Registro y aplicación de Notas de Cargo y Cargo a Proveedores. Creación de todo tipo de gastos (maquila, retenciones, cuentas por pagar, etc.), así

como los gastos prorrateados. Permite la conversión de deuda al proceso de factoraje o documentación, según las

necesidades de la empresa. Facilita el seguimiento de vencimientos de acuerdo a los pasivos que deben ser

cubiertos por la organización.

El antecedente de este proceso dentro del flujo de gastos y egresos esta establecido por los módulos de Compras, Gastos, Nómina, Cuentas por Pagar y Activos Fijos; hasta su correspondencia con los movimientos de Tesorería y Contabilidad. 1.1 Objetivo Registrar y proporcionar seguimiento a los movimientos que crean el pasivo de las cuentas por pagar por operaciones derivadas de la actividad comercial de la empresa, mismos que decrecen el flujo de tesorería al llevar a cabo el registro de los egresos


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II. ESTRUCTURA DEL ERP

Imagen – Barra de Menús

La estructura del ERP esta integrada por Menús, Módulos y Movimientos.

• Cuentas: Se refiere a los diferentes catálogos de información con los que cuenta Intélisis. P. ej. Artículos, Personal, Proveedores, etc.

• Módulos: Son las diferentes áreas que conforman una empresa y que controlan una

serie de operaciones vitales e interrelacionadas. P. ej. Ventas, Inventarios, Compras, Cuentas por Pagar, Recursos Humanos, etc.

• Movimientos: Son las operaciones que realizan los módulos. P. ej. Pedido, Factura,

Transferencia, Gasto, etc.

1. MOVIMIENTOS DEL MODULO

• Entrada de Compra • Anticipo Saldo • Compra Local • Anticipo Factura • Entrada con Gastos • Pago • Importación • Pago Posfechado • Pago Nómina • Crédito Proveedor • Gasto • Nota de Cargo • Gasto T/Crédito • Devolución Gasto • Gasto Prorrateado • Dev. Prorrateada • Gasto Anticipo • Devolución Retención • Gasto Dev Anticipo • Cancelación Nómina • Retención • Cargo Proveedor • Gasto Diverso • Nota Crédito • Entrada Maquila • Aplicación Pago • Embarque • Préstamo • Anticipo • Cheque devuelto • Forward Compra • Forward por Pagar


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• Documento • Factura Proveedor • Contrarecibo • Documento Anticipo • Pagaré • Aforo • Factoraje • Carta de Crédito • Endoso • Endoso a Favor • Aplicación • Aplicación Saldo • Devolución • Devolución Saldo • Aumento de Capital • Disminución Capital • Reparto Dividendos • Ajuste • Ajuste Saldo • Ajuste • Neteo • Reasignación • Reevaluación • Reevaluación Crédito • Conversión Cargo • Conversión Crédito • Amortización • Intereses • Presupuesto • Estadística • Solicitud Deposito • Solicitud Cheque


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III PANTALLA DE CAPTURA La pantalla de captura de los Movimientos esta integrada por carpetas y se dividen en dos partes, la parte del Encabezado y el Detalle. La pantalla deberá llenarse con la información requerida para la realización de los movimientos, introduciendo los datos necesarios en los campos y en las carpetas correspondientes de acuerdo a las necesidades de operación.

6. Ruta de Acceso a los Movimientos del Modulo Utiliza la siguiente ruta para ingresar a la pantalla de captura del módulo de Cuentas por Pagar.

Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / hacer clic en Procesos Paso 2 Seleccionar el Módulo de Cuentas por Pagar Paso 3 Presionar el botón Nuevo en el Tablero de Control.

6.1 Pantalla de captura Datos Generales

Imagen – Pantalla de Captura Cuentas por Pagar


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IV. DESCRIPCIÓN DE MOVIMIENTOS

7.1 Movimiento Pago Posfechado

7.1.2 Funcionalidad Este tipo de Movimiento se habilita en la Configuración del Módulo de Cuentas por Pagar (2), el campo "Pagos Posfechados". El Sistema permite llevar el saldo de este tipo de Movimientos de dos formas, pero solo podrá definir una para trabajar. Para definirlas ingrese al Menú Principal/Configurar/Tipos de Movimientos/Cuentas por Pagar donde aparece la forma con la lista de los Movimientos del mismo Módulo. Coloque el cursor sobre la opción "Pago Posfechado", después colóquese sobre el campo "Clave Afectación" y oprima F9 o el Botón Consulta; Aparece otra forma con las Claves de Afectación para cada Movimiento y dos Claves para Pago Posfechado: CXP.DP (Tipo Documento): Esta opción, al hacer un Movimiento de este tipo, suceden tres cosas:

Abona por el importe al saldo del Documento aplicado. Se genera un Movimiento llamado Pago Posfechado con Estatus Pendiente, el cual

podrá Concluirse generando un Pago; es decir, el Saldo del Documento se transmitió al Pago Posfechado.

Genera y Concluye en el Módulo de Dinero el tipo de Movimiento indicado en el campo "Movimiento (Egresos dinero)" del maestro de Formas de Pago/Pago, el cual podrá definir en el Pago Posfechado. Si no define la Forma o la Cuenta Bancaria, se genera un Movimiento de tipo Egreso con Estatus Pendiente, si la Cuenta es de tipo Caja, el Egreso queda con Estatus Concluido. Si la Cuenta es de tipo Banco, este queda con Estatus Pendiente

Una vez que este queda en Estatus pendiente, se puede modificar el Concepto, Referencia y Fecha <<a Vencimiento dentro de la opción "Campos" del menú Edición. Para Concluirlo, se puede afectar nuevamente y aparece la opción: Pago

7.1.3 Afectación del Movimiento Al oprimir el botón , de afectación se genera una solicitud de cheque, quedando en estatus Pendiente. Al afectar nuevamente el movimiento el sistema muestra la opción Generar Pago nos pregunta si se Genera el Pago, al Aceptar el movimiento queda en estatus de Concluido.

Imagen –Pago Posfechado


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7.2 Movimiento Anticipo

7.2.1 Funcionalidad Este movimiento se utiliza para registrar los pagos anticipados a los proveedores o acreedores por la compra de bienes o por la prestación de servicios, mismos que posteriormente serán aplicados a un pago.

7.2.2 Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento se genera una Solicitud de Cheque o Solicitud Depósito de acuerdo a la forma de pago señalada. El movimiento cambia a estatus Pendiente.

Imagen –Información Movimiento

Al afectar por segunda vez el movimiento se despliegan las opciones para continuar con el proceso.

Imagen – Anticipo X

7.3 Anticipo Saldo

7.3.1 Funcionalidad Este movimiento es similar al Anticipo la diferencia es que al registrarlo no es necesario aplicarlo a otro movimiento, este movimiento es útil cuando se realizan adelantos a proveedores. Este anticipo aplica al saldo de la cuenta del proveedor directamente. La diferencia es que se utiliza para disminuir la deuda con el proveedor y no se puede aplicar.


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7.3.2 Afectación del Movimiento Se verifica que los datos registrados estén correctos. Al afectar este movimiento automáticamente se Genera una Solicitud de depósito, en el modulo de Tesorería.

Una vez capturados los campos necesarios, presionar el botón o la tecla de función F12, el movimiento Anticipo de Saldo tendrá ahora el estatus Concluido.

7.4 Movimiento Anticipo Factura

7.4.1 Funcionalidad El Movimiento de Anticipo Factura es similar al Anticipo, en este caso funciona como un pago por una parcialidad de unaJ Factura determinada. Este Movimiento es útil cuando realiza adelantos a sus Proveedores. Este Anticipo afecta directamente al importe de la facturación.

7.4.2 Afectación del movimiento

Una vez que se generó el Anticipo Factura, se oprime el botón esta queda con Estatus Pendiente aún se puede modificar el Concepto, Referencia y Fecha de Vencimiento dentro de la opción "Campos" del menú Edición. Para Concluirlo, procéselo nuevamente y aparecen las opciones.

Imagen – Anticipo Factura

7.5 Movimiento Crédito Proveedor

7.5.1 Funcionalidad Este movimiento se puede aplicar a un crédito otorgado por el Proveedor, como pueden ser en Factura, Nota de Cargo, Documento, Cargo Diverso o Cheque Devuelto.


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Una vez capturados los datos requeridos se afecta el movimiento Crédito Proveedor, el movimiento pasa a estatus “Concluido”.

7.6 Movimiento Cargo Proveedor

7.6.1 Funcionalidad Se genera un otorgamiento de recursos monetarios, sin efectuar un pago inmediato, bajo la promesa de restituirlo bajo las condiciones de los cargos extras convenidos no considerando los impuestos que deben ser aplicados en el movimiento a realizar. Este movimiento incrementa el saldo deudor del Proveedor.

7.6.2 Afectación del Movimiento

Una vez capturados los campos necesarios, presionar el botón o la tecla de función F12, el movimiento Cargo Proveedor tendrá ahora el estatus Pendiente. Al afectar nuevamente el movimiento se muestra la siguiente pantalla de opciones:

Imagen – Cargo Proveedor

7.7 Movimiento Préstamo

7.7.1 Funcionalidad Este Movimiento realiza préstamo de cierta cantidad monetaria u otro concepto pactado; identificando la deuda a través de alguno de estos movimientos, no existe ningún comprobante que avale la misma, sólo el registro el cual simplemente se realizo la operación, no contempla ningún tipo de impuesto. Con este Movimiento se genera un cargo al Saldo del Proveedor por lo que se incrementa las cuentas por Pagar pendientes de Pago. También Registra un préstamo que se nos hizo. Nota: los prestamos a personal no se registran aquí, se registran en el modulo de nomina para que al correr la nomina se descuente automáticamente, si no quieres que se descuente de la nomina entonces si


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se debe de generar desde cuentas por Pagar pero hay que dar de alta a la persona como deudor diverso, para hacer esto se hace desde cuentas / Proveedor / Proveedor y en tipo se pone deudor.


Una vez que Afecta el Préstamo, este queda en Estatus Pendiente. Al afectar nuevamente el movimiento se muestra la siguiente pantalla de opciones. Al seleccionar la opción que corresponda y presionar el botón Aceptar el movimiento Préstamo se concluye.

Imagen – Préstamo X

7.8 Cheque Devuelto

7.8.1 Funcionalidad Este movimiento se utiliza para los casos en los que por alguna razón el Cheque con que realizo el pagó el Proveedor no fue admitido por el banco, ya sea por falta de fondos, información incompleta o incorrecta o la firma del Proveedor no coincide. Este Movimiento: Genera un cargo al Saldo del Proveedor con un documento llamado “Cheque Devuelto”. Y Genera un Depósito en Falso la cuenta asignada en el Movimiento, es decir que descuenta del Saldo Bancario a la Cuenta correspondiente.

7.8.2 Afectación del Movimiento Al Afectar el Cheque Devuelto, este queda con Estatus Pendiente y se puede modificar el Concepto, Referencia y Fecha de Vencimiento dentro de la opción “Campos” del menú Edición, Se genera automáticamente el Depósito en Falso. Al afectar nuevamente el movimiento se muestra la siguiente pantalla de opciones.

Imagen – Cheque Devuelto


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7.9 Movimiento Documento

7.9.1 Funcionalidad Esté Movimiento es para concluir Pendientes de Pago y generar un Movimiento nuevo que contenga estos cargos. Los documentos que pueden incluir todos los movimientos de cargo se registrarán como un abono y para el documento o contra recibo como un cargo, el saldo del movimiento se transfiere a estos; No afecta el saldo del Proveedor. Si se requiere tener varios Documentos como letras o pagares en base a un Movimiento Pendiente de Pago. Se requiere configurar Menú Herramientas /Cuentas por Pagar /Documentación Automática.

7.9.2 Afectación del Movimiento Al Afectar el Documento, este queda con Estatus PENDIENTE y se puede modificar el Concepto, Referencia y Fecha de Vencimiento dentro de la opción “Campos” del menú Edición. Este movimiento podrá registrar el Pago de forma inmediata o posterior (posfechado), convertir se en una Nota de Crédito o en una Factura Seguro para Concluirlo deberá a afectar el movimiento y se presentarán las opciones del Menú Documento x.

Imagen – Documento X

7.10 Pagare

7.10.1 Funcionalidad En este movimiento se generan los instrumentos financieros; mediante el cual nos comprometemos a pagar a los proveedores el monto en una fecha acordada previamente. 7.10.2 Afectación del Movimiento Al momento de afectar se genera un aforo, el porcentaje de Aforo se define por proveedor al ser dado de alta. El movimiento Pagaré queda en estatus Pendiente.


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Al afectar se despliega el menú de Pagaré en el que debemos seleccionar el movimiento a realizar. Hasta que sea completado el movimiento seleccionado, el movimiento pagaré se concluye.

Imagen –Pagare X

7.11 Reasignación

7.11.1 Funcionalidad Cuando tenemos un Cargo el cual queremos cambiar de proveedor, solo se pueden reasignar anticipos generados que se encuentren en estatus pendiente. Nota: No se puede reasignar un cargo a la misma empresa.

7.11.2 Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento cambia a estatus Pendiente. Al afectar nuevamente el movimiento se abre la ventana Anticipo X en la cual se selecciona la opción que corresponda y se presiona el botón Aceptar.

Imagen – Anticipo X

7.12 Documento Anticipo

7.12.1 Funcionalidad Este movimiento se utiliza para registrar los pagos anticipados a los proveedores por medio de documentos como son cheques u otros medios por la compra de bienes o por la prestación de servicios, documentos mismos que posteriormente serán descontados de la cantidad a pagar.


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7.12.2 Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento queda en estatus pendiente. Al afectar nuevamente se despliega el menú de Documento Anticipo, del cual se selecciona la acción a tomar.

Imagen – Documento Anticipo

7.13 Entrada de Compra

7.13.1 Funcionalidad El movimiento Entrada Compra se utiliza para registrar en el sistema las Facturas provenientes de proveedores y generar el pasivo para pago. Preferentemente compras nacionales por la adquisición de suministros para cumplir con la actividad económica de la empresa, así como para el registro de artículos indirectos, por ejemplo: materias primas, artículos para la venta hasta enseres de oficina, papelería, cafetería, etc.


Se procede a afectar el movimiento para que se realice automáticamente la aplicación y concluir el movimiento. Para verificar la correcta aplicación de estos movimientos consulte la información de Proveedor

apoyándose del icono

7.14 Aplicación

7.14.1 Funcionalidad Cuando se genera un Pago Posfechado con el tipo Nota de Crédito en la que no se aplicó ningún Movimiento por falta de información o esta fue generada por una Devolución de Venta, se genera un abono en el Saldo del Proveedor; para poder aplicar este Saldo a un Movimiento Pendiente de Pago, se usa la Aplicación de Nota de Crédito o la Aplicación Pago.


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Al registrar un Movimiento de este tipo, se deberá indicar el Pago posfechado o la Nota de Crédito a la que se aplicará, utilizando la carpeta "Movimiento a Aplicar", donde aparecen los campos Proveedor, Movimiento y Consecutivo. Al Afectar una Aplicación de Nota de Crédito/Pago, esta queda con Estatus Concluida y se puede modificar el Concepto dentro de la opción "Campos" del menú Edición, pero no podrá afectarla nuevamente.

7.14.2 Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento se concluye satisfactoriamente la aplicación a saldo.

7.15 Aplicación Saldo

7.15.1 Funcionalidad Cuando se genera un Pago Posfechado con el tipo Nota de Crédito en la que no se aplicó ningún Movimiento por falta de información o esta fue generada por una Devolución de Venta, se genera un abono en el Saldo del Proveedor; para poder aplicar este Saldo a un Movimiento Pendiente de Pago, se usa la Aplicación de Nota de Crédito o la Aplicación Pago. Al registrar un Movimiento de este tipo, se deberá indicar el Pago posfechado o la Nota de Crédito a la que se aplicará, utilizando la carpeta "Movimiento a Aplicar", donde aparecen los campos Proveedor, Movimiento y Consecutivo. Al Afectar una Aplicación de Nota de Crédito/Pago, esta queda con Estatus Concluida y se puede modificar el Concepto dentro de la opción "Campos" del menú Edición, pero no podrá afectarla nuevamente.

7.15.2 Afectación del Movimiento Con la información completa y correcta se aplica nuevamente, concluyendo satisfactoriamente la aplicación a saldo.

7.16 Devolución Saldo

7.16.1 Funcionalidad Reingresa Saldo a Favor. Al entrar a la forma y seleccionar el Proveedor, el Sistema coloca dicho saldo en el campo importe, incrementando el saldo del Proveedor cuando tiene cuentas por Pagar o si se le debe, saldando ambas responsabilidades.

7.16.2 Afectación del Movimiento Al Afectar la Devolución de Saldo, esta queda con Estatus Concluido y puede modificar el Concepto dentro de la opción “Campos” del menú Edición, pero no se podrá procesar nuevamente.


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7.17 Ajuste Saldo

7.17.1 Funcionalidad Este movimiento permite realizar modificaciones en el Saldo de las cuentas por Pagar del Proveedor, disminuyendo o aumentando las mismas, se puede aplicar en forma automática o a varias a su vez de manera específica, dependiendo las necesidades del usuario.

Este movimiento es fácil de realizar y aplicar: se indica el tipo de movimiento y al Proveedor a quien se aplicará el ajuste, se captura la cantidad acordada la cual descontará del importe del la cuenta por Pagar correspondiente; en el caso de ser directamente, se deberá deshabilitar el campo de aplicación manual, con la finalidad de que el sistema aplique esta acción a la factura más antigua; de lo contrario se podrá seleccionar aquella cuenta por Pagar que se desea en el detalle de la pantalla, previamente habiendo nuevamente habilitado el campo Aplicación Manual.

7.17.2 Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento, automáticamente se realiza el registro y aplicación del mismo a las Cuentas por Pagar del Proveedor, disminuyendo su saldo total y especifico, así como concluyendo el movimiento.

Para verificar la correcta aplicación de esta acción con el icono información consulte la información del Proveedor

7.18 Ajuste Redondeo

7.18.1 Funcionalidad Este movimiento permite realizar modificaciones redondeando los Saldos de las cuentas por Pagar del Proveedor, adecuando las mismas, se puede aplicar en forma automática o a varias a su vez de manera específica, dependiendo las necesidades del usuario.

7.18.2 Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento automáticamente se realiza el registro y aplicación del mismo a las cuentas por Pagar del Proveedor, disminuyendo su saldo total y especifico, así como concluyendo el movimiento.

Para verificar la correcta aplicación de esta acción con el icono información consulte la información del Proveedor.

7.19 Ajuste

7.19.1 Funcionalidad Este movimiento permite realizar modificaciones redondeando los Saldo de las cuentas por Pagar del Proveedor, adecuando las mismas, se puede aplicar en forma automática o a varias a su vez de manera específica, dependiendo las necesidades del usuario.


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7.19.2 Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento automáticamente se realiza el registro y aplicación del mismo a las Cuentas por Pagar del Proveedor, disminuyendo su saldo total y especifico, así como concluyendo el movimiento.

Para verificar la correcta aplicación de esta acción con el icono información consulte la información del Proveedor.

7.20 Forward Compra

7.20.1 Funcionalidad Este movimiento permite generar un cargo a favor del proveedor, sin afectar el Módulo de Tesorería e incrementando también las cuentas por pagar al proveedor a través de un Forward por Pagar. No contempla impuestos, su aplicación genera la devolución correspondiente del mismo a través de un egreso en el modulo de tesorería; sin afectar el movimiento originado, al menos que se realice la aplicación directamente. Este movimiento se podrá registrar directamente deshabilitando el campo Aplicación Manual este queda en estatus pendiente para su aplicación o devolución. La aplicación de beberá realizar manualmente, pues de lo contrario se aplicara al forward originado, concluyendo ambos movimientos. En su aplicación manual, este movimiento se podrá aplicar a cualquier movimiento de cargo, permitiendo abonar o saldar el mismo, con la finalidad de disminuir las cuentas por pagar disminuyendo el saldo. En la devolución de este movimiento, se despliega automáticamente en el detalle el movimiento, al afectarlo se concluirá el mismo, generando un egreso a través de un cheque o solicitud en el modulo de tesorería, disminuyéndose de las cuenta por cobrar del Proveedor; sin afectar el forward por cobrar original.

7.20.2 Afectación del Movimiento En caso de haber diferencias al momento de hacer un movimiento de aplicación, entre el forward de ventas y la afectación, se solicita la generación una Aplicación de diferencias en donde se seleccionará el tipo de movimiento que disminuirá directamente el saldo diferencia, directamente en el saldo o generando un saldo a favor o conversión de crédito.

7.21 Reevaluación

7.21.1 Funcionalidad Actualiza el valor de las Cuentas por Pagar aplicando la inflación es decir, se utiliza el índice Nacional de Precios al Consumidor para reflejar el porcentaje de la inflación presentado durante el año.


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El movimiento de Reevaluación no puede realizarse directamente es a través del menú Principal / Herramientas /Tesorería / Reevaluar Tesorería que se reevaluar todos aquellos movimientos en estatus pendiente que se realizaron en alguna moneda extranjera y cuyo tipo de cambio sufrió de alguna modificación.

7.21.2 Afectación del Movimiento El movimiento Reevaluación no puede generarse directamente En el Módulo Cuentas por Pagar.

7.22 Movimiento Presupuesto

7.22.1 Funcionalidad El presupuesto de cobro es también considerado como un estado de cuenta en donde se puede informar al Proveedor o al deudor el adeudo que tiene con la empresa.


Al afectar el movimiento inmediatamente pasa al Estado Concluido.

7.23 Movimiento Neteo

7.23.1 Funcionalidad En este movimiento se considera el total de obligaciones de los saldos parciales de compra y de venta que se concilia en una posición neta de saldo total y se utiliza para cancelar redescuentos otorgados.


Al afectar el movimiento inmediatamente pasa al Estatus Concluido.

7.24 Endoso A Favor

7.24.1 Funcionalidad En este movimiento se considera el total de obligaciones de los saldos parciales de compra y de venta que se concilia en una posición neta de saldo total y se utiliza para cancelar redescuentos otorgados.


Al afectar el movimiento inmediatamente pasa al Estado Concluido.


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7.25 Aumento Capital

7.25.1 Funcionalidad Permite registrar las aportaciones de los socios al capital social de la empresa.

7.25.2 Afectación del movimiento Al afectar el movimiento Aumento de Capital cambia a estatus Concluido generando un movimiento de Solicitud de Cheque en estatus Pendiente en el Módulo de Tesorería.

7.26 Reparto Dividendos

7.26.1 Funcionalidad Con este movimiento se registra el reparto de dividendos a los socios.

7.26.2 Afectación del movimiento Al afectar el movimiento Reparto de Dividendos cambia a estatus Pendiente al afectar nuevamente el movimiento muestra la siguiente pantalla de opciones. Al seleccionar la opción que corresponda y presionar el botón Aceptar el movimiento Reparto de Dividendo se concluye.


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IV REPORTES Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Reportes Paso 2 Seleccionar el Módulo de Cuentas por Pagar Paso 3 Seleccionar el reporte a consultar

Los Reportes son la presentación de la información, determinada por variables o filtros. Esta información se encuentra en la Base de Datos. Las variables pueden ser condiciones determinadas y delimitadas por el usuario para la generación de un Reporte. Cada Reporte contempla varias modalidades, por lo que son todos aquellos elementos que integran el reporte de este módulo. En todas las opciones que se presentan, el usuario debe determinar los rangos que desea desplegar en el reporte. Además es posible establecer el orden en que la información será distribuida, o bien, si se prefiere un reporte detallado. Dentro del Reporte y como encabezado, aparecen el Nombre del Reporte, el Ejercicio y el nombre de la Empresa, debajo de este encabezado se presentan las columnas que organizan la información con base a los filtros y variables seleccionadas, y en la parte inferior, aparecen los Subtotales, Totales y Gran Totales de la información. A continuación se detalla la funcionalidad de cada uno de los reportes de este módulo.

8.1 Saldos

8.1.1 Funcionalidad Este reporte despliega información de los saldos actuales de los Proveedores de todos los tipos de monedas que utiliza, para beneficio propio de la misma y que están pendientes de pago; muestra la clave del Proveedor, nombre y saldo, así como el gran total del saldo. Al acceder a esta opción de reporte se despliega el recuadro Saldo – Cuentas por Pagar el cual contiene campos que funcionan como filtros de búsqueda y una barra de herramientas, para Cerrar, imprimir y observar.


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8.1.2 Pantalla del Reporte En estos campos se indicará la clave del Proveedor ya sea directamente si es que se conoce la clave del Proveedor o en su caso apoyada del botón asistente el cual desplegara la pantalla de los Proveedores registrados en el sistema a partir del Menú General del sistema

/ Cuentas / Proveedor / Proveedor. Al seleccionar el Proveedor deseado, en los dos campos se establece el rango de donde y hasta donde se presentará la información desea. Una vez que ya indico estos datos, se podrá utilizar el icono para observar la información, en el caso dejar los campos en blanco se visualiza toda la información de todos los Proveedores.

Imagen – Saldos-Cuentas Por Pagar

Vista preeliminar del Reporte Saldos

Imagen – Vista Preeliminar Saldos


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8.2 Pendientes

8.2.1 Funcionalidad Este reporte despliega información por Proveedores con respecto a todos los movimientos que se tiene pendientes por concluir que diminuye o aumenta su saldo, mostrando así el total por pagar, refleja las fechas de emisión como de vencimiento y los días que han trascurrido considerando estas; así como si hubiesen causando cargos moratorios.

8.2.2 Pantalla del Reporte Se selecciona el rango de Proveedores a los que se quiere consultar.

Imagen - Pendientes

Esta es la forma de cómo se presenta el reporte en cuanto a su estructura, la información de los Proveedores será aquella de acuerdo a las especificaciones dadas anteriormente. Vista Preeliminar del Reporte Pendientes.

Imagen – Vista Preeliminar Pendientes


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8.3 Estados de Cuenta

8.3.1 Funcionalidad Este reporte refleja los cargos y abonos realizados a cada proveedor en un periodo determinado, filtrando por estatus y tipo de moneda.

8.3.2 Pantalla del Reporte Registra en la ventana Estado de Cuentas la información requerida de acuerdo a los filtros

de búsqueda y presiona el icono

Imagen – Estado Cuenta

Esta es la forma de cómo se presenta el reporte en cuanto a su estructura, la información de los proveedores será aquella de acuerdo a las especificaciones dadas anteriormente. Este reporte genera el listado de aquellos movimientos que no se han conciliado todavía, filtrando todos aquellos que ya fueron conciliados.

Imagen –Vista Preeliminar Estado Cuenta


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8.4 Antigüedad de Saldos

8.4.1 Funcionalidad Se refleja el tiempo que ha transcurrido desde el día en que se realizó la facturación contemplando una condición de pago, que aun no ha sido liquidada. Se selecciona si se requiere desglosado y la moneda de la transacción. Este reporte se obtiene por dos formas: desglosando la información para obtener información más especifica de todos o de algún Proveedor especifico o sin desglosé, para conocer sólo el monto total del adeudo, en ambos casos, se podrá indicar si se desea saber por tipo de moneda o de todas aquellas que se utilicen por ejemplo Pesos y/o dólares, etc.; al acceder a esta opción se despliega el siguiente recuadro:

Imagen –Antigüedad Saldos

Del Proveedor:

Indica a partir de que proveedor se requiere el reporte.

Al Proveedor:

Indica hasta cual proveedor cubrirá el reporte.

Se selecciona el icono .

El sistema muestra la siguiente pantalla.

Imagen – Vista Preeliminar Antigüedad de Saldos


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8.5 Pronóstico de Pagos

8.5.1 Funcionalidad Se selecciona el rango de proveedores, de los cuales se generará un reporte del pronóstico de pagos que se realizarán, de acuerdo al comportamiento en los pagos, se puede seleccionar si se desea desglosado, el año y tipo de moneda en que quereos el reporte.

Imagen – Pronóstico de Pagos

8.5.2 Pantalla del reporte

Indicando los datos deseados con el icono se despliegan en la pantalla del reporte utilizado. Esta es la forma de cómo se presenta el reporte en cuanto a su estructura, la información de los Proveedores será aquella de acuerdo a las especificaciones dadas anteriormente.

Imagen – Vista Preeliminar Pronóstico de Pagos


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8.6 Concentrado Diario

8.6.1 Funcionalidad Presenta un concentrado de los pagos realizados en un periodo determinado.

8.6.2 Pantalla del Reporte De la Fecha: Indica a partir de que fecha iniciara el reporte. A la fecha: Indica hasta que fecha cubrirá el reporte. Selecciona el icono

Imagen – Fechas Especificas

El Sistema muestra la siguiente pantalla.

Imagen – Vista Preeliminar Concentrado Diario

8.7 Acumulados

8.7.1 Funcionalidad Genera un Reporte Acumulado de las cuentas por pagar a cada proveedor, se puede poner filtros seleccionando un rango o a un solo proveedor, también se puede seleccionar por Categoría, Familia, Ejercicio fiscal y Tipo de Moneda.

8.7.2 Pantalla del Reporte


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Al indicar los parámetros que contempla el recuadro con el botón se podrá visualizar el reporte

Imagen - Acumulados

Vista Preeliminar del Reporte

Imagen – Vista Preeliminar Acumulados


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8.8 Auxiliares

8.8.1 Funcionalidad Este reporte permite visualizar los Auxiliares de Cuentas por Pagar.

8.8.2 Pantalla del Reporte Se puede seleccionar por rango de fechas, rango de proveedores, Categoría, Familia, Por Movimiento Especifico, Nivel Y Moneda. Al indicar los parámetros que contempla el recuadro con el botón se podrá visualizar el reporte

Imagen -Auxiliares


Imagen – Vista Preeliminar Auxiliares


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8.9 Movimientos

8.9.1 Funcionalidad Permite Generar un reporte de todos los movimientos realizados por proveedor en un período específico de acuerdo al tipo de moneda de las transacciones. 8.9.2 Pantalla del reporte Al indicar los parámetros que contempla el recuadro con el botón se podrá visualizar el reporte

Imagen - Movimientos

Vista Preeliminar del Reporte.

Imagen – Vista Preeliminar Movimientos


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8.10 Reporte por Corte Antigüedad de Saldos Normal y posfechado

8.10.1 Funcionalidad Se refleja el tiempo que ha transcurrido desde el día en que se realizó la facturación contemplando una condición de pago, que aun no ha sido liquidada a el Proveedor.

8.10.2 Pantalla del Reporte Este reporte se obtiene por dos formas: desglosando la información para obtener información más especifica de todos o de algún Proveedor especifico o sin desglosé, para conocer sólo el monto total del adeudo, en ambos casos, se podrá indicar si se desea saber por tipo de moneda o de todas aquellas que se utilicen por ejemplo Pesos y/o dólares, etc.; al acceder a esta opción se despliega el siguiente recuadro:

Imagen – Antigüedad Saldos


Imagen – Vista Preeliminar Antigüedad Saldos


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8.11 General de Movimientos

8.11.1 Funcionalidad Genera un reporte general de los movimientos emitidos en el módulo de cuentas por Pagar. Al indicar los parámetros que contempla el recuadro con el botón se podrá visualizar el reporte

Imagen – General de Movimientos

8.11.2 Pantalla del Reporte Vista Preeliminar del reporte.

Imagen –Vista Preeliminar General de Movimientos


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8.12 Diario de Movimientos

8.12.1 Funcionalidad Este reporte despliega los movimientos generados en forma diaria que se aplican a cada uno de los Proveedores ya sea por Categorías, por Familias y/o Grupos, siendo adaptable a las necesidades.

8.12.2 Pantalla del reporte Al indicar los parámetros que contempla el recuadro con el botón se podrá visualizar el reporte

Imagen – Diario de Movimientos

Una vez que se hayan indicado los datos en los campos del recuadro, dependiendo de las indicaciones, se generará el Reporte correspondiente, la forma como se debe presentar se observa el reporte.

Imagen – Vista Preeliminar Diario de Movimientos


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IX. EXPLORADORES Los Exploradores sirven para obtener información del sistema de forma dinámica ya que incluyen filtros de búsqueda para requerir solo la información necesaria, el usuario podrá utilizar dichos filtros para visualizar la información de acuerdo a sus necesidades. Para poder realizar consultas en los exploradores es necesario indicar al sistema los usuarios con los privilegios suficientes para utilizar esta parte del menú en Menú principal Configurar / Usuarios / Accesos. Para configurar el acceso de los usuarios refiérase al Manual de Configuración MI-MC-CONF. A continuación se detalla la funcionalidad de los exploradores de este módulo.

Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Exploradores Paso 2 Seleccionar el Módulo Cuentas por Pagar Paso 3 Seleccionar el explorador deseado

NOTA: Se debe considerar que la ruta de acceso es igual para cada uno de ellos.

1. Descripción de la ventana Explorador

Imagen – Partes del Explorador


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2. Exploradores del Módulo

• Movimientos • Saldos • Pendientes • Pagos • Saldos a Favor • Compras Netas

9.1 Movimientos. Este explorador se utiliza para verificar los movimientos que se encuentran en el sistema pudiendo ser filtrados por Estatus, por tipo de Movimiento, sucursal o usuario.

Imagen – Explorador Movimientos

Este explorador es muy similar al utilizado en los movimientos con la diferencia que aquí no se pueden generar nuevos movimientos. Ni se puede abrir el movimiento.

9.2 Explorador Saldos. Este explorador muestra una relación de Proveedor- Saldo.


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Imagen – Explorados Saldos

Del lado izquierdo de la ventana se localizan los agrupadores en forma de árbol, donde se presentarán los Proveedores, según se hayan configurado en el sistema, del lado derecho se despliega el detalle de éstos, con base a las columnas de información que éste contenga en el sistema. El menú principal de iconos se compone de la Impresión, la Presentación Preliminar, la hoja de calcula de Excel para manejo de información, la generación del Reporte y la Información del Proveedor, al final la herramienta de configurar Personalizar Vista. En la parte inferior se presenta el número de Proveedores y el Saldo.

9.3 Pendientes. Este explorador muestra el saldo de cada movimiento que aún se encuentra en estatus pendiente de pago al Proveedor.


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Imagen – Explorador Pendientes

Este explorador Presenta en la parte superior tres filtros principales: el de búsqueda por Movimiento, el de Vencimiento del Movimiento y la Moneda en que fue generado el Movimiento. También encontramos el Menú de iconos, la explicación de cada uno de éstos se encuentra en “Anexos “. Favor de consultarlo. Del Lado izquierdo se ubica los agrupadores con base a la configuración realizada al sistema, y del lado derecho el detalle del Movimiento de cada uno, con base a la información generada en el sistema. En la parte inferior se localiza el número de pendientes de ese Proveedor y el saldo total correspondiente.

9.4 Pagos

9.4.1 Funcionalidad Este explorador muestra en el detalle de la pantalla el control del importe pagado por cada movimiento realizado indicando el nombre del proveedor y la forma de pago. Al acceder a la ruta antes indicada, aparece la ventana “Explorando - Pagos”.


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Imagen - Explorador Pagos

En el centro de la ventana se presentarán los movimientos generados en el módulo de cuentas por pagar, en base a los movimientos realizados, desplegando en las columnas su información, en la parte inferior el número de Pagos y el Importe Total de estos.

9.5 Saldo a Favor

9.5.1 Funcionalidad Este reporte es para la visualización aquellas cuentas en donde el proveedor tiene saldo a favor.

Imagen - Saldo a Favor de Proveedores


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Al seleccionar el nombre del cliente y presionar el icono se despliega la siguiente pantalla en donde se presentan los cargos y abonos realizados mes a mes.

Imagen – Desglose saldo a favor Proveedor

9.6 Compras Netas

9.6.1 Funcionalidad Se despliega la pantalla con la información de las compras netas generadas en la operación de la empresa.

Imagen – Compras Netas


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X HERRAMIENTAS

10.1 Documentación Automática

Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Herramientas / Cuentas por Pagar Paso 2 Seleccionar la Opción Documentación Automática

Imagen – Documentación Automática

Apoya en la generación de documentos, de movimientos del módulo, con fecha de vencimiento, un ejemplo es la generación de un documento de Abono de Intereses, el cual tendrá un interés determinado.

10.2 Conversión Moneda Cargos Pendientes

Imagen – Conversión moneda cargos Pendientes

Genera un Cambio de Moneda de las cuentas por Pagar por Proveedor, pudiendo modificar el tipo de moneda en que se realizará el Pago.


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10.3 Aplicación Automática

Imagen – Aplicación Automática

Genera una Aplicación Automática de todos los movimientos pendientes de aplicar.

10.4 Pagos Automáticos

Imagen – Pagos Automáticos

Esta herramienta puede generar que se automatice el pago a ciertos proveedores, como lo es muy usual el pago de luz, agua, que son pagos que generalmente son similares mes tras mes. Al afectar nos solicita la fecha de vencimiento de dichos pagos.

Imagen - Vencimiento

Al seleccionar Aceptar se generan los pagos correspondientes.

10.5 Ajuste Redondeo

Imagen – Ajuste Redondeo

Genera un Ajuste redondeando los decimales de los saldos. Al seleccionar procesar se hace el redondeo de todas las cuentas.


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10.6 Tasas

Imagen – Tasas Diarias de Interés

Aquí se pueden especificar Descuentos por pronto pago, Intereses Moratorios, Recargos y Refinanciamientos aplicable a todos los Proveedores guardando este proceso.

10.7 Fusionar Cuentas por Pagar

Imagen - Fusionar

Se puede juntar varias cuentas por Pagar del mismo Proveedor, sumando las parciales hasta generar una sola cuenta. Esta herramienta también puede ser utilizada desde el módulo de CXC

10.8 Reevaluar Cuenta por Pagar

Imagen – Reevaluar

En la ventana Reevaluar - Cuentas por Pagar se actualiza el tipo de cambio de las monedas extranjeras con las que realiza transacciones la empresa con la finalidad de realizar la reevaluación de las Cuentas por Pagar


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10.9 Netear

Imagen - Netear

Esta herramienta permite disponer del saldo a favor de un cliente a cuenta de una deuda igual o mayor contraída por la empresa con dicho cliente por ejemplo: La empresa A tiene una deuda de $100 con el cliente X y a su vez el cliente X le debe a la empresa A $50 al ejecutar la operación de neteo la diferencia es de $50 a favor del Cliente X.


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ANEXOS

Anexo 1 Flujos de Movimientos


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