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MI-GC-01 Doc. Oficial Agencia de Renovación del Territorio

MANUAL DE CONTRATACIÓN ART

AGENCIA DE RENOVACIÓN DEL TERRITORIO

FEBRERO DE 2017

BOGOTÁ D.C

MI-GC-01 Doc. Oficial Agencia de Renovación del Territorio -Resolución; 000042 2

TABLA DE CONTENIDO PRESENTACIÓN .................................................................................................................................................... 4

TITULO I ............................................................................................................................................................... 6

REGIMEN DEL ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACION ESTATAL ..................................................................... 6

CAPÍTULO I: DISPOSICIONES GENERALES........................................................................................................ 6

1.1. MISIÓN .......................................................................................................................................... 6

1.2. VISIÓN ........................................................................................................................................... 6

1.3. NATURALEZA JURÍDICA Y UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO ...................................... 7

1.4 FUNCIONES DE LA AGENCIA DE RENOVACIÓN DEL TERRITORIO ................................................. 7

1.5. OBJETIVOS DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN ............................................................................ 10

1.6. ÁMBITO, ALCANCE Y DESTINATARIOS DEL MANUAL .................................................................. 11

1.7. MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL .................................................................................. 13

1.8. INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES, PROHIBICIONES Y CONFLICTO DE INTERÉS ................. 13

1.8.3. CONFLICTO DE INTERÉS ......................................................................................................... 15

CAPITULO II: MARCO NORMATIVO Y LEGISLACIÓN APLICABLE .................................................................... 15

2.1. REGIMEN JURÍDICO ..................................................................................................................... 15

2.2. PRINCIPIOS EN LA ACTUACIÓN CONTRACTUAL .......................................................................... 16

2.3. PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL .............................................................................. 16

2.4. PRINCIPIOS DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA ........................................................................... 17

2.5. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN FISCAL ................................................................................................... 18

CAPITULO III. CAPACIDAD PARA CONTRATAR E INTERVINIENTES Y RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN ................................................................................................................................................ 19

3.1. CAPACIDAD LEGAL Y COMPETENCIA CONTRACTUAL ............................................................................ 19

3.2. ÁREAS ENCARGADAS Y CARGOS RESPONSABLES DE LAS ACTIVIDADES EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL ...................................................................................................................................................................... 20

3.2.1. Dirección General y/o ordenadores del gasto ................................................................................ 20

3.2.2. Secretaría General .......................................................................................................................... 21

3.2.3. Dirección de Ejecución y Evaluación de Proyectos ......................................................................... 22

3.2.3.3. Subdirección de Seguimiento y Evaluación ................................................................................. 24

CAPITULO IV: PLAN DE ADQUISICIONES ...................................................................................................... 26

4.1. PLAN DE ADQUISICIONES ............................................................................................................ 26

4.2. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 26

4.3. FORMA DE ELABORACIÓN ........................................................................................................... 26


4.4. PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE LA AGENCIA DE RENOVACIÓN DEL TERRITORIO Y EN EL SECOP 27

4.5. DE LA PUBLICIDAD DE LA GESTION CONTRACTUAL........................................................................... 27

CAPITULO V. PLANEACION DE LA CONTRATACION....................................................................................... 29

5.1. ETAPA PRECONTRACTUAL ........................................................................................................... 30

5.2. ETAPA CONTRACTUAL ................................................................................................................. 39

5.3. ETAPA CONTRACTUAL ....................................................................................................................... 61

5.4. ETAPA POST- CONTRACTUAL: ETAPA DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO .......................................... 79

CAPITULO VI. REGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL ..................................................... 81

6.1. GENERALIDADES .......................................................................................................................... 81

6.2. PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO ........................................................................... 82

CAPITULO VII. NIVELES DE RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL .................................................................... 83

TITULO II ............................................................................................................................................................ 84

CAPITULO I. REGIMENES ESPECIALES EN MATERIA CONTRACTUAL ............................................................. 84

1.1. ASPECTOS GENERALES ................................................................................................................ 84

1.2. REGÍMENES ESPECIALES EN LA CONTRATACIÓN DE LA AGENCIA DE RENOVACIÓN DEL TERRITORIO .............................................................................................................................................. 85

1.3. REGLAS APLICABLES A LOS CONTRATOS CELEBRADOS EN UN RÉGIMEN EXCEPCIONAL ............ 86

1.4. CONVENIOS DE ASOCIACIÓN CELEBRADOS ENTRE LA AGENCIA DE RENOVACIÓN DEL TERRITORIO Y ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO DE RECONOCIDA IDONEIDAD .................................... 89

1.5. CONVENIOS ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS .................................................................................. 99

1.6. CONTRATOS O CONVENIOS CON ORGANISMOS INTERNACIONALES ......................................... 99

1.7. CONVENIOS SOLIDARIOS ........................................................................................................... 100

1.8. ASOCIACIONES PUBLICO PRIVADAS APP ................................................................................... 101

TITULO III ......................................................................................................................................................... 105

CAPITULO I. VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL .................................................... 105

1.1. SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA ..................................................................................................... 106

1.2. OBJETIVOS DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA ........................................................................ 107

1.3. CALIDADES DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR ................................................................................ 107

1.4. FUNCIONES DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES .................................................................. 109

1.5. RESTRICCIONES ESPECIALES DEL SUPERVISOR .......................................................................... 114

1.6. RESPONSABILIDAD .................................................................................................................... 114

TITULO IV ......................................................................................................................................................... 118

CAPITULO I. GLOSARIO ........................................................................................................................... 118


PRESENTACIÓN

Por medio del Decreto-Ley 2366 de 2015 se creó la Agencia de Renovación del

Territorio, ART- como una agencia estatal de naturaleza especial, del sector

descentralizado de la Rama Ejecutiva de Orden Nacional, adscrita al Ministerio de

Agricultura y Desarrollo Rural. En el marco de las competencias legales previstas

en esa norma y en las disposiciones generales y especiales de la contratación que

más adelante serán referidas y ante la necesidad de promover la consolidación

económica, social e institucional de los territorios afectados por el conflicto; de

adelantar intervenciones integrales locales que respondan de manera estructural al

desarrollo de dichas zonas del país; con el fin de romper su marginalidad histórica,

a través de su reactivación económica y del involucramiento en las dinámicas

económicas nacionales, permitiendo que en el mediano y largo plazo se mejoren las

condiciones de vida de sus habitantes y se incremente su movilidad social.

La Agencia de Renovación del Territorio debe someter sus procesos de compra de

bienes y contratación, al régimen previsto en el Estatuto General de la Contratación

Pública; las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, el Decreto Reglamentario 1082 de

2015, por medio del cual se expide “Decreto Único Reglamentario del Sector

Administrativo de Planeación Nacional” y las demás normas que modifiquen las

reglamentaciones, y que le sean aplicables en materia de contratación pública. En

todo caso ante leyes especiales la Agencia acudirá a otros regímenes de

contratación como los previstos en el derecho privado. De igual manera dichos

procesos en la Agencia deberán someterse a los principios de la función

administrativa y de la gestión fiscal contenidos en los artículos 209 y 267 de la

Constitución Política , el artículo 8º de la Ley 42 de 1993, el artículo 3º de la Ley

1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso

Administrativo; la Ley 38 de 1989 Estatuto Orgánico de Presupuesto y demás leyes

y decretos de presupuesto, así como los lineamientos que en materia de austeridad

del gasto adelanta el Gobierno Nacional.

Atendiendo a los citados postulados normativos y en desarrollo del mandato previsto

en el artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, la Agencia

de Renovación del Territorio, como agencia especial del Estado, adopta el presente


Manual de contratación, el cual contiene los lineamientos que en materia de

contratación pública, ha desarrollado la Agencia Nacional de Contratación Pública

Colombia Compra Eficiente, los parámetros rectores de la gestión contractual de la

Agencia, fija y distribuye las funciones y responsabilidades propias de cada actor y

participe involucrado en todas las etapas contractuales adelantadas por la Agencia,

con el propósito de establecer procesos de selección objetivos y transparentes, así

como procedimientos eficientes que se traduzcan en seguridad jurídica tanto para

los servidores públicos como para los contratistas de la Agencia.

El presente Manual se constituye como una herramienta que permite a los

operadores contractuales ejercer sus funciones conforme a la normatividad

contractual vigente, a efecto de cumplir las finalidades de la contratación y evitar

errores de cualquier naturaleza que sea eficiente en la mitigación de posibles riesgos

que puedan generar hechos antijurídicos.

La estructura del Manual de Contratación se desarrolla a partir de títulos, capítulos y

numerales, en los cuales se organizan las normas de la gestión contractual de la

Agencia de Renovación del Territorio. De igual forma, se consigna un título especial

para la contratación en el marco de los regímenes especiales previstos por el

legislador.


TITULO I

REGIMEN DEL ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACION ESTATAL

De acuerdo con lo previsto en la Ley 80 de 1993 y demás normas que la modifican,

adicionan, y/o complementan, la Agencia de Renovación del Territorio, en materia

de la gestión contractual se encuentra sujeta a las disposiciones previstas en el

Estatuto General de la Contratación Pública.

Por tanto, la contratación la adquisición de bienes, servicios, obras y demás contratos

típicos y atípicos, necesarios para alcanzar las finalidades de la Agencia se

seleccionaras, elaborarán, ejecutaran y finalizaran de acuerdo a lo previsto en el

siguiente capítulo.

CAPÍTULO I: DISPOSICIONES GENERALES

El presente capitulo tiene por objeto precisar la misión, visión, y los objetivos de la

Agencia de Renovación del Territorio, su naturaleza jurídica y ubicación en la

estructura del Estado Colombiano, así como establecer el ámbito de aplicación del

presente manual, su alcance y destinatarios y el régimen de inhabilidades,

incompatibilidades y prohibiciones al que está sujeta la Agencia de Renovación del

Territorio, en consonancia con los lineamientos establecidos en la normatividad

vigente.

1.1. MISIÓN

Gerenciar procesos para la transformación de los territorios priorizados mediante la

articulación institucional y la participación efectiva en el marco de los Planes de

Renovación del Territorio.

1.2. VISIÓN

En 2030 habremos ejecutado el 100% de los Planes de Renovación Territorial en los

territorios priorizados, logrando el mejoramiento de la calidad de vida de la población

y el fortalecimiento de las capacidades de gobernanza.


1.3. NATURALEZA JURÍDICA Y UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO

La Agencia de Renovación del Territorio fue creada, en el año 2015 mediante el

Decreto-Ley número 2366, ( artículo 1°) como una agencia estatal de naturaleza

especial, del sector descentralizado de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, con

personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, técnica y

financiera, adscrita al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, con el objeto de

coordinar la intervención de las entidades nacionales y territoriales en las zonas

rurales afectadas por el conflicto priorizadas por el Gobierno Nacional, a través de la

ejecución de planes y proyectos para la renovación territorial de estas zonas, que

permitan su reactivación económica, social y su fortalecimiento institucional, para

que se integren de manera sostenible al desarrollo del país.

1.4 FUNCIONES DE LA AGENCIA DE RENOVACIÓN DEL TERRITORIO

• Adoptar los planes de acción para la ejecución de las políticas del Gobierno

Nacional para la intervención de las zonas rurales de conflicto priorizadas.

• Liderar el proceso de coordinación inter e intrasectorial a nivel nacional y

territorial, para la estructuración y ejecución de planes y proyectos de

intervención territorial, que permitan desarrollar la estrategia de intervención

de las zonas rurales de conflicto priorizadas.

• Diseñar e implementar los espacios y mecanismos para asegurar la

participación de los actores territoriales públicos y privados, la sociedad civil,

las organizaciones sociales, comunitarias y productivas rurales en la

formulación de los planes y estructuración de proyectos de intervención

territorial, en las zonas rurales de conflicto priorizadas.

• Establecer y definir los criterios y parámetros para la formulación de planes y

la estructuración y ejecución de proyectos en las zonas rurales de conflicto

priorizadas.


• Formular e implementar el plan general de renovación territorial en las zonas

rurales de conflicto priorizadas, que incorpora los proyectos de intervención

territorial en estas zonas, en coordinación con las entidades competentes del

Gobierno Nacional y con las autoridades territoriales, y de manera

participativa con los actores locales.

• Establecer y definir los criterios y parámetros para la selección, calificación y

asignación de recursos que se destinen a los proyectos de intervención

territorial a ejecutarse en las zonas rurales de conflicto priorizadas.

• Diseñar y promover modelos de operación y contratación para la

estructuración y ejecución de los proyectos de intervención territorial, a través

de esquemas de financiación y cofinanciación, tales como, asociación público-

privada, concesiones, convenios marco de cofinanciación y contratos con

operadores.

• Adoptar procesos de articulación con el sector privado y la sociedad civil, con

el fin de que los proyectos de intervención territorial que estos ejecuten, estén

alineados con los planes de intervención territorial en las zonas rurales de

conflicto priorizadas.

• Adoptar estrategias y programas de generación de capacidades regionales y

locales en las zonas rurales de conflicto priorizadas, en articulación con los

sectores competentes y con actores nacionales y locales.

• Diseñar y administrar el Banco de Proyectos de los proyectos de intervención

territorial el cual estará conformado por los proyectos que se estructuren por

la Agencia para las zonas rurales de conflicto priorizadas.

• Adelantar la gestión contractual para la formulación y ejecución de los planes

y proyectos de intervención territorial financiados y cofinanciados por la

Agencia.

• Coordinar con la Agencia Presidencial para la Cooperación - APC, la

identificación y programación de los recursos de cooperación técnica, para los


territorios priorizados en los que actúa la Agencia, y determinar las prioridades

para su asignación.

• Adelantar la divulgación y difusión de la oferta de servicios de la Agencia, para

garantizar el adecuado acceso a la información en las zonas rurales de

conflicto priorizadas

• Definir el esquema general de seguimiento y evaluación a la ejecución de los

proyectos que se adelanten dentro del plan general de renovación de los

planes de intervención territorial de las zonas rurales de conflicto priorizadas.

• Formular e implementar estrategias para articular y coordinar con las demás

entidades competentes, la intervención institucional para el desarrollo rural

con enfoque territorial, incluidas aquellas relacionadas con la sustitución de

cultivos de uso ilícito, en las zonas de conflicto priorizadas.

• Establecer estrategias para promover el desarrollo económico, productivo y

social para el desarrollo rural con enfoque territorial, incluyendo aquellas

dirigidas para la sustitución de cultivos de uso ilícito, en el m arco de las

competencias de la Agencia.

• Adoptar estrategias para articular las políticas sectoriales y las prioridades de

las entidades territoriales, con las estrategias, metas y recursos para la

ejecución de la política para el desarrollo rural con enfoque territorial y

sustitución de cultivos de uso ilícito, en el marco de las competencias de la

Agencia.

• Producir información para el análisis de la dinámica de territorios de.

competencia de la Agencia.

• Promover y desarrollar continuamente la implementación, mantenimiento y

mejora del Sistema Integrado de Gestión.

• Las demás que le sean asignadas conforme a su naturaleza y objetivos.


1.5. OBJETIVOS DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN

1.5.1. OBJETIVO GENERAL

En cumplimiento de la disposición normativa contenida en el artículo 2.2.1.2.5.3 del

Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, y atendiendo los “Lineamientos

Generales para la expedición de Manuales de Contratación” dictados por la Agencia

Nacional Colombia Compra Eficiente, el presente Manual tiene por objeto fijar los

principios rectores y lineamientos generales que todo actor y participe de la gestión

contractual de la Agencia, deberá cumplir en cada una de las etapas de los procesos

de contracción que la mismo adelante. De igual manera se establecerán las

responsabilidades de cada interviniente en el proceso de gestión contractual y las

consecuencias por su incumplimiento de acuerdo a la normatividad vigente en esta

materia.

1.5.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Establecer un instrumento de gestión estratégica que sirva de apoyo a la

misión de la Agencia, específicamente en la coordinación de la intervención

de las entidades nacionales y territoriales en las zonas rurales prioritarias

afectadas por el conflicto, mediante la ejecución de planes y proyectos que

permitan su reactivación económica, social y su fortalecimiento institucional.

• Constituir una herramienta que le permita a los operadores jurídicos y a todo

interviniente en la gestión contractual de la Agencia, ejercer funciones

conforme a la normatividad contractual vigente; atendiendo a los principios

propios de la función administrativa y la gestión fiscal, y en beneficio del

interés general y el bien común con miras al mejoramiento de la calidad de

vida de los habitantes de las zonas rurales afectadas por el conflicto y la

reactivación de dichos territorios en todos los ámbitos para que se integren de

manera sostenible en el desarrollo del país.


• Propender porque, en los procesos de contratación, se garanticen los

principios y objetivos del sistema de compras y contratación pública

incluyendo eficacia, eficiencia, economía, promoción de la competencia,

rendición de cuentas, manejo del riesgo, publicidad y transparencia.

• Identificar las modalidades de contratación y sus respectivas etapas, así como

las actividades que deben llevarse a cabo respecto de la vigilancia y control

de los contratos celebrados.

• Unificar procedimientos y crear criterios uniformes para la aplicación de las

normas que rigen la gestión contractual de la Agencia.

• Propender por la debida y oportuna ejecución de los recursos asignados a la

Agencia.

• Servir de referente administrativo para la evaluación de la gestión y la toma

de decisiones orientadas al mejoramiento continuo de los procesos.

1.6. ÁMBITO, ALCANCE Y DESTINATARIOS DEL MANUAL

El ámbito de aplicación del presente manual comprende todas las acciones y

dependencias intervinientes en la Gestión Contractual de la Agencia de Renovación

del Territorio. La gestión contractual inicia con el conjunto de actividades de

planeación; comprende la coordinación, organización, control, ejecución y

supervisión, y finaliza con la constancia del cierre del expediente del proceso de

contratación.

Las disposiciones normativas contenidas en el presente Manual deberán ser

plenamente observadas por todas las dependencias que demanden bienes,

servicios, obras públicas y otros contratos; y la ejecución de planes y proyectos

necesarios para el cumplimiento del objeto misional de la Agencia de acuerdo a la

estructura interna y las funciones desempeñadas por las dependencias de acuerdo

al organigrama de la misma.


Igualmente, el presente Manual de contratación está dirigido a todos los servidores

públicos, oferentes en los procesos de contratación, contratistas, supervisores e

interventores de la Agencia; así como las organizaciones de la sociedad civil y los

ciudadanos cuando ejercen la participación ciudadana en los términos de la

Constitución Política y de la ley.

Están exceptuadas de la aplicación de este manual:

a. Las adquisiciones de bienes y servicios financiados con fondos de organismos

multilaterales de crédito, entes gubernamentales extranjeros y/o personas

extranjeras de derecho público, los cuales se someten a las normas e instructivos

que existen para tal fin, lo anterior según lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 20

de la Ley 1150 de 2007.

b. Las adquisiciones de bienes y servicios financiados en un 50% o más con

fondos de organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales, los cuales

se podrán someterse a los reglamentas y procedimientos de tales entidades, lo

anterior según lo dispuesto en el inciso 1º del artículo 20 de la Ley 1150 de 2007.

Los reglamentos especiales a los que se refieren los literales anteriores deberán

hacer parte integral del convenio suscrito, ante la ausencia de estos, tales entidades

serán las que determinarán el procedimiento de contratación a seguir.

c. Las demás disposiciones de carácter legal que tienen previstas excepciones a las

leyes de contratación de la Ley 80 de 1993, como los contratos de aporte para

entidades sin ánimo de lucro, ciencia y tecnología y demás excepciones de ley.


1.7. MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

1.7.1. Manejo y conservación del Manual

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa, con el fin de garantizar el

buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo; a su vez, su integridad

cuando sea consultable como documento electrónico. Así deberá mantenerse en

lugares de fácil acceso y podrá reproducirse por Intranet o correo electrónico para

facilitar su consulta.

1.7.2. Actualización y mejoramiento del Manual

Este manual es un instrumento flexible que permite actualizaciones o modificaciones,

las cuales se deben registrar en la planilla de control de actualizaciones, previa

revisión y aprobación de las áreas competentes. En ese evento podrán identificarse

como versiones en uno o dos dígitos según la magnitud del cambio.

1.7.3. Distribución y socialización del Manual

El Manual como instrumento administrativo deberá ser distribuido y difundido por la

Secretaria General en coordinación con la Subdirección de Contratación de la

Agencia a todos los funcionarios, contratistas y colaboradores que hacen parte de

la misma.

1.8. INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES, PROHIBICIONES Y CONFLICTO DE INTERÉS

1.8.1. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES


1.8.1.1 De los servidores públicos

No podrán participar en procedimientos de selección, ni celebrar contratos con la

Agencia, las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras que se hallen

incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidades señaladas en

la Constitución Política, la ley, los reglamentos de la Agencia, y especialmente, las

contempladas en los artículos 8º y 9o de la Ley 80 de 1993 (adicionado por el artículo

18 de la Ley 1150 de 2007 y modificado por los artículos 1 y 2 de la Ley 1474 de

2011), y el artículo 4 de la Ley 1474 de 2011 por medio del cual se adicionó el literal

f) al numeral 2 del artículo 8° de la Ley 80 de 1993.

1.8.1.2 De los proponentes y contratistas

En el evento que la inhabilidad e incompatibilidad sobrevenga en un proponente de

un proceso precontractual, se entiende que renuncia a la participación y a los

derechos adquiridos en el mismo.

Si sobreviene en un contratista, debe realizarse la cesión del contrato, previa

autorización de la Agencia, según corresponda.

Si sobreviene en uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal, éste debe

ceder su participación a un tercero, previa autorización de la ART según

corresponda.

1.8.2. PROHIBICIONES

Los servidores públicos y contratistas de la Agencia, en desarrollo de los procesos

de contratación, deberán abstenerse de realizar las conductas expresamente

prohibidas en la Constitución, la ley y en especial las consagradas en la Ley 734 de

2002 (Código Disciplinario Único), o la norma que lo modifique y/o complemente.


1.8.3. CONFLICTO DE INTERÉS

En general, todo servidor público de la Agencia y quienes presten sus servicios a la

misma, se deberán abstener de participar por sí o por interpuesta persona, en interés

personal o de terceros, en actividades de contratación que puedan constituir un

posible conflicto de interés, entendido éste, como toda situación de contraste o

incompatibilidad que pueda darse entre los intereses de la Agencia y el de los

servidores públicos o contratistas. Se considera que también existe conflicto de

interés cuando el asunto afecte o se relacione con su cónyuge, compañero o

compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de

consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o

de derecho.

CAPITULO II: MARCO NORMATIVO Y LEGISLACIÓN APLICABLE

2.1. REGIMEN JURÍDICO

Conforme a lo establecido en los artículos 1º y 2º de la Ley 80 de 1993, debido a la

naturaleza jurídica de la Agencia de Renovación del Territorio, como agencia

especial de orden nacional, salvo las excepciones que establezcan las disposiciones

legales, el régimen jurídico de contratación aplicable es el consagrado en el Estatuto

General de Contratación de la Administración Pública previsto en la Ley 80 de 1993,

Ley 1150 de 2007, decretos reglamentarios y normas concordantes, así mismo

aquellas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

De igual manera forman parte del marco legal de contratación de la Agencia el

Estatuto Orgánico de Presupuesto y decretos reglamentarios, el Estatuto

Anticorrupción Ley 1474 de 2011, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo

Contencioso Administrativo, las normas sobre austeridad del gasto y las

resoluciones, circulares o memorandos internos relacionadas con la contratación y

ejecución de la Agencia.


La gestión contractual de la Agencia, debe dar estricto cumplimiento a los principios

y procedimientos establecidos en la normativa vigente. Particularmente, resulta

imperioso dar cumplimiento al principio de planeación en todos los procesos y

procedimientos de contratación con el fin de minimizar los riesgos que puedan llegar

a presentarse durante las etapas precontractual, contractual y post-contractual.

2.2. PRINCIPIOS EN LA ACTUACIÓN CONTRACTUAL

La gestión contractual de la Agencia debe adelantarse de conformidad con los

principios y deberes que rigen la contratación estatal, la función administrativa y la

gestión fiscal, que se enuncian a continuación de acuerdo al alcance conceptual para

ellos fijados en la ley y la jurisprudencia.

Adicionalmente, se aplicarán las reglas de interpretación de la contratación y los

principios generales del derecho.

2.3. PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL

De conformidad con los previsto en los artículos 23, 24, 25, 26, 27 y 28 de la Ley

80 de 1993 los principios de la contratación estatal son:

• Transparencia: Art 24 Ley 80 de 1993 y 2° Ley 1150 de 2007. Hace referencia

a la debida escogencia del mecanismo de selección objetiva.

• Economía: Art. 25 Ley 80 de 1993. Medidas para la eficiencia y la efectividad.

• Responsabilidad: Art. 26 Ley 80 de 1993. Mandato de un complejo conjunto

de responsabilidades.

• Selección Objetiva: Art. 5° Ley 1150 de 2007, Num 2° modificado por el Art.

88 de la Ley 1474 de 2011. Hace referencia a los criterios variables para la

selección de contratistas en cada proceso contractual.


• Conmutatividad: Art. 28 Ley 80 de 1993. Equivalencia o reciprocidad entre

lo que se contrata y lo que se paga o recibe.

• Equilibrio Económico: Reciproco para los dos partes. Artículos 3°

modificado, 4° Num 3, 5° Num 1 y 27 de la Ley 80 de 1993. Derogatoria

garantía de utilidades Art. 32° Ley 1150 de 2007. Reclamación en favor del

contratista o de la entidad por situaciones imprevistas o sobrevinientes del

Estado.

• Planeación: Art. 25 Ley 80 de 1993 Num 12, modificado por el Art. 87 de la

Ley 1474 de 2011. Art 4° Ley 1150 de 2007, Art. 74 Ley 1474 de 2011,

Artículos 2.2.1.1.1.6.1 y 2.2.1.1.1.6.3 Decreto 1082 de 2015. Principio

implícito en reglamentos y en el Estatuto Anticorrupción.

2.4. PRINCIPIOS DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

Los principios que rigen la contratación estatal están amparados en los principios

que rigen la función administrativa y que le son igualmente aplicables, los cuales

están delimitados en el artículo 209 de la Constitución Política y el Art. 3º del Código

de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, los cuales son:

• Igualdad: Dar a todos el mismo tratamiento.

• Moralidad: Actuar de conformidad con principios éticos y morales.

• Eficacia: Cumplir la finalidad de los procedimientos.

• Economía: Agilizar decisiones y procedimientos.

• Celeridad: Impulso oficioso de procedimientos y tramites.

• Imparcialidad: Garantizar los derechos de todas las personas sin

discriminación.


• Publicidad: Dar a conocer las decisiones por medio de los medios

adecuados.

• Contradicción: Derecho a controvertir las decisiones.

• Debido Proceso: Actuaciones de conformidad con las normas de

procedimiento y competencia y observancia de principios como la legalidad,

la presunción de inocencia, la no reformatio in pejus y el non bis in ídem.

• Buena Fe: Presunción de comportamiento leal y fiel en el ejercicio de os

derechos y deberes.

• Participación: Atención de las iniciativas de los ciudadanos en materia de

gestión pública.

• Responsabilidad: Asunción de consecuencias por parte de las autoridades.

• Transparencia: La actividad de la Administración Pública es de dominio

público.

2.5. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN FISCAL

La gestión contractual de la Agencia debe realizarse igualmente de conformidad con

los principios que rigen la gestión fiscal previstos en el Art. 8º de la Ley 42 de 1993.

De conformidad al artículo 3° de la Ley 610 de 2000, se entiende por gestión fiscal

el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los

servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administran

recursos o fondos públicos.

Este manejo de recursos debe estar dirigida a la adecuada y correcta adquisición,

planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación,

consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos así

como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines

esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia,


economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y

valoración. En el marco de la Ley 42 de 1993 citada el alcance de tales principios es

el siguiente:

• Eficiencia: Capacidad de lograr un efecto determinado, bajo un nivel óptimo

de utilización de recursos, con certeza para el cumplimiento de los objetivos.

Obtención de los máximos resultados a los menores costos de ejecución en

el contrato o convenio.

• Eficacia: Es la capacidad para obrar y hacer efectivo un propósito. Se refiere

al grado de consecución de los resultados en relación con las metas y los

objetivos del proyecto y del contrato. Se mide al finalizar cada una de ellas,

en particular al concluir un proceso contractual y el proyecto o el programa

que lo respalda.

• Equidad: través de este principio se identifican los destinatarios de la acción

económica y se efectúa la repartición o distribución de costos y beneficios

entre sectores económicos y sociales.

• Economía: Garantizar la obtención de calidad de bienes y servicios, al menor

costo en igualdad de condiciones y realizando la verificación de las

condiciones del mercado, con austeridad y prudencia en la administración de

los bienes o recursos públicos.

• Valoración de Costos Ambientales: Deber de cuantificar el impacto por el

uso o deterioro de los recursos naturales, específicamente los no renovables

y el medio ambiente, teniendo además la obligación de evaluar la gestión de

protección, conservación, uso y explotación de los mismos.

CAPITULO III. CAPACIDAD PARA CONTRATAR E INTERVINIENTES Y RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN

3.1. CAPACIDAD LEGAL Y COMPETENCIA CONTRACTUAL


Por competencia contractual se entiende la facultad que le asiste al jefe o

representante legal de la entidad para ordenar gasto y adelantar los procesos de

selección, incluyendo todos los actos inherentes a estos, como celebrar contratos,

verificar su ejecución y liquidación, entre otras facultades.

La dirección y administración de la Agencia de conformidad a lo establecido en el

Decreto-Ley 2366 de 2015, estará a cargo del Consejo Directivo y del Director

General.

3.2. ÁREAS ENCARGADAS Y CARGOS RESPONSABLES DE LAS

ACTIVIDADES EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL

3.2.1. Dirección General y/o ordenadores del gasto

De conformidad a los artículos 10 y 11 del Decreto-Ley 2366 del 2015, el Director

General de la Agencia tiene la facultad de administración y de ejercer un control

general sobre la actividad contractual de la misma. Es el ordenador del gasto y el

representante legal de la entidad cuando así se disponga, pero a la vez concurren

en esas atribuciones de ordenar gasto otras direcciones, la secretaría general, por

asignación legal de funciones, por delegación o asignación por desconcentración.

Son facultades de los ordenadores del gasto: la ordenación de la apertura de

procesos de selección y su adjudicación, así como, los actos relacionados con la

contratación no precedida de convocatoria pública; la celebración del contrato, las

prórrogas, modificaciones, adiciones y actos que expida en la ejecución de la

actividad contractual; la terminación del contrato, ya sea terminación anticipada

(unilateral o de mutuo acuerdo), imposición de multas y sanciones, declaraciones de

incumplimiento y/o caducidad, la liquidación y en general todas aquellas que tengan

relación con la actividad contractual.

El Director de la Agencia, puede delegar total o parcialmente la competencia para

celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones en los servidores


públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o en sus equivalentes

atendiendo a lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, modificado por los

artículos 21 y 32 de la Ley 1150 de 2007. Tal facultad se confiere mediante la

resolución de delegación, suscrita por el Director de la Agencia.

Cuando la Agencia celebre contratos con entidades públicas u organizaciones

privadas; como organizaciones ejecutoras a las cuales se les asignen recursos para

su ejecución y los jefes o representantes legales sean a su vez ordenadores de

gasto, gestores fiscales o determinadores de decisiones para celebrar contratos y

realizar su planeación, estudios, estructuraciones, selección, supervisión,

interventoría, medidas de apremio o exorbitantes, cierre del contrato, liquidación y

demás incidentes contractuales, serán los jefes o representantes de esas

organizaciones ejecutoras quienes asumirán la plenitud de responsabilidades

contractuales de tipo fiscal, disciplinario, penal, administrativo o civil.

Esta previsión se extiende entre otros funcionarios a los gobernadores y alcaldes. Y

en general a los jefes de entidad del orden nacional, según el caso, o representantes

legales en el ámbito privado. En la Agencia la dependencia que originó o revisó el

proyecto realizará el control interno y cumplirá a nombre de la Agencia los deberes

que como entidad contratante a nivel general o de segundo orden mediante informes

y auditorías.

A la organización ejecutora le corresponde, en el marco de la Ley 80 de 1993 los

deberes y derechos de la entidad que por mandato del contrato la ART transfiere. A

su vez la supervisión como la desarrolla la Ley 1474 de 2011 corresponde en estos

casos a la entidad ejecutora y no a la Agencia.

3.2.2. Secretaría General

De conformidad con el Decreto-Ley 2366 de 2015, le corresponde a la Secretaria

General, asistir a la Dirección General de la Agencia en la determinación de las

políticas, objetivos y estrategias relacionados con la administración de la entidad. Así

como dirigir la ejecución de programas y actividades relacionadas con los asuntos

financieros y contables, servicios administrativos, gestión documental,

correspondencia y notificaciones de la entidad. El artículo 27° del mencionado

decreto consagra, entre otras, las siguientes funciones para esta dependencia:


• Apoyar la consecución de recursos para el desarrollo de los planes, programas y proyectos institucionales.

• Preparar, en coordinación con la Oficina de Planeación el anteproyecto anual de presupuesto.

• Hacer seguimiento a la correcta ejecución, contabilización, rendición de informes y cuentas fiscales, presupuestales y contables de los recursos asignados a la Agencia.

• Dirigir la programación elaboración y ejecución de los Planes de Contratación y de Adquisiciones de Servicios y Obra Pública de la entidad, de manera articulada con los instrumentos de planeación y presupuesto.

• Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la adquisición, almacenamiento, custodia, distribución de bienes muebles e inmuebles necesarios para el normal funcionamiento de la agencia, velando porque se cumplan las normas vigentes en dichas materias.

• Participar en el seguimiento y evaluación de los planes, proyectos e instrumentos relacionados con la información pública.

• Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional y las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

• Ejercer la ordenación del gasto toda vez que le sea delegada esa atribución.

3.2.3. Dirección de Ejecución y Evaluación de Proyectos

3.2.3.1. Subdirección de Calificación y Financiamiento

De conformidad al artículo 24° del Decreto 2366 del 2015, son funciones de la

Subdirección de Calificación y Financiamiento las siguientes:

• Estimar anualmente el monto de los recursos necesarios para financiar y cofinanciar los proyectos de intervención territorial en las zonas rurales de conflicto priorizadas.


• Elaborar los manuales, formatos y demás herramientas necesarias para adelantar el proceso de calificación de los proyectos de intervención territorial.

• Calificar los proyectos del Banco Proyectos para la intervención territorial, para priorizar su financiación y cofinanciación en aplicación de los criterios y procedimientos aprobados por la Agencia.

• Preparar el informe de los proyectos a ser financiados, cofinanciados y ejecutados por la Agencia o por otras entidades del orden nacional o territorial.

• Diseñar y promover modelos de operación y contratación para la estructuración y ejecución de los proyectos de intervención territorial a través de esquemas de financiación y cofinanciación, tales como asociación público-privada, concesiones, convenios marco de cofinanciación y contratos con operadores.

• Coordinar el desembolso de los recursos comprometidos por los actores involucrados en la ejecución de los proyectos de intervención territorial, de acuerdo a la programación financiera establecida en cada uno de ellos.

• Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional.

• Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

3.2.3.2. Subdirección de Contratación

De conformidad al artículo 25° del Decreto 2366 del 2015, la Subdirección de

Contratación tendrá la facultad de:

• Planificar, dirigir y coordinar la ejecución del proceso de contratación requerida para la ejecución de los programas y proyectos de intervención territorial


• La adjudicación y celebración de contratos y demás actos que sean inherentes a esas atribuciones.

• Diseñar la metodología para la identificación, valoración, distribución, administración y el seguimiento de los riesgos en los contratos asociados a la ejecución de los proyectos de intervención territorial.

• Elaborar en coordinación con las demás dependencias misionales de la entidad, los términos de referencia, las minutas de contrato, convenios y demás actos contractuales de los proyectos de intervención territorial.

• Adelantar los procesos de selección de las interventorías de los contratos que se celebren para la ejecución de los proyectos de intervención territorial.

• Gestionar los procesos para la imposición de las multas y demás sanciones establecidas en los contratos y en la ley, en caso de incumplimiento de las obligaciones pactadas en los mismos.

• Hacer seguimiento y exigir el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la distribución de riesgos, establecidas en los contratos que se suscriban de los proyectos de intervención territorial.



3.2.3.3. Subdirección de Seguimiento y Evaluación

De conformidad al artículo 26° del Decreto 2366 del 2015, la Subdirección de

Seguimiento y Evaluación tendrá la facultad de adelantar el seguimiento del avance

del plan general de renovación y de los planes de intervención territorial en las zonas

rurales de conflicto priorizadas y proponer oportunamente ajustes en su

implementación, de acuerdo con el esquema general de seguimiento y evaluación.

Además, realizara las siguientes funciones:


• Diseñar y administrar el sistema de monitoreo, seguimiento y control a los procesos de ejecución de proyectos integrales de desarrollo agropecuario y rural a cargo de la agencia.

• Definir los indicadores de gestión y de resultados para el monitoreo, seguimiento, y control a los planes y proyectos de intervención territorial en las zonas rurales de conflicto priorizadas financiados o cofinanciados por la agencia.

• Diseñar e implementar un sistema de alertas para identificar atrasos y acciones que deban ser adelantadas, respecto de los procesos de ejecución de planes y proyectos de intervención territorial en las zonas rurales de conflicto priorizadas.

• Articular los sistemas de la Agencia con los sistemas de información que administren las entidades de orden nacional y territorial, que contribuyan a identificar la oferta estatal en los territorios de seguimiento y control de los planes y proyectos de intervención territorial en las zonas rurales de conflicto priorizadas.

• Preparar y presentar informes trimestrales de seguimiento sobre el avance en los procesos de ejecución de los planes y proyectos de intervención territorial en las zonas rurales de conflicto priorizadas.

• Elaborar informes anuales sobre el estado de los planes y proyectos de intervención territorial en las zonas rurales de conflicto priorizadas, que contribuyan a identificar lecciones aprendidas y buenas practicas.

• Desarrollar las evaluaciones intermedias de los planes y proyectos de intervención territorial en las zonas rurales de conflicto priorizadas.

• Implementar mecanismos para la transferencia de conocimiento relacionada con la ejecución los planes y proyectos de intervención territorial en las zonas rurales de conflicto priorizadas a las entidades territoriales y a organizaciones sociales, comunitarios o de productores rurales.

• Definir las condiciones de estabilidad, seguridad y de desarrollo económico y social que permiten determinar el momento en que las zonas rurales de conflicto priorizados han alanzado estándares de desarrollo territorial


comparables a los del promedio nacional, que pueden ser atendidas por la oferta regular de las entidades de orden nacional y territorial.



CAPITULO IV: PLAN DE ADQUISICIONES

4.1. PLAN DE ADQUISICIONES

En cumplimiento del artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y del Decreto 1082 de 2015,

para efectos de programación, planeación y uso organizado y racional del

presupuesto de la Agencia de Renovación del Territorio, en cada vigencia fiscal se

adoptará el Plan Anual de Adquisiciones, como herramienta administrativa de

planeación, control y seguimiento de la adquisición de bienes, servicios, obras

requeridos para el cumplimiento de obligaciones a cargo de la entidad.

4.2. OBJETIVO

El objetivo del Plan Adquisiciones de la Agencia de Renovación del Territorio, será

servir como instrumentos de gestión administrativa efectiva para el uso racional y

estratégico de los recursos públicos, y así desarrollar habilidades y competencias

para su programación, elaboración, ejecución, control y evaluación dentro de un

marco de gerencia efectiva.

4.3. FORMA DE ELABORACIÓN

El Plan de Adquisiciones se elaborará con base en un diagnóstico previo a las

necesidades elaborado por cada una de las dependencias de la entidad teniendo en

cuenta el comportamiento histórico, de otras entidades similares y los requerimientos


presentados, en el formato de solicitud dispuesto para el efecto. El plan de

adquisiciones será elaborado en coordinación por la Secretaria General y la Oficina

de Planeación, el cual, se desagregará por dependencias para efectos de su

seguimiento y control.

En ningún caso se podrán adquirir bienes o servicios no incluidos en el Plan Anual

de Adquisiciones sin perjuicio de lo expuesto, cuando se presenten necesidades

sobrevivientes, deberán incluirse en el Plan de Adquisiciones mediante modificación

y ajuste del mismo.

Cuando se trate de la adquisición de bienes o servicios con cargo a recursos de

inversión, adicionalmente, deberán hacer parte de un proyecto inscrito en el Plan de

Inversiones y en el Banco de Proyectos, previo a la revisión y trámite de la Oficina

de Planeación.

4.4. PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE LA AGENCIA DE RENOVACIÓN DEL TERRITORIO Y EN EL SECOP

La publicación del Plan Anual de Adquisiciones y de sus actualizaciones en la página

web de la entidad y en el SECOP II estará bajo la responsabilidad de la Secretaria

General y de la Subdirección de Contratación en coordinación con la Oficina de

Comunicaciones.

4.5. DE LA PUBLICIDAD DE LA GESTION CONTRACTUAL

De acuerdo con lo previsto en la Ley 1712 de 2014, las entidades cuyo régimen de

contratación se rige por el Estatuto General de la Contratación Estatal, tienen la

obligación de publicar las contrataciones que se lleven a cabo en la plataforma

prevista en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública.

En ese sentido, el Decreto 103 de 2015, mediante el cual se reglamenta de manera

parcial la Ley 1712 de 2014, establece que “De conformidad con el literal (c) del

artículo 3° de la Ley 1150 de 2007, el sistema de información del Estado en el cual


los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos, deben cumplir la

obligación de publicar la información de su gestión contractual es el Sistema

Electrónico para la Contratación Pública (SECOP)”. (Artículo 7 del Decreto 103 de

2015).

El artículo 3 literal c) de la Ley 1150 de 2007, establece “Con el fin de materializar

los objetivos a que se refiere el inciso anterior, el Gobierno Nacional desarrollará el

Sistema Electrónico para la Contratación Pública, Secop, el cual: (…) c) Contará con

la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual

establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de

canales electrónicos y; (…)”.

En virtud del Decreto 4170 de 2011, se crea la Agencia Nacional de Contratación

Pública, Colombia Compra Eficiente, con el “…objetivo de desarrollar e impulsar

políticas públicas y herramientas, orientadas a la organización y articulación, de los

partícipes en los procesos de compras y contratación pública con el fin de lograr una

mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos del Estado.” (Artículo

2 Decreto 4170 de 2011).

Con relación a la publicidad de la información correspondiente a la contratación, la

Agencia mencionada ha señalado en la circular externa N° 1 del 21 de junio de 2013:

“Las entidades que contratan con cargo a recursos públicos están obligadas a

publicar oportunamente su actividad contractual en el SECOP, sin que sea relevante

para la exigencia de esta obligación su régimen jurídico, naturaleza de público o

privado o la pertenencia a una u otra rama del poder público….”

En la actualidad el sistema electrónico de contratación pública SECOP, tiene

desarrollado dos plataformas: (i) SECOP I, a través del cual se publican las

actuaciones inherentes al proceso de contratación de conformidad con la modalidad

correspondientes; y (ii) SECOP II; plataforma transaccional, a través de la cual las

entidades públicas, proponentes y ciudadanos disponen de reglas particulares para

la sustanciación y notificación por medios electrónicos de sus actuaciones.

En el SECOP II la Agencia de Renovación del Territorio podrá adelantar todos los

procesos contractuales, independientemente de la modalidad de selección, al

tratarse de una plataforma transaccional que genera documentos y expedientes

electrónicos, a partir de formularios que diligencia la Entidad y que por tanto

corresponden a los documentos del proceso.

En la referida plataforma, La Agencia de Renovación del Territorio podrá a través de

las personas responsables de la etapa del procedimiento contractual, crear y


gestionar todos los tipos de procesos contemplados en la ley, desde la elaboración

de los borradores de documentos del proceso hasta la firma y gestión del contrato.

El acceso de la entidad al SECOP II de su información se realiza mediante

formularios en línea, adaptados por la Agencia Nacional Colombia Compra

Eficientes, según el tipo de proceso que la haya creado, el cual contendrá un área

de trabajo que permite hacer toda la gestión del mismo, en línea.

La iniciación de los procesos en el SECOP II se pide en primer orden información

que los potenciales oferentes debe incluir en el cuestionario en el cuestionario

habilitado en línea y formulado por parte de La Agencia.

El referido cuestionario contiene la información referida a los requisitos habilitantes,

ofertas técnicas y económicas según cada tipo de proceso.

La Agencia Nacional Colombia Compra Eficiente ha diseñado los formatos y

documentos tipos de información que las Entidades sujetas al Estatuto General de

la Contratación Pública, deben utilizar para el manejo de la plataforma SECOP II, en

cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.

CAPITULO V. PLANEACION DE LA CONTRATACION

El Proceso de Contratación es el conjunto de actos y actividades, y su esencia,

adelantadas por LA AGENCIA DE RENOVACION DEL TERRITORIO desde la

planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y

mantenimiento, o de las condiciones de disposición final o recuperación ambiental

de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra primero.

La planeación como principio rector de la gestión contractual, tiene como objetivo la

adecuada preparación del proceso contractual. Comprende entre otros aspectos, la

elaboración del Plan de adquisiciones, la realización de estudios previos, el estudio

del mercado, el análisis del sector, la solicitud de autorizaciones y /o licencias. Como

actuación previa necesaria para la adecuada selección del contratista, implica todo

el trabajo de proyecto de contratación y definición de los requerimientos de la misma,

por parte de la dependencia que requiera el bien, servicio, obra o asunto a contratar.

El resultado de la planeación en materia de contratación, debe plasmarse en los

estudios previos, que servirán de soporte para adelantar el proceso de contratación


y la ejecución adecuada del contrato.

En la etapa de planeación se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

a. Es vital la planificación y el análisis de conveniencia y oportunidad de lo

requerido.

b. Esta fase debe efectuarse con previa antelación al inicio del contrato calculando

los términos de duración del proceso de selección.

c. Se constituye en la base fundamental del proceso para adquirir oportunamente

el bien o servicio, en forma adecuada, planificada y articulada.

5.1. ETAPA PRECONTRACTUAL

Se encuentra relacionada de manera directa al período dentro del cual se realizan

todas aquellas actividades necesarias para adelantar el proceso de selección del

contratista o actos preliminares a la celebración del contrato, en procura de

seleccionar la mejor propuesta, de tal manera que el objetivo principal de la misma,

sea satisfacer los requerimientos de bienes, obras y servicios por parte de la Agencia

de Renovación del Territorio.

De igual forma, comprende de manera adicional, todos aquellos trámites desde la

designación del evaluador, hasta la adjudicación y suscripción del contrato o hasta

declaratoria de desierta del proceso de selección correspondiente, de ser el caso.

Esta etapa tiene como propósito la planeación y preparación del proceso contractual

y comprende entre otros aspectos, la descripción de la necesidad que se pretende

satisfacer con la contratación, el objeto a contratar, con sus especificaciones y la

identificación del contrato a celebrar, los posibles proveedores, la identificación de la

modalidad de selección, la elaboración del análisis del sector, la fijación de los

factores de evaluación, la determinación de los riesgos, su tipificación y asignación,

su mitigación y el análisis de las garantías, acuerdos comerciales, entre otros.

Las dependencias que requieren el bien o servicio a contratar, son las encargadas

de planear la contratación de sus necesidades. En los estudios previos deberán

definir de manera detallada las especificaciones técnicas, el objeto a contratar,

indicando el rubro presupuestal a afectar con dicha contratación, indicar

adicionalmente, si la contratación respectiva está cobijada por un Acuerdo


Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano,

elaborar los estudios de costos y en general establecer todos los aspectos a tener

en cuenta en el futuro contrato a suscribir, los cuales serán de mayor o menor

complejidad, según la naturaleza y características del objeto contractual.

5.1.1. Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación

La contratación debe estar precedida de un estudio, a través del cual se describan

todas aquellas necesidades del bien o servicio a contratar. Es importante determinar

la necesidad en el marco de la oportunidad para proveer el bien o servicio, ya que

muchas veces se confunde por parte del operador la necesidad con la forma de

atenderla. Debe en este aparte de los estudios, describir detalladamente, cuál es la

necesidad de la Agencia y cuáles son las formas o alternativas de atenderla.

La elaboración de los estudios previos, estará a cargo de la dependencia en la cual

surge la necesidad o dependencia solicitante, quién será la responsable de la

elaboración del análisis del sector económico y de los oferentes y de presentar todos

los documentos necesarios para adelantar la contratación. En los estudios deberá

señalarse también el funcionario que ha de ejercer la supervisión del contrato.

5.1.2. El objeto a contratar, con sus especificaciones, elementos y la identificación del contrato a celebrar

El objeto a contratar, es la forma en que la administración establece cuál es el bien,

servicio, obra pública o asunto que pretende contratarse para satisfacer una

necesidad; dicho objeto deberá definirse de manera concreta, clara, detallada y

teniendo en cuenta la modalidad especifica del contrato a celebrar.

Las especificaciones técnicas del bien o servicio a contratar, corresponde a la

definición técnica de la necesidad y su correspondiente soporte, así como, las

condiciones del contrato a celebrar, las cuales deberán analizarse en el estudio

técnico. Se sugiere tener en cuenta las posibilidades futuras de actualización de los

bienes, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas,

las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y demás elementos


que requieran ponderarse y afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la

contratación.

De manera complementaria, se deben precisar los compromisos, declaraciones y

acreditaciones que deberán efectuar los proponentes en materia técnica, que serán

verificados por Comité evaluador de la Agencia como requisito habilitante, de cumple

o no cumple, durante el período de evaluación de las ofertas. También, las

actividades técnicas y plazos para ejecutarlas, así como el plazo de ejecución total

del contrato.

La identificación del contrato que se pretende celebrar, hace referencia al deber de

realizar los estudios sobre el tipo de contrato y sobre la modalidad de la prestación.

Este ejercicio será primordial para establecer cuál es el proceso de selección que la

entidad estatal deberá utilizar con el fin de hacer la respectiva selección del

contratista.

5.1.3. La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección

Desde la creación diseño y elaboración de los estudios previos deberá realizarse el

análisis detallado sobre la naturaleza y características del objeto a contratar, lo

anterior, con el fin de identificar de manera precisa y certera el tipo de contrato a

celebrar.

En todo proceso contractual deben indicarse las razones o argumentos de orden

legal y reglamentario que justifican el contrato que se dispone a celebrar, y

precisarse, en los términos del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, la modalidad

respectiva de selección.

Es importante precisar que previo a la determinar la modalidad de selección, le

dependencia responsable del proceso, deberá establecer si el objeto de la futura

contratación, se encuentra en los señalados en el literal (h) del numeral 2 del artículo

2 de la Ley 1150.


5.1.4. El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen

El valor estimado del contrato corresponde o hace referencia al costo económico o

lucrativo que tendrá el bien o servicio objeto del contrato que se dispone a celebrar,

para lo cual, es imprescindible e imperativo el contar con una correcta elaboración y

análisis del sector económico y de los oferentes que soporte el mismo, en el que

deberá constar la realización de las comparaciones del caso mediante la

confrontación de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones

del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos

consultores o asesores designados para ello.

Los factores mínimos a tener en cuenta para efectuar un adecuado estudio de costos

y mercado son los siguientes:

a. Cotizaciones: El estudio de costos puede efectuarse adicionalmente mediante

la solicitud de mínimo tres (3) cotizaciones, verificación de precios o condiciones

de mercado en Internet o telefónicamente (dejando constancia escrita por parte

del técnico encargado del proceso de las llamadas, personas, empresas

contactadas y resultados obtenidos), las experiencias anteriores efectuadas por

la administración, y en general cualquier mecanismo que permita precisar de

forma clara el valor comercial en el mercado del bien o servicio a contratar.

b. Condiciones Comerciales: Se debe dejar por escrito la forma de pago, el tiempo

de entrega del producto o servicio, la validez de la oferta, el porcentaje de

descuentos por pronto pago en caso de ofrecerse y la garantía en meses del

producto ofrecido. Además de ser necesario se deberán detallar o puntualizar

todas las observaciones que se consideren convenientes o que los proveedores

crean o tengan a cada requerimiento, como por ejemplo obras adicionales para

la instalación de los bienes, mantenimiento, cambio de repuestos, actualización

de producto, etc.

c. Forma de Pago: Adicional a lo anterior, frente a las formas de pago debe

precisarse si se realizará o no entrega de anticipo, pago anticipado, debiéndose


definir los porcentajes y determinando cómo se efectuarán los pagos al contratista

(pagos parciales, mensual, pago único, bimensual, u otro).

Acorde con el Estatuto de Contratación y siempre y cuando cuente con los

recursos líquidos disponibles, en los contratos o convenios que celebre se podrá

pactar la entrega de anticipos y de pagos anticipados de ser lo pactado, siempre

y cuando su monto no exceda el 50% del valor del respectivo contrato, de

conformidad con lo dispuesto por el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de

1993.

Todos los convenios y contratos que estipulen el desembolso de anticipo,

contemplarán también la forma como éste deberá amortizarse. Si el convenio o

contrato se encuentra parcialmente financiado con vigencias futuras, el valor del

anticipo más los impuestos y las retenciones a que hubiere lugar, no podrán ser

igual al 100% de la apropiación de la vigencia.

La Agencia al contemplar el pago en calidad de anticipo, deberá informar a la

sociedad fiduciaria designada por el contratista, que debe pagar a los

proveedores, con base en las instrucciones que reciba del contratista, las cuales

deben haber sido autorizadas por el supervisor o el interventor, siempre y cuando

tales pagos correspondan a los rubros previstos en el plan de utilización o de

inversión del manejo de los recursos públicos.

d. Aspectos tributarios, financieros, contables y presupuestales: Los

servidores que elaboran los estudios previos y en cada una de las etapas de los

procesos de contratación, cuando aplique, deberán tener en cuenta las

disposiciones tanto externas como internas en materia presupuestal, tributaria,

financiera y contable, de manera que se ajusten al cumplimiento de las directrices

de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se realicen los

estudios de mercado adecuadamente, se facilite el seguimiento de la ejecución

del contrato y se registre y clasifique la información contable.

e. Rendimientos financieros: La Agencia podrá pactar reinversión de los

rendimientos financieros en la celebración de contratos interadministrativos,

generados con los recursos transferidos por la Entidad.


5.1.5. Del análisis del sector

La dependencia de la Agencia que presente la necesidad de la contratación tiene el

deber de realizar, durante la etapa de planeación, el análisis necesario para conocer

el sector relativo al objeto del proceso de contratación desde la perspectiva legal,

comercial, financiera, organizacional, técnica y análisis del riesgo. Se dejará

constancia de este análisis en los documentos del proceso. (Artículo 2.2.1.1.1.6.1

del Decreto 1082 de 2015)

5.1.6. De los criterios habilitantes

Los requisitos habilitantes miden la aptitud del proponente para participar en un

proceso de contratación como oferente y están referidos a su capacidad jurídica,

financiera, organizacional y su experiencia. El propósito de los requisitos habilitantes

es establecer unas condiciones mínimas para los proponentes de tal manera que la

Agencia sólo evalúe las ofertas de aquellos que están en condiciones de cumplir con

el objeto del proceso de contratación.

El proponente es quien debe presentar los documentos para acreditar los requisitos

habilitantes en un proceso de contratación. Los requisitos habilitantes siempre se

refieren a las condiciones de un oferente y nunca de la oferta. Corresponde a la

Agencia verificar si los oferentes cumplen o no los requisitos habilitantes. El

cumplimiento de los requisitos habilitantes no otorga puntaje alguno, excepto en el

caso de la experiencia de los consultores.

Si el Proceso de Contratación requiere que los oferentes cuenten con RUP, la

Entidad Estatal debe exigir en los documentos del proceso como mínimo los

indicadores establecidos en este registro. Sin embargo, puede pedir indicadores

adicionales, caso en el cual debe verificarlos directamente mediante documentos

adicionales.

Si en el proceso de contratación no es obligatorio que los oferentes cuenten con

RUP, la Agencia de forma autónoma debe definir la forma de acreditar los requisitos

habilitantes de experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera y capacidad


organizacional. En este caso, se deberá establecer en los documentos del proceso

los requisitos habilitantes exigidos y la forma de acreditarlos y verificarlos.

5.1.7. Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable

En los procesos contractuales se establecerán los criterios que serán objeto de

evaluación y clasificación, los cuales, permitirán concluir de manera precisa y clara

que la escogencia del contratista se realiza de acuerdo con el ofrecimiento más

favorable para la entidad y los fines que ella persigue.

5.1.8. El soporte que permita la tipificación, estimación, asignación y

mitigación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio

económico del contrato

La Agencia de Renovación Territorial tiene la obligación de realizar un análisis

completo que incluya la tipificación, valoración, asignación y mitigación de riesgos

previsibles, involucrados en la contratación (artículo 4° de Ley 1150 de 2007). Se

entiende que constituyen riesgos o contingencias involucradas en la contratación

todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución

del contrato mismo, pueden alterar el equilibrio económico de este.

La Entidad debe evaluar el riesgo que el proceso de contratación representa para el

cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que

para tal efecto expida Colombia Compra Eficiente (artículo 2.2.1.1.1.6.3, Decreto

1082 de 2015).

En los estudios previos se deberán tipificar los riesgos que puedan presentarse en

el transcurso del desarrollo del contrato, con el fin de cuantificar la posible afectación

de la ecuación financiera y se señalará el sujeto contractual que soportará, total o

parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, o la

forma en que se recobrará el equilibrio contractual, cuando se vea afectado por la

ocurrencia del riesgo.


Se debe entender que aquellos riesgos previsibles que no asuman directamente las

entidades estatales corresponden a los contratistas, siempre y cuando hayan sido

asumidos en la distribución del riesgo. El estudio adecuado de los riesgos le permitirá

a las entidades estatales hacer las previsiones del caso que conduzcan al éxito del

proyecto. De la misma manera, en aquellos contratos que por su objeto contractual

no se encuentren riesgos previsibles, deberá justificarse así en los estudios previos.

De igual forma, en aquellos eventos donde no se exijan garantías, la Agencia deberá

indicar las consideraciones que justifican la decisión adoptada.

5.1.9. Análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar

los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual

La Agencia debe precisar en los estudios previos y documentos, las consideraciones

que le permitan sustentar las exigencia de las garantías que ampararán los perjuicios

de naturaleza contractual o extracontractual que se pudieren presentar y que no

deben ser confundidos con la ocurrencia de uno de los riesgos previstos en el

proceso y posterior contrato. Las garantías previstas se refieren y serán efectivas

sólo por la ocurrencia del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato.

Para el caso de las modalidades de contratación directa y de mínima cuantía no son

obligatorias las garantías. Para la contratación directa la exigencia o no de las

garantías debe quedar plenamente justificada en los estudios y documentos previos.

5.1.10. La indicación de si la contratación respectiva está cobijada por un Acuerdo Internacional de carácter comercial vigente para el Estado Colombiano

En el marco de la globalización y la internacionalización de los mercados, el Decreto

1082 de 2015 exige a las entidades públicas la indicación de si la contratación

respectiva se encuentra cobijada por un Acuerdo Comercial suscrito por el Estado


Colombiano y ratificado por el mismo, ya que se deben observar las obligaciones en

ellos contenidas.

De conformidad con los artículos 2.2.1.1.1.6.1, 2.2.1.1.2.1.1 y 2.2.1.1.2.1.3 del

Decreto 1082 de 2015, la dependencia que requiera el bien o servicio deberá

verificar, desde el comienzo, si el proceso está sometido o no a un Acuerdo

Internacional.

Se encuentran excluidos todos los contratos realizados mediante la modalidad de

contratación directa estipuladas en la Ley 1150 de 2007, pues a estos no les aplican

las obligaciones de los acuerdos internacionales, y por lo tanto no se requiere

establecer si están o no cubiertos por los mismos.

En igual forma, están excluidos los contratos cuya cuantía no supere los US$125.000

mil dólares americanos, que se encuentran para beneficio de las micro, pequeñas y

medianas empresas, de acuerdo con la tasa representativa del mercado fijada por el

Ministerio de Comercio Industria y Turismo que se encuentra publicada en el

SECOP.

La Agencia para efectos de la contratación respectiva y en caso que la misma esté

cobijada por alguno de los acuerdos comerciales vigentes suscritos por Colombia,

en materia de compras estatales, dará aplicación en todo el proceso contractual y a

los principios y deberes comunes que constituyen el núcleo central de las

obligaciones internacionales de Colombia en este tema:

• Trato nacional y no discriminación

• Plazos para la presentación de ofertas

• Publicación del pliego de condiciones en internet – accesibilidad

• Especificaciones técnicas claras y necesarias

• Condiciones de participación esenciales

• Experiencia previa que no discrimine la participación de los proponentes en

procesos de selección

• Conservación de registros

• Reglas de origen

• Transparencia

• Compensaciones

• Revisión nacional de impugnaciones


La Agencia, en los estudios previos debe tener en cuenta además, los estándares

de países con los cuales se tenga la obligación de Trato Nacional con fundamento

en el Principio de Reciprocidad de conformidad con los artículos 20 y 21 de la Ley

80 de 1993.

5.1.11. Promoción al Desarrollo y Protección de la Industria Nacional

Por las condiciones especiales de ciertas contrataciones se dará aplicación al

artículo 12 de la Ley 1150 de 2012 al momento de determinar los criterios de

selección. La Agencia de Renovación del Territorio podrá limitar a las Mipymes

nacionales con mínimo un (1) año de existencia la convocatoria del proceso de

contratación en las modalidades de licitación pública, selección abreviada concurso

de méritos cuando:

1) El valor del proceso de contratación es menor a ciento veinticinco mil dólares

americanos (US$125.000), liquidados con la tasa de cambio que para el efecto

determina cada dos años el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo; y

2) La entidad estatal ha recibido solicitudes de por lo menos tres (3) Mipyme

nacionales para limitar la convocatoria a Mipyme nacionales. La entidad estatal

debe recibir estas solicitudes por lo menos un (1) día hábil antes de la apertura

del proceso de contratación (artículo 2.2.1.2.4.2.2 del Decreto 1082 de 2015).

5.2. ETAPA CONTRACTUAL

Corresponde esta etapa a las actuaciones de la Entidad, para seleccionar al

proponente con el ofrecimiento más favorable. Para tal fin y de acuerdo a lo previsto

en el art. 2 de la Ley 1150 de 2007, la ART, podrá realizar la selección del contratista,

de acuerdo a las modalidades que a continuación se relacionan.


5.2.1. Modalidades de Selección

Como se señaló anteriormente, la dependencia que requiera la contratación del bien

o servicio, deberá establecer si el objeto de la contratación se refiere a aquellos de

que trata el literal (h) del numeral 2 del art. 2 de la Ley 1150 de 2007. En tal evento,

corresponderá adelantar a través de la selección abreviada, la contratación de los

programas señalados en la norma, que a tenor dispone:

“h) Los contratos de las entidades, a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los

programas de protección de personas amenazadas, programas de desmovilización

y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley, incluida la

atención de los respectivos grupos familiares, programas de atención a población

desplazada por la violencia, programas de protección de derechos humanos de

grupos de personas habitantes de la calle, niños y niñas o jóvenes involucrados en

grupos juveniles que hayan incurrido en conductas contra el patrimonio económico y

sostengan enfrentamientos violentos de diferente tipo, y población en alto grado de

vulnerabilidad con reconocido estado de exclusión que requieran capacitación,

resocialización y preparación para el trabajo, incluidos los contratos fiduciarios que

demanden;”.

Para la adquisición de bienes, servicios y obras que no correspondan a los

programas señalados en la norma, las modalidades de selección corresponderán a:

5.2.1.1 Licitación Pública

Es el proceso de selección por excelencia al cual se puede acudir para dar garantías

a un proceso determinado. Para dejar de aplicar este procedimiento se requiere una

norma especial y expresa que permita aplicar las causales de selección especiales

como la citada para la selección abreviada en el artículo 2 numeral 2 y literal h de la

Ley 1150 de 2007.


5.2.1.1.1 Presentación de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa en los procesos de licitación pública

La Agencia podrá utilizar el mecanismo de subasta inversa para la conformación

dinámica de las ofertas, señalando en sus pliegos las variables técnicas y

económicas sobre las cuales los oferentes pueden realizar la puja.

En el caso de una conformación dinámica parcial de la oferta, a los documentos

señalados se acompañará el componente de la oferta que no es objeto de

conformación dinámica.

La Agencia verificará a través de los integrantes del Comité Evaluador el

cumplimiento de los requisitos habilitantes y de las condiciones adicionales, si hay

lugar a ello, para determinar los oferentes que pueden continuar en el proceso de

selección. La subasta inversa para la conformación dinámica de la oferta debe

realizarse con los oferentes habilitados, en la fecha y hora previstas en los pliegos

de condiciones.

En la subasta, los oferentes deben presentar su oferta inicial con las variables

dinámicas, de conformidad con los pliegos de condiciones, la cual puede ser

mejorada con los lances hasta la conformación de la oferta definitiva.

Se tomará como definitiva la oferta inicial realizada por el oferente que no presente

lances en la subasta.

En ningún caso el precio será la única variable sometida a conformación dinámica.

La herramienta electrónica usada para la subasta debe permitir que el oferente

conozca su situación respecto de los demás competidores y únicamente en relación

con el cálculo del menor costo evaluado, dejando en acta todas las constancias del

caso.

5.2.1.1.2 Audiencias en la licitación pública En la etapa de selección de la licitación son obligatorias las audiencias de:


a. Asignación de riesgos

b. Adjudicación

Si la solicitud de un interesado es necesario adelantar una audiencia para precisar

el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, este tema se tratará en la

audiencia de asignación de riesgos. En la audiencia de asignación de riesgos, la

Entidad debe presentar el análisis de riesgos efectuado y hacer la asignación de

riesgos definitiva.

La entidad estatal debe realizar la audiencia de adjudicación en la fecha y hora

establecida en el cronograma, la cual se realizará de acuerdo con las reglas

establecidas para el efecto en los mismos, y las siguientes consideraciones:

1) En la audiencia los oferentes pueden pronunciarse sobre las respuestas dadas

por la Entidad a las observaciones presentadas respecto del informe de

evaluación, lo cual no implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la

oferta. Si hay pronunciamientos que a juicio de la Entidad requiere análisis

adicional y su solución puede incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la

audiencia puede suspenderse por el término necesario para la verificación de los

asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado.

2) La Entidad debe conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente que

así lo solicite, para que responda a las observaciones que sobre la evaluación de

su oferta hayan hecho los intervinientes.

3) Toda intervención debe ser hecha por la persona o las personas previamente

designadas por el oferente, y estar limitada a la duración máxima que la Entidad

haya señalado con anterioridad.

4) La Entidad puede prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de

adjudicación siempre que lo haya publicado en el SECOP con antelación.

5) Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a

adoptar la decisión que corresponda.


5.2.1.2 Selección Abreviada

Corresponde a la modalidad de selección objetiva, prevista para aquellos casos en

que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación

o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos

simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

Las características técnicas uniformes, de acuerdo con el literal a) del numeral 2 del

artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, se predican de aquellos bienes y servicios “que

poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de

sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad

objetivamente definidos”.

Por características técnicas uniformes se quiere significar que se trata de un bien o

servicio que presta la misma utilidad para la ART y satisface idéntica necesidad de

la misma forma, independientemente del nombre comercial del bien o la marca del

bien o servicio ofertado o de su forma de presentación, es decir, que el elemento

fundamental y determinante debe estar relacionado con las características

intrínsecas e individuales del bien o servicio y no por quien lo ofrece o su apariencia

o aspecto físico.

La adquisición de estos bienes y servicios puede hacerse a través de tres (3)

procedimientos:

1) Subasta inversa. En la modalidad de presencial o electrónica.

2) Compra por acuerdo marco de precios. Reglamentado por el Decreto 1082

de 2015, artículos 2.2.1.2.1.2.7 a 2.2.1.2.1.2.10

3) Adquisición a través de bolsa de productos (artículo 2.2.1.2.1.2.11 y

siguientes del Decreto 1082 de 2015)

5.2.1.2.1 Causales de selección abreviada De acuerdo a lo establecido en el numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007,

las causales de selección abreviada de contratistas son:


1) La adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de

común utilización.

2) La contratación de menor cuantía.

3) La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.

4) La contratación por declaratoria de desierta de la licitación.

5) La enajenación de bienes del Estado.

6) Adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios.

7) Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas

Industriales y Comerciales del Estado (EICE) y de las Sociedades de Economía

Mixta (SEM).

8) Contratos de entidades a cargo de ejecución de Programas de Protección de

Personas Amenazadas, Desmovilización y Reincorporación, Población

Desplazada, Protección de Derechos Humanos y Población con Alto Grado de

Exclusión.

9) La contratación de bienes y servicios para la Seguridad y Defensa Nacional.

5.2.1.1.2.1.1 Selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes por subasta inversa

a. Procedimiento para la subasta inversa

Para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes, por

subasta inversa, además de las reglas generales previstas en la Ley 1150 de 2007

y en el Decreto 1082 de 2015, las siguientes reglas son aplicables a la subasta

inversa:


1) Los pliegos de condiciones deben indicar: a) la fecha y hora de inicio de la

subasta; b) la periodicidad de los lances; y c) el margen mínimo para mejorar la

oferta durante la subasta inversa.

2) La oferta debe contener dos partes, la primera en la cual el interesado acredite

su capacidad de participar en el proceso de contratación y acredite el

cumplimiento de la Ficha Técnica; y la segunda parte debe contener el precio

inicial propuesto por el oferente.

3) La Entidad debe publicar un informe de habilitación de los oferentes, en el cual

debe indicar si los bienes o servicios ofrecidos por el interesado cumplen con la

ficha técnica y si el oferente se encuentra habilitado.

4) Hay subasta inversa siempre que haya como mínimo dos oferentes habilitados

cuyos bienes o servicios cumplen con la Ficha Técnica.

5) Si en el proceso de contratación se presenta un único oferente cuyos bienes o

servicios cumplen con la ficha técnica y está habilitado, la entidad estatal puede

adjudicarle el contrato al único oferente si el valor de la oferta es igual o inferior a

la disponibilidad presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la

subasta inversa.

6) La subasta debe iniciar con el precio más bajo indicado por los oferentes y en

consecuencia, solamente serán válidos los lances efectuados durante la subasta

inversa en los cuales la oferta sea mejorada en por lo menos el margen mínimo

establecido.

7) Si los oferentes no presentan lances durante la subasta, la entidad estatal debe

adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el precio inicial más bajo.

8) Al terminar la presentación de cada lance, la entidad estatal debe informar el valor

del lance más bajo.

9) Si al terminar la subasta inversa hay empate, la entidad estatal debe seleccionar

al oferente que presentó el menor precio inicial. En caso de persistir el empate la

entidad estatal debe aplicar las reglas del numeral 1 al 5 del artículo 2.2.1.1.2.2.9

del Decreto 1082 de 2015.


5.2.1.1.2.1.2 La adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes por compra por catálogo derivado de la celebración de acuerdos marcos de precios

5.2.1.1.2.1.2.1 Procedencia del acuerdo marco de precios

La Agencia de Renovación del Territorio como entidad de la Rama Ejecutiva del

Poder Público del orden nacional, obligadas a aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150

de 2007, o las normas que las modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, están

obligadas a adquirir bienes y servicios de características técnicas uniformes a través

de los acuerdos marco de precios vigentes.

5.2.1.1.2.1.2.2 Identificación de bienes y servicios objeto de un Acuerdo Marco de Precios

La Agencia de Renovación del Territorio deberá suscribir Acuerdos Marco de

Precios, suscritos por Colombia Compra Eficiente, teniendo en cuenta los bienes y

servicios de características técnicas uniformes contenidos en su Plan Anual de

Adquisición y la información disponible del sistema de compras y contratación

pública.

La Agencia de Renovación del Territorio puede solicitar a Colombia Compra Eficiente

un Acuerdo Marco de Precios para un bien o servicio determinado. Colombia Compra

Eficiente podrá revisar su pertinencia y definir la oportunidad para iniciar el Proceso

de Contratación para el Acuerdo Marco de Precios solicitado

5.2.1.1.2.1.2.2.1 Utilización del acuerdo marco de precios

La Agencia de Renovación del Territorio, en la etapa de planeación del Proceso de

Contratación está obligada a verificar si existe un Acuerdo Marco de Precios vigente

con el cual la entidad estatal pueda satisfacer la necesidad identificada.


Si el Catálogo para acuerdos marco de precios contiene el bien o servicio requerido,

la Agencia deberá suscribir el acuerdo marco de precios, en la forma que Colombia

Compra Eficiente disponga y en las órdenes de compra derivadas de los acuerdos

marco de precios, a menos que el acuerdo marco de precios respectivo disponga lo

contrario.

5.2.1.1.2.1.2.2.2 Proceso de contratación para un acuerdo marco de precios

Colombia Compra Eficiente es la entidad responsable de diseñar y organizar el

proceso de contratación para los acuerdos marco de precios por licitación pública y

celebrar los acuerdos marco de precios.

El Acuerdo Marco de Precios debe establecer, entre otros aspectos, la forma de:

a) Evaluar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de los proveedores y de los

compradores;

b) Proceder frente al incumplimiento de las órdenes de compra; y

c) Actuar frente a los reclamos de calidad y oportunidad de la prestación.

5.2.1.1.2.1.3 Selección Abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes en bolsas de productos

5.2.1.1.2.1.3.1 Planeación de una adquisición en la bolsa de productos

Le corresponde a la Agencia estudiar, comparar e identificar las ventajas de utilizar

la bolsa de productos para la adquisición respectiva, frente a la subasta inversa, al

Acuerdo Marco de Precios o a la promoción de un nuevo Acuerdo Marco de Precios

para tales bienes o servicios, incluyendo el análisis del proceso de selección del

comisionista, los costos asociados a la selección, el valor de la comisión y de las

garantías.

La Agencia garantiza los principios y objetivos del sistema de compras y contratación

pública.


5.2.1.1.2.1.3.2 Requisitos para actuar como comisionista de entidad estatal

La Agencia podrá exigir a los comisionistas interesados en participar en el

procedimiento de selección a través de las bolsas de productos, el cumplimiento de

requisitos habilitantes adicionales a su condición de tales, siempre y cuando estos

sean adecuados y proporcionales al objeto a contratar y a su valor.

Selección del comisionista

La Agencia de Renovación del Territorio debe seleccionar al comisionista de acuerdo

con el procedimiento interno aplicable en la bolsa de productos, el cual debe ser

competitivo, el contrato suscrito con el comisionista seleccionado y sus

modificaciones en el SECOP.

5.2.1.1.2.1.3.3 Disponibilidad presupuestal

Para celebrar el contrato de comisión, la Agencia debe acreditar que cuenta con la

disponibilidad presupuestal para el contrato de comisión, para la operación que por

cuenta suya adelanta el comisionista en la bolsa de productos, para las garantías y

los demás pagos que deba hacer como consecuencia de la adquisición en bolsa de

productos, de acuerdo con el reglamento de la bolsa en la cual la Agencia haga la

negociación.

5.2.1.1.2.1.3.4 Lista de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes

Las bolsas de productos deben estandarizar, tipificar, elaborar y actualizar una lista

de los Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes susceptibles de ser

adquiridos por las entidades estatales, de tal manera que solo aquellos que estén en

la lista puedan ser adquiridos a través de la bolsa de que se trate.


Las bolsas de productos deben mantener esta lista a disposición de las entidades

estatales y del público en general en sus oficinas y en la correspondiente página

web, sin perjuicio de cualquier otro medio de divulgación.

5.2.1.1.2.1.3.5 Garantía única a favor de la entidad estatal

Como requisito para la ejecución del contrato de comisión, el comisionista

seleccionado debe constituir a favor de la Agencia de Renovación del Territorio

comitente la garantía única de cumplimiento, en relación con el valor de la comisión

que la Agencia pagará al comisionista por sus servicios.

5.2.1.1.2.1.4 La contratación de menor cuantía

Si el contrato a celebrar no se encuentra entre las demás causales de selección

abreviada, concurso de méritos y contratación directa, y además es inferior a los

cuatrocientos cincuenta salarios mínimos mensuales vigentes (450 SMMLV), el

contratista será seleccionado a través del procedimiento previsto para la Selección

Abreviada de Menor Cuantía.

5.2.1.1.2.1.4.1 Procedimiento para la selección abreviada de menor cuantía

Las siguientes reglas son aplicables a la selección abreviada de menor cuantía:

1) En un término no mayor a tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de

apertura del proceso de contratación los interesados deben manifestar su

intención de participar, a través del mecanismo establecido para el efecto en los

pliegos de condiciones.


2) Si la Entidad recibe más de diez (10) manifestaciones de interés puede continuar

el proceso o hacer un sorteo para seleccionar máximo diez (10) interesados con

quienes continuará el proceso.

3) La Entidad debe establecer en los pliegos de condiciones si hay lugar a sorteo y

la forma en la cual lo hará.

4) Si hay lugar a sorteo, el plazo para la presentación de las ofertas empezará a

correr el día hábil siguiente a la fecha en la cual la Entidad informe a los

interesados el resultado del sorteo.

5) La Entidad debe publicar el informe de evaluación de ofertas durante tres (3) días

hábiles

5.2.1.1.2.1.5 Contratación de entidades estatales dedicadas a la protección de

derechos humanos y población con alto grado de vulnerabilidad.

Podrá realizar por medio del procedimiento de selección abreviada, la siguiente

contratación referida precisamente a las poblaciones y territorios que debe atender

la Agencia de que trata el literal (h) del numeral 2 del art. 2 de la Ley 1150 de 2007.

En tal evento, corresponderá adelantar a través de la selección abreviada, la

contratación de los programas señalados en la norma:

• Programas de protección de personas amenazadas, programas de

desmovilización y reincorporación a la vida civil.

• Programas para personas y grupos al margen de la ley, incluida la atención

de los respectivos grupos familiares.

• Programas de atención a población desplazada por la violencia.

• Programas de protección de derechos humanos de grupos de personas

habitantes de la calle, niños y niñas o jóvenes involucrados en grupos

juveniles que hayan incurrido en conductas contra el patrimonio económico y

sostengan enfrentamientos violentos de diferente tipo.


• Programas para población en alto grado de vulnerabilidad con reconocido

estado de exclusión que requieran capacitación, resocialización y preparación

para el trabajo, incluidos los contratos fiduciarios que demanden.

5.2.1.1.2.1.6 Otros procesos de Selección abreviada

La Entidad también podrá realizar por medio del procedimiento de selección

abreviada, lo siguiente:

• Contratos de prestación de servicios de salud.

• Adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria.

• Contratación de empresas industriales y comerciales del Estado.

• Selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios para la defensa

y seguridad nacional.

5.2.1.1.2.1.7 Contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto

La Agencia de Renovación del Territorio cuando haya declarado desierta una

licitación puede adelantar el proceso de contratación correspondiente aplicando las

normas del proceso de selección abreviada de menor cuantía, para lo cual debe

prescindir de: a) recibir manifestaciones de interés, y b) realizar el sorteo de

oferentes. En este caso, se deberá expedir el acto de apertura del proceso de

contratación dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta.

5.2.1.3 Concurso de Méritos

5.2.1.3.1 Procedencia Es la modalidad de selección utilizada para la escogencia de consultores e

interventores. De acuerdo a lo establecido en el numeral 2 de la Ley 80 de 1993,

“son contratos de consultoría los que celebran las entidades estatales referidos a los

estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de


diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así

como las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también

contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia

de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos,

anteproyectos y proyectos”.

5.2.1.3.2 Procedimiento del concurso de méritos

Se aplicarán las reglas generales establecidas en el Estatuto General de

Contratación de la Administración Pública así:

1) La entidad estatal en los pliegos de condiciones debe indicar la forma como

calificará, entre otros, los siguientes criterios: a) la experiencia del interesado y

del equipo de trabajo, y b) la formación académica y las publicaciones técnicas y

científicas del equipo de trabajo.

2) La entidad estatal debe publicar durante tres (3) días hábiles el informe de

evaluación, el cual debe contener la calificación técnica y el orden de elegibilidad.

3) La entidad estatal debe revisar la oferta económica y verificar que está en el rango

del valor estimado consignado en los documentos y estudios previos y del

presupuesto asignado para el contrato.

4) La entidad estatal debe revisar con el oferente calificado en el primer lugar de

elegibilidad la coherencia y consistencia entre: i) la necesidad identificada por la

entidad estatal y el alcance de la oferta; ii) la consultoría ofrecida y el precio

ofrecido, y iii) el precio ofrecido y la disponibilidad presupuestal del respectivo

proceso de contratación. Si la entidad estatal y el oferente llegan a un acuerdo

sobre el alcance y el valor del contrato, dejarán constancia del mismo y firmarán

el contrato.

5) Si la entidad estatal y el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad no

llegan a un acuerdo dejarán constancia de ello y la entidad estatal revisará con


el oferente calificado en el segundo lugar de elegibilidad los aspectos a los que

se refiere el numeral anterior. Si la entidad estatal y el oferente llegan a un

acuerdo dejarán constancia del mismo y firmarán el contrato.

6) Si la entidad estatal y el oferente calificado en el segundo lugar de elegibilidad no

llegan a un acuerdo, la entidad estatal debe declarar desierto el proceso de

contratación.

5.2.1.3.3 Precalificación para el concurso de méritos

En la etapa de planeación del concurso de méritos, la entidad estatal puede hacer

una precalificación de los oferentes cuando dada la complejidad de la consultoría lo

considere pertinente.

5.2.1.3.4 Aviso de convocatoria para la precalificación en el concurso de méritos.

En los eventos en los cuales la Agencia de Renovación del Territorio determine la

conveniencia en adelantar el concurso de méritos con precalificación debe convocar

a los interesados por medio de un aviso publicado en el SECOP que debe tener la

siguiente información:

1) La mención del proceso de contratación para el cual se adelanta la

precalificación.

2) La forma en la cual los interesados deben presentar su manifestación de interés

y acreditar los requisitos habilitantes de experiencia, formación, publicaciones y

la capacidad de organización del interesado y su equipo de trabajo.

3) Los criterios que la entidad estatal tendrá en cuenta para conformar la lista de

precalificados, incluyendo la mención de si hay un número máximo de

precalificados.


4) El tipo de sorteo que la entidad estatal debe adelantar para conformar la lista de

precalificados, cuando el número de interesados que cumple con las condiciones

de la precalificación es superior al número máximo establecido para conformar la

lista.

5) El cronograma de la precalificación.

5.2.1.3.5 Informe de precalificación

Luego de recibir las manifestaciones de interés y los documentos con los cuales los

interesados acrediten la experiencia, formación, publicaciones y la capacidad de

organización, la entidad estatal debe adelantar la precalificación de acuerdo con lo

dispuesto en el aviso de convocatoria para la precalificación, el cual será publicarlo

en el SECOP, con el fin que los interesados efectúen comentarios durante los dos

(2) días hábiles siguientes a la publicación del mismo.

5.2.1.3.6 Audiencia de precalificación

La Agencia efectuará una audiencia pública en la cual conformará la lista de

interesados precalificados para participar en el proceso de contratación respectivo.

La Agencia en audiencia contestará las observaciones al informe de precalificación

y notificará la lista de precalificación de acuerdo con lo establecido en la Ley.

Corresponde a la Agencia establecer un número máximo de interesados para

conformar la lista de precalificados y si éste es superior al máximo establecido, en la

audiencia de precalificación deberá hacer el sorteo para conformar la lista. Si no se

logra conformar la lista de precalificados, la Agencia podrá continuar con el proceso

de contratación en la modalidad de concurso de méritos abierto o sin precalificación.


5.2.1.3.7 Efectos de la precalificación

La conformación de la lista de precalificados no obliga a Agencia de Renovación del

Territorio a abrir el proceso de contratación.

5.2.1.3.8 Contratación de Mínima Cuantía

Corresponde a aquellos contratos cuya cuantía no excede el diez por ciento (10%)

de la menor cuantía de la Entidad, o lo que es lo mismo el equivalente a cuarenta y

cinco (45) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV).

5.2.1.3.8.1 Estudios previos para la Contratación de Mínima Cuantía

Corresponde a la dependencia de la Agencia de Renovación del Territorio que

solicita el bien o servicio elaborar los estudios y documentos previos, los cuales

contendrán como mínimo las siguientes consideraciones:

• Descripción precisa de la necesidad que se pretendan satisfacer con la

contratación.

• Descripción del objeto especifico a contratar.

• Condiciones técnicas exigidas.

• Valor estimado del contrato, justificado sumariamente, y el plazo de ejecución

del mismo.

• El certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) que respalda la

contratación.

5.2.1.3.8.2 Procedimiento para la contratación de mínima cuantía

Las siguientes reglas son aplicables a la contratación cuyo valor no excede del 10%

de la menor cuantía establecida para la Agencia. La ART señalará en la invitación

a participar en procesos de mínima cuantía la información indicada en el numeral


anterior y la forma como el interesado debe acreditar su capacidad jurídica y la

experiencia mínima:

1) La Agencia debe señalar en la invitación a participar en procesos de mínima

cuantía la información a la que se refieren los numerales 2, 3 y 4 del artículo

anterior, y la forma como el interesado debe acreditar su capacidad jurídica y la

experiencia mínima, si se exige esta última, y el cumplimiento de las condiciones

técnicas exigidas.

2) La entidad estatal puede exigir una capacidad financiera mínima cuando no hace

el pago contra entrega a satisfacción de los bienes, obras o servicios. Si la entidad

estatal exige capacidad financiera debe indicar cómo hará la verificación

correspondiente.

3) La invitación se hará por un término no inferior a un (1) día hábil. Si los

interesados formulan observaciones o comentarios a la invitación, estos serán

contestados por la entidad estatal antes del vencimiento del plazo para presentar

ofertas.

4) La entidad estatal debe revisar las ofertas económicas y verificar que la de menor

precio cumple con las condiciones de la invitación. Si esta no cumple con las

condiciones de la invitación, la entidad estatal debe verificar el cumplimento de

los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así

sucesivamente.

5) La entidad estatal debe publicar el informe de evaluación durante un (1) día hábil.

6) La entidad estatal debe aceptar la oferta de menor precio, siempre que cumpla

con las condiciones establecidas en la invitación a participar en procesos de

mínima cuantía. En la aceptación de la oferta, la entidad estatal debe informar al

contratista el nombre del supervisor del contrato.

7) En caso de empate, la entidad estatal aceptará la oferta que haya sido presentada

primero en el tiempo.

8) La oferta y su aceptación constituyen el contrato.


5.2.1.3.8.3 Adquisición en grandes superficies cuando se trate de mínima cuantía

La Agencia de Renovación para el Territorio podrá adquirir bienes hasta por el monto

de su mínima cuantía en grandes superficies:

1) La invitación debe estar dirigida a por lo menos dos (2) grandes superficies y debe

contener: a) la descripción técnica, detallada y completa del bien, identificado con

el cuarto nivel del clasificador de bienes y servicios; b) la forma de pago; c) el

lugar de entrega; d) el plazo para la entrega de la cotización que debe ser de un

(1) día hábil; d) la forma y el lugar de presentación de la cotización, y e) la

disponibilidad presupuestal.

2) La Agencia debe evaluar las cotizaciones presentadas y seleccionar a quien, con

las condiciones requeridas, ofrezca el menor precio del mercado y aceptar la

mejor oferta.

3) En caso de empate, la entidad estatal aceptará la oferta que haya sido presentada

primero en el tiempo.

4) La oferta y su aceptación constituyen el contrato.

5.2.1.3.8.4 Garantías

La Agencia de Renovación del Territorio a través de la dependencia solicitante del

bien o servicio, deberá valorar la conveniencia y necesidad de exigir o no garantías

en el proceso de selección de mínima cuantía y en la adquisición en grandes

superficies.


5.2.1.3.9 Contratación Directa

Modalidad que permite seleccionar al contratista sin que adelante un proceso de

escogencia, en la medida que los casos previstos en el numeral 4 del artículo 2 de

la Ley 1150 de 2007 permiten que se realice un proceso contractual de manera

expedita.

Con antelación a la firma del contrato, será necesaria la elaboración de los estudios,

diseños y proyectos requeridos. Se podrá contratar directamente con la persona

natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto contractual y que haya

demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que

se trate, sin que sea necesario la obtención de varias ofertas. Ello no excluye que se

realicen los estudios previos, presupuesto esencial de una gestión contractual y

eficaz.

5.2.1.3.9.1 Acto administrativo de justificación de la contratación directa

La Agencia de Renovación del Territorio debe señalar en un acto administrativo la

justificación para contratar bajo la modalidad de contratación directa, el cual debe

contener:

1) La causal que invoca para contratar directamente.

2) El objeto del contrato.

3) El presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista.

4) El lugar en el cual los interesados pueden consultar los estudios y documentos

previos.

El acto administrativo no es necesario cuando el contrato a celebrar es de prestación

de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.


5.2.1.3.9.2 Contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes

Se considera que no existe pluralidad de oferentes cuando existe solamente una

persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de

propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el

territorio nacional. La Agencia dejará constancia de esta situación en el estudio

previo que soporta la contratación y anexará los documentos que acrediten la causal

invocada y las razones que así lo justifiquen.

5.2.1.3.9.3 Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales

Corresponde a aquellos contratos de servicios de naturaleza intelectual que se

celebran con personas naturales o jurídicas en razón a sus conocimientos

especializados y experiencia en determinada materia. Como se desprende de su

denominación, es requisito sine qua non que, para el desarrollo de las actividades,

el contratista cuente con un título profesional que acredite los conocimientos y la

formación propia de una profesión reconocida por el Estado y que demuestre

idoneidad y experiencia relacionada con el área de que se trate. No podrán

celebrarse contratos estatales bajo esta modalidad de servicios profesionales con

personas que hayan obtenido el título de técnicos o tecnólogos.

Por la naturaleza de las funciones legales de la Agencia esa contratación comprende

personas naturales o jurídicas precisamente con conocimientos especializados en

cierto territorio del país o en sectores sociales, económicos, comunitarios o

culturales.

Para que el contrato pueda considerarse de prestación de servicios profesionales,

su objeto y las actividades a que se refiere, necesariamente tendrán que estar

relacionadas con aquellas propias del ejercicio de la profesión del contratista, sin

olvidar la presencia de conocimientos intelectuales específicos sobre la materia.

Esto es, si la persona, a pesar de haber obtenido un título universitario, pretende

realizar actividades distintas a las inherentes a su profesión, el contrato no podrá


catalogarse de servicios y habrá que estudiar la tipología que le corresponde, lo que

debe estar sustentado en los estudios previos que dieron origen a la contratación.

Bajo esta modalidad se encuentra la contratación de labores de apoyo misional a

una entidad, o los de apoyo a las áreas administrativas, financiera o de gestión

jurídica, siempre que las actividades no puedan realizar con personal de planta o

requieran de conocimientos especializados.

La Agencia de Renovación del Territorio deberá dejar constancia expedidas por el

ordenador del gasto que acrediten la idoneidad y la experiencia de la persona que

se pretenden contratar, y además dar cuenta o bien de la inexistencia de personal

de planta o bien de que, a pesar de existir, este no cuenta con los perfiles requeridos

o resulta insuficiente para la ejecución del objeto que ha de contratarse. Los

contratos de prestación de servicios profesionales, también pueden ser celebrados

con personas jurídicas, caso en el cual el objeto social de estas deberá encontrarse

directamente relacionado con el objeto social de estás.

Los contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión corresponden a

aquellos contratos de servicios de naturaleza intelectual, operativa, logística o

asistencial que se celebran con personas naturales o jurídicas en razón a sus

conocimientos especializados y experiencia determinada materia o asuntos.

Los contratos de este tipo celebrados con personas naturales, a diferencia del

contrato de prestación de servicios profesional, no se exige la titulación de una

profesión universitaria, pero si la acreditación de conocimientos específicos,

experiencia en la materia que quiere contratarse o determinadas destrezas. Es el

caso también de los técnicos, tecnólogos, o personas que han realizado cursos de

formación avanzados o estudios para cumplir labores intelectuales de gestión

especializada.

Cuando se pretende realizar con personas jurídicas, su objeto social debe estar

directamente relacionado con el objeto que pretende contratarse. Igual que para la

celebración de los contratos de prestación de servicios profesionales, será necesario

contar con certificaciones que por un lado acrediten la idoneidad y la experiencia de

la persona que pretende contratarse, y por el otro, den cuenta bien sea de la

inexistencia de personal de planta o de que, a pesar de existir, este no


cuenta con los perfiles requeridos o resulta insuficiente para la ejecución del objeto

que ha de contratarse.

De conformidad con el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015, los contratos

con la modalidad de apoyo a la gestión solo pueden realizarse para el desarrollo de

actividades intelectuales, operativas, logísticas o asistenciales; por tanto, no pueden

considerarse de apoyo para efectos de la aplicación de la regla aquí reseñada la

contratación de actividades que no conlleven dichos componentes; como tampoco

podrán contemplarse aquellas actividades que corresponden a la consultoría.

5.3. ETAPA CONTRACTUAL

Esta etapa comprende el cumplimiento de los requisitos de ejecución, la constitución

y aprobación de la garantía, la publicación y el pago de impuestos, cuando a ello

haya lugar; la ejecución del objeto contractual y el seguimiento del mismo.

En desarrollo de la ejecución del contrato, deberá constar en las respectivas Actas

según corresponda o sea del caso, lo siguiente: Iniciación, avance parcial, pagos,

suspensión temporal, cambio de especificaciones, mayores o menores cantidades

de obra o de suministro o de servicios, adiciones y prórrogas y recibo final, las cuales

deberán ser aprobadas sin excepción por la Agencia.

5.3.1. El Contrato

El contrato estatal, es un acto jurídico, bilateral o plurilateral generador de

obligaciones que para el manual que nos ocupa es celebrado por La Agencia de

Renovación del Territorio. Los contratos que ésta celebre deberán constar por

escrito.

Las estipulaciones de los contratos que celebre la Agencia serán las que de acuerdo

con las normas civiles, comerciales y las previstas en el estatuto contractual,

correspondan a su esencia y naturaleza. En los contratos podrán incluirse las

modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes

consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la


Constitución, la Ley, el orden público, el interés general y a los principios y finalidades

de las leyes vigentes aplicables y a los de la buena administración.

Para suscribir y ejecutar el contrato deben agotarse unos requisitos de suscripción,

de perfeccionamiento, de legalización y de ejecución.

5.3.1.1 Requisitos de Perfeccionamiento

Los contratos que suscriba la Agencia de Renovación del Territorio se perfeccionan

cuando se logren acuerdos sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a

escrito.

5.3.1.1.1 Acuerdo de voluntades por escrito

Hacemos referencia entonces a la minuta o documento del contrato que contiene el

acuerdo de voluntades, la cual debe contener por lo menos lo siguiente:

a) Tipo de contrato

b) Identificación completa de las partes del contrato

c) El bien, obra o servicio a contratar: Objeto

d) Los elementos esenciales del contrato1

▪ Valor:

✓ Plazo de ejecución

✓ Forma de pago (apropiaciones presupuestales)

✓ El sitio de entrega de los bienes, de la prestación de los servicios o ejecución de

la obra

e) Las obligaciones de las partes

1 Los contratos tienen varios elementos, naturales, esenciales y accidentales.


f) Las especificaciones técnicas del bien, servicio u obra contratada

g) Indicación de la existencia de una supervisión e interventoría del contrato

h) Indicación de las multas aplicables conforme las normas y procedimientos vigentes.

i) Cláusula de indemnidad conforme lo dispuesto en las normas

j) Cláusula penal pecuniaria (cuando aplique)

k) Garantías (cuando aplique)

l) Cláusula de restablecimiento o ampliación de la garantía

m) Pacto de las clausulas excepcionales al derecho común (cuando apliquen)

n) Indicación expresa de la no existencia de relación laboral con el contratista o el

personal del que éste disponga

o) Prohibiciones a las que haya lugar

p) La indicación del régimen jurídico aplicable

q) Indicación sobre la solución de controversias

r) Domicilio del contrato

Respecto del contrato a través de la modalidad de mínima cuantía, la comunicación

de aceptación de la oferta por parte de la Agencia de Renovación del Territorio, junto

con la oferta presentada por el contratista seleccionado, constituye para todos los

efectos del contrato celebrado por las partes.

El área competente en la Agencia de Renovación del Territorio para elaborar la

minuta del contrato será la Coordinación del Contratos de la Secretaría General o la

Subdirección de Contratación de la Dirección de Evaluación y Ejecución de

Proyectos, según corresponda, para la elaboración del contrato se deberá tener en

cuenta todo lo manifestado o relacionado en el estudio previo, pliego de


condiciones, adendas, propuesta del contratista y recomendaciones del Comité de

Contratación.

Es por lo anterior, que el rol jurídico deberá apoyarse en quienes asumen el rol

técnico en lo que compete a cada uno de ellos dentro del proceso contractual.

5.3.1.1.2 Requisitos de Legalización

Los requisitos de legalización se refieren a todas aquellas exigencias y documentos

de orden o carácter legal para suscribir el contrato, los cuales deben ser aportados,

revisados y corroborados por el equipo de contratación de cada dependencia según

la competencia.

Las personas responsables de que se aporten todos estos documentos y se cumplan

los requisitos previa suscripción del contrato son las que pertenecen a las áreas que

adelantan la función de elaborar contratos en la Entidad.

5.3.1.1.3 Requisitos de Ejecución

Para la ejecución de los contratos la Agencia de Renovación del Territorio requerirá

de la aprobación de la(s) garantía(s) requerida(s) en el contrato conforme al análisis

de riesgos hecho (desde el estudio previo) y de la existencia de la disponibilidad

presupuestal, entendiéndose ésta última como registro presupuestal de compromiso

(RPC).

La Agencia previo al inicio del contrato, deberá tener en cuenta el cumplimiento de

la acreditación por parte del contratista de estar al día en el aporte al Sistema de

Seguridad Integral y la correspondiente afiliación a una Aseguradora de Riesgos

Laborales.

La persona responsable de revisar y aprobar las garantías será del área respectiva

que asume la contratación de cada una de las dependencias ordenadora del gasto.


5.3.1.1.4 Garantías

Con ellas se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de la

Agencia de Renovación del Territorio con ocasión de:

1) La presentación de los ofrecimientos.

2) Los contratos y de su liquidación.

3) Los riesgos a los que se encuentra expuesta la Entidad derivados de la

responsabilidad extracontractual que le pueda sobrevenir por las actuaciones,

hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas.

5.3.1.1.4.1 Clases de garantías

Las garantías que los oferentes o contratistas pueden otorgar para asegurar el

cumplimiento de sus obligaciones son:

1) Contrato de seguro contenido en una póliza

2) Patrimonio autónomo

3) Garantía Bancaria

5.3.1.1.4.2 Indivisibilidad de la garantía

La garantía de cobertura del riesgo es indivisible. Sin embargo, en los contratos con

un plazo mayor a cinco (5) años las garantías pueden cubrir los riesgos de la etapa

del contrato o del período contractual, de acuerdo con lo previsto en el contrato.

La Agencia de Renovación del Territorio en los pliegos de condiciones para la

contratación debe indicar las garantías que exige en cada etapa del contrato o cada

período contractual así:


1) Exigir una garantía independiente para cada etapa del contrato o cada período

contractual.

2) Calcular el valor asegurado para cada etapa del contrato, período contractual de

acuerdo con las reglas de suficiencia de las garantías.

3) Antes del vencimiento de cada etapa del contrato o cada período contractual, el

contratista está obligado a obtener una nueva garantía que ampare el

cumplimiento de sus obligaciones.

5.3.1.1.4.3 Garantía del oferente plural

La garantía debe ser otorgada por todos sus integrantes.

5.3.1.1.4.4 Cobertura del Riesgo de Responsabilidad civil extracontractual

Derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o

subcontratistas y solamente puede ser amparada con un contrato de seguro.

5.3.1.1.4.5 Garantía de los riesgos derivados del incumplimiento de la oferta

La garantía de seriedad de la oferta debe cubrir la sanción derivada del

incumplimiento de la oferta, en los siguientes eventos:

1) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el

plazo para la adjudicación o para suscribir el contrato es prorrogado, siempre que

tal prórroga sea inferior a tres (3) meses.

2) El retiro de la oferta después de vencido el plazo fijado para la presentación de

las ofertas.

3) La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del adjudicatario.


4) La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de la garantía de

cumplimiento del contrato.

5.3.1.1.4.6 Garantía de cumplimiento

5.3.1.1.4.6.1 Contenido de la garantía mínima de cumplimiento

1) Buen manejo y correcta inversión del anticipo

2) Devolución del pago anticipado

3) Cumplimiento del contrato

4) Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales

5) Estabilidad y calidad de la obra

6) Calidad del servicio

7) Calidad y correcto funcionamiento de los bienes

8) Los demás incumplimientos de obligaciones que la Agencia considere deben ser amparados de manera proporcional y acorde a la naturaleza del contrato

5.3.1.1.4.7 Otras disposiciones sobre las garantías

• Cubrimiento de la responsabilidad civil extracontractual

• Suficiencia de la garantía de seriedad de la oferta

• Suficiencia de la garantía de buen manejo y correcta inversión del anticipo

• Suficiencia de la garantía de pago anticipado

• Suficiencia de la garantía de cumplimiento


• Suficiencia de la garantía de pago de salarios, prestaciones sociales legales e

indemnizaciones laborales

• Suficiencia de la garantía de estabilidad y calidad de la obra

• Suficiencia de la garantía de calidad del servicio

• Suficiencia de la garantía de calidad de bienes

• Suficiencia del seguro de responsabilidad civil extracontractual

• Restablecimiento o ampliación de la garantía

5.3.1.1.4.8 Efectividad de las garantías

La Agencia de Renovación del Territorio hará efectiva las garantías siguiendo el

procedimiento establecido en la materia.

De igual forma, el procedimiento tendrá en cuenta las siguientes consideraciones:

1) Por medio del acto administrativo la Agencia declara la caducidad del contrato y

ordene el pago al contratista y al garante.

2) Por medio del acto administrativo la Agencia impondrá las multas y debe ordenar

el pago al contratista y al garante.

3) Por medio del acto administrativo en el cual la Agencia declara el incumplimiento,

puede hacer efectiva la cláusula penal, si está pactada en el contrato y ordenar

su pago al contratista y al garante.

5.3.2. Designación del supervisor

La designación se informará por escrito por parte del Ordenador del Gasto. La

designación se informará al contratista en la minuta del contrato y se formalizará al

supervisor a través de comunicación escrita, la cual deberá ser entregada

oportunamente al designado. A partir de este momento nacen las obligaciones

relacionadas con vigilancia del contrato.


La designación del supervisor y/o interventor debe recaer en una persona natural o

jurídica idónea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado según el objeto del

contrato que requiere la coordinación, control y verificación. Solo el ordenador del

gasto podrá ordenar el cambio de supervisor de un contrato.

En el evento de cambio de supervisor o interventor por disposición del Ordenador

del Gasto o por cesación de relación laboral o contractual, el primero deberá hacer

entrega formal al segundo de toda la información relativa a la ejecución del contrato,

con informe detallado sobre las actuaciones realizadas. Solo hasta ese momento

quedará el primero exonerado del cumplimiento de las obligaciones como supervisor.

5.3.3. Responsabilidades del supervisor

1) Vigilar el cumplimiento del objeto del contrato.

2) Exigir al contratista la información que considere necesaria y que estará obligado

a suministrar como consecuencia de la ejecución del contrato.

3) Decidir sobre los cambios y modificaciones en las condiciones que no afecten

sustancialmente el objeto contratado.

4) Vigilar el cumplimiento del objeto del contrato de conformidad con lo establecido

por la Agencia, y expedir las certificaciones de cumplimiento del mismo para

efectos del pago correspondiente.

5) Informar al Secretario General de la Agencia los aspectos relacionados con la

ejecución del contrato, sin perjuicio de los que deban rendirse de manera

extraordinaria cuando las circunstancias lo ameriten.

6) Ejercer el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico del

contrato, indicando si éste se ajusta al plazo o en caso contrario analizar las

causas y problemas surgidos para que se tomen las medidas pertinentes,

señalando las recomendaciones especiales y comentarios que crea

convenientes.


7) Rechazar cualquier producto o actividad que a su juicio no cumpla con las

condiciones solicitadas.

8) El supervisor no podrá exonerar al contratista de ninguna de las obligaciones o

deberes contractuales; tampoco podrá sin autorización escrita, ordenar trabajo

alguno que traiga consigo variaciones en el plazo o en el valor del contrato, ni

efectuar ninguna modificación en la concepción del objeto contratado.

9) Velar porque el contratista cumpla con cada una de las obligaciones establecidas

en el contrato.

10) Elaborar y suscribir junto con el contratista las actas de iniciación, acta de

terminación del contrato y acta de liquidación del mismo, la cual deberá ser

suscrita por el contratista y el ordenador del gasto. La liquidación se efectuará

dentro de los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento del plazo de ejecución

o en el plazo establecido por las partes para tal fin.

11) Informar al contratista la fecha de legalización del contrato, es decir, la fecha de

aprobación de la garantía única.

12) Informar al Contratista el vencimiento de la garantía única y la ampliación de la

misma cuando a ello hubiere lugar.

13) Solicitar a la Secretaría General o a la Subdirección de Contratación con la

debida sustentación, la elaboración de Prórrogas, Adiciones, Otrosí o cualquier

cambio en el desarrollo del contrato.

14) Remitir oportunamente a la Secretaria General o a la Subdirección de

Contratación, los documentos tales como: Documentos soportes de la fiducia

para el manejo del anticipo, acta de inicio, actas de entrega y recibo en

cumplimiento de las obligaciones pactadas, acta de terminación, acta de

liquidación, órdenes de pago, certificaciones de cumplimiento, facturas,

parafiscales, ingresos al almacén, y demás que surjan como consecuencia de la

ejecución del contrato (según sea el caso).

15) Requerir al contratista durante el tiempo de ejecución del contrato, el

cumplimiento de la obligación de acreditar el pago de los aportes al sistema


general de seguridad social. este requisito es indispensable para el pago que se

debe efectuar al contratista.

16) Responder disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la

actuación contractual en los términos de la Constitución y de la Ley.

17) Las demás inherentes a su calidad de supervisor y que se deriven de la ejecución

del contrato.

18) Informar a la Secretaría General o a la Subdirección de Contratación del

incumplimiento o mora en las obligaciones adquiridas por el contratista para que

se adopten las medidas legales pertinentes.

19) Las demás inherentes a su calidad de supervisor y que se deriven de la ejecución

del contrato.

5.3.3.1 Informes

Los supervisores están obligados a remitir a la Secretaria General o a la Subdirección

de Contratación todos los informes y documentos que hagan parte del soporte

contractual para su correspondiente archivo y organización documental en el

expediente correspondiente a cada contrato.

5.3.4 Inicio del Contrato

Una vez cumplidos los requisitos de legalización y ejecución del contrato, se remitirá

la documentación al supervisor o interventor para que elabore el acta de inicio (en

caso de que aplique) y empiece su ejecución.

Para dichos fines el supervisor o interventor del contrato y el contratista deberán

ponerse en contacto para suscribir el acta de inicio, la cual deberá formar parte del

expediente del proceso.

En todo contrato que celebre la Agencia en el que para su ejecución el contratista

deba utilizar personal, el supervisor o interventor al momento de elaborar el acta de


inicio, deberá consignar la relación del personal que se destinará por parte del

contratista, con la correspondiente identificación; así como su remuneración, y

cualquier cambio deberá ser informado al supervisor o interventor.

5.3.5 Modificación del contrato

La modificación contractual obedece al cambio en las condiciones estipuladas

inicialmente en el contrato, bien sea porque la Agencia lo considere pertinente o a

solicitud del contratista. Esta figura es la que comúnmente se conoce como otrosí

que consiste en una modificación hecha por las partes de mutuo acuerdo o bilateral.

Es necesario tener presente, que los acuerdos plasmados en el clausulado del

contrato obedecen a su esencia y su naturaleza concordadas con las prescriptivas

civiles, comerciales y del estatuto contractual. Por ello, solamente podrá ser objeto

de modificación contractual el clausulado que no altere de manera la esencia o

naturaleza de lo inicialmente pactado.

Para modificar un contrato en el que es parte la Agencia, el ordenador del gasto,

deberá atender las siguientes orientaciones:

• Analizar el asunto, si es del caso, en su respectivo Comité Asesor de Contratación

en el que se presentará el informe actualizado del supervisor e interventor.

Los documentos que deben aportarse y verificarse como mínimo son:

1) La manifestación escrita del contratista en la que conste su solicitud justificada o

la aceptación de la propuesta de la Agencia de modificar el clausulado del

contrato.

2) La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto

sobre la procedencia de la modificación, con el aval del ordenador del gasto. En

caso de que el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el

pronunciamiento e informe de éste respecto de la modificación pretendida,

avalado por el supervisor.


3) Expediente completo del contrato o convenio.

4) Informe actualizado del supervisor e interventor del contrato. Para el caso del

informe del interventor, éste y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.

5) Historial del contrato en donde se registre la información sobre el estado actual

del contrato.

6) Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten el otrosí.

5.3.6 Adición del Contrato

Cuando hablamos de esta figura hacemos relación a la inclusión o inyección de más

dinero al contrato inicial en aras de garantizar la existencia de recursos suficientes

para continuar satisfaciendo la necesidad de la Administración.

Esta categoría de modificación contractual no conlleva necesariamente al cambio de

las especificaciones técnicas o circunstancias accesorias del objeto contractual

inicialmente pactado, pero si hace necesario el presupuesto de más cantidad de

objeto o más calidad del mismo.

5.3.6.1 Documentos necesarios para la adición

1) Manifestación escrita del contratista en donde solicite la adición o acepte la

intención de adición hecha por la Agencia, con indicación expresa de la propuesta

de presupuesto previsto para el efecto, el cual en todo caso deberá basarse en

los precios de la propuesta inicial y en la fórmula de reajuste de precios que se

haya establecido en el contrato, según el caso.


sobre la procedencia de la adición. con el aval del ordenador del gasto. En caso

de que el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el


pronunciamiento e informe de este respecto de la adición pretendida, avalado por

el supervisor.



informe del interventor, éste y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.

5) Certificado de Disponibilidad Presupuestal que respalde la adición en recursos.


del contrato.

7) Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten la adición.

Los contratos no podrán adicionarse en más del 50% de su valor inicial, expresado

éste en salarios mínimos legales mensuales (ver parágrafo del artículo 40 de la Ley

80 de 1993, artículo 85 de la Ley 1474 de 2011, Ley 1508 de 2012).

5.3.7 Ampliación del Plazo del contrato

Hace referencia a una extensión o ampliación en el tiempo que inicialmente se había

acordado para la ejecución del contrato.

5.3.7.1 Documentos necesarios para la ampliación

1) Manifestación escrita del contratista en donde solicite la prórroga o la intención

de hacerla por parte de la Agencia.


sobre la procedencia de la prórroga con el aval del ordenador del gasto. En caso

de que el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el


pronunciamiento e informe de este respecto de la ampliación del plazo

pretendida, avalado por el supervisor.

3) Nuevo cronograma de trabajo que respalda la prórroga, cuando sea del caso.



informe del interventor, este y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.


del contrato.

7) Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten la prórroga.

NOTA: En el evento que un contrato, previa justificación, deba ser modificado en las

condiciones estipuladas inicialmente, adicionado y ampliado, deberá cumplirse con los cada

uno de los requisitos señalados anteriormente.

5.3.8 Cesión del contrato

Una de las principales características de los contratos estatales es que son intuito

personae, por lo tanto, una vez celebrados no podrán cederse sin previa autorización

escrita de la Agencia.

El actual estatuto contractual consagra dos causales legales de cesión del contrato

relacionado con las inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes al contratista,

a las que se suman las demás que se dispongan en las normas y la realizada por

mutuo acuerdo entre las partes.

Cuando se celebra esta cesión, se está entregando los derechos y obligaciones

objeto del mismo, es decir que la persona a quien se le cede el contrato queda con

la obligación de ejecutar a favor de la Agencia.


Para el caso de la cesión de mutuo acuerdo, es decir previa autorización de la

Agencia, el procedimiento es el siguiente:

a) El contratista debe solicitar al ordenador del gasto para contratar la autorización

para realizar la cesión del mismo indicando justificación y las causas por las

cuales le es imposible ejecutar el contrato.

b) El ordenador del gasto contratante previa recomendación del Comité de

Contratación si es el caso, determinará la conveniencia para la Entidad y

procederá a autorizar o rechazar la cesión.

c) Una vez recomendada la cesión, se procederá a suscribir la correspondiente acta

de cesión del contrato (debe quedar plasmado expresamente el estado en el que

queda el contrato).

d) El cesionario del contrato (contratista), deberá tramitar la expedición de la

garantía única que ampare sus obligaciones, cuya cobertura debe amparar los

mismos riesgos del contrato original y pagar los impuestos a que haya lugar.

e) Remitir las comunicaciones a las personas y dependencias que deban conocer

de la cesión, las cuales serán proyectadas por la persona que asumió el rol

jurídico del respectivo proceso, aplicando los lineamientos y directrices de la

Secretaría General.

f) Hacer las publicaciones a que haya lugar conforme las normas vigentes

aplicables.

g) Celebrada la cesión al contrato, se procederá incluir y registrar esta novedad en

el sistema de información presupuestal vigente.

Una vez se haya autorizado la cesión del contrato, el área de contratos

correspondiente, deberá entregar al área de presupuesto copia del acta de cesión y

las condiciones de la cesión. Lo anterior con el fin de modificar la información

contable y presupuestal correspondiente.


5.3.9 Suspensión y reinicio del contrato

En desarrollo del principio de la autonomía de la voluntad, la Agencia podrá por

mutuo acuerdo con el contratista, suspender la ejecución del contrato cuando se

presente alguna circunstancia que haga imposible la ejecución del mismo, la

ocurrencia de situaciones de fuerza mayor, caso fortuito o de interés público que

impiden la ejecución temporal del negocio jurídico, y es precisamente por ese motivo

que la misma no puede ser indefinida, sino que debe estar sujeta al vencimiento

de un plazo o al cumplimiento de una condición, de lo contrario estaríamos en

presencia de una figura o situación diferente. La finalidad de la suspensión del

contrato estatal, es una medida excepcional.

La suspensión no adiciona el contrato en su vigencia o plazo, sino que se delimita

como una medida de tipo provisional y excepcional que debe ajustarse a los criterios

de necesidad y proporcionalidad.

Para que se produzca la suspensión del contrato, se deben de cumplir varios

requisitos como son:

1) Manifestación escrita de suspensión por parte del contratista, o requerimiento por

parte de la entidad, en donde se manifiestan las razones por las cuales se

considera necesario acudir a esta figura.

2) Informe actualizado del supervisor e interventor, donde se evidencie el

seguimiento técnico, administrativo, jurídico y contable del contrato, con la

indicación expresa del término durante el cual el contrato estará suspendido

(fecha de inicio y terminación de la suspensión), la justificación y concepto sobre

dicha suspensión.

3) El acta por medio de la cual se suspende un contrato debe suscribirse por las

partes del mismo, esto es, contratante y contratista, y llevar el visto bueno del

supervisor o interventor.

4) Copia del acta de suspensión deberá ser remitida a la compañía aseguradora

para que esta última registre la modificación en la respectiva póliza. Esta

obligación corresponde al supervisor o interventor del contrato.


5) Superados los hechos que llevaron a la suspensión del contrato, las partes

deberán suscribir el acta de reinicio del contrato, de la cual se deberá remitir copia

a la compañía aseguradora.

5.3.10 Terminación del contrato

Para el particular la resciliación es una forma de disolución de los contratos que

consiste en terminar por mutuo consentimiento de todos los que intervinieron en su

celebración un contrato o convenio. El fenómeno de la resciliación opera solamente

para los contratos válidamente perfeccionados y que aún están vigentes sin haberse

extinguido sus efectos jurídicos, y no para actos unilaterales.

Para resciliar un contrato celebrado por la Agencia deberá tenerse en cuenta como

mínimo lo siguiente:

1) Se requiere la manifestación escrita de terminación anticipada o resciliación por

parte del contratista, o requerimiento por parte de la Agencia, en donde se

manifiestan las razones por las cuales se considera necesario acudir a esta

figura.

2) Se requiere el informe actualizado del supervisor e interventor, donde se

evidencie el seguimiento técnico, administrativo, jurídico, contable, etc. del

contrato, con la indicación expresa de las razones de la resciliación y el concepto

sobre la procedencia de la misma.

3) El ordenador del gasto previa recomendación del Comité asesor de contratación,

según se trate, determinará la conveniencia para la entidad y procederá a decidir

sobre la resciliación.

4) Una vez recomendada la resciliación, se procederá a suscribir la correspondiente

acta de resciliación y de liquidación del contrato por las partes del contrato.

5) Remitir las comunicaciones a las personas y dependencias que deban conocer

de la resciliación., esto es a las partes del convenio, a la compañía aseguradora

o garante, entre otras.


5.4. ETAPA POST- CONTRACTUAL: ETAPA DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

5.4.1 Liquidación de común acuerdo

Conforme a lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, la Agencia de

Renovación del Territorio liquidará de mutuo acuerdo los contratos en los cuales

proceda, de acuerdo con la ley, dentro del término fijado en el correspondiente pliego

de condiciones, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. Si no se hubiere

pactado un término la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses

siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la

expedición del acto que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que lo

disponga. Con base en la revisión y análisis efectuados, el interventor o supervisor

del contrato proyectará el acta de liquidación, en la que constarán los acuerdos,

conciliaciones y transacciones a que haya lugar para poder declararse a paz y salvo.

5.4.2 Liquidación Unilateral

En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa

notificación o convocatoria que le haga la Agencia, o las partes no lleguen a un

acuerdo sobre su contenido, la Entidad contratante tendrá la facultad de liquidar el

contrato en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento

del término para liquidar el contrato en forma bilateral.

Contra el acto administrativo que ordena la liquidación unilateral proceden los

recursos que dispongan las normas vigentes aplicables.

Si no se procediere a efectuar la liquidación de los contratos dentro de este período,

antes del vencimiento, el supervisor e interventor deberá exigir al contratista la

ampliación de la garantía.


En el evento de resultar sumas de dinero a favor de la Agencia y a cargo del

contratista, el acta suscrita (liquidación bilateral) o la resolución proferida (liquidación

unilateral) prestará mérito ejecutivo.

5.4.3 Liquidación por vía judicial

El interesado podrá solicitar la liquidación judicial del contrato cuando esta no se

haya logrado de mutuo acuerdo y la Agencia no lo haya liquidado unilateralmente

dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido para

liquidar de mutuo acuerdo o, en su defecto, del término establecido por la ley.

5.4.4 Contenido del acta de liquidación

El acta de liquidación debe contener las prestaciones y obligaciones cumplidas o no,

su equivalencia, multas debidas o canceladas, verificación del cumplimiento general

del contrato. Con el contratista se acordarán los ajustes, revisiones y

reconocimientos a que haya lugar y constarán los acuerdos, conciliaciones y

transacciones a que se llegaren para poner fin a las divergencias presentadas y

poder declararse a paz y salvo.

El interventor o supervisor debe estar atento para solicitar la extensión o ampliación

de las garantías del contrato. Para la liquidación las garantías deben estar vigentes.

Se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del

contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la

provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e

indemnizaciones, a la responsabilidad civil, y en general, para avalar las obligaciones

que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.

Una vez liquidado el contrato de manera bilateral, no se puede ir en contra de los

puntos convenidos, salvo que se demuestre un vicio del consentimiento que afecte

su validez.

La liquidación del contrato o convenio interesa no solo a la administración sino al

contratista, quien debe participar activamente en dicho proceso, por tanto a ninguna


de las partes en un contrato o liquidación le está vedado proponer una fórmula de

liquidación o un acta de liquidación que posteriormente de común acuerdo o si es del

caso, unilateralmente, definirá la situación contractual.

5.4.5 Cierre del Expediente

Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las

condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, el

supervisor o interventoría o el responsable del área comprometida con el bien, obra

o servicio debe solicitar que se expida la constancia del cierre del expediente del

Proceso de Contratación.

CAPITULO VI. REGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL

6.1. GENERALIDADES

Para la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, así como

para la estimación de los perjuicios sufridos por la entidad contratante y la

declaratoria de caducidad del contrato, a efecto de respetar el debido proceso al

afectado a que se refiere el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, la entidad observará

el procedimiento establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011. Así mismo, el

Manual de Contratación será la herramienta que deberá utilizar la Agencia de

Renovación del Territorio para establecer trámites internos y competencias en la

imposición de sanciones por incumplimientos contractuales.

El procedimiento adoptado para la imposición de multas, exigencia de la cláusula

penal y declaratoria de caducidad se soporta en el principio fundamental del debido

proceso y los principios que regulan la función pública, conforme a lo preceptuado

en los artículos 29 y 209 de la Constitución Política y a los principios orientadores de

las actuaciones administrativas a que se refiere el artículo 3 del Código de

Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. En este sentido, no

se podrá imponer multa alguna sin que se surta el procedimiento señalado, o con

posterioridad a que el contratista haya ejecutado la obligación pendiente si ésta aún

era requerida por la Entidad.


6.2. PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, el artículo

86 de la Ley 1474 de 2011, y en aras de garantizar un debido proceso para la

imposición de las multas pactadas en los contratos que suscriba la Agencia de

Renovación del Territorio, la declaratoria de incumplimiento para hacer efectiva la

cláusula penal pecuniaria contenida en los mismos, o declarar la caducidad del

contrato, se seguirá el procedimiento establecido en la ley, para lo cual se tendrá en

cuenta:

a. Una vez se tenga conocimiento de la ocurrencia del incumplimiento parcial de

las obligaciones contractuales, el supervisor del contrato, persona a quien se

le ha asignado el deber de controlar la ejecución del bien o servicio contratado,

deberá informar inmediatamente de ello al Ordenador del Gasto adjuntando

los documentos relacionados que obren en su poder.

b. El Ordenador del Gasto evaluará el requerimiento y el posible incumplimiento

de las obligaciones a cargo del contratista, y lo citará por escrito a audiencia

para debatir lo ocurrido, con el fin de que rinda las explicaciones del caso,

informe las razones de su incumplimiento y proceda a realizar las acciones o

efectuar los correctivos necesarios. En la citación, se hará mención expresa y

detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de

supervisión o interventoría en el que se sustente la actuación y enunciará las

normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían

derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se

establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que

podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendiendo la naturaleza del

contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones

contractuales. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en

póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera.

c. En desarrollo de la audiencia, el Ordenador del Gasto presentará las

circunstancias de hecho y derecho que motivan la actuación, enunciará las

posibles consecuencias que podrían derivarse para el contratista en

desarrollo de la actuación. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al

contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus


descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso,

aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad.

d. Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo

ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en

dicho acto público, la entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de

la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así

proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará

y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá

notificada en la misma audiencia.

En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su

delegado, podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello

resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime

conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente

sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación

administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para

reanudar la audiencia. La entidad podrá dar por terminado el procedimiento en

cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de la

situación de incumplimiento.

CAPITULO VII. NIVELES DE RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL

A manera ilustrativa o de hipótesis pedagogía, no porque el legislador lo exprese en

estos términos explícitos, desde la perspectiva de la Gestión Fiscal, puede

sostenerse que existen cuatro niveles de responsabilidad en donde encontramos

gestores contractuales del siguiente orden:


Figura1. Niveles de responsabilidad en la contratación

TITULO II

CAPITULO I. REGIMENES ESPECIALES EN MATERIA CONTRACTUAL

1.1. ASPECTOS GENERALES

Los contratos o convenios que se celebren entre La Agencia de Renovación del

Territorio con entes Territoriales o Asociaciones de Territorios, o con Organismos

Internacionales, se realizan teniendo en cuenta el bien o servicio por contratar, o por

factores asociados a la naturaleza de la entidad.


La existencia de regímenes especiales en la contratación estatal se debe a que no

todas las entidades gozan de las mismas características, por el contrario, ejecutan

actividades diversas, que difieren unas de las otras, como por ejemplo la prestación

de servicios públicos domiciliarios, actividades industriales y comerciales, educación

superior, asistencia social, etc.

1.2. REGÍMENES ESPECIALES EN LA CONTRATACIÓN DE LA AGENCIA DE RENOVACIÓN DEL TERRITORIO

• Contratos o convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o

superiores al cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de

cooperación, asistencia o ayudas internacionales (artículo 20 de la Ley 1150 de

2007).

• Contratos o convenios celebrados con personas extranjeras de derecho público u

organismos de derecho internacional cuyo objeto sea el desarrollo de programas

de promoción, prevención y atención en salud; contratos y convenios necesarios

para la operación de la OIT; contratos y convenios que se ejecuten en desarrollo

del sistema integrado de monitoreo de cultivos ilícitos; contratos y convenios para

la operación del programa mundial de alimentos; contratos y convenios para el

desarrollo de programas de apoyo educativo a población desplazada y vulnerable

adelantados por la UNESCO y la OIM; los contratos o convenios financiados con

fondos de los organismos multilaterales de crédito y entes gubernamentales

extranjeros (artículo 20 de la Ley 1150 de 2007)

• Convenios para impulsar programas y actividades de interés público, celebrados

con entidades privadas sin ánimo de lucro (Decretos 777 y 1403 de 1992 y 2459

de 1993).


1.3. REGLAS APLICABLES A LOS CONTRATOS CELEBRADOS EN UN RÉGIMEN EXCEPCIONAL

La contratación de las entidades estatales en el marco de un régimen especial,

se encuentra sujeta a los principios de la contratación entre particulares; los

principios de la Función Administrativa y a los principios de la Gestión

Fiscal. Sumado a lo anterior las inhabilidades e incompatibilidades previstas en

los artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993 y demás normas que así lo establezcan

El artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, dispone que los principios aplicables a los

contratos sujetos a un régimen especial, que celebren las entidades estatales,

como la Agencia, son los principios de la función administrativa y de la gestión

fiscal.

1.3.1 Principios de la función administrativa

• Igualdad: Todas las personas nacen libres e iguales ante la ley, recibirán

la misma protección y trato de las autoridades y gozarán de los mismos

derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación por

razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión

política o filosófica.

• Moralidad: Derecho Colectivo, la actuación se fundamenta en el

ordenamiento jurídico.

• Eficacia: Todo procedimiento debe tener una finalidad evitándose las

decisiones inhibitorias; asegurándose, el producto y finalidad perseguido).

• Celeridad (impulso oficioso de la actuación evitándose trámites

innecesarios y estableciéndose formatos para su diligenciamiento).

• Imparcialidad: Asegurar y garantizar los derechos sin discriminaciones,

igualdad de tratamiento respeto al orden preestablecido).

• Publicidad: Tiene ver con que las decisiones de la administración se

deben comunicar, notificar y publicar.

• Buena Fe: Todas las personas nacen libres e iguales ante la ley, recibirán

la misma protección y trato de las autoridades y gozarán de los mismos

derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación por


razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión

política o filosófica.

1.3.2 Principios de la gestión fiscal

La contratación realizada en el marco legal de un régimen excepcional, también

se encuentra sujeta a la aplicación de los principios de la gestión fiscal, previstos

en dos artículos de la Carta Política:

• El inciso 3º del artículo 267, y

• El numeral 2 del artículo 268

La gestión fiscal, es actuar con pleno cumplimiento de los principios de eficiencia,

eficacia, equidad, economía y valoración de costos ambientales.

• Principio de economía: No es exactamente la estructuración de un principio,

sino un conjunto de reglas de procedimiento y de cómo actuar en desarrollo del

proceso contractual. En la Ley 1437 de 2011, artículo 3º, numeral 12, se vincula

el concepto de economía a la austeridad, la eficiencia, la optimización del tiempo

y la ejecución de recursos con altos niveles de calidad.

Este principio de aplica en la contratación garantizando la obtención de calidad

de bienes y servicios, al menor costo en igualdad de condiciones y realizando la

verificación de las condiciones del mercado, con austeridad y prudencia en la

administración de los bienes o recursos públicos.

• Principio de eficiencia: Corresponde al principio que propende porque, en un

periodo determinado, la asignación de recursos sea la más conveniente para

maximizar sus resultados:

Capacidad de lograr un efecto determinado, bajo un nivel óptimo utilización de

recursos, con certeza para el cumplimiento de los objetivos de la Agencia.

Obtención de los máximos resultados a los menores costos de ejecución en el

contrato o convenio.


• Principio de eficacia: Es la capacidad para obrar y hacer efectivo un propósito.

Se refiere al grado de consecución de los resultados en relación con las metas y

los objetivos del proyecto y del contrato.

Se mide al finalizar cada una de ellas, en particular al concluir un proceso

contractual y el proyecto o el programa que lo respalda.

La eficacia está dada por el análisis del número de unidades logradas respecto

al número de unidades esperadas. La eficacia es dada en porcentajes, con

indicadores. Para obtener el valor total de la eficacia, se pueden usar dos

métodos:

▪ El promedio simple: Consiste en la sumatoria de las eficacias y en

dividir por el número de eficacias calculadas; el valor obtenido es el valor

total.

▪ El promedio ponderado: Consiste en asignar a cada uno de los factores

un valor ponderado y luego dividir por cien; el valor obtenido es el valor

total de la eficacia.

▪

• Principio de Equidad: A través de este principio se identifican los destinatarios

de la acción económica y se efectúa la repartición o distribución de costos y

beneficios entre sectores económicos y sociales.

• Principio de valoración costos ambientales: Este principio hace referencia al

deber de cuantificar el impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales,

específicamente los no renovables y el medio ambiente, teniendo además la

obligación de evaluar la gestión de protección, conservación, uso y explotación

de los mismos.

Tratándose de regímenes especiales o tipologías contractuales que se regulan por

regímenes excepcionales, los principios aplicables son en sentido estricto, los

señalados para la Función Administrativa y no los señalados para la Contratación

Estatal.


1.4. CONVENIOS DE ASOCIACIÓN CELEBRADOS ENTRE LA AGENCIA DE RENOVACIÓN DEL TERRITORIO Y ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO DE RECONOCIDA IDONEIDAD

Los convenios de asociación corresponden a un acuerdo de voluntad, celebrado

entre una entidad estatal y una entidad privada sin ánimo de lucro, sujeto a las

normas que sobre el particular contempla el derecho privado.

Las entidades estatales, en este caso La Agencia de Renovación del Territorio, están

facultadas para la celebración convenios de asociación de acuerdo a lo previsto en

el inc. 2º del artículo 355 de la Constitución Nacional.

Un convenio de asociación, es una forma de colaboración armónica entre

particulares y el Estado, que persiguen un fin común, como puede ser el de

asistencia social, propios de entidades de carácter privado, tal y como ocurre con las

organizaciones dedicadas a temas como derechos humanos, drogadicción, infancia,

entre otros.

1.4.1 Marco Normativo de los Convenios de Asociación

Las normas que permiten la celebración de este tipo de contratos son:

a. El artículo 96 de la Ley 489 de 1998.

b. El artículo 1º del Decretos 777 de 1992, modificado por el Decreto 1403 de

1992.

1.4.2 Características de los Convenios de Asociación

a. Corresponden a una tipología contractual de carácter especial y excepcional,

en la que necesariamente debe intervenir una entidad sin ánimo de lucro.

b. Por el solo hecho de estar en presencia de una entidad sin ánimo de lucro, no

significa que el régimen aplicable de la relación contractual, sea el régimen

excepcional, esto es, el régimen de derecho privado.


c. A través de la celebración de este tipo de convenios de asociación, las

entidades no pueden hacer entrega de auxilios o donaciones a favor de

particulares.

d. Su objeto corresponde a impulsar programas y actividades de interés público.

Por tanto, los programas impulsados mediante la suscripción de los convenios

de asociación deben estar acordes con los planes de desarrollo nacional y/o

seccional.

e. Los convenios de asociación no corresponden a contratos en donde se busca

un beneficio directo para la entidad, en este caso la Agencia de Renovación

del Territorio, ni la satisfacción de los intereses propios. La entidad no es la

receptora directa del beneficio. Materialmente no recibe nada en

contraprestación, puesto que el beneficio perseguido a través de la relación

contractual lo recibe directamente un grupo focalizado de la colectividad.

f. No se trata, de la simple celebración de un acuerdo contractual con una

entidad sin ánimo de lucro, sino que se deben verificar las condiciones

referidas en el inc. 2º del artículo 355 de la Constitución Política; esto es, la

entidad sin ánimo de lucro debe corresponder a aquellas de reconocida

idoneidad.

g. Las entidades al celebrar convenios de asociación tendrán en cuenta que la

contratación se deberá realizar con sujeción a los principios señalados en el

artículo 209 de la Constitución Política, y se desarrolla con fundamento en los

principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad

y publicidad.

h. El procedimiento de selección de una entidad sin ánimo de lucro como

ejecutora de un contrato debe ajustarse a factores concernientes a la

idoneidad en el desarrollo de las actividades que desarrollará.

i. Existen unas exigencias particulares para determinar cuándo un contrato

suscrito entre una entidad del Estado y una entidad sin ánimo de lucro, le es

aplicable el régimen excepcional y corresponden a las señaladas en la propia

Constitución Política y en el Decreto 777 de 1992, esto es, las acreditación

por parte de las entidades sin ánimo de lucro de lucro de existencia mínima


de seis meses, además de una reconocida idoneidad en la materia precisa

sobre la cual versa la relación contractual.

j. No se trata de cualquier persona sin ánimo de lucro con la cual se pueda

celebrar este tipo de contratos, ya que se exige la idoneidad técnica suficiente.

1.4.3 Reconocida Idoneidad de la Entidad Sin Ánimo de Lucro

El inc. 2º art. 12 del Decreto 777 de 1992, establece que se entiende por reconocida

idoneidad la experiencia con resultados satisfactorios que acreditan la capacidad

técnica y administrativa de las entidades sin ánimo de lucro para realizar el objeto

del contrato. La entidad facultada para celebrar el respectivo contrato deberá evaluar

dicha calidad por escrito debidamente motivado.

1.4.4. Régimen de Selección de los Contratos con Entidades Sin Ánimo Lucro

La Agencia de Renovación del Territorio podrá celebrar este tipo de convenio,

siempre y cuando este tenga por objeto, impulsar programas y actividades de interés

público que se encuentren a su vez acordes con los planes de desarrollo Nacional

y/o seccional. La Agencia con los convenios de asociación podrá beneficiar grupos

focalizados de la comunidad, como: madres cabeza de hogar, población infantil,

drogadictos, etc.

En el ámbito de los contratos celebrados por las entidades estatales con entidades

sin ánimo de lucro que cumplen con las condiciones y características ya señaladas,

nos encontramos en una forma de contratación directa, cuyos principios aplicables

son los de la función administrativa y los de la gestión fiscal.

El tipo de contratos objeto de análisis, gozan de una estructura específica, que tiene

su origen en el artículo 355 de la C.P., y el Decreto 777 de 1992, en los que señala

como principio la contratación directa; más no la de la Ley 1150 de 2007, sino la

contratación directa propia de los particulares. De esta forma se le imprime, la

aplicación de los principios ya enumerados.


Así las cosas, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal son

aplicados, pero de forma diferente a como sucede en los procesos de selección

contemplados en el - Estatuto General de la Contratación Estatal. Por lo tanto, en la

contratación directa no se puede pedir la misma intensidad de aplicación. Se sabe

que en un espacio más reducido -porque en la contratación directa el procedimiento

prácticamente está simplificado a su mínima expresión-, la selección objetiva no

puede ser idéntica a la que rige en la licitación, donde cualquier persona tiene la

posibilidad de presentar ofertas.

Es por eso que la objetividad no se puede exigir exactamente como se manifiesta en

la licitación pública -donde hay muchas ofertas-, porque en la contratación directa

existe un solo participante. De igual forma, la publicidad tampoco rige como lo hace

en la licitación, donde aplica hasta en la invitación a presentar ofertas; pero

tratándose de la contratación directa es contradictorio considerar siquiera esta

posibilidad.

Lo anterior no significa que la contratación directa no deba garantizar aspectos,

facetas y espacios posibles de la publicidad, de la moralidad o de la objetividad en

la escogencia. Simplemente, se exige la que admite y cabe en el proceso simplificado

que la ley y el reglamento establecieron.

Esto es, se requiere, por ejemplo, que el contratista elegido no lo sea por razones

políticas, o de amistad, o de recomendación basada en criterios caprichosos, sino en

motivos como la buena calidad del trabajo, la experiencia profesional reconocida, la

imagen pública de su actividad profesional, entre otros factores objetivos y criterios

de valoración profesional que alejan la arbitrariedad, la subjetividad y el capricho de

la selección del contratista, cuando se escoge en forma directa.

De acuerdo a lo anterior, la celebración de un contrato de asociación, no es una

excepción a la licitación pública, como regla general, es decir, no se trata de una

causal de contratación directa de las establecidas en el num. 4 del art. 2, de la Ley

1150 de 2007, sino que por el contrario se trata de un régimen especial, sometido a

los principios de la gestión fiscal y de la función administrativa.

1.4.5 Lineamientos generales para la celebración de convenios de asociación por parte de la Agencia de Renovación del Territorio.

Las dependencias de la Agencia al formular los estudios de necesidad o

conveniencia para la celebración de convenios de asociación, en el marco de lo

previsto en el art. 96 de la Ley 489 de 1998, los siguientes aspectos:


a. En la escogencia de la organización ejecutora del convenio, la dependencia

de la Agencia, responsable del proyecto deberá tener en cuenta que la

estructuración del procedimiento se ciña a los principios de la función

administrativa previstos en el artículo 209 de la Constitución Política, y del art.

3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso

Administrativo.

b. Los convenios de asociación, sólo podrán celebrarse con personas jurídicas,

de reconocida idoneidad. Para lo cual, verificará que su objeto social tengan

relación con asuntos del mismo orden o de igual naturaleza al objeto social.

c. Este tipo de convenio debe obedecer a las funciones propias de la Agencia,

por tanto, el objeto del mismo, debe estar previsto en el plan de adquisiciones

de la entidad.

d. Por tratarse de un régimen excepcional de contratación, no le son aplicables

los postulados previstos en el artículo del Decreto 1082 de 2015, sin embargo,

las áreas responsables del proyecto en la Agencia, deben estructurar el

documento de análisis de necesidad, de acuerdo a las siguientes

consideraciones:

i. La conveniencia y oportunidad y ámbito legal del convenio, es decir que

el objeto del convenio obedece al impulso de programas y actividades de

interés público.

ii. Documento debidamente motivado por el área responsable del proyecto,

en el cual se precise la experiencia con resultados satisfactorios de la

organización sin ánimo de lucro, en el cual se certifique la acreditación de

la capacidad técnica y administrativa de la entidad sin ánimo de lucro para

realizar el objeto del contrato.

iii. La cuantificación de los aportes de la Agencia y del particular, en especial

la relación del costo total de cada una de las acciones a ejecutar por el

particular.

iv. Las consideraciones relacionadas con el valor del convenio, deben

obedecer a la verificación de las condiciones del mercado. Implica lo


anterior, que el área o dependencia de la Agencia deberá precisar, que

las actividades previstas en la propuesta presentada por el representante

legal de la entidad sin ánimo de lucro, se ajusta a las condiciones del

mercado.

Por tanto, el responsable del proyecto en primer orden deberá verificar si la

Agencia de Renovación del Territorio, ha contratado en vigencias anteriores,

actividades iguales o similares que le permitan referenciar cuáles si los precios

o valores de la propuesta, corresponden a condiciones de mercado. Es

importante tener en cuenta que los precios de vigencias anteriores, debe ser

objeto de actualización.

De no contar con precios históricos, la afirmación relacionada a que los

precios de la propuesta que soporta el valor del convenio, se ajusta a precios

de mercado, debe estar fundamentada en un análisis de los valores. Lo

anterior, no significa que deba hacerse el análisis del sector previsto en el

Decreto 1081 de 2015. Sobre el particular, la dependencia debe solicitar

precotizaciones, que le permitan conocer los valores asociados a la

propuesta, en especial, teniendo en cuenta la variación de precios en las

regiones del País.

a. El área responsable del proyecto, deberá en el estudio de necesidad, definir

los objetivos comunes de las partes que se buscan con la contratación.

b. Las obligaciones de cada una de las partes que celebran el convenio,

indicando los compromisos específicos: Es importante indicar los derechos de

propiedad de los productos finales, los compromisos laborales, las exigencias

de reintegro de recursos.

c. El respaldo presupuestal, esto es, el certificado de disponibilidad presupuestal

de la vigencia correspondiente a la ejecución o de requerirse con la

aprobación de vigencias futuras. Sobre el particular, recuérdese que el

convenio de asociación no está excepcionado de la aplicación del principio de

anualidad, previsto en el Decreto 111 de 1996.


d. Destinación específica de los recursos de la Agencia, en el desarrollo del

proyecto contratado. Corresponde a la dependencia responsable del

proyecto, precisar el alcance económico del proyecto, en especial en lo

relacionado con la exigencia a la entidad sin ánimo de lucro, de utilizar los

recursos exclusivamente, para el propósito que fue aprobado. De igual forma,

la obligatoriedad de reintegrar los saldos de los recursos, no justificados y/o

acreditados.

e. El cronograma de ejecución, con un plan de actividades integrado por metas

para medir los resultados de la persona jurídica, en su calidad de contratista.

f. La forma de ejecución de las obligaciones por el particular. Esta exigencia

está asociado al plan de trabajo y cronograma de actividades. Es

responsabilidad del supervisor del convenio, responder por la verificación del

cumplimiento de las obligaciones y compromisos adquiridos por la entidad sin

ánimo de lucro.

g. La duración de la persona jurídica y las causales de disolución.

h. Constitución de garantías adecuadas de manejo y cumplimiento. Esta

exigencia, se formula por conveniencia, y no corresponde a un imperativo

legal.

i. Cumplimiento en el pago de parafiscales, cuando a ello hubiere lugar y los de

seguridad social integral.

j. La dependencia responsable del seguimiento, indicando la conformación y

actividades de comités operativos, si el proyecto demanda actividades que a

consideración del área responsable de la Agencia de Renovación del

Territorio, requieran su conformación.

k. Las causales de terminación del convenio.

l. El término de ejecución en el cumplimiento de las obligaciones del convenio.

m. Los productos o resultados esperados.


n. La propiedad intelectual: Sobre el particular, es importante, tener en cuenta que los derechos de propiedad intelectual, se encuentran previstos en la Leyes 23 de 1992, Ley 44 de 1993, y el Decreto 1474 de 2002.

o. Declaraciones de renta de años anteriores. Corresponderá al área

responsable del proyecto, indicar el número de vigencias que requieran ser

analizados, los cuales no podrán ser inferior a tres (3) años.

p. La persona jurídica sin ánimo de lucro, ni su representante legal, no debe

registrar sanciones disciplinarias, penales o fiscales, ni estar incursos en

causal de inhabilidad.

q. La demás información técnica necesaria; soportada por el área responsable

del proyecto, en el cual se indique, el impacto del proyecto, el sector o

población beneficiaria.

r. Contemplar obligaciones de un adecuado manejo contable de los recursos,

con los debidos soportes, acordes con los planes de acción, cronogramas

previstos y actividades por desarrollar.

1.4.6 Contratos o Convenios con Organismos Internacionales

1.4.6.1 Régimen aplicable

La Agencia de Renovación del Territorio dará cumplimiento en la celebración de este

tipo de contratos y convenios, a la exigencia de aplicación de las normas vigentes al

momento de celebrar el contrato y la prohibición de darles extensión. Por último, el

espíritu de la norma consiste en consolidar, en la reglamentación del Estatuto

Contractual Colombiano, el tratamiento jurídico especial que se debe tener los

organismos internacionales, que proviene de normas y principios de Derecho

Internacional acogidos por Colombia mediante tratados.

Los organismos internacionales tienen un tratamiento jurídico especial que proviene

de normas superiores, amparadas en principios del Derecho Internacional acogidos

por Colombia. La Agencia en cumplimiento de su misión, al celebrar este tipo de


contratos no se excluye se sometan al amparo jurídico de los tratados

internacionales, siempre que estos sean aplicables al país, como normas de primer

orden que se sitúan por encima de las disposiciones legales ordinarias de

contratación.

Tratándose de contratos entre entidades públicas y organismos internacionales, la

Corte Constitucional, en la Sentencia C-249 de 2004, enfatiza que si los recursos

son provenientes de tales organismos, en este caso multilaterales de crédito o de

cooperación y asistencia técnica, se podrán someter al reglamento de dichas

entidades y, por tanto, cabe darle plena aplicación al último inciso del artículo 13 de

la Ley 80 de 1993, ya que este fija una regla que permite el sometimiento a normas

extranjeras en materia de procedimientos de formación del contrato, adjudicación,

cláusulas especiales de ejecución, cumplimiento, pagos y ajustes, en el entendido

de que se ejecuten recursos provenientes de tales organismos. Contrario sensu,

señala la corte en esa misma sentencia, el contenido normativo del artículo referido

es inaplicable, pues los recursos con los que se financia el contrato provienen del

presupuesto público colombiano.

1.4.7 Resumen de los lineamientos generales para la celebración de convenios de asociación por parte de la Agencia de Renovación del Territorio.

LOS CONVENIOS DE ASOCIACION CON ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO

DE RECONOCIDA IDONEIDAD.

Se celebran entre una Entidad Pública y una entidad privada sin ánimo de lucro y

de reconocida idoneidad, con el propósito de sito de impulsar programas y

actividades de interés público.

Cómo establecer si la

entidad sin ánimo de lucro es

de reconocida idoneidad

Entiéndase la idoneidad como la experiencia con

resultados satisfactorios que acreditan la capacidad

técnica y administrativa para desarrollar el objeto del

contrato. El responsable del proyecto analizará y

valorará las certificaciones de experiencia aportadas


por el representante legal de la entidad sin ánimo de

lucro.

El objeto del contrato

En el estudio de conveniencia y necesidad de la

contratación, la dependencia del proyecto deberá

indicar que la actividad o programa corresponde a una

actividad prevista en el Plan de Desarrollo.

Garantías

En los convenios de asociación la Agencia podrá

solicitar a la entidad sin ánimo de lucro, la constitución

de garantía única, de acuerdo a los amparos

relacionados con el manejo de anticipos,

cumplimiento.

Seguimiento, monitoreo y

control de las actividades.

La ejecución y el cumplimiento del objeto del convenio

se verificarán a través de un funcionario o funcionarios

de la Agencia, con las calidades técnicas, que

garanticen conocimiento sobre el alcance e impacto

del proyecto, de un supervisor.

Certificado de disponibilidad

presupuestal

Se debe expedir con anterioridad al perfeccionamiento

del convenio.

Destinación de los recursos

Los recursos que recibe la Entidad sin ánimo de lucro

solo pueden ser aplicados al cumplimiento del objeto

del contrato.

La Entidad sin ánimo de lucro

Debe estar constituida como mínimo con seis (6)

meses de antelación a la celebración del contrato y

tener vigente el reconocimiento de su personería

jurídica.

Duración de las Entidades

sin ánimo de lucro

No podrá ser inferior al término del contrato y un año

más.

Otros requisitos

La entidad sin ánimo de lucro no estar incurso en

Inhabilidad o incompatibilidad.

Certificado de paz y salvo de aportes parafiscales y de

seguridad social.


1.5. CONVENIOS ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS

1.5.1 Asociación entre Entidades Públicas (artículo 95 de la Ley 489 de 1998)

La Agencia de Renovación del Territorio podrá asociarse con el fin de cooperar en el

cumplimiento de sus funciones administrativas o de prestar conjuntamente servicios

que se hallen a su cargo, mediante la celebración de convenios interadministrativos

o la conformación de personas jurídicas sin ánimo de lucro.

El Artículo 10 de la Ley 1150 de 2007 señala que: TRATAMIENTO PARA LAS

COOPERATIVAS Y ASOCIACIONES DE ENTIDADES TERRITORIALES. “Las

cooperativas, las asociaciones conformadas por entidades territoriales y en general

los entes solidarios de carácter público estarán sometidos a las disposiciones del

Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. La celebración de

contratos de entidades estatales con asociaciones o cooperativas de entidades

territoriales y en general con entes solidarios, se someterá a los procesos de

selección de que trata la presente ley, en los que participarán en igualdad de

condiciones con los particulares.

1.6. CONTRATOS O CONVENIOS CON ORGANISMOS INTERNACIONALES

1.6.1 Régimen aplicable

La Agencia de Renovación del Territorio dará cumplimiento en la celebración de este

tipo de contratos y convenios, a la exigencia de aplicación de las normas vigentes al

momento de celebrar el contrato y la prohibición de darles extensión. Por último, el

espíritu de la norma consiste en consolidar, en la reglamentación del Estatuto

Contractual Colombiano, el tratamiento jurídico especial que se debe tener los

organismos internacionales, que proviene de normas y principios de Derecho

Internacional acogidos por Colombia mediante tratados.

Los organismos internacionales tienen un tratamiento jurídico especial que proviene

de normas superiores, amparadas en principios del Derecho Internacional acogidos

por Colombia. La Agencia en cumplimiento de su misión, al celebrar este tipo de

contratos no se excluye se sometan al amparo jurídico de los tratados


internacionales, siempre que estos sean aplicables al país, como normas de primer

orden que se sitúan por encima de las disposiciones legales ordinarias de

contratación.

Tratándose de contratos entre entidades públicas y organismos internacionales, la

Corte Constitucional, en la Sentencia C-249 de 2004, enfatiza que si los recursos

son provenientes de tales organismos, en este caso multilaterales de crédito o de

cooperación y asistencia técnica, se podrán someter al reglamento de dichas

entidades y, por tanto, cabe darle plena aplicación al último inciso del artículo 13 de

la Ley 80 de 1993, ya que este fija una regla que permite el sometimiento a normas

extranjeras en materia de procedimientos de formación del contrato, adjudicación,

cláusulas especiales de ejecución, cumplimiento, pagos y ajustes, en el entendido

de que se ejecuten recursos provenientes de tales organismos. Contrario sensu,

señala la corte en esa misma sentencia, el contenido normativo del artículo referido

es inaplicable, pues los recursos con los que se financia el contrato provienen del

presupuesto público colombiano.

1.7. CONVENIOS SOLIDARIOS

El artículo 6, parágrafo 4º de la Ley 1551 de 2012, por medio de la cual se dictan

normas para modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios,

autoriza la celebración de convenios solidarios entre juntas de acción comunal y

entidades territoriales de orden departamental y municipal para ejecutar obras hasta

por la mínima cuantía.

En desarrollo de la facultad que tiene el legislador para establecer el régimen de los

contratos públicos, conforme a lo previsto en el artículo 150 de la Constitución

Política, las entidades territoriales pueden celebrar contratos a través de este

régimen excepcional, con observancia a la finalidad que esta actividad precisa para

el interés general.

La citada norma autoriza a los entes territoriales del orden departamental y municipal

para celebrar directamente convenios solidarios con los habitantes de la comunidad

que se encuentren previamente organizados y reconocidos como juntas de acción

comunal, con el fin de ejecutar obras hasta por la mínima cuantía. Dichos convenios

complementan esfuerzos para la construcción de obras y la satisfacción de

necesidades y aspiraciones de las comunidades.


Su naturaleza corresponde a una modalidad de contratación en la cual las juntas de

acción comunal, en razón a la limitación de “mínima cuantía” pueden ser

destinatarios de ciertos contratos sin necesidad de llevarse a cabo una licitación

pública, haciendo de la disposición atacada una norma permisiva y no restrictiva de

derechos.

1.8. ASOCIACIONES PUBLICO PRIVADAS APP

1.8.1 Marco Normativo

Las Asociaciones Publico Privadas (APP) tienen fundamento en el contrato de

concesión, pues aquellas son una modalidad de estas, que a su vez tiene soporte

constitucional, en el artículo 365 en el que se le permite al Estado la prestación

directa o indirecta de los servicios públicos, pudiendo entonces el Estado conceder

u otorgar la prestación de servicios a particulares o a comunidades organizadas,

teniendo el Estado el control, la regulación y la vigilancia de esos servicios,

asumiendo el deber de asegurar su eficiente prestación. Este artículo de la

Constitución introduce el principio de participación ciudadana como de carácter

fundamental, e irradia todo el actuar social y colectivo en el Estado Social de

Derecho.

En desarrollo de lo dispuesto en la Carta Política se expide la Ley 1508 de 2012,

como una forma de garantizan la participación ciudadana en todos los ámbitos de

desarrollo de las políticas estatales, que garantizan la participación social y

específicamente del sector privado en la formulación y ejecución de las políticas

públicas, programas y planes; regulando de forma específica las Asociaciones

Publico Privadas como una modalidad detalla e individual de concesión,

De conformidad con el artículo 1 de la Ley 1508 de 2012, las APP son un instrumento

de vinculación de capital privado, para la provisión de bienes públicos y de servicios

relacionados, que comprende la retención y transferencia de riesgos entre las partes,

y mecanismos de pago relacionados con la disponibilidad y el nivel de servicio de la

infraestructura y/o servicio, el cual se plasma o se concreta con un contrato entre

una entidad pública y una persona natural o jurídica.


Respecto del ámbito de aplicación, el mismo es adaptable a todos aquellos contratos

en los cuales las entidades estatales encarguen a un inversionista privado el diseño

y construcción de una infraestructura y sus servicios asociados, o su construcción,

reparación, mejoramiento o equipamiento, actividades todas estas que deberán

involucrar la operación y mantenimiento de dicha infraestructura. También podrán

versar sobre infraestructura para la prestación de servicios públicos. (Ley 1682 de

2013).

1.8.2 Aspectos a tener en cuenta en los proyectos APP

• La financiación se caracteriza por estar garantizada por el sector privado, en

la que pueden intervenir distintos actores, dicha financiación privada, puede

llegar a ser complementada por financiación pública.

• Hay repartición equitativa de los riesgos, específicamente los riesgos que

normalmente son asumidos por entidades públicas en otras modalidades de

contrato. No significando que el privado en la distribución asuma todos los

riesgos ni la mayor parte de ellos. La asignación de riesgos a la parte, sector

público o privado se realiza de acuerdo a criterios de quien tenga la capacidad

de gestionar, controlar, administrar y mitigar de forma más eficiente los

mismos.

• Se diferencia de las concesiones puras y simples, de los contrataos de

prestación de servicios o de los que caben dentro de una modalidad de

tercerización o “outsourcing”.

• Son por lo general contratos de larga duración.

• Son modelos que mantienen la responsabilidad de proveer el servicio en

cabeza del sector público al que le corresponde su prestación, pero exige el

diseño, la construcción, mantenimiento y financiación total o parcial del

privado según lo pactado en el contrato y estándares de calidad solicitados.

• Al igual que todos los procesos de selección, debe ofrecer todas las garantías

de imparcialidad en la selección.


• Constituye una herramienta de participación pública por parte del sector

privado en los procesos de toma de decisiones y gestión de la función pública.

• Esta figura en los inicios de su desarrollo fue estrictamente vinculada a

aspectos de índole económica hoy cobija aspectos sociales que involucran la

cooperación internacional.

• Se excluyen de la aplicación de la Ley 1508 de 2012 que regula las

asociaciones público privadas en Colombia, las sociedades de economía

mixta en las que el Estado tenga participación inferior al 50%, sus filiales y las

sociedades de Entidades Públicas con participación del Estado inferior al

50%, las Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios y las Empresas

Industriales y Comerciales del Estado cuando desarrollen actividades

comerciales en competencia con el sector privado y/o público, nacional o

internacional o en mercados regulados cuando estas obren como

contratantes.

• Con el nuevo sistema de concesiones establecido en la Ley 1508 de 2012 se

busca, que en la estructuración de un proyecto se tome como principal factor

de la evaluación el “musculo” financiero de los participantes. A diferencia de

otras modalidades o de la concesión pura y simple; la concesión con

modalidad APP ya no va a ser necesariamente determinante la experiencia

en la ejecución de proyectos anteriores, frente a la capacidad financiera para

la ejecución de la concesión o proyecto.

• Se diferencian de las concesiones clásicas en que las APP el Estado

contribuye en el pago del servicio u obra de infraestructura pública,

promoviendo la descentralización productiva e integrando el territorio

nacional.

• El sector público paga al sector privado: en función de la disponibilidad de la

infraestructura y desempeño de servicio contratado –niveles de servicio en

limpieza, recepción, restauración, condiciones de una vía, entre otras

variables, dependiendo de las características de cada proyecto.


• Ha hecho posible la mejora en la prestación de los servicios y el

aseguramiento de la oferta en el largo plazo.

1.8.3 La selección en los proyectos APPS

En los procesos de selección que se estructuren para la ejecución de proyectos de

asociación público privada de iniciativa pública o que requieran desembolsos de

recursos públicos, la selección objetiva se materializará mediante la selección del

ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca.

Los factores de escogencia y calificación que establezcan las entidades en los

pliegos de condiciones o sus equivalentes en estas contrataciones, tendrán en

cuenta los siguientes criterios:

1. La capacidad jurídica, la capacidad financiera o de financiación y la

experiencia en inversión o en estructuración de proyectos, serán objeto de

verificación documental de cumplimiento por parte de las entidades estatales

como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y

no otorgarán puntaje. En estos casos no se exigirá Registro Único de

Proponentes y la presentación de esta documentación será subsanable, en

los términos establecidos en el Estatuto General de Contratación.

2. La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores

técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de

los mismos, contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes,

represente la mejor oferta o la mejor relación costo-beneficio para la entidad,

sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en

dichos documentos. Dentro de tales criterios las entidades podrán considerar

los niveles de servicio y estándares de calidad, el valor presente del ingreso

esperado, los menores aportes estatales o mayor aporte al Estado según sea

el caso, contraprestaciones ofrecidas por el oferente salvo en caso de

contraprestaciones reguladas o tarifas a ser cobradas a los usuarios, entre

otros, de acuerdo con la naturaleza del contrato.


1.8.4 Principios Generales

A los esquemas de asociación público privada les son aplicables los principios de:

TITULO III

CAPITULO I. VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL

En términos generales, al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos las

entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales enunciados explícitamente

en el Preámbulo y en el artículo 2º de la Constitución Política colombiana; la continua

y eficiente prestación de los servicios públicos; y la efectividad de los derechos e

intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos

fines.

Principios de la Función

Administrativa (Art. 209 Constitución

Politica.

• Igualdad, Moralidad, Eficiencia, Economia, Celeridad, Imparcialidad, Publicidad, Debido Proceso, Buena Fe, Participación, Responsabilidad, Transparencia, Coordinación

Principios de la Contratación Estatal (Arts. 23, 24, 25, 26,

27, 28, y 29 de la Ley 80 de 1993

•Transparencia, Economia, Responsabilidad, Selección Objetiva, Ecuación Contractual, Interpretación de las Reglas contractuales

Principios de Sostenibilidad Fiscal

•Eficiencia•Eficacia•Equidad•Economia•Valoración de los

costos ambientales


Según lo estipulado en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 y en la Ley 80 e 1993

y demás normas concordantes sobre la materia, las entidades públicas están

obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a

través de un supervisor o un interventor, según corresponda, con el fin de proteger

la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de

tutelar la transparencia de la actividad contractual.

1.1. SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA

La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero,

contable, y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato, ejercida por la

misma entidad estatal cuando no se requieren conocimientos especializados.

La interventoría consiste en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del

contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Agencia

de Renovación del Territorio, cuando el seguimiento del contrato suponga

conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del

mismo lo justifiquen.

No obstante lo anterior, cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la

naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo,

técnico, financiero, contable, jurídico del contrato a través de una interventoría.

Por regla general, no son concurrentes en relación con un mismo contrato, las

funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la

vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de

interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las

demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor.

No podrá ser supervisor y/o interventor quien se encuentre incurso en alguna de las

causales de impedimento respecto del contratista, según lo previsto en la Ley 80 de

1993 y la Ley 734 de 2002. De igual manera, quien este incurso en alguna inhabilidad

o incompatibilidad para celebrar contratos con entidades del estado.


1.2. OBJETIVOS DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA

Los objetivos de la supervisión e interventoría de los contratos y convenios, son los

siguientes:

a. Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos asignados a los

contratos y convenios.

b. Asegurar que el contratista cumpla con los plazos, términos, condiciones

técnicas y demás previsiones pactadas en el contrato.

c. Mantener permanente comunicación con el contratista y las dependencias de

la Institución involucradas en la ejecución de los contratos.

d. Velar porque la ejecución del contrato o convenio no sufra interrupciones

injustificadas.

e. Buscar, en la medida de lo posible, que no se generen conflictos entre las

partes y adoptar las medidas necesarias para solucionar eventuales

controversias.

f. Prestar el apoyo que requiera el contratista en aquellas situaciones de orden

institucional para la adecuada ejecución del objeto del contrato.

1.3. CALIDADES DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR

El servidor público de la Agencia de Renovación del Territorio o el particular

contratado para ejercer funciones de supervisión o interventoría de un contrato,

deberá contar la experiencia y/o formación profesional o técnica idónea que garantice

la correcta y oportuna vigilancia de los mismos.

1.3.1. Designación

Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución de

los contratos, la Secretaría General o la Subdirección de contratación según


corresponda proyectará un memorando mediante el cual se le informe al supervisor

la designación realizada por el ordenador del gasto en la minuta del contrato o, en

su defecto, una nueva designación.

1.3.2. Comunicación al supervisor o interventor

Una vez cumplidos los requisitos necesarios para iniciar la ejecución del contrato o

convenio, la Secretaría General o la Subdirección de contratación informará de tal

situación al supervisor o interventor, de conformidad con el procedimiento que se

establezca para para el efecto.

Como consecuencia, el supervisor o interventor iniciará su actividad una vez se

encuentre perfeccionado y legalizado el contrato o convenio, esto es, suscrito,

registrado presupuestalmente y con aprobación de las pólizas respectivas, y demás

requisitos de perfeccionamiento que se requiera.

1.3.3. Cambio de supervisor

En el evento que se requiera el cambio de supervisor por razones de fuerza mayor

o caso fortuito, ausencia temporal o definitiva; el jefe, director, subdirector o

coordinador solicitará tal cambio al Ordenador del Gasto quien procederá a analizar

tal solicitud y designar un nuevo supervisor de ser el caso.

El supervisor saliente y el designado en su reemplazo, deberán suscribir un acta

conjuntamente en la cual constará el estado de ejecución del contrato o convenio y

la relación de los documentos que entrega y las observaciones que se consideren

pertinentes.

Si no es posible la suscripción conjunta del acta, el supervisor designado dejará

constancia del estado en que se encuentra el contrato o convenio al asumir el

ejercicio de estas funciones.


1.4. FUNCIONES DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES

Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes,

aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán

responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o

circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas

punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o

cuando tal incumplimiento se presente.

Sin perjuicio de lo anterior, a continuación se encuentran algunas de las actividades

y funciones principales a cargo del supervisor o interventor, las cuales deberán ser

tenidas en cuenta para garantizar la correcta ejecución del contrato.

1.4.1 Funciones de contenido administrativo

a. Exigir al contratista el cumplimiento del cronograma de actividades de

ejecución y de inversión del anticipo, en los casos que sea procedente.

b. Proyectar y tramitar la correspondencia que sea necesaria para la correcta

ejecución del contrato o convenio.

c. Corroborar y certificar que el contratista cumple con las condiciones técnicas

y económicas pactadas en el contrato y en las condiciones mínimas o

términos de referencia del respectivo proceso de selección.

d. Coordinar la entrega de los bienes o la prestación de los servicios.

e. Suscribir todas las actas que resulten durante la ejecución del contrato.

f. Atender y tramitar dentro de la órbita de su competencia, toda consulta que

realice el contratista para la correcta ejecución del contrato.

g. Coordinar con el almacenista el recibo de bienes o servicios que incluyen

bienes, dado que se debe registrar el ingreso al almacén y de inmediato

actualizar el inventario físico el cual afecta los activos de la entidad.

h. Organizar el archivo de la supervisión del contrato que como mínimo deberá

contener los siguientes documentos:


• Copia del contrato debidamente legalizado.

• Copia de las garantías del contrato.

• Copia del cronograma de actividades.

• Copia de la orden de inicio.

• Copia de las actas de suspensión y reiniciación.

• Copia de los documentos de prórroga o modificación del contrato y del

que autorice trabajos o actividades adicionales.

• Copia de las cuentas de cobro o facturas autorizadas, así como de cada

uno de los pagos efectuados.

• Copia de los soportes de pago al Sistema de Seguridad Social.

• Copia de los informes de la supervisión.

• Informe mensual y final de manejo del anticipo

• Copia del acta de entrega y recibo final

• Copia del acta de liquidación.

• Demás documentos relacionados con la ejecución del contrato.

1.4.2. Funciones de contenido legal

a. Proyectar y suscribir el acta de inicio cuando a ello haya lugar, dentro del

término estipulado en el contrato.

b. Remitir a la Secretaría General o a la Subdirección de contratación, el original

del acta de inicio.

c. Controlar la vigencia de las garantías.


d. Atender y responder oportunamente todos los requerimientos que realice el

contratista dentro de la ejecución del contrato o convenio, para evitar la

ocurrencia del silencio administrativo positivo.

e. Verificar que las peticiones del contratista se encuentren sustentadas en

debida forma.

f. Verificar que en el desarrollo del contrato se cumplan las disposiciones legales

y en particular las reglamentaciones relacionadas con la actividad contratada.

g. Exigir certificación, debidamente soportada, al contratista de que su personal

se encuentra afiliado al régimen de seguridad social y se efectúen por parte

del contratista los pagos correspondientes al sistema de aportes parafiscales.

h. Informar al Ordenador del Gasto, acerca del incumplimiento de las

obligaciones contractuales por parte del contratista, con el fin de que se inicien

las acciones legales correspondientes.

i. Abstenerse de permitir la ejecución de un contrato, cuyo plazo haya vencido

o que no haya sido firmado por el Ordenador del Gasto y el contratista.

j. Rendir informes periódicos sobre el estado, avance y contabilidad de la

ejecución del contrato.

k. Evaluar de manera preliminar las solicitudes que haga el contratista, en

relación con las ampliaciones de plazo, cuantía y reconocimiento del equilibrio

contractual, y remitirlas a la Secretaría General o a la Subdirección de

Contratación, con su concepto técnico y viabilidad.

l. Verificar que los bienes tengan toda la documentación en regla y el contratista

presente la declaración de importación y los documentos que acrediten el

cumplimiento de las exigencias fiscales y aduaneras que permitan precisar la

debida legalización en el país, cuando a ello haya lugar.

m. Proyectar el acta de liquidación del contrato.


1.4.3. Funciones de contenido financiero

a. Aprobar cada uno de los pagos al contratista de acuerdo con Ia ejecución del

contrato, para lo cual deberá expedir la respectiva certificación de

cumplimiento de las obligaciones contractuales.

b. Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.

c. Revisar el informe de inversiones efectuadas por el contratista con los fondos

suministrados para el objeto del contrato.

d. Verificar que los trabajos o actividades extras que impliquen aumento del valor

del contrato cuenten con la existencia de recursos presupuestales, para

aprobación del Ordenador del Gasto.

e. Realizar los trámites para la expedición del certificado de disponibilidad

presupuestal o vigencias futuras, para adicionar un contrato en valor.

f. Expedir el recibo a satisfacción del objeto contratado, como requisito previo

para efectuar el pago final al contratista.

1.4.4. Funciones de contenido técnico

a. Realizar la vigilancia, seguimiento y control del contrato desde su inicio y hasta

su finalización, incluyendo la etapa de liquidación.

b. Verificar que el contratista cumpla con el objeto del contrato o convenio dentro

del término estipulado.

c. Verificar de forma permanente la calidad de la obra, bienes o servicios que se

estipule en el contrato.

d. Cuando se trate de contratos de obra pública, deberá revisar y aprobar el

presupuesto inicial de la obra, verificando que estén de acuerdo con las

especificaciones y los planos que contienen los diseños.


e. Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de ejecución

aprobado, llevar un registro de las novedades, órdenes e instrucciones

impartidas durante la ejecución del contrato y recomendar los ajustes

necesarios.

f. Elaborar y presentar los informes de avance y estado del contrato y los que

exijan su ejecución.

g. Velar por el cumplimiento de las normas técnicas, especificaciones,

procedimientos, cálculos e instrucciones impartidas para la construcción y / o

fabricación de bienes.

h. Verificar que el contratista utilice el personal y los equipos ofrecidos, en las

condiciones aprobadas por la entidad.

i. Verificar las entregas de los bienes o la prestación de los servicios

contratados, de los cual se dejará constancia en los respectivos informes.

j. Coordinar el reintegro a la entidad de los equipos y elementos suministrados

o comprados con cargo al contrato, y verificar su estado y cantidad.

1.4.5. Funciones de contenido contable

a. Registrar cronológicamente los pagos y deducciones del contrato.

b. Supervisar la ejecución presupuestal de acuerdo con los parámetros

previamente definidos en el contrato y proponer los correctivos necesarios a

las posibles desviaciones que se puedan presentar.

c. Informar a la Subdirección de Contratación sobre el estado de ejecución del

contrato para establecer las reservas presupuestales y de cuentas por pagar

cuando a ello haya lu


1.5. RESTRICCIONES ESPECIALES DEL SUPERVISOR

Sin perjuicio de las prohibiciones y prescripciones consagradas en normas vigentes,

el supervisor de un contrato en ningún caso podrá:

a. Adoptar decisiones que impliquen la modificación del contrato o convenio.

b. Abandonar sus funciones hasta cuando haya sido debidamente designado el

nuevo supervisor o interventor, salvo fuerza mayor o caso fortuito.

c. Solicitar o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas,

favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas del contratista.

d. Retardar, denegar u omitir cualquier asunto que le corresponda atender por

razón de sus funciones.

e. Constituirse en acreedor o deudor del contratista o de cualquier persona

interesada en el contrato cuya ejecución controla.

f. Facilitar acceso indebido a la información del contrato.

g. Gestionar indebidamente a título personal asuntos relacionados con el

contrato.

h. Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al

contrato.

i. Exonerar al contratista del cumplimiento de cualquiera de sus obligaciones.

1.6. RESPONSABILIDAD

El principio de responsabilidad busca, de una parte, centrar la responsabilidad en los

servidores encargados, en general, de responder por sus actuaciones y omisiones

contrarias al derecho, que causen perjuicio al contratista, a terceros o a la misma

Agencia. Así mismo, pretende enmarcar la responsabilidad de los contratistas en

cuanto a su comportamiento en los procesos de selección y en la


ejecución de los contratos correspondientes, de tal manera que deberán responder

por sus actuaciones y omisiones contrarias al derecho, que causen perjuicio a la

Entidad, en el manejo de la gestión contractual.

La Corte Constitucional en una de sus providencias dispuso:

“Los fundamentos constitucionales para la adopción del régimen de

responsabilidad de los servidores públicos se encuentran esencialmente en

los artículos 6º -los servidores públicos son responsables por infringir la

Constitución y la ley, y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus

funciones-, 90 –en los eventos en que el Estado sea condenado a responder

patrimonialmente, deberá repetir contra sus agentes cuando el daño

antijurídico haya sido consecuencia de la conducta dolosa o gravemente

culposa de éstos-,121 –ninguna autoridad del Estado podrá ejercer funciones

distintas de las que le atribuyen la Constitución y la ley- 123 –los servidores

públicos están al servicio del Estado y de la comunidad, y ejercerán sus

funciones en la forma prevista por la Constitución, la ley y el reglamento-, y

124 –la ley determinará la responsabilidad de los servidores públicos y la

manera de hacerla efectiva”2.

De lo anterior se desprende que los servidores públicos tengan una actividad

reglada. De hecho aquellos están en la obligación de respetar las leyes y la

constitución, de ahí nace la teoría de las prerrogativas públicas. Los servidores

públicos solo pueden hacer lo que les está expresamente autorizado, pues están al

servicio del Estado y por lo tanto deben realizar todas sus actuaciones de acuerdo a

los fines del mismo.

Independientemente de la calidad de la persona que haya de ejercerla (natural o

jurídica, pública o privada), la vinculación que tenga con la entidad (contratista,

funcionario de planta, etc.); las responsabilidades del supervisor e interventor se

establecen al momento de iniciar el contrato. El supervisor o interventor, actúan en

representación de la Agencia de Renovación del Territorio, por lo tanto dicha función

debe realizarse con la debida diligencia y cuidado para lograr la correcta e idónea

ejecución de los contratos.

La actuación de supervisores e interventores debe ceñirse al estatuto de contratación

administrativa, Ley 80 de 1993, y a las Leyes 190 de 1995 y 1474 de

2 Corte Constitucional. Sentencia C- 372 del 15 de mayo de 2002. M.P. Dr. Jaime Córdoba Triviño


2011, como las demás que las modifiquen. Sin perjuicio de esa responsabilidad,

responderá por su conducta cuando su acción u omisión haya generado perjuicio a

la entidad, para lo cual podrá esta adelantar las investigaciones internas que estime

pertinentes.

El incumplimiento de las funciones propias de esta actividad ocasionará

consecuencias de tipo civil, disciplinario, fiscal o penal, para los funcionarios o para

quienes externamente estén ejerciendo la labor de supervisión o interventoría.

1.6.1. Responsabilidad civil

Los supervisores o interventores, responderán pecuniariamente como consecuencia

de sus acciones u omisiones, cuando la Entidad Estatal sufra algún daño. Tal

responsabilidad está prevista en el artículo 52 de la Ley 80 de 1993, al señalar:

“Los contratistas responderán civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la

actuación contractual en los términos de la ley”.

1.6.2. Responsabilidad fiscal

Los supervisores o interventores, serán responsables fiscalmente cuando por acción

u omisión de las obligaciones de supervisión o interventoría, se produzca detrimento

del patrimonio público. Tal responsabilidad está prevista en el artículo 65 de la Ley

80 de 1993, al señalar:

“La intervención de las autoridades de control fiscal se ejercerá una vez

agotados los trámites de legalización de los contratos. Igualmente se ejercerá

control posterior a las cuentas correspondientes a los pagos originados en los

mismos, para verificar que éstos se ajustaron a las disposiciones legales.

Una vez liquidados o terminados los contratos, según el caso, la vigilancia

fiscal incluirá un control financiero, de gestión y de resultados, fundados en la

eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales.


El control previo administrativo de los contratos le corresponde a las oficinas

de control interno.

Las autoridades de control fiscal pueden exigir informes sobre su gestión

contractual a los servidores públicos de cualquier orden”.

1.6.3. Responsabilidad penal

De conformidad con el artículo 56 de la Ley 80 de 1993, para efectos penales el

interventor se considera como un particular que ejerce funciones públicas en todo lo

relacionado con la celebración, ejecución y liquidación de los contratos que celebren

con las entidades estatales, por lo cual está sujeto a la responsabilidad que en esta

materia señala la Ley para los servidores públicos.

1.6.4. Responsabilidad disciplinaria

Los servidores públicos o particulares que desempeñen labores u obligaciones de

supervisión e interventoría, están sometidos a lo establecido en el Código

Disciplinario Único (Ley 734 de 2002). Tal responsabilidad está prevista en el artículo

51 de la Ley 80 de 1993, al señalar: “El servidor público responderá disciplinaria, civil

y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los

términos de la Constitución y de la ley”.


TITULO IV

CAPITULO I. GLOSARIO

A continuación se definen una serie de conceptos o términos que son de frecuente

utilización en el presente manual o dentro de los procesos de contratación que sean

adelantados por la Agencia de Renovación del Territorio:

• Acta de inicio: Es el documento en el cual se deja constancia del inicio de la

ejecución del contrato, previo cumplimiento de los requisitos de

perfeccionamiento, legalización y ejecución, que permiten la iniciación formal de

actividades.

• Acta de liquidación: Es el documento suscrito por quienes suscribieron el

contrato, el supervisor e interventor del contrato y el contratista, en el que se refleja

el balance de la ejecución financiera del contrato o corte de cuentas entre las

partes.

• Adenda: Es el instrumento mediante el cual la administración puede, aclarar o

modificar los pliegos de condiciones integrando con estos una totalidad. Las

adendas una vez publicadas hacen parte del pliego de condiciones.

• Adición: Modificación contractual que obedece al cambio en las condiciones

estipuladas inicialmente en el clausulado del respectivo contrato. Como indica la

definición gramatical del término, es figurativamente inyectar más dinero al

contrato inicialmente pactado en aras a garantizar la existencia de recursos

suficientes para continuar satisfaciendo la necesidad de la Administración – la

adición no podrá ser superior al 50% del valor inicialmente pactado expresado en

SMMLV.

• Ampliación: Hace referencia a una extensión en el tiempo que inicialmente se

había acordado para la ejecución del contrato. Esta categoría de modificación

contractual no conlleva necesariamente al cambio de las especificaciones

técnicas o circunstancias accesorias del objeto contractual inicialmente pactado y

tampoco implica adición de recursos.

• Anticipo: Es una suma de dinero que entrega la Entidad al contratista a título de

préstamo que habrá de destinarse al cubrimiento de los costos iníciales, es decir,

la finalidad del anticipo es financiar el objeto contractual. Para que proceda debe


efectuarse un estudio técnico del contrato que justifique tal entrega, este anticipo

debe ser amortizado en cada pago. El anticipo no podrá exceder del cincuenta por

ciento (50%) del valor del respectivo contrato.

• Asignación del riesgo: Es el señalamiento que hace de la parte contractual que

deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada

como riesgo previsible, asumiendo su costo.

• Audiencia Pública: Sesión pública dedicada a debates, presentación de

alegatos, así como a pronunciamiento de decisiones.

• Caducidad: cláusula excepcional que se aplica como sanción por incumplimiento

al contratista, cuando se afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato

y se evidencie que puede conducir a la paralización. Se declara mediante acto

administrativo debidamente motivado en el que se dará por terminado el contrato

y se ordenará su liquidación en el estado en el que se encuentre.

• Calificación: Acto mediante el cual la Agencia, evalúa y asigna los puntajes a las

diferentes propuestas presentadas dentro de un proceso contractual.

• CDP: Es el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, cuya función o propósito

es el reservar recursos presupuestales para la celebración de un contrato

orientado a la ejecución de un proyecto o un programa específico, sin el cual dicho

proyecto o programa no se puede llevar a cabo.

• Cláusulas Excepcionales: Se les conoce como estipulaciones contractuales que

tienen por objeto conferir a la Entidad contratante prerrogativas particulares,

diferentes a las que normalmente se pactan en los contratos entre particulares.

Artículos 14 y siguientes de la Ley 80 de 1993.

• Cesión: Consiste en la sustitución de las obligaciones y derechos que surjan de

un contrato, en un tercero, la cual sólo procederá previa aprobación escrita por

parte de la Entidad contratante.

• Contratista: Persona(s) natural o jurídica que se obliga (n) a cumplir una

determinada prestación, según las especificaciones del objeto del contrato, a

cambio de una contraprestación.

• Concurso de Méritos: El concurso de méritos es el procedimiento aplicable para

la selección de consultores. En los términos previstos en la Ley 80 de 1993,

artículo 32, numeral 2.

• Consorcio: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma

propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato,


respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas

de la propuesta y del contrato.

• Contrato: Acuerdo de voluntades celebrado por escrito entre la Entidad estatal y

una persona natural o jurídica, mediante el cual se adquieren derechos y

obligaciones de dar, hacer o no hacer a cargo de las partes contratantes.

• Declaración Desierta de un Proceso de Selección: Circunstancia que resulta

de la no adjudicación del contrato ya sea porque ninguno de los proponentes

cumplió con los factores de escogencia y condiciones técnicas mínimas exigidas

en el pliego de condiciones o porque no se presentaron proponentes al proceso.

Dicha declaración solo procede por motivos o causas que impidan la escogencia

objetiva. Se declara por acto administrativo que exprese clara y detalladamente

las razones o motivos.

• Delegación: Figura Jurídica mediante el Representante Legal transfiere a un

colaborador suyo, del nivel directivo, asesor, ejecutivo o equivalente, la

competencia que tiene para un determinado asunto.

• Días corrientes o calendario: Es cualquier día del calendario, sin tener en cuenta

si se trata o no de un día hábil.

• Días hábiles: Son los días comprendidos entre los lunes y los viernes de cada

semana, excluyendo de estos los fines de semana y los días feriados

determinados en la Ley.

• Ejecución: Es la etapa del desarrollo del contrato la cual inicia una vez se suscribe

el acta de inicio.

• Estimación del riesgo: Es la valoración de la probabilidad de ocurrencia y el nivel

de impacto del riesgo que ha sido tipificado, en términos monetarios o

porcentuales respecto del valor del contrato.

• Garantía: Documento que se exige al oferente o contratista para avalar el

cumplimiento de las obligaciones que éste adquiere dentro del proceso

contractual.

• Informe de Evaluación: Documento en el que se consigna el resultado de la

comparación de las propuestas recibidas con ocasión de los procesos de

selección adelantados por la Entidad.

• Informe del Interventor o del Supervisor: Documento a través del cual el

interventor o el supervisor del contrato da cuenta a la Entidad sobre las situaciones

que se presenten durante la ejecución del contrato.


• Interventor: Se entiende como agente que controla, vigila, supervisa o coordina

la ejecución del contrato con el ánimo de que este se cumpla a cabalidad o por el

contrario, cuando hay dificultades, se tomen las medidas que sean pertinentes

para requerir y sancionar a los contratistas incumplidos.

• Lances: Propuestas de precio presentados presencial o electrónicamente durante

el certamen de la subasta.

• Lances válidos: Propuestas de precio que superan el margen mínimo de

diferencia.

• Licitación Pública: La regla general para la escogencia de contratistas es la

Licitación Pública, salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre las

excepciones previstas para la selección a través de las otras modalidades.

• Lista corta: Es el acto en el cual la entidad estatal selecciona los mejores

proponentes para invitarlos a presentar propuesta dentro de un concurso de

méritos. La lista corta deberá conformarse con un número plural de precalificados

que no podrá exceder de seis (6) cuando se deba presentar una propuesta técnica

detallada, ni de diez (10) cuando se deba presentar una propuesta técnica

simplificada.

• Lista Multiusos: Es la que resulta de la precalificación que hace la entidad estatal

de los interesados en participar en varios concursos de méritos determinados o

determinables, que tengan objeto común o similar, en los que se exija la

presentación de propuestas técnicas simplificadas. Su vigencia no podrá exceder

de seis (6) meses y deberá contener un mínimo de veinticinco (25) integrantes.

• Liquidación: Es el procedimiento mediante el cual una vez concluido el contrato,

las partes verifican en qué medida y de qué manera se cumplieron las obligaciones

de él derivadas con el fin de establecer si se encuentran o no en paz y salvo por

todo concepto relacionado con su ejecución.

• Modalidad de selección: Es el procedimiento mediante el cual la entidad estatal

procederá a escoger a los contratistas (Licitación pública, selección abreviada,

concurso de méritos, mínima cuantía y contratación directa).

• Notificación: Es dar a conocer el contenido de un acto administrativo a los

interesados en la decisión.

• Obra pública: Trabajo de construcción, mantenimiento, instalación y, en general,

para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles.


• Otrosí: Implica una modificación o una forma de interpretación sin alteración

sustancial al objeto. No implica por si solo alteración alguna en valor ni tiempo de

ejecución. Opera para todo tipo de obligaciones.

• PAC: Es el plan anualizado de caja; es decir es la planeación de los flujos de

fondos a través de un periodo de tiempo anual que se deben tener para cumplir

unos compromisos adquiridos o presupuesto para llevar a cabo determinada

actividad.

• Pago anticipado: Es un pago parcial del valor contratado y son propiedad del

contratista, razón por la cual éste dispone totalmente de la administración y

manejo de los mismos.

• Plazo: Tiempo específico en el que han de realizarse cuantos trámites sean

necesarios y exigidos para una actividad en concreto, fuera del cual ello ya no

será posible.

• Plazo de ejecución: Es el período dentro del cual se deben cumplir las

obligaciones pactadas por las partes en el contrato.

• Pliego de Condiciones: Acto administrativo de carácter general mediante el cual

la entidad estatal, en forma previa y unilateral, establece las reglas claras y

objetivas para determinar la necesidad de servicio que se pretende satisfacer, en

ejercicio de una planeación debida.

• Proponente: Es la persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal, que bajo

cualquier modalidad de asociación permitida por la ley presenta una propuesta

para participar en un proceso de selección de contratistas.

• Propuesta: Se entiende por tal la oferta de negocio jurídico presentada por un

proponente dentro de un proceso de selección.

• Prorroga: Consiste en la ampliación del plazo de ejecución inicialmente previsto

en el contrato. Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los

mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato inicial.

• Resolución de adjudicación: Acto administrativo por medio del cual se adjudica

un contrato a una persona determinada.

• Resolución de apertura: Es un acto de trámite muy importante; señala el término

de la licitación. Es un acto administrativo que profiere el representante legal de la

entidad. En los considerandos se deben incluir las exigencias previas; por ser un

acto de trámite no tiene recursos, se puede demandar en acción de nulidad.

• Riesgo Imprevisible: Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible

su previsión, es decir el acontecimiento de su ocurrencia.


• Riesgo previsible: Son los posibles hechos o circunstancias que por la

naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia, esta

corresponde a la estimación y asignación de los riesgos previsibles, así como su

tipificación.

• Rubro o posición presupuestal: Es aquella parte del presupuesto a la cual

afecta específicamente el desarrollo de un contrato o el valor del mismo.

• RUP: Le otorga calidades al contratista, lo clasifica y lo califica. Para poder

celebrar contratos de mayor cuantía con el Estado se requiere estar inscrito en él.

El registro único de proponentes contiene información que clasifica a los

contratistas en: constructores, consultores, proveedores.

• SECOP: (Sistema Electrónico para la Contratación Pública). El Portal Único de

Contratación se constituye como la Fase Informativa del Sistema Electrónico para

la Contratación Pública – SECOP, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 3

de la Ley 1150. Se trata de un sistema electrónico que permite la consulta de

información sobre los procesos contractuales que gestionan, tanto las entidades

del Estado sujetas al Régimen de Contratación establecido en el Estatuto General

de Contratación, como las que voluntariamente coadyuvan a la difusión de la

actividad contractual

• Selección Abreviada: Corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista

para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las

circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o

servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia

de la gestión contractual.

• Subasta Inversa: Certamen presencial o electrónico en el cual cada participante

realiza lances sucesivos mediante los cuales reduce su precio en favor de la

administración. Dicho certamen concluye cuando existe un menor valor definitivo.

• Tipificación del riesgo: Es la enunciación que la entidad hace de aquellos

hechos previsibles constitutivos de riesgo que en su criterio pueden presentarse

durante y con ocasión de la ejecución del contrato.

• Unión temporal: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una

misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato,

respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto

contratado.

• Urgencia Manifiesta: Es la situación extraordinaria que se genera cuando la

continuidad de la operación exige el suministro de bienes, la prestación de


servicios o la ejecución de obras en forma inmediata, o cuando se presenten

situaciones excepcionales que demanden actuaciones inmediatas, o cuando se

precise conjurar una fuerza mayor, calamidad o desastre. Se declarar mediante

acto administrativo motivado.

• Veedurías Ciudadanas en la Contratación Estatal: Establecidas de

conformidad con la ley, pueden adelantar la vigilancia y el control en las etapas

preparatoria, precontractual y contractual del proceso de contratación. Es

obligación de las entidades estatales de convocarlas para adelantar el control

social a cualquier proceso de contratación, para lo cual la entidad debe suministrar

toda la información y la documentación pertinente que no esté publicada en la

página Web de la entidad.

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