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CURSO TALLER: GERENCIA DE VENTASTEMA 3(P. V ): ORGANIZACIN DE LA FUERZA DE VENTAS.DOCENTE: LIC. MBA. MIGUEL NGEL DAZA BERNAL

Funciones bsicas de administracin para distribuir las actividades de ventas de una firma.ORGANIZACIN

En el proceso de organizacin deben realizarse tres pasos bsicos. Mantener el orden para lograr los objetivos y las metas de la fuerza de ventas. Asignar tareas y responsabilidades especficas. Integrar y coordinar las actividades con los otros elementos de la firma.TAREAS DE LA ORGANIZACIN DE VENTAS

Estructura: Divisin de las actividades en tareas y su coordinacin correspondienteLa organizacin representa una continuacin del proceso de planeacin estratgica de la compaa. Una organizacin eficaz de la fuerza de ventas mediante el desarrollo de la estrategia de ventas en la firma.Una estructura eficaz permite mantener el orden tarea fundamental en cualquier organizacin.Una organizacin eficiente no permite eludir las responsabilidades. La integracin y la coordinacin son orto aspecto importante de la organizacin de la fuerza de ventas, pues la estructura organizacional permite la coordinacin de las diferentes reas funcionales de la firma.

Los gerentes de ventas deben reconocer y afrontar los siguientes aspectos bsicos de la organizacin.Organizaciones formales y organizaciones informales.Organizaciones horizontales y organizaciones verticales. Estructuras organizacionales centralizadas y estructuras organizacionales descentralizadas.La lnea y los componentes del staff de la organizacin. El tamao de la compaa.DESARROLLO DE UNA ORGANIZACIN DE VENTAS.

Red oculta: Otro nombre de los patrones de comunicacin de la organizacin informal.Organizacin informal: Patrn de comunicaciones formado a partir de las relaciones sociales que existen dentro de la organizacin formal. Organizacin formal: Relaciones administrativas creadas entre departamentos y entre individuos.

SISTEMA DE COMUNICACIN INFORMAL EN UNA ORGANIZACIN DE MARKETINGConversionesOrganizacin formal Sistemas de comunicacin informal

El desarrollo de una organizacin de ventas efectiva requiere reconocer que las relaciones informales y los patrones de comunicaciones son tiles para alcanzar los objetivos de la fuerza de ventas.

Organizaciones de ventas vertical: Organizacin que tiene varios niveles de administracin, cada uno de los cuales se reporta ante el nivel superior siguiente.Organizacin de ventas horizontal: Organizacin en la cual el nmero de niveles de administracin es pequeo y el nmero de gerentes en un nivel de participacin es grande.ORGANIZACIONES HORIZONTALES Y ORGANIZACIONES VERTICALES.

ORGANIZACIN DE VENTAS VERTICALDirector ejecutivo de ventasDirector ejecutivo de ventasDirector ejecutivo de ventasDirector ejecutivo de ventasDirector ejecutivo de ventas

ORGANIZACIN DE VENTAS HORIZONTALDirector ejecutivo de ventasGerente de ventas del distrito de nueva InglaterraGerente de ventas del distrito surGerente de ventas del distrito suroesteGerentes de ventas internacionalesGerente de ventas del distrito atlntico centralGerente de ventas del distrito centroGerente de ventas del distrito pacfico

Grupo de control. Grupo de empleados que se reporta ante el nivel superior siguiente de la organizacin.El grupo de control ptimo se reduce cuando el tipo de venta se hace ms tcnico o complejo. Las guas aproximadas para establecer grupos de control razonables son las siguientes: Venta comercial, 12 a 1 ; venta de servicio al cliente, 10 a 1; venta misionera, 10 a 1 ; venta tcnica o industrial, 6 a 1.

Organizacin de ventas descentralizada: Organizacin en la cual la autoridad y la responsabilidad se delegan en los niveles de administracin ms bajos.ORGANIZACIONES CENTRALIZADAS Y ORGANIZACIONES DESCENTRALIZADAS.Organizacin de ventas centralizada: Organizacin en la cual la responsabilidad y la autoridad se concentran en los niveles ms altos de administracin.Un error muy comn se presenta cuando la gerencia general encarga a un supervisor de ventas la responsabilidad de realizar una tarea en particular, pero luego no le otorga la autoridad necesaria para lograr el objetivo asignado.

Funcin de Lnea. Actividad organizacional primaria.Funcin de Staff. Actividad organizacional de apoyo.En una organizacin de marketing, la funcin de ventas es el componente de lnea mientras que publicidad, investigacin de marketing, planeacin de marketing, entrenamiento de ventas y relaciones con los distribuidores suelen considerarse funciones de staff.LINEA Y COMPONESTES DEL STAFF

ORGANIZACIN DE MARKETING EN LNEAVicepresidente de ventasGerente general de ventasGerente regional de ventas AGerente regional de ventas BGerente regional de ventas C

ORGANIZACIN DE MARKETING DE LNEA Y DE STAFFConversiones Organizacin de lnea Organizacin de staff

Asistente de persona del staff que realiza tareas especificas para un ejecutivo de lnea sin que posea por s mismo ninguna lnea de autoridad.

Es probable que una compaa pequea no tenga una estructura organizacional formal; en su lugar, el propietario/ gerente se relaciona con diversos aspectos de la empresa: contabilidad, operaciones, personal, ventas, etc.TAMAO DE LA COMPAA Y ORGANIZACIN

Organizacin funcional: Formato organizacional con bases en actividades primarias.La coordinacin de una organizacin funcional se dificulta mas cuando una compaa contina creciendo.

La mayor parte de las fuerzas de ventas de las compaas se organizan sobre la base de factores geogrficos, de clientes, de productos o una combinacin de estos factores. Cada una de estas bases tiene caractersticas positivas y negativas.TIPOS BSICOS DE LA ORGANIZACIN DE VENTAS.

ESPECIALIZACIN GEOGRFICAOrganizacin de ventas en la cual el personal de ventas es responsable de actividades directas de ventas en un rea geogrfica dada.La especializacin geogrfica es el mtodo de organizacin de ventas ms empleado.

ESPECIALIZACIN GEOGRFICA EN UNA FUERZA DE VENTAS.

Organizacin de ventas en la cual el personal de ventas esta organizado por clientes o industrias particulares.La especializacin por clientes puede ser la mejor forma para abordar el mercado.ESPECIALIZACIN POR CLIENTE.El mtodo puede implementarse por industria, canal de distribucin o por tipo general de clientes..La especializacin por tipo de industria puede utilizarla un fabricante que negocia con industrias diversas. La especializacin por canal de distribucin es til si los clientes dentro de los diferentes canales tienen necesidades significativas distintas.

FORMAS DE ESPECIALIZACIN POR CLIENTES EN LAS FUERZAS DE VENTAS.

La desventaja principal de la especializacin por clientes es que los territorios se superponen, y pueden existir tres, cuatro o mas vendedores de la compaa que atiendan la misma rea geogrfica pero sirven a clientes diferentes. Con frecuencia el resultado son mayores costos de ventas.

Organizacin de ventas en la cual el personal de ventas concentra sus esfuerzos en lneas de productos marcas o determinados artculos en particular. La desventaja particular de la especializacin por producto es que, en la mayor parte de los casos, dos o mas vendedores de la misma compaa llaman al mismo cliente.ESPECIALIZACIN POR PRODUCTO.

FUERZA DE VENTAS ESPECIALIZADA POR PRODUCTO.

Son agentes de ventas comerciales independientes quienes venden los productos de varios fabricantes que no compiten entre sREPRESENTATANTES DE LOS FABRICANTES.

FUERZA DE VENTAS QUE EMPLEA LA ESPECIALIZACIN POR PRODUCTO Y LA VENTA DE LNEA COMPLETA.Gerente de ventas producto AGerente general de ventasGerente de ventas de lnea completa (reas seleccionadasGerente de ventas producto CGerente de ventas producto BGerente de ventas producto D

Gerentes de marca o producto: Personal del staff que apoya grupos especficos de productos.

Gerente de ventas producto AGerente general de ventasGerente de ventas de distritoGerente de ventas producto CGerente de ventas producto BGerente de ventas producto DDirector ejecutivo de marketingUSO DE LOS GERENTES DE PRODUCTO EN LA ORGANIZACIN DE MARKETING.Gerente de ventas de distritoGerente de ventas de distrito

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL QUE EMPLEA TRES MTODOS PARA ORGANIZAR LAS FUERZAS DE VENTAS: ORGANIZACIN POR PRODUCTO, GEOGRFICA Y POR CLIENTE.

Las especializaciones geogrfica, por cliente y por producto son los mtodos bsicos para la organizacin de ventas. No obstante, como se indic en los ejemplos anteriores, las estructuras de la mayor parte de fuerzas de ventas combinan dos o mas de ellos.COMBINACIN DE ORGANIZACIONES.Estas nuevas organizaciones de combinacin pueden caracterizarse por los siguientes rasgos Mercado, producto y funcin Personal de staff y lnea de descentralizados Relaciones complejas lnea staff Mecanismos organizacionales superpuestos

Un aspecto clave para los gerentes de ventas son las relaciones entre su departamento y los dems.Existen dos tipos de departamentos con los cuales ventas debe tener muy buenas relaciones de trabajo. El primero es el de aquellos departamentos relacionados con otras actividades de marketing: publicidad, investigacin de marketing, promocin de ventas, gerencia de producto, etc. El segundo corresponde a los que cumplen funciones distintas de las de marketing, como recursos humanos, produccin y finanzas.FUNCIONES CON OTROS DEPARTAMENTOS.

RELACIONES CON OTROS FUNCIONES DE MARKETING.Resulta esencial la coordinacin entre los diversos elementos del marketing mixLas relaciones entre ventas y publicidad tienen un inters especial pues ambas formas de promocin cumplen el mismo propsito: informar al pblico y persuadir a la gente de comprar los productos de la compaa, y con frecuencia se superponen.Marketing mix: combinaciones de las diferentes tcnicas utilizadas para satisfacer las necesidades de los clientes.

RELACIONES CON OTROS DEPARTAMENTOS DIFERENTES DEL DE MARKETING.La parte mas crtica son sus relaciones con investigacin y desarrollo, produccin, recursos humanos, contabilidad y finanzas

Investigacin y desarrollo: El departamento de ventas puede ayudar a los esfuerzos de I y D de dos maneras bsicas. En primer lugar, los vendedores son excelentes fuentes de ideas sobre nuevos productos y modificacin de aquellos que ya existen. Adems, los vendedores pueden servir como receptores y difusores de ideas para nuevos productos. La relacin entre la fuerza de ventas y la funcin de investigacin y desarrollo es crucial para las firmas de alta tecnologa.Para solucionara estos problemas, las compaas de alta tecnologa han desarrollado el llamado concepto de control de cuenta, que es una idea del sector de alta tecnologa, la cual afirma que la autoridad del manejo de una cuenta corresponde a la gerencia de ventas.

Produccin: Con frecuencia, se presentan conflictos entre el personal de ventas y el de produccin, los cuales suelen llevar mal entendidos acerca del rol y la responsabilidad de las dos funciones.La planeacin conjunta es la mejor manera de lograr la cooperacin entre produccin y ventas.

Recursos humanos: Los aspectos particulares de la administracin del personal encargado de vender suelen llevar a conflictos entre los gerentes de ventas y de recursos humanos. Algunos problemas relacionados con la administracin del personal ubicado lejos de la sede principal.Contabilidad y finanzas: Los especialistas de contabilidad pueden colaborar con los gerentes de ventas en sus esfuerzos para controlar los costos, suministrndoles los datos necesarios para realizar los anlisis de costos de ventas.

PRINCIPALES TENDENCIAS EN LAS ORGANIZACIONES DE VENTAS.Para muchas firmas, el principal desafo es cambiar de una orientacin de producto a una orientacin hacia el cliente. Adems, en la compaa industrial se han producido grandes cambios debido a las funciones, adquisiciones y organizaciones corporativas, muchas de las organizaciones de ventas enfrentan la necesidad de reducir su tamao y reestructurarse cuando se ven involucradas en funciones o adquisiciones.Por ltimo, la creciente competencia de los compradores internacionales ha obligado a que muchas firmas reconsideran sus estructuras de ventas.

TELEMERCADO.Uso de la tecnologa de telecomunicaciones en la venta personal. Debido a su gran evolucin, el telemercadeo mas que utilizar el telfono para vender. Se ha definido como una nueva disciplina de marketing que utiliza la tecnologa de telecomunicaciones como parte de un programa de marketing bien planeado, dirigido y administrado, que caracteriza principalmente el uso de la venta personal, sin emplear contactos cara a cara. El telemercadeo moderno es parte de un amplio campo de herramientas y tcnicas de marketing y se conocen como marketing directo.Existen muchas formas y aplicaciones del telemercadeo. Quiz la manera mas fcil de diferenciarlas es distinguir entre el mercadeo de entrada y de salida.

Marketing directo: Mtodo de marketing que elimina los intermediarios para lograr el envo directo de bienes y servicios de vendedor a comprador.Telemercadeo de entrada: Esfuerzos de telemercadeo en los cuales los clientes potenciales contactan a la compaa vendedora.Telemercadeo de salida: Esfuerzos de telemercadeo en los cuales las compaas vendedora contacta a los clientes potenciales y a los clientes actuales.

TIPOS DE TRABAJO DE TELEMERCADEO.Tipos de trabajoPrincipales actividades del trabajo Gerente de cuentaResponsabilidad de cuentaServicio de postventaToma de pedidoSolucin de problemas 2. Prospectista 3. Respaldo 4. Especialista en relaciones con el clienteConsecucin de clientes potencialesApoyo a las ventasTransferencias de informacinManejo de reclamos en inquietudes Direccin de investigacin Inquietudes de la promocin (lnea 9800)Servicio al cliente

Algunos vendedores de empresa han ido mas lejos al conducir todos sus esfuerzos de ventas.En trminos de respaldo de ventas, muchas compaas usan el telemercadeo para apoyar la fuerza de ventas.

ADMINISTRADOR DE CUENTA NACIONAL.Conocido tambin como marketing de cuenta especial o cuenta principalAdministracin de cuenta nacional: fuerza especial de ventas dedicadas a obtener o mantener cuentas grandes, algunas compaas otorgan a los gerentes de cuentas nacionales una lnea de autoridad sobre equipos de apoyo grandes y dispersos.Canales indirectos de ventas: Representantes independientes de ventas en lugar de su propia fuerza de venta, con distribuidores, agentes, intermediarios o representantes del fabricante. Con frecuencia, los representantes independientes son menos costosos que una fuerza de ventas directa y permiten que una compaa logre una ventajosa relacin de costos fijos ventas Sin embargo, cuando un fabricante recurre a representantes independientes renuncia a cierto grado de control sobre el proceso de ventas.

EVALUACIN DE LA ORGANIZACIN DE VENTAS.La responsabilidad para realizar una tarea de administracin de ventas implica tener autoridad para emprender las acciones necesarias para alcanzar la meta particular.El problema mas complejo que encaran quienes tratan de evaluar la efectividad estructural es tomar en cuenta al factor humano. La clave para evaluar con xito la efectividad organizacional es poder definir que quiere lograrse con la estructura organizacional .El problema, entonces, se convierte en saber si la organizacin es o no bastante flexible para satisfacer estos objetivos.

DINMICA GRUPALREALICE UN ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS PARA UNA EMPRESA COMERCIALIZADORA DE ARTCULOS PARA NOVIAS A PEDIDO, QUE PUEDA REFLEJAR UNA ESPECIALIZACIN GEOGRFICA, POR CLIENTE O TAL VEZ POR PRODUCTO.

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