HERRAMIENTAS GENERALES PARA LA

DEPURACIÓN DOCUMENTAL

LIC. YIGAL TERAN RIVERA

Objetivo:

Que los participantes identifiquen el concepto

de depuración de documentos públicos para

que puedan implementarlo en sus unidades

administrativas y sea mas eficiente la función

de la administración documental.

Interpretaciones del concepto

Archivo:

1.Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma

y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona

física o moral y por todo servicio y organismo público o privado

en ejercicio de su actividad.

Interpretaciones del concepto

Archivo:

2.Institución responsable de la recepción, producción

tratamiento, inventariado, conservación y servicios de

los documentos.

Interpretaciones del concepto

Archivo:

3.Edificio o parte de edificio donde los documentos son

conservados y servidos.

TIPOS DE ARCHIVO:

Archivo de Trámite: En cada unidad administrativa de los

sujetos obligados existirá un archivo de trámite, en el que se

conservarán los documentos de uso cotidiano necesarios para

el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas.

Los responsables de los archivos de trámite serán nombrados

por el titular de cada unidad administrativa, quien deberá ser

debidamente capacitado para cumplir las funciones inherentes a

sus funciones.

Archivo de Concentración : Los sujetos obligados

oficiales deberán contar con un archivo de

concentración, en donde se conservará aquella

documentación de uso esporádico que debe

mantenerse por razones administrativas, legales,

fiscales o contables.

TIPOS DE ARCHIVO:

TIPOS DE ARCHIVO:

Archivo Histórico: Unidad administrativa

responsable de administrar, organizar describir,

conservar y divulgar la memoria documental

institucional.

La administración de documentos:

Enfatiza la necesidad de prestar constante

atención al ciclo vital de los documentos,

desde su creación inicial hasta su

eliminación final o asignación a los

archivos institucionales.

Enfatiza el método permanente para mejorar

la tramitación de escritos del gobierno.

Vinculación entre la administración de

documentos y un gobierno abierto:

1.- Transparencia: Fomenta y promueve la rendición de

cuentas del gobierno ante la ciudadanía…transparencia

archivos municipales.

2.-Colaboración: compromiso de los ciudadanos a trabajar en

conjunto con el gobierno…consulta fácil, información clara.

3.- Participación: Favorece el derecho a la ciudadanía de una

participación activa… garantía individual de contar con

registros y archivos.

Vinculación entre la administración de

documentos y un gobierno abierto:

*Mejora en los registros públicos.

*Facilidad para tramites y consultas.

*Fomenta estrategias para un mejor gobierno

electrónico, es decir, mejora la disponibilidad de la

información del gobierno mediante el internet.

Fases documentales:

Es el periodo de vida de un documento, el cual

consta de tres fases activa, semiactiva e inactiva, es

decir el proceso que sigue la documentación desde

su producción hasta su conservación o eliminación.

Fases documentales:

SEMIACTIVA

INACTIVA

ACTIVA

CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACIÓN:

DEPURACIÓN H

E

HISTORICO (NO)

ELIMINACIÓN

CONSERVACIÓN P

V

PERMANENTE

VIGENCIA (EN AÑOS)

VALORES SECUNDARIOS I

T

E

INFORMATIVO

TESTIMONIAL

EVIDENCIAL

VALORES PRIMARIOS A

L

F

ADMINISTRATIVO

LEGAL O JURIDICO

FISCAL O CONTABLE

Son los valores que poseen los documentos

en sus distintas modalidades.

El objetivo de la valoración de documentos es

alcanzar un máximo de eficiencia y

economía en el manejo documental.

Valoración Documental:

Los documentos se clasificarán de acuerdo

a los siguientes valores:

a).- Jurídico o legal

b).- Administrativo

c).- Fiscal, o Contable

Se clasificarán como documentos con valor legal,

aquellos que en función de sus atribuciones se generan,

reciben y/o conservan el ejercicio de derechos y

obligaciones, regulados por el derecho en la materia

dando testimonios ante la Ley.

Los documentos con valor legal se clasificaran, en los

siguientes tipos:

a) Leyes

b) Reglamentos

c) Interposición de recursos administrativos

d) Actas administrativas o circunstanciales

e) Decretos y Acuerdos

f) Títulos de propiedad

Se clasificarán como documentos con

valor administrativo aquellos elaborados,

recibidos y conservados por la Unidad

Administrativa, en función de la

organización, procedimientos, actividades

o acciones derivadas de las atribuciones

delegadas a la misma en particular y a la

Dependencia en general, y que además no

tiene valor legal o contable.

Los documentos administrativos están

supeditados a la gestión del trámite, por lo

tanto su conservación en archivos de

trámite o su transferencia al archivo de

concentración depende del desahogo de

asuntos o del uso y consulta en la unidad

administrativa.

Los documentos con valor administrativo se clasificaran,

en los siguientes tipos:

a).- Estudios de proyectos

b).- Informes de labores o reportes de actividades

c).- Actos de reuniones

d).- Invitaciones a reuniones y eventos

e).- Minutarios-correspondencia

f).- Requisiciones de materiales

g).- Bitácoras

Se clasificarán como documentos con valor fiscal o contable los

documentos con información consistente en libros de contabilidad,

registros contables, documentos contabilizadores o de afectación

contable, justificatorios y comprobatorios del ingreso y gasto público.

Los documentos con valor fiscal o contable se clasificaran, en los

siguientes tipos:

a).-Libros de contabilidad: Documentos en los que se asientan las

operaciones financieras (ingresos y egresos) efectuadas en un área

gubernamental.

b).-Registros contables: Documentos que comprueban las

actividades cuantificables en dinero relativo a deudores, acreedores,

proveedores, bancos y erogaciones por recuperar presupuestalmente.

c).-Documentación comprobatoria y justificativa de Ingresos al

Gasto Público: Es la documentación que comprueba las operaciones

financieras del libro de contabilidad.

d).-Nóminas.

e).-Documentos que se refieren a asuntos presupuestales

¿Qué es la depuración?

Es la eliminación física de documentos los cuales

ya cumplieron su función y plazos determinados en

el catálogo de disposición documental, debe de

acompañarse de técnicas de selección y asentarse

en una acta.

Técnicas de selección:

Selección documental preliminar: técnica que permite

identificar y separar los documentos duplicados y/o

de nulo valor administrativo de los expedientes en

archivo de tramite, actividad antes de realizarse la

transferencia a un archivo de concentración.(se hace

en el archivo de trámite)

Técnicas de selección:

Selección documental final: técnica que permite

identificar y separar todo un conjunto de documentos

(series documentales) considerando conservar el

valor de su información de aquellos que deben de

eliminarse por su irrelevancia. (se hace en archivo de

concentración)

Propósito de la depuración:

Que las unidades administrativas de cada dependencia

gubernamental, logren una correcta y oportuna

transferencia, tanto en la conservación de la memoria

documental y/o la eliminación de documentación no

importante.

Tiempos de la depuración:

1.- Se debe de considerar el tiempo estipulado en el Catálogo de disposición

Documental de cada dependencia gubernamental.

2.-Se recomienda sea antes de la saturación del archivo institucional.

3.-Tratandose de documentos administrativos el tiempo de depuración que se

recomienda es entre 1, 3 o 6 años antes de la entrega-recepción.

4.-Tratandose de documentación fiscal o contable se recomienda esperarse

hasta los 12 años que marca la normatividad. (art. 133 Reglamento de la Ley de

presupuesto de egresos, contabilidad gubernamental y gasto publico estatal.)

5.- La documentación una vez que se ha considerado histórica jamás podrá

ser eliminada.

¿Qué es un catálogo de disposición documental?

Registro general y sistemático que

establece los valores documentales, los

plazos de documentación la vigencia

documental, la clasificación de reserva o

confidencialidad y el destino final de los

documentos.

Código Niveles Plazos de Conservación Técnicas de selección Observaciones Información

Serie y subserie documental Valoración

Primaria

A L F

Vigencia

AT AC T

Elimina-

ción

Conserva-

ción

Mues-

treo Reser-

vada

Pública

3S SOPORTE ADMINISTRATIVO

3S.1 Viáticos y Gastos de Camino

3S.1.1 Solicitud X 1 5 6 X

3S.1.2 Registro de Pólizas X 1 11 12 X

3S.1.3 Informes de Comisión X 1 11 12 X

3S.2 Fondo Revolvente

3S.2.1 Gastos X 1 11 12 X

3S.2.2 Comprobaciones X 1 11 12 X

3S.2.3 Cheques X 1 11 12 X

3S.3 Pago de Servicios

3S.3.1 Requisiciones X 1 5 6 X

3S.3.2 Almacén X 1 5 6 X

3S.3.3 Facturación X 1 11 12 X

Categorías de documentos depurables

mas usuales:

*Formatos en blanco, no utilizados, en desuso o no actualizados.

*Publicidad impresa(oferta de productos, seminarios, eventos,

revistas, boletines etc.) siempre que no sean comprobatorios de un

contrato.

*Copias de normatividad interna y externa(leyes, decretos,

reglamentos ,acuerdos circulares).

*Documentos de carácter social, tales como invitaciones, tarjetas etc.

*Borradores, papeles de trabajo.

*Correspondencia.

*Minutarios.

*Reporte e informes de actividades ya culminadas

*Bitácoras

¿Quiénes son responsables de depurar

documentos públicos?

Consecuencias de No depurar documentación:

1.-Conservación de documentos que no son importantes.

2.- Acumulación de documentos excesivos.

3.-Carencia de espacios físicos (estantería, archiveros, repisas etc.)

4.-Gastos innecesarios (papelería, carpetas, cajas, folders, plumones etc.)

5.-Falta de gestión y calidad en tramites administrativos.

6.- Manejo y Localización rápido y sencillo.

7.- Falta de acceso a la información publica, transparencia y rendición de

cuentas

Lic. Yigal Terán Rivera yigalteran@transparenciasonora.org

Dirección: Dr. Hoffer No. 65 entre Galeana y Bravo colonia Centenario.

Teléfonos: 01 622 213-15-43, 01622 212-43-08 y 01 800 701 65 66

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Lic. Francisco Cuevas Sáenz franciscocuevas@transparenciasonora.org

Lic. Martha Arely López Navarro arelylopezn@transparenciasonora.org

Mtro. Andrés Miranda Guerrero andresmiranda@transparenciasonora.org

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