MANUALES ADMINISTRATIVOS

Realizado por:Anyelo Gonzalez

Los Manuales

Herramientas con las que cuentan las organizaciones para hacer posible y facilitar el desarrollo y desenvolvimientos de las múltiples funciones administrativas que deben llevarse a a cabo. Los manuales son esenciales, debido a que nos permiten lograr el

Estandarización EquilibrioAjuste mutuo

Los Manuales

Son todo un conjunto de reglas que describen de manera sistemática la actividades, labores que deben ser realizadas por los miembros de la organización, con el propósito de lograr eficientemente los objetivos de la empresa.

Ventajas en el uso de Manuales Administrativos

Recopilan de manera organizada los

procedimientos de la organización

Reduce en gran proporción la

improvisación, ya que todo está escrito

Aclaran dudas con respecto a qué hacer

en un momento determinado

Ventajas en el uso de Manuales Administrativos

Mantiene la igualdad (estandarización) en la gestión organizacional

ESTANDARIZACIÓN

Es un instrumento informativo

Es una herramienta de control

Ventajas en el uso de Manuales Administrativos

Ahorro de tiempo, debido a que las

instrucciones ya están dadas

Permite una evaluación objetiva de

los procesos

Buscar la mejor forma de hacer las cosas

Permite evaluar los estándares que han

sido establecidos

Clasificación de los Manuales Administrativos

1. MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Describe la formalidad de la organización para cada puesto de

trabajo, los objetivos, responsabilidad, funciones y

autoridad

Clasificación de los Manuales Administrativos

2. MANUAL DE POLÍTICAS

Describe Los principios esenciales que rigen la administración y que

determinarán los términos en la mejor toma de decisiones.

Clasificación de los Manuales Administrativos

3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y NORMAS

Describe en detalle la secuencia de los procedimientos como

igualmente las normas a cumplir por los integrantes de la

organizaciónen y que estén acorde con los procedimientos

establecidos.

Clasificación de los Manuales Administrativos

4. MANUAL DE ESPECIALISTA

Son aquellos diseñados para una actividad en específico.

Clasificación de los Manuales Administrativos

5. MANUAL DEL COLABORADOR

Contiene información de interés relevante para el buen

desempeno del colaborador. Los temas que se incluyen en el

mismo hacen referencia a los objetivos, misión y visión de la

organización como igualmente los derechos y deberes a los que es

inherente.

Clasificación de los Manuales Administrativos

5. MANUAL DE MÚLTIPLES PROPÓSITOS

Incluye todos los demás. Se realizan en empresas en donde

por razón de su tamaño no se justifica el diseño por separado.

Qué es lo importante en un manual de

procedimientos!!!????

ELEMENTOS DEL MANUAL

Aquello que será objeto de consulta

Contenido índice

IntroducciónInstrucciones

de uso del manual

Manuales de OrganizaciónPrincipios Básicos

Toda posición de supervisión debe tener asignadas funciones y responsabilidades concretas.Las responsabilidades debe ir acompañada de la correspondiente autoridad para ejercerla. No debe haber incertidumbre respecto a la definición de autoridad y responsabilidad con relación a todas y cada una de las posiciones de la organización.

Cada persona que ocupa un puesto en la organización debe recibir órdenes de una única fuente.

Toda decisión que se adopte respecto a un integrante de la organización debe ser efectuada con conocimiento y consentimiento del supervisor inmediato del afectado por la decisiónDebe existir y aplicarse un mecanismo que permita controlar y evaluar el cumplimiento de las responsabilidades asignadas a los niveles jerárquicos.

Contenido y Presentación de los manuales de la Organización

Objeto: Establecer el contenido y la presentación de un manual de organización. El mismo se enuncia en carácter indicativo.

Partes IntegrantesContenido: es una especie de índice; incluirá la enunciación de cada una de las partes componentes del manual y la cantidad de páginas que corresponda a cada una.

Contenido y Presentación de los manuales de la Organización

Objetivo del manual: en esta parte se indicará los fines y alcances generales del manual de organización. Por ejemplo se determinará que el objetivo del manual es definir las funciones y responsabilidades de cada posición dentro de la organización.

Objetivos y políticas de la organización: se indicarán los fines hacia los cuales se dirigen los esfuerzos de la organización.

Contenido y Presentación de los manuales de la Organización

Autoridad: se indicarán los distintos tipos de autoridad vigentes en la organización.

Control: Se definirán y establecerán los tipos de control dentro de la organización.

Misiones y Funciones: se enunciarán las funciones de cada uno de los entes de la organización y se definirán sus fines.

Contenido y Presentación de los manuales de la Organización

Atribuciones: es definir y establecer las facultades delegadas a los responsables de cada de la organización.

Delegación: Se refiere a la enunciación de las tareas que el personal jerárquico puede asignar a sus subordinados. En razón del exceso de obligaciones a cumplir, el responsable de cada área podrá delegar funciones en los miembros que, según el organigrama, dependan de él .

Contenido y Presentación de los manuales de la Organización

Reemplazo: se definirá y establecerá el régimen de reemplazos entre los responsables de los entes de la organización.

Información: se determinará cuál es la información que debe generarse en el ente orgánico, tanto para su propio uso como para integrar el sistema general de información de la organización.

Contenido y Presentación de los manuales de la Organización

Relaciones: se indicarán los tipos de relaciones existentes entre los distintos entes internos de la organización o externos a la misma

Responsabilidades: Se definirán las obligaciones que emergen del ejercicio de una determinada atribución.

Organigramas: Se incluirá la representación gráfica de la estructura orgánica, total y parcial de la organización.

Contenido y Presentación de los manuales de la Organización

Régimen de autorizaciones: es el establecimiento de disposiciones generales que rigen las autorizaciones para adoptar decisiones y/o para firmar los documentos correspondientes.

Contenido y Presentación de los manuales de la Organización- PRESENTACIÓN

• Contenido del manual• Objetivos del manual• Objetivos y políticas de la organización• Conceptos generales • Contenido común de los entes del mismo nivel• Contenido específico de los entes• Contenido común de los rangos de igual jerarquía• Organigramas• Régimen de autorizaciones

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Una de las actividades de mayor importancia de organización y métodos, consiste en el análisis de los procedimientos administrativos actuales, o los potenciales a implementar en nuevas unidades de negocios.Los manuales administrativos implican:

Manuales Administrativos implican…..

Funciones y tareas para cada área en

que se halle estructurada una

organización

Un esquema de control operativo

y patrimonial

Formularios a utilizar, especificando. Emisor,

oportunidad de emisión, cantidad de copias,

instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que lo integran , distribución de

las copias, etc

Archivos a utilizar, en cuanto a : contenido, período de

resguardo legal y operativo, clasificación de la

información contenida, etc.

ESTRUCTURA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

• Contenido• Objetivos• Responsabilidad• Alcance de los procedimientos• Instrucciones• Normas de procedimientos• Glosario• Índice Temático

ESTRUCTURA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

• Índice de referencias cruzadas• Verificación y asesoramiento• Indicación de fechas• Numeración de páginas• Formato• Armado

El contenido del manual abarcará:a) enunciación de la codificaciónb) Enunciación de la nominación de cada normac) Cantidad de páginas de cada norma de procedimiento o parte del manual.

En objetivos explicará los propósitos de la aplicación del manual y, cuando fuese necesario, los motivos que le dieron origen.

En el tema de la responsabilidad se informará sobre la unidad orgánica responsable del cumplimiento de los procedimientos en cuestión.

En alcance de los procedimientos explicará a la parte de los miembros de la organización sobre los cuales se aplican los procedimientos y las circunstancias en que deben ser

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

En instrucciones contendrá los concerniente a:a) Estructurab) Codificaciónc) Actualizaciónd) Criterios de cumplimiento

En estructura se indicará cual es la disposición y los fundamentos de las partes en que está ordenado el manual.

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Gracias