LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

El papel que desempeñan los sistemas de información dentro de los

procesos de planeación y control.

DEFINICIÓN DE DATOS

Se refiere fundamentalmente a cualquier hecho, cifra, carta, palabra, símbolo o graficas que representan una idea, objetivo, condición o

situación.

Así como los datos pueden incluir cosas tan diversas como boletas

electorales, cifras de inventarios, lecturas de medidores de gas, registro de asistencia escolar, estadísticas medicas, informe de

resultados técnicos y cifras de producción. Antecedente necesario para conocer una cosa o deducir las

consecuencias de un hecho. Antecedente documento, cifra estática

DEFINICIÓN DE INFORMACIÓN

Con frecuencia se establece una distinción entre datos e información; a saber, los datos son la materia prima de la cual se deriva la

información, es decir, es una composición de datos que proporciona

conocimiento, permitiendo así lograr algún objetivo.

Aunque cualquier colección de datos puede tener valor potencial de información para un individuo en un caso especifico, puede carecer

de significado para otro.

En términos específicos, la información consiste en datos seleccionados y organizados con respecto al usuario, problema,

tiempo, lugar y función.

CICLO O PASOS DEL PROCESAMIENTOS DE DATOS

Además del mero volumen de los datos no podemos preguntar

porque el procesamiento de datos consume tanto tiempo y esfuerzo

crea tal necesidad de dispositivos mecánicos y electrónicos. En realidad, desde que se origina hasta el momento en que se

adquiere una forma definitiva y además útil, los datos pasan a través de una serie de datos operacionales.

Estos pasos son los siguientes: 1. Origen de datos

2. Registro de los datos 3. Preparación de los datos 4. Preparación de los reportes o documentos 5. Comunicación de los datos 6. Almacenamiento de los datos.

1.- ORIGEN DE LOS DATOS. Para el procesamiento de los datos, se originan en diferentes formas

mercantiles, que se llaman comúnmente documentos fuente. Estos

datos originales pueden estar escritos a mano, mecanografiados o preparados en gran cantidad de formas.

Ejemplo: en documentos fuente incluye órdenes de venta, ordenes de

compra, facturas y requerimientos de material.

La importancia de documentos originales:

Permite verificar todas las transiciones. Son base de todas las acciones subsecuentes.

2.- REGISTRO DE DATOS.

Significa la anotación a mano en algún tipo de registro o libro, el escribir o imprimir datos. Los datos pueden registrar o trasmitir

directamente a un sistema de procesamiento de datos.

Las etapas en la función del registro de datos son los siguientes:

EDICIÓN. Es el proceso de seleccionar los datos significativos y eliminar los que no se necesitan registrar para un procesamiento

futuro.

CODIFICACIÓN.- Con el propósito de reducir a un mas la cantidad de los datos que se van a registrar y procesar, con frecuencia se usan

códigos abreviados los cuales expresan los datos en forma condensada.

CLASIFICACIÓN.- Es el proceso de identificar una o mas

características comunes que se utilizan como medios para agrupar sistemáticamente los datos por categorías.

Las teorías podrían abarcar tipo de producto, localización, departamento rango de precio.

Es un proceso inicial que precede al reacomodo de los datos por

ejemplo, en os registros personales se deben introducir clasificaciones tales como número de departamento, grupo de edad, sexo, aun

cuando se archive alfabéticamente.

Gracias a dichos datos de clasificación, es más fácil reacomodar los registros en cualquier instante, para fines estadísticos o para

cualquier otro.

Los códigos se usan ampliamente como medio de identificar diferente

clase de datos.

CONVERSIÓN-. La conversión se usa para transformar los datos de un tipo de registro a otro. Dicha conversión cambia la forma de

registro de datos, pero no la naturaleza de los mismos. Disminución de información respetando la esencia del concepto.

COPIA Y DUPLICACIÓN-. Estos procesos permiten obtener

facsímiles de los datos, que se pueden preparar para distribuirlos a más de un usuario o para usarlos en diferentes pasos del ciclo de

procesamiento.

VERIFICACIÓN-. Esta operación esencial nos asegura que todas las partes del proceso de registro se realizan sin error y que se

introduzcan datos precisos en el sistema de procesamiento.

MULTIPLICACIÓN DE DATOS-. Si la forma de los datos fuera

adecuada para todos los fines, se necesitaría menos procesamiento.

1. El orden o el rango 2. Alguna característica común.

El reacomodo, de acuerdo con el orden o el rango, se conoce como

reacomodo en consecuencia y consiste en ordenar los datos en una secuencia numérica o alfabética

COMPARACIÓN Y ANÁLISIS-. Mediante estos procesos

determinados factores tales como la naturaleza, proporción, relación, orden, similitud o valor relativo de los datos.

CALCULO-. El cálculo se refiere al procesamiento aritmético de la

multiplicación, división, adición o sustracción, que son necesarias para convertir los datos a una forma más significativa.

SUMARIO Y PREPARACIÓN DE REPORTES

SUMARIO-. Sumario en el proceso de condensar los datos de

manera que se destaquen los puntos principales. El sumario implica

generalmente listar o tubular los datos y calcular los totales de cada lista, preparar una lista en una maquina sumadora, es una forma de

hacer sumarios.

El sumario o resumen se relaciona en el reacomodo ya que el arreglo delos datos en categorías usualmente es parte del proceso de

resumen ejemplo, las ventas diarias de una tienda se pueden listar por departamentos y con esta operación se logra una distribución de

datos de venta.

PREPARACIÓN DE REPORTES- La información procesada que se

obtiene del ciclo de procesamiento de datos se conoce como salida, este puede consistir documentos tales como cheques de nomina,

declaraciones de contabilidad, reportes completos (por ejemplo,

análisis de venta), distribución de gastos, inventarios o nomina semanal.

COMUNICACIÓN DE DATOS- La comunicación de datos es el

proceso de transferir datos de un punto a otro, durante el ciclo de procesamiento, o de proporcionar al usuario los resultados finales.

ALMACENAMIENTOS DE DATOS- Una vez que se completa el ciclo

de procesamiento o posiblemente durante el mismo en un punto en los datos, de tal manera que se puedan recuperar rápidamente.

En algunas organizaciones el almacenamiento de datos en un asunto

de proporciones monumentales.

MÉTODOS DE PROCESAMIENTO DE DATOS

Proceso de datos el término aplicado generalmente a los procedimientos para manipular el inevitable papeleo requerido para

producir y distribuir bienes y servicios. Durante muchos años solamente se disponía para estos fines de los métodos manuales y de

simples máquinas de oficina entonces las maquinas de fichas perforadas encontraron su aplicación en este campo.

PROCESOS ACTUALES 1. Procesos de datos 2. Integración 3. Automación 4. proceso electrónico de datos.

PROCESO DE DATOS-. Se refiere a la ejecución de ciertas funciones de oficina sobre un determinado cuerpo de información están

involucradas las cuatro funciones básicas de oficina, ya sean

realizadas manualmente o mecánicamente.

Estas funciones son entrada o la introducción de los datos en bruto en el sistema, manipulación o la disposición de los datos en el modelo

deseado, cálculo, mediante el cual se realizan operaciones aritméticas con los datos y salida o la presentación de los resultados de la

manipulación y el cálculo en la forma requerida.

PROCESO DE DATOS INTEGRADOS-. Puede definirse como un todo que permite utilizar los datos una vez registrados para todo lo que se

les quiera con la frecuencia que sea necesaria sin copias manuales. Un sistema integrado puede ser manual, mecanizado o una

combinación de ambos, por ejemplo, el uso del papel carbón entre las copias múltiples de un formulario (es un ejemplo de integración

manual).

AUTOMACIÓN-. Significa la situación del trabajo humano por el de

la máquina.

ELECTRÓNICO-. Es el que utiliza las válvulas de vacío o sus equivalentes y por tanto, el fijo de electrones para ayudar al

funcionamiento de la maquina.

SISTEMA DE INFORMACIÓN

SISTEMA- Es un conjunto de partes entre si para alcanzar

determinado objetivo. SISTEMA EMPRESARIAL-. Son los hombres y las maquinas que

realizan las operaciones y los procedimientos que definen las

operaciones. DEFINICIÓN DE SISTEMA DE INFORMACIÓN-. Se define como la

forma de proporcionar información oportuna, pertinente y precisa, relativa a las operaciones internas y ala inteligencia externa a

cualquier miembro de una organización como ayuda de la toma de decisiones o para el desempeño de la actividad de trabajo asignada.