INFORME DE

INDICADORES DE

GESTIÓN

VIGENCIA 2015

OFICINA DE PLANEACIÓN

2015

INSTITUTO CARO Y CUERVO

INFORME SEMESTRAL

ENERO/2016

2

INTRODUCCIÓN

Con el objeto de realizar un seguimiento a la gestión del Instituto, se realiza el presente

informe sobre el desempeño a partir de los indicadores de gestión durante la vigencia

2015, revisando su cumplimiento para cada uno de los procesos y de acuerdo al

objetivo estratégico que apunta cada indicador así como su clasificación en cuanto a la

eficiencia, eficacia y efectividad. Los datos presentados han sido reportados a la oficina

de planeación de acuerdo al cronograma definido para esta vigencia y bajo los

formatos establecidos.

1. METODOLOGÍA

El seguimiento a la gestión se realiza a través del monitoreo de metas programadas y

se mide por medio de los indicadores que se reportan trimestralmente por las

dependencias que desarrollan cada una de las actividades que se adelantan en la

entidad permitiendo determinar el porcentaje de avance o cumplimiento, el resultado

acumulado al trimestre correspondiente y el total de la ejecución en la vigencia con

respecto a la programación establecida por los ejecutores o responsables de cada

indicador.

La importancia de la medición parte del entendido en que existe un vínculo entre ésta y

la planeación institucional, toda vez que permite observar el grado en que se alcanzan

las actividades propuestas dentro de un proceso específico. Los resultados obtenidos a

través de la medición permiten mejorar la planificación, dado que es posible observar

hechos en tiempo real, logrando tomar decisiones con mayor certeza y confiabilidad.

La información de cada una de las áreas es recibida por el profesional de planeación a

través de los informes de seguimiento, luego se consolidan los datos de cada uno de

los indicadores en las tablas de control general en donde se identifican y se asocian a

los objetivos específicos, a los procesos de la entidad, y a sus dependencias; este

informe se consolida semestralmente para el seguimiento y se debe presentar

anualmente a la Dirección del Instituto como insumo para la revisión del Sistema de

Gestión de Calidad, y del Modelo Estándar de Control Interno y debe determinar los

avances de la ejecución física de la Entidad y establecer las causas o impedimentos en

el cumplimiento con el fin de adelantar acciones correctivas, preventivas y de mejora

que permitan alcanzar los resultados planificados.

Para evaluar la gestión general de la entidad se estableció un criterio de calificación

con los líderes de cada uno de los de los procesos que hacen parte de la gestión

institucional de la Entidad que se enmarcan en los ejes Estratégico, Misional, de Apoyo,

Evaluación y control, con pesos ponderados de acuerdo con la incidencia de cada uno,

en el cumplimiento de los objetivos institucionales, tal como se ilustra en las tablas de

3

resultados más adelante.

El cumplimiento de las metas para el año 2015 en general ha sido satisfactorio, sin embargo se realizan las aclaraciones pertinentes para indicadores correspondientes a algunos procesos dónde el estado de avance evidencia circunstancias particulares que requieren explicaciones.

Para interpretar la calificación de los indicadores de gestión que no son de corte acumulado, se tienen en cuenta los siguientes intervalos al final de la vigencia.

Rango Interpretación Estado del Avance

Menor a 70 % Insatisfactorio

Mayor o igual a 70 % y menor a 85 % Aceptable

Mayor o igual a 85 % Satisfactorio

Igualmente se debe tener en cuenta que hay dos tipos de indicadores

Tipo de indicador Características

Avance acumulado

Aplica para los indicadores ya identificados en la matriz de seguimiento y su valor corresponde al avance acumulado desde el trimestre anterior, este valor se puede modificar durante el último período reportado. De acuerdo al esquema establecido para el cálculo del avance acumulado se usa siguiente fórmula:

Fórmula = Avance Acumulado a la vigencia anterior + Avance de la vigencia actual

El objetivo del comportamiento del indicador es acumular entre períodos reportados.

Ponderado Corresponde al peso del indicador dentro del total de las mediciones del mismo; la suma de las ponderaciones de estos indicadores debe ser igual a 100%.

4

2. EVALUACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN POR PROCESO

En el mapa de procesos de la entidad, las acciones que se adelantan se enmarcan en

cuatro macro procesos:

Estratégicos

Misionales

Apoyo

Control y evaluación

A continuación se describe por proceso el comportamiento tanto cualitativo como

cuantitativo de los indicadores de gestión durante el transcurso 2015 reflejando la

evaluación de la Gestión del Instituto Caro y Cuervo.

PROCESOS ESTRATÉGICOS

En el macro proceso estratégico de la entidad se reúnen los indicadores de

Direccionamiento Estratégico, aportados por el grupo de Planeación y Sistemas

(Planeación, gestión de calidad, gestión ambiental y sistemas), así como la Oficina de

Comunicaciones y Prensa. (Ver tabla No. 1).

Son dieciséis (16) los indicadores correspondientes a éste tipo de proceso, evaluados

en el año. El resultado de estos procesos fue satisfactorio ya que para las actividades

de direccionamiento estratégico (Planeación) se contó con un logro del 100% de

cumplimiento para el año y un 97.4 % para las actividades de Gestión de Calidad. Es

muy importante señalar que en lo relacionado a las actividades de gestión ambiental se

debe tener en cuenta que aunque el PIGA se constituye como un instrumento de

planeación y que se encuentra adscrito a la Oficina de Planeación, su diseño,

implementación y evaluación dependen de la Subdirección Administrativa y Financiera,

debido a su carácter normativo y de aplicación institucional, lo cual le permite

interactuar con las demás, buscando generar compromiso frente a la ejecución de

acciones orientadas a garantizar adecuadas condiciones ambientales para el desarrollo

de las funciones misionales del Instituto. Dentro de las actividades programadas para el

2015 logró un 90% (acumulado), haciendo salvedad que la actualización del Plan de

gestión ambiental realizada en el último trimestre del año se hizo efectiva acoplándose

a las nuevas necesidades y proyecciones del Instituto a corto y mediano plazo, la

información de respaldo que sustenta la medición de estos indicadores reposa en los

computadores del área y se evidencia en el cumplimiento y publicación de los

seguimientos, las actualizaciones respectivas en las plataformas de seguimiento a

proyectos, en los documentos y actividades realizadas durante el año y en la web

institucional con el inventario de publicaciones realizado por el área de planeación.

5

Para el proceso de Comunicaciones se logró un 100% de avance ponderado para

gestión de eventos y difusión de las actividades realizadas por el Instituto así como el

diseño de las piezas comunicativas. Finalmente los indicadores del área de Sistemas

presentan un nivel satisfactorio de cumplimiento con un 96% y reflejan las acciones de

mejora que se vienen implementando en aras de proteger la información institucional

bajo estándares de seguridad y calidad.

En general el promedio de cumplimiento de este macro proceso alcanzó un

cumplimiento global de 97.4% como indicador satisfactorio de la gestión anual.

6

Tabla No. 1 Reporte de Indicadores de Direccionamiento Estratégico

Macro proceso

Proceso Nombre del indicador Resultado Rango de desempeño

Cumplimiento por proceso

DIR

EC

CIÓ

N E

ST

RA

TÉ

GIC

A

Pla

ne

ació

n In

sti

tucio

nal

1. Apoyo a las áreas y proyectos para la elaboración del Plan de Acción.

100%

100%

Satisfactorio

2.Seguimiento al Plan de Acción de las dependencias 100%

3. Elaboración de actividades para la rendicion de cuentas institucional

100%

4. Elaboración y presentación de los planes e informes dirigidos a entes de control.

100%

5. Seguimientos a los Proyectos de Inversión. 100%

Gesti

ón

de

Calid

ad

1. Implementación del SGC-MECI 100% 97,2%

Satisfactorio 2. Divulgación del SIG

94.4%

Gesti

ón

Am

bie

nta

l

1. Actividades para la orientación e implementación del Plan de Manejo Ambiental en el Instituto Caro y Cuervo , consumo, · La reduc funcionarios)

90% 90%

7

2. Actividades divulgativas para el Manejo Ambiental 100%

Sis

tem

as

1. Gestionar los funcionarios y contratistas, y la oportunidad en el soporte técnico sobre las terminales y aplicaciones de uso interno en el Instituto.

100%

Ponderado

100%

2. Implementación de las solicitudes para el mantenimiento preventivo y correctivo sobre las terminales de uso interno de la entidad (Actualización Hoja de vida de Equipos)

100%

Ponderado

3. Copias de Respaldo de la Información como actividad dentro del proceso de recuperacion de informacion

100%

Ponderado

4. Control periódico trimestral a las aplicaciones de la página web y a los elementos que garanticen la seguridad de la página web

100%

Ponderado

,

100%

Ponderado

Co

mu

nic

aci

on

es

1. Difusion 100%

100% 2. Desarrollo de nuevos elementos de comunicaciones 100%

3. Gestión de eventos 100%

8

PROCESOS MISIONALES

Aquí se pueden visualizar los resultados compilados para los indicadores correspondientes a los procesos misionales de la entidad, pertenecientes a los grupos de Investigaciones (a quienes se les dedica una observación que remite el informe de gestión 2015), al proceso de Formación Seminario Andrés Bello, la Gestión Editorial que contempla las actividades de la Imprenta Patriótica, el Programa ELE Colombia y la Biblioteca José Manuel Rivas Saconni.

Vemos así que ponderando los resultados de los indicadores que se pueden apreciar en la Tabla No. 2 (Seminario Andrés Bello, Gestión Editorial y Programa ELE Colombia), se verifica que estos procesos alcanzan un cumplimiento del 87.1% quedando en el rango de desempeño satisfactorio para la vigencia 2015, donde sus resultados aquí mencionados fueron: 61.3% para la Gestión editorial reflejando principalmente una alerta sobre el uso y aprovechamiento de recursos, 100% para el Seminario Andrés Bello y un 100% para las actividades del Programa ELE.

Para lograr la medición de la Biblioteca debemos tener en cuenta que sus indicadores son medibles bajo criterios diferentes definidos por su grupo de trabajo tal y como lo veremos en la Tabla No. 3 y su descripción respectiva. De igual manera la gestión de los grupos de investigación se resalta en la Tabla No. 4 con su respectivo análisis del cumplimiento.

9

Tabla No. 2 Reporte de Indicadores de Procesos Misionales

Macro proceso

Proceso Nombre del indicador Resultado Rango de desempeño

Cumplimiento por proceso

MIS

ION

AL

ES

GE

ST

ION

ED

ITO

RIA

L

1. Impresión de Proyectos Editoriales 75.7%

Acumulado

61.3%

Aceptable

2. Coediciones 100%

Acumulado

3. Publicaciones Electrónicas 41.25%

Acumulado

4. Cumplimiento de producción 41.25%

Acumulado

5. Aprovechamiento de recursos 10%

Acumulado

6. Participación en eventos divulgativos del libro 100%

Acumulado

SE

MIN

AR

IO A

ND

RÉ

S B

EL

LO

1. Educación de extensión 100%

Acumulado

100%

Satisfactorio

2. Programa de becas ICC-MinCultura

100%

Acumulado

3. Mantenimiento del registro calificado de la Maestrías

100%

Acumulado

4. Actividades para lograr el nuevo registro calificado de la Maestría

100%

Acumulado

5. Estudiantes matriculados 100%

10

* El valor establecido para el indicador en el Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados SINERGIA fue superado, la meta alcanzada es de 174 estudiantes formados y la meta definida para el año fue de 150.

6. Relacion docentes estudiantes N.A

Nota: El seguimiento a este indicador aún está pendiente por definir de acuerdo a los criterios establecidos por el MEN.

MIS

ION

AL

ES

PR

OG

RA

MA

EL

E C

OL

OM

BIA

*

1. Diseño, formulacion, programación y realizacion de diplomados ELE (Presencial) 100%

Acumulado

100%

Satisfactorio

2. Diseño, formulacion, programación y realizacion de diplomados ELE (Virtual)

100%

Acumulado

11

Como se mencionó anteriormente, los indicadores para la biblioteca cuentan con un formato de medición diferente a los de las demás áreas del Instituto pues aquí se debe medir la adquisición de material bibliográfico con un indicador porcentual acumulado similar a los demás de la entidad, pero con un segundo indicador que mide la calidad en la prestación del servicio medible a partir de las estadística de consulta en sala y los préstamos externos con un rango de cumplimiento entre 2% y 5% del material disponible, vemos así que el resultado para el seguimiento anual de estos indicadores se encuentra un punto por debajo de la meta establecida que es de 3% aun cuando el indicador se encuentra un punto por debajo de la meta, se mantiene en límite inferior del rango establecido reflejando un nivel de cumplimiento aceptable.

La medición del indicador en el año 2015 arroja un porcentaje del 2% y al igual que las otras áreas misionales refleja una gestión ponderada de carácter satisfactorio como podemos ver en la siguiente tabla. La información de respaldo de estos indicadores se encuentra en el Formato ficha de Indicadores donde se registra el seguimiento realizado a las diferentes áreas durante el 2015 y los documentos enviados por las áreas a la oficina de Planeación. El indicador de medición de satisfacción de los usuarios se mide tras la ponderación de las encuestas recogidas aleatoriamente y este arrojó un resultado de servicio satisfactorio para el período evaluado

12

Tabla No. 3 Reporte de Indicadores de la Biblioteca José Manuel Rivas Saconni

1 En el primer y segundo semestre el indicador se encuentra un punto por debajo de la meta establecida; aun cuando el indicador se encuentra un punto por debajo de la meta, se

mantiene en límite inferior del rango establecido. La medición del indicador en el período enero a diciembre arroja un porcentaje del 2%

2 En el mes de diciembre se aplicó la encuesta de satisfacción a un total de 32 usuarios. Debido a que la periodicidad establecida para la medición del indicador es anual.

La consolidación de los resultados se llevo a cabo a nivel general y arroja que los usuarios se encuentran satisfechos con los servicios de la biblioteca. Para consultar los resultados y los informes con los comentarios se pueden encontrar en el archivo del computador de la oficina de Planeación y en la nube del Instituto en la carpeta Informes.

Macro proceso

Proceso Nombre del indicador Resultado Rango de desempeño

Cumplimiento por proceso

MIS

ION

AL

ES

BIB

LIO

TE

CA

JO

SÉ

MA

NU

EL

RIV

AS

SA

CO

NN

I

1. Adquisición de Material Bibliográfico

89%

Acumulado

N.A 2. Prestación del Servicio En la vigencia el indicador se encuentra un punto por debajo de la meta establecida; aun cuando el indicador se encuentra un punto por debajo de la meta, se mantiene en límite inferior del rango establecido.

2%1

Éste indicador no es de carácter porcentual

3. Satisfacción de usuarios Satisfecho 2

13

Tabla No. 4 Reporte de Indicadores de los Proyectos de Investigación

El reporte de los Indicadores de Gestión de los grupos de investigación se presenta como parte del Informe de gestión de la vigencia que se publicará en la página web del Instituto. De igual manera la medición para los grupos de investigación del Caro y Cuervo ha venido variando desde el año 2014 y en el transcurso del 2015 se ha reorganizado el seguimiento a los Indicadores acogiendo la metodología definida por Colciencias en la Plataforma ScienTI Colombia, que permitirá que este instrumento para el libre acceso a la información sobre la oferta nacional de investigación y desarrollo tecnológico cuente con los resultados y productos de las investigaciónes adelantadas.

A la fecha se encuentran inscritos dos grupos de investigación:

1. Grupo de investigaciones en Literatura del Instituto Caro y Cuervo con 6 líneas inscritas Consulte aquí la información a detalle de este grupo

2. Grupo de Investigación Lingüística del Instituto Caro y Cuervo con 8 líneas. Consulte aquí la información a detalle de este grupo

PROCESOS DE APOYO

Los procesos de apoyo cuentan con 33 indicadores asociados a sus diferentes actividades. El proceso con mayor número de indicadores es el de Gestión Financiera la cual se divide en tres subprocesos que corresponden a Presupuesto con cumplimiento de 94,77% en la planeación y ejecución presupuestal (teniendo en cuenta que este indicador es de medición acumulada teniendo un rango satisfactorio de cumplimiento), la tesorería con un cumplimiento de 98,47% en ejecución de PAC y contabilidad con 100%.

Por su parte Gestión del Talento Humano refleja un cumplimiento promediado de 94,7% en sus indicadores reflejando una gestión satisfactoria.

En cuanto a las particularidades como la presentada por el grupo de Recursos físicos que actualmente se encuentra en reorganización de sus procesos administrativos no presenta su respectivo reporte de indicadores para este año, situación que debe ser enmendada en la próxima medición la cual tendrá curso en el mes de Marzo de 2016 allí se presentará la gestión para el período acumulado del 2015.

Gestión Documental también presenta una situación particular dentro de la medición de sus indicadores, en primer lugar a petición de la coordinadora del grupo tras la medición del primer trimestre solicitó una reconfiguración de sus indicadores la cual tuvo lugar en el mes de Julio los cuales fueron tenidos en cuenta a partir del segundo semestre del 2015, por dichas razones los indicadores asociados al cumplimiento del Programa de Gestión Documental no tienen medición pues aún no se ha dado inicio a las Transferencias Documentales y la implementación de las Tablas de Retención enviadas a convalidación por parte del Archivo General de la Nación (De esta situación la subdirección administrativa se encuentra al tanto). Las demás actividades cotidianas del grupo de Gestión Documental como lo son recepción de documentos, asesorías, consultas e inventarios se cumplieron satisfactoriamente de acuerdo a lo reportado en

14

los indicadores.

El Proceso de Gestión Contractual cuenta con un desempeño satisfactorio de un 100% en su gestión al igual que la Gestión Jurídica que reporta un seguimiento oportuno a los procesos en curso indicando un 100% de cumplimiento en los procesos judiciales atendidos durante lo transcurrido del año 2015. (Para el informe a detalle de las actividades realizadas en el año se podrá consultar el informe de gestión vigencia 2015).

Podemos ver señales de alarma que llaman a la pronta implementación de procedimientos de control en el proceso de Recursos Físicos para los cuales se han venido realizando mejoras que se están atendiendo desde la misma Subdirección Administrativa igualmente la implementación del Programa de Gestión Documental que requiere una pronta implementación para iniciar con la organización documental que requiere la entidad y así dar cumplimiento a los preceptos de la Ley 1712 de 2014 o ley de transparencia, ley 594 de 2000 y la atención a las directrices de la estrategia de Gobierno en línea.

15

Tabla No. 5 Reporte de Indicadores de Procesos Misionales

Macro proceso

Proceso Subproceso Nombre del indicador Resultado Rango de

desempeño

Cumplimiento

por proceso

PR

OC

ES

OS

DE

AP

OY

O

GE

ST

IÓN

FIN

AN

CIE

RA

PR

ES

UP

UE

ST

O

1. Planeación del Presupuesto Gastos

98.28%

Acumulado

94.77%

Satisfactorio

2. Planeación del Presupuesto Ingresos

73.8%

Acumulado

3. Control de Presupuesto Obligaciones

98.28%

Acumulado

4. Control de Presupuesto Compromisos

99.30%

Acumulado

5. Ejecución del Rezago presupuestal (Reservas presupuestales)

99%

Acumulado

6. Ejecución del Rezago presupuestal (Cuentas por pagar)

100%

Acumulado

PR

OC

ES

OS

DE

AP

OY

O

GE

ST

IÓN

FIN

AN

CIE

RA

TE

SO

RE

RIA

1. Porcentaje de PAC ejecutado Vigencia; Gastos de Personal

96%

Ponderado

98,47%

Satisfactorio 2. Porcentaje de PAC ejecutado

Vigencia; Gastos Generales 98,7%

16

3 Este indicador se mantiene con el promedio ponderado al tercer trimestre debido a que a la fecha de publicación de este informe no se ha efectuado por completo el

registro contable del Instituto cuya fecha límite definida por la Contaduría General de la Nación es el 13 de febrero de 2016 y el cierre de período contable se lleva a

cabo a partir del día 05 de marzo de 2016.

Ponderado

3. Porcentaje de PAC ejecutado; Vigencia Inversion

100%

Ponderado

4. PAC ejecutado rezago

100%

Ponderado

5. PAC ejecutado de las cuentas por pagar

100%

Ponderado

PR

OC

ES

OS

DE

AP

OY

O

GE

ST

IÓN

FIN

AN

CIE

RA

CO

NT

AB

ILID

AD

1. Consolidación de la información contable

100%

Ponderado

100%3

2. Estados Financieros

100%

Ponderado

3. Presentación de Informes externos

100%

Ponderado

4. Efectividad de obligaciones tributarias

100%

Ponderado

17

Macro proceso

Proceso Nombre del indicador Resultado Rango de

desempeño Cumplimiento por proceso

PR

OC

ES

OS

DE

AP

OY

O

TA

LE

NT

O H

UM

AN

O

1. Cumplimiento Plan de Salud Ocupacional

77,78%

Acumulado

92,19%

Satisfactorio

2. Cumplimiento del Plan Institucional de Bienestar social e incentivos

100%

Acumulado

3. Cumplimiento del Plan Anual de Capacitación

92%

Acumulado

4. Solicitudes y certificaciones atendidas

99%

Ponderado

RE

CU

RS

OS

FÍS

ICO

S

1. Inventario elementos devolutivos del almacén

N.A. No registran medición para el año 2016 debido a la reorganización de los procesos de inventario.

2. Traslado de Inventarios

N.A.

18

PR

OC

ES

OS

DE

AP

OY

O

GE

ST

IÓN

DO

CU

ME

NT

AL

1. Recepción y radicacion para el control de documentos

100%

Ponderado

100%

2. Asesorías para el manejo del Programa de gestión Documental Organización y actualización de las tablas de retención

100%

Ponderado

3. Transferencias Documentales N.A

4. Inventarios Documentales

100%

Ponderado

5. Consultas

100%

Ponderado

GE

ST

IÓN

CO

NT

RA

C

TU

AL 1. Gestión Contractual del Instituto

100%

Ponderado

100%

GE

ST

IÓN

JU

RÍD

ICA

1. Control de vencimiento de términos

100%

Ponderado

19

PROCESOS DE MONITOREO, CONTROL Y EVALUACIÓN

Tabla No. 6 Reporte de Indicadores de Procesos de Monitoreo, Control y Evaluación

La Oficina de Control Interno continúa con la difusión de la cultura de auto control mediante las auditorías realizadas durante el año 2015 en las dependencias señaladas en el informe pormenorizado de Control Interno, lo anterior con el fin de socializar y plantear las recomendaciones relacionadas con la aplicabilidad de las normas vigentes y los temas relacionados al Sistema de Control Interno lo anterior sustenta un cumplimiento ponderado de 87,5% de cumplimiento acumulado para el proceso de Control Interno de la Gestión.

Por su parte en el proceso de Control Interno Disciplinario se han atendido, asistido y sustanciado todas las diligencias judiciales, en pro de los intereses del Instituto Caro y Cuervo. No se ha vencido ningún término. Lo que refleja un cumplimiento de 75% aunque vemos en el indicador de procesos finalizados marca un nivel bajo de cumplimiento esto se debe a que este indicador tiene una periodicidad anual.

Macro proceso

Proceso Subproce

so Nombre del indicador Resultado

Rango de desempeño

Cumplimiento por proceso

PR

OC

ES

OS

DE

MO

NIT

OR

EO

,

CO

NT

RO

L Y

EV

AL

UA

CIÓ

N

CO

NT

RO

L IN

TE

RN

O D

E L

A G

ES

TIÓ

N

CO

NT

RO

L Y

EV

AL

UA

CIÓ

N

1. Porcentaje de cumplimiento del Plan Auditorias

75%

Acumulado

87,5%

2. Elaboracion de Informes de Auditoria

75%

Acumulado

3. Atención a las observaciones dadas por la Contraloría

100%

Acumulado

4. Control posterior

100%

Acumulado

20

CO

NT

RO

L IN

TE

RN

O D

ISC

IPL

INA

RIO

CO

NT

RO

L IN

TE

RN

O D

ISC

IPL

INA

RIO

1. Tramite de quejas

75%

Ponderado

75%

2. Procesos finalizados

Para establecer el grado de oportunidad en la ejecución de los procesos este indicador tiene una periodicidad anual y se ha identificado que debido a los tiempos de los procesos vigentes sujetos al procedimiento de la Ley 734 de 2002 no se puede efectuar una medición bajo la formulación actual del indicador establecido.

Observación adicional

para medición de

los Indicadores de las áreas de Control

Interno Disciplinario

21

3. OBSERVACIONES DE LAS ÁREAS

Catorce (14) áreas de la entidad, reportaron los indicadores de gestión para el año

2015. Sobre los indicadores reportados, algunas dependencias presentaron dificultades

con dicho reporte, y ante esto ellas manifestaron lo siguiente a lo cual el área de

planeación dio tratamiento respectivo de acuerdo a sus solicitudes y se tienen en

cuenta para la reformulación de los mismos a partir del año 2016.

Control Interno Disciplinario: presenta la b v : “Que el indicador no

arroja el resultado esperado, por cuanto los trámites establecidos en la Ley 734 de

2002 y la práctica de las pruebas y notificaciones, alarga de alguna manera los

procedimientos lo cual ya no refleja la gestión del Instituto pues depende de factores

externos que afecta í ” El tratamiento que se da es suspender

la medición de este indicador y reorientar su formulación para el primer trimestre del

año 2016

Gestión Documental: se estableció una nueva configuración a los Indicadores de

gestión la cual depende de la implementación del Programa de Gestión Documental y

la convalidación de las tablas de retención documental por parte del Archivo General de

la Nación una medición más oportuna teniendo en cuenta tiempos de respuesta.

Programa ELE: se replantearon los Indicadores teniendo en cuenta las actividades

programadas para el 2015 presentando así una medición más amplia que contempla

las actividades que se han ido incorporando a su gestión las cuales representan

ejecución de esfuerzos y recursos, de igual manera se evidencia la necesidad de

articular el indicador definido para el programa ELE en el Sistema Nacional de

Evaluación de Gestión y Resultados SINERGIA del Departamento Nacional de

Planeación lo cual se hará a partir del primer reporte de la vigencia 2016.

Proyectos de investigación: se ha venido trabajando en un proceso de seguimiento

más adecuado a sus actividades. De esta manera se trabaja actualmente con el área

investigativa con el objetivo de establecer un procedimiento de reporte que logre

articularse a los indicadores que los mismos responsables reportan a Colciencias a

través de la plataforma ScienTI y CvLAC (Currículum Vitae de Latinoamérica y el

Caribe) pues normalmente con los indicadores actuales que por facilidad técnica y de

reporte se han articulado al cumplimiento del Plan de Acción y éstos no logran reflejar

100% en la ejecución de sus actividades puesto que algunas de ellas se re contemplan

teniendo mayor impacto en el desarrollo del proyecto y varían dependiendo de los

intereses pero sin obtener una mejor calificación en la gestión.

Seminario Andrés Bello: para el indicador asociado a la relación estudiante-docente

se debe tener en cuenta los estándares definidos por el Ministerio de Educación para

22

estos programas académicos y así mismo restablecer la meta, esta actividad se

efectuará en la vigencia 2016.

4. RECOMENDACIONES GENERALES

Con el fin de garantizar la cultura del mejoramiento continuo al interior del Instituto,

después de realizar la medición de los indicadores los líderes de los procesos junto con

sus grupos de trabajo deben realizar el análisis de datos de los resultados e

v v

í .

Los documentos soporte de las mediciones adelantadas deberán ser socializados y

archivados por parte del responsable de la medición de los indicadores. Adicionalmente

deben estar disponibles para efectos de auditoría.

De acuerdo con el formato establecido para el seguimiento y medición a través de

indicadores se debe tener en cuenta que todos los reportes de indicadores de gestión

deben venir acompañados del respectivo análisis de datos como herramienta de control

y en caso de que el reporte sea aceptable o insatisfactorio, pueda usarse para la toma

de decisiones e implementación de acciones preventivas, correctivas y/o de mejora.

Con el fin de implementar las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora es

necesario que los procesos apliquen su respectivo plan de mejoramiento por procesos -

acciones correctivas, acciones preventivas y acciones de mejora establecido en el SIG.

Estas acciones de mejora adelantadas deben ser socializadas en cada una de las

dependencias responsables del proceso, los documentos soportes deben estar

disponibles para efectos de auditoría.