Las 10 mejores prácticas para realizar un inventario

Introducción ��������������������������������������������������������������������� 3¿Qué es el inventario? ����������������������������������������������������� 5Tipos de inventario ���������������������������������������������������������� 7Las 10 prácticas claves para realizar un inventario ����� 10¿Por qué es tan importante hacer inventario? ������������� 19¿Qué es la reposición de inventario? ���������������������������� 22¡Contáctanos! ���������������������������������������������������������������� 24

Introducción

4Introducción

El inventario es una de las áreas más importantes en cualquier negocio, independientemente de su tamaño, sector comercial, posicionamiento y otras características.

No tomarlo en cuenta o gestionarlo de forma desorganizada puede

conllevar pérdidas y descontrol interno, además de comprometer la

continuidad de las operaciones.

Aunque prácticamente todo emprendedor está consciente de su importancia, muchos no saben cómo hacer un inventario y qué prácticas deben seguir para llevarlo a cabo con éxito, orden y precisión.

¿Crees estar entre esas personas? De ser así, ¡no te preocupes! Sabemos que se trata de una confusión y duda común que hoy podrás solucionar por medio de esta guía detallada sobre el inventario.

En efecto, en las próximas líneas de este material descubrirás qué es un inventario, cuáles son las buenas prácticas para hacerlo, qué beneficios conlleva tomarlo en cuenta y muchas cosas más.

¡Lee hasta el final!

¿Qué es el inventario?

6¿Qué es el inventario?

El inventario es un conjunto de existencias que le permiten a las empresas prestar un servicio, comercializar productos y, en general, ejercer su actividad económica: junto con abarcar todas estas existencias, las detalla, ordena y valora, lo cual lo hace clave para el control operacional y la organización interna.

Esto nos dice que “hacer un inventario” significa contrastar, cuantificar y calcular el stock, permitiendo detectar:

• pérdidas y potenciales robos;

• imprecisiones de sistemas o cálculos manuales;

• ritmo de rotación de productos y mercancías;

• valor total o unitario de diferentes bienes, entre muchas otras cosas.

Tipos de inventario

8Tipos de inventario

Existen diferentes formas de clasificar el inventario y una de las más comunes sugiere que existen, principalmente, 3 tipos:

Inventario de materias primas

Está conformado por sustancias, insumos, materiales y elementos que sirven para elaborar los productos terminados que luego comercializa la empresa manufacturera.

Inventario de mercancías

Es el inventario de los productos que ya están listos y disponibles para ser vendidos y comercializados. Un ejemplo de este es el de mercancías de supermercados y otros comercios de consumo masivo que atienden directamente al consumidor final.

Solo se considera mercancía a productos que son comprados por las empresas para ser vendidos pronto o bienes dados a consignación.

9Tipos de inventario

Inventario de suministro de fábrica

Se trata de materia prima que no se puede cuantificar de manera exacta, lo cual la convierte en suministro para las empresas manufactureras, como pinturas y lubricantes.

Los inventarios también pueden clasificarse, teóricamente, de acuerdo a la logística y la función, lo cual da paso a tipos como:

• inventario de seguridad o de reserva;

• inventario de previsión o estacional;

• inventario en tránsito;

• inventario muerto (de existencias obsoletas, caducadas o deterioradas).

Las 10 prácticas claves para realizar un inventario

11Las 10 prácticas claves para realizar un inventario

Ahora que sabes qué significa “hacer un inventario” y cuál es el papel de este proceso en los negocios, veamos algunas prácticas claves e indispensables para cumplir esta tarea con éxito:

1. Apostar por un sistema de inventario permanente

Existen dos grandes sistemas para hacer inventario: el sistema de inventario periódico y el sistema de inventario permanente.

El sistema de inventario periódico era una práctica muy utilizada

décadas atrás, cuando no existían tecnologías que posibilitaran el

seguimiento continuo, con la finalidad de ahorrar costos en personal

y aliviar la carga de trabajo.

Las empresas que lo emplean —que cada vez son menos— no llevan un registro continuo de stock, sino que simplemente realizan conteos de existencia después de ciertos periodos para finalmente plasmar los resultados en informes: la desventaja de este método es que es mucho más propenso a las pérdidas y a los desequilibrios de suministro, lo cual plantea la necesidad de optar por el sistema de inventario permanente.

El sistema de inventario permanente consiste en mantener un registro continuo de las existencias y, en consecuencia, del volumen de pedidos, ventas y demanda en general, aportando mayor control operacional y conocimiento sobre la realidad del negocio.

Hoy, aplicar este sistema es muy sencillo gracias a la ayuda de soluciones tecnológicas como los software de facturación electrónica y los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por su sigla en inglés).

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2. Digitalizar el inventario

Como ya sabes, registrar continuamente el stock y gestionarlo y visualizarlo en tiempo real es la mejor alternativa, lo cual plantea la necesidad de digitalizarlo.

El seguimiento en papel y el conteo manual no aportan la precisión, rapidez y efectividad que se necesita en estos tiempos, marcados por la competitividad y la exigencia de servicios ágiles y de calidad.

Al digitalizar, monitorearás las existencias por medio de un dashboard o pantalla principal que se actualizará cada vez que se genere una venta e ingresen nuevas mercancías al sistema.

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3. Establecer KPIs y actualizarlos constantemente

Establecer indicadores claves de rendimiento (KPIs) es fundamental para diferentes áreas del negocio: el inventario no es la excepción.

Cada vez que hagas análisis y conteos de existencias, actualiza estas métricas para que tengas conocimiento de la situación real del stock, basado en datos cualitativos. Esto optimizará la toma de decisiones financieras y de comercialización, entre otras cosas.

Algunos KPIs que te conviene establecer y actualizar al hacer inventarios son:

• Costo promedio aritmético: Es el costo medio de las mercancías o productos del inventario, calculado con base en el costo unitario de cada uno de estos.

• Costo de venta: Representa cuánto te cuesta vender un artículo que estuvo en el inventario, considerando los gastos asociados a su manejo, almacenamiento y comercialización.

• Patrimonio de inventario: Es el total de dinero que representa tu inventario.

• Ciclo de venta promedio: Es el tiempo promedio que tardan en venderse diferentes productos y mercancías.

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4. Incorporar códigos de barras o etiquetas RFID

Estos sistemas sirven como traspaso de información entre las existencias físicas y las herramientas digitales de gestión y monitoreo, ya que permiten ingresar los productos a las plataformas con tan solo escanearlos.

Además, facilitan la realización de conteos y revisiones manuales para contrastar los resultados con las informaciones mostradas por los software y sistemas.

Los códigos de barra son la alternativa más común y utilizada debido a su universalidad y accesible costo de implementación.

Por otro lado, las etiquetas de identificación por radio frecuencia —conocidas como RFID— son una alternativa más moderna y avanzada, basada en la transmisión de datos por onda de radio. Eso sí, también es más costosa.

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5. Clasificar el inventario

Tener un inventario clasificado facilita el contraste de existencias y el monitoreo continuo.

Un método muy practicado para segmentar el stock es el “ABC”, el cual consiste en clasificar el inventario en tres niveles según la rotación de las existencias. Estos son:

• Nivel A: Aquí se encuentran los artículos o bienes que experimentan mayor nivel de rotación y que, en consecuencia, resultan de gran importancia estratégica y financiera. Generalmente, representan el 20% del total de existencias.

• Nivel B: Es un nivel de rotación medio que representa en muchos casos el 30% del total de existencias. En los almacenes, estas existencias tienen un acceso menos directo que las estratégicas (de tipo “A”), pero tampoco resultan inaccesibles.

• Nivel C: Abarca —en promedio— el otro 50% de las existencias, las cuales son las menos demandadas; se suelen colocar en zonas más alejadas de los almacenes.

Además de este método, los inventarios pueden clasificarse de acuerdo a “familias” de productos, valor o tamaños, pesos y dimensiones.

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6. Emplear horas fuera de operación

Cuando pienses hacer inventarios rigurosos —contrastando diferentes fuentes de información y analizando las operaciones en distintos periodos— es importante que utilices horas, días o momentos en que tu negocio no esté operando.

De esa manera, no tendrás que paralizar tu actividad y, por consiguiente, perder tiempo productivo para realizar esta labor de auditoría y análisis.

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7. Estandarizar métodos de control

Es fundamental que las labores y procesos de inventario se conviertan en dinámicas sistemáticas de tu negocio con parámetros, metodologías y esquemas específicos, ya que así ahorrarás tiempo y esfuerzo e incrementarás la efectividad.

Los códigos de barra y los sistemas de gestión digital te ayudarán a lograr la estandarización. Igualmente, son de provecho formatos y formularios preestablecidos que sirvan para ordenar la información de forma sistemática y bajo un mismo esquema.

8. Levantar registros históricos

Es esencial que almacenes en registros históricos la información de las dinámicas de movimientos de tus inventarios en los diferentes meses y años, pues esto te permitirá profundizar el estudio de tus operaciones para identificar patrones y tendencias de riesgo en la gestión de inventarios y en los ciclos de rotación de diferentes productos.

En general, es clave para medir la evolución de los procesos de manejo y gestión de existencias, así como también la estabilidad operativa.

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9. Documentar novedades por medio de informes

Los sistemas tecnológicos optimizan el proceso de gestionar y hacer inventario, pero no quiere decir que sean infranqueables: siempre existirán pequeños problemas en este, ya sea porque un producto tardó en venderse o caducó o porque existe una discrepancia entre fuentes de información.

Por ello, es importante documentar y registrar estas fallas para sentar

antecedentes y para que sean tomadas en cuenta a la hora de realizar

nuevos inventarios y análisis.

10. Trabajar en equipo y compartir información

Hacer inventario no es tarea exclusiva de un solo profesional ni mucho menos únicamente de propietarios o gerentes: es fundamental que contribuyan diferentes miembros del equipo involucrados y que sigan parámetros estandarizados para que el trabajo, los análisis y las auditorías estén cohesionadas.

Como líder, debes compartir información referente al manejo del inventario y a conclusiones a las que hayas llegado mediante las revisiones.

¿Por qué es tan importante hacer

inventario?

20¿Por qué es tan importante hacer inventario?

Simplemente, un negocio no es viable si deja de hacer inventario u omite este proceso. Esto nos dice que, al llevarlo a cabo, obtendrás beneficios esenciales como:

Continuidad de la oferta comercial

Hacer inventarios y mantener una rotación de existencias coherente y continua es el pilar del funcionamiento del comercio y el desarrollo de las actividades económicas.

Conocimiento de la fluctuación de la demanda

Al analizar tu inventario y la dinámica de rotación de stock podrás conocer la demanda de diferentes productos y artículos.

En el caso de las empresas de manufactura, este proceso les permite medir y cuantificar los niveles de uso de distintos insumos.

21¿Por qué es tan importante hacer inventario?

Protección de precios

Hacer inventarios conlleva revisar el valor y los precios de la mercancía y, de ser necesario, actualizar los mismos de acuerdo a los cambios del mercado, la estacionalidad y otras variables.

Reducción de pérdidas

Al cumplir con las buenas prácticas para hacer inventarios y apoyarte en tecnologías de calidad reducirás y evitarás las pérdidas y los grandes problemas económicos, operativos y logísticos que conlleva no realizarlos.

Incremento de la capacidad de predicción

Este proceso incrementa el conocimiento de la realidad del negocio y permite descubrir tendencias y patrones, por lo cual mejora la capacidad de predicción y proyección.

Optimización de la toma de decisiones

En primer lugar, optimiza la toma de decisiones referente a la frecuencia de rotación de distintos productos o mercancías. También, contribuye con líneas de acción mucho más coherentes y efectivas —ajustadas a la realidad— en cuanto a finanzas, redes de comercialización y otras áreas claves.

¿Qué es la reposición de

inventario?

23¿Qué es la reposición de inventario?

No podemos finalizar esta guía detallada sobre los inventarios y la forma de analizarlos si no tomamos en cuenta este concepto clave que hemos nombrado en varias ocasiones y que seguro ya habías escuchado previamente.

En sí, consiste en abastecerse de productos, insumos o mercadería que fue

vendida o utilizada antes o que es demandada de manera constante por el

público o por la propia empresa para los procesos operativos.

Para realizar la reposición de forma coherente —con las cantidades adecuadas y en los plazos ideales— es necesario realizar inventarios siguiendo las buenas prácticas y parámetros que acabas de conocer: aunque se define fácilmente, la reposición de inventario es un proceso integral y complejo que demanda planificación, monitoreo y estudio de las operaciones.

¡Contáctanos!

25¡Contáctanos!

¡Genial! Al haber llegado hasta este punto, ya tienes una muy buena idea sobre cómo hacer un buen inventario. No olvides que la tecnología es fundamental para optimizar este proceso, y un muy buen ejemplo es un software de facturación electrónica.

Si quieres conocer más sobre estas tecnologías y las buenas prácticas tanto en el área de inventario y flujo de caja, ¡no dudes en escribirnos!

Soy Camila Vera —Consultora Digital de Nubox— y estoy lista para atender todas tus dudas e inquietudes. Si quieres conocer nuestros sistemas, visita nuestra DEMO Page.

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