JORNADAS DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DE LA CABA A 15 DE AÑOS DE SU AUTONOMÍA

JORNADAS DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DE LA CABA A 15 DE

AÑOS DE SU AUTONOMÍA

El Sistema de Costos del Gobierno de la Ciudad Autónoma

de Buenos Aires

Cdor. Abelardo G. Harbin

Primero ubiquémonos en la CABA o en una Provincia, cualquiera sea

• Durante la dictadura y la década del ´90 se transfirieron funciones (el Estado de Bienestar) desde el Estado Nacional hacia las Provincias y Municipios.

• De tal forma que gran parte de los Servicios Públicos Finales – por empezar los clásicos servicios de Educación y Salud – hoy casi no son prestados por el Nivel Nacional sino por Provincias, Municipios y por la CABA.

Abelardo G. Harbin

La transferencia de las responsabilidades del Estado de Bienestar

• Implica profundos cambios en los roles asignados a los distintos niveles de gobierno.

• Y la necesidad de los Gobiernos Subnacionales de responder en forma adecuada a nuevas demandas de sus comunidades.

• Por lo que éstos deben revisar sus procedimientos y normas en vigencia, ampliando la concepción sistémica y favoreciendo la evaluación de sus acciones que redunden en una mayor eficiencia.

Abelardo G. Harbin

Con lo que se concluye...

• Son justamente estos servicios (los Servicios Públicos Finales) los mas propicios al cálculo de costos, dado que tienen una producción física de bienes y servicios

finales, divisibles y aptos para dicho cálculo.

Abelardo G. Harbin

El análisis de los Costos...

• Conduce a ofrecer los mejores servicios en forma eficiente.

• Permite avanzar en la mejora continua de una organización.

• Y el concepto de mejora continua es una de las claves de la administración de calidad total.

Abelardo G. Harbin

Para empezar...• Costo es un recurso que se sacrifica o

al que se renuncia para alcanzar un objetivo específico.

• Sin embargo, el costo de cualquier cosa depende del propósito con que se determina.

Abelardo G. Harbin

El análisis de los Costos…

• …es más habitual en el ámbito privado y en general, la bibliografía – y lo que nos enseñan en la Facultad - se refiere al mismo.

Abelardo G. Harbin

Allí se dice que:• La Contabilidad Patrimonial tiene dos

objetivos fundamentales: informar acerca de la situación del ente (Balance) y evaluar los cambios que se producen en el capital como resultado de las actividades (Estado de Resultados).

• De tal forma que los informes relativos a Costos afectan a ambos, ya que el Costo de los productos no vendidos se refleja en el primero y el de los vendidos en el segundo.

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En ese ámbito, se dice que los costos

sirven, en general, para tres propósitos: • Facilitar la medición de la utilidad y la

evaluación del inventario.

• Ofrecer información para el control administrativo de las operaciones y actividades (informes de control).

• Proporcionar información para fundamentar el planeamiento y la toma de decisiones.

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Sin embargo...• El estudio de costos aplicado a la actividad estatal

sintetiza y registra los costos de los centros prestadores de servicios con el fin que puedan medirse, controlarse e interpretarse los resultados de cada uno de ellos.

• Tal es así que un sistema de costos racional facilita la medición de la eficiencia con que se desarrollan las operaciones y brinda asimismo la posibilidad de tomar decisiones en una marco de mayor racionalidad.

• Además aporta información para la determinación de la capacidad de producción del Estado.

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En el ámbito del Estado…• La Hacienda Pública es principalmente una

Hacienda productiva.• Más allá que no exista fin de lucro, el

carácter productivo de la Hacienda Pública da lugar a los estudios de Costos.

• Por ello la ley 70 de Gestión y Administración Financiera de la CABA exige “un informe sobre el comportamiento de los costos”.

Abelardo G. Harbin

Así que, empezamos por redefinir los propósitos del estudio de Costos:

• Permite medir el esfuerzo económico empleado en la satisfacción de una necesidad puntual de la sociedad.

• Facilita la evaluación de la eficiencia en la prestación de los servicios públicos.

• Complementa el seguimiento de la utilización del activo fijo y de los bienes de consumo almacenados.

Abelardo G. Harbin

Así que, empezamos por redefinir los propósitos del estudio de Costos:

• Ofrece información para el control administrativo de las operaciones y actividades (informes de control).

• Proporciona información para fundamentar el planeamiento y la toma de decisiones.

Abelardo G. Harbin

Y sus características:• Es analítico por excelencia, ya que se

plantea sobre determinados sectores.• Determina los recursos humanos y

materiales utilizados por los distintos sectores analizados.

• Su idea implícita es la eficiencia.• Permite determinar el presupuesto

mínimo de mantenimiento de un servicio.• Facilita la Planificación.

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Definimos nuestro Modelo de Costos

• Modelo de Costo: • Pleno, integral o completo.• Por procesos.• Resultante o histórico.

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• Concepto de Costo (y Método de Costeo): Pleno, integral o completo.

• Método de apropiación o concentración: Por procesos.

• Determinación de los Valores de Costo: Resultante o histórico, pero con un análisis de la remuneración del Capital propio.

• Sistema de Costo: integrado a la Contabilidad Financiera.

• Alcance: Integral (toda la Administración Pública)Abelardo G. Harbin


• Clasificación de los Costos:• Fijos y Variables.• Directos e Indirectos.• De Función Producción y de Función no

Producción.• Controlables y No Controlables.• Internos y Externos.• Del Presupuesto del Ente o del Presupuesto

de Otros Entes.Abelardo G. Harbin


• Centros de Costos: los Programas (Producción Homogénea).

• Asignación de Costos Directos: todos los del Proceso o Programa.

• Unidades de Costo: Servicio Público.• Período de Costo: Anual (trimestral).

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• Asignación de Costos Indirectos: de otros Procesos o Programas en base a Actividades.

• Criterio de Distribución de Costos Indirectos: el peso de cada Centro de Costo en el total de todos los Centros de Costos beneficiados por la Actividad o Costo Indirecto a distribuir.

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• Análisis Gerencial (diferentes Costos para diferentes propósitos): Costo Variable, Marginal, Conductores de Costos, Necesariedad (cualitativa y cuantitativa), Capacidad de Producción, Nivel de Actividad, Procesos Productivos y Relaciones Funcionales, Gerenciamiento de las Actividades (ABM), Reducción de Costos (ABC), Calidad y Gestión de Procesos.

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Los Centros de Costos

• Es a nivel de Programas y/o Actividades dónde se debe centrar la tarea de determinación de los costos, dónde habrá que realizar una distribución de gastos indirectos como pueden caracterizarse los servicios comunes, centrales e instrumentales.

• Y es allí donde hay que determinar los costos de los Servicios para determinar grados de eficiencia y corregir falencias.

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La Información Presupuestaria• Si bien los Costos son un concepto Patrimonial -

debe tomar información de la Ejecución Presupuestaria por Jurisdicción, Programas y Objeto del Gasto ( en la etapa de devengado por cierto ).

• La Contabilidad Patrimonial reduce la cantidad de cuentas en relación a la Presupuestaria que cuenta con un mayor nivel de apertura.

• El cálculo debe hacerse al nivel de Producción Pública Homogénea (en Programas o en Actividades)

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La vigencia de Luca Paccioli

• Claro que, la información resultante debe ser validada por el Sistema de Contabilidad y complementada por información –proveniente de este último- sobre Bienes (de Uso y de Consumo ), información que necesariamente surge de registros patrimoniales o de acumulación.

Un Centros de Costos es…

• Una Unidad Contable para la cual se acumulan Costos.

• La Unidad más pequeña de Actividad en donde se genera una Producción Homogénea.

• El que permite aplicar de la manera más precisa posible los Costos a las Unidades de Producto o Servicios procesadas en ellas.

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Un Centros de Costos es…

• Una Unidad de Organización bajo una única responsabilidad y con actividades y funciones relativamente homogéneas.

• Una Unidad de Asignación y Distribución de Recursos utilizados para la obtención de productos o servicios que el ente presta o desarrolla para su funcionamiento.

Abelardo G. Harbin

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El Sistema de Costos integrado a la Contabilidad Financiera

• La Contabilidad de Costos es un concepto de la Contabilidad patrimonial y no del Registro Presupuestario.

• El Costo es patrimonial y el gasto es presupuestario.

• El Costo es “económico”, pero “monetizado” para su cálculo homogéneo.

• El costo “económico” tiene un componente “físico” y otro “monetario”.

Abelardo G. Harbin

Carácter Integrador de la Contabilidad• La plena integración de los Sistemas de

Administración Financiera y los Sistemas de Administración de los Recursos Reales sólo es posible a través del Sistema de Contabilidad.

• El Sistema Contable, además de la rendición de cuentas, debe producir información

oportuna, objetiva y confiable para la toma de decisiones.

Seguimos por generar nuestro propio glosario...

• Costo Estimado• Costo Incurrido• Costo por Procesos

• Centros de Costos

• Costeo

• Presupuesto• Ejecución• Ejecución por

Programas modificada.• Unidades Ejecutoras de

Programas• Asignar Gastos a

Programas modificados.

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• Las modificaciones a la ejecución por Programas son de orden patrimonial:

• El Inciso 2 “Bienes de Consumo” es reemplazado por los Consumos del Módulo de Bienes.

• El Inciso 4 “Bienes de Uso” es reemplazado por las Depreciaciones del Módulo de Bienes.

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• El Costo Pleno es la sumatoria de los Costos Directos o Internos o de la Función de Producción más los Costos Indirectos o Externos o de la Función de No Producción.

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• El Costo Directo o Interno o de la Función de Producción es la sumatoria de los Costos de Adquisición más los Costos de Conversión.

• El Costo Indirecto o Externo o de la Función de No Producción es la sumatoria de los Costos (Fijos y Variables) asignados desde los Centros de Costos no Productivos (del Presupuesto de Otros Entes).

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• El Costo de Adquisición es la sumatoria de los Consumos de Bienes de Consumo (Variables) más los Servicios No Personales (Variables).

• El Costo de Conversión es la sumatoria de los Gastos en Personal por la Planta Permanente (Fijos) más las Transferencias (Variables) más las Depreciaciones (Fijos).

Abelardo G. Harbin


• La Función de Producción es de Origen en el Presupuesto del Ente, con la salvedad que los Consumos y las Depreciaciones son de Origen en el Patrimonio del Ente.

• La Función de No Producción es de Origen en el Presupuesto de Otros Entes.

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• Los Costos Variables son Controlables.

• Los Costos Semifijos y Fijos son Semicontrolables.

• Los Costos Indirectos originados en los Servicios de la Deuda son No Controlables.

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• Los Costos son Históricos o Resultantes.

• Las Estimaciones o Predeterminaciones (Normalizadas o Estándar) son un Insumo de la Presupuestación.

• El Costo Variable acumula tanto los Variables Directos como los Indirectos.

• El Costo Marginal analiza sólo los Costos Variables Directos.

Abelardo G. Harbin

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El Primer paso fue tomar la “Ejecución por Jurisdicción, Programas y Objeto del Gasto”

• A principios del 2008 asignamos a cada objeto del gasto (a nivel de partida principal) el carácter de fijo, semi-fijo y variable.

• Agrupamos las partidas según esta nueva clasificación y calculamos subtotales.

• Acompañamos la información disponible sobre Producción Física de cada Programa (determinando, en los casos disponibles, Costo Unitario ).

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No sólo como antesala de los Costos• La determinación de la Variabilidad de los

Gastos a partir de la Ejecución Presupuestaria es de gran utilidad, no sólo como un primer paso hacia un análisis de costos compatible con la contabilidad patrimonial...

• Sino también por que permite determinar cuál es el nivel y los objetos del gasto pasibles de reducirse en caso de restricciones presupuestarias sin afectar la viabilidad del programa pertinente.

Respecto de la Información presentada...

• La Información sobre Producción Física fue escasa e incompleta. Seguramente atribuible a la novedad que significaba entonces su medición.

• Desde mediados del año 2008 iniciamos un seguimiento del registro de la producción física que permitió resolver algunas inconsistencias y mejorar sensiblemente la carga de datos sobre producción física

Abelardo G. Harbin

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Luego, para Gastos Unitarios...

• Pudimos determinar el Gasto Total y Unitario en Producción al nivel de una Producción Física Homogénea (sea Programas o Actividades) para poder también en el futuro determinar Costos Unitarios.

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Y a partir del 2010...

• Presentamos relaciones de Insumo/Producto en la Cuenta de Inversión 2008 exponiendo comparativamente las proyecciones y las ejecuciones reales siempre al nivel de una Producción Física Homogénea (sea Programas o Actividades) para poder también en el futuro determinar Costos Unitarios.

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Y finalmente, Costos• Tomamos la “Ejecución por Jurisdicción,

Programas y Objeto del Gasto” para los Incisos 1 (Personal), 3 (Servicios No Personales) y 5 (Transferencias).

• Asignamos los Bienes de Consumo almacenados de acuerdo a su utilización.

• Agregamos como Costo Fijo la depreciación de los Bienes asignados a Programas.

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Para lo cual aceptamos los siguientes supuestos...

• Si bien calcularíamos Costos por Procesos no consideraríamos Unidades Equivalentes de Producción.

• Los Bienes de Consumo adquiridos por fuera del Módulo de Compras se considerarían –en una primera etapa- consumidos íntegramente en el período en que se devengaran.

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Respecto de los Bienes• Hubo que esperar al Módulo de Bienes,

mucho más complejo en su definición y programación, para poder:

• Tener un listado de Bienes de Uso asignables a Centros de Costos a fin de transferirles sus depreciaciones.

• Llevar Inventarios de Bienes de Consumo relacionados con Centros de Costos para transferirles sus Consumos.

Etapas del Desarrollo Informático

• Primera Etapa (mayo/2011):• Asignación de Centros de Costos a cada

Programa.• Cálculo del Costo de cada Centro de

Costo considerando sólo los Costos directos (propios) provenientes de la ejecución presupuestaria.

Abelardo G. Harbin


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Etapas del Desarrollo Informático• Segunda Etapa (octubre/2011):• Incorporación de los Consumos y las

Depreciaciones (provenientes del Módulo de Bienes) al Centro de Costo.

• Prorrateo de los Centros de Costos pertenecientes a Programas No Finales.

• Cálculo del Costo de cada Centro de Costo considerando sólo los Costos directos (propios) provenientes de la ejecución presupuestaria.

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Muchas gracias!!!

Cdor. Abelardo G. Harbin

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