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Asociación Mutual San Javier

Medellín- Colombia

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Informe de Gestión de la

Junta Directiva y la

Dirección Administrativa

a la Asamblea General de

Delegados

10 DE MARZO DE 2019


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JUNTA DIRECTIVA

Julio Jairo Ortega Zapata Presidente

María Adelaida Alcocer Vicepresidente

Hernán Antonio Herrera

Ospina Tesorero

Angela María Posada Sierra

Secretaria

Bernardo Agudelo Vocal


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DIRECTORA ADMINISTRATIVA

Nelly Yaned Díaz Vargas


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Respetados señores delegados(as):

Para la Junta Directiva conformada por: Julio Jairo Ortega- Presidente, María

Adelaida Alcocer Villa- Vicepresidente- Hernán Antonio Herrera – Tesorero, Angela

María Posada Sierra- Secretaria, Bernardo Agudelo- Vocal y la Directora

Administrativa Nelly Yaned Díaz Vargas, es muy grato darles a conocer los hechos

más relevantes del año 2018, año en el cual se continuó trabajando principalmente

en la organización interna de la Mutual desde diferentes las diferentes áreas:

administrativa, financiera, humana, comercial y legal.

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

1) Fortalecimiento Institucional

a) Mejoramiento de la Planta Física

Se continuó con las mejoras en la planta física, principalmente en las oficinas del

primer piso y en la IPS por valor de $9.766.300.

En el primer piso se remodelaron cocina, baño de hombres y mujeres, se terminó la

adecuación del cuarto técnico y el archivo. Además se pintó todo.


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En la IPS se hicieron mejoras en cocina, archivo y recepción. También se pintó

todo.


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En total al edificio se le han realizado remodelaciones $17.798.050

2018 2017

$9.766.300

$8.031.750

b) Adquisición de equipos para mejorar el desarrollo de

algunas actividades

1 Impresora láser para el consultorio médico para la impresión de fórmulas y

remisiones.

1 Disco Duro para realizar copias de seguridad de toda la información.

1 Video Beam para las reuniones y capacitaciones.

8 cámaras de seguridad y DVR con capacidad para 16 cámaras.

2 Lectores de códigos de barra para la Temporada Escolar.

2 Impresoras LX300 para la Temporada Escolar.

c) Avances en Seguridad y Salud En el trabajo

Comprometidos con la Implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y

Salud en el Trabajo, por el bienestar y la salud de los empleados, la Asociación

realizó diferentes actividades de su plan de trabajo anual:

Se realizaron los exámenes de ingreso al personal nuevo.

Se conformó el comité de convivencia.

Se elaboró el plan de emergencias.

Se inició la señalización

Se realizaron labores de limpieza en salones de tercer y cuarto piso con el fin de

evitar roedores.

Se Recargaron los extintores.

Se colocaron pasamanos en las escalas para el segundo piso (donde se realiza

la temporada escolar).

Se ubicaron los botiquines y se realizó su respectiva inspección.

Se compró camilla para la atención de emergencias.


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S E Ñ A L I Z A C I O N


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D O T A C I O N

E M E R G E N C I A S

Se colocaron a las escalas del segundo piso del edificio y a las de la IPS, cintas

antideslizantes.


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Se envió al personal a las diferentes capacitaciones programadas por la ARL

Positiva. Sobre:

1. Estándares mínimos del sistema de Gestión

2. Plan de Emergencias

3. Análisis de causalidad y registro de estadísticas de accidentalidad en riesgos laborales

4. Investigación de incidentes y accidentes laborales

5. Prevención del acoso laboral y comité de convivencia.

6. Prevención de la Enfermedad laboral

7. Comunicación Asertiva

8. Planeación y conservación de documentos.

Se instalaron 8 cámaras de seguridad y un DVR con capacidad para 16 cámaras.

Con esto no sólo se cumple en el área de seguridad y salud en el Trabajo sino

también para la compañía aseguradora, ya que en caso de un hurto en las

instalaciones, la compañía no responde con la póliza sino hay cámaras de

seguridad.


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d) Sistema de Administración del Riesgo de lavado de

activos y financiación del terrorismo “SARLAFT”

Se continuó realizando avances en la implementación del sistema de Lavado de

activos y financiación del terrorismo SARLAFT, de acuerdo con la Circular

Externa No.04 de enero de 2017, en los siguientes aspectos:

Se creó una nueva hoja de vida del asociado con la información requerida

por la Supersolidaria en el anexo No.5 de la circular externa No.04 de 2017,

relacionada con la información necesaria para la vinculación del asociado;

ésta contiene además, la declaración de origen y destino de los recursos y la

autorización para el tratamiento de datos.

La implementación de esta nueva hoja de vida se inició en el mes abril y a la

fecha se han logrado actualizar 505 asociados, lo que equivale a un 19% de

total de la base asociativa.

Se implementó en el software esta nueva hoja de vida, lo cual facilitará cumplir

con otro requerimiento de la circular como es la segmentación de los factores de

riesgo.

Se envió trimestralmente los informes de transacciones en efectivo y

operaciones sospechosas a la UIAF (Unidad de Información y Análisis

Financiero).

Se cumplió con el envío trimestral del Reporte de Seguimiento al Sarlaft a la

Supersolidaria.

Se fomentó la cultura de prevención de lavado de activos y financiación del

terrorismo, a través de sensibilización a los miembros de la Junta Directiva y

empleados, sobre la importancia de los reportes de operaciones inusuales.

e) Documentación de políticas y reglamentos internos.

Dentro de las funciones principales de la Junta Directiva está el reglamentar los

procesos y servicios de la Mutual, por ello se inició con esta tarea, logrando en

el año 2018, los siguientes avances:

Elaboración del Reglamento de la Junta Directiva.

Ajustes al reglamento de elección de delegados.

Elaboración del nuevo reglamento de créditos.


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f) Actualización de las pólizas de seguros

Hasta el 2017, la Mutual tenía dos pólizas de seguros: Multirriesgo y

Responsabilidad Civil, dichas pólizas estaban constituidas por un valor asegurado

que no se actualizaba hacía más de 10 años, lo cual en el momento de un siniestro,

podría ocasionar grandes pérdidas para la institución. Por ello, en el año 2018, se

tomó la decisión de actualizar los valores asegurados, principalmente el de la póliza

Multirriesgo, para lo cual se realizó un avalúo técnico de costo de reconstrucción,

que dio como resultado que volver a construir este edificio valdría más de

$1.000.617.741.

También se actualizó la póliza de responsabilidad civil de la IPS, la cual estaba por

un valor asegurado de $20.000.000 y se renovó por $100.000.000.

g) Mejoramiento software

Durante el 2018, se realizaron algunos desarrollos adicionales para el software,

principalmente en:

En el módulo del crédito, se adicionó el análisis del crédito y otros informes.

Se adicionó el cálculo de los intereses de los ahorros, lo cual obligó a cambiar

todo lo relacionado con la liquidación anual de los asociados: Recibos,

kardex, cheques.

Se implementó en el sistema la elaboración e impresión de los comprobantes

de egresos para el área de contabilidad.

Se adicionó módulo para el manejo de pagos de la IPS y sus respectivos

informes.

Se adicionó en la impresión del recibo de pago de los asociados una línea

informando cuantos entierros tiene a favor o cuanto adeuda.


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h) Implementación de nuevas formas de comunicación con

los asociados.

Implementación de Televisión informativa.

Implementación de buzón de sugerencias en el área administrativa y en

la IPS.

Realización de la Primera encuesta de satisfacción.

Implementación del WhatsApp.

Cambio en el diseño del boletín anual (por primera vez se sacó a full

color).

i) Implementación de un nuevo canal de pagos.

Para facilitar el proceso de pago, sobretodo de los asociados que ya viven en otros

barrios, municipios u otras ciudades, a partir del mes de noviembre se implementó

los pagos por consignación. Para ello, se está utilizando la cuenta de ahorros

aperturada el año anterior en Confiar, ya que ésta cuenta con la Sucursal Virtual

Gratuita, lo cual no genera ningún costo para la Mutual.

Aún no se ha realizado ningún convenio de recaudos, porque hay que esperar como

es el comportamiento de este nuevo servicio.


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j) Nueva Metodología para la Elección de los Delegados

Con el fin de promover la democracia y la participación, por primera vez la

votación de los delegados se realizó por postulación de los asociados

interesados. Se postularon 33 asociados y quedaron elegidos 30.

k) Fortalecimiento de la Doctrina Mutualista

Se inició el proyecto de reinducción a los asociados. En el mes de noviembre

se realizaron 5 charlas donde asistieron 58 personas. Las charlas se enfocaron

en Economía Solidaria, Mutualismo y los reglamentos y servicios que ofrece la

Mutual.

Los asociados que asistieron salieron muy satisfechos y con otro concepto sobre la

Mutual.

Se diseñó volante llamado “CONOCE TU MUTUAL, APRENDE DE

MUTUALISMO”, que será un ciclo de publicaciones entregadas cada dos meses

con el objeto de impartir educación Mutualista a los asociados.


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l) Alianzas

Con la Acción comunal del Barrio El Socorro, se realizó alianza para que nos

envíen estudiantes universitarios a colaborarnos en las diferentes actividades

desarrolladas en la Mutual, principalmente las de la temporada escolar.

m) Nuevo Convenio

Se realizó en el mes de noviembre un convenio con la Óptica Ver Sport, para el

servicio de optometría y lentes para los afiliados, con el fin de conseguir tarifas más

económicas.

Además también se apoya a los asociados empresarios, ya que la óptica es

propiedad de uno de ellos.

n) Mejoras en el la IPS

En el consultorio odontológico a partir del mes de febrero se contrató una

nueva odontóloga y se modificó el porcentaje de ingresos para la Asociación.

Pasó de 50% a 60%.

Se implementó política de actualización anual de tarifas.

Se implementó la contabilización de los Auxilios odontológicos.

Se adecuó el software Mutualsoft para el registro de los pagos de la IPS.

Se desarrolló e implementó software para entrega de fórmulas de consulta

médica y remisiones a exámenes por computador.


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2) Cumplimiento de los requerimientos

Legales.

En el año 2018, se cumplió a cabalidad y en los tiempos requeridos, con el envío

de reportes a los diferentes entes gubernamentales, los cuales se detallan a

continuación:

1. CAMARA DE COMERCIO

Renovación Anual de Matricula Mercantil.

2. SUPERSOLIDARIA

Formulario de Rendición de cuentas (semestralmente).

Formato de seguimiento a la implementación del Sarlaft (trimestral).

3. DIAN

Declaración de Renta y complementarios (Anual).

Medios Magnéticos (Anual).

Declaración de Retención en la fuente (mensual).

4. MUNICIPIO DE MEDELLIN

Declaración de Industria y comercio (anual).

5. UIAF

Reporte de transacciones en efectivo (trimestral).

Reporte de operaciones sospechosas (trimestral)

6. SUPERSALUD

Circular 16 – Estados Financieros (semestral).

Publicación de Estados Financieros en la Web (anual).

Circular única – Información contable (semestral).

Circular 256 PAMEC- Programa de Mejoramiento de la Calidad en Salud.

7. MINISTERIO DE SALUD

Moca- Indicadores de Calidad (semestral)

Reporte de cartera (trimestral).

Reporte de compra y venta de medicamentos (trimestral).

8. SECRETARIA DE SALUD DE ANTIOQUIA

SIVIGILA- Eventos en salud pública (semanal)

RIPS – Pacientes atendidos (mensual).


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Además de lo anterior, se le dio respuesta en el mes de julio y noviembre al

requerimiento de la Supersolidaria llamado “Evaluación Financiera a Diciembre de

2017”. En la cual solicitaron principalmente todo lo relacionado con las políticas de

préstamo que aplicaba la institución. Dicho requerimiento, arrojo como conclusión

que la Mutual debía acogerse a la normatividad legal vigente para el otorgamiento

de créditos (circular básica contable y financiera), principalmente en lo relacionado

con:

Capacidad de pago del deudor y codeudor.

Solvencia del deudor y codeudor.

Garantías y

Consulta en las centrales de riesgo.

GESTIÓN HUMANA

a) Generación de Empleo

En el mes de enero y febrero se contrató laboralmente una niña como auxiliar de

logística en la temporada escolar y auxiliar administrativo.

En el mes de noviembre se contrataron dos niñas como auxiliares de logística para

la Temporada Escolar.

En el momento la Mutual genera 5 empleos con contrato laboral y 5 por prestación

de servicios.

b) Capacitaciones

Tanto la Junta Directiva como la Administración está completamente convencida

que para el mejoramiento continuo de la Mutual, es necesario mantener a todos sus

colaboradores actualizados. Por ello, en el 2018 se les otorgó capacitación en

diferentes temas de acuerdo a las funciones que ejecutan dentro de la Mutual.


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NOMBRE CAPACITACIÓN ASISTENTES

Decreto 2150 (DIAN) Héctor Ortiz Linda Sierra

Otorgamiento de créditos Liliana Amariles Yaned Díaz

Funciones y Responsabilidades de los Órganos de Administración y Control

Bernardo Agudelo Adelaida Alcocer Ángela Posada

Mercadeo Mutualista Yaned Díaz

Servicio al Cliente Adriana Vásquez María Eugenia Lopera Ángela Posada

Elaboración de Actas de Asamblea Ángela Posada María Eugenia Lopera

Foro Mutualista Liliana Amariles Yaned Díaz

Curso Básico de Economía Social y Solidaria

Adriana Vásquez Liliana Amariles Yaned Díaz

Esterilización Blanca Wbielle Yepes

Normas de Habilitación (Diplomado Virtual)

Blanca Wbielle Yepes

Seguridad del Paciente (Diplomado Virtual)

Dra. Liliana Gutiérrez

GESTIÓN FINANCIERA

a) Comportamiento de los Ahorros

Se presenta una disminución de 3,5 % en los ahorros Navideños, como

consecuencia de la disminución en el número de asociados y el incremento en

el número de fallecidos.


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b) Reconocimiento de intereses sobre los ahorros

Navideños

A partir del año 2018, se inició el reconocimiento de intereses sobre los ahorros

navideños a los asociados. El porcentaje estimado fue del 1% anual. En total se

pagaron $7.0.73.104, lo cual equivale a un promedio de $2634 por asociado.

c) Comportamiento de los créditos

Los créditos ordinarios presentaron una disminución de aproximadamente un

29% con relación al año 2017 como consecuencia de la aplicación del nuevo

formato de solicitud de crédito y los documentos solicitados como anexos y

soportes: fotocopias de cédula, fotocopia de la cuenta de servicios, fotocopia

del impuesto predial y documento de constancia de ingresos.


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Los rapicréditos son los créditos que se encuentran respaldados en los ahorros de

los asociados, también presentaron una disminución del 16% con relación al año

anterior.


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Los convenios presentaron una disminución de un 8.7%.


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El convenio más utilizado por los asociados es el de la Emi, luego le siguen los

eventos, que para el 2018 fueron para el día de la madre, el padre, amor y amistad

y navidad.

d) Recuperación de cartera

Gracias a las gestiones realizadas, de la cartera vencida a diciembre 31 de 2017

por valor de $6.828.300, se recuperaron $ 4.952.300, quedando pendiente

$1.876.000.


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GESTIÓN COMERCIAL

a) Comportamiento de la Base asociativa

A diciembre 31/2018 la Mutual cerró con 2658 asociados y 15756 beneficiarios. En

promedio cada asociado tiene inscritos 6 beneficiarios.

2018 2017 DIFERENCIA

Número de Asociados

2658

2701

43

Numero de Agraciados

15756

15744

12 Asociados Jubilados

56

58

2

El número de asociados presentó un disminución con relación al año 2017 de 1.5%.


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Para el incremento de la base asociativa se realizó en el mes de octubre y

noviembre una promoción de afiliación gratis. Obteniendo como resultado 34

asociados nuevos.

Se continuó con el Plan de Referidos, otorgando como incentivo $5.000 por cada

asociado nuevo presentado.

Realmente para el año 2018, las condiciones de seguridad de la comuna 13 no

favorecieron el incremento en el número de asociados, por el contrario ocasionaron

un gran número de retiros.


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Asociados Nuevos

Asociados Retiro

Voluntario

Asociados liquidados por Faltas

Asociados Fallecidos

Total Retiros

152 64 104 27 195

b) Participación por primera vez con publicidad en el Foro

Mutualista

Es importante que la Mutual se dé a conocer en el sector solidario y principalmente

entre las Mutuales, por ello, en el mes de octubre en el Foro Mutualista, celebrado

en Plaza Mayor, la institución por primera vez, participó con publicidad a través de

un pendón colocado en el auditorio.


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c) Publicidad en Página Web emisora Antioquia la Grande

Durante el año 2018, se realizó publicidad en la emisora Antioquia la Grande, una

emisora enfocada en el sector solidario. Además la información de la Mutual

permaneció durante todo el año publicada en la página web de dicha emisora.

GESTIÓN SOCIAL

En el año 2018, la Mutual impactó en el nivel de vida de sus afiliados en los

siguientes aspectos:

a) Auxilios Exequiales

En el año 2018 se otorgaron 130 auxilios exequiales por el fallecimiento de 27

asociados y 103 beneficiarios, lo cual significa que 130 familias no tuvieron que

preocuparse por buscar recursos económicos para los gastos funerarios de sus

seres queridos.

b) Auxilios en Salud

En el año 2018, la Mutual a través de la IPS, otorgó auxilios para consulta médica

por valor de $2.424.000, beneficiando a 166 asociados y beneficiarios 295.

En tratamientos odontológicos se otorgaron auxilios por valor de $5.979.575,

beneficiando a 141 asociados y 186 beneficiarios.

c) Subsidio en Temporada Escolar

En la temporada Escolar se subsidiaron los útiles escolares a 887 estudiantes.

De los cuales 787 eran beneficiarios y 100 asociados. Además se atendieron

53 particulares.

En total la temporada escolar beneficio a 940 personas.


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d) Aportes a la Educación Superior

A través del Fondo de Educación Formal, la Mutual hizo su contribución a la

educación Superior, entregando un aporte de $1.658.200, a un fondo común,

donde finalmente la institución beneficiada fue la Universidad Nacional.

e) Convenio con Emi

La Mutual continuó con el convenio con la empresa EMI (emergencias médicas y

odontológicas) donde los asociados no sólo obtienen una tarifa preferencial (más

económica) sino que además la Mutual les financia la mensualidad, sin ningún

interés.

En el año 2018 se encontraban afiliados 117 personas.

f) Apoyo a comerciantes asociados o beneficiarios

La Mutual continuó apoyando a los comerciantes y artesanos afiliados, a través de

la participación en las ferias para el día de la Madre, el Padre, Amor y Amistad y

Navidad.

En estos eventos los comerciantes, tienen la oportunidad de obtener otros ingresos,

a través de la venta de sus productos a los afiliados y comunidad en general.


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Los asociados, a la vez también se benefician porque adquirieren sus regalos a

precios muy económicos, además, que la Mutual les otorga crédito y sin costo de

financiación.

g) Nuevo Beneficio en la compra de útiles escolares

Anteriormente el asociado que no tuviera agraciados estudiantes no se

beneficiaba del subsidio en la Temporada Escolar, a partir del año 2018, se

otorgó este beneficio y se les dio un cupo para la compra de útiles, así no

tuvieran estudiantes.

h) Apoyo en las actividades comunitarias

Parroquia San Miguel Febres Cordero. En el año 2018 la Mutual continuó

ayudando a la Parroquia del sector, otorgando una donación en dinero para

la compra de algunos ornamentos.

Junta de Acción Comunal El Socorro. La Mutual ha puesto su granito de

arena para la celebración de la fiesta de los niños del sector y la navidad

comunitaria.

También ha prestado sus instalaciones para el desarrollo de algunos

programas con la comunidad.

Programa de Buen comienzo. Desde hace tres años la Mutual viene

facilitando sus instalaciones para el desarrollo del programa Buen Comienzo-

Modalidad Entorno Familiar que beneficia a madres gestantes y niños hasta

los 2 años de edad. El salón se facilitó desde el mes de abril hasta noviembre

los días martes y jueves.

Tercera edad del barrio El Socorro. Desde hace varios años la Mutual

facilita uno de sus salones para las actividades de danza del grupo de la

tercera edad. En el año 2018 se prestó los días miércoles y viernes.


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i) Eventos

Curso de Economía Social y Solidaria (participaron empleados,

asociados y particulares). Se aprovecharon los recursos de la Alcaldía de

Medellín y la Mutual facilitó el espacio. El curso fue dictado en el mes de

octubre por la institución Escalando Futuro. Se contó con la asistencia de

25 personas.


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Charla de Higiene Oral. El 19 de octubre se realizó una charla de higiene

oral. Se contó con la asistencia de 13 personas.

La charla fue dictada por el personal de la IPS: la Dra. Liliana Gutiérrez y la

Higienista Oral Blanca Wbielle Yepes.


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Campaña Huesos Saludables. En alianza con la empresa EMI, se

realizó en el mes de diciembre una campaña de prevención de la

osteoporosis. Se beneficiaron del examen 34 personas (asociados y

beneficiarios).

j) Obsequios y Rifas


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Se entregaron a los asociados obsequios y se realizaron rifas en:

Día de la Madre

Día del Padre

Día de los niños en Halloween

Evento de Salud Oral

Reinducción a los asociados.

PENDIENTE

Del año 2018, quedó un entierro pendiente de cobro, ya que es de Venezuela y el

asociado no ha podido conseguir los documentos. El reglamento actualmente no

contempla límite de tiempo para la presentación de los soportes del fallecimiento.

Se anexan estadísticas.

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