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Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-15-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL

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NODO COMUNERO

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000026 26 Febrero 2014 )

ALCALDÍA MUNICIPAL DE GUAPOTA- SANTANDER

LEONARDO ANDRES PACHECO RIOS

Alcalde Municipal

ADRIAN VILLAR VARGAS Ex alcalde Municipal

VIGENCIA 2011 - 2012




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ARGEMIRO CASTRO GRANADOS

Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar de Santander

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ

Sub-Contralora Delegada para el Control Fiscal

WALTHER MAYGER DUARTE GOMEZ Auditor fiscal

EQUIPO DE AUDITORÍA

SANDRA JANETH ZARATE AMADO Contadora Pública

MYRIAM LÓPEZ VILLAMIZAR Profesional Universitaria

MARISOL PINZON SIERRA Coordinadora Auditoria




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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION 4

1 ANTECEDENTES 5

2 ALCANCE 5

3 DICTAMEN DE AUDITORIA 5

3.1 RESULTADOS POR LINEA DE AUDITORIA 5

3.1.1 LINEA FINANCIERA 5

3.1.2 CONTROL INTERNO CONTABLE 17

3.1.3 OPINION SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS 17

3.2 LINEA PRESUPUESTAL 18

3.3 LINEA AMBIENTAL 25

3.4 CONTROL INTERNO 26

3.5 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO 29

3.6 CONTRATACION 33

4 CONCEPTO POR CADA UNA DE LAS LINEAS AUDITADAS 48

5 CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS 49

6 CUADRO RESUMEN DE HALLAZGOS 52

7 PRONUNCIAMIENTO 52




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INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de Santander, en desarrollo de su función Constitucional y legal y en cumplimiento de su Plan General de Auditoria vigencia 2013, practicó Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a la ALCALDIA MUNICIPAL DE GUAPOTA, por el período fiscal 2011 - 2012. Las líneas de auditoría seleccionadas para el examen responden al análisis de la importancia y los diferentes riesgos asociados a los procesos y actividades ejecutadas por parte de la Entidad, con el fin de evaluar los resultados obtenidos en cumplimiento de las políticas, planes y programas establecidos, examinando de igual forma que los recursos disponibles sean asignados de manera eficiente, económica y eficaz.

Los objetivos primordiales de esta auditoría son los siguientes:

o Evaluar las operaciones contables, financieras y presupuestales que registran y presentan de acuerdo con las normas y disposiciones que regulan la Contabilidad Pública y el Estatuto Orgánico de Presupuesto, efectuando un análisis presupuestal de la vigencia que demuestre los niveles de ejecución de los ingresos y de egresos; al igual que las modificaciones, adiciones y reducciones que se hayan realizado.

o Evaluar el proceso de contratación administrativa, verificando el cumplimiento de lo señalado en la Ley 80 de 1993, el Decreto 2170 de 2002, Ley 1150 de 2007 y demás normas reglamentarias. Comprobar de manera selectiva la legalidad y cumplimiento en el proceso de contratación.

o Verificar el cumplimiento de metas y acciones correctivas contenidas en los Planes de Mejoramiento, suscritos por la Administración Municipal, como resultado de los procesos auditores practicados a las vigencias fiscales, 2009 y 2010.

La Contraloría General de Santander, espera que este informe contribuya al mejoramiento continuo del ente municipal y con ello a una eficiente administración de los recursos públicos, lo cual redunda en el mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos.

1. ANTECEDENTES




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Durante la vigencia fiscal 2010, se realizo auditoria con pronunciamiento de Fenecimiento. 2. ALCANCE El proceso auditor se orientó al análisis y evaluación de la gestión desarrollada por la Entidad, en la administración y manejo de los bienes y recursos, y el cumplimiento de las actividades misionales para las cuales fue creada, tomando como base los informes y formatos anexos correspondientes a la vigencia 2011 y 2012, presentados a esta Contraloría mediante el Sistema Integrado de Auditorías -SIA-. Tanto la información reportada en el SIA como también la complementaria, aportada en medio físico o electrónico en cualquiera de las etapas del proceso auditor o la registrada en otros sistemas de información estatales, es responsabilidad de la Administración Municipal.

3. DICTAMÉN DE AUDITORÍA 3.1 RESULTADOS POR LINEA DE AUDITORIA

3.1.1 LINEA FINANCIERA Análisis a los estados financieros La evaluación se orientó a verificar que el manejo contable en la Alcaldía de Guapotá estuviera acorde con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación. Se analizaron las políticas establecidas para el sistema de depreciación y de inclusión de los bienes adquiridos en el sistema contable, el proceso de sostenibilidad contable, así como la conservación y archivo de los documentos contables. Además, la liquidación y giro oportuno de las estampillas, seguridad social, tasa retributiva y demás pagos a terceros.

SITUACION FISCAL COMPARATIVA 2009-2012 2009 2010 2011 2012

ACTIVO CORRIENTE 2,581,071,000 951,352,000 676,565,000 1,306,426,000

PASIVO CORRIENTE 280,190,000 262,615,000 198,122,000 338,695,000

SUPERAVIT O DEFICIT FISCAL 2,300,881,000 688,737,000 478,443,000 967,731,000 Fuente: Balances Alcaldía de Guapotá

La Alcaldía de Guapotá presenta una evolución positiva desde la perspectiva de los indicadores de la situación fiscal, debido a que los activos corrientes fueron superiores al pasivo corriente, logrando un superávit fiscal para las vigencias 2009, 2010, 2011 y 2012.

El Estado de situación fiscal de la Alcaldía de Guapotá, se establece al registrar la diferencia entre el activo corriente y el pasivo corriente, observándose que al cierre de las vigencias fiscales comparadas, cuenta con liquidez en el corto plazo para cumplir con sus compromisos inmediatos. Para las vigencias 2009 y 2012 el superávit es mayor, por los dineros que posee el municipio en las diferentes cuentas bancarias.

SUPERAVIT FISCAL COMPARATIVO




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Fuente: SIA-Contraloría General de Santander – Cifras en Miles de pesos

RAZON CORRIENTE

Fuente: SIA-Contraloría General de Santander

La relación activos corrientes frente a pasivos corrientes refleja el índice de liquidez o razón corriente, que está dado a diciembre 31 de 2009, en $9.21 indicando que la Alcaldía posee $9.21 de sus activos para suplir cada $1 del pasivo corriente existente; índice que disminuye para las vigencias 2010 y 2011, para las cuales tiene como respaldo $3.62 y $3.41 por cada $1 que debe, respectivamente. A diciembre 31 de 2012, la liquidez incrementa y logra $3.86 por cada pesos que adeude la entidad, ratificándose que la entidad posee un respaldo de liquidez inmediato.

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO

El nivel de endeudamiento presenta variaciones y refleja índices que van desde un 5% en la vigencia 2009, 25% en la vigencia 2010 y 28% para las vigencias 2011 y 2012. Presenta niveles normales de endeudamiento pero van aumentando año tras año, empezando a generar inestabilidad económica para la administración y ejecución de los recursos públicos y la gestión de proyectos planteados por el municipio en su plan de desarrollo.

2009

2010

2011

2012

2.300.881.000

688.737.000

478.443.000

967.731.000

9,21

3,62 3,41

3,86

-

2,00

4,00

6,00

8,00

10,00

2009 2010 2011 2012

RAZON CORRIENTE




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Fuente: SIA-Contraloría General de Santander

ESTADOS FINANCIEROS

2009 2010 2011 2012

ACTIVOS 5,523,672,000 5,826,387,000 5,700,410,000 6,202,735,000

PASIVOS 280,425,000 1,328,215,000 1,568,347,000 1,708,919,999

PATRIMONIO 5,243,247,000 4,498,172,000 4,132,063,000 4,493,816,000 Fuente: SIA-Contraloría General de Santander – Cifras en Miles de pesos

ACTIVOS, PASIVOS Y PATRIMONIO

En la gráfica anterior se observa que la Alcaldía del municipio de Guapotá incrementa en forma constante sus activos desde la vigencia 2009 a la vigencia 2012. Las variaciones presentadas corresponden especialmente al incremento de los dineros en las cuentas bancarias. Los pasivos han incrementado año tras año y en la vigencia 2010 registra variación de $1.047.790.000 con respecto a la vigencia 2009, correspondiente a la inclusión del registro del cálculo actuarial de pensiones. Para el año 2011 y 2012 incrementa por este mismo registro y por el aumento en las cuentas por pagar durante la vigencia 2012. El patrimonio institucional refleja variaciones negativas y positivas, por diferentes

2009 2010 2011 2012

5%

23%

28% 28%

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO

2009 2010 2011 2012

5.523.672.000 5.826.387.000 5.700.410.000 6.202.735.000

280.425.000 1.328.215.000 1.568.347.000 1.708.919.999

5.243.247.000 4.498.172.000 4.132.063.000 4.493.816.000

ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO




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razones. Para la vigencia 2010 disminuye por el déficit del ejercicio contable por $746.584.000, así como para el 2011 cuyo déficit fue por $411.998.000; a diferencia del 2012 cuyo resultado fue superávit por $586.571.000. BALANCE GENERAL Hallazgo Nro. 1 La entidad revela en los Estados Financieros, las cuentas de orden con saldo en cero, a pesar de que existen procesos a favor y en contra de la entidad. Situación que debe ser corregida por la administración con el fin que éstos revelen la realidad financiera.

TIPO DE HALLAZGO ADMINISTRATIVO

RESPONSABLE LEONARDO ANDRES PACHECO RIOS – Alcalde

R3ESPUESTA DEL ALCALDE ACTUAL “Con el acompañamiento del área jurídica se identificará la totalidad de los procesos y litigios instaurados en contra de la Administración municipal, procediendo a efectuar la correspondiente contabilización en cuentas de orden. Es importante anotar, que no se ha reconocido como un pasivo contingente ni contabilizar en cuentas de orden el proceso a nombre de Cristian Dallos Hernández y Gilma Almeyda Dominguez toda vez que dichas condenas se realizaron en contra del municipio como solidario responsable junto con otras personas jurídicas, razón por la cual el municipio no puede reconocer ni proceder a pagar la totalidad de la condena”.

CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL: En la respuesta, la entidad manifiesta que en compañía del área jurídica se identificarán todos los procesos en contra de la entidad y su respectiva contabilización como cuentas de orden, aceptando el hallazgo indilgado. Por lo tanto se convalida el hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento.

ALCALDIA DE GUAPOTA BALANCE GENERAL COMPARATIVO

AÑO 2009 2010 2011 2012

ACTIVO

CORRIENTE 2,581,071,000 951,352,000 676,565,000 1,306,426,000

1.1. EFECTIVO 2,489,955,000 842,151,000 499,510,000 990,681,000

1.2. INVERSIONES 8,813,000 8,813,000 11,300,000 11,300,000

1.3. RENTAS POR COBRAR 82,303,000 100,388,000 154,871,000 106,705,000

1.4. DEUDORES 10,884,000 197,740,000

NO CORRIENTE 2,942,601,000 4,875,035,000 5,023,845,000 4,896,309,000

1.6. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 1,092,785,000 1,092,785,000 922,028,000 828,399,000

1.7. BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO 1,849,816,000 1,849,816,000 1,849,816,000 1,815,909,000

1.9. OTROS ACTIVOS 1,932,434,000 2,252,001,000 2,252,001,000




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TOTAL ACTIVO 5,523,672,000 5,826,387,000 5,700,410,000 6,202,735,000

Analizados los Estados financieros de la Alcaldía de Guapotá a diciembre 31 de 2012, registra Activos Totales por $6.202.735.000, con una variación del 8% con respecto a la vigencia 2011, el cual disminuyó en $125.977.000 comparado con la vigencia 2010. ACTIVO El Activo corriente para la vigencia 2012 presenta incremento en la cuenta Deudores, debido al aumento de los saldos de las cuentas bancarias y a Transferencias por cobrar por concepto de última doceava del SGP giros efectuados por el Ministerio de Hacienda y del Medio Ambiente y algunas cuentas por cobrar a la Gobernación por concepto de convenios. Se llevó a cabo un arqueo de caja, encontrándose que no hay banco en el municipio y no se consigna periódicamente, permaneciendo los dineros por concepto de predial, industria y comercio y estampillas en el escritorio del recaudador. Existe póliza de manejo y multirriesgo actualizadas. Así mismo en la Alcaldía existe una caja fuerte que no está siendo utilizada por la persona encargada de recibir los dineros por los diferentes conceptos. Hallazgo Nro. 2 El dinero recaudado en caja por los diferentes conceptos no se consigna periódicamente y presenta riesgo por no existir lugar seguro para guardarla.



RESPUESTA DEL ALCALDE ACTUAL “Si bien es cierto los dineros recaudados por los diferentes impuestos permanecen dentro de las instalaciones de la Tesorería Municipal, estos si son consignados periódicamente como lo afirma la Auditoria, debido a que la Tesorera debe desplazarse a la ciudad más cercana a efectuar las consignaciones, teniendo que sufragar los gastos de transporte de su propio pecunio, el cual viene afectando su ingreso mensual como funcionaria de la administración. Con respecto a la seguridad de los dineros recaudados la Tesorería cuenta con una Caja Fuerte que si es utilizada, como se demostró en su momento a la Auditora al realizar el Arqueo de Caja, igualmente la Administración municipal cuenta junto a sus instalaciones el Cuartel de la Policía Nacional permitiendo una mejor salvaguarda de sus bienes”.

CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL: En la respuesta enviada afirman estar consignando oportunamente los dineros recaudados y dando utilización a la caja fuerte como se demostró a la auditora en su momento; no siendo esto cierto, es contrario a lo plasmado en el hallazgo, toda vez que la caja fuerte no se utiliza y el dinero es guardado en un cajón del escritorio. Así mismo el dinero no se consigna periódicamente. Importante si, que se encuentre cerca la Policía Nacional. Se confirma el hallazgo administrativo con el fin de incluir en el plan de mejoramiento.




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Bancos Revisadas las conciliaciones bancarias, se verificó que para la vigencia 2011 no fueron elaboradas. Situación corregida para la vigencia 2012. El saldo a diciembre de 2012, se incrementó en un 98% con respecto a la vigencia anterior, debido a que el saldo en la mayoría de las cuentas es superior, como es el caso de la cuenta de estampilla proadulto mayor con $97.133.014, Sistema General de Regalías con $49.028.777 y SGP agua potable con $109.694.560, entre otras. No existen cuentas con saldos negativos, pero si inactivas desde vigencias anteriores, algunas corresponden a convenios, que deben ser liquidados. Hallazgo Nro. 3 Existen cuentas inactivas que corresponden a convenios, los cuales deben ser liquidados.



RESPUESTA DEL ALCALDE ACTUAL: “Durante la vigencia 2012 se inició el proceso de depuración de las cuentas Inactivas. Al inicio del periodo existían 51 cuentas inactivas, al cierre del periodo de la vigencia 2012 se depuraron 31 cuentas, esta Administración se encuentra empeñada en la depuración total, solo quedaría pendiente al finalizar el trabajo de revisión las cuentas que corresponden al sector Salud”.

RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL: Es importante continuar con este proceso de depuración de las cuentas inactivas, especialmente los que corresponden a saldos de convenios, con el fin de que los Estados contables revelen la realidad financiera de la Alcaldía. Por tanto se convalida el hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento.

Inversiones Su Saldo de $11,300,000 a 32 de diciembre de 2012, corresponde a 176.532 acciones suscritas y pagadas con la Electrificadora de Santander S.A. ESP. Rentas por cobrar

Según Resolución No 212 de noviembre 11 de 2009, se expidió el reglamento interno de recaudo de cartera para el municipio de Guapotá, con el fin de fijar las políticas y procedimientos para el recaudo y control de la cartera del municipio. En el siguiente cuadro, se observa la cartera por edades y se le recuerda a la administración, que hay más de $30.000.0000 por cobrar de cartera mayor a 5 años, con el riesgo de que los contribuyentes soliciten la prescripción, lo cual




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podría configurarse como un detrimento al patrimonio y sería responsabilidad de la actual administración.

Vigencia actual

De 1 a 3 años

De 3 a 5 años

Más de 5 años

TOTAL

Dic 31 de 2012

43,671,393

90,925,104

55,346,851

30,302,602

220,245,950

Fuente de información : Programa de Predial

Hallazgo Nro. 4 No fue posible obtener la información de la vigencia 2011 para compararla con la vigencia 2012, por cuanto el contador saliente quien manejaba el sistema ANT Timax no dejó información contable a diciembre de 2011. Se verificó la existencia de soportes de solicitud de información por parte del actual alcalde al ex alcalde y al contador y en su respuesta manifiesta que él recomendaba cambiar el sistema de información porque el existente no daba garantía de soporte suficiente por parte del programador del sistema. Por lo tanto amerita para el responsable, un hallazgo de tipo sancionatorio por no entregar la información necesaria para dar continuidad al proceso de recaudo del impuesto predial y financiero.

TIPO DE HALLAZGO SANCIONATORIO

RESPONSABLE ADRIAN VILLAR VARGAS – E x Alcalde

NORMA VIOLADA RESOLUCION No. 291 de 2004

RESPUESTA DEL ALCALDE ACTUAL “Por notificación efectuada el 26 de Diciembre la Respuesta a cargo del Ex alcalde Adrian Villar Vargas se hará durante los 10 días hábiles siguientes”.

RESPUESTA DEL EX ALCALDE “No es cierto lo afirmado por el auditor en lo siguiente: El sistema de información contable y predial ANT-TIMAX quedó funcionando y con la información desde el año 1996 hasta el año 2011 habilitado y pago las actualización que realice el programador o el propietario del código de programación hasta noviembre 14 de 2012, tiempo en el cual la administración municipal debió actualizarlo de manera anual a un costo mínimo lo cual no realizó. La manifestación del Contador que no daba garantía de soporte es para el mantenimiento del software de información para problemas que se presentaban por variación de corriente el cual desorganizaba la información y la atención al cliente era lenta por parte del programador, mas no por no entregar la información. Ahora, no es cierto que no se entregó información para la continuidad del proceso predial y financiero como se dijo anteriormente, al culminar mi gestión se dejó un sistema de información contable financiera y predial funcionando, se anexa copia del oficio remisorio de la información contable y presupuestal del Municipio de Guapotá con corte a 31 de diciembre de 2011 (1 folio). Además el día 29 de diciembre de 2011, así como el 10 de enero de 2012 se envió por correo electrónico al Doctor, Luis Fernando Salazar Massey la base total del impuesto predial de la vigencia 2011 de acuerdo a solicitud. (Adjunto correo electrónico 29 de diciembre de 2011 y 10 de enero de 2012).




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Adicionalmente se entregó información de cartera por edades con corte al 31 de diciembre de 2011 como se muestra en el cuadro siguiente:

suma de saldo codcon

VIGENCIA BOMBE CAMIN CAS IMPRE Total general

1990

259 1,077 5,180 6,516

1991

302 905 6,030 7,237

1992

383 1,149 7,660 9,192

1993

616 1,847 12,310 14,773

1994

746 2,237 14,910 17,893

1995

879 2,636 17,570 21,085

1996

1,824 4,560 36,480 42,864

1997

2,086 5,216 41,724 49,026

1998

3,027 6,488 60,550 70,065

1999

9,201 19,335 158,199 186,735

2000

11,055 22,553 218,332 251,940

2001

8,517 22,682 170,330 201,529

2002

10,202 26,911 208,977 246,090

2003

22,347 60,016 446,957 529,320

2004

47,011 126,434 940,169 1,113,614

2005

63,548 168,381 1,270,923 1,502,852

2006

95,458 252,418 1,909,116 2,256,992

2007 490,680 273,996 736,035 5,407,634 6,908,345

2008 1,019,063 567,207 1,472,708 7,546,173 10,605,151

2009 1,213,089 667,895 1,819,653 13,357,965 17,058,602

2010 2,726,686 1,522,215 3,910,241 27,476,569 35,635,711

2011 3,244,203 1,806,788 4,866,370 36,136,026 46,053,387

Total general 8,693,721 5,115,562 13,529,852 95,449,784 122,788,919

Además el acompañamiento del Contador de la época fue hasta el fin de la rendición de informes a los diferentes que lo solicitan, CGR, CONTRALORIA SANTANDER, FUT Y CHIP. PETICION: Por lo anteriormente expuesto, respetuosamente solicito el levantamiento del hallazgo sancionatorio. CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL: Teniendo en cuenta la información revisada en trabajo de campo en donde el contador actual manifiesta no haber recibido un sistema de cartera actualizado y que se encontrara funcionando y comparándola con la respuesta que envía el ex alcalde y contador saliente en donde hace la entrega de libros auxiliare impresos, conciliaciones bancarias a diciembre 31 de 2011, relación de saldos para adicionar y relación de traslados de descuentos de los diferentes fondos, notas a los estados financieros a 31 de diciembre de 2011 y un Backup del sistema de información entre otros, oficio que fue recibido por la actual tesorera con fecha de febrero 21 de 2012; es imposible para este ente de control conocer la realidad de los hechos después de haber transcurrido más de una vigencia. Por esta razón,




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amerita desvirtuar el hallazgo sancionatorio, por cuanto no se puede enfocar la razón a cualquiera de las dos partes. Hallazgo Nro. 5 Existen más de $30.000.000 de cartera superior a los 5 años con el riesgo de que se suceda el fenómeno de la prescripción.



RESPUESTA DEL ALCALDE ACTUAL “La Tesorería Municipal con el acompañamiento del área jurídica y contable se inicio la recuperación de la Cartera de la Vigencia Anterior, logrando obtener un Superávit de Recaudo por valor de $22.783.667.oo, al presupuestado inicialmente, adicionalmente se logro firmar acuerdos de pago y en aquellos casos donde el contribuyente hizo caso omiso a los respectivos cobros se procedió con el cobro persuasivo, coactivo y finalmente el embargo del bien, evitando así la posible prescripción del cobro.”

CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL: La Alcaldía en su respuesta, manifiesta haber iniciado la recuperación de la cartera de la vigencia anterior, firmado acuerdos de pago y llevado a cabo cobros persuasivos, coactivos y embargo de los bienes, con el fin de evitar la prescripción. Se confirma el hallazgo administrativo con el fin de que se continúe con este proceso y se incluya en el plan de mejoramiento. Gestión en el cobro de impuestos: Según certificación de la actual tesorera no existen soportes alusivos a la gestión de cobro durante la vigencia 2011.

Revisados los soportes allegados por parte de la actual administración, se observó que para la vigencia 2012 se llevó a cabo una excelente gestión para el cobro del impuesto predial; entre ellas notificaciones en la página Web de las liquidaciones oficiales, actas de notificación de autos de mandamientos de pago, procesos coactivos y hasta medidas cautelares, entre otros.

Esta gestión se observa en la ejecución presupuestal de ingresos, en donde para la vigencia 2012, recaudó el 92% del valor presupuestado para esa vigencia y el 191% correspondiente a recaudo de vigencias anteriores, sobrepasando el valor presupuestado inicialmente.

A diferencia del año 2011, en donde solo recaudó el 75% del valor presupuestado para la vigencia y el 56% del valor presupuestado para vigencias anteriores, como lo ilustra el cuadro:

2011 2012

vigencia

actual vigencia anterior

vigencia actual

vigencia anterior

Impuesto predial presupuestado 120,000,000 45,728,000 107,770,005 25,000,000

Impuesto predial recaudado 89,741,722 25,792,391 99,680,523 47,783,667

Deudores




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Cuenta sin saldo desde la vigencia 2009 a 2011. El saldo a diciembre de 2012 corresponde a transferencias por cobrar por convenios con la Gobernación de Santander y a la última doceava parte del Sistema General de Participaciones. Propiedad Planta y Equipo

La propiedad planta y equipo de la Alcaldía presenta poca variación vigencia a vigencia, causada solo por el registro de la depreciación. Durante la vigencia 2011 se llevó a cabo actas de baja de elementos inservibles, pero los elementos todavía reposan en las instalaciones de la alcaldía, sin haber llevado a cabo su incineración, destrucción o donación, dependiendo de los elementos. Igual sucede con alguna maquinaria en mal estado ubicada cerca al palacio municipal. De la misma forma, debe llevarse a cabo su registro contable. Hallazgo Nro. 6 Los elementos dados de baja permanecen en las instalaciones de la Alcaldía. Para la maquinaria también es necesario un proceso para dar de baja.



RESPUESTA DEL ALCALDE ACTUAL “Teniendo en cuenta que durante la vigencia 2011 se levantaron Actas dando de baja elementos inservibles, esta Administración procederá de manera inmediata a su incineración o destrucción definitiva y aquellos que amerite donarlos se entregara a entidades sin ánimo de lucro. Con respecto a la maquinaria que se encuentra en mal estado se realizaron los correspondientes avalúos, se iniciara el procedimiento contractual para seleccionar un intermediario público o privado para que tramite, gestione y lidere la venta de bienes muebles obsoletos, inservibles o servibles de propiedad del municipio de Guapota”. CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL: La entidad admite la existencia de elementos inservibles para dar de baja, así como de maquinaria y manifiesta haber realizado los avalúos correspondientes con el fin de iniciar el procedimiento contractual para la venta de estos bienes. Por lo tanto, se confirma el hallazgo administrativo con el fin de ser incluido en el plan de mejoramiento.

Hallazgo Nro. 7 La depreciación de los bienes se lleva a cabo en forma global y no individual como lo indica la norma.



RESPUESTA DEL ALCALDE ACTUAL




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“La depreciación, provisión y amortización se viene llevando a cabo en una hoja de cálculo (Excel), Se anexa medio magnético (CD) donde se refleja la depreciación, provisión y amortización mensual acumulada sobre Propiedad planta y equipo y bienes de beneficio y uso público.” CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL: Revisada la respuesta enviada en una hoja de excell, se puede visualizar la depreciación en forma mensual de la propiedad planta y equipo. Por lo tanto se desvirtúa el hallazgo administrativo.

-La última actualización catastral se llevó a cabo por el Instituto Agustín Codazzi en el año 2005. A la fecha de auditoría, no se ha efectuado esta actualización, incumpliendo lo normado en la Ley 1483 de 1983, cuyo periodo de realización debe ser cada 5 años. Hallazgo Nro. 8 La Alcaldía no ha llevado a cabo el proceso de actualización catastral desde 2005.



RESPUESTA DEL ALCALDE ACTUAL: Mediante el Certificado de Disponibilidad Presupuestal N°13-00363 expedido el 20 de mayo de 2013 por valor de $8.000.000.oo el Municipio de Guapota inició el proceso con la Gobernación de Santander para la realización de la Actualización Catastral, el cual la Gobernación financiara el valor restante del Convenio a ejecutarse con el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, fecha aproximada de ejecución vigencia 2014. Se Anexa Cdp y convenio firmado con la gobernación de Santander y el IGAC. CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL: Revisada los soportes enviados como respuesta a este hallazgo, son aceptados, toda vez que ya se firmó el convenio interadministrativo No 0005088 del 7 de noviembre de 2013 para el proceso de actualización catastral. Lo anterior será corroborado en próxima auditoría. Por lo tanto se desvirtúa el hallazgo administrativo.

PASIVO

AÑO 2009 2010 2011 2012

PASIVO

CORRIENTE 280,190,000 262,615,000 198,122,000 338,167,000

Cuentas por Pagar 257,176,000 262,615,000 133,676,000 285,547,000

Obligaciones Laborales 23,014,000 64,446,000 52,620,000

NO CORRIENTE 235,000 1,065,365,000 1,370,225,000 1,370,753,000

Otros Pasivos 235,000 528,000

Pasivos estimados 1,065,365,000 1,370,225,000 1,370,225,000

TOTAL PASIVO 280,425,000 1,327,980,000 1,568,347,000 1,708,920,000

PATRIMONIO 5,243,247,000 4,498,172,000 4,132,063,000 4,493,816,000

TOTAL PASIVO MAS PATRIMONIO 5,523,672,000 5,826,152,000 5,700,410,000 6,202,736,000

El pasivo corriente presentó disminución desde la vigencia 2009 hasta el 2011,




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pasando de $280.190.000 a $198.122.000, con una variación del 30%, especialmente por las cuentas por pagar; a diferencia de la vigencia 2012, cuyo incremento fue del 71% con respecto a la vigencia anterior Cuentas por pagar Disminuyen desde la vigencia 2009 hasta la vigencia 2011. Para la vigencia 2012, incrementa en un 113%, por las deudas a proveedores por concepto de proyectos de inversión. La Retención en la fuente se cancela mensual y oportunamente. Su saldo a diciembre 2011 es cero. Igual sucede con los aportes en salud y parafiscales, son cancelados oportunamente. La alcaldía cancela la tasa retributiva de las vigencias 2011 y 2012 oportunamente.

Fuente: Balances a Diciembre 31

Obligaciones Laborales

La Alcaldía presenta compromisos por concepto de obligaciones laborales por concepto de bonificaciones y cesantías de vigencias anteriores, los cuales para la vigencia 2012 presentaron disminución. Procesos en contra de la entidad La Alcaldía de Guapotá tiene una serie de demandas que se encuentran en curso durante la vigencia 2013, para las cuales debe adelantar los trámites, con el fin de tomar las decisiones correspondientes y dar solución la solución acertada a cada uno de ellos. En consecuencia de lo anteriormente señalado, deben adelantarse por parte de la administración municipal, las gestiones y trámites administrativos y judiciales que correspondan, respecto de la acción de repetición contra quien por acción u omisión por su conducta dolosa o gravemente culposa haya ocasionado una reparación patrimonial por parte del Estado, de acuerdo con lo señalado por el Tribunal Administrativo de Santander. Hallazgo Nro. 9

0 100.000.000 200.000.000 300.000.000

2009

2010

2011

2012

COMPORTAMIENTO PASIVO CORRIENTE

Obligaciones Laborales Cuentas por Pagar




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La Alcaldía debe adelantar las gestiones y trámites correspondientes que generen las demandas que tiene en su contra, con el fin de evitar un posible detrimento patrimonial.



RESPUESTA DEL ALCALDE ACTUAL: “La Administración Municipal recibió un pasivo de cuentas por pagar y laborales por $338.167.000 los cuales corresponden a bonificación de dirección del señor Ex alcalde, viáticos, honorarios y transporte de concejales, los cuales durante la vigencia 2012 y 2013 se procedió a su cancelación con recursos de ICLD y recursos propios El municipio de Guapotá a la fecha no ha cancelado valor alguno por concepto de fallos judiciales en los cuales se ha condenado a la entidad, toda vez que estas condenas han sido en solidaridad con otras personas jurídicas, y el municipio no puede entrar a reconocer y pagar voluntariamente la totalidad de las condenas. No obstante lo anterior, una vez el municipio de Guapotá realice la cancelación de valor alguno por este concepto, se procederá a adelantar las acciones judiciales pertinentes dentro de las cuales se encuentra la acción de repetición”.

CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL: La Alcaldía recibió pasivos de cuentas por pagar y laborales, los cuales pueden tener como resultados fallos judiciales, para el cual debe proceder a la acción de repetición, tan pronto como sean cancelados. La Alcaldía es conocedora de este procedimiento. Se convalida el hallazgo administrativo con el fin de incluirlo en el plan de mejoramiento. Deuda pública La Alcaldía de Guapotá no tiene Deuda pública. Estampillas La Alcaldía de Guapotá no lleva auxiliar contable de estampillas, por cuanto al contratista se le descuenta en efectivo y se transfiera a la Gobernación. Revisados los recibos de estampillas, se corroboró que se giran oportunamente y no se cancelan intereses de mora ni sanciones. PASIVO PENSIONAL La reserva financiera existente en el fondo de pensiones territoriales, FONPET con corte a diciembre 31 de 2011 se encuentra actualizado con sus rendimientos financieros y aportes periódicos realizados por el gobierno nacional registrados como transferencias del SGP. La reserva financiera en el 2011 es superior al 50% del pasivo pensional. No hay pensionados que dependan de la Alcaldía.




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Para la vigencia 2012, se actualizó a nueva fecha las historias laborales y pasivos pensionales del Ministerio de Hacienda, el cual incluyó actualización de salarios base y salarios de cotización; traslado de personal retirado a la nueva fecha de corte y la inclusión del personal que ingresó en la nueva fecha de corte. Así mismo, se actualizó la mesada pensional por vejez o invalidez. Con la aprobación de la base de datos del municipio se dio cumplimiento al Decreto 1308 de 2003 respecto a remitir información para los cálculos actuariales para el año 2012. VIGENCIAS FUTURAS Y FIDUCIAS Según certificación expedida por la Alcaldía, para la vigencia 2011 y 2012 no hubo vigencias futuras. PATRIMONIO Se observa un incremento considerable con respecto de la vigencia 2011, al pasar de $7.119.608.750 en esta vigencia a $11.090.418.316 en el 2012; representa el 62% del total pasivo más patrimonio. Este aumento se debe al excedente del ejercicio contable durante la vigencia 2012, el cual registra un valor de $4.237.258.034. ESTADO DE SITUACIÓN ECONÓMICA FINANCIERA Y SOCIAL INGRESOS Los ingresos totales de la Alcaldía de Guapotá han presentado incremento aproximado del 10% año tras año, desde la vigencia 2010. Se encuentran distribuidos en ingresos operacionales y Otros ingresos

CUENTA 2009 2010 2011 2012

TOTAL DE INGRESOS 2,428,082,000 2,179,077,000 2,400,641,000 2,607,130,000

INGRESOS OPERACIONALES 2,392,259,000 2,123,155,000 2,133,669,000 2,595,956,000

Ingresos fiscales 251,357,000 282,011,000 326,548,000 514,061,000

Venta de servicios 948,000

Transferencias 2,139,954,000 1,841,144,000 1,807,121,000 2,081,895,000

OTROS INGRESOS 35,823,000 55,922,000 266,972,000 11,174,000

TOTAL GASTOS 2,295,941,000 2,925,661,000 2,812,639,000 2,020,559,000

Gastos operacionales 2,295,763,000 2,913,367,000 2,811,040,000 1,997,447,000

Costo de ventas

OTROS GASTOS 178,000 12,294,000 1,599,000 23,112,000

EXCEDENTE DEL EJERCICIO 132,141,000 -746,584,000 -411,998,000 586,571,000

Los ingresos presentaron disminución desde la vigencia 2008 a la 2010, especialmente la transferencia de la nación por entrada en vigencia de la Ley 1176 de 2007, especialmente los Recursos del ICLD, los cuales presentaron recuperación para la vigencia 2011. Los ingresos operacionales están representados en Ingresos Fiscales y Transferencias, siendo este último rubro el de mayor participación, con el 86%, el




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84% y el 80% durante las vigencias 2010, 2011 y 2012 respectivamente.

Para la vigencia 2011 los ingresos fiscales incrementaron en $44.537.000 y para la vigencia 2012 en $187.513.000; aumento dado especialmente en los ingresos tributarios, por concepto de impuesto predial e intereses y de los ingresos no tributarios, los ingresos por estampillas por $111.060.994.

Fuente: Estado de Actividad económica y social a dic 31. INGRESOS POR TRANSFERENCIAS Los ingresos por transferencias durante la vigencia 2011, alcanzaron un valor de $1,807,121,000,el cual fue superado en un 15% para la vigencia 2012; constituyen la mayor fuente de recursos del Municipio y están conformadas por:

Sistema General de Participaciones 1.515.780.403

Sistema General de Regalías 49.000.000

Sistema General de Seguridad Social 325.998.757

Otras Transferencias 191.117.767

Total $ 2.081,896,927

Para la vigencia 2012, se recibieron más transferencias, especialmente departamentales por $105.067.580. GASTOS Los gastos totales de la Alcaldía de Guapotá para la vigencia 2010, incrementaron en un 28%, principalmente en los gastos de administración, a pesar que los ingresos habían disminuido y por ende ocasiona déficit por $746.584.000. Para la vigencia 2011, disminuyen en un 4%, comparado con la vigencia 2010, toda vez que a pesar de incrementar el gasto social, para el año 2011 no contabiliza provisiones, agotamiento y depreciaciones, lo cual permite disminuir el déficit del ejercicio. También colabora en esta disminución, el registro de Otros ingresos por valor de $266.972.000 por concepto de rendimientos financieros. Para la vigencia 2012 los gastos se disminuyen en el 28%, especialmente en los gastos de administración que pasan de $795.577.000 a $603.302.000 y en el gasto

-1.000.000.000 -500.000.000

0 500.000.000

1.000.000.000 1.500.000.000 2.000.000.000 2.500.000.000 3.000.000.000

2009 2010 2011 2012

TOTAL DE INGRESOS 2.428.082.000 2.179.077.000 2.400.641.000 2.607.130.000

TOTAL GASTOS 2.295.941.000 2.925.661.000 2.812.639.000 2.020.559.000

EXCEDENTE DEL EJERCICIO 132.141.000 -746.584.000 -411.998.000 586.571.000

pe

sos

INGRESOS, GASTOS Y EXCEDENTE DEL EJERCICIO




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social, que disminuye en $295.828.000 para esta vigencia, lográndose así un resultado de superávit por $586.571.000. Los gastos Operacionales de la Alcaldía están representados en Gastos de administración y Gasto social siendo este último rubro el de mayor participación, cubriendo Educación, Agua potable, cultura, Recreación y Deporte, Salud, entre otros.

Excedente del ejercicio contable: Se evidencia que producto de la ejecución de sus ingresos operacionales y no operacionales y los gastos y costos, la Alcaldía de Guapotá reflejó déficit en el ejercicio contable para las vigencias 2010 y 2011, pero que año tras año ha ido superando, hasta llegar a obtener un superávit para la vigencia 2012. Sostenibilidad Contable Mediante Resolución No. 123 de junio 28 de 2011 se creó el Comité Técnico de Sostenibilidad contable en el municipio de Guapotá y se definieron sus integrantes y funciones. No se llevaron a cabo actas de sostenibilidad contable para la vigencia 2011. Para la vigencia 2012, se elaboraron 4 actas de sostenibilidad contable en donde se han tratado temas como la inclusión de algunas cuentas corrientes que presentan extracto bancario y no se encuentran en el auxiliar contable, otra acta en donde se expone el poco recaudo del impuesto predial, con el fin de dar inicio los cobros persuasivos y coactivos, el acta No 004 en donde manifiesta el contador público, la existencia de cuentas bancarias inactivas, siendo necesario realizar una depuración a dichas cuentas. Todas con sus respetivos soportes. Hallazgo Nro. 10 La Alcaldía debe dar continuidad con el proceso de sostenibilidad contable.



RESPUESTA DEL ALCALDE ACTUAL: “Al Administración municipal ha venido cumpliendo con la depuración contable a través del levantamiento de las correspondientes Actas y soportes que permiten demostrar el funcionamiento de los procesos realizados dentro del Comité de Sostenibilidad”. CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL:

Se denota a través de las actas revisadas, que la Alcaldía ha llevado a cabo el proceso de sostenibilidad contable. Por ser un proceso de continuidad, se confirma el hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento. 3.1.2 Control interno contable




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Sirve para determinar la confiabilidad que existe en la presentación de la información que se genera a diario y reconocer si las actividades de control que se ejercen actualmente son eficaces y eficientes en la prevención y neutralización del riesgo inherente en la gestión contable y financiera. La evaluación del control interno contable obtuvo un puntaje de 4.8 en términos ADECUADO. Los resultados obtenidos en la evaluación del control interno contable permiten concluir que el sistema se encuentra implementado adecuadamente presentando altos niveles de calificación. Para la vigencia 2012, presenta algunas debilidades como son: -No se actualiza periódicamente un antivirus que proteja la información contable. -La entidad no cuenta con un sistema de internet que permita transmitir la información oportunamente. Así mismo, se han obtenido algunos avances, como la conciliación de las cuentas bancarias oportunamente, todas las cuentas tienen los soportes requeridos. En la etapa de revelación se encuentran en puntaje satisfactorio con 3,33, el análisis interpretación y comunicación de la información y dentro de la etapa de Otros elementos de control, la etapa de acciones implementadas tiene un puntaje de 3,44 nivel satisfactorio. El rango de la calificación de los resultados obtenidos fue Adecuado. 3.1.3 Opinión a los Estados Financieros La revisión se llevó a cabo mediante la evaluación y el análisis de los documentos allegados a la entidad, en cumplimiento con la Resolución 0294 de 2009 de la Contraloría General de Santander. La Contadora Pública, SANDRA JANETH ZARATE AMADO, con TP 57384-T, expresa que los Estados contables del municipio de Guapotá presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de 2011 y 31 de diciembre de 2012 y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación, con las siguientes salvedades: -Los procesos en contra del municipio no han sido cuantificados por valores reales. No registra cuentas de orden. -El proceso de sostenibilidad contable no ha culminado. -La Alcaldía no ha llevado a cabo la actualización catastral desde el año 2005.

3.2 EVALUACION PRESUPUESTAL

Por medio del Acuerdo No. 014 de 28 de noviembre de 2010 se fijo el presupuesto general de Rentas y Gastos del Municipio de Guapotá, para la vigencia 2011, por valor de ($1.784.899.354), con sus respectivas Disposiciones Generales, clasificación y definición de Rentas y Gastos para el Municipio. Igualmente fue liquidado mediante Decreto 072 del 6 de diciembre de 2010 tal como lo establece la norma. En la vigencia de 2012 se fijo el presupuesto de Rentas y Gastos mediante Acuerdo N° 12 del 26 de noviembre de 2011 en la suma de $1.747.193.167 y fue




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liquidado mediante Decreto 055 del 31 de diciembre de 2011 de acuerdo a la norma. EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS El Presupuesto General de Rentas y Recursos de Capital para la vigencia 2011 y 2012 se conformó como se detalla a continuación: VIGENCIA INICIAL ADICIONES REDUCIONES DEFINITIVO RECAUDOS

2011 1.784.899.354 1.200.374.866 114.039.296 2.871.234.924 2.669.736.884

2012 1.747.193.167 887.148.051 255.523.102 2.378.818.116 2.521.480.350

El presupuesto inicial aprobado para la vigencia 2011, fue por valor de $1.784.899.354, se efectuaron actos administrativos de adiciones por valor de $1.200.374.866 equivalente a un 41.80% del presupuesto definitivo y reducciones por valor de $114.039.296, dando como resultado un presupuesto definitivo por valor de $2.871.234.924, con un cumplimiento de la meta de recaudo del 92.98%, equivalente a $ 2.669.736.884. El presupuesto de la vigencia de 2012 se disminuyo en un 17.15% con respecto al año anterior, las adiciones se disminuyeron en un 26%

PARTICIPACION DE LOS INGRESOS PRESUPUESTALES VIGENCIA 2009-2012

Del total de ingresos recaudados en la vigencia de 2011 ($2.669.079.810) el 10.37% corresponde ingresos tributarios, el 1.24% corresponde a ingresos no tributarios, el 51,07% corresponde a SGP, el 28.09% ingresos de capital, y el 8.83% corresponde a otras transferencias; observándose que el rubro más representativo son las transferencias por concepto del Sistema General De Participaciones con una participación del 51,07% dentro del total de los ingresos recaudados. En la vigencia del 2012 los ingresos tributarios se incrementaron con respecto a la vigencia de 2011 en un 56% esto se dio debido al incremento del 27,63% del impuesto predial que paso del $115.534.113 en el 2011 a $147.464.190; también el al incremento del impuesto de industria y comercio del 163% al pasar de $7.292.361 en el 2011 a $19,227.400 en el 2012. En cuanto a los recaudos por concepto del sistema general de participaciones en la vigencia de 2012 se incrementó en un 0.6% con relación a la vigencia 2011. Otro rubro que presento un incremento significativo en la vigencia de 2012 fue por concepto de otras transferencias con un 91,51% al pasar de $235,892,706 a

$454,134,922 tal como se puede observar en la siguiente gráfica:




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Fuente: Ejecución ingresos y gastos suministrados por la entidad 2011 y 2012

INGRESOS PROPIOS DEL MUNICIPIO

Vigencia 2009 2010 2011 2012

Impuesto Predial 118.508.560 128.777.707 115.534.113 147.464.190

Industria y Comercio 14.125.961 4.663.221 7.292.362 19.227.400

Sobretasa a la Gasolina 0 25.069.000 25.357.000 24.076.001

Estampilla Pro Cultura 0 0 16.066.199 37.148.286

Estampilla Pro Anciano 14.085.098 35.662.585 43.993.684 73.962.713

En cuanto a los recaudos por concepto de ingresos se observa que el rubro más significativo dentro del presupuesto de ingresos son los Impuestos por concepto de predial, que en el 2012 se incrementó en un 27.6 % con respecto al 2011, el impuesto de industria y comercio se incrementó en 163%, debido a la gestión de cobro realizada en la vigencia de 2012 , La sobretasa a la gasolina se disminuyó en un 5% con respecto al 2011 La Estampilla Pro Cultura se creó mediante acuerdo 002 del 25 de enero de 2011, registrando recaudos por valor de $16.066.199 en el esta vigencia; en el 2012 se incrementó en un 131% con relación al año anterior. La estampilla Pro Anciano se modifico mediante Acuerdo 012 de agosto 30 de 2009 de acuerdo a lo establecido en la ley 1276 de 2009, debido a esto en la vigencia de 2010 presentó se incrementó un 153%. Estos son los ingresos por concepto de recursos propios más representativos que registra el municipio. EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS El presupuesto inicial de gastos del 2011, ascendió a la suma de $1.784.899.354, se registraron adiciones por la suma de $1.199.017.793, reducciones por $114.039.296 y traslados Presupuestales por $503.066.430, para un presupuesto definitivo de $2.870.577.851. El valor total comprometido que asciende a $2.506.620.601, corresponde al 87.28% del Presupuesto Definitivo, de los cuales pagó $2.166.043.134

TRIBUTARIOS NO

TRIBUTARIOS SGP

RECURSOS DE CAPITAL

RESERVA PRESUPUEST

AL

OTRAS TRANSFEREN

CIAS

2009 213.799.588 14.988.702 1.703.644.9 286.859.532 499.650.047 195.898.481

2010 261.694.161 77.916.890 1.420.951.7 460.557.661 156.307.274

2011 286.656.131 33.217.045 1.363.341.8 749.972.095 235.892.706

2012 446.030.495 34.618.848 1.372.069.0 214.627.063 - 454.134.922

- 200.000.000 400.000.000 600.000.000 800.000.000

1.000.000.000 1.200.000.000 1.400.000.000 1.600.000.000 1.800.000.000

PES

OS

PARTICIPACION DE LOS INGRESOS PRESUPUESTALES 2009- 2012




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equivalente al 86.41% del total comprometido, quedando cuentas por pagar por valor de $167.577.467 y reservas presupuestales por valor de $173.000.000 Para la vigencia de 2012 el presupuesto de inicial de gastos fue de $1.747.193.167 se registraron adiciones por valor de $887.148.051, reducciones por valor de $255.523.102 y traslados presupuestales por valor de $430.460.547 para un presupuesto definitivo de $2.378.818.116. El valor total comprometido que asciende a $2.063.108.622, corresponde al 86.72% del Presupuesto Definitivo, de los cuales pagó $1.915.057.936 equivalente al 92.82% del total comprometido, quedando cuentas por pagar por valor de $148.050.686.63. COMPORTAMIENTO DE LOS GASTOS 2009- 2012

Los gastos de funcionamiento de Guapotá en la vigencia de 2012 se disminuyeron con respecto a la vigencia de 2011 en 5.9%, se comprometieron recursos por valor de 538.512.332 de los cuales se cancelo el 90,8% , la inversión se disminuyó en 20.02% no se alcanzó a ejecutar un convenio con la gobernación para educación mejoramiento y adecuación de escuelas del centro educativo Morario con seis sedes y la escuela manuela Beltrán por $279.114.643.80 , con respecto al 2011, se comprometieron 1.524.596.284 y se canceló el 90.96%. En cuanto a servicio de la Deuda este municipio no tiene deuda según la certificación expedida por el Dr. Gerardo Pérez. COMPORTAMIENTO DE LOS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 2009 - 2012 Los Gastos de Funcionamiento de disminuyeron en un 6%, al pasar de

$ 586.815.154 en el 2011 a $ 551.835.952 en el 2012. Este comportamiento se debió al decrecimiento que se presentó en los gastos de personal que disminuyeron un 5.76%, los gastos generales se disminuyeron un 60.68% y las transferencias que fueron las que sufrieron una mayor disminución ( 85.66%) al pasar de $125.541.117 en la vigencia de 2011 a $18.000.000 en el 2012.

2009 2010 2011 2012

593.363.329 542.429.186 586.815.154 551.835.952

2.841.456.620 2.572.002.613 2.284.419.769 1.826.982.164

0 0 0

0

COMPORTAMIENTO DE LOS GASTOS 2009 - 2012

FUNCIONAMIENTO INVERSION SERVICIO DE LA DEUDA




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COMPOSICION Y EVOLUCIÓN DE LOS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

2009 - 2012

Los gastos de personal representaron el 49.88% de los gastos de funcionamiento en el 2011, le siguen, Gastos Generales con el 25.64%, y las Transferencias con el 21.39%; en la vigencia de 2012 los gastos de personal representaron el 50% de los gastos de funcionamiento, le siguen gastos generales con 10.72 % las transferencias con el 3.26 % Al comparar el comportamiento de los Gastos de Personal entre el 2011 y el 2012 se aprecia una disminución del 5.76%, este decrecimiento se explica especialmente por los sueldos de personal de nómina que representan el 57.27% de los gastos de personal, disminuyeron en un 12.8%, pasando de $181.167.071 en el 2011 a $157.987.825.en el 2012. GASTOS DE FUNCIONAMIENTO PERSONERIA Y CONCEJO MUNICIPAL 2010-2012. Los gastos de funcionamiento de la personería municipal de Guapotá para la vigencia de 2012 fueron de $64.272.00, con respecto a la vigencia de 2011 se incrementaron en un 4% y los gatos del concejo municipal fueron de $65.884.000 con relación al 2011 se disminuyó en un 47.51%, debido a este ahorro que se realizó por parte del concejo obtuvo el primer puesto en la evaluación que realizó la Secretaria de Planeación Departamental.

COMPORTAMIENTO DE LOS GASTOS DE INVERSION 2009 – 2012

2009 2010 2011 2012

443.529.227 307.157.051 292.738.939 275.848.280

122.834.102

92.862.805 150.482.438 59.168.543

27.000.000

142.409.330 143.593.777

18.000.000

COMPOSICION GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 2009 - 2012

PERSONALES GENERALES TRANSFERENCIAS




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Ejecución presupuestal de ingresos y gasto suministrado por la entidad

Los gastos de inversión con recursos del SGP son los más representativos dentro de la ejecución presupuestal de gastos, con respecto a la vigencia 2011 la inversión con recursos del SGP se disminuyó en un 22%, esta reducción se presentó debido a que los recursos de educación decrecieron en un 33% con respecto a la vigencia de 2011, Agua potable disminuyó el 75.6% y otros sectores que disminuyó el 57.5% . La inversión con recursos propios y otros recursos es poco significativa tal como se puede observar en la gráfica. Ejecución de los recursos por concepto de Estampilla Pro Adulto Mayor: VIGENCIA CONCEPTO INICIAL DEFÍNITIVO COMPROMETIDO PAGOS

2011 ADULTO MAYOR S.G.P.

17.000.000. 26.938.372 26.938.372 100%

2012

ADULTO MAYOR S.G.P.

17.000.000 11.449.815 11.449.815 100%

ESTAMPILLA PRO ADULTO MAYOR

20.000.000 20.000.000 2.500.000 100%

La inversión para los adultos mayores con recursos del SGP en la vigencia de 2012 se disminuyó con respecto al 2011 en un 42.50%, en cambio con recursos de la estampilla pro adulto mayor no realizó ninguna inversión en el 2011. Y en el 2012 solo invirtió una pequeña cantidad (12.5%) de lo presupuestado. En el municipio de Guapota durante la vigencia de 2011 y 2012 los recursos por concepto de la estampilla pro adulto mayor ( 30%) se invirtieron en el ancianato, ya que en este municipio hasta el año 2013 se creó el centro vida, que está funcionando en las mismas instalaciones del ancianato, por lo tanto toda la inversión que se realizó en el 2011 y 2012 solo fue para los adultos mayores. SITUACIÓN PRESUPUESTAL:

CONCEPTO VIGENCIA 2011

VIGENCIA 2012

INGRESOS

RECAUDOS 2.669.079.810 2.521.480.350 GASTOS

COMPROMISOS 2.506.222.601 2.063.108.622 SUPERAVIT PRESUPUESTAL 163.514.283 458.371.728

Fuente: Ejecución presupuestal de Ingresos y Gastos 2011 Físico

1.687.336.562

1.074.015.630

1.955.450.757 1.524.596.289

14.181.060 43.595.374 118.871.524 42.455.049

570.201.802 385.294.103 240.361.050 288.522.090

2009 2010 2011 2012

COMPORTAMIENTO GASTOS DE INVERSION 2009 -2012

INVERSION SGP RECURSOS PROPIOS OTROS RECURSOS




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La Administración Municipal para la vigencia de 2011 tiene un Superávit Presupuestal por valor de $163.514.283 y en la vigencia 20012 $458.371.728 donde se observa que la baja gestión realizada por la administración municipal en la vigencia de 2012, ya que debe invertir todos los recursos asignados por el Ministerio de Hacienda, sino el Departamento Nacional de Planeación castiga a los municipios que no inviertan todos los recursos asignados para el gasto social .

ANÁLISIS CUMPLIMIENTO INDICADOR DE LEY 617 DE 2000 VIGENCIA 2011 ADMINISTRACION CENTRAL Se verificó el cumplimiento de la Ley 617 de 2000, para la vigencia 2011, obteniéndose el siguiente resultado:

INDICADOR LEY 617 DE 2000

CONCEPTO VIGENCIA

2011 ($)

VIGENCIA 2012

ICLD 474.756.000 566.054.000

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 443.221.377 335.016.823

INDICADOR DE CUMPLIMIENTO 93.35% 71.31

CATEGORIA 6

La administración presenta un cumplimiento del 93.35% referente a sus Gastos de Funcionamiento con relación a los Ingresos Corrientes de Libre Destinación, observándose que no le está dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 617 de 2000 cuyo límite es del 80%, esto es lo que esta conllevando a que la administración municipal registre un déficit fiscal. Caso contrario se presenta en la vigencia de 2012 ya que el cumplimiento es del 71.31% lo cual le permite viabilidad financiera para la ejecución de sus proyectos. Hallazgo Nro. 11 Durante el trabajo de campo se observó que la administración municipal no le dio cumplimiento a la ley 617 de 2000 en cuanto a que los gastos de funcionamiento no deben superar el 80% de los ICLD, por lo tanto la administración municipal incurrió en un hallazgo de tipo administrativo.


RESPONSABLE LEONARDO ANDRES PACHECO RIOS, Alcalde

RESPUESTA DEL ALCALDE ACTUAL “Por notificación efectuada el 26 de Diciembre la Respuesta a cargo del Ex alcalde Adrian Villar Vargas se hará durante los 10 días hábiles siguientes”

RESPUESTA DEL EX ALCALDE En cuanto al cumplimiento de la ley 617 de 2001 no es cierto lo afirmado por el grupo auditor en el sentido que en la vigencia 2011 los gastos de funcionamiento llegaron al 93.25% pues de acuerdo a la evaluación realizada por la Contraloría General de la Nación de conformidad con la resolución orgánica 5544 de 2003 subrogada por la resolución




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orgánica 5993 de 2008 y de conformidad con el artículo 2 de la resolución 6224 de 2010 el municipio de Guapota los gastos de funcionamiento representaron 77.85%. se adjunta Certificación. PETICION: Por lo anteriormente expuesto, respetuosamente solicito el levantamiento del hallazgo administrativo. CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL: El grupo auditor verifico la respuesta enviada y desvirtúa el hallazgo de tipo administrativo, ya que por error involuntario se incluyo para realizar este cálculo lo gastos de la personería y el concejo, gastos que no se deben tener en cuenta.

Hallazgo Nro. 12 Durante el trabajo de campo se observó que la administración municipal durante la vigencia de 2011 no realiza la adición de los recursos recaudados de más incurriendo en un presunto hallazgo de tipo administrativo

Tipo de HALLAZGO ADMINISTRATIVO


RESPUESTA DEL ALCALDE ACTUAL: “Por notificación efectuada el 26 de Diciembre la Respuesta a cargo del Ex alcalde Adrian Villar Vargas se hará durante los 10 días hábiles siguientes”

RESPUESTA DEL EX ALCALDE En la vigencia 2011 no se realizaron adiciones de los recursos recaudados de más, pues estos saldos de superávit se presentaron el último mes de la vigencia y analizando que solo se alcanzó un 92.98% del presupuesto total presupuestado. Es decir el presupuesto aprobado por 2.870. millones y recaudos por valor de 2.669 millones alcanzando el 92.98% o sea no se supero el 100% de lo programado. PETICIÓN: por lo anterior expuesto, respetuosamente solicito el levantamiento del hallazgo administrativo.

CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL El grupo auditor verifico la respuesta enviada y por la administración municipal y si bien es cierto la alcaldía no alcanzó a recaudar el 100% de lo presupuestado, también lo es que en algunos rubros como estampillas, alumbrado público, multas y sanciones, tasas , registros de marcas y herretes, sobrepasaron el 100% y no fueron adicionados al presupuesto durante la vigencia fiscal, por lo tanto el hallazgo de tipo administrativo se convalida, para que se incluya en el plan de mejoramiento, al cual se le realizará el respectivo seguimiento. Hallazgo Nro. 13 En cuanto a lo establecido en el art. 111 de la ley 99/93 recursos que debe presupuestar para reforestación de cuencas hídricas no le está dando cumplimiento tanto en el 2011 como en el 2012.




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RESPUESTA DEL ALCALDE ACTUAL: “Por notificación efectuada el 26 de Diciembre la Respuesta a cargo del Ex alcalde Adrian Villar Vargas se hará durante los 10 días hábiles siguientes”

RESPUESTA DEL EX ALCALDE “No es cierto que no se realizaron inversiones en reforestación, ya que para la vigencia 2011 se adquirieron terrenos y se realizó mantenimiento a reforestaciones por valor de $63.882.000 muy superior al 1% que exige la ley 99 de 1993.

0.5.41.18.A3.3.7 Mantenimiento y

reforestación 3.882.000.00

0.5.41.18.A.3.6 Compra de tierra prog de reforestación

60.000.000.00

PETICION: por lo anteriormente expuso, respetuosamente solicito el levantamiento del hallazgo administrativo.” CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL: Se verificó la respuesta enviada por la administración municipal donde manifiesta que “para la vigencia 2011 se adquirieron terrenos y se realizó

mantenimiento a reforestaciones por valor de $63.882.000 muy superior al 1%..., y efectivamente así fue lo que el grupo auditor le está manifestando es que no dio cumplimiento al art. 111 de la ley 99 de 1993 donde le establece que debe invertir en mantenimiento de cuencas hídricas el 1% de los ICLD, y la inversión que realizó la administración fue con recursos del SGP, por lo tanto el hallazgo de tipo administrativo se convalida, para que sea incluido en el plan de mejoramiento al cual se le hará el respectivo seguimiento. Hallazgo Nro. 14 No le está dando cumplimiento a lo establecido en la norma en cuanto a que del valor total de la estampilla Pro anciano debe presupuestar el 20% para el fondo de pensiones.


RESPONSABLE LEONARDO ANDRES PACHECO RIOS

RESPUESTA DEL ALCALDE ACTUAL En las Vigencias 2011-2012 efectivamente no se efectuó apropiación por el 20% con destino al Fondo de Pensión Territorial, sin embargo durante la vigencia 2013 se procedió a realizar el ajuste de este 20% sobre recaudos de vigencias anteriores, adicionado al presupuesto la suma de $19.226.602.oo CONCLUSION POR PARTE DE ENTE DE CONTROL:

El grupo auditor verifico la respuesta enviada y acepta la respuesta ya que manifiesta que para la vigencia de 2013 ya se realizó el respectivo ajuste, por lo tanto el hallazgo de tipo administrativo de desvirtúa.




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Hallazgo Nro. 15 En las vigencias 2011 y 2012 la administración municipal constituyó reservas presupuestales. En el trabajo de campo se corroboró que durante las vigencias 2011 y 2012 la administración está dejando reservas presupuestales, incumpliendo lo establecido el art. 8 de la ley 819 /03, incurriendo en un hallazgo de tipo administrativo.



RESPUESTA DEL ALCALDE ACTUAL Por notificación efectuada el 26 de Diciembre la Respuesta a cargo del Ex alcalde Adrian Villar Vargas se hará durante los 10 días hábiles siguientes Verificados los Actos Administrativos durante la vigencia 2012 no se halló acto alguno que hiciera referencia a la constitución de Reservas Presupuestales

RESPUESTA DEL EX ALCALDE “En las vigencias 2011 y 2012 la administración municipal constituyo reservas presupuestales, incumpliendo lo establecido en el art. 8 de la ley 819/03. RESPUESTA: es cierto que se constituyó reservas presupuestales con corte a 31 de diciembre de 2011, según resolución N° 057 de diciembre 31 de 2011, las cuales fueron incorporadas al presupuesto general de la vigencia 2012 mediante Acuerdo Municipal N° 007 de febrero 29 de 2012 ( anexo copia de la resolución y el acuerdo municipal de adición de la Reserva Presupuestal). PETICION: por lo anteriormente expuesto, respetuosamente solicito el levantamiento del hallazgo administrativo. “ CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL: Se verifico la respuesta enviada por la administración municipal y efectivamente están confirmando que si constituyeron reservas presupuestales, por lo tanto el hallazgo de tipo administrativo se convalida para que sea incluido en el plan mejoramiento al cual se le hará el respectivo seguimiento.

3.3 LINEA AMBIENTAL: En el municipio de Guapotá la prestación del servicios de acueducto es realizado por la empresa “ Coraguas” la cual presta el servicio en el casco urbano y las vereda Centro, Aguas Frías, las Flores, Cabrera y Gualilos, cuenta con una planta de tratamiento convencional en la cual se realiza el tratamiento. En el año 2012 se realizó un proyecto de suministro de tubería y micro medidores para la expansión del acueducto urbano y rural por valor de $15.827.127, también se realizó un proyecto para el estudio para la optimización de la Planta de tratamiento de agua potable y proyecto de pre factibilidad para el suministro de agua tratada en la planta municipal para las Veredas Las Flores, Cabras y Gualilo




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por valor de $20.000.000, este proyecto fue presentado al Ministerio en el sector Agua potable y Saneamiento Básico. El municipio cuenta con el servicio del alcantarillado, durante la vigencia de 2012 se realizaron los siguientes proyectos reparación del tramo de alcantarillado entre la calle 5 entre carreras 3 y 4 , calle 3 entre carrera 2 y 3 intersección entre la calle 5 con carrera segunda, por valor de $12.000.000, de otra parte se realizó el estudio y diseño para la red de alcantarillado casco urbano por valor de $30.000.000. En cuanto al servicio de aseo este se realiza en dos fases; la primera es el tratamiento de los residuos sólidos orgánicos, al cual se les hace el proceso de compostaje en la planta de valorización y aprovechamiento de residuos sólidos ubicada en la vereda el Morario del municipio y los residuos inertes son llevados al relleno sanitario el Cucharo en el municipio de San Gil, operado por Acuasan. Componente suelo: No tiene establecido el número de hectáreas deforestadas, sin embargo esta desforestación se debe a la práctica de la actividad ganadera, los proyectos establecidos en el EOT y el Plan de Desarrollo, están orientados hacia el establecimiento de plantaciones forestales mediante la reforestación, en este sentido se ha presentado propuesta para la reforestación de un predio denominado el Cucharal de la Vereda El Moradio el cual es propiedad del municipio. Componente Agua: respecto a la adquisición y mantenimiento de las áreas de importancia estratégica para la conservación del recurso hídrico, en la actualidad se adelanta la gestión para la reforestar un predio de aproximadamente tres hectáreas que fueron adquiridas en el 2011 para la protección de fuentes hídricas. Componente Aire: En el 2012 se efectuó en varias fincas de las diferentes veredas la implementación de Bidigestores, en los cuales se recoge los residuos y pasan a un sistema de tuberías de PVC, se recoge el gas metano hasta las cocinas de las viviendas , utilizado en la preparación de alimentos esto se dio gracias a un proyecto realizado en conjunto con el SENA y la administración municipal. Componente Flora y fauna: mediante la reforestación realizada por el municipio están orientadas también hacia el establecimiento de plantaciones forestales donde se va a favorecer la parte de la flora. Igualmente se ve también beneficiado la parte de la fauna, además la inspección de policía se está realizando campañas tendientes a prohibir el uso de la caza indiscriminada y con colaboración con la CAS se han realizado avisos informativos sobre la prohibición de esta práctica en las diferentes veredas del municipio. Planta de Residuos Sólidos: La Planta de residuos sólidos se construyó con el ánimo de brindar una solución al problema ambiental generado por la producción de residuos sólidos municipales , mediante la recuperación y valoración de los residuos que pueden ser incorporados al ciclo natural mediante la transformación en materia orgánica para procesos productivos. El manejo de los residuos sólidos en el municipio de Guapotá se ha convertido en uno de los aspectos de mayor interés dentro de la planeación municipal, ya que la problemática social generada y la difícil disposición final hacen que cada día se




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encaminen tareas en búsqueda de estrategias y mecanismos para dar un manejo adecuado a los residuos municipales. El municipio cuenta con una infraestructura física básica para realizar labores de compostaje, sin embargo se hacen esfuerzos y gestiones necesarias para la consecución de los recursos y optimizar el proceso que permita obtener valor agregado a los residuos orgánicos y convertir estos en una fuente de empleo. La planta de tratamiento y valorización de los residuos sólidos consta de infraestructura con pisos en concreto, cubierta de zinc y cerramiento perimetral, además está dotada de servicios de agua y energía eléctrica. La planta contiene varias zonas como la zona de recepción y trituración, zona de fermentación y maduración y zona de empaque. En la zona de recepción y trituración: se reciben los residuos orgánicos previamente separados en la fuente, donde son triturados en forma manual, consta de una tolva donde llega el vehículo accede y dispone los residuos para su trituración, los cuales son puestos en parvas de fermentación. Zona de fermentación y Maduración: Una vez los residuos han sido fragmentados en proporciones de fácil descomposición se pasa a pilas donde se aplica cal y se desarrollan volteos periódicos para su aireación, en estas pilas s inicial la descomposición de la materia orgánica. En la zona de fermentación se observa un incremento rápido de la temperatura, fruto de la gran actividad microbiana existente debido a la materia orgánica presente en la pila, este proceso se acelera mediante la aplicación de microorganismos eficientes. Una vez pasados los valores máximos de temperatura entre tres y cuatro semanas las pilas de compostaje están terminando su proceso de maduración. Zona de cribado y embalado: Esta es la última etapa por donde pasa el compost, una vez maduro se procede al refino del mismo, desechando los materiales más gruesos que no han sido descompuestos, para ello se utiliza una cribadora o en su defecto se vuelve a moler, con lo cual cumple con la función de afino al que se quera llegar con el compost para luego empacar el producto final. La planta de compostaje es el lugar donde de transformación de los residuos orgánicos en compost, desarrollando una tecnología sencilla para ofrecer un producto de calidad, muy beneficioso para el suelo y sin efectos nocivos para el ambiente. 3.4 CONTROL INTERNO Subsistema de Control Estratégico El Modelo estándar de control interno MECI, en la Alcaldía Municipal de Guapotá se encuentra implementado desde el año 2007. Entre los documentos adoptados están el Código de Ética, las Políticas del Talento Humano, el Manual de Procedimientos, el Manual de Funciones y el Manual de Administración del Riesgo. Se destaca el fomento a la cultura de autocontrol por parte de los servidores públicos, se realizó socialización del Código de Ética con los nuevos funcionarios. En la socialización se firmó acta individual de compromiso para el cumplimiento de todos los protocolos Éticos. Con respecto al Desarrollo del Talento Humano en la Alcaldía Municipal se ha dado inducciones al personal sobre el conocimiento del MECI.




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El Manual de Funciones y Competencias Laborales existente contempla el propósito principal de cada empleo de la planta de personal e incluye las competencias requeridas para el desempeño de cada empleo. El Programa de inducción y Re inducción es acorde con la realidad de la entidad para el conocimiento de las políticas, planes, programas, normas, objetivos, misión y visión. Se realizó entrenamiento e inducción sobre el cargo a desempeñar. El Programa de Bienestar Social contempla áreas como: actividades en deportes, recreación, culturales y sociales, en donde la finalidad principal es la integración de todos los servidores de la Entidad. Se realizó socialización en los componentes y elementos de control del Subsistema de Control Estratégico. El Actual Alcalde adquirió el compromiso para apoyar el desarrollo y cumplimiento de los componentes y elementos de control y la socialización del Estilo de Dirección. Se cumplió con el proceso de formulación, Estudio y Aprobación del Plan de Desarrollo 2012 – 2015 denominado “Unidos Por el Progreso de Guapotá”. El Modelo de Operación por Procesos en la Entidad establece la interrelación de todos los procesos Estratégicos, Misionales, de Apoyo y Evaluación. La Estructura Organizacional vigente es acorde con la normatividad que rige para la Entidad. Las Funciones existentes y los cargos son coherentes con la estructura organizacional. Con respecto a la Administración del Riesgo: Se actualizó el Mapa de Riesgos para la vigencia 2012. Los riesgos contemplan todos los procesos vigentes en la Alcaldía Municipal. Se realizó la respectiva socialización del Mapa de Riesgos. Sub Sistema de Control de Gestión: Las Políticas de Operación se cumplen adecuadamente en la Entidad, los procesos están caracterizados. Están identificados los procedimientos por proceso. El seguimiento al Mapa de Riesgos 2012 muestra el funcionamiento de los controles preventivos y correctivos establecidos para la Entidad. Los controles de la Entidad están identificados, se han analizado y se han evaluado. Están definidos los controles preventivos y correctivos para los procesos de la Entidad. Se definieron los indicadores para todos los procesos de la Entidad. Los indicadores adoptados en la Entidad permiten realizar la evaluación de la gestión. El Manual de Procedimientos y/o Operación constituye una herramienta que recopila e integra los elementos del MECI.




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Con respecto a la Información se socializaron las políticas de Información de la Alcaldía Municipal.

El trámite de la correspondencia interna y externa obedece a un procedimiento documentado. La información reportada a los Entes de control es verificada para garantizar la autenticidad de la misma. La información generada en la Entidad es suministrada oportunamente a todas las partes interesadas. La Alcaldía Municipal de Guapotá ha dado cumplimiento a las políticas de comunicación Pública. La Información relevante de la Entidad publicó en la Página Web existente. La página WEB de la Entidad (http://www.guapota-santander.gov.co) facilita la entrega de información y es un medio de comunicación de fácil acceso para todos los Usuarios y partes interesadas Las Políticas de Comunicación adoptadas en la Entidad contribuyen al cumplimiento de los procesos. Dificultades: Aunque el subsistema de control de gestión se encuentra documentado, se debe fortalecer la Gestión Documental para poder cumplir con la normatividad del Archivo, situación que ha mostrado un lento avance en la organización de la memoria institucional. Subsistema de Control de Evaluación Avances : Se ha realizado autoevaluación al Control que ha permitido medir el Estado de avance en la aplicación del MECI. El Área de Control Interno ha aplicado el cuestionario para realizar la Autoevaluación del Control. Se realizó la evaluación del Sistema de Control Interno Vigencia 2011, el cual fue entregado oportunamente al DAFP según consta en el Radicado No 2728 del 28 de Febrero de 2012.




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Se realizó la Programación y Aprobación del Plan Anual de Auditoría Vigencia 2012, en la cual se programaron Auditorías Internas sobre procesos claves al Interior de la Alcaldía Municipal, como fue la evaluación al proceso de: El Proceso Gestión Financiera y Contable se verificó el cumplimiento de los procedimientos realizados en la Secretaría de Hacienda especialmente en el recaudo de las rentas propias como el Impuesto Predial Unificado y el de Industria y comercio. Igualmente se verificó la entrega de información a entes de Control. En el Proceso de Contratación se verificó que los contratos realizados cumplan con los requisitos exigidos por la normatividad vigente. En el Proceso de Gestión Documental se verificó el grado de cumplimiento de los procedimientos al interior de este proceso en la Alcaldía Municipal. Se ha realizado seguimiento a los procesos contractuales de la Entidad. Seguimiento al Mapa de riesgos vigencia 2012. Está documentado el Procedimiento para la adopción de los Planes de Mejoramiento. El Estado General de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000: 2005 en la Alcaldía Municipal de Guapotá es Satisfactoria a pesar de la limitante que tiene de la falta de un funcionario que se pueda dedicar única y exclusivamente a realizar esta función. 3.5 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO Hallazgo Nro. 16 Incumplimiento al Plan de Mejoramiento: con base en el Informe Definitivo de auditoría Gubernamental con enfoque Integral modalidad especial N° 56 del 3 de Octubre de 2011, vigencia fiscal 2010, y al Plan de Mejoramiento suscrito por la Administración Municipal, aprobado mediante acta suscrita el 10 de noviembre de 2011 por la Contraloría General de Santander, se efectúa seguimiento a siete (13) hallazgos administrativos, con sus respectivas acciones de mejoramiento y metas, obteniéndose los siguientes resultados a la fecha de realización del proceso auditor:

UNICIPIO GUAPOTA

AVANCES PLAN DE MEJORAMIENTO VERIFICADO POR EL EQUIPO AUDITOR

VIGENCIAS 2010

HALLAZGO No.

DESCRIPCION DEL HALLAZGO ACCION CORRECTIVA

VERIFICADA POR EL EQUIPO % DE

AVANCE FECHA

INICIACIÓN

FECHA TERMINA

CIÓN

CALIFICACIO

N

1

Análisis por parte de la administración con el fin de liquidar convenios de a fin de cancelar y depurar cuentas bancarias

Verificar saldos y confirmación de liquidación de convenios para realizar la respectiva cancelación de las cuentas

100 10-11-11 30 -6- 12 2

2

No se encuentran reflejadas la totalidad de las cuentas por cobrar

Realizar los ajustes contables necesarios para registrar el valor total de las rentas por cobrar del predial , sus impuestos y tasas.

80 10-11-11 31-12-11 1

3 Al analizar la propiedad planta y equipo a fin de llevar a valor real cada uno de los bienes y entrar a

Realizar los inventarios físicos de los bienes del municipio determinando el deterioro y su

60 10-11-11 31-12-11 1




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dar de baja algunos bienes que se encuentran en un total deterioro que están generando costos a la entidad.

respectiva acta para dar de baja del balance.

4 Los Bienes no se encuentran depreciados individualmente

Realización de la depreciación y amortización contables de las propiedades planta y equipo

0 10-11-11 31-12-11 0

5

No se encuentran reflejados dentro de las cuentas de orden , los bienes que no se encuentran debidamente legalizados.

Realizar los ajustes contables para reflejar si es del caso a aquellos bienes que no estén debidamente legalizados a nombre de la entidad.

0 10-11-11 31-12-11 0

6

Cumplimiento del comité de sostenibilidad contable

Darle funcionabilidad al comité de sostenibilidad contable y realizar las actas respectivas para realizar los ajustes

100

Se mantiene permanentemente

2

7

Inconsistencias en la información contenida en documentos que soportan la actividad contractual

Verificar que la información contenida en los documentos que soportan los procesos contractuales sea correctos al proceso contractual.

100 10-11-11 31-12-11 2

8

Concentración de actuación contractual que de acuerdo con los cronogramas establecidos restringen la selección objetiva del contratista.

Verificación de procesos contractuales y actualización de cronogramas que permitan la desconcentración de los procesos

100 10-11-11 31-12-11 2

9

Reiterada referencia a normas que se encuentran derogadas como soporte legal de los procesos contractuales o citación de normas que no guardan relación con el tema tratado

Verificación y actualización de las normas de contratación en los procesos contractuales

100 10-11-11 31-12-11 2

10

Falta de documentos que soportan las actuaciones adelantadas en el desarrollo del proceso contractual

Crear procedimientos de hojas de ruta para el proceso de contratación para que no falten documentos soportes en los procesos de contratación

100 10-11-11 31-12-11 2

11

Deficiente valoración de los riesgos y falta de análisis para establecer la procedencia o exoneración de las garantías contractuales

Actualizar , establecer, y determinar los riesgos y realizar análisis para la exoneración de las garantías contractuales

100 10-11-11 31-12-11 2

12

Documentos que hacen parte del proceso contractual o de las propuestas expedidas con fecha posterior a la fecha de suscripción del contrato.

Establecer una hoja de ruta para confirmar la existencia de los documentos e las fechas anteriores a la suscripción de los contratos

100 10-11-11 31-12-11 2

13

El objeto del contrato contempla actividades que no son de responsabilidad de la administración municipal.

Verificación de los objetos contractuales con competencias municipales.

100 10-11-11- 31-12-11 2

Método de evaluación del cumplimiento de los planes de mejoramiento. En la evaluación se determina el porcentaje de cumplimiento de las metas físicas propuestas, cuyo plazo de ejecución se encuentre cumplido a la fecha de evaluación. Para efectos de la evaluación del Plan de Mejoramiento se realizará un análisis cuantitativo. En este tipo de análisis, se utilizaron los factores como: acción de mejoramiento, estado actual del plan y fecha de vencimiento del plazo, los cuales se consideraran para obtener la medición del grado de cumplimiento. La metodología para el diseño de los indicadores se realiza tomando los siguientes criterios:

CRITERIO DE SEGUIMIENTO PUNTUACIÓN

Si cumplió con la acción de mejoramiento y fue efectiva

(solucionó la deficiencia)

Dos (2) puntos.

Si se cumplió con la acción de mejoramiento, pero su

resultado es parcialmente efectivo (solución parcial de la

Un (1) punto.




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deficiencia)

Si se cumplió con la acción de mejoramiento, pero ésta no fue

efectiva (no solucionó la deficiencia)

Cero (0) puntos

Si no se cumplió con la acción de mejoramiento Cero (0) puntos

La metodología utilizada para establecer estos criterios tuvo como base el hecho de considerar el cumplimiento de las acciones de mejoramiento cuyo plazo de ejecución se encuentre cumplido a la fecha de la evaluación, con un valor máximo de dos (2) puntos si cumplió la acción de mejoramiento y de cero (0) puntos si no la cumplió. Porcentaje de cumplimiento: El porcentaje de cumplimiento del Plan de Mejoramiento de la entidad, se calculará tomando como referencia las categorías anteriores en los papeles de trabajo de la auditoria y se obtiene de la siguiente manera:

Porcentaje de cumplimiento = Puntuación total de las acciones de mejoramiento / Número total de acciones de mejoramiento

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento: Si el resultado oscila entre 1.41 y 2 “Cumplido” y si se encuentra entre 0 y 1.4 “No Cumplido”. Explicada la forma de evaluación del Plan de Mejoramiento, y teniendo como base los documentos revisados durante el trascurso de la Auditoria, se comprobó que la Administración del Municipio de Guapotá de las acciones de mejoramiento suscritas para la vigencia 2010, obtuvo una calificación de 20 puntos, que al aplicar la fórmula del porcentaje de Cumplimiento arroja un resultado de1.53, lo cual indica que el Plan de Mejoramiento suscrito para subsanar los hallazgos detectados en la vigencia 2010 se encuentra como CUMPLIDO. Por lo anterior se genera un hallazgo de tipo sancionatorio. Tipo de hallazgo Sancionatorio

Presunta Norma violada

Articulo 101 Ley 42 de 1993 y Resolución 291 de 2004

Presunto Responsable

ADRIAN VILLAR VARGAS, Ex Alcalde

RESPUESTA DEL ALCALDE ACTUAL “Por notificación efectuada el 26 de Diciembre la Respuesta a cargo del Ex alcalde Adrian Villar Vargas se hará durante los 10 días hábiles siguientes” RESPUESTA DEL ALCALDE ANTERIOR: “Incumplimiento al Plan de Mejoramiento RESPUESTA:” referente al cumplimiento al plan de mejoramiento y una vez revisadas las acciones encontramos algunas inconsistencias y solicitamos evaluar nuevamente este punto en lo siguiente. No es cierto que no se encuentran reflejadas todas la cuentas por cobrar existentes el Municipio, como se ha demostrado durante esta respuesta y a la evaluación de los estados contables encontramos que no se encontró ninguna salvedad referente a las cuentas por cobrar y refleja la




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realidad en los derechos a cobrar por el municipio con corte al 31 de diciembre de 2011 por lo cual solicitamos que la evaluación de este puesto es 2 pues consideramos que está cumplido. Referente a los inventarios se realizó el inventario físico de los bienes y se entregaron a la administración entrante y se determinaron os artículos para dar de baja los cuales aún permanecen en la entidad según lo enuncian en el hallazgo 6, por lo anterior para la vigencia 2011 esta actividad consideramos que hemos cumplido por lo cual solicitamos modificar la evaluación y en sentido que o se han sacado del municipio evaluar con 1. Así las cosas y de conformidad con el método utilizado para el evaluar consideramos que llegamos a un cumplimiento del 80.77% es decir un puntaje de 1.62%. PETICIÓN: por lo anteriormente expuesto, respetuosamente solicito el levantamiento del hallazgo sancionatorio.”

CONCLUSION POR PARTE DEL ENTE DE CONTROL

El grupo auditor verifico la respuesta enviada por el ente auditado y efectivamente el municipio cumplió con el plan de mejoramiento suscrito, ya que se revisó nuevamente la calificación y en los hallazgos 2 y 3 se le había colocado una calificación de cero y era de uno, por lo tanto el puntaje total es de 1.53 calificación que arroja un cumplimiento del plan de mejoramiento, por lo anterior el hallazgo de tipo administrativo y sancionatorio se desvirtúan.

3.6 CONTRATACION

VIGENCIA 2011

Durante esta vigencia la alcaldía reporto 77 contratos lo cuales ascienden a la suma de $1.052.237.081 Para la muestra se seleccionaron 16 Contratos

número del contrato

fuente del recurso

objeto del contrato valor inicial del contrato

contratista fecha de suscripción

del contrato

plazo de ejecución

001-2011 recursos propios

el contratista se compromete a prestar sus servicios profesionales de interventoría de los contratos de administración de recursos del régimen subsidiado suscritos entre …..

5,126,625 Tools System Solutions Ltda

2011-01-30 5 meses

020-2011 sgp

el contratista se compromete a ejecutar los siguientes proyectos. de acuerdo a las actividades y unidades de medida de los poa anexos de cada uno. los cuales hacen parte integral de este contrato. proyecto 1: por una salud infantil para el desarrollo integral. proyecto 2: por una salud sexual y reproductiva responsable y sana. proyecto 3: por una 20,729,000

Ese San Cayetano De

Guapota

2011-02-24

10 meses




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vida libre de tb. proyecto 4: por una sonrisa saludable.

027-2011 sgp

La cooperación administrativa y financiera establecida entre la administración municipal y la asociación centro de bienestar del anciano san Cayetano de Guapotá….. 12,301,247

Asociación Centro De

Bienestar Del Anciano San Cayetano De

Guapota

2011-03-08

290 días

033-2011 sgp Contratar una empresa prestadora de servicios de asistencia técnica directa rural integral - epsagro. acreditada ante la secretaria de agricultura y desarrollo del departamento de Santander

46,000,000 Epsagro Los Comuneros

Ltda

2011-05-30 7 meses

034-2011 sgp Suministro de una motocicleta 15,429,000

P&M Yamaha/Henry

Parra Peña

2011-05-12

30 días

039-2011 sgp

Suministro de regalos. Elementos variados. refrigerios y espectáculos de recreación para la celebración del día del niño en el municipio de Guapota Santander 4,999,550

Femart Construcciones

S.A.S

2011-05-26

1 días

043-2011 f4

Suministro de materiales para atender la urgencia manifiesta con la recuperación de la malla vial del municipio de guapota afectada por la ola invernal 2011… 18,796,200


S.A.S

2011-05-04

5 días

050-2011 sgp

Prestación de servicios personales en la coordinación y logística de programas y actividades para mejorar la práctica del deporte. recreación y aprovechamiento del tiempo libre de la población guapoteña 4,800,000

Nestor Camilo Parra Prieto

2011-06-07

4 meses

051-2011 sgp

suministro de 15360 unidades de productos frescos - alimentos perecederos y no perecederos para los programas adulto mayor del municipio de Guapota. 26,938,372

Esperanza Caballero De

Caballero

2011-06-24

6 meses

057-2011 sgp

Construcción de (10) unidades sanitarias en sectores dispersos del área rural del municipio de Guapota-Santander 86,748,520

Inelsa Ltda 2011-08-23

90 días




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CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS NUMERO 033 -2011

MODALIDAD: Proceso de selección abreviada de menor cuantía

CONTRATISTA: Epsagro Los comunero ltda.

OBJETO: Prestar el servicio de asistencia técnica directa rural integral- como EPSAGRO, acredita ante el departamento de Santander, para asistir, brindar acompañamiento directo y capacitación a los pequeños y medianos productores agropecuarios del Municipio, ofreciendo el personal los insumos y materiales necesarios dirigidos a beneficiar a los pequeños y medianos productores.

VALOR: $46.000.000

DURACION: 7 meses

FECHA DE SUSCRIPCION: 30 de mayo del 2011

ACTA DE INICIO: 31 de mayo del 2011

FECHA DE TERMINACION: 30 de Diciembre 2011

DESCRIPCION DEL HECHO

El estudio de conveniencia y oportunidad establece la necesidad de contratación en el hecho de prestar la asistencia técnica a 1752 habitantes del área rural que constituyen alrededor de 81.6% del total de la población que habita en este sector.

058-2011 sgp

mantenimiento y adecuación en los laboratorios y la fachada de la infraestructura del colegio Manuela Beltrán del municipio de Guapota 19,749,992


S.A.S

2011-08-23

30 días

m-002-2011 recursos propios

Suministro de implementación deportiva consistente en (25) balones profesionales de microfútbol. (10) balones …. 4,998,600

Parmenio Arenas

2011-08-17

8 días

060-2011 sgp

obras de construcción y adecuación de cancha futbol 7 y mantenimiento cancha de futbol ubicada en el municipio de Guapota Santander 23,334,094

Corporación Ingenieros Amigos Del

Medio Ambiente

2011-09-15

2 meses

062-2011 sgp

Estudio de amenazas y riesgos actualización y seguimiento los planes y programas ambientales 35,000,000

Nairo Alfonso Martínez Salazar

2011-11-17

43 días

m-013-2011 cofinanciacion

Suministro de elementos varios para la premiación de los eventos a realizaren dentro del festival folclórico cultural agropecuario 8,000,000

Silvano Emiro Pérez Barragán

2011-12-19

5 días

m-016-2011 recursos propios

compra de equipo varios para la policía nacional y el CTI como apoyo a las labores de seguridad 9,842,000

Cesar Dario Ordoñez Torres

2011-12-27

3 días

Total 342,793,200




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Hallazgo Nro. 17

El análisis efectuado del contrato deja ver que existen falencias respecto de la constitución de las pólizas y la aprobación por parte de la entidad en razón a que el contrato empezó su ejecución si haber sido aprobada su póliza.

El contrato inicia el día 30 de mayo del 2011, se expide póliza el día 7 de junio y la póliza fue aprobada este mismo día, lo cual supone unos días de ejecución sin que el contrato se encontrara con los amparos a que estaba obligado el contratista a constituir y la entidad pública a exigir y aprobar.

El equipo auditor verifico la cobertura de los amparo los cuales cubrían la totalidad del contrato, sin embargo de presentarse incumplimientos que afectaren los riesgos que se querían amparar al momento de la constitución de la póliza hubieran generado responsabilidades a la entidad pública por dicha omisión.

Por lo anterior se configura un hallazgo de tipo administrativo y se insta a la entidad para que ejerza el debido control y vigilancia a través de sus supervisores tanto de las diferentes etapas contractuales como de los actos administrativos necesarios para la constitución y aprobación de pólizas.

Respecto de las etapas de ejecución y liquidación se observa que presenta informe mensual de actividades, cuenta con registro fotográfico y actas rendidas por el contratista, existe firma de asistentes a la capacitación y memorando de visitas a las casas.



RESPUESTA DEL ALCALDE ACTUAL “Por notificación efectuada el 26 de Diciembre la respuesta a cargo del ex alcalde Adrian Villar

Vargas se hará durante los 10 días hábiles siguiente.” RESPUESTA DEL ALCALDE ANTERIOR “Una vez revisada la póliza del contrato numero 033-20111 encontramos que si bien cierto la póliza fue expedida el 7 de junio de 2011 y como se muestra en la póliza la vigencia de cobertura…… las anteriores fechas empiezan a regir a partir de día en el cual se da inicio a la ejecución del mismo, por lo cual consideramos que si hubo amparo durante este periodo, la probación de la póliza no da

los días de amparar sino la vigencia de la misma” CONCLUSION POR PARTE DE ESTE ENTE DE CONTROL

Si bien es cierto la cobertura de las pólizas cobijan la totalidad del contrato, el contrato no se puede iniciar sin lo aprobación de dichas pólizas, toda vez que de presentarse incumplimientos que afectaren los riesgos que se querían amparar al momento de la constitución de la póliza hubieran se pueden generar responsabilidades a la entidad pública por dicha omisión.

Por tanto se deja en firme el hallazgo de tipo administrativo para que la entidad tome las acciones correctivas frente a la necesidad de no dar inicio al contrato sin la prestación y la aprobación de la respectiva póliza.




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CONTRATO DE SUMINISTRO NUMERO 016 -2011

MODALIDAD: menor cuantía

CONTRATISTA: OD Representaciones y/o Cesar Darios Ordoñez.

OBJETO: Compra de equipos varios para ser entregados a la Policía Nacional y el CTI como apoyo a las labores de seguridad realizadas en el Municipio de Guadalupe.

VALOR: $9.842.000

DURACION: 3 dias

FECHA DE SUSCRIPCION: 27 de Diciembre del 2011

ACTA DE INICIO: 27 de Diciembre del 2011



La alcaldía de Guapotá mediante reuniones del Comité de Orden Público Municipal presenta proyectos y necesidades de los entes de seguridad, Policía Nacional, CTI, y Ejército, la entidad mediante acta numero 04 aprueba compra de algunos equipos, motivo por el cual se ordena la apertura del proceso de contratación.. Durante la visita realizada se verificó que los implementos contratados fueron los siguientes: 1 video beam, 2 portatiles, 2 office, 1 tv de pantalla plana de 32”, que fueron debidamente entregados y recibidos por el comandante de la estación de policía y el jefe del CTI del Municipio. Así mismo se verificó que los implementos están a cargo del comandante de la policía de Guapotá.

ORDEN DE COMPRA NUMERO 043 -2011

MODALIDAD: Contratación directa, URGENCIA MANIFIESTA

CONTRATISTA: Fermart Construcciones S.A.S Y/o Fernando Martínez Rico.

OBJETO: Suministro de materiales para atender la urgencia manifiesta con la recuperación de la malla vial del municipio de guapota afectada por la ola invernal

VALOR: $18.000.000

DURACION: 5dias

FECHA DE SUSCRIPCION: 4 de mayo del 2011

ACTA DE INICIO: 4 de mayo del 2011

FECHA DE TERMINACION: 9 de mayo 2011


Esta contratación se justifica en que el municipio se ha visto afectado por la ola invernal 2010- 2011 dejando en mal estado la malla vial terciaria del municipio, las cuales son de vital importancia para el funcionamiento diario de la comunicada .

El día 26 de abril del año 2011 se declara la urgencia manifiesta mediante Decreto numero 018, la cual fue aprobada por parte de la Contraloría General de Santander, para la compra de materiales de cantera, entre los que se encuentra, recebo, triturado para brindar la solución inmediata.




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El contrato cuenta con sus soportes que evidencian el cumplimiento del objeto contractual, cuenta con actas de inicio y actas de recibo a satisfacción por parte del Municipio.

ORDEN DE PRESTACION DE SERVICIOS NUMERO 062 -2011

MODALIDAD: Contratación directa

CONTRATISTA: Empresa asociativa de trabajo de bienes y servicios de Santander “SERBISAN” Y/o Nairo Alfonso Martínez Salazar.

OBJETO: Estudio de amenazas y riesgos, actualización y seguimiento a los planes y programas ambientales correspondientes al Municipio.

VALOR: $35.000.000

DURACION: 43 días

FECHA DE SUSCRIPCION: 17 de noviembre del 2011

ACTA DE INICIO: 24 de noviembre del 2011



El contrato cuenta con sus soportes que evidencian el cumplimiento del objeto contractual, cuenta con actas de inicio y actas de recibo a satisfacción por parte dl Municipio, así como afiliación y pago de seguridad social.

CONTRATO DE OBRA NRO. 060-2011 MODALIDAD DE CONTRATACION: Selección abreviada de menor cuantía

CONTRATISTA: Coriama Y/o Edgar Adrian Ortiz.

OBJETO: Obras de construcción y adecuación de la cancha futbol 7 y mantenimiento de cancha de futbol ubicada en el municipio de Guapota Santander.

VALOR: $23.334.094

DURACION: 2 meses

FECHA DE SUSCRIPCION: 15 de septiembre del 2011

ACTA DE INICIO: 20 de Septiembre del 2011

FECHA DE TERMINACION: 17 de noviembre 2011


Este contrato según las especificaciones del estudio de conveniencia y oportunidad se ejecutó con el fin de incrementar la cobertura de los servicios deportivos y recreativos del municipio fomentando la actividad física y la utilización del tiempo libre, promoviendo además la educación física en los establecimientos deportivos para beneficiar a los niños, niñas, jóvenes, adultos mayores del municipio.

Por tanto, se contrató un mantenimiento que consiste en macaneo a la cancha existente y la construcción de una cancha de futbol 7 natural a un costado de la cancha existente.

El contrato cuenta con sus soportes que evidencian el cumplimiento del objeto contractual, cuenta con actas de inicio y actas de recibo a satisfacción por parte del Municipio, así como afiliación y pago de seguridad social.




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CONTRATO DE SUMINISTRO NRO. 002-2011

CONTRATISTA: Parmenio Arenas.

OBJETO: Suministro de implementación deportiva consistente en (25) balones profesionales de microfútbol , 10 balones profesionales de futbol, 9 balones de voleibol, 17 balones de basquetbol, del municipio de Guapotá

VALOR: $4.998.600

DURACION: 8 dias

FECHA DE SUSCRIPCION: 17 de agosto del 2011

ACTA DE INICIO: 23 de agosto del 2011

FECHA DE TERMINACION: 1 de Septiembre 2011

DESCRIPCION DEL HECHO El estudio de conveniencia de este contrato se basa en la necesidad que existe de apoyar el deporte en el Municipio y para ello se hace necesario contratar el suministro de implementos deportivos. Se evidenció que la etapa precontractual se llevó a cabo dentro de los términos legales, durante la ejecución existe acta de entrega por parte del supervisor del contrato y actas de entrega de los implementos deportivos a las diferentes presidentes de las juntas de acción comunal (Morario, San Javier, Callejona, Las Florez, centro, Gualilos, Cabras, Agua Fria, así como el rubro por el cual se genero el comprobante de egreso el cual fue el indicado. CONTRATO DE SUMINISTRO NRO. 013-2011

CONTRATISTA: Cooperativa de trabajo asociado prestadora de servicios de asistencia técnica directa rural agropecuaria . EPSAGRO y/o Silvano Emiro Pérez Barragan

OBJETO: Suministro de elementos varios para la premiación de los eventos a realizarse dentro del marco de la XXIII ferias y fiestas y el XI festival folclórico cultural y agropecuario en el Municipio.

VALOR: $8.000.000

DURACION: 5 días

FECHA DE SUSCRIPCION: 19 de Diciembre del 2011

ACTA DE INICIO: 19 de Diciembre del 2011


DESCRIPCION DEL HECHO Hallazgo Nro. 18 Es necesario que la Alcaldía del Municipio de Guapota detalle cuales serán los implementos que adquirirá durante su contratación no limitarse a decir “Suministro

de elementos varios”. Por tanto, se requiere que la entidad incluya en un plan de mejoramiento para que tome las acciones correctivas en cuanto a la necesidad de ser más claros al momento de realizar los estudios previos (detalle a contratar) y describir el alcance del objeto en la minuta. En cuanto a la etapa de ejecución existe un acta de recibo final firmado por el secretario de planeación, el alcalde y el contratista.




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El contratista entrega un informe de la asistencia técnica a la realización de los eventos feriales del municipio de guapota, así como el registro fotográfico de las actividades realizadas.



RESPUESTA DEL ALCALDE ACTUAL ““Por notificación efectuada el 26 de Diciembre la respuesta a cargo del ex alcalde Adrian Villar

Vargas se hará durante los 10 días hábiles siguiente.” RESPUESTA DEL ALCALDE ANTERIOR “ Si bien es cierto que en el objeto de la invitación dice: SUMINISTRO DE ELEMENTOS

VARIOS…….., existe dentro del proceso el formato anexo dos propuestas económicas donde se

encuentran detallados los ítems que se pretenden contratar” CONCLUSION POR PARTE DE ESTE ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta que la entidad anexa un folio donde efectivamente se menciona cada uno de los ítems que se presenten contratar, por lo anterior se desvirtúa el hallazgo de tipo administrativo. CONVENIO INTER ADMINISTRATIVO NRO. 020-2011 MODALIDAD DE CONTRATACION: Minima cuantia

CONTRATISTA: ESE San Cayetano de Guapota y/o Julio Ernesto Uribe

OBJETO: El contratista se compromete a ejecutar los siguiente proyectos, de acuerdo a las actividades y unidades de medidas de los POA anexos cada uno los cuales hacen parte integral de este contrato: Proyecto 1: Por una salud infantil para el desarrollo integral. Proyecto 2: Por una salud sexual y reproductiva responsable y sana. Proyecto 3: Por una vida libre de TB. Proyecto 4. Por una Sonrisa Saludable.

VALOR: $20.729.000

DURACION: 10 meses y 7 días

FECHA DE SUSCRIPCION: 24 de Febrero del 2011


Este contrato se distribuye en cuatro proyectos:

PROYECTO 1: $12.000.000

PROYECTO 2: $3.900.000

PROYECTO 3: $3.249.000

PROYECTO 4: $1.580.000

Según los documentos que reposan el hoja de vida del contrato existen soportes como las actas de entrega que demuestran que se cumplió con el objeto contractual del contrato, sin embargo en el acta de liquidación se pudo verificar que no se que no se ejecuto el total del presupuesto contratado, quedando para recursos del balance de la vigencia 2012 el valor de $8.229.000, lo que nos indica que el valoro de ejecución fue por $12.500.000

CONVENIO DE COOPERACION DE APOYO A LA GESTION NRO. 027-2011




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CONTRATISTA: Asociación centro de bienestar del anciano san Cayetano y/o Roció Patiño Duarte

OBJETO: Cooperación administrativa y financiera, para el suministro de bienes y servicios con miras a satisfacer las necesidades que garanticen un optimo nivel de bienestar a los ancianos mayores de 50 años que se encuentran recluidos en la institución

VALOR: $12.301.247

DURACION: 9 meses y 20 días

FECHA DE SUSCRIPCION: 8 marzo del 2011

ACTA DE INICIO: 8 de marzo del 2011



La Alcaldía sustenta su contratación aludiendo que en el centro de bienestar del anciano cuenta con 20 adultos quienes requieren un susidios que satisfagan las necesidades.

En cuanto a la etapa de ejecución existe acta de entrega y liquidación por parte del supervisor y el contratista lo que nos indica que se cumplió con el objeto contractual.

CONTRATO DE COMPRAVENTA NRO. 039-2011 MODALIDAD DE CONTRATACION:

CONTRATISTA: Fermart Construcciones y/o Luis Fernando Martínez Rico

OBJETO: Suministro de regalos, elementos variados, refrigerios y espectáculos de recreación para la celebración del dia del niño.

VALOR: $4.999.550

DURACION: 1 día

FECHA DE SUSCRIPCION: 26 de mayo 2011

ACTA DE INICIO: 29 de Mayo del 2011

FECHA DE TERMINACION: 30 de Mayo 2011

DESCRIPCION DEL HECHO Hallazgo Nro. 19 En este contrato nos encontramos con algunas irregularidades:

Se pagó por el rubro numero 054691A4 Deporte, Sistema General de Participaciones, recursos que tienen una destinación específica

No reposa copia del pago de seguridad social, a pesar que en el acta de verificación de requisitos se argumentan que este pago se verificó y lo que sirvió para ser un requisito habilitante.

En cuanto a la etapa de ejecución existe acta de entrega y liquidación por parte del supervisor y el contratista lo que nos indica que se cumplió con el objeto contractual. Pese a que el objeto contractual se cumplió se hace necesario tipificar un hallazgo de tipo administrativo y disciplinario, toda vez que la entidad en su etapa pre contractual presento las irregularidades expuesta anteriormente




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TIPO DE HALLAZGO DISCIPLINARIO

NORMA VIOLADA LEY 734 ARTICULO 34 NUMERAL 1

PRESUNTO RESPONSABLE

ADRIAN VILLAR VARGAS, EX ALCALDE JUAN CARLOS BLANCO ORTIZ, SUPERVISOR

RESPUESTA DEL ALCALDE ACTUAL “Al respecto es importante realizar las siguientes precisiones, el Departamento Nacional de

Planeación para los recurso del sector deporte dispone lo siguiente: 6.3.3 Programación y destinación de los recurso del 4% para recreación y deporte los cuales deben destinarse a planear y desarrollar programas y actividades que permitan fermentar la práctica del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre … para el efecto, las inversiones deben estar soportadas en proyectos inscritos y debidamente viabilizados….. De igual forma la ley 1389 de junio 18 de 2010 por lo cual se establecieron incentivos para los deportivas y se reforman algunas disposiciones…. De lo anterior expuesto, se puede concluir que con la entrega de los uniformes par los participantes de las olimpiadas campesina en el municipio de guapota no se ha entregado ningún auxilio o donación a los participantes de manera sesgada o ha capricho de la administración toda vez que ese trata de una entrega de estimulo para la práctica del deporte cuya asignación se hace sin

discriminación de sexo…” RESPUESTA DEL ALCALDE ANTERIOR “Estas actividades de recreación para la celebración del día del niño y niña fueron contratadas por

el sector deporte ya que la administración municipal ha venido realizando en los últimos años estas actividades recreativas en procura la promoción y el ejercicio lúdico de los derechos de los niños y sensibilizar sobre la importancia del juego para el desarrollo integral de la niñez…” CONCLUSION POR PARTE DE ESTE ENTE DE CONTROL El equipo auditor no comparte la réplica presentada por el ex alcalde toda vez que no es un argumento jurídico el hecho de decir que : “Estas actividades de recreación

para la celebración del día del niño y niña fueron contratadas por el sector deporte ya que la administración municipal ha venido realizando en los últimos años estas actividades recreativas en procura la promoción y el ejercicio lúdico de los derechos de los niños y sensibilizar sobre la

importancia del juego para el desarrollo integral de la niñez” , ya que se limita solo a describir lo que el equipo auditor encontró, toda vez que es claro que estas actividades fueron contratadas por el sector deporte. Sin embargo se tuvo en cuenta la respuesta dado por el actual alcalde en la cual nos permite ver algunos a partes de la cartilla del SGP 2009 en el numeral 6.3.3, la ley 1389 del 2010 y la sentencia C- 221/11, los cuales sirvieron como soporte y sustento para desvirtuar el hallazgo de tipo disciplinario que nos compete, dejando en firme el hallazgo de tipo administrativo para que la entidad tome las acciones correctivas frente a la necesidad de utilizar los recursos del SGP ( Deporte o cultura), en objetos contractuales que tengan que ver con cada una de sus fines, pese a que los implementos que se entreguen estén dispuestos en la ley, cada uno de estos rubros tienen destinación especifica. En este orden de ideas se desvirtúa el hallazgo de tipo disciplinario y se deja en firme el hallazgo de tipo administrativo CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS NRO. 050-2011 MODALIDAD DE CONTRATACION: Directa

CONTRATISTA: Nestor Camilo Parra Prieto




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OBJETO: El contratista se compromete a prestar los servicios personales en la coordinación y logística de programas y actividades para mejorar la práctica del Deporte, recreación y aprovechamiento del tiempo libre de la población de guapota.

VALOR: $4.800.000

DURACION: 4 meses

FECHA DE SUSCRIPCION: 7 de Junio 2011

ACTA DE INICIO: 7 de junio del 2011

FECHA DE TERMINACION: 12 de octubre 2011

DESCRIPCION DEL HECHO El contrato se desarrolló dentro de los términos legales, utilizando para el gasto el rubro indicado, el contrato anexa pago de seguridad social, actas parciales con informes del contratista. Por lo anterior se presume que el contrato se llevó a cabo dentro de los términos y parámetros legales. CONTRATO DE SUMINISTRO NRO. 051-2011

CONTRATISTA: Esperanza Caballero Caballero

OBJETO: Suministro de 15360 unidades de productos frescos, alimentos perecederos y no perecederos para el programa de adulto mayor del Municipio

VALOR: $26.938.372

DURACION: 6 meses

FECHA DE SUSCRIPCION: 7 de Junio 2011


FECHA DE TERMINACION: 12 de octubre 2011

DESCRIPCION DEL HECHO La Contratación se basa en la necesidad que se tiene de apoyar actividades de salud y nutrición a la población vulnerable del municipio, entre ellos los adultos mayores, esta necesidad se suple a través de la entrega de alimentos mejorando gradualmente su calidad de vida. Hallazgo Nro. 20 A pesar que existe el aval por parte del supervisor del contrato del cumplimiento del objeto contractual, se hace necesario que la entidad al momento de hacer este tipo de contratos utilice los medios de evidencia como son registro fotográfico y firma de cada persona beneficiada con el producto. Por lo anterior se tipifica un hallazgo de tipo administrativo para que la entidad tome las acciones correctivas

TIPO DE HALLAZGO ADMNISTRATIVO

RESPONSABLE LEONARDO ANDRES PACHECO RIOS

RESPUESTA DEL ALCALDE ACTUAL ““Por notificación efectuada el 26 de Diciembre la respuesta a cargo del ex alcalde Adrian Villar

Vargas se hará durante los 10 días hábiles siguiente.”




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RESPUESTA DEL ALCALDE ANTERIOR “ no envía replica” CONCLUSION POR PARTE DE ESTE ENTE DE CONTROL Se deja en firme el hallazgo de tipo administrativo toda vez que no envían replica alguna. CONTRATO DE OBRA PUBLICA NRO. 057-2011 MODALIDAD DE CONTRATACION: Selección abreviada menor cuantía

CONTRATISTA: Inelsa Ltda y/o Luis Modesto Prieto pinzón

OBJETO: Construcción de diez (10) unidades sanitarias en sectores disperso del área rural del municipio de guapota

VALOR: $86.748.520

DURACION: 3 meses

FECHA DE SUSCRIPCION: 23 de agosto 2011


ACTA DE SUSPENSION: 19 de Septiembre del 2011

ACTA DE REINICIO: 10 de Octubre del 2011


DESCRIPCION DEL HECHO Los estudios previos basan su necesidad en la construcción de 10 unidades sanitarias en el municipio de guapota debido al déficit en soluciones sanitarias básicas individuales en la zona rural. Al revisar la hoja de vida del contratista se pudo evidenciar que se ajusta a los parámetros exigidos en la ley. En la etapa de ejecución el contrato cuenta con registro fotográfico, firma de recibo a satisfacción por parte de la comunidad y soporte del pago de seguridad social del representante legal y de sus empleados. VIGENCIA 2012 Durante la vigencia se ejecutaron 92 contratos equivalentes a $917.751.687, Seleccionándose la siguiente muestra:

número del contrato

modalidad de selección objeto del contrato

valor inicial del contrato

nombre completo del contratista

fecha de suscripción del contrato

plazo de ejecución

pspmg-2012 directa

prestación de servicios profesionales de asesoría y orientación jurídica a los funcionarios de la administración municipal para el mejoramiento institucional en la gestión eficiente de las competencias a su cargo y en especial para el fortalecimiento del área de contratación publica del municipio de Guapota – Santander 8,400,000

Jorge Luis Álvarez Agudelo 2012-01-23 3 meses

pspmg-2012 directa

prestación de servicios profesionales apoyo en la elaboración y formulación del plan de desarrollo 2012-2015 del municipio de guapota 15,000,000

Jairo bautista Garcés 2012-01-29 5 meses




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Santander

mgs 021-2012

mínima cuantía

apoyo logístico para la organización del evento deportivo. recreativo y cultural en el marco de la celebración del día de la niñez en el mes de abril de 2.012 municipio de guapota Santander 6,225,000

corporación para el desarrollo integral colombiano 2012-04-25 5 días

mgpsp 022-2012 directa

prestación de servicios profesionales de asesoría y orientación jurídica a los funcionarios de la administración municipal para el mejoramiento institucional en la … 22,400,000

Jorge Luis Álvarez agudelo 2012-04-30 8 meses

pspmg-2012 directa

prestación de servicios profesionales apoyo en la elaboración y formulación del plan de desarrollo 2012-2015 del municipio de Guapota Santander 15,000,000

Jairo bautista Garcés 2012-01-29 5meses

mgs 021-2012

mínima cuantía

Apoyo logístico para la organización del evento deportivo. recreativo y cultural en el marco de la celebración del día de la niñez en el mes de abril de 2.012 municipio de Guapota Santander 6,225,000

corporación para el desarrollo integral colombiano 2012-04-25 5dias


Prestación de servicios profesionales de asesoría y orientación jurídica a los funcionarios de la administración municipal para el mejoramiento institucional en la gestión eficiente de las competencias …. 22,400,000

Jorge Luis Álvarez Agudelo 2012-04-30 8 meses

mg0 024-2012

mínima cuantía

mantenimiento periódico de la vía agua fría del municipio de Guapota Santander 15,766,595

cooperativa de trabajo asociado cabrera cta cabrecoop cta 2012-06-04 8 dias


Prestación de servicios profesionales de para realizar la evaluación del componente de eficacia. seguimiento del sistema de control interno mecí y actualización del marco fiscal del mediano plazo 2012-2022 en el municipio de Guapotá Santander 10,000,000

edgar mejia ribero 2012-06-25 6 meses

mgs 0412012

selección abreviada

apoyo logístico para la organización y desarrollo de las olimpiadas campesinas `unidos por el progreso de guapota` y mantenimiento de los escenarios del municipio deportivos que se utilizaran para el evento 30,810,000

corporación ingesem ideas que construyen futuro 2012-09-14 3 meses

smg 0432012

mínima cuantía

suministro de 213 mercados para el ejecución de un programa de suplemento nutricional de los adultos mayores en estado de vulnerabilidad del municipio de guapota Santander 11,449,815

Nini Johana Lamus Castillo 2012-09-28 3 meses

mgci 0062012 directa

estudios diseños y construcción de la estación de policía del municipio de guapota 106,896,000

Fondo rotatorio de la policía 2012-09-06 13 meses

mgcv 055 2012

mínima cuantía

Suministro de elementos y herramientas agropecuarias. para los participantes – expositores. en la realización de la feria agropecuaria en el municipio de Guapotá. departamento de Santander 10,000,000

Forum Limitada Diseño E Ingeniería 2012-12-26 2 dias

TOTAL 302,572,410




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CARTA DE ACEPTACION NRO. 0IPMG – 014-734-2012 MODALIDAD DE CONTRATACION: Mínima cuantía

CONTRATISTA: Nini Johana Lamus Castillo

OBJETO: suministro de 213 mercados para la ejecución de un programa suplemento nutricional de los adultos mayores en estad de vulnerabilidad del Municipio

VALOR: $11.449.815

DURACION: 3 meses


ACTA DE INICIO: 28 de septiembre del 2012

DESCRIPCION DEL HECHO La administración Municipal justifica su contratación en la necesidad de garantizar la atención integral a los adultos mayores con un alto índice de vulnerabilidad, teniendo en cuenta que existen múltiples factores tales como la insuficiencia de los recursos económicos los cuales no les permite satisfacer sus necesidades básicas (alimentación). Cuenta con acta de asignación de supervisor, las actas de recibos parciales cuentan con factura, cuenta de cobro, acta de entrada a la alcaldía y acta de salida a los beneficiarios, los cuales firmaron con número de cedula y huella que recibieron los insumos. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIS NRO. MGPSP –022- 2012 MODALIDAD DE CONTRATACION: Invitación Publica

CONTRATISTA: Jorge Luis Álvarez Agudelo

OBJETO: Prestación de servicios profesionales de asesoría y orientación jurídica a los funcionarios de la administración municipal para el mejoramiento institucional en la gestión eficiente de las competencias a su cargo y en especial para el fortalecimientos del área de contratación publica del municipio de guapota- Santander.

VALOR: $22.400.000

DURACION: 8 meses

FECHA DE SUSCRIPCION: 30 de abril del 2012

ACTA DE INICIO: 30 de Abril del 2012

FECHA DE TERMINACION: 29 de Diciembre del 2012


Al verificar la hoja de vida del contrato se encontró que efectivamente se cumplió con cada una de la etapas de contratación, ajustándose a los parámetros establecidos en ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 .

En cuanto a las capacitaciones realizadas se anexa asistencia de los funcionarios y pago de seguridad social del contratista. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICOS NRO. PSPMG- 2012 MODALIDAD DE CONTRATACION: Invitación Pública

CONTRATISTA: Jairo Bautista Garcés

OBJETO: Prestación de servicios profesionales para apoyo en la elaboración y formulación del plan de desarrollo 2012-2015

VALOR: $15.000.000




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DURACION: 5 meses

FECHA DE SUSCRIPCION: 29 de enero del 2012

ACTA DE INICIO: 29 de enero del 2012

FECHA DE TERMINACION: 28 de Junio 2012

DESCRIPCION DE LOS HECHOS

Al realizar un análisis detallado de este contrato, se logró evidenciar que la Administración Central del Municipio, para la etapa de ejecución cumplió con el objeto contractual en los términos y en las condiciones establecidas en la minuta del contrato, tal y como se evidencia en las actas de liquidación. Respecto de esa etapa de ejecución y liquidación se puede indicar que la Administración central actuó conforme a los principios de transparencia, economía y responsabilidad, consagrados en el estatuto general de contratación pública y sus normas complementarias.

ACEPTACION DE OFERTA INVITACION PUBLICA NRO IPMG-004-734-2012 2012

CONTRATISTA: Cooperativa de trabajo Asociado Cabrera CABERCOOP y/o Nelly Vargas Delgado

OBJETO: Mantenimiento periódico del a via agua fría del municipio Guapota.

VALOR: $15.788.595

DURACION: 8 días

FECHA DE SUSCRIPCION: 4 de junio del 2012

ACTA DE INICIO: 05 de Junio del 2012

FECHA DE TERMINACION: 22 de Junio 2012

DESCRIPCION DE LOS HECHOS

Según lo plasmado en los estudios previos el municipio cuenta con una red vial terciaria dentro de la cual se encuentran las vías que conducen a la vereda gua fría y sus diferentes sectores, vías que se encuentran en malas condiciones de transitabilidad que requieren su intervención inmediata par garantiza mejores condiciones de transito y de transporte de los habitantes de este sector

Basadas en estas necesidades el municipio realiza la contratación, al revisar el expediente del este contrato se evidencia que existen soportes que presumen el cumplimiento del objeto (registro fotográfico), sin embargo se hace necesario que la entidad al momento de anexar el registro fotográfico como medio de evidencia indicar a que proceso contractual pertenece dicha fotografías.

Además del registro fotográfico en el expediente reposa el acta de recibo a satisfacción por parte del presidente de la junta de acción comunal de la vereda Agua Fría.

CONVENIO DE SERVICIOS NRO. MGS 041- 2012 MODALIDAD DE CONTRATACION:

CONTRATISTA: Corporación IGESASN ideas construyen futuro y/o Germán Zambrano Calderón




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OBJETO: Apoyo logístico para la organización y desarrollo de las olimpiadas campesinas “unidos por el progreso de los guapota “ y mantenimiento de los escenarios del municipio deportivos que se utilizaran para el evento

VALOR: $30.810.000

DURACION: 3 meses


ACTA DE INICIO: 17 de Septiembre del 2012

FECHA DE TERMINACION:12 de Diciembre 2012

DESCRIPCION DEL HECHO Hallazgo Nro. 21 En cuanto al rubro por medio del cual se ejecuto este contrato no es el indicado puesto que el rubro del SGP no permite estas erogaciones, pese a que existe evidencia (fotos y firmas de recibo) del cumplimiento del objeto contractual se tipifica un hallazgo de tipo administrativo y disciplinario por el rubro que se utilizo para la ejecución del gasto.

TIPO DE HALLAZGO ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO



NORMA VIOLADA LEY 715 DEL 2001

RESPUESTA DEL ALCALDE ACTUAL “Al respecto es importante realizar las siguientes precisiones, el Departamento Nacional de

Planeación para los recurso del sector deporte dispone lo siguiente: 6.3.3 Programación y destinación de los recurso del 4% para recreación y deporte los cuales deben destinarse a planear y desarrollar programas y actividades que permitan fermentar la práctica del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre … para el efecto, las inversiones deben estar soportadas en proyectos inscritos y debidamente viabilizados….. De igual forma la ley 1389 de junio 18 de 2010 por lo cual se establecieron incentivos para los deportivas y se reforman algunas disposiciones…. De lo anterior expuesto, se puede concluir que con la entrega de los uniformes par los participantes de las olimpiadas campesina en el municipio de guapota no se ha entregado ningún auxilio o donación a los participantes de manera sesgada o ha capricho de la administración toda vez que ese trata de una entrega de estimulo para la práctica del deporte cuya asignación se hace sin discriminación de sexo” CONCLUSION POR PARTE DE ESTE ENTE DE CONTROL el equipo auditor desvirtúa el hallazgo de tipo Disciplinario toda vez que la respuesta dada por el actual alcalde en la cual nos permite ver algunos a partes de la cartilla del SGP 2009 en el numeral 6.3.3, la ley 1389 del 2010 y la sentencia C- 221/11, sirvieron como soporte y sustento para desvirtuar el hallazgo de tipo disciplinario que nos compete. En cuanto al hallazgo de tipo administrativo también se desvirtúa toda vez que se encuentra tipificado por el mismo hecho en el hallazgo numero 19. ACEPTACION DE OFERTA INVITACION PUBLICA NRO. IPMG 024-734- 2012 MODALIDAD DE CONTRATACION: Compraventa

CONTRATISTA: Forum Ltda. Diseño e ingeniería y/o Rodrigo Alonso Guarín Orduz




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OBJETO: Suministro de elementos y herramientas agropecuarias, para los participantes – expositores, en la realización de la feria agropecuario en el municipio de guapota

VALOR: $10.000.000

DURACION: 2 días

FECHA DE SUSCRIPCION: 26 de diciembre del 2012

ACTA DE INICIO: 2 de diciembre del 2012

FECHA DE TERMINACION: 27 de diciembre del 2012

DESCRIPCION DEL HECHO La contratación se desglosa del convenio inter administrativo número 001871 celebrado entre el departamento y el municipio. Revisando el expediente se presume que este contrato se desarrolló conforme a los parámetros normales de contratación puesto que en el expediente se evidenciaron los informes presentados por el supervisor y el pago de la seguridad social, el contrato cuenta con recibo de los implementos por parte de la comunidad. De acuerdo a los argumentos expuestos, se puede concluir, que en desarrollo del presente contrato se actuó conforme a los principios de transparencia, economía y responsabilidad, consagrados en los parámetros de la contratación estatal. ACEPTACION DE PRESTACON DE SERVICIOS NRO. MGPS 018- 2012

CONTRATISTA: Orlando García Hernández

OBJETO: Prestación de servicios de apoyo a la gestión para orientar el proceso de renovación y capacitación de dignatarios de las diferentes juntas de acción comunal municipio de guapota

VALOR: $1.800.000

DURACION: 1 mes

FECHA DE SUSCRIPCION: 11 de abril del 2012

ACTA DE INICIO: 11 de abril del 2012


DESCRIPCION DEL HECHO La administración basa su necesidad en la importancia que tiene las juntas de acción comunal en el desarrollo de las comunidades, el cual ha sido considerado como uno de los pilares de la administración en el programa de gobierno. El contrato cuenta con actas de ejecución y firma de los asistentes, lo que hace presumir el cumplimiento del objeto contractual. ACEPTACION DE OFERTA INVITACION PUBLICA NRO. IPMG 016- 734- 2012

CONTRATISTA: Camilo Andrés Robayo Vargas

OBJETO: Suministro de tres cocinas industriales para la dotación de restaurantes escolares del municipio.

VALOR: $2.235.900

DURACION: 2 días

FECHA DE SUSCRIPCION: 11 de octubre del 2012

ACTA DE INICIO: 11 de octubre del 2012





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DESCRIPCION DEL HECHO La observación se basa en que en los estudios previos consideran pagar el valor del contrato por el rubro que pertenece a dotación de infraestructura educativa, rubro por el cual no se puede ejecutar este tipo de contratos, sin embargo en la disponibilidad presupuestal se constata que el rubro por el cual se ejecuto fue por el SGP ALIEMNTACION ESCOLAR, subsanando de esta manera el error realizado inicialmente, Se Advierte a la administración central que se debe tener especial cuidado con los estudios previos toda vez que estos son la base de la contratación. En cuanto a la parte de ejecución el contrato cuenta con registro fotográfico y acta de entrega por parte de la comunidad y de la administración central. ACEPTACION DE OFERTA NRO. SMG 007 - 2012

CONTRATISTA: Israel José Vidal Socarras

OBJETO: Suministro de combustible gasolina corriente y acpm para los vehículos y maquinaria del municipio y las motocicletas a cargo del fondo de seguridad ley 1106 de 2006

VALOR: $2.500.00

DURACION: 3 meses

FECHA DE SUSCRIPCION: 20 de febrero del 2012

ACTA DE INICIO: 20 de febrero del 2012



El Municipio de Guapota, celebró el contrato de suministro de combustible ajustándose a los parámetros establecidos en el manual de contratación Hallazgo Nro. 22 Sin embargo es necesario que la administración dentro de su proceso de contratación incluya la orden de suministro, para que sea entregado por la dependencia que requiera el servicio, ya que la sola factura allegada por el contratista no es suficiente para que la entidad pueda hacer un mejor control.

TIPO DE HALLAZGO ADMNISTRATIVO



RESPUESTA DEL ALCALDE ACTUAL “La administración municipal teniendo en cuenta que viene cumpliendo a cabalidad con el

manual de contratación en lo que respecta en la celebración del suministro combustible para los vehículos y maquinaria en la alcaldía establecerá una bitácora manejada por la supervisión del respectivo contrato, para que sea quien

ejerza el control del suministro del combustible.




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CONCLUSION POR PARTE DE ESTE ENTE DE CONTROL

Teniendo en cuenta que la entidad acepta el hallazgo de tipo administrativo es necesario que se incluya dentro de un plan de mejoramiento para que la contraloría general de Santander le haga el respectivo seguimiento. OBSRVACION GENERALES A LA CONTRATACION

Verificar con especial cuidado los rubros por medio del cual se realiza el gasto de la contratación sea el indicado

El registro fotográfico debe tener el nombre del contrato a que hace referencia

Exigir el pago de seguridad social a todo tipo de contrato 4. CONCEPTO POR CADA UNA DE LAS LINEAS AUDITADAS Opinión a los Estados Financieros La revisión se llevó a cabo mediante la evaluación y el análisis de los documentos allegados a la entidad, en cumplimiento con la Resolución 0294 de 2009 de la Contraloría General de Santander. La Contadora Pública, SANDRA JANETH ZARATE AMADO, con TP 57384-T, expresa que los Estados contables del municipio de Guapotá presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de 2011 y 31 de diciembre de 2012 y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación, con las siguientes salvedades: -Los procesos en contra del municipio no han sido cuantificados por valores reales. No registra cuentas de orden. -El proceso de sostenibilidad contable no ha culminado. -La Alcaldía no ha llevado a cabo la actualización catastral desde el año 2005. Evaluación Presupuestal PREPARACIÓN Y APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO VIGENCIA 2011 Por medio del Acuerdo No. 014 de 28 de noviembre de 2010 se fijo el presupuesto general de Rentas y Gastos del Municipio de Guapotá, para la vigencia 2011, por valor de ($1.784.899.354), con sus respectivas Disposiciones Generales, clasificación y definición de Rentas y Gastos para el Municipio. Igualmente fue liquidado mediante Decreto 072 del 6 de diciembre de 2010 tal como lo establece la norma. En la vigencia de 2012 se fijo el presupuesto de Rentas y Gastos mediante Acuerdo N° 12 del 26 de noviembre de 2011 en la suma de $1.747.193.167 y fue liquidado mediante Decreto 055 del 31 de diciembre de 2011 de acuerdo a la norma.




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EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS El Presupuesto General de Rentas y Recursos de Capital para la vigencia 2011 y 2012 se conformó como se detalla a continuación: VIGENCIA INICIAL ADICIONES REDUCIONES DEFINITIVO RECAUDOS

2011 1.784.899.354 1.200.374.866 114.039.296 2.871.234.924 2.669.736.884

2012 1.747.193.167 887.148.051 255.523.102 2.378.818.116 2.521.480.350

El presupuesto inicial aprobado para la vigencia 2011, fue por valor de $1.784.899.354, se efectuaron actos administrativos de adiciones por valor de $1.200.374.866 equivalente a un 41.80% del presupuesto definitivo y reducciones por valor de $114.039.296, dando como resultado un presupuesto definitivo por valor de $2.871.234.924, con un cumplimiento de la meta de recaudo del 92.98%, equivalente a $ 2.669.736.884. El presupuesto de la vigencia de 2012 se disminuyo en un 17.15% con respecto al año anterior, las adiciones se disminuyeron en un 26%

OBSRVACION GENERALES A LA CONTRATACION

Verificar con especial cuidado los rubros por medio del cual se realiza el gasto de la contratación sea el indicado

El registro fotográfico debe tener el nombre del contrato a que hace referencia

Exigir el pago de seguridad social a todo tipo de contrato 5. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS

#

TIPO DE HALLAZGO

DESCRIPCION DEL HALLAZGO PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTIA PAGINA A D P F S

1 X

La entidad revela en los Estados financieros, las cuentas de orden con saldo en cero, a pesar de que existen procesos a favor y en contra de la entidad.

Leonardo Andrés Pacheco Rios- Alcalde 8

2 X

El dinero recaudado en caja por los diferentes conceptos no se consigna periódicamente y presenta riesgo por no existir lugar seguro para guardarla.


3 X

Existen cuentas inactivas que corresponden a convenios, los cuales deben ser liquidados.


4 Hallazgo sancionatorio desvirtuado 11

5 X

Existen más de $30.000.000 de cartera superior a los 5 años con el riesgo de que los contribuyentes soliciten la prescripción.


6 X

Los elementos dados de baja permanecen en las instalaciones de la alcaldía. Para la maquinaria también es necesario un proceso para dar de baja.


7

Hallazgo administrativo desvirtuado. 14

8

Hallazgo administrativo desvirtuado. 15




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9 X

La Alcaldía debe adelantar las gestiones y trámites correspondientes, que generen las demandas que tiene en su contra, con el fin de evitar un posible detrimento patrimonial.


10 X

La Alcaldía debe dar continuidad con el proceso de sostenibilidad contable.


#

TIPO DE HALLAZGO



11

Durante el trabajo de campo se observó que la administración municipal no le dio cumplimiento a la ley 617 de 2000 en cuanto a que los gastos de funcionamiento no deben superar el 80% de los ICLD. DESVIRTUADO 27

12 x

Durante el trabajo de campo se observó que la administración municipal durante la vigencia de 2011 no realiza la adición de los recursos recaudados de más incurriendo en un presunto hallazgo de tipo administrativo


13 x

En cuanto a lo establecido en el art. 111 de la ley 99/93 recursos que debe presupuestar para reforestación de cuencas hídricas no le está dando cumplimiento tanto en el 2011 como en el 2012. Leonardo Andrés

Pacheco Rios- Alcalde 27

14

No le está dando cumplimiento a lo establecido en la norma en cuanto a que del valor total de la estampilla Pro anciano debe presupuestar el 20% para el fondo de pensiones. DESVIRTUADO 29

15 x

En el trabajo de campo se corroboró que durante las vigencias 2011 y 2012 la administración está dejando reservas presupuestales, incumpliendo lo establecido el art. 8 de la ley 819 /03.

Leonardo Andrés Pacheco Rios- Alcalde

29

#

TIPO DE HALLAZGO



16

Con base en el Informe Definitivo de auditoría Gubernamental con enfoque Integral modalidad especial N° 56 del 3 de Octubre de 2011, vigencia fiscal 2010, y al Plan de Mejoramiento suscrito por la Administración Municipal, aprobado mediante acta suscrita el 10 de noviembre de 2011 por la Contraloría General de Santander, se efectúa seguimiento a siete (13) hallazgos administrativos, con

DESVIRTUADO 34




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sus respectivas acciones de mejoramiento y metas, obteniéndose los siguientes resultados a la fecha de realización del proceso auditor:

17 X

el contrato inicia el día 30 de mayo del 2011, se expide póliza el día 7 de junio y la póliza fue aprobada este mismo día, lo cual supone unos días de ejecución sin que el contrato se encontrara con los amparos a que estaba obligado el contratista a constituir y la entidad publica a exigir y aprobar


18

Por tanto, se requiere que la entidad incluya en un plan de mejoramiento para que tome las acciones correctivas en cuanto a la necesidad de ser más claros al momento de realizar los estudios previos (detalle a contratar) y describir el objeto en la minuta. En cuanto a la etapa de ejecución existe un acta de recibo final firmado por el secretario de planeación, el alcalde y el contratista.

DESVIRTUADO 4

19 X

Se pago por el rubro numero 054691A4 Deporte, Sistema General de Participaciones, recursos que tienen una destinación especifica No reposa copia del pago de seguridad social, a pesar que en el acta de verificación de requisitos se argumentan que este pago se verifico y lo que sirvió para ser un requisito habilitante

Administrativo: Leonardo Andrés Pacheco Rios- Alcalde Disciplinario: DESVIRTUADO 45

20 X

A pesar que existe el aval por parte del supervisor del contrato del cumplimiento del objeto contractual, se hace necesario que la entidad al momento de hacer este tipo de contratos utilice los medios de evidencia como son registro fotográfico y firma de cada persona beneficiada con el producto


21

En cuanto al rubro por medio del cual se ejecuto este contrato no es el indicado puesto que el rubro del SGP no permite estas erogaciones, pese a que existe evidencia (fotos y firmas de recibo) del cumplimiento del objeto contractual se tipifica un hallazgo de tipo administrativo y DESVIRTUADO 52




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disciplinario por el rubro que se utilizo para la ejecución del gasto.

22 X

Sin embargo es necesario que la administración dentro de su proceso de contratación incluya la orden de suministro cada vez que se requiera el servicios, toda vez que aunque se anexan las facturas indicando al vehículo que se le realiza el abastecimiento, esto con el fin de tener un mejor control


6. CUADRO RESUMEN DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD

VALOR

ADMINISTRATIVOS 14

DISCIPLINARIOS 0

FISCAL 0

SANCIONATORIO 0

TOTAL 14

7. PRONUNCIAMIENTO Por lo anterior y en concordancia con las Resoluciones Nro. 000294 de abril de 2009 y No. 00617 de 2010 de la Contraloría General de Santander el grupo auditor recomienda FENECER la cuenta rendida por Alcaldía del Municipio de Guapota vigencia 2011- 2012

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) MARISOL PINZON SIERRA SANDRA JANETH ZARATE AMADO Profesional Especializada Profesional Universitario (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) MIRIAM LOPEZ VILLAMIZAR WALTHER MAYGER DUARTE GOMEZ Profesional Universitario Auditor Fiscal Nodo Comunero

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada para el Control Fiscal

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