La Organización 11-04-2015.pdf

7/21/2019 La Organizacin 11-04-2015.pdf

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ORGANIZACIN

Lic. Rony Ordoez

L ORG NIZ CIN Y SU EVOLUCIN

La Edad Media

Economa feudal autosuficiente .Organizacin : Gremios, oficiales, maestros y aprendices

Revolucin industrial

Avances de la tcnica para obtener el mximo rendimiento. Bsqueda de la eficacia combinacinmedios productivos y humano. Organizacin cientfica del trabajo.

La escuela de la organizacin cientfica del trabajo Taylor)

Descomposicin y racionalizacin de las tareas para aumentar el rendimiento y minimizar el trabajoMtodo cientfico a la organizacin del trabajo

Remuneracin adecuada Divisin del trabajo Estudiar las relaciones para maximizar produccin, minimizar coste

Teora de la administracin general Fayol)

Divisin de la actividad productiva, comercial, financiera, seguridad, contable, administrativa Divisin del trabajo.Autoridad y responsabilidadUnidad de direccinUnidad de mando


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La organizacin tiene diversas aceptaciones en

la literatura administrativa. Una como

sinnimo de empresa y la otra como fase del

proceso administrativo, sobre la cual nos

vamos a ocupar.

Veamos algunas definiciones sobre

organizacin.

ORGANIZACIN

ORGANIZACIN

La organizacin implica una estructura

de funciones o puestos intencional y

formalizada

.


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ORGANIZACIN

Consiste

en dividir y relacionar el trabajo para

alcanzar las metas fijadas: establecer las

estructura organizacional, delinear las

relaciones o lneas de enlace que faciliten la

coordinacin, crear las descripciones de cada

puesto, indicando atribuciones, relaciones,

responsabilidades y autoridad, y fijar

requerimientos o cualidades requeridas del

personal para cada puestos.

ORGANIZACIN

La organizacin es el proceso dedisponer y destinar al trabajo laautoridad y los recursos entre los

miembros de una organizacin, enuna forma tal que pueden lograr losobjetivos organizacionales de maneraeficiente.


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ORGANIZACIN

Organizacin es la estructuracintcnica de las relaciones que debenexistir entre las funciones, niveles yactividades de los elementosmateriales y humanos de unorganismos social, con el propsitode lograr su mxima eficiencia dentrode los planes y objetivos sealados.

ORGANIZACIN

La organizacin define y orienta eltrabajo en el interior de la empresa,por lo que principal objetivo es ayudar

a que las metas de la empresatengan significado y sean importantespara todos sus miembros,contribuyendo a incrementar laeficiencia organizacional.


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ORGANIZACIN

Otros objetivos de la organizacin:

1. Establecer los departamentos o reas

funcionales especializadas de la empresa.

2.

Definir jerarquas, las que determinan el

grado de autoridad y las responsabilidades

inherentes a cada nivel de la empresa.

3. Definir qu labor debe desempear cada

unos de los miembros de la organizacin

mediante la elaboracin de descripciones y

perfiles de puestos.

ORGANIZACIN Qu entendemos por una organizacin formal

y una organizacin informal?

Organizacin formal. Es aquella que se establecede manera deliberada para alcanzar un objetivoespecfico. Se caracteriza por tener una estructuraclaramente definida y contar con polticas y

reglamentos de accin claros y conocidos por susmiembros que la conforman.

Organizacin informal. Se refiere a las relacionessociales y se desarrollan espontneamente entrelos individuos libres y cuyas actividades no siguenreglamentos, ni estructuras especficas.


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3. ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS PERSONAS EN LA EMPRESA

ESTRUCTURAFORMAL

ESTRUCTURA

INFORMAL

DEFINICINLa impuesta por la

direccin de la empresa

La surgida espontneamente en

los grupos sociales e

interdepartamentales

FORMAS DECOMUNICACIN

- Circulares

- Intranet

- Memorandos

-Rumores

-Pasillo

- Charla informal

AUTORIDAD Directivos Lder natural

ORGANIGRAMA GENERAL

Organizacin

Formal


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2. TIPOS Y TEORAS DE ORGANIZACIN EMPRESARIALModelos organizativos

Lineal o militar.

El lder toma lasdecisiones y tienetoda laresponsabilidad

Taylorismo

Especializacindel trabajo de losoperarios

A llena la botellaB pone el tapn

C la etiqueta D la mete en unacaja

Organizacin lneo-funcional

Combinacin de la lineal y eltaylorismo. Un jefe para cada

funcin.

Organizacin por comits

ComitEjecutivo

Comitdirectivo

ComitConsultivo

Comit deVigilancia

Cada asuntoadministrativo loasume un equipo detrabajo o comit

Organizacin matricial

Interrelacin entredepartamentosfuncionales yproyectos

Pry 1 Pry 2 Pry 3

Dpto A Pepe Sara Luis

Dpto B Ins Santi Elsa

Dpto C Rafa Soni Bea

Toyotismo

Se pasa de lacadena demontaje altrabajo enequipo

X realiza una nica tarea

X pertenece a grupo detrabajo que intercambiantareas en pos de realizar untrabajo

LA LGICA DE ORGANIZAR

1. Establecer los objetivos de la empresa2. Formular objetivos, polticas y planes de apoyo3. Identificar, analizar y clasificar las actividades

necesarias para alcanzar esos objetivos

4.

Agrupar las actividades a la luz de los recursos

humanos y materiales disponibles, y de la mejor

manera de utilizarlos segn las circunstancias

5. Delegar a la cabeza de cada grupo la autoridad

necesaria para desempear las actividades

6.

Unir los grupos de manera horizontal y vertical

mediante relaciones de autoridad y flujos de

informacin.


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LA LGICA DE ORGANIZAR

ORGANIZACIN

Propsito y naturaleza de la organizacin. La estructuracin de las funciones y actividades

organizacionales, mediante la generacin de reasfuncionales, puestos y niveles jerrquicos quefaciliten la coordinacin del esfuerzo de todos losmiembros de la empresa y propicien mayoresniveles de eficiencia en la distribucin y manejo delos recursos, as como en el logro de los objetivosorganizaciones. Estos emitidos, estn implcito en lodenominado ORG NIGR M


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ORGANIGRAMAS

CONCEPTO

Organigrama es la representacin grfica de laestructura orgnica de una institucin o de una desus reas, en la que se muestran las relaciones queguardan entre s los rganos que la componen.

Es el instrumento idneo para plasmar y transmitiren forma grfica y objetiva la composicin de unaorganizacin.

Objetivo


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UTILIDAD

Proporciona una imagen formal de la

organizacin.

Facilita el conocimiento de una

organizacin, as como de sus

relaciones de jerarqua.

Representa un elemento tcnico valioso

para el anlisis organizacional.

Constituye una fuente autorizada de

consulta

REQUISITOS FUNDAMENTALES

Precisin: en los organigramas, las

unidades administrativas y sus

interrelaciones deben definirse con

exactitud.

Sencillez: debe ser muy simple, para que

se comprenda fcilmente.


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Uniformidad: para facilitar su interpretacin

conviene homogenizar las lneas y figuras que

se utilicen en su diseo

Presentacin: en su preparacin deben

considerarse criterios tcnicos y de servicio,

en funcin de su objetivo.

Vigencia: debe mantenerse actualizado

nombre de quien lo prepar y fecha de

autorizacin o actualizacin)

CLASIFICACIN DE ORGANIGRAMAS

Por su naturaleza:

MICROADMINISTRATIVOS:

una sola organizacin.

MACROADMINISTRATIVOS:

involucran a ms de una organizacin.


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POR SU MBITO

Generales: representan nicamente a los

rganos principales de la institucin y

sus relaciones bsicas.

Especficos: se refieren nicamente a

una dependencia o unidad administrativa

en concreto .

ORGANIGRAMA GENERAL

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO

AREA


AREA

GERENCIA


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ORGANIGRAMA ESPECIFICO

SECCION SECCION

DEPARTAMENTO

REC. HUMANOS

SECCION SECCION

DEPARTAMENTO

PRODUCCION

DIRECCION DEFINANZAS

POR SU CONTENIDO

INTEGRALES:

Representacin grfica de todas las

unidades administrativas de unaorganizacin y sus relaciones de

jerarqua o dependencia.

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ORGANIGRAMA INTEGRAL O ESTRUCTURAL


AREA


AREA

GERENCIA

FUNCIONALES Y DE FUNCIONES: incluyen

las principales funciones, adems de las

unidades y sus interrelaciones.

Es de utilidad para capacitar al personal y

presentar a la organizacin en forma

general.


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ORGANIGRAMA FUNCIONAL Y DEFUNCIONES

Direccin tcnica

1. Evaluar y controlar la aplicacin

y desarrollo de los programas

2. Formular el programa anual

Direccin financiera

1. Obtener los resultados necesa.

2. Formular el programa anual de

financiamiento

Direccin general1. Cumplir los acuerdos de la

junta administrativa

2. Coordinar a las direcciones

DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES O

NOMINAL:

Indican para cada unidadadministrativa los puestos y el

nmero de plazas existentes onecesarias.

Tambin pueden incorporar losnombres de las personas que ocupanlas plazas.


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ORGANIGRAMA DE PUESTOS, PLAZASY UNIDADES O NOMINAL

Direccin tcnica 5 5

Director 1 1Analistas 2 2Secretarias 2 2

Direccin financiera 5 7

Director 1 1Auxiliares 2 4Secretarias 2 2

Direccin general 4 4Director 1 1

Auxiliar 1 1Secretarias 2 2

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POR SU PRESENTACIN (FORMATO)

VERTICALES: presentan las unidades de arriba

hacia abajo, el rgano de mayor jerarqua est

colocado en la parte superior, desagregando

los diferentes niveles jerrquicos en forma

escalonada, y las relaciones entre las unidades

se representan por lneas verticales.

Son los de uso ms generalizado en la

administracin, por lo cual se recomienda su

uso en los manuales de organizacin.


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ORGANIGRAMA VERTICAL

DIRECTOR

GENERAL

DIRECTOR

DE

PRODUCCIN

DIRECTOR

COMERCIAL

DIRECTOR

DE

FINANCIACIN

DIRECTOR

DE MONTAJE

DIRECTOR

DE ACABADOS

DIRECTOR

DE INVESTIGACIN

DIRECTOR

DE CONTABILIDAD

EMPLEADOS EMPLEADOS EMPLEADOS EMPLEADOS

Organigramas

Verticales

Pretenden destacar la jerarqua de mando: las posiciones que tienen msautoridad se sitan en los lugares ms elevados y, por debajo de ellas, las

subordinadas. Tambin destacan las relaciones de subordinacin directas eindirectas

LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONALVERTICAL

Clase Angosta y de muchos niveles jerrquicas

GerenteGeneral

Gerente deDivisin

Gerente deDivisin

Gerente deDivisin

Jefe deDepartamento

Jefe deDepartamento

Jefe deDepartamento

Jefe deDepatamento

Jefe deDepartamento

Jefe deDepartamento

Jefe deSeccin

Jefe deSeccin

Jefe deSeccin

Jefe deSeccin

Jefe deSeccin

Jefe deSeccin

Jefe deSeccin

Jefe deSeccin

Jefe deSeccin

Jefe deSeccin

Jefe deSeccin

Jefe deSeccin


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HORIZONTALES: despliegan lasunidades de izquierda a derecha ycolocan el rgano superior en elextremo izquierdo, los niveles

jerrquicos se ubican en lascolumnas y las relaciones entre las

unidades se representan por lneashorizontales.

ORGANIGRAMA HORIZONTAL

DIRECTORDE PRODUCCIN

DIRECTORDE FINANCIACIN

DIRECTORCOMERCIAL

DIRECTORDE APROVISIONAMIENTO

SDIRECTOR DE MONTAJE

DIRECTOR DE ACABADOS

DIRECTORDE INVERSIONES

DIRECTOR CONTABLE

EMPLEADOS

EMPLEADOS

EMPLEADOS

EMPLEADOS

EMPLEADOS

EMPLEADOS

DIRECTORG

ENERAL

Organigramashorizontales

Tienen los mismos elementos que los organigramas verticales, pero lasunidades de mando normalmente se sitan a la izquierda y, a su derecha, lasunidades subordinadas. El objetivo de esta organizacin es destacar laimportanciade lasfunciones sobre la jerarquade mando


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MIXTOS: Esta presentacin utiliza

combinaciones verticales yhorizontales para ampliar lasposibilidades de graficacin. Serecomienda su utilizacin en el casode organizaciones con un grannmero de unidades administrativas.

ORGANIGRAMA MIXTO


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CLASES DE ORGANIGRAMAS SEGN SU FORMA

JEFE DEAPROVISIONAMIENTO

Organigramasradiales

Son menos habituales que los anteriores. Intentan crear un impacto visual paradestacar los niveles ms altos de direccin

DIRECTOR

GENERAL

JEFE DEPRODUCCIN

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA MATRICIALBASADO EN EMPRESAS INDUSTRIALES

PARTE DE LA COMBINACIN DE DOS VARIABLES: FUNCIONES(COLUMNAS) Y PROYECTOS (FILAS)

ES UN MODELO DE DOBLE AUTORIDAD (TENDENCIA HACIA LOSPROYECTOS)

ORGANIZACIN TEMPORAL EN FUNCIN DE LA DURACIN DEL

PROYECTO

COMO VENTAJAS; FLEXIBILIDAD ORGANIZATIVA (DEPENDE DEPROYECTOS)

COMO INCONVENIENTES: FALTA DE COORDINACIN


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EJEMPLO DE ESTRUCTURA MATRICIAL

Grupo deDiseo

Grupo deDiseo

Directorde Ingeniera

Unidad deFabricacin

Unidad deFabricacin

Directorde Fabricacin

Centro deCompras

Centro deCompras

DirectorCompras

Grupo deContratos

Grupo deContratos

Directorde Administracin

Directorgeneral

Director

Proyecto A

Director

Proyecto B

DECISIONES O PROPIED DES ESTRUCTUR LES

QUE ORIENT N EL DISEO ORG NIZ CION L

El diseo organizacional implica seleccionaralternativas en lo que respecta a cuatropropiedades estructurales.

1.

Divisin del trabajo: es un proceso mediante elcual el diseador de la estructura organizacional

descompone un proceso complejo en pequeastareas. (el alcance o rango del puesto y laprofundidad del puesto)

2.

Departamentalizacin: creacin de nuevasunidades u rganos de la organizacin, con elmismo nivel jerrquico.


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Abarca la diferenciacin y agrupamiento deactividades de acuerdo con los diferentesproductos, lneas de productos o servicios queofrece la empresa.

Adems, permite a la direccin general delegara su ejecutivo divisional amplia autoridad parala realizacin de las diversas funciones que se

desprenden del proceso aludido a un productoa un servicio.

DEP RT MENT LIZ CIN POR PRODUCTO O

SERVICIOS

DEP RT MENT LIZ CIN POR PRODUCTO O

SERVICIOS

Empresas no industriales se

departamentalizan por servicios,

como suele ser el caso de los

hospitales que tienen unidades de

ciruga, radiologa, pediatra, entre

otras.


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Ttulo del diagrama

MERCADEO

DIVISION DE

LUCES INDICAD.

INGENIERIA

PRODUCCION

CONTABILIDAD

VENTAS

DIVISION DE

INSTRUMENTOS

DIVISION DE

HERRAM INDUS.

INGENIERIA

PRODUCCION

CONTABILIDAD

VENTAS

DEVISION DE

MEDIDORES

PERSONAL COMPRAS FINANZAS

PRESIDENTE

DEPARTAMENTALIZACIN POR PRODUCTO O SERVICIOS

Departamentalizacin por funcin:

Implica la agrupacin de

unidades organizacionales,

basada en la especificacin

de las actividades acordes a

funciones administrativas.Por ejemplo:Departamentos de Produccin,

mercadotecnia y ventas,Recursos Humanos y Finanzas.


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DIRECCIN

GENERAL

DEPARTAMENTO

DE

PRODUCCIN

DEPARTAMENTO

DE

COMERCIALIZACIN

DEPARTAMENTO

DE

FINANZAS

DEPARTAMENTO

DE

RECURSOS

HUMANOS

DEPARTAMENTACIN POR FUNCIONES

En las empresas se definen funciones que sediferencian por el tipo de actividad que se efecta,

por ejemplo, produccin, finanzas, comercializacino recursos humanos

Se disea con base en los proyectos que laempresa desarrolla. Este tipo dedepartamentalizacin es muy tpica en lasempresas de consultora.

DEPARTAMENTALIZACIN POR PROYECTO

Ttulo del diagrama

PROYECTOS ESPECIALES

PROYECTOS

GUBERNAMENTALES

PROYECTOS PRIVADOS

PROYECTOSLOGSTICOS

DIRECCIN


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Se refiere a la diferenciaciacin y agrupamiento de lasactividades enrelacin con la localizacin en la que eltrabajo ser desempeado o el rea de mercado a serservida por la empresa.

Este tipo de departamentalizacin es usada porempresas de gran escala o con actividades fsicas ogeogrficamente dispersas.

DEPARTAMENTALIZACIN TERRITORIAL O GEOGRFICA

Ttulo del diagrama

GERENCIA NORTE GERENCIA SUR GERENCIA CENTRO

GERENCIA OESTE

DIRECCIN

Agrupamiento de actividades de acuerdo con el tipo de

personas para quienes el trabajo es ejecutado.

Las caractersticas de los clientes constituyen la base para este

tipo de departamentalizacin, la cual refleja un inters

fundamental por el consumidor o usuario) a fin de brindarle un

servicio adecuado y un seguimiento personalizado.

Las tiendas de ropas, por ejemplo, suelen establecer

departamentos para damas, caballeros o nios. Otro ejemplo,

son empresas de tipo bancario o de seguros.

DEP RT MENT LIZ CIN POR CLIENTES

Ttulo del diagrama

BANCA DE LACOMUNIDAD

BIENES RAICES YPREST, HIPOTECARIOS

BANCAAGRARIA

BANCAINSTITUCIONAL

PRESIDENTE


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Esta agrupacin se aplica commente en

empresas manufactureras donde las

actividades se agrupan respecto a un proceso

o tipo de equipo.

DEPARTAMENTALIZACIN POR PROCESOS

INGENIERIA

TROQUELADORAS SOLDADURA GALVANOPLASTIA

PRODUCCION MERCADEO FINANZAS PERSONAL

PRESIDENTE

DEPARTAMENTALIZACIN POR NMEROS SIMPLES

Consiste en la agrupacin de unidadesorganizacionales en funcin de un nmeropredeterminado de miembros que puedencomponer.

As, cuando el nmero de miembros sobrepasael lmite establecido, se crea una unidad ms.


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DEP RT MENT LIZ CIN POR NMEROS SIMPLES

El ejrcito es un ejemplo tpico de esta formade agrupacin.

El xito depende del nmero de personas queparticipan en l.

Corresponde a la agrupacin de unidadesorganizacionales en relacin con perodos.

Una forma tpica de agrupacin suel darse cuandose establecen unidades en funcin de los turnosde trabajo de una fbrica, el caso de hospitales y

bomberos, en donde sus jornadas laborales vanen funcin de la atencin de las 24 horas del da yexiste la necesidad de establecer turnos rotativospara cubrir las diferentes actividades estasagrupaciones organizacionales.

DEPARTAMENTALIZACIN POR TIEMPO


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ORG NIZ CIN SEGN L UTORID D

DIRECCION

GENERAL

DIRECCION DE

PRODUCCION

DIRECCION

COMERCIAL DIRECCION

DE FINANZAS

DIRECTOR DE

APROVISIONAM.

DIRECTOR

DE TALLERDIRECCION

ZONA NORTE

DIRECCION

ZONA SUR EMPLEADOS

EMPLEADOS EMPLEADO

DIRECCION

BILBAO

DIRECCION

ZARAGOZA

EMPLEADOS

EMPLEADOS EMPLEADOS

ORGANIZACIN LINEALO JERRQUICA

Se basa en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados.Cada uno sabe quin se encarga de dar las ordenes y quin de

obedecerlas.El orden jerrquico determina cuales son los canales de

transmisin de la informacin. Adems cada uno de los miembrosde la organizacin se responsabilizar ante su superior de susresultados.

DIRECCION GENERAL

DIRECCION DE PRODUCCION DIRECCION COMERCIAL

DIRECTOR

DE APROVISIONAMIENTO

DIRECTOR

DE MONTAJE

EMPLEADOS

ASESORAMIENTO

CONTROL DE CALIDAD

EMPLEADO EMPLEADO

ORGANIZACIN LINEAL O STAFF

Uno de los inconvenientes de la organizacin en lnea es que cadadirectivo tiene, bajo su responsabilidad una variedad de actividades delas cuales puede no ser experto. Para solucionar este inconveniente secrean los departamentos Staff, que apoyan tcnicamente a la direccin.


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DISEO DE ORGANIGRAMAS

1. FIGURAS: los elementos grficos esencialespara la elaboracin de organigramas son lasfiguras (comnmente rectngulos) parapresentar las unidades administrativas y laslneas de conexin para expresar los grados deautoridad y responsabilidad, as como la clase

de relacin entre los rganos de la institucin.

2. FORMA: es recomendable representarlas bajoun solo tipo de figura y estandarizar el tamao dela misma.

3. DIMENSION: los rectngulos que forman partede un organigrama deben tener dimensionessemejantes.

4. COLOCACION DE LAS FIGURAS: se debe tenerpresente el nivel jerrquico que ocupa la unidaddentro de la organizacin y es importante tomaren cuenta la clase o tipo de organigrama que sedesea elaborar.


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LINEAS DE CONEXION: muestran los diferentes tipos derelaciones que se dan entre las unidades administrativas

1) RELACION LINEAL: en ella la autoridad y laresponsabilidad se transmite mediante una sola lnea.

2) RELACION DE AUTORIDAD FUNCIONAL: relacin demando especializado. Se representa por medio de lneascortas de trazo fino discontinuo

3) RELACION DE COORDINACION: tiene por objetointerrelacionar las actividades que realizan diferentesunidades de la organizacin. Se representa por medio delneas largas de trazo descontinu

4) RELACION DE ASESORIA: existe entre unidades quebrindan informacin tcnica o conocimientosespecializados a unidades de lnea.

INTERNA: es la que proporcionan las unidadesasesoras, que forman parte de la estructuraorganizacional, a los rganos de lnea. (estnconformadas con recursos de la empresa).

Se representan por medio de lneas continuas detrazo fino colocadas perpendicularmente a la lnea demando de la unidad a la cual se adscriben.

LNEAS DE AUTORIDAD


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EXTERNA: es la que suministran unidades asesoras alos rganos de lnea, que aunque forman parte delgrfico de la organizacin, desempean susfunciones en forma independiente de sta.

Su colocacin en el organigrama se hace a travs delneas de trazo discontinuo colocadasperpendicularmente a la lnea de mando de la unidad

de la cual dependen jerrquicamente.

RECOMENDACIONESPARA LAS LNEAS DE CONEXIN

Utilizar un trazo ms grueso para las lneas queinterconectan las figuras rectangulares, que el que seutiliza para trazar las figuras

Las lneas de conexin no deben terminar con flechasorientadas hacia abajo, porque se rompe el principio de

autoridad-responsabilidad. Todas las unidades que dependen de un superior deben

quedar vinculadas a l por una sola lnea. Evitar todos los trazos y tramos injustificados Mantener el mismo grosor de las lneas de interconexin

en todo el organigrama.


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PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR OACTUALIZAR ORGANIGRAMAS

1. AUTORIZACIN PARA REALIZAR EL ESTUDIO: debeemanar del titular de la organizacin apoyado por losniveles de decisin, en especial por el responsable delrgano administrativo.

2. INTEGRACION DEL EQUIPO DE TRABAJO: personalcompenetrado en la materia.

3. DETERMINACION DEL PROGRAMA DE

TRABAJO: planeacin de actividadesplasmada en un documento (grfica deGantt)

4. CAPTACION DE INFORMACION: entrevistascon los empleados, revisar archivos ydocumentos.


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5. CLASIFICACION Y REGISTRO DE LA

INFORMACION: ordenarse en carpetas, yutilizar equipos de computo.

6. ANALISIS DE INFORMACION: analizar losdatos obtenidos con el fin de detectarcontradicciones o duplicidad defunciones.

7. DISEO DEL ORGANIGRAMA: integracin deldocumento con las opciones deestructuras especficas.

ORG NIGR M

RE L

No importa eltipo deorganigrama que

te guste oquieras aplicar,la ley de lagravedad indicaque el vertical esel correcto.

GR CI S POR SU TENCIN

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