HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS PARA EL … · 3 1.3.Reseña Histórica 3 1.4.Misión 4 1.5.Visión 4...

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS

PARA EL CONTROL DEL PROCESO DE CRÉDITO

Y COBRANZAS, EN LA EMPRESA VICSON S.A.

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.

UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ.

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES.

ESCUELA: CONTADURÍA PÚBLICA.

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS PARA EL CONTROL DEL PROCESO DE CRÉDITO Y COBRANZAS DE LA EMPRESA VICSON S.A.

Empresa: Vicson S.A.

AUTOR: IRENE BAPTISTA.

San Diego, Septiembre 2014

ÍNDICE GENERAL

AGRADECIMIENTOS

1

INTRODUCCIÓN

2

CAPITULO I LA EMPRESA

1.1.Ubicación de la Empresa 1.2.Descripción de la Empresa

3 3

1.3.Reseña Histórica

3

1.4.Misión

4

1.5.Visión

4

1.6.Estructura Organizacional

5

1.7.Estructura Organizacional del Departamento

6

1.8.Actividades Desarrolladas Durante el Periodo de Pasantías 7 CAPITULO II EL PROBLEMA

2.1. Identificación del Problema

8

2.2. Planteamiento del Problema

8

2.3. Formulación del Problema

10

2.4. Objetivo

10

2.4.1. Objetivo General

10

2.4.2. Objetivos Específicos

10

2.5. Justificación y Alcance

10

CAPITULO III MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL

3.1. Antecedentes

12

3.2. Bases Teóricas

16

3.3.Definición de Términos Básicos 24

CAPITULO IV FASES METODOLÓGICAS

4. Fases Metodológicas

25

4.1. Fase I

25

4.2. Fase II

27

4.3. Fase III 27 CAPITULO V RESULTADOS

5.1. Diagnóstico de la Situación Actual

28

5.2. Bases Teóricas para el Control del Proceso

40

5.3. Herramientas Administrativas

47

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones

53

Recomendaciones 55 REFERENCIAS

Bibliográficas 56

ÍNDICE DE GRÁFICOS.

Grafico N° 1: Organigrama General de Vicson S.A.

6

Grafico N° 2: Organigrama del Dpto. de Crédito y Cobranzas de Vicson S.A.

7

Grafico N° 3: Conocimiento de los plazos de los créditos.

37 Grafico N° 4: Registro contable de las partidas.

38

Grafico N° 5: Partidas vencidas luego de los 90 días

39 Grafico N° 6: Registro correcto de las partidas en SAP

40 Grafico N° 7: Procedimientos a seguir por partidas vencidas a mas de 90 días

41 Grafico N° 8: Procedimientos si existe alguna partida mal registrada

42 Grafico N° 9: Demoras en la entrega de comprobantes de retención

43 Grafico N° 10: Supervisión al proceso interno del departamento

44 Grafico N° 11: Poco personal dentro del departamento

45 Grafico N° 12: Procesos de Auditoría

46

ÍNDICE DE CUADROS.

Cuadro N° 1: Matriz de Observación Directa

36

Cuadro N° 2: Conocimiento de los plazos de los créditos.

37 Cuadro N° 3: Registro contable de las partidas.

38 Cuadro N° 4: Partidas vencidas luego de los 90 días

39 Cuadro N° 5: Registro correcto de las partidas en SAP

40 Cuadro N° 6: Procedimientos a seguir por partidas vencidas a mas de 90 días

41 Cuadro N° 7: Procedimientos si existe alguna partida mal registrada

42 Cuadro N° 8: Demoras en la entrega de comprobantes de retención

43 Cuadro N° 9: Supervisión al proceso interno del departamento

44 Cuadro N° 10: Poco personal dentro del departamento

45 Cuadro N° 11: Procesos de Auditoría

46

AGRADECIMIENTOS

Primero que nada le doy gracias a Dios y a la Virgen por haber iluminado mi

camino en el transcurso de estos años, por darme las fuerzas necesarias para superar

todos los obstáculos y por hacerme crecer como persona.

A mis padres, por darme la vida y todo el apoyo necesario en los buenos y malos

momentos, este gran logro fue posible gracias a ellos.

A mis familiares y amigos, por creer en mí en todo momento y siempre estar a mi

lado brindándome sus palabras de aliento.

A mi novio, por ayudarme cada día a ser una mejor persona y dar lo mejor de mí en

cada cosa que haga, este logro también es tuyo mi vida.

A mi tutora Académica, Claribel Mieres por su excelente labor en el desarrollo de

este informe de pasantías, gracias por todo su apoyo y dedicación, para mí fue un

honor haber sido su alumna.

A la Empresa Vicson S.A., por brindarme la oportunidad de formar parte de esa

organización y crecer profesionalmente.

Y por último, a la Universidad José Antonio Páez, mi casa de estudios y a todos

aquellos profesores que formaron parte de mi formación como profesional, estoy

completamente agradecida por todos los conocimientos que nos brindaron. ¡LO

LOGRAMOS!

Irene Baptista Cardoso

INTRODUCCION

El proceso de crédito y cobranzas es uno de los más importantes dentro de las

empresas, el cual mide la disponibilidad financiera de la misma, el movimiento de las

rentas y la oportunidad de mantener un control adecuado en el otorgamiento de

créditos el cual presenta debilidades en la empresa VICSON S.A., caso de mi estudio.

Es fundamental para la empresa VICSON S.A. que los cobros a sus clientes se

realicen en el periodo establecido ya que sus ingresos dependen de ese proceso, su

objetivo es satisfacer completamente las necesidades del cliente, permitiéndole a la

empresa mantenerse en el mercado, al mismo tiempo que incrementa sus ingresos.

El presente informe está estructurado de la siguiente manera: Capítulo I: La

Empresa, en este capítulo se da a conocer todos los detalles de la empresa, tales como

su ubicación geográfica, una breve reseña histórica, a demás la misión y visión, así

como también la estructura organizacional tanto de la empresa en general como del

departamento específico a trabajar. Capítulo II: El Problema: está comprendido por el

planteamiento del problema y su formulación, a demás de los objetivos de la

propuesta, tanto el objetivo general como los objetivos específicos, la justificación y

el alcance del mismo. Capítulo III: Marco Referencial Conceptual: En este capítulo se

plasman los antecedentes de la investigación, a demás se desarrollan las bases

teóricas que sustentan el estudio así como también se da una definición de los

términos básicos de la misma. Capítulo IV: Fases Metodológicas: en este capítulo se

explica cual fue el tipo y del estudio y además se estructuran las fases metodológicas

a desarrollar. Capítulo V: En este capítulo se reflejan todos los procesos aplicados

para el desarrollo de los objetivos trazados para este informe de pasantías.

CAPÍTULO I

LA EMPRESA

1.1.Ubicación de la Empresa

Vicson S.A. se encuentra ubicado en el Estado Carabobo, específicamente en la

Zona Industrial Sur, entre la calle Domingo Olavarría y Henry Ford.

1.2.Descripción de la Empresa

Vicson, S.A., es una empresa metalúrgica cuyas operaciones datan de 1950 en la

fabricación de alambre lo cual ha abarcado varios sectores como el agropecuario,

construcción industrial y petrolero.

1.3.Reseña Histórica

VICSON, S.A. es el principal fabricante de alambre y sus productos derivados en

Venezuela. Su origen se remonta al año 1950, cuando se establece como empresa al

occidente del país en la ciudad de Barquisimeto. Su fundador, Víctor Sasson,

combinó la primera sílaba de su nombre con la segunda de su apellido y creó, con

orgullo, el nombre de la naciente compañía VICSON.

La planta se inicia con la fabricación de productos dirigidos básicamente a la

industria de la construcción (clavos y mallas soldadas), mercado parcialmente

abastecido, para ese entonces, por productos importados. En 1962, ingresa a la

sociedad la corporación internacional Bekaert de Bélgica, aportando, este nuevo

accionista, capital, maquinarias y un fundamental apoyo de asistencia técnica, que

aún se mantiene. Años después se incorpora como capitalista el grupo nacional

Sivensa, uno de los grupos industriales más consolidados, de mayor experiencia y

trayectoria nacional. Tiempo después, a comienzos de la década de los 70, la industria

se traslada a la pujante ciudad de Valencia. A partir de 1983, ya con la empresa

liderando completamente el mercado de alambre en Venezuela, VICSON, S.A. se

inicia como una compañía exportadora, logrando una importante posición como

suplidor en los mercados de Colombia, USA, Centroamérica y El Caribe.

A raíz de la globalización y la apertura comercial con los países de la Comunidad

Andina, VICSON, S.A. en conjunto con la empresa "Ideal Alambrec" de Ecuador, se

asocian con un productor de alambres de Colombia y forman, en el año 1996, la

empresa "Proalco, S.A." (Productora de alambres Colombianos), hoy líder en el

mercado colombiano de alambres y productos de alambre; y 11 años después, en el

año 2007, Bekaert adquiere la totalidad de las acciones de Vicson, S.A. Desde sus

inicios, y hasta el presente, VICSON, S.A. ha mantenido como una prioridad la

capacitación permanente de todos sus trabajadores, permitiéndoles, de esta forma,

adaptarse a importantes cambios tecnológicos que le han garantizado, desde siempre,

su liderazgo en el mercado nacional del alambre.

1.4. Misión

Satisfacer las necesidades del mercado con soluciones de alambre de valor

agregado, a través del compromiso y liderazgo de nuestra gente para garantizar un

crecimiento sostenible en un marco de Responsabilidad Social Integral.

1.5. Visión

Ser el aliado comercial preferido de nuestros clientes actuales y potenciales

mediante el suministro constante de soluciones innovadoras de alambre, con un

equipo de gente motivado, desarrollado profesionalmente y comprometido con los

objetivos y valores organizacionales.

1.6. Estructura Organizacional de la Empresa

Es la representación gráfica de la empresa. Constituye un instrumento de gran

utilidad, permite conocer los niveles de jerarquía de la organización, las líneas de

mando y las actividades que se realizan por departamento.

Figura N 1 Organigrama VICSON S.A.

Fuente Departamento de Trefila y galvanizado (2011)

1.7. Estructura del Departamento de crédito y cobranza.

El departamento de crédito y cobranzas gestiona y efectúa el cobro de los créditos

a favor de la entidad, administra y controla la cartera de clientes que garantice una

adecuada y oportuna captación de recursos, analiza y propone los montos y

antigüedad de los créditos otorgados. A continuación se presenta la estructura del

departamento anteriormente mencionado:

Figura N°2: Organigrama del departamento de crédito y cobranza de la empresa Vicson S.A.

Fuente: Departamento de Crédito y cobranzas

PASANTE

1.8.Actividades desarrolladas durante el periodo de pasantías.

• Presentación en el Departamento de Crédito y cobranzas

• Asignación de Actividades del Departamento.

• Inducción al Sistema Operativo Contable SAP.

• Validación de pagos por el sistema de gestión comercial On line.

• Compensación de pagos registrados por medio del sistema de gestión

comercial On line.

• Registro de comprobantes de retención de IVA.

• Emisión y envío de notas contables por descuento de contado (Débito y

crédito)

• Actualización de expedientes de clientes.

• Revisión y envío de notas contables de ventas.

• Gestión para el pago de comisión exportación.

• Gestión de pago de facturas de mensajería (DHL y ZOOM)

• Calculo de ZIF69 para la conciliación de comprobantes de retención

registrados en el mes y posterior a la entrega.

• Llamar a los clientes con deuda vencida para la recuperación de saldos

vencidos.

• Entrega de corte de documentos a impuestos.

• Creación y envío de facturas de invervicson.

• Emisión y envío de referencias comerciales

• Solicitudes de pedidos.

CAPÍTULO II

EL PROBLEMA

2.1 Identificación del Problema.

En la actualidad la empresa Vicson, S.A., presenta deficiencias en el control de

créditos a sus clientes, falta de identificación de los mismos, fallas en el otorgamiento

y plazos concedidos, lo que origina problemas en los cobros de los mismos y

mantener actualizada la cartera de créditos.

2.2. Planteamiento del Problema.

La globalización, competitividad y la excelencia de una organización son los

tópicos más sobresalientes de estos últimos tiempos a nivel mundial, la actual

actividad empresarial en general está caracterizada por los importantes cambios

acaecidos en el entorno y en la propia organización. En este sentido las

organizaciones que posean una mayor capacidad para gestionar dichos cambios para

mantenerse competitivas. Para alcanzar una excelente administración es necesario

poner en práctica todos los conocimientos inherentes a las fases de los

procedimientos administrativos, planificar, organizar, dirección y control los cuales

permiten superar de forma inteligente las dificultades y problemas que presentas las

organizaciones en el acelerado ritmo que actúan, para así lograr los objetivos

propuestos, obtener y preservar el patrimonio de las empresas.

Sin embargo, cada organización es diferente, cada una con cultura y estrategias

propias de acuerdo a la actividad y función social que realizan, es por esto que es

importante la estandarización de todos sus procesos, ya sea a través de la utilización

de herramientas gerenciales, sistemas de información, métodos de conocimientos,

contratar personal eficiente y otros medios que facilitan el desarrollo del trabajo. Es

por ello que las organizaciones para crecer, generar utilidades y permanecer en el

mercado, deben tener muy claro hacia dónde van, es decir, haber definido su

direccionamiento estratégico. En este sentido Gómez (2002) destaca:

Nuestro entorno cada vez más globalizado continua demandando cambios. La velocidad exponencial con que nacen, compiten y mueren nuestras ideas, nos lleva a plantearnos la necesidad de gestionar las organizaciones de forma muy distinta a como históricamente lo hacíamos poco tiempo atrás. Consecuencia de lo anterior es que se reconoce la necesidad de lograr que el personal que conforma a las organizaciones, acepte invertir todo su talento en la organización, con un alto nivel de participación y requiriendo de la alta dirección correspondencia hacia ese esfuerzo. (p.3)

El éxito de una organización depende cada vez más de una eficaz gestión del

personal que allí labora, ya que el factor de mayor importancia que hace que una

empresa tenga un rendimiento óptimo, ya sea en el sector industrial o comercial es el

recurso humano, la calidad del gerente y el empleo de sistemas de información y

comunicación.

En virtud que la mayoría de las organizaciones requieren establecer estrategias que

le permitan ser oportunas en la toma de decisiones, para así cumplir con las

exigencias de calidad por parte de los clientes, a través del aprovechamiento de los

recursos disponibles, lo cual le va permitir obtener ganancias, representando un

incremento de productividad y la disminución de los costos, los cuales no solo deben

ser comparados en relación con el dinero, sino también, en el tiempo utilizado para

lograr la información en un momento determinado.

En todas las empresas, se originan problemas por errores visualizados en los

registros y soportes, falta de documentación que avalué una operación, etc., En la

actualidad la empresa Vicson, S.A., presenta deficiencias en el control de créditos a

sus clientes, falta de identificación de los mismos, fallas en el otorgamiento y plazos

concedidos, lo que origina problemas en los cobros de los mismos y mantener

actualizada la cartera de créditos. Esto tiene como consecuencia deficiencias en el

control interno, no se muestran las cifras reales en las partidas de cuentas por cobrar

en los estados financieros, se originan retrasos en las declaraciones del impuesto al

valor agregado, de allí la necesidad de elaborar herramientas administrativas para el

proceso de crédito y cobranza.

2.3.Formulación del Problema.

¿De qué manera la elaboración de herramientas administrativas para el proceso de

Crédito y Cobranzas, beneficiaria a la empresa Vicson, S.A.?

2.4.Objetivos

2.4.1. Objetivo General

Proponer herramientas administrativas para el control del Proceso de Crédito y

Cobranzas en La Empresa Vicson, S.A.

2.4.2. Objetivos Específicos.

• Diagnosticar la situación actual de control del proceso de crédito y cobranzas en la

empresa Vicson, S.A.

• Determinar las bases teóricas para el proceso de control de crédito y cobranzas en

la empresa Vicson, S.A.

• Diseñar herramientas administrativas para el control del proceso de crédito y

cobranzas en la empresa Vicson, S.A.

2.5.Justificación y Alcance.

El presente informe de pasantías se justifica en dar solución a la problemática

presentada por la empresa Vicson, S.A, donde dentro del departamento de crédito y

cobranza se desea aplicar herramientas administrativas que permitan mejorar las

deficiencias que existen actualmente.

La importancia del estudio radica en que no existe un control adecuado en los

créditos a sus clientes, falta de identificación de los mismos, fallas en el otorgamiento

y plazos concedidos, lo que origina problemas en los cobros de los mismos, este

trabajo de pasantías dará el impulso para aplicar nuevas herramientas lo cual será de

gran ayuda en el proceso administrativo del departamento.

Por otra parte será de gran importancia para el autor, ya que este implementara

todos los conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera.

CAPÍTULO III

MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL

El marco referencial conceptual contiene la ubicación contextual del problema en

una determinada situación histórico social, sus relaciones con otros hechos; las

vinculaciones de los resultados por obtener con otros ya conseguidos; pero además,

las definiciones de nuevos tópicos que van a permitir de una manera técnica

fundamentar todos y cada una de la teorías expuestas.

Para Balestrini, M. (2010), el marco referencial conceptual “es el resultado de la

selección de aquellos aspectos más relacionados del cuerpo teórico epistemológico

que se asume, referidos al tema específico elegido para su estudio”. (p.85). En este

sentido, la información recogida para el marco teórico proporcionará un conocimiento

profundo de la teoría que le da significado a la investigación. Es a partir de las

teorías existentes sobre el objeto de estudio, como pueden generarse nuevos

conocimientos.

En este orden de ideas, se dará una descripción detallada de los diferentes

antecedentes históricos relacionados al caso de estudio del informe de pasantías, de

las bases teóricas que la sustentan, así como también, una definición de términos que

consolidan el lenguaje técnico utilizando para el mismo.

3.1 Antecedentes

Se entiende por antecedentes aquellos trabajos de investigación que preceden

al que se está realizando, y que puede servir para ampliar o continuar el objeto de

estudio. Además, permite situar toda la investigación dentro de un conjunto de

conocimientos lo más sólidos posibles, de tal modo que oriente el proceso del análisis

del tema tratado.

Considerando lo anteriormente expuesto, fue necesario indagar estudios previos

para así sustentar el tema investigado, entre los antecedentes consultados se

encuentran:

Guzmán A. (2013) En el trabajo de grado titulado, “Diseño de un manual de

normas y procedimientos administrativos en el área de ventas – cuentas por

cobrar para la Empresa Inversiones INPARCA, C.A.”, realizada en la

Universidad José Antonio Páez (UJAP), a fin de optar por el título de Licenciado en

Contaduría Pública.

La investigación se encamino a elaborar un manual de normas y procedimientos

basándose en la utilización de técnicas de recolección de datos tales como la

observación, el cuestionario, la lectura, el subrayado y el resumen de fuentes

bibliográficas. En la elaboración del manual se evaluó el área de ventas- cuentas por

cobrar, observándose su entorno para determinar las posibles fallas que se

presentaban en el proceso, se determinó las condiciones internas que las generaban

para luego proponer el manual de normas y procedimientos administrativos, con la

finalidad de establecer por escrito las normas pertinentes, destacando a su vez los

beneficios que generaría en el desarrollo eficiente de las operaciones del mismo.

Este informe constituyo un aporte importante por la similitud del tema de

investigación en cuanto a la problemática planteada, y la ayuda suministrada para la

elaboración de las herramientas implementadas.

Bolívar M. (2012), en su trabajo de grado, titulado “Diseño de un manual de

normas y procedimientos para el área de cuentas por cobrar en el sistema de

autofinanciamiento de viviendas del grupo Coyserca ubicado en el estado

Carabobo”, realizada en la Universidad José Antonio Páez (UJAP) para optar por el

título de Licenciado en Contaduría Pública.

La modalidad de la presente investigación, se encuentra enmarcada dentro del

esquema denominado proyecto factible, bajo un diseño de campo no experimental y

descriptivo la cual se encuentra orientada a responder la necesidad de diseñar un

manual de normas y procedimientos para el área de cuentas por cobrar en el sistema

de autofinanciamiento de viviendas del grupo Coyserca ubicado en el estado

Carabobo. Para ello, fue necesario revisar enfoques y teorías contemporáneas que

sustentan la descripción de los manuales, específicamente los manuales de normas y

procedimientos, todo esto en busca del logro de los objetivos específicos basados en

identificar el desarrollo de las operaciones ejecutadas actualmente el área de cuentas

por cobrar en el sistema de autofinanciamiento de viviendas del grupo Coyserca

estado Carabobo a partir de una matriz DOFA y describir la conceptualización y

procedimiento para el diseño de un manual de normas y procedimientos. Por lo cual

se aplicó una entrevista estructurada bajo la técnica del cuestionario con preguntas

cerradas con respuestas dicotómicas a la población de este estudio, la cual podrá ser

homogénea, finita y pequeña de cinco (05) empleados no se aplicaron criterios

muéstrales, por lo tanto el cuestionario se aplicó al total de la población, con la

finalidad de conocer sobre los procesos actuales del área de cuentas por cobrar de la

empresa en estudio.

Por la manera en la que está estructurada la investigación se puede decir que es de

apoyo a la presentada, debido a que ambas muestran la problemática que se presenta

por un mal proceso de cobranza y básicamente las consecuencias negativas que se

originan.

Montiva E., (2012), realizo una investigación titulada, “Manual de normas y

procedimientos para el mejoramiento de la gestión de cuentas por cobrar en la

empresa papeles Carabobo, C.A”, realizada en la Universidad de Carabobo (UC)

para optar por el título de licenciado en Contaduría Pública.

Esta investigación se enmarco bajo la modalidad de un proyecto factible, el autor

de esta investigación se enfocó en presentar un estudio donde muestra las fallas que

se presentan en la empresa, enfocándose en el mal procedimiento que se lleva en las

cuentas por cobrar y las debilidades que se originan en el proceso de crédito y

cobranza. Asimismo, a través de la aplicación de un cuestionario determino una serie

de consecuencias negativas que generan por la falta del manejo correcto de las

cuentas por cobrar, entre ellas están, el retardo por parte de los beneficiarios del

crédito del pago de la deuda o cuotas fijadas, y esto ha afectado a la empresa en la

actualidad y a futuro por no cumplir satisfactoriamente el objetivo propuesto. El

objetivo de esta investigación es, detectar las fallas para así implementar

procedimientos que permitan mejorar la gestión de cobranza de las ventas dadas a

crédito.

Este informe permite observar y analizar la estructura de los procedimientos, en

vista de que ambas muestran la problemática que se presenta por un mal proceso de

cobranza y básicamente las consecuencias negativas que se originan es por retardo en

la recuperación de los créditos otorgados.

Tovar M., (2011), su trabajo de grado titulado “Propuesta de un plan estratégico

para el funcionamiento óptimo del departamento de crédito y cobranza de la

empresa Grupo Avanti, C.A., presentado en el instituto Universitario de

Tecnología Juan Pablo Pérez Alfonso, (IUTEPAL)” para optar por el título de

Licenciado en Contaduría Pública.

Su investigación enmarcada sobre un proyecto factible, se basó en señalar ciertas

fallas que se presentan en ese departamento específicamente en su proceso de gestión

para recuperar los créditos otorgados, además de esto muestra la importancia que este

tiene en la organización para lograr el rendimiento y liquidez necesario que permita

mantener a la empresa en el mercado y aumentar su cartera de clientes. Considerando

esto, el autor observa que el departamento de crédito y cobranza requiere de ciertas

estrategias para el buen funcionamiento, ya que, este es una de las áreas más vitales

para la empresa, es decir que depende de esta, si la empresa puede seguir creciendo o

llegar al extremo de perder su capital invertido.

Este trabajo se utilizó como apoyo del presente informe, ya que recomienda una

estrategia para el mejoramiento del departamento de crédito y cobranza, donde los

miembros de esta área, desarrollen funciones con seguridad y responsabilidad, y así

lograr el objetivo, planeamiento que puede ayudar a desarrollar la investigación

presentada.

Espinal Z. (2011), en su trabajo de grado titulado “Propuesta de lineamientos

para el registro de la información contable en la unidad de pagos de la Gerencia

Corporativa de Pequiven S.A.”, realizada en la Universidad José Antonio Páez

(UJAP), a fin de optar por el título de Licenciado en Contaduría Pública.

La investigación se basó en un proyecto tipo factible, con una propuesta de modelo

operativo viable en una institución o grupo social, para perfeccionar los procesos

administrativos y contables dentro de esta organización con el fin de obtener una

información veraz y oportuna en función de actividades realizadas, para el logro de

esto, es necesario que el control interno funcione de manera coordinada con los

procesos.

Esta investigación se relaciona con el presente informe, ya que refleja la

importancia de la apropiada ejecución de los procedimientos para lograr un adecuado

registro de la información contable de una institución.

3.2 Bases Teóricas

Representan la descripción de los elementos teóricos planteados por diferentes

autores, que permiten al investigador fomentar el proceso de conocimientos, así como

también, fundamentar los planteamientos señalados y así sea más fácil su

entendimiento. Por tal motivo, a continuación se presentan las siguientes literaturas

relacionadas con la problemática abordada. En este sentido, Sabino, C. (2010), opina

lo siguiente sobre las bases teóricas:

Son aquellas teorías de distintas áreas de conocimiento que por estar relacionados o vinculados con la investigación que se realiza, se toman

en consideración para obtener un cuadro o marco de información y sustentación que permitan y ayuden a la interpretación de los hechos o fenómenos objeto de estudio. (p.5)

Por consiguiente con las bases teóricas se busca la información principal acerca de

aspectos específicos en la descripción del contenido, es decir, se recoge el material de

mayor relevancia para el desarrollo de la investigación y su conceptualización.

3.2.1 Herramientas Administrativas

Según Hax, A (2004), “las herramientas administrativas son aquellas que nos

permiten identificar, analizar y solucionar problemas a través de procesos

estructurados. También se consideran que son procedimientos existentes en la

empresa para asegurar la eficiencia operativa y el cumplimiento de las directrices”.

3.2.2 Control del Proceso

Según Tamayo, M (1998), “llevar el control de un proceso consta en saber localizar

el problema, analizar el proceso, estandarizar y establecer indicadores de forma que el

problema no reaparezca más”.

3.2.3 Crédito y Cobranza

Diferentes autores han tratado de dar una definición a la palabra crédito,

indistintamente de su origen y simplificando el término, en sus extremos se puede

decir que es la transmisión de la confianza de una persona a otra, la misma que puede

ser ideal o real. Porque si no existe confianza del que le otorga el crédito no se

efectuarían operaciones crediticias. Las condiciones de crédito de una empresa

especifican los términos de pago estipulados para todos los clientes que operan a

crédito.

• Periodo de Cobranza o Cobro: Las consecuencias de las políticas de crédito

utilizadas se reflejan en las actividades de cobranza. Si las actividades y normas

crediticias son flojas o liberales, la presión se refleja en el departamento de

cobranzas para acelerar el flujo de fondos provenientes de las cuentas por

cobrar. Mientras que si son muy restrictivas, inclusive para la concesión de

crédito tal vez no se necesite un departamento de cobranzas. En consecuencia,

si se deben usar medidas generales de financiamiento, es también necesario

desarrollar medios para vigilar las actividades de quienes conceden créditos y

de los encargados de los cobros de las cuentas. Entre las medidas se encuentra

el análisis de los vencimientos de las cuentas por cobrar, siendo uno de los

dispositivos de control más útiles, proporcionando una tabulación de cuentas

vencidas.

• Sistemas de cobro de facturas: Las facturas pueden ser cobradas por diferentes

sistemas, debido a la forma de pago realizada por el cliente. Estos pueden ser en

efectivo, deposito, transferencia o cheque. Sin descartar el trabajo de un

cobrador de campo y telefónico, que sin duda ayudan a gestionar el cobro.

• Control Interno en Crédito y Cobranzas: El sistema de control interno

comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y

medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos

y verificar la confiabilidad de los datos contables. Existe el control interno

administrativo que no está limitado al plan de la organización y sus

procedimientos, pero si relacionado con la eficiencia en las operaciones

establecidas por el ente. Por otro lado se encuentra el control interno contable

que comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a la

salvaguarda de los activos y la confiabilidad de los registros contables. Estos

tipos de controles brindan seguridad razonable.

• Condiciones de Crédito y Políticas de Crédito: Las condiciones de crédito de

una empresa especifican los términos de pago que se estipulan para todos los

clientes a crédito, estas además ayudan a la empresa a obtener mayores

clientes, pero se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer

descuentos que en ocasiones podrían resultar nocivos para la empresa. Los

cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crédito de la empresa

pueden tener efectos en su rentabilidad total. Mientras que las políticas de

crédito son una serie de lineamientos que se siguen con la finalidad de

determinar si se le otorga un crédito a un cliente y por cuánto tiempo se le ha

de conceder. Es necesario que la empresa posea fuentes de información de

crédito adecuadas y que utilice métodos de análisis, puesto que todos estos

aspectos son indispensables para lograr el manejo eficiente de las cuentas por

cobrar.

3.2.4 Cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar, a veces ignoradas, otras veces descuidadas, constituyen

hoy en día la clave en el desarrollo exitoso de los negocios. Según Maldonado, R

(2005), “son el activo de mayor disponibilidad después del efectivo en caja y bancos

ya que a diferencia del inventario estas ya no deben pasar por procesos de

manufactura, almacenaje, traslado y colocación con los clientes”. Las cuentas por

cobrar están ahí, simplemente esperando que usted cambie su visión acerca del

manejo de las ventas a crédito. Y es que las ventas a crédito representan en promedio

del 80% de las ventas totales de una empresa lo cual no es cosa menor, hoy en día el

correcto manejo de las cuentas por cobrar representa la diferencia entre ganar

mayores utilidades o perder.

Con todo lo anterior resulta curioso que el empresario aun siga considerando el

crédito como un mal necesario y la cobranza como la “parte sucia de la venta” en

lugar de invertir en profesionalizar y desarrollar al máximo nivel el área de manejo de

cuentas por cobrar. Su misma naturaleza de representar las decisiones de concesión

de crédito, la gran importancia que para la administración tiene su buen manejo y

control en las decisiones financieras, como instrumento que contribuye a elevar el

volumen de ventas y a la generación de fondos para el financiamiento de las

operaciones corrientes de la empresa.

Para todos los fines de gerencia de crédito se deben considerar los elementos

básicos a seguir:

• Obtención de la máxima ganancia en operaciones.

• Cobrabilidad de las ventas a crédito, minimizando lo más que se pueda el

riesgo de las cuentas por cobrar, a fin de protegerse contra posibles pérdidas.

• Optimización de las ganancias de los accionistas de la firma.

El concepto de cuentas por cobrar puede ser establecido desde los siguientes

puntos de vista:

Desde el punto de vista contable

Las cuentas por cobrar son la parte del activo circulante según los principios de

contabilidad generalmente aceptados, originado por las ventas a crédito. Este

concepto comprende las cuentas por cobrar originadas por operaciones comerciales;

no obstante, existen cuentas por cobrar no procedentes de las operaciones corrientes

de un negocio y comúnmente se le conoce como no comerciales, estas últimas son

generadas por transacciones realizadas en las siguientes modalidades:

a) Entre la empresa y sus empleados o accionistas

b) Compañías afiliadas

c) Depósitos reembolsables

d) Reclamaciones por perdidas a daños

e) Anticipos dados para compra de mercancías

f) Cobros al gobierno por devoluciones de impuestos

g) En general cualquier derecho a cobrar no proveniente de una venta a crédito

de bienes o servicios.

Desde el punto de vista administrativo

Las cuentas por cobrar son el total de los créditos a corto plazo otorgados y aun no

recuperados, y que representan un eficiente indicador de la gestión administrativa de

un negocio, o en su departamento de crédito en materia de crédito y cobranzas al

hacerse un análisis de ellas. Un negocio se ayuda mejor a si mismo cuando sirve

mejor su clientela, cuando comercia no solo en vender sus productos servicios, sino

también en satisfacer los deseos y las necesidades humanas. Ningún gerente de

créditos puede servir bien a su negocio, a menos que actué en forma igual con el

público

Las necesidades de ambos créditos, el comercial y el del consumidor, está

firmemente establecida en la sociedad la satisfacción de estas necesidades constituye

el reto profesional que debe enfrentar en la actualidad, el hombre dedicado a la

gerencia de crédito.

El concepto administrativo de las cuentas por cobrar destaca una importante

actividad dentro de la empresa que pone en relieve la necesidad de emprender

estudios profundos y cuidadosos, tendientes a lograr la máxima efectividad del

proceso de ventas a crédito. Asimismo, en la cobranza de los créditos otorgados en

plazos normalmente establecidos por la política crediticia de la firma.

Desde el punto de vista financiero

Desde el punto de vista financiero, las cuentas por cobrar constituyen fondos

comprometidos. Esto significa una ampliación de los mismos en forma directa del

efectivo que debería percibirse de las ventas a crédito concedido para facilitar las

ventas y mejorar los beneficios. Esto a su vez afecta el flujo de caja de una empresa,

en vista de los efectos que tienen las políticas relativas de la concesión de créditos y

las políticas de cobranzas en la rapidez con que entren los fondos a la firma.

Asimismo, también se afectaran los estados financieros presupuestados, tanto el

estado de ganancias y pérdidas como el balance general debido a los efectos de las

decisiones que se tomen respecto a las ventas a crédito y a las perdidas por cuentas

incobrables. Así, desde el punto de vista financiero, las cuentas por cobrar,

representan un instrumento realmente importante en la función de una empresa. De

una buena política de concesión de crédito y de un buen sistema de cobros, dependerá

la contribución de las cuentas por cobrar a la provisión de fondos en las condiciones

más ventajosas y al aumento de las utilidades de la empresa.

Desde el punto de vista económico

Las cuentas por cobrar (el crédito) representan un elemento con efectos decisivos

en todo tipo de actividad económica. Los negocios son entes dinámicos que pasan por

una serie de etapas o periodos; periodos de prosperidad alternan con periodos de

recesión. La confianza y voluntad para el otorgamiento del crédito, monto y plazo de

pago van a depender en gran parte de la etapa en la cual se encuentre el negocio.

En consecuencia, cuando un negocio se recupera de un periodo de decadencia,

invierte en activos fijos, los precios y las utilidades aumentan con el incremento de la

demanda; al elevarse el valor de los bonos y las acciones, nuevos créditos se negocian

fundamentados en ese aspecto. Se necesita la utilización de la totalidad del capital y

mano de obra para satisfacer la demanda. En una época de depresión, en la cual la

demanda se nivela o es inferior a la producción, los comerciantes quedan con niveles

de inventarios elevados que no pueden vender; se trata de acelerar el cobro de las

cuentas y documentos por cobrar, se venden bonos, acciones y activos fijos para

pagar a los acreedores y aumentar la liquidez de la firma; la reducción del personal es

característica de esta época.

En época de recesión, lo característico es que un gerente sea pesimista y reacio a

conceder créditos. Así, la reducción en las ventas y en la actividad de los negocios, a

lo cual a su vez se une la presión de los clientes para que cancelen sus deudas a la

empresa; cuando se trata de créditos de plazos no vencidos, se les ofrecen a los

clientes atractivos descuentos por pagar antes de la fecha de vencimiento de la deuda.

Cuando la recesión alcanza su punto más bajo, los gerentes de crédito intentan

estimular la recuperación de la empresa mediante el establecimiento de una política

crediticia más liberal. En las primeras etapas de cambio en los negocios, si la

confianza de los gerentes de crédito en la capacidad de pago de sus clientes en el

futuro los hace demasiado flexibles en la concesión de los créditos, se da un impulso

a la sobre expansión con el consiguiente peligro de inversión excesiva en cuentas por

cobrar.

Lo anteriormente señalado respecto al enfoque económico del crédito resalta el

papel que desempeña el crédito en las diversas etapas del ciclo de los negocios y la

incidencia que tiene el ciclo de los negocios en los niveles de cuentas por cobrar, en

la concesión y en la restricción del crédito.

Los conceptos de cuentas por cobrar, enfocados a través de cuatro puntos de vista

diferentes dan una idea de las diferentes actividades en la vida de una empresa en las

cuales las cuentas por cobrar desempeñan uno de los roles mas importantes, tanto en

el aspecto contable, administrativo y financiero como el económico.

3.3. Definición de Términos Básicos

Corresponde a términos desconocidos para el autor o para terceros, que estén en el

cuerpo del informe.

Administración: se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el

que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas.

Conducida por el administrador quien maneja, dirige, controla o vigila el patrimonio

de terceros o el suyo propio.

Control : función que permite la supervisión y ejecución de procedimientos de

acuerdo a los planes y políticas establecidas.

Estrategia: conjunto de técnicas y actividades que se desarrollan para alcanzar los

objetivos planteados.

Eficacia: es la capacidad de una organización para cumplir los objetivos propuestos

Eficiencia: es el uso apropiado de las herramientas que se cuenta para alcanzar los

objetivos.

Herramientas: son todos los sistemas, aplicaciones, controles, que ayudan a la

gestión de una empresa.

Proceso: métodos para transformar datos e informes contables que pueden ser

interpretados y utilizados en los procesos de elaboración de decisiones.

Normas: son reglas o directrices que se ajustan a actividades laborables, diseñada con

el fin de conseguir un grado óptimo de orden en el trabajo.

CAPÍTULO IV

FASES METODOLÓGICAS

Las Fases de este informe de pasantías serán desarrolladas en forma secuencial y

lógica y de acuerdo a las actividades realizadas y planteadas en los objetivos

específicos de esta propuesta, que permitirán el conocimiento integral del problema y

el manejo de los datos de una manera confiable.

Fase I: Diagnosticar de la situación actual en el departamento de crédito y

cobranzas de la empresa Vicson S.A.

Una vez realizado el diagnostico, el cual consistió en un estudio riguroso de los

síntomas, mediante el cual se llega a descubrir la causa del problema en el área de

crédito y cobranza de la empresa, se detectó la necesidad de implementar

herramientas administrativas que permitan el mejoramiento del proceso interno.

Se aplicara la observación directa, técnica la cual permitirá recoger la información

del proceso de crédito y cobranza, lográndose evidenciar y visualizar el modo como

se trabaja, las tareas diarias y detectar de cerca la problemática que presenta el

departamento.

Según Bernal (2000:173) “la observación directa en el campo de las ciencias

económicas y especialmente de las administrativas, cada día cobra mayor credibilidad

y su uso tiende a generalizarse, debido a que permite obtener información directa y

confiable, siempre y cuando se haga mediante un procedimiento sistematizado y muy

controlado” .

En esta fase se tomara en el departamento de crédito y cobranzas como población

al siguiente personal (Analistas de crédito y cobranzas, coordinador de crédito y

cobranzas) quienes en la actualidad son las personas afectadas por la problemática en

estudio por lo consiguiente esta es una población integrada por cuatro (4) personas no

probabilística, mas sin embargo la muestra es finita y censal ya que los elementos que

conforman la población son iguales a los elementos que conforman la muestra;

definida por Velasco J (2000) como: “la población, conjunto finito o infinito de

elementos con características comunes para los cuales serán extensivas las

conclusiones de la investigación. Está delimitada por el problema y por los objetivos

del estudio (p 81)”

Una encuesta según Morales D (2008) lo define como: “el conjunto de preguntas

especialmente diseñadas y pensadas para ser dirigidas a una muestra de población,

que se considera por determinadas circunstancias funcionales al trabajo,

representativa de esa población”.

El cuestionario según Morales D (2008),“es un documento formado por un

conjunto de preguntas que deben estar redactadas de forma coherente, y organizadas,

secuenciadas y estructuradas de acuerdo con una determinada planificación, con el fin

de que sus respuestas nos puedan ofrecer toda la información que se precisa”.

Por otra parte, Bernal C. (2000 159), indica que la muestra “es la parte de la

población que se selecciona, y de la cual realmente se obtiene la información para el

desarrollo del estudio y sobre la cual se efectuara la medición y la observación de las

variables objeto de estudio”.

En este caso, la población es igual a la muestra ya que se tomaron todos los

elementos, es decir, las cuatro (4) personas que conforman el área del departamento

de Crédito y Cobranzas de la Empresa Vicson S.A.

Fase II: Determinar las bases teóricas para el proceso de crédito y cobranzas en

la empresa Vicson, S.A.

Para el cumplimiento de esta fase se buscara y analizara la teoría presentada por

diversos autores expertos en la materia, así como también material de apoyo con

respecto a políticas de crédito.

Fase III: Diseñar herramientas administrativas para el control del proceso de

crédito y cobranzas en la empresa Vicson, S.A.

Una vez aplicada la fase I y la fase II se abordara el diseño de las herramientas

administrativas.

CAPITULO V

RESULTADOS

5.1. Presentación y análisis de los resultados.

En el presente capitulo se realiza la representación y análisis de las fases que

fueron desarrolladas durante el desarrollo de este informe de pasantías, las cuales se

implementaron con la finalidad de alcanzar los objetivos planteados; los resultados se

obtuvieron a través de la observación directa y de la encuesta realizada a los

integrantes del departamento de crédito y cobranza de la empresa Vicson S.A.

Fase I: Diagnóstico de la situación actual en el departamento de crédito y

cobranzas de la empresa Vicson S.A.

La necesidad de fortalecer las áreas críticas de cobranza en una organización e

incrementar la productividad de la recuperación de cartera vencida mediante la

identificación, optimización y automatización de los asuntos inherentes a la

administración de la cobranza, son algunos de los factores críticos que las empresas

enfrentan diariamente. Las ventas constituyen el punto de partida en un proceso de

negociación y una de las principales vías de ingresos de una empresa, debido a esto es

sumamente importante considerar todos factores fundamentales para encontrar

un equilibrio entre el riesgo y el rendimiento.

Con la finalidad de diagnosticar la situación actual del proceso de Cuentas por

Cobrar - Cobros en la empresa Vicson, S.A., se realizó la observación directa

utilizando para ello un cuadro denominado: Matriz de Observación Directa, para

mostrar los resultados obtenidos; calificados con la ponderación de bueno, regular y

deficiente, lo que permitió conocer al inicio la problemática existente.

Cuadro No.1: Matriz de Observación directa

ÍTEMS EVENTO OBSERVADO BUENO REGULAR DEFICIENTE

1

Conocimiento de control

interno para el área de

cobranzas

X

2 Seguimiento de Políticas de

crédito X

3 Efectividad en el control de

operaciones X

4 Aplicación de normas de

control interno X

5 Seguimiento de manuales de

procedimientos X

6 Supervisión dentro del

departamento X

7 Auditoria a Cuentas por cobrar X

8 Personal Especializado X

Fuente: Baptista, I (2014)

Análisis: Con los resultados obtenidos en la observación directa se evidenciaron

deficiencias significativas en la gestión de cobranza, debido a que las políticas

establecidas por la empresa no se adaptan a las necesidades actuales de la misma,

estas deben ser ajustadas y actualizadas, para que el proceso de cobro se lleve a cabo

de manera plena y satisfactoria, cumpliendo así los objetivos de la organización.

Se destaca que un 50% resulta deficiente; eventos tales como: la aplicación de

normas de control interno, seguimientos de manuales de procedimientos, supervisión

dentro del departamento de cuentas por cobrar así como la auditoria de las mismas.

Se podría decir que el otro 50% muestra resultados con las características de ser

regular como: el personal tiene poco conocimiento al proceso de control interno para

el área de cobranzas por ello no es totalmente efectivo el control de las operaciones, y

el seguimiento de políticas de crédito ya que se necesita de un personal especializado.

La siguiente fase metodológica se presenta a través de la aplicación de la encuesta

para identificar debilidades y fortalezas dentro de los procesos

departamento. Se presentan los resultados de la encuesta tipo cuestionario con

preguntas cerradas constituida por diez (10) ítems.

de graficas circulares; incluyendo un breve análisis que nos ayude a resolver los

objetivos planteados.

Ítem No. 1: ¿Conoce

Cuadro No 1: Conocimiento de los plazos de los créditos

Alternativa

Si

No

TOTAL

Fuente: Dpto. de

Grafico No 3: Conocimiento

Fuente: Cuadro No 1

Conocimiento de los plazos de los créditos

de cobranzas por ello no es totalmente efectivo el control de las operaciones, y



ra identificar debilidades y fortalezas dentro de los procesos

Se presentan los resultados de la encuesta tipo cuestionario con

preguntas cerradas constituida por diez (10) ítems. Los resultados se reflejan a través

graficas circulares; incluyendo un breve análisis que nos ayude a resolver los

Conoce usted los plazos de los créditos otorgados a los clientes


Alternativa Frecuencia Porcentaje

4 100%

0 0%

TOTAL 4 100%

Fuente: Dpto. de Crédito y Cobranza, Empresa Vicson S.A. (2014)


SI100%

NO0%


de cobranzas por ello no es totalmente efectivo el control de las operaciones, y



ra identificar debilidades y fortalezas dentro de los procesos de control en ese

Se presentan los resultados de la encuesta tipo cuestionario con

resultados se reflejan a través

graficas circulares; incluyendo un breve análisis que nos ayude a resolver los

otorgados a los clientes?

Porcentaje

100%

0%

100%


Análisis: El grafico

crédito y cobranza encuestados tiene

créditos otorgados a los clientes, lo cual es beneficioso

las partidas vencidas.

Ítem No 2: ¿Sabe usted como es el registro contable de las partidas?

Cuadro No 2: Registro contable de las partidas.

Alternativa

Si

No

TOTAL


Grafico No 4: Registro cont

Fuente: Cuadro No 2

Análisis: Solo el

registro contable de las partidas, mientras que el

del mismo registro contable de

El grafico evidencia que el 100% de los integrantes del departamento de

encuestados tienen conocimiento de cuáles son los

éditos otorgados a los clientes, lo cual es beneficioso ya que es

las partidas vencidas.

2: ¿Sabe usted como es el registro contable de las partidas?

Registro contable de las partidas.


3 8

1 2

TOTAL 4 100%

Dpto. de Crédito y Cobranza, Empresa Vicson S.A. (2014)


Cuadro No 2

olo el 20% de las personas encuestadas no conocen a profundidad el

registro contable de las partidas, mientras que el 80% restante si

del mismo registro contable de las cuentas por cobrar, retenciones y los cobros

SI80%

NO20%


que el 100% de los integrantes del departamento de

conocimiento de cuáles son los plazos de los

ya que es más fácil reconocer

2: ¿Sabe usted como es el registro contable de las partidas?

Porcentaje

80%

20%

100%

conocen a profundidad el

si tiene conocimiento

ciones y los cobros

originados, lo cual demuestra que hay que reforzar los conocimientos básicos sobre el

registro de las partidas contables para continuar realizando una buena gestión dentro

del departamento.

Ítem No 3: ¿Existen muchas partidas vencidas

Cuadro No. 3: Partidas vencidas

Alternativa

Si

No

TOTAL


Grafico No 5: Partidas vencidas luego de los 90 días

Fuente: Cuadro No 3

Análisis: El 100% de

partidas vencidas luego

partidas vencidas a más de 90 días

cobranzas.

NO0%



ten muchas partidas vencidas pasado los 90 días de plazo

Partidas vencidas pasado los 90 días


4 10

0 0%

TOTAL 4 100%


Partidas vencidas luego de los 90 días

Fuente: Cuadro No 3

% de las personas encuestadas coinciden en que existen muchas

partidas vencidas luego pasado los 90 días. Esto resulta ser desventajoso ya que

s a más de 90 días indican que no hay una recuperación real de las

SI100%




90 días de plazo?

Porcentaje

100%

0%

100%

coinciden en que existen muchas

los 90 días. Esto resulta ser desventajoso ya que esas

indican que no hay una recuperación real de las


Ítem No 4: ¿Considera usted que el registro de las partidas

adecuada en el sistema operativo de SAP

Cuadro No. 4: Registro correcto de las partidas

Alternativa

Si

No

TOTAL


Grafico No 6: Registro correcto de las partidas en SAP

Fuente: Cuadro No 4

Análisis: La grafica representa que el 80% de la población encuestada considera

que el registro de las partidas

que el 20% considera que

los pagos realizados lo cual dificulta el proceso interno.

Registro correcto de las partidas en SAP

No 4: ¿Considera usted que el registro de las partidas se

en el sistema operativo de SAP?

Registro correcto de las partidas en SAP.


3 8

1 2

TOTAL 4 100%



Fuente: Cuadro No 4

La grafica representa que el 80% de la población encuestada considera

que el registro de las partidas en el sistema de SAP se realiza correctamente

que el 20% considera que no, ya que a veces los clientes no identifican correctamente

alizados lo cual dificulta el proceso interno.

SI

80%

NO

20%


se realiza de manera

Porcentaje

80%

20%

100%


en el sistema de SAP se realiza correctamente, mientras

a veces los clientes no identifican correctamente


Ítem No 5: ¿Conoce

partida vencida a más de 90 días

Cuadro No. 5: Procedimientos a seguir por partidas vencidas a

Alternativa

Si

No

TOTAL


Grafico No 7: Procedimientos a seguir por partidas vencidas a

Fuente: Cuadro No 5

Análisis: Se observa cómo el

en relación a los procedimientos a seguir con respecto a aquellas partidas que tengan

más de 90 días vencidas, mientras que un 2

información, lo cual puede ocasionar deficiencias internas en el cobro de esas

partidas.

Procedimientos a seguir por partidas

Conoce usted los procedimientos que debe seguir si existe una

partida vencida a más de 90 días?

Procedimientos a seguir por partidas vencidas a más


3 8

1 2

TOTAL 4 100%


Procedimientos a seguir por partidas vencidas a más

Fuente: Cuadro No 5

e observa cómo el 80% de la población encuestada tiene conocimiento

los procedimientos a seguir con respecto a aquellas partidas que tengan

más de 90 días vencidas, mientras que un 20% lo desconoce debido a falta de

n, lo cual puede ocasionar deficiencias internas en el cobro de esas

SI

80%

NO

20%

Procedimientos a seguir por partidas vencidas a mas de 90 días

usted los procedimientos que debe seguir si existe una

más de 90 días

Porcentaje

80%

20%

100%

más de 90 días

0% de la población encuestada tiene conocimiento

los procedimientos a seguir con respecto a aquellas partidas que tengan

lo desconoce debido a falta de

n, lo cual puede ocasionar deficiencias internas en el cobro de esas

Procedimientos a seguir por partidas

Ítem No 6: ¿Existe un sistema de control interno

en el departamento de crédito y cobranzas

Cuadro No. 6: Control interno en las actividades de

Alternativa

Si

No

TOTAL


Grafico No 8: Procedimientos si existe alguna partida mal registrada

Fuente: Cuadro No 6

Análisis: El 80% de los encuestados respondió que no existe un sistema de control

interno para las actividades realizadas en el departamento de crédito y cobranzas. Con

esto queda demostrado que el control interno es regular dentro del departamento ya

que el 20% opina lo contrario.

controles internos los mismo

cumplen en su totalidad.

Control interno en las actividades de crédito

Existe un sistema de control interno para las actividades realizadas

en el departamento de crédito y cobranzas?

Control interno en las actividades de crédito y cobranzas


1 2

3 8

TOTAL 4 100%


Procedimientos si existe alguna partida mal registrada

Fuente: Cuadro No 6

El 80% de los encuestados respondió que no existe un sistema de control



el 20% opina lo contrario. Con esto se evidencia que a pesar de que existen

controles internos los mismos al no ser de conocimiento de todo el personal, no se

en su totalidad.

SI

20%

NO

80%

Control interno en las actividades de crédito y cobranzas

para las actividades realizadas

crédito y cobranzas

Porcentaje

20%

80%

100%

Procedimientos si existe alguna partida mal registrada

El 80% de los encuestados respondió que no existe un sistema de control



Con esto se evidencia que a pesar de que existen

al no ser de conocimiento de todo el personal, no se

Control interno en las actividades de crédito

Ítem No 7: ¿Existen demoras de los clientes al entregar los

retención?

Cuadro No. 7: Demoras en la entrega de comprobantes de retención

Alternativa

Si

No

TOTAL


Grafico No 9: Demoras en la

Fuente: Cuadro No 7

Análisis: El 80% de la población encuestada está de acuerdo con que existen

demoras en cuanto a la entrega por parte de los clientes de los comprobantes de

retención, el 20% opina lo contrario.

procedimientos internos debido a que

comprobantes para la declaración del Impuesto sobre la Renta.

Demoras en la entrega de comprobantes de

Existen demoras de los clientes al entregar los

Demoras en la entrega de comprobantes de retención


3 8

1 2

TOTAL 4 100%



Fuente: Cuadro No 7

0% de la población encuestada está de acuerdo con que existen


0% opina lo contrario. Esto tiene como consecuencia deficiencia en los

procedimientos internos debido a que existirían atrasos en la recaudación total de los

comprobantes para la declaración del Impuesto sobre la Renta.

SI

80%

NO

20%


Existen demoras de los clientes al entregar los comprobantes de


Porcentaje

80%

20%

100%

entrega de comprobantes de retención

0% de la población encuestada está de acuerdo con que existen


Esto tiene como consecuencia deficiencia en los

existirían atrasos en la recaudación total de los

Demoras en la entrega de comprobantes de

Ítem No 8: ¿Si los comprobantes de retención son entrega

aplica la supervisión dentro del departamento de crédito y cobranzas

Cuadro No. 8: Supervisión

Alternativa

Si

No

TOTAL

Fuente: Dpto. de Crédito y

Grafico No 10: Afectaría al proceso interno del departamento

Fuente: Cuadro No 8

Análisis: El 60% de la población, representada por

departamento de crédito y cobranza

comprobantes de retención por parte de los clientes afecta

mismo, debido a la falta de supervisión, mientras que el 40% restante opina lo

contrario. Si no existe un seguimiento de los comprobantes de IVA

Supervisión al proceso interno del

Si los comprobantes de retención son entregados con

aplica la supervisión dentro del departamento de crédito y cobranzas

Supervisión al proceso interno del departamento


1 2

3 8

TOTAL 4 100%


Afectaría al proceso interno del departamento

Fuente: Cuadro No 8

% de la población, representada por 3 personas que integran el

crédito y cobranza, aseguran que la demora de la entrega de los

comprobantes de retención por parte de los clientes afecta el proceso interno del


Si no existe un seguimiento de los comprobantes de IVA

SI

20%

NO

80%

Supervisión al proceso interno del departamento

dos con demora, se

aplica la supervisión dentro del departamento de crédito y cobranzas?

Porcentaje

20%

80%

100%

personas que integran el

demora de la entrega de los

el proceso interno del


Si no existe un seguimiento de los comprobantes de IVA que están

pendientes por registrar,

cliente con partidas pendientes

Ítem No 9: ¿Cree usted que exista poco personal por parte del departamento

Cuadro No. 9: Poco personal dentro del departamento

Alternativa

Si

No

TOTAL


Grafico No 11: Poco personal dentro del departamento

Fuente: Cuadro No 9

Análisis: Esta grafica muestra como el 100% de los integrantes del departamento

de crédito y cobranza, asume que debería incorporarse más

área ya que la sobrecarga de trabajo es muy elevada lo cual ocasiona que los procesos

internos resulten ser un poco lentos.

NO

0%

Poco personal dentro del departamento

pendientes por registrar, esto estaría afectando directamente el estado de cuenta del

pendientes que deben ser saldadas.

Cree usted que exista poco personal por parte del departamento



4 100%

0 0%

TOTAL 4 100%



Fuente: Cuadro No 9

Esta grafica muestra como el 100% de los integrantes del departamento

crédito y cobranza, asume que debería incorporarse más personal a laborar en esa


os resulten ser un poco lentos.

SI

100%


el estado de cuenta del

Cree usted que exista poco personal por parte del departamento?

Porcentaje

100%

0%

100%

Esta grafica muestra como el 100% de los integrantes del departamento

personal a laborar en esa



Ítem No 10: ¿Actualmente en el departamento de crédito y cobranzas de la

Empresa Vicson S.A. se realizan los procesos de auditoría de las cuentas

involucradas en el proceso

Cuadro No. 10: Procesos de Auditoria

Alternativa

Si

No

TOTAL


Grafico No 12: Organización dentro del departamento

Fuente: Cuadro No 10

Análisis: La grafica representa que el 2

que si existe la aplicación de procesos de auditoría,

que no se hacen auditorías

cobrar- cobros ya sea porque son esporádica

Actualmente en el departamento de crédito y cobranzas de la


involucradas en el proceso?

Procesos de Auditoria


1 2

3 8

TOTAL 4 100%


Organización dentro del departamento

Fuente: Cuadro No 10


la aplicación de procesos de auditoría, mientras que el 8

auditorías a las cuentas involucradas en el proceso de las cuentas por

cobros ya sea porque son esporádicas o simplemente no se realizan, lo cual no

SI

20%

NO

80%

Procesos de Auditoría

Actualmente en el departamento de crédito y cobranzas de la


Porcentaje

20%

80%

100%

0% de la población encuestada considera

entras que el 80% considera

a las cuentas involucradas en el proceso de las cuentas por

o simplemente no se realizan, lo cual no

es beneficioso debido a que se debe cumplir un manual de normas y procedimientos a

seguir en el área.

Análisis del cuestionario aplicado:

Partiendo de los resultados obtenidos luego de la realización de la encuesta al

personal del departamento de crédito y cobranza de la Empresa Vicson, S.A, se

identificó de manera más evidente la problemática existente. Se pudo determinar que

el personal que integra ese departamento está capacitado en diferentes áreas, manejan

información sobre los plazos de los créditos que se les otorgan a los clientes, el

registro de las partidas contables, procedimientos a seguir cuando existen partidas

vencidas por encima del tiempo previsto, sin embargo no existe un sistema de control

interno para las actividades realizadas en el departamento de crédito y cobranzas,

existe demora por parte de los clientes en entregar las retenciones y falta de

supervisión de las mismas por parte del personal del departamento, existen

deficiencias en cuanto a la auditoria de las cuentas que se manejan en el departamento

y por otra parte el poco personal a cargo de este departamento hace que los

procedimientos internos sean lentos, a su vez algunos pueden llegar a ser erróneos, ya

que la gran cantidad de trabajo y el poco tiempo para su ejecución hacen que el

trabajo se vuelva tedioso, saliéndose del control en algunas ocasiones.

Fase II: Bases teóricas para el proceso de crédito y cobranzas en la empresa

Vicson, S.A.

Las cuentas por cobrar constituyen la clave para el éxito de una empresa, debido a

que estas son el activo de mayor disponibilidad después del efectivo en caja y bancos

ya que a diferencia del inventario estas ya no deben pasar por procesos de

manufactura, almacenaje, traslado y colocación con los clientes. Estas dependen de

las ventas a crédito; ya que las ventas a crédito representan un promedio del 80 % de

las ventas totales de una empresa lo cual no es cosa menor, hoy en día el correcto

manejo de las cuentas por cobrar representa la diferencia entre obtener mayor o

menores utilidades. La demora excesiva de un cobro, afecta la liquidez de

la empresa y puede afectar su capacidad de pago.

En la actualidad las dificultades con la liquidez financiera de las empresas

conducen al análisis de las cuentas por cobrar, como problema trascendental de

la gestión empresarial. La aplicación de las herramientas de análisis financiero,

imprescindibles para una buena toma de decisiones, debe ser un objetivo de primer

orden en el contexto económico.

Desde una perspectiva contable, cuando se realiza una venta a crédito se origina

una cuenta por cobrar considerándose como una de las partidas más grandes del

activo circulante y la segunda forma de entrada de mayor liquidez dentro de

las operaciones financieras que realiza una empresa; su administración es muy

importante para la política financiera a corto plazo, por lo que se debe prestar

muchísima atención a su gestión eficiente.

La gestión de cuentas por cobrar depende de tres factores fundamentales, los

cuales se resumen en: Política de Crédito, Condiciones del crédito y Política de

Cobro. Las políticas referentes a la gestión de cuentas por cobrar implican encontrar

un equilibrio entre el riesgo y el rendimiento. En el grado en que se amplíen los

plazos y se conceda crédito a los clientes, se estará inmovilizando fondos en cuentas

por cobrar y peligrará la capacidad para liquidar los pasivos; sin embargo se tiene la

ventaja de facilitar la venta de los productos y mejorar las utilidades.

La política de crédito de una empresa da la pauta para determinar si debe

concederse crédito a un cliente y el monto de éste, así como debe establecer

procedimientos para su concesión y para el cobro. En el caso que nos ocupa la

Empresa Vicson S.A., no debe solo ocuparse de los estándares de crédito que

establece, sino también de la utilización correcta de estos estándares al tomar

decisiones de crédito. Deben desarrollarse fuentes adecuadas de información

y métodos de análisis de crédito. Cada uno de estos aspectos de la política de crédito

es importante para la administración exitosa de las cuentas por cobrar de Vicson S.A.

La ejecución inadecuada de una buena política de créditos o la ejecución exitosa de

una política de créditos deficientes no han producido resultados óptimos para Vicson

S.A.

En el establecimiento de una política de crédito se debe analizar cuidadosamente

su impacto potencial sobre las ventas y utilidades, tratando de no

sobredimensionarlas, pues de esa forma se esperarían beneficios que no se

alcanzarían, por lo que se hace conveniente aprobar una determinada política, realizar

varias proyecciones de ventas y utilidades para diferentes posibles situaciones.

Cuando una empresa diseña su política de crédito, no lo hace de forma definitiva.

Es dinámica, debido a que los directivos de la entidad la evalúen sistemáticamente, y

si fuera necesario, la modifiquen.

El Análisis de crédito debe recopilar y evaluar la información de crédito de los

solicitantes para determinar si estos están a la altura de los estándares de crédito de la

empresa. Para analizar eficientemente el otorgamiento de un crédito debe tenerse en

cuenta que:

• Todo crédito debe pasar por una etapa de evaluación previa por simple y rápida que

esta sea.

• Todo crédito por fácil o bueno y bien garantizado que parezca, tiene riesgo.

• El análisis de crédito no pretende acabar con el 100% de la incertidumbre del futuro,

sino que disminuya.

• Es necesario e importante contar con buen criterio y sentido común.

Los dos (2) pasos básicos en el proceso de análisis del crédito son: obtener

información de crédito y analizar la información para tomar la decisión del crédito.

Cuando un cliente que desee obtener crédito se acerca a una empresa, normalmente el

departamento de crédito da comienzo a un proceso de evaluación del crédito

pidiéndole al solicitante que llene diferentes formularios en los cuales se solicita

información financiera y crediticia junto con referencias de crédito. Trabajando con

base en la solicitud de crédito, la empresa obtiene entonces información adicional del

crédito de otras fuentes .Al analizar los Estados Financieros de los últimos años del

solicitante, la empresa puede comparar la estabilidad financiera de éste, su liquidez,

rentabilidad y capacidad de endeudamiento.

Existen varios mecanismos para evaluar al solicitante de crédito, entre ellos el

análisis por razones para evaluar la condición financiera de la empresa, y el uso del

esquema de las cinco C del crédito que según el autor Horne V., (2010) centra su

análisis en los aspectos principales de la solvencia de crédito de un solicitante y los

cuales son necesarios tomar en consideración para la empresa Vicson S.A., los cuales

se describen a continuación:

1. Carácter: el registro del cumplimiento de las obligaciones pasadas del

solicitante (financiero, contractual y moral). El historial de pagos anteriores,

así como cualquier juicio legal resuelto o pendiente contra el solicitante, se

utilizan para evaluar su reputación. Es el deseo del cliente de pagar sus

deudas.

2. Capacidad: es la habilidad de un cliente para pagar sus deudas y se mide a

través de sus flujos de caja. El análisis de los Estados Financieros, destacando

sobre todo la liquidez y las razones de endeudamiento; se utiliza para evaluar

la capacidad del solicitante.

3. Capital: se refiere a la fortaleza financiera del cliente, es decir su solidez

financiera, que se refleja por su posición de propietario. A menudo, se realizan

análisis de la deuda del solicitante, en relación con el capital contable y sus

razones de rentabilidad, para evaluar su capital.

4. Colateral: la cantidad de activos que el solicitante tiene disponible para

asegurar el crédito. Cuanto mayor sea la cantidad de activos disponibles,

mayor será la oportunidad de que una empresa recupere sus fondos si el

solicitante no cumple con los pagos. Una revisión del balance general del

solicitante, el cálculo del valor de sus activos y cualquier demanda legal

presentada contra el solicitante ayudan a evaluar su garantía colateral.

5. Condiciones: el ambiente de negocios y económico actual, así como

cualquier circunstancia peculiar que afecte a alguna de las partes de la

transacción de crédito.

Finalmente el analista de crédito debe centrar su atención, sobre todo, en las dos

primeras C (carácter y capacidad) porque representan los requisitos básicos para la

concesión del crédito. Las tres últimas (capital, colateral y condiciones), son

importantes para elaborar el contrato de crédito y tomar la decisión de crédito final,

que depende de la experiencia y el criterio del analista de crédito.

Otro aspecto a tomar en consideración en el proceso de crédito y cobranzas son las

condiciones de crédito. Las condiciones de crédito de una empresa especifican los

términos de pago que se estipulan para todos los clientes a crédito. Son convenios en

los que la empresa y el cliente se ponen de acuerdo y se comprometen en cumplir.

Las mismas ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero se debe tener

mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en ocasiones podrían

resultar nocivos para la empresa. Las condiciones de crédito abarcan tres aspectos: (1)

el descuento por pronto pago, (2) el período de descuento por pronto pago y (3) el

período de crédito.

Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crédito de la empresa

pueden tener efectos en su rentabilidad total. Los factores positivos y negativos

relacionados con tales cambios y los procedimientos cuantitativos para hacerles

seguimiento y verificarlos en una auditoria se presentan a continuación:

1) Descuento por pronto pago: Se ofrecen con la intención de adelantar el cobro,

formando parte de los términos de venta. Cuando una empresa establece o aumenta

un descuento por pronto pago se deben generar los siguientes efectos económicos –

financieros.

Factores Positivos:

• El volumen de ventas aumenta por el atractivo del descuento y disminuyen las

utilidades medias pues se origina un costo financiero, de esta forma se atraen

nuevos clientes que consideren esta opción como un tipo de reducción de precio.

• El período de cobro promedio se acorta, ya que los clientes antiguos pagarán más

rápido para aprovechar estos descuentos, reduciendo así el costo del manejo de

cuentas por cobrar. La disminución en cobranza proviene del hecho de que

algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo hagan.

• La estimación de las cuentas incobrables disminuyen debido a que los clientes

pagan más pronto, este argumento se basa en el hecho de que mientras más se

demore un cliente en pagar, es menos probable que lo haga. Mientras más tiempo

transcurra, hay más oportunidades de que un cliente se declare técnicamente

insolvente o en bancarrota.

• Aumento en las utilidades debido a la disminución en el periodo promedio de

cobro y a la disminución en la estimación de cuentas incobrables.

2) Período de descuento por pronto pago: Especifica el número máximo de días

después de la iniciación del período de crédito en que puede tomarse el descuento por

pronto pago.

Factores Positivos:

• Al aumentar el periodo de descuento por pronto pago se produce un efecto positivo

sobre las utilidades porque muchos clientes que en el pasado no tomaron el descuento

por pronto pago ahora lo hacen, reduciendo así el periodo medio de cobros.

3) Periodo del crédito:

Como casi todas las decisiones financieras, la concesión de crédito lleva consigo una

gran dosis de sensatez, deben observarse los siguientes principios:

1. Maximizar los beneficios: Lo más favorable para la empresa es que el cliente

pague pronto y de esta manera recibe los ingresos adicionales totales de la venta

menos los costos adicionales; si no paga pronto, no recibe nada y pierde los costos.

Hay que sopesar las probabilidades de estos resultados alternativos. Si el margen

de beneficios es alto, se justificará una política crediticia liberal; si es bajo, no se

puede soportar muchos créditos de dudosos cobros.

2. Concentrarse en las cuentas peligrosas: Lo que hacen es fijar un límite de crédito

para cada cliente, el vendedor de la empresa solo presentará el pedido para su

aprobación si el cliente sobrepasa este límite.

3. Mirar más allá del pedido inmediato: A veces, puede valer la pena aceptar un

riesgo de calidad relativamente bajo, si existen probabilidades de que el cliente se

convierta en un comprador permanente y fiable. Las empresas de nueva creación

deben estar preparadas para incurrir en más créditos de dudoso cobro que las que

están más sólidas. Esto es parte del costo de crear una buena cartera de cliente.

Por último las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta

sigue para cobrar sus cuentas por cobrar a su vencimiento. La efectividad de las

políticas de cobro de la empresa se puede evaluar parcialmente examinando el nivel

de estimación de cuentas incobrables. Este nivel no depende solamente de las

políticas de cobro sino también de la política de créditos en la cual se basa su

aprobación.

La gestión de cobro puede comenzar desde antes de la fecha de vencimiento de la

cuenta. Para facilitar este proceso se utilizan varias vías: cartas, llamadas telefónicas,

visitas personales, utilización de agencias de cobros, procedimientos legales,

procedimientos de cobro por computador.

Si se supone que el nivel de cuentas malas atribuible a las políticas de crédito de

la empresa es relativamente constante, puede esperarse un aumento en los gastos de

cobro para reducir las cuentas de difícil cobro de la empresa.

Un buen soporte para tomar decisiones sobre la gestión de cobros es el

análisis periódico de las cuentas por cobrar por edades (antigüedad de las cuentas).

Separando las cuentas que están dentro de los términos (no vencidas), de las vencidas,

y estas últimas desglosadas por periodos de vencimiento ofrece un análisis detallado

de las cuentas por cobrar.

Fase III: Diseño de herramientas administrativas para el control del proceso de

crédito y cobranzas en la empresa Vicson, S.A.

En esta fase se diseñaran herramientas administrativas, que permitan obtener un

control en el proceso de crédito y cobranzas de la empresa Vicson S.A., las cuales son

necesarias para disminuir las deficiencias encontradas. Se plasman las siguientes:

1. Estrategias para tratar la morosidad

Para controlar la morosidad antes de que comience se deben aplicar las siguientes

estrategias:

1.1 Establecer las fechas de pago: involucrar al cliente en la programación de fechas

de pago que sean mutualmente favorables puede incrementar la probabilidad de

pago. En general, los días de pago deben coincidir con los días de mayor ingreso

o liquidez de la empresa.

1.2 Tratar quejas y reclamos oportunamente: debido a que una atención oportuna

puede tratar la inquietud del cliente antes de resultar en morosidad. La empresa

debe analizar el caso y si el motivo de atraso es por servicio inadecuado, ofrecerle

una solución oportuna a su problema.

1.3 Utilizar el refuerzo positivo: la institución tiene la oportunidad de reconocer y

premiar a los clientes que realizan su pago puntual, ofreciendo acceso inmediato

a nuevos créditos, montos mayores, tasas preferenciales (menor tasa), certificados

de puntualidad, ofrecer entrenamiento y capacitación,, etc. Estas acciones deben

implementarse con el apoyo del área de Mercadeo, y ser integradas a la estrategia

de venta de la institución.

2. Fomentar la alta productividad

En el área de cobranza para fomentar la alta productividad se deben aplicar los

siguientes procedimientos:

2.1. Determinar el procedimiento adecuado para la cobranza, la buena cobranza

demanda una inmensa cantidad de tiempo y recursos.

2.2. Capacitar el personal: la capacitación es importante para garantizar el éxito en

la recuperación de los créditos y el trato adecuado al cliente. Es importante capacitar

al personal en técnicas y tácticas como: manejo de la argumentación típica del cliente

moroso, manejo de personalidades difíciles, tipos de deudores, pautas y lenguaje para

el contacto con el cliente, negociación, perfil del cliente moroso, así como completa

comprensión y utilización de las herramientas de cobranza y el conocimiento del

ámbito jurídico resultan relevantes.

2.3. Incentivos para el personal: los incentivos motivan a que el personal de

cobranza oriente el máximo de su capacidad al logro de los resultados. Adicional a

mejorar el impacto de las actividades de cobranzas, adicionalmente conllevaran a un

ambiente de sana competencia. Los incentivos podrían basarse en función al flujo de

la recuperación efectiva según los porcentajes de tramos de mora, este es un sistema

simple conocido como “comisiones por recuperación” que incluso considera el

escalonamiento de la comisión para los tramos de mayor mora. Pueden ser

monetarios o no monetarios, según el contexto. De otra forma, la meta se podría

medir con base en la reducción mensual de gastos por provisiones.

3. Calidad de la Recopilación y Manejo de Información

Para mejorar la recopilación y el manejo de información se deben emplear los

siguientes pasos:

3.1 Eficientes sistemas de información y soporte: para analizar adecuadamente la

gestión de cobranza, se requiere la implementación de un eficiente soporte

informático que facilite el monitoreo de clientes morosos y la generación de reportes

claros y precisos. Estos reportes generalmente se clasifican en tres tipos:

• Reportes para el diligenciamiento de la cobranza, utilizados por el personal de

campo para seguimiento de la cobranza como: lista de clientes morosos a visitar por

el oficial asesor de crédito o gestor de cobranza; lista de clientes morosos por monto

de crédito pendiente o días de retraso; reporte diario de mora, etc. Este tipo de

reportes normalmente son generados diariamente por el sistema.

• Reportes para el monitoreo de la cobranza, los cuales son usados por la mediana y

alta gerencia para el análisis y seguimiento de resultados de la cartera morosa como:

reporte de mora por zona; mora por producto; ratios de eficiencia en cobranza; cartera

por tramos de mora, etc. En general estos reportes son semanales y mensuales.

• Reportes de riesgo que monitorean el impacto de la cobranza sobre los resultados

de cartera a través del seguimiento de indicadores para la normalización, ciclos de

facturación, saldos recuperados, ratios individuales de caída de cartera por tramos.

Estos reportes pueden ser generados diariamente para el seguimiento de la

estacionalidad o mensualmente con el propósito de proyección y análisis de los

resultados

3.2. Obtención de información de calidad acerca del cliente: el contacto permanente y

adecuado con el cliente resulta fundamental para el éxito en la gestión de Cobranza

por ello la importancia en la recopilación de información clave y de calidad para la

ubicación del cliente. Por lo tanto, el proceso inicial de generación y análisis del

crédito debe recopilarse importante información del cliente, tales como nombres

completos, direcciones claras y precisas, teléfonos, y referencias personales y

comerciales. Esta información se debe verificar y actualizar en cada etapa del proceso

de cobranza y por cada participante en la etapa, para así asegurar un contacto ágil con

el cliente a lo largo del proceso.

3.3. Establecimiento del comité de mora: debe ser conformado por el personal que

participa en las actividades de cobranza: asesores de crédito, gestores de cobranza,

gerentes de sucursal, entre otros. En reuniones periódicas discuten y analizan casos de

clientes en mora, estrategias, procesos, se brindan sugerencias, y se aprende de los

errores detectados en el proceso de otorgamiento; también discuten y analizan las

estadísticas e indicadores de cartera, los retos y logros.

Un sistema de retroalimentación constante para la institución sobre las estrategias,

políticas y procedimientos de cobranza implementados. A su vez es una instancia

para el control de la morosidad, toma de decisión colectiva y fórum de aprendizaje.

3.4. Crear unidades internas de control metodológico: las unidades internas de control

metodológico, o auditoría metodológica, son áreas estratégicas desarrolladas dentro

de las instituciones ante la carencia de un sistema de control y monitoreo que se

ajuste al producto de crédito a la microempresa, donde la típica documentación que

soporta la evaluación crediticia bancaria es sustituida por el reporte que el asesor de

crédito realiza en el campo sobre el negocio y la familia del cliente.

El control metodológico es una importante herramienta de retroalimentación y

diagnóstico continuo para mantener al equipo gerencial informado sobre la calidad de

las operaciones en las sucursales, y en cuanto a la correcta aplicación de las políticas

y procesos de crédito.

3.5 Políticas y procesos de recuperación claramente definidos: para la creación de una

fuerte unidad de cobranza es necesario contar con procedimientos y políticas claros,

sistematizados, y homogéneos, que orienten al personal involucrado en las

actividades de cobranza, en cómo actuar en cada situación. Para ello debe definirse lo

siguiente:

Políticas para el contacto con el cliente: el factor clave para la elección del más

conveniente medio es el costo frente al beneficio considerando los días de atraso y la

posibilidad de recupero. Las políticas de contacto también pueden incluir estrategias

preventivas, como el recuerdo de pago, y deberían incluir un plan que especifique la

fecha del próximo contacto y las correspondientes medidas a tomar.

4. Segmentación del cliente

Una segunda y valiosa metodología para la implementación de exitosas estrategias

de cobranza es la segmentación de clientes. No todos los clientes son iguales, ni la

situación que conllevó a la mora tampoco. Para una buena segmentación resulta

fundamental la identificación de la causa del atraso y la clasificación del cliente

basada en actitud, capacidad de pago, solvencia y ubicación.

Una adecuada segmentación de los clientes no se logra en los primeros contactos,

resulta difícil clasificarlos y por ello es importante el seguimiento a realizar y los días

de atraso que el cliente acumule. A medida que los días de atraso del cliente

aumenten, las estrategias cambian de orientación (vamos conociendo mejor al

cliente). El objetivo de las estrategias de cobranza al principio es retener el cliente,

pero en la medida que pasen los días la estrategia se va cambiando de enfoque para

lograr la recuperación del activo (crédito).

El cliente que quiere y puede pagar requiere una gestión simple de cobranza y en

muchos casos con una adecuada herramienta de negociación que ofrezca nuevas

condiciones de pago se puede recuperar la deuda y reactivar al cliente. Se trata de

clientes que no pagaron por olvido, no recibió el cronograma que indica las fechas de

pago del crédito, encargo a terceros el pago del crédito y este no cumplió, etc.

El cliente que no quiere y puede pagar le exige a la institución peguntarse ¿es un

problema de calidad de atención o servicio? Si la respuesta es positiva requiere una

solución inmediata al problema generado; si es negativa se debe adoptar una

estrategia inmediata y una acción más intensa en la gestión de cobranza. De resultar

ineficaz la estrategia, se recomienda iniciar un proceso judicial. Es muy frecuente

encontrar clientes que recibieron información errada, que no están conformes con las

condiciones del crédito, o que las cuotas se pagaron pero no se abonaron por errores

operativos.

El que no quiere y no puede pagar requiere un proceso judicial de inmediato.

Generalmente se trata de clientes estafadores, con mal comportamiento, o créditos

mal otorgados. Sin embargo, antes de proceder, es importante asegurarse de su

solvencia, es decir si posee bienes a su nombre, ya que podría resultar

contraproducente accionar para no conseguir el objetivo de recuperar acreencia o

servir solo de ejemplo. La empresa debe evaluar el costo-beneficio de la acción a

adoptar. La relación directa entre intención de pagar y probabilidad de recuperación

total de la deuda es evidente al observar esta propuesta de segmentación – en la

medida que la intención de pago disminuya, así también la probabilidad de

recuperación total de la deuda.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

Luego de aplicar el análisis al departamento sujeto a estudio de este informe de

pasantías en la empresa Vicson, se pudo concluir que: con la finalidad de cumplir con

el objetivo general de este informe, el cual consistía en proponer herramientas

administrativas para el control del proceso de crédito y cobranza en la Empresa

Vicson, se realizó un diagnóstico, mediante la aplicación de un instrumento

conformado por diez (10) ítems, los cuales permitieron cerciorar los principales

problemas que afectaban al departamento y en consecuencia a la organización.

Las personas sujetas al estudio están al tanto de la información que se manipula en

ese departamento, sin embargo algunas deficiencias se hicieron notorias, debido a la

falta de organización y delegación de funciones dentro del entorno laboral. Por otra

parte, no se realiza el seguimiento adecuado a las partidas vencidas de cada cliente, lo

cual no garantiza la fluidez para la empresa en el tiempo estimado. Al igual que no se

les está haciendo seguimiento a las cuentas que son manipuladas por el departamento.

Entonces los procedimientos que actualmente se ejecutan no garantizan un oportuno

cumplimiento de los parámetros establecidos.

En la fase II se desarrollaron las bases teóricas las cuales permitieron visualizar

los procedimientos de cobranza, políticas de cobro y las condiciones de crédito de las

ventas que se efectúan en el proceso económico de la empresa.

De esta manera se concluye que es necesario la implementación de herramientas

administrativas que orienten al departamento, el mismo está diseñado en varias etapas

desarrolladas en el capítulo V de este informe de pasantías, el cual permitirá

mediante su aplicación dar solución a la problemática actual a través de

procedimientos sencillos y prácticos, de manera que los activos exigibles de la

institución se conviertan en activos líquidos de la manera más rápida y eficiente

posible, manteniendo en el proceso la buena disposición de los clientes para futuras

negociaciones, dando cumplimento al desarrollo del objetivo N° 3 planteado en el

capítulo II de este informe de pasantías.

Recomendaciones

Luego de presentar las conclusiones a las que se llegó a través de la realización del

presente estudio, se recomienda la implementación de las siguientes gestiones:

• Lograr una organización eficaz, eficiente y efectiva de recuperación de cartera en

el tiempo y forma establecidos

• Mantener una comunicación de calidad con cada uno de los clientes con el fin de

evitar acrecentar la cartera vencida

• Seguimiento y evaluación permanente de las acciones sobre las cuentas que se

gestionan.

• Segmentar la cartera de cobranza de acuerdo a las características comunes de los

clientes y/o las cuentas.

• Segregación de funciones para cada proceso a llevar, que garantice personas

responsables de la actividad que realice.

• Invertir en adiestramiento para el personal del departamento de cobranza en lo

referente a la gestión eficiente de otorgamiento de crédito y cobranza.

REFERENCIAS

Bibliográficas

Arias F. (2006). Proyecto de la Investigación, Introducción a la Metodología (5ta

edición). Espíteme. Caracas.

Balestrini, M. (2010), Como se elabora un proyecto de investigación, 5ta edición,

Caracas.

Bernal, C. (2000), Metodología de la investigación para administración y

economía. Editorial Pearson Educación de Colombia

Bolívar M. (2012), Diseño de un manual de normas y procedimientos para el área

de cuentas por cobrar en el sistema de autofinanciamiento de viviendas del

grupo Coyserca ubicado en el estado Carabobo. Egresado de la Universidad José

Antonio Páez (UJAP).

Espinal Z. (2011), Propuesta de lineamientos para el registro de la información contable en la unidad de pagos de la Gerencia Corporativa de Pequiven S.A. Egresado de la Universidad José Antonio Páez (UJAP)

Gómez F, (2002) Sistemas y procedimientos administrativos, Caracas editorial Fragor.

Guzmán A. (2013) Diseño de un manual de normas y procedimientos administrativos en el área de ventas – cuentas por cobrar para la Empresa Inversiones INPARCA, C.A. Egresado de la Universidad José Antonio Páez (UJAP).

Hax A (2004), Estrategias para el Liderazgo Competitivo, editorial Mc GrawHill Interamericana México.

Horne V. (2010), Fundamentos de la administración financiera. Editorial Pearson edición 11.

Maldonado R. (2005), Fundamentos de Contabilidad Financiera. Universidad de Carabobo. Valencia

Montiva E., (2012), Manual de normas y procedimientos para el mejoramiento de la gestión de cuentas por cobrar en la empresa papeles Carabobo, C.A. Egresado de la Universidad de Carabobo.

Sabino, C. (2010), Diccionario de la lengua española. Editorial Alfa, Caracas Venezuela.

Tamayo M. (1998) Investigación Científica. Cuarta Edición. Editorial Limusa, S.A.

Tovar M., (2011), Propuesta de un plan estratégico para el funcionamiento óptimo del departamento de crédito y cobranza de la empresa Grupo Avanti, C.A. Egresado del instituto Universitario de Tecnología Juan Pablo Pérez Alfonso, (IUTEPAL)

Velasco, J. (2000) Diccionario Escolar. Editorial Miro, Valencia Venezuela.

ELECTRÓNICAS

Morales, D. (2008) Concepto de encuesta y cuestionario. Disponible en línea:

http://www.definicionabc.com/comunicacion/encuesta.php#ixzz372I5DObl

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS PARA EL … · 3 1.3.Reseña Histórica 3 1.4.Misión 4 1.5.Visión 4...

Documents

Transcript of HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS PARA EL … · 3 1.3.Reseña Histórica 3 1.4.Misión 4 1.5.Visión 4...