Procedimiento de Cobranzas

PROCEDIMIENTO DE COBRANZAS 2012DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

PROCEDIMENTO Y ALCANCESNUEVO PROCESO DE COBRANZAS

HISTÓRICO DE REVISIONES

REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN00

06/02/2012 Emisión Oficial

0104/09/2012 Emisión Oficial

PENALTY CHILE S.A.COPIA

CONTROLADA

Penalty Chile S.A. – Nueva Tajamar 481, Of. 1102, Torre Sur – Las Condes – SantiagoFono (56-2) 247 88 01 [email protected] www.penalty.cl

PENALTY CHILE S.A.

http://www.penalty.cl/

mailto:[email protected]


DESCRIPCION DE LA EMPRESA

Penalty Internacional

En el año 1945, se fundó, oficialmente, la “Malharia Cambuci S/A”, una empresa de confección de artículos de vestuario masculinos y femeninos localizada en el barrio de Cambuci, en São Paulo.

Poco menos de 25 años después, en 1968, los hermanos Eduardo, Ricardo y Roberto Estefano, asumieron la empresa. Este cambio inicia un nuevo y promisorio ciclo en la compañía, que pasa a dedicarse al mercado deportivo.

En 1970, Cambuci creó la marca “Penalty” y lanzó productos para la práctica de fútbol. Consiguiendo un gran éxito, algunos años más tarde, Cambuci transfirió su producción para las afueras de la ciudad de São Paulo, en un complejo de fábricas creado para atender a todo el mercado brasileño. En seguida, firmó su primer gran contrato con el club “São Paulo Futebol Clube”. La década de 70 fue un período de gran crecimiento para la empresa.

Antes de 1985, Cambuci se torna el mayor fabricante brasileño de Pelotas. En este período, se transformó en una sociedad por acciones de capital abierto y adquirió los derechos para la fabricación de los calzados de la marca Asics y además raquetas y pelotas para tenis Wilson y Doonay. Absorbiendo, a partir de esto, experiencia y tecnología que le permitieron avanzar al padrón internacional de sus productos.

Siguiendo el camino de la internacionalización, en los años 90 Penalty consolida su presencia en América del Sur, transformándose en la marca oficial de las principales federaciones y confederaciones en diversas modalidades deportivas.

Hoy, Cambuci S/A está presente en 14 países, entre ellos: Argentina, Chile, Japón y España – en este último donde se acaba de instalar una oficina, que servirá como un brazo para alcanzar el resto del mercado europeo. Para atender una demanda cada vez mayor, cuenta con instalaciones que atienden los más exigentes padrones internacionales y producen materiales deportivos que son exhaustivamente testados en laboratorios propios y principalmente, por atletas profesionales. Este enorme cuidado garantiza la confianza de las principales confederaciones y federaciones deportivas del mundo.

El año 2007, se constituye oficialmente Penalty Chile S.A. con capitales tanto nacionales como aporte de la casa matriz, iniciando actividades de posicionamiento de mercado (Futbol Playa, presencia en Mall Sport, entrada en Ripley, Patuelli, 100% futbol).





Penalty Chile S.A.

Hoy en día, ya con presencia en Ripley, Corona, Falabella, Hites, Easy, 100% Futbol, en casas de deporte a nivel metropolitano y también de regiones en todos sus diversos tamaños como también auspiciando equipos profesionales de futbol como son Universidad de Concepción, deportes Temuco y en algún momento Everton de Viña del Mar.

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

Dado el constante nivel de crecimiento experimentado, los procesos siguieron su lógica tendencia a complejizarse, llevando con esto a la necesidad de tener controlados los distintos procesos que dan el BackOffice necesario para la ejecución lo más fluida posible de las ventas en las distintas áreas de negocio:

1. Finanzas: Al ser importadores hoy en día de gran parte de productos fabricados en oriente, debemos contar con los flujos de efectivo necesarios para poder sustentar todas las operaciones bancarias que esto conlleva (Pago “Contado”).

2. Contabilidad: Debemos llevar registros actualizados de todos los hechos tributarios de la Empresa, tanto para cumplir con nuestras obligaciones ante el fisco, como también para registrar información útil para la toma de decisiones.

3. Cobranzas: Tratado anteriormente.4. Importaciones: Pieza clave para la correcta ejecución del negocio, donde debemos

trabajar para lograr siempre la mejor relación Precio/Calidad, es un área muy delicada donde un atraso puede significar la pérdida de un negocio.

5. Administración y Oficina: Como departamento, debemos poner a disposición todos los medios tanto físicos, como tecnológicos, como de seguridad, para que las todas operaciones tanto fuera como dentro del departamento puedan ser realizadas de la manera más eficiente.

6. Información: El Retail es un mercado muy dinámico, donde las decisiones que se tomen deben ser tomadas con la mayor información para hacerlo, para esto existen una serie de reportes en distintos períodos del mes que son fundamentales para este fin.





DEPARTAMENTO COMERCIAL

Departamento que debe velar por el cumplimiento de las proyecciones de venta en sus dos áreas:

1. Mega Retail: Área encargada de las grandes tiendas como Ripley, Corona, Falabella, etc. Realizar promociones y kits promocionales en fechas clave, potenciar la venta de las tiendas apoyando la exhibición.

2. Organizacional: área encargada de trabajar con Universidades, colegios, ligas deportivas, organizaciones (como Caja los Andes, CORDEP, ANFA), realizar canjes publicitarios, participar en eventos, ente otros.

DEPARTAMENTO LOGISTICO

Área encargada tanto del almacenamiento como distribución de nuestras existencias, por mucho tiempo externalizado, hoy en día, se está implementando la ejecución de un centro de distribución propio, un muy bien trabajado proyecto que nos traéra en el corto y mediano plazo, grandes beneficios tanto económicos como de nivel de satisfacción de clientes.

PLAN DE COBRANZAS





INTRODUCCION

Hoy en día, la necesidad de flujos de efectivo (En adelante caja), requerirá hacer un proceso de cobranzas más eficiente, para con esto, disminuir nuestro nivel de endeudamiento, para esto debe hacerse una reestructuración del mencionado proceso.

Actualmente, el sistema de cobranzas está basado en 3 áreas de negocio:

Mega Retail: Este es nuestro punto más fuerte, y por lo demás, lo que nos genera la mayor parte de nuestros ingresos de capital propio, trabajan con sistemas de pago preestablecidos y automatizados.

Institucional: No es un área que tenemos bien desarrollada en términos de ventas, tema que debe mejorarse ya que estos clientes también cuentan con sistemas de pagos ordenados y cumplen con los plazos preestablecidos.

Retail: En esta área podemos decir que se encuentra el problema, los clientes, en su mayoría de regiones, tienen sistemas de pago basado en la documentación de deuda post vencimiento (plazo adicional), lo que conlleva a una gran cantidad de documentos en cartera, los cuales, no pueden hacerse efectivos de manera inmediata y de ser necesario hacerlo, se debe incurrir en el pago de intereses con instituciones de Factoring. En esta área, podemos identificar también el mayor porcentaje de incobrabilidad, llegando a vencimientos por sobre el original (60 o 120 días dependiendo del tipo de producto), de 250 o 300 días, lo que implica también incurrir en gastos de abogados para iniciar un proceso de cobranza judicial.

RESUMEN





Una vez identificado el problema, se debe establecer un procedimiento diferenciado para las diferentes áreas mencionadas, obviamente pondremos énfasis en las áreas más críticas, por lo pronto, nos enfocaremos en el área retail, subdividido en dos categorías:

Cartera Vencida: Con la cartera vencida debe establecerse una política de seguimiento constante y muy fuerte, son clientes con una difícil situación de cobranza, lo que nos puede hacer pensar, que también están pasando por una difícil situación de caja, que nos les permite hacer frente a sus obligaciones de corto y mediano plazo.

El enfoque que se debe asumir con este tipo de clientes es distinto al que se está utilizando, hoy en día, estos clientes son llamados cierta cantidad de veces, con resultados poco exitosos (No se encuentra, se encuentra y hace compromisos que no cumple, reacciona agresivamente, habla mal de la venta de nuestros productos, etc.).

Al detectar esta irregularidad, y como nuevos responsables de la gestión de cobranzas de la empresa, el departamento de Administración y Finanzas (En adelante DAF), propone un tratamiento distinto para este tipo de clientes, pensando siempre en la recuperación de este y no de excluirlo como se está haciendo en estos momentos.

Cartera por Vencer: Es evidente que si nuestros clientes no son educados por nosotros en términos de cumplir con sus responsabilidades, es poco probable el funcionamiento de este proceso, debemos partir por educar a nuestros vendedores (Que en la actualidad aceptan sin reclamo cualquier forma de pago que nos entrega el cliente).

Independiente de lo anterior, el proceso de gestión de cobranza de nuestra cartera vigente debe hacerse en forma permanente, el cliente no puede olvidar que tiene un proveedor de nombre Penalty, y que tiene una responsabilidad pendiente con él, para lograr esto, se plantea una serie de llamados (Idealmente realizados desde el área comercial), con el objetivo de hacer seguimiento de los productos vendidos (Como van las ventas, productos más estancados, ofrecer alternativas para la venta y muy importante, obtener datos adicionales de contacto), para así, llegado el vencimiento (Llamar mismo día), sea más fácil para el personal destinado a la cobranza entrar.

En ambos casos mencionados, debe considerarse el cobro de intereses, lo que Penalty está haciendo en estos momentos es transferir su capital de trabajo a sus clientes, sin que ellos paguen

lo debido por este concepto.A continuación se procede a proceso de cobranzas (En cuál de los casos que se encuentre, estará debidamente indicado).





Responsable: Jefe de Administración y Finanzas (JAF), quien estará a cargo del cumplimiento de las metas de cobranzas, Entregar información a gerencia, apoyar la gestión en caso de requerirse, tomar personalmente situaciones de carácter complicado y tomar decisiones con respecto a la aplicación más óptima de los intereses. Además de lo anterior, el responsable y líder de este proceso, debe tener ciertas atribuciones de libre disposición:

1. Aplicación diferenciadora de tasas de interés dentro de los parámetros preestablecidos.2. Condonación parcial o total de los intereses (No olvidar que el objetivo es la recuperación

del capital).3. Disposición de un nivel de descuento por productos.

Operativos: Asistente Administrativo (AA), estará a cargo de las funciones que se detallarán en proceso de cobranzas, elaboración de informes, ingreso de información tanto en sistema como base de cobranzas, detección de necesidades de cliente y posterior derivación de estas.

El proceso que se detallará a continuación parte desde la venta:

1. (AA) Una vez que se genera un nuevo pedido, contactar en forma inmediata a cliente, la forma de pago debe quedar clara y preestablecida por escrito (Carta adjunta a la factura), además de con esta llamada completar los datos de contacto que puedan hacer falta en partes posteriores de este proceso.

2. (AA) Una vez generada la venta, se deben calendarizar vía Outlook todas las llamadas que se realizarán a cliente, a modo de ejemplo, si un cliente paga a 60 días calendarizar una llamada el día 30 (Seguimiento sin mencionar cobranza), y otra llamada el mismo día de vencimiento.

3. (AA) Una vez llegado el vencimiento, se debe llamar a cliente para coordinar el retiro o depósito del pago.

4. (AA) Si cliente no paga, no se encuentra o intenta documentar la deuda, inmediatamente debe ser pasado a tratamiento especial, y debe ser revisada situación en reunión semanal interna de DAF.

5. (JAF) Determinación de manera a seguir con cliente, lo cual puede derivar en variadas opciones:

a. Cliente intenta documentar sobre el vencimiento (Aceptable con documentos en mano no más allá de 30 días).

b. Cliente no cuenta con recursos de caja para cumplir con su obligación y se le propone una opción de financiamiento de acuerdo a sus capacidades de pago (Intereses).

c. Cliente no cuenta con los recursos y no acepta propuesta de financiamiento (Abogado el día 31 a 35 sobre el vencimiento).

d. Cliente de imposible ubicación (Abogado en forma inmediata).6. (AA) Procesar medida tomada, si cliente acepta opción a) Coordinar, ya sea por intermedio

del vendedor o vía correo, el retiro de los documentos, opción b) confección de pagaré y envío de documento a Notaría, opción c y d) envío de antecedentes necesarios a abogado.





Este proceso está basado en acortar los tiempos, el llegar a una cartera vencida de 300 días es muy difícil de manejar, con esto se pretende que no más allá de 30 días de vencimiento, tengamos o el pago, o los documentos o clara que acción seguir.

FLUJOGRAMA ESTRUCTURA ACTUAL DE COBRANZAS

CARTA GANTT ESTRUCTURA ACTUAL DE COBRANZAS





FLUJOGRAMA ESTRUCTURA 2012 DE COBRANZAS





CARTA GANTT ESTRUCTURA 2012 DE COBRANZAS

Descripción de Cargo.

1. IDENTIFICACIÓN


PAGO O FINANCIAMIENTO




NOMBRE DE CARGO Asistente Administrativo – CobranzasÁREA CobranzasJEFE DIRECTO Jefe de Administración y FinanzasSUPERVISA A HORARIO 9:00 A 13:00 / 14:00 A 19:00EMPRESA PENALTY CHILE S.A.

2. MISIÓN DEL CARGO¿Para qué existe el cargo?Encargado de hacer retornar los ingresos por concepto de ventas.

3. FUNCIONES Y ACTIVIDADES DEL CARGO¿Qué hace cotidianamente para cumplir los objetivos del cargo?Contacto, vía telefónica, correo electrónico o presencial con cliente.

Seguimiento constante status de cliente.

Presentación semanal de situaciones de clientes.

Negociación con cliente.

Coordinación retiro de importe.

4. REQUISITOS FORMALESGrado académico necesario Técnico Conocimientos específicos Administración de EmpresasEXPERIENCIAAños en igual cargo 0 – 1 Año

X1 –3 Años

Mas de 3 Años

5. RESPONSABILIDAD POR RECURSOS HUMANOS Debe señalar tipo de relación que ejercerá . Marque con XColaboración X Supervisión

Coordinación Dirección

6. NIVEL DE TOMA DE DECISIONES





Debe señalar nivel de toma de decisiones del cargo. Mar que con una XSigue instrucciones X Define los objetivos de un equipo

Define sus propios objetivos X Define los objetivos de un área mayor

Coordina los objetivos de otros Define los objetivos de una gerencia

7. INTERACCIONES FRECUENTES¿Con quienes se relaciona? Identifique relaciones con clientes internos y externos relevantes para el logro de sus objetivos.Clientes, Jefatura de Administración y Finanzas, área comercial.-

8. Condiciones Físicas En que porcentaje de tiempo en el Día Estado basal de la labor: 100% de la jornada sentado

9.- Materiales y Herramientas utilizados Indique materiales y Herramientas especificas para realizar la labor Uso de Computador con conocimiento de programa office a nivel medioSOFTLAND – Idealmente conocimiento previo.

10.- Tiempo de Adaptación al Cargo Tiempo en que la persona conoce perfectamente el cargo.3 meses.

CAPACITACION

Introducción de la Empresa: Leve descripción de la empresa, aclaración de dudas con respecto a la ejecución, números y procesos de la empresa – 1 Hora (JAF).





Introducción Contable: Capacitación en el acceso a la información contable necesaria para la correcta ejecución del proceso de cobranzas – 1 Hora (Conta) y/o (JAF).Softland: Capacitación en módulos de “Inventario y Facturación”, “Contabilidad”, “Cotizaciones y Notas de Venta” – 3 Horas (JAF).Introducción Comercial: Conocimientos de las distintas áreas y la manera como se ejecutan los proceso en el área comercial – 1 Hora (JC) y/o (JAF).Introducción Cobranzas: Introducción y capacitación empírica inicial del proceso de cobranzas (Ver proceso en ejecución) – 3 Horas (AAC).Práctica inicial Cobranzas: Realización paulatina de proceso de cobranzas supervisado in situ con encargado – 2 Horas diarias por 3 días (AAC).Seguimiento: Control y recomendaciones – Primera Semana (AAC) – Permanente (JAF).

CONCLUSIONES

La experiencia nos muestra que es necesario poner hincapié en dos puntos fundamentales, el primero irremediablemente necesario, es acortar los tiempos de los procesos, estructura actual





plantea períodos muy largos entre cada uno de los procesos (Ver Cartas Gantt), y el segundo es considerar el pago de intereses y sistemas de financiamiento establecidos.

Es muy importante hacer eficiente cada uno de los puntos planteados realizando gestiones de seguimiento, y por parte de la cabeza del departamento, reuniones para revisar los casos y reaccionar rápidamente ante cualquier eventualidad (En caso de cualquier cosa es mejor quedar de los primeros en la fila), y para esto es necesario hacer los procedimientos necesarios en el momento preciso.

En definitiva el sistema propuesto para el 2012 considera mejoras importantes en la recuperación de carteras vencidas, incorpora un ítem de otros ingresos y acorta los tiempos de reacción.

Se propone contratación de persona indicada a la brevedad posible, a continuación podrán encontrar en anexo CV candidato con su informe psicolaboral.

Nicolás Cuadrado Jaime Irribarra E.Gerente General Jefe de Administración y FinanzasPenalty Chile S.A. Penalty Chile S.A.




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