Tema 4: El Trabajo del Administrador

La Administración del Tiempo

Dra. Leticia Ramos

Lic. Marianela Adriaenséns

Lic. Miguel Flores

Bibliografía

Libro: Time ManagementMarc ManciniMcGraw Hill2003

Contenidos

1.1. La importancia de administrar nuestro La importancia de administrar nuestro tiempo.tiempo.

2.2. El impacto de la administraciEl impacto de la administracióón del tiempo n del tiempo en el desempeen el desempeñño de una organizacio de una organizacióón y de n y de una persona.una persona.

3.3. La administraciLa administracióón del tiempo como n del tiempo como estrategia administrativa.estrategia administrativa.

La Importancia de Administrar Nuestro Tiempo

1.1 Reflexión sobre el Tiempo

• ¿Cuántas veces has tenido que responder: hoy no iré a tal o cuál evento, porque no tengo tiempo para ello?

• ¿Es que realmente no dispones de suficiente tiempo para realizar dicha actividad, o lo dices solo por costumbre?

• ¿Cuántas veces al estar sentado en una junta de trabajo has tenido la sensación de que estás perdiendo tu tiempo? ¿por qué?

1.2 Resultados Investigación de Campo

• Muestra: Empresa manufacturera del área metropolitana de Monterrey.

• N = 80 supervisores• Característica principal del grupo: grupos

con cierto grado de auto-dirección.• Se analizó la administración del tiempo en

una junta de trabajo.

1.2 Resultados Investigación de Campo

• Falta de agenda formal• Objetivos mal definidos• Participantes no adecuados• Agenda muy extensa• Un punto monopoliza la agenda• Líder no preparado• Muchos participantes con poca contribución• Los participantes clave no se presentan• No existen recursos suficientes

1.3 Mitos de la Administración del Tiempo

• Las investigaciones científicas sobre el análisis del tiempo y sus implicaciones nos han conducido a delimitar una serie de mitos relacionados con el tiempo y la eficacia de las personas, dentro y fuera de una organización.

1.3 Mitos de la Administración del Tiempo

• El mito de la actividad• El mito de la decisión• El mito de la delegación• El mito de la eficiencia• El mito de la omnipotencia

Mito de la Actividad

• En ocasiones se cree que las personas más activas realizan más cosas. Es importante NO confundir la “actividad” con resultados esperados.

• Por ejemplo, los empleados inseguros trabajan con frecuencia a niveles de energía inversamente proporcionales a la seguridad que tienen y la confianza en los resultados.

Mito de la Decisión

• Se cree que cuanto más alto (en el nivel organizacional) se tome la decisión, mejor será la decisión, esto NO siempre es así.

• Por ejemplo, en ocasiones, las decisiones de ventas deberán ser tomadas por los vendedores y NO por sus jefes.

Mito del Empowerment

• Se cree que la delegación “empowerment” ahorra tiempo, preocupación y responsabilidad.

• Y esto es cierto, pero es el resultado de un largo proceso que inicialmente requiere de tiempo para planear lo que se debe delegar, seleccionar y capacitar al personal para aceptar responsabilidades, comunicar los resultados esperados, preparar y aconsejar para mejorar el rendimiento, comprometer al equipo de trabajo, en las decisiones que afectan su trabajo y para medir y recompensar los resultados.

Mito de la Eficiencia

• Se cree que el administrador más eficiente es el más capaz. Con frecuencia se confunde la eficacia con la capacidad.

• Sin embargo, sabemos que ser rápido en un trabajo equivocado, o correcto en un momento inoportuno, puede ser muy ineficaz.

Mito de la Omnipotencia

• Se cree que el hacer las cosas nosotros mismos, provoca que los trabajos se realicen en una forma más rápida y de una mejor manera.

• Se piensa en ocasiones que el ahorrar el tiempo de instrucción y de verificar y luego descubrir que las cosas se han hecho mal, disminuye el tiempo de ejecución.

• Además, de que muchos administradores se ilusionan con el hecho de que son indispensables y su negativa a dejar que otros tomen decisiones, acumula montañas de papeles sobre el escritorio.

1.4 Herramientas para Administrar el Tiempo

• Registro del Tiempo

• Agenda Laboral

• Análisis Jornada Laboral

Registro del Tiempo

Pasos:• Enumerar los objetivos diarios o los trabajos más

importantes que se deban desempeñar ese día.• Registrar cada actividad durante cada período de

hora del día.• Evaluar la prioridad relativa de cada acción.• Analizar en retrospectiva, cómo se podría

desarrollar mejor esa acción en un futuro.

Agenda Laboral

Pasos para su realización:• Utilizando como base el registro del

tiempo, determina las tareas laborales que actualmente desempeñas.

• Enuméralas por orden de importancia en relación con tu trabajo.

• Incluye el tiempo que actualmente utilizas para llevar acabo cada una de estas actividades.

Jornada LaboralPasos:• Analiza cuántas horas a la semana empleas en

cada una de las tareas laborales enumeradas en la agenda laboral.

• Analiza, cuánto tiempo deberías emplear para realizar estas tareas? Determina si existe diferencia entre ambos tiempos.

• Enumera las actividades de las fases anteriores en las que observas diferencias significativas.

• Comienza los cambios.

El Impacto de la Administración del Tiempo en el Desempeño de una

Persona y una Organización

2.1 ¿Cómo administrar el Tiempo para lograr el Éxito?

Reflexión

• ¿Conoces a alguna persona que siempre hace lo que dice, con absoluta exactitud?

• Estereotipo de esta persona: – trabaja duro– disfruta lo que hace– realiza una buena aportación a la

organización

Método utilizado por este tipo de personas

• Preguntan: ¿cuándo se necesita terminar la actividad?

• Toman la decisión de aceptar o rechazar la actividad

• Relacionan el resultado esperado con concluir la actividad a tiempo

• En conclusión, generalmente decimos que esta gente administra su tiempo para lograr el éxito.

¿Pero entonces, qué es el éxito?

• El éxito es realizar nuestro mejor esfuerzo:– en los negocios– en los asuntos personales – en las cuestiones familiares

• La persona que más se acerca a lo que puede dar con su capacidad, es más exitosa que la que no se acerca a su nivel de rendimiento.

Resultados esperados al administrar nuestro tiempo

• El éxito es el logro de metas previamente establecidas,

• la aplicación de un método en forma organizada y sistemática.

• el incremento en:+ nuestra eficiencia y+ nuestra eficacia.

Resultados esperados al administrar nuestro tiempo

• Eficacia: es la medición del costo de los recursos asociados con el logro de una meta en un tiempo establecido.

• Eficiencia: se relaciona con la calidad con la cual se obtuvo el resultado de una actividad.

Reflexión

• Tómate un momento y piensa en la forma en que utilizas tu tiempo y vives tu vida.

Equilibrio entre Variables

• Actividades personales

• Trabajo

• Familia

• Recreación

• Desarrollo personal

• Tiempo libre

2.3 La obtención del éxito en relación al desarrollo de una ventaja competitiva.

• La ventaja competitiva se define como la “calidad que hace que nuestro trabajo sea más deseable que el trabajo de personas con características similares.”

• Consiste en desarrollar una habilidad competitiva que distingue claramente a una persona de otras y le proporciona ventaja sobre ellas en el mercado laboral.

La Administración del Tiempo como Estrategia Administrativa

3.1 La Importancia del Proceso de Planeación en la Administración del Tiempo

• La piedra angular del desarrollo de una estrategia administrativa se obtiene a través del proceso eficaz de planeación.

• El planear implica desarrollar una visión hacia el futuro, elaborando objetivos concretos, y después ayudando a la gente a emprender acciones necesarias en el presente para poder resolver mejor los retos del futuro.

• El sistema de planeación, en la actualidad, debe ser muy exigente con la responsabilidad del desempeño; esperando que los empleados logren resultados en el tiempo previamente establecido.

3.1 Para lograr administrar mejor el tiempo es indispensable planear a través de los siguientes pasos:

• 1.- Define los objetivos. Identifica de modo muy específico los resultados o consecuencias deseadas. Conoce a dónde quieres llegar; deberás plantearlos con la mayor especificidad posible para que puedas reconocer el momento en que los hayas alcanzado, o para saber quétan lejos estás de su objetivo en diversos puntos a lo largo del camino.

• 2.- Determina en dónde estás frente a los objetivos.Evalúa tus logros actuales en relación con los resultados deseados. Reconoce en dónde estás en el proceso de alcanzar los objetivos; identifica qué ventajas están a tu favor y qué desventajas pueden detenerte.

3.1 Para lograr administrar mejor el tiempo es indispensable planear a través de los siguientes pasos:

• 3.- Desarrolla premisas acerca de las condiciones futuras. Intenta anticiparte a los acontecimientos futuros. Genera escenarios alternativos para lo que pueda suceder; identifica para cada uno de ellos las cosas que pudieran ayudar u obstaculizar tu avance hacia el logro de objetivos.

• 4.- Analiza posibles alternativas de acción, elige las mejores y decide cómo implementarlas. Enumera y evalúa cuidadosamente las posibles acciones que se puedan emprender. Escoge la(s) alternativa(s) que tenga(n) más probabilidades de alcanzar los objetivos; describe paso a paso lo que debe hacerse para seguir el curso de acción seleccionado.

3.1 Para lograr administrar mejor el tiempo es indispensable planear a través de los siguientes pasos:

• 5.- Implementa el plan y evalúa los resultados. Pon manos a la obra y mide cuidadosamente tu avance hacia los objetivos. Realiza todo lo que el plan requiera, evalúa resultados, emprende acciones correctivas y revisa los planes cuando sea necesario.

3.2 Barreras del Tiempo Humano

• Son las barreras relacionadas con las capacidades y habilidades de cada persona.

Ejemplos:– intentar demasiadas cosas a la vez– desorganización personal– incapacidad de decir NO– falta de autodisciplina– indecisión– dejar tareas sin terminar– socialización

3.2 Barreras del Tiempo Administrativo

• Son las barreras relacionadas con los procesos y procedimientos establecidos por la organización para la cual laboramos.

Ejemplos:– falta de objetivos,– cambio de prioridades,– delegación ineficaz,– falta de comunicación,– falta de procedimientos, normas y controles,– no saber escuchar.

3.3 Barreras del Tiempo Ambiental

• Son las barreras relacionadas con el ambiente que nos rodea, así como el clima organizacional.

Ejemplos:– interrupciones telefónicas,– visitantes que no hacen antesala,– juntas no programadas,– información incompleta,– papeleo y trámites burocráticos,– falta de personal.