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CONSEJO PROFESIONAL DE MEDICINA

VETERINARIA Y DE ZOOTECNIA DE COLOMBIA

MANUAL DE LA CALIDAD

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NTC – ISO 9001:2008

Bogotá 1 de julio de 2013.


Código: GCA-MA-01 Versión: 03 Vigente: 01/07/2013 Página: Pág. 2

CONTENIDO

Pág.

1. Introducción……………………………………………………………………….3 2. El consejo profesional de medicina veterinaria y zootecnia de

Colombia….4

2.1. Servicios ………………………………………………………………5

2.2. Principios y Valores ………………………………………………….5

2.3. Misión ...……………………………………………………………….5 2.4. Visión ………………………………………………………………….6 2.5. Requisitos legales normativos………………………………………6

3. Alcance y exclusiones……………………………………………………………6

3.1. Alcance ...………..........................................................................6 3.2. Exclusiones.…………………………………………………………..6

4. Sistema de gestión de la calidad……...………………………………………...7

4.1. Procesos e interrelaciones…………………………………………..7

4.2. Requisitos de la documentación…………………………………….9

5. Responsabilidad de la dirección…..…………………………………………..10

5.1. Compromiso de la dirección……………………………………….10 5.2. Enfoque al cliente

.………………………………………………….11 5.3. Política de la calidad………………………………………………..11 5.4. Planificación ...………………………………………………………11 5.5. Responsabilidad, autoridad y

comunicación……………………..13 5.6. Revisión por la

dirección……………………………………………14 6. Gestión de

recursos……………………………………………………..……...15 6.1. Recursos

…………………………………………………………….15 6.2. Recursos humanos ...………………………………………………15 6.3. Infraestructura……………………………………………………….15 6.4. Ambiente de

trabajo……………………………………………...…16 7. Realización del producto……………………………………………………….16

7.1. Planificación de la realización del producto………………………16



7.2. Procesos relacionados con los

clientes…………………………..16 7.3. Diseño y

desarrollo………………………………………………….17 7.4. Compras....…………………………………………………………..17 7.5. Producción y presentación del servicio…………………………..17 7.6. Control de equipos de seguimiento y

medición………………..…18 8. Medición, análisis y

mejora……………………………………………...……..18 8.1. Generalidades

………………………………………………………18 8.2. Seguimiento y medición

……………………………………………19 8.3. Control de producto no

conforme………………………………….19 8.4. Análisis de

datos…………………………………………………….19 8.5. Mejora ...……………………………………………………………..20

9. Distribución y control del manual de la calidad………………………………20

10. Documentos y registros relacionados…..……………………………….……21

1. INTRODUCCIÓN

El sistema de gestión de la calidad del Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia nace como una propuesta estratégica de la alta dirección a partir de marzo del 2009 el cual busca mejorar cada uno de los procesos, aumentar la competitividad y evidenciar las capacidades de la Organización mediante la implementación de una herramienta sistemática y transparente que permita una gestión dirigida a satisfacer las necesidades y requerimientos de los clientes. Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia en la formulación del plan estratégico 2007 – 2011 propone como una estrategia para el cumplimiento de la política de gestión institucional y administrativa la implementación y certificación del sistema de gestión de la calidad el cual busca y facilita el manejo sistemático del Consejo proporcionando un cambio en la cultura organizacional de tal manera que se dé un enfoque hacia el cliente mediante la implementación y mejora continua de la eficacia, eficiencia y efectividad. La implementación del sistema de gestión de la calidad es enfocada en cuatro etapas según el ciclo del mejoramiento continuo: Planear, Hacer, Verificar y Actuar.



Planificar: Etapa en la cual se establecen los objetivos y procesos necesarios para conseguir los resultados esperados de acuerdo con los requisitos y expectativas del cliente y la política de la organización. Hacer: Etapa en la cual se implementan los procesos. Verificar: Etapa destinada al seguimiento y la medición de los procesos y el producto. Actuar: Etapa en la cual se toman las acciones correctivas y preventivas para mejorar continuamente el sistema. Durante la implementación del sistema de gestión de la calidad se cuenta con la participación de todo el personal y de los miembros del consejo los cuales han asumido el compromiso en cada una de las etapas de la implementación, compromiso que es fundamental para el éxito del sistema, el mantenimiento y su mejora.

Ramón Correa

Presidente de COMVEZCOL 2. El CONSEJO PROFESIONAL DE MEDICINA VETERINARIA Y ZOOTECNIA DE COLOMBIA

El Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia fue creado el 8 de octubre de 1985 mediante la Ley 073 de 1985 “Por la cual se dictan normas para el ejercicio de las profesiones de la Medicina Veterinaria y Zootecnia, la Medicina Veterinaria y la Zootecnia” el art. 7o. de la Ley 073 de 1985 crea el Consejo Profesional, organismo de naturaleza pública con autonomía económica y funciones delegadas por el Estado para Velar por el Ejercicio Legal y Ético de las profesiones, el consejo profesional inicia actividades en el año 1994.

CONFORMACIÓN DEL CONSEJO PROFESIONAL



Consejo – COMVEZCOL

Presidente: Ramon Correo Nieto - Rep. ACOVEZ Vicepresidente: Luis Javier Arroyave - Rep. AMEVEC Consejeros:

• Jose Rafael Sanmiguel - Rep. Ministerio de Agricultura • Adriana Estrada Estrada - Rep. Ministerio de Salud y Proteccion

Social • Jaime Fabian Cruz U. - Rep. ANZOO • Jhon Didier Ruiz - Rep. Programas Medicina Veterinaria y

Zootecnia • Teresa Carvajal Salcedo - Rep Programas de Zootecnia • Cristian Cabra Martinez - Rep. Programas de Medicina Veterinaria

Secretario: Hector Fabio Valencia R Secretaria Ejecutiva: Liliana Muñoz Pineda

2.1. SERVICIOS

• Registrar e identificar a los profesionales graduados en instituciones

autorizadas • Informar públicamente el universo de profesionales registrados • Velar por el cumplimiento de la Ley • Organizar y poner en marcha el Tribunal de Ética • Asignar los recursos para el funcionamiento del Tribunal • Nombrar los Miembros del Tribunal de Ética • Actuar en segunda instancia los procesos que falla el Tribunal • Realizar programas preventivos de capacitación • Promover el mejoramiento de la calidad de la formación profesional • Mantener actualizada la base de datos de los profesionales graduados

en el territorio Nacional



• Distribuir los recetarios para prescripción de medicamentos de control

especial 2.2. PRINCIPIOS Y VALORES

§ Valores Usuarios

• Honestidad • Amabilidad • Cumplimiento • Respeto

§ Valores Institucionales

• Ética • Responsabilidad • Compromiso • Respeto • Lealtad • Transparencia

§ Valores Interrelaciónales

• Solidaridad • Respeto • Compañerismo • Cooperación • Articulación

2.3. MISIÓN: Contribuir con la competitividad y el desarrollo del ejercicio

profesional de las ciencias animales, promoviendo el mejoramiento de la calidad en la educación, formación y optimización de los servicios, así mismo vigilar y controlar el ejercicio ético de los profesionales.

2.4. VISIÓN: Ser reconocidos como la entidad líder en el fomento de la calidad, la competitividad, el mejoramiento y el desarrollo de las ciencias animales en Colombia

2.5. REQUISITOS LEGALES Y NORMATIVOS Ley 073 de 1985: Por la cual se dictan normas para el ejercicio de las profesiones de medicina veterinaria y zootecnia, de medicina veterinaria y de zootecnia.” Decreto 1122 de 1988: “Por el cual se reglamenta la ley 073 de 1985, sobre el ejercicio de las profesiones de medicina veterinaria y zootecnia, de medicina veterinaria y de zootecnia.” Decreto 1279 de 1994: “Por el cual se reestructura el Ministerio de Agricultura y se dictan otras disposiciones.”



Ley 576 de 2000: “Por la cual se expide el Código de Ética para el ejercicio profesional de la medicina veterinaria y zootecnia, la medicina veterinaria y de la zootecnia” Resolución 1478 del 2006: Por la cual se expiden normas para el control, seguimiento y vigilancia de la importación, exportación, procesamiento, síntesis, fabricación, distribución, dispensación, compra, venta, destrucción y uso de sustancias sometidas a fiscalización, medicamentos o cualquier otro producto que las contengan y sobre aquellas que son monopolio del Estado.

3. ALCANCE Y EXCLUSIONES 3.1. ALCANCE El sistema de gestión de la calidad del Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia busca el mejoramiento continuo de todos sus procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación definidos en el mapa de procesos, el alcance se centra en los servicios de:

• Desarrollo del ejercicio profesional en Capacitación, actualización profesional y desarrollo de proyectos.

• Vigilancia y control en trámites de matrículas profesionales, certificados

de antecedentes ético-disciplinarios, distribución de recetarios de medicamentos de control especial y Procesos ético disciplinarios

3.2. EXCLUSIONES Cuando uno o varios requisitos de la norma ISO 9001 no aplican debido a la naturaleza de la entidad se pueden considerar para su exclusión. El sistema de gestión de la calidad del Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia excluye los numerales 7.3 Diseño y desarrollo y el numeral 7.6 control de los equipos de seguimiento y de medición. Estas exclusiones no afectan la capacidad de Consejo Profesional para proporcional productos y servicios que cumplan con los requisitos. 7.3 Diseño y desarrollo: el Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia es el organismo encargado de la vigilancia y el control de las normas que rigen para el ejercicio de los profesionales de las ciencias animales al igual que contribuye al desarrollo de dichas profesiones, por tal motivo y según su misión no diseña ni desarrolla servicios o productos sus procesos se centran en el registro de matrículas, certificados y duplicados, control de recetarios, gestión ético disciplinaria, gestión de proyectos y capacitación y actualización profesional. 7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medición: el Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia no cuenta con



equipos ni dispositivos de seguimiento ni medición, los equipos con los que cuenta son para el apoyo y operación de los procesos como equipos de cómputo, impresoras y software a los cuales se les realizan mantenimiento preventivo y actualizaciones para asegurar su buen funcionamiento. Exclusions When one o more requirements of the ISO norm 9001 do not apply due to the nature of the entity they can be considered for his exclusion. The system of management of the quality of the Professional Council of Veterinary Medicine and of Zootecnia of Colombia excludes the numerals 7.3 Design and development and the numeral 7.6 control of the equipments of follow-up and of measurement.

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

4.1. PROCESOS E INTERRELACIONES

Los procesos definidos para el sistema de gestión de la calidad del Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia están conformados por procesos estratégicos encargados de proporcionar las políticas, objetivos, estrategias y planes para toda la organización, los procesos misionales se encargan de brindar servicios eficaces y oportunos a los clientes, los procesos de apoyo son los encargados de determinar, proporcionar, mantener y administrar todos los recursos necesarios para asegurar la eficacia de los procesos, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de la calidad y aumentar la satisfacción de los clientes mediante el cumplimiento de sus requisitos y el proceso de evaluación encargado de asegurar el cumplimiento gestión de las personas que intervienen en los respectivos procesos asegurándose que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen en el marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias así mismo el cumplimiento de los reglamentos, procedimientos, objetivos y la utilización eficiente de los recursos. Los procesos se describen en el mapa de procesos y su secuencia e interrelaciones se definen en las caracterizaciones Tabla 1. Procesos del sistema de gestión de la calidad.

Tipo de proceso Proceso Código Caracterización Numerales de la norma ISO 9001:

2008

Estratégicos

Planeación estratégica PES PES-CA-01 4,1, 5, 8,2,3, 8,4, 8,5,

Gestión de la calidad GCA GCA-CA-01 4,1, 4,2,1, 4,2,2 4,2,3

4,2,4, 8,1, 8,2,2, 8,4, 8,5



Comunicación estratégica CES CES-CA-01 4,1 4,2,3 4,2,4 5.5.3, 7.2.3,

8.2.1, 8.4 8,5

Misionales

Desarrollo del ejercicio profesional

DEP DEP-CA-01 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 7, 7.1,

7.2, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3 7.5, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4, 8,5

Vigilancia y control VCO VCO-CA-01

4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 7, 7.1, 7.2, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3 7.5,

7.5.1, 7.5.3, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8,5

Tribunal de ética profesional TEP TEP-CA-01

4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 7, 7.1, 7.2, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3 7.5,

7.5.1, 7.5.3, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8,5

Apoyo

Gestión administrativa GAD GAD-CA-01

4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 6.1,6.2, 6.2.2, 6.3, 6.4, 7,4,

7,4,1, 7,4,2, 7,4,3, 8,2,3, 8,4, 8,5

Gestión financiera GFI GFI-CA-01 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 8,2,3, 8,4, 8,5

Gestión documental GDO GDO-CA-01 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 8,2,3,

8,4, 8,5

Evaluación Gestión del control interno GCI GCI-CA-01 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 8,2,3,

8,4, 8,5

MAPA DE PROCESOS



4.2. Requisitos de la documentación La documentación del sistema de gestión de calidad del Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia incluye la descripción de la política y los objetivos de calidad (Manual de la calidad GCA-MA-01), los procedimientos documentados, los registros requeridos por la norma ISO 9001:2008, y la demás documentación necesaria para asegurar la eficaz planificación de estos procesos. Grafico 1. Proceso Documentación

Manual de la calidad:

Procedimientos y registros de los

procesos

Guías, instructivos,

fichas técnicas y demás registros

Procedimientos y registros de la

norma ISO: 9001:2008

Manual de la calidad



El Consejo profesional establece y mantiene este manual de la calidad el cual brinda una descripción detallada del sistema de gestión de la calidad y del cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001:2008. Responsabilidades: Responsable del SGC: elabora, mantiene y controla el presente manual de la calidad Representante de la dirección: revisa el manual de la calidad Presidente del Consejo Profesional: aprueba el manual de la calidad. Tabla 2. Procedimientos requeridos por la norma ISO 9001:2008

PROCESO CÓDIGO DESCRIPCIÓN

Control de documentos, datos e información

GCA-PR-01 Identificar, verificar y actualizar los documentos con la información suficiente para la apropiada realización de los tramites que sean requeridos por los clientes para así identificar cambios, actualizaciones y/o novedades que sean requeridas

Control de registros

GCA-PR-02 Identificar, almacenar y proteger los documentos que son necesarios en cada uno de los trámites pertinentes para los productos ofrecidos por la entidad

Auditorías internas

GCA-PR-03 Verificar las actividades y resultados de los procesos y productos que COMVEZCOL proporciona junto con la verificación de los mismos conforme los parámetros y estándares de calidad esperados.

Control del producto no conforme

GCA-PR-04 Identificar y controlar el producto que sea expedido por la entidad con características de no conformidad frente a los requisitos de calidad pertinentes y así, prevenir su uso o entrega no intencional.

Acciones de mejora

GCA-PR-05 Identificar, analizar y eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales que se presenten en el Sistema de Gestión de la Calidad de COMVEZCOL

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

5.1. Compromiso de la dirección La Alta Dirección del Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia proporciona evidencia de su compromiso con el sistema de gestión de la calidad, comunicándole a todo el personal la necesidad e importancia de satisfacer las necesidades y los requisitos de los clientes, estableciendo la política y los objetivos de la calidad, revisando periódicamente el sistema de gestión de la calidad, asegurándose mediante la



disponibilidad del presupuesto que los procesos cuenten con los recursos necesarios para su eficaz operación. 5.2 Enfoque al cliente La Alta Dirección del Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia determina los requisitos del cliente y se asegura que se cumplan prestando servicios eficaces y oportunos con el propósito de aumentar la satisfacción prestando especial atención en las sugerencias y así asegurar la retroalimentación en cada uno de los procesos a realizar 5.3. Política de la calidad Política de Calidad:

“El CONSEJO PROFESIONAL DE MEDICINA VETERINARIA Y DE

ZOOTECNIA DE COLOMBIA se compromete con el cumplimiento de las normas que rigen para el desarrollo del ejercicio profesional de las ciencias

animales brindando servicios eficaces y oportunos.

Nos comprometemos con el mejoramiento continuo de nuestro sistema de gestión de la calidad, salud ocupacional y programas ambientales,

cumpliendo con los requisitos legales, reglamentarios y los definidos por la organización.

Para ello contamos con una infraestructura física y tecnológica adecuada, un talento humano capacitado, idóneo y comprometido con la satisfacción de las

necesidades u requerimientos de nuestros clientes.” Teniendo en cuenta el apoyo de todos los actores y funcionarios de la entidad para tal fin, lo cual se lleva a cabo mediante estrategias de comunicación y continuo seguimiento.

5.4. Planificación La alta dirección del Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia define los objetivos de la calidad asegurándose que se establezcan en las funciones y niveles pertinentes, se aseguran que sean medibles mediante indicadores de gestión definidos en el tablero de control de indicadores y que sean coherentes con la política de la calidad mediante un despliegue de cada uno de sus compromisos.



COMPROMISO OBJETIVOS DE LA CALIDAD

Cumplir las normas vigentes para el desarrollo del ejercicio profesional de

las ciencias animales a nivel institucional y gremial

Fortalecer las competencias de los profesionales mediante planes de capacitación y eventos de actualización.

Promover las actividades Institucionales y Gremiales mediante el desarrollo de proyectos

Optimizar los tiempos estipulados para los trámites, consultas y procesos ético-disciplinarios.

Mejoramiento continuo de nuestro

sistema de gestión de la calidad, salud ocupacional y programas ambientales,

Promover auditorías internas para validar los procedimientos en los diferentes procesos presentes en la entidad Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad, seguridad y los programas ambientales mediante auditorías internas y planes de mejora continua.

Minimizar los impactos ambientales no deseables causados por las actividades propias de nuestra misión, por medio del programa responsabilidad ambiental.

Mantener y mejorar las condiciones de protección y seguridad personal.

Mantener y conservar en las mejores condiciones la infraestructura física y

tecnológica, talento humano capacitado, idóneo y comprometido

Proporcionar y mantener una infraestructura física y tecnológica actualizada, mediante planes de mantenimiento correctivo y preventivo.

Mantener y mejorar los mecanismos de seguridad y protección de la información.

Fortalecer las competencias del talento humano mediante planes de capacitación y evaluaciones del desempeño.

Disponer de información clara y oportuna que facilite el seguimiento y mejorar mecanismos de comunicación y retroalimentación con el cliente

La planificación del sistema de gestión de la calidad del Consejo Profesional se describe en el plan de la calidad GCA-PL-01en el cual se definen los pasos a seguir para el establecimiento, documentación, implementación y mantenimiento del sistema, esta planificación está basada en la metodología del mejoramiento continuo según el ciclo PHVA: Tabla 3. Planificación del sistema de gestión de la calidad.



Planear Diagnóstico y preparación

Hacer

Sensibilización y Capacitación

Identificar procesos

Definición Política y objetivos

Documentación e Implementación

Medición de los procesos

Verificar

Análisis de Datos y resultados

Auditoría Interna

Revisión por la Dirección

Actuar Acciones de Mejora

Ajustes

5.5. Responsabilidad, autoridad y comunicación La Alta Dirección define las responsabilidades en el manual de funciones, los procedimientos y la caracterización de procesos. Las responsabilidades en los procesos del sistema de gestión de la calidad se definen en la siguiente tabla. Tabla 4. Responsabilidades en los procesos

Proceso Responsable

Planeación estratégica Presidente del Consejo

Gestión de la calidad Secretaria Ejecutiva

Comunicación estratégica Auxiliar de proyectos y comunicación

Desarrollo del ejercicio profesional Auxiliar de proyectos y comunicación

Vigilancia y control Secretaria Ejecutiva, Secretario Sustanciador, auxiliar de trámites.

Tribunal de ética profesional Secretario Sustanciador

Gestión administrativa Auxiliar Administrativo



Gestión financiera Secretaria Ejecutiva, Contador

Gestión documental Auxiliar de oficina y documentación.

Gestión del control interno Auditor interno

La alta dirección establece los mecanismos de comunicación más apropiados para el sistema de gestión de la calidad, entre los mecanismos se cuenta con los boletines emitidos en forma periódica, correos electrónicos, carteles informativos y reuniones de trabajo. El consejo profesional establece dentro de sus procesos estratégicos el proceso de comunicación estratégica (CES) mediante el cual se define el plan de comunicación estratégica anual de COMVEZCOL (CES-PL- 01).

5.6. Revisión por la dirección. La Alta Dirección revisa mínimo una vez por año el sistema de gestión de la calidad y se asegura de su conveniencia, adecuación y eficacia continua, la metodología para la revisión del sistema se define en el procedimiento de revisión por la dirección PES-PR-01 Tabla 5. Características de la revisión por la Dirección.

Proveedor Elementos de

estrada Características de la

entrada Actividad Resultados de la revisión

Gestión de la calidad Informe de las auditorias

a) Resultados de las auditorias

REVISIÓ

N PO

R LA

DIR

ECC

IÓN

Toma de decisiones, mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad

Comunicación estratégica

Informes de satisfacción

b) Retroalimentación del cliente

Mejora del producto y/o servicio en relación con los requisitos del cliente,

Gestión de la calidad

Informe de seguimiento al plan de mejora, informe de gestión, Política y Objetivos de la calidad.

c) Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio, d) Estado de las acciones correctivas y preventivas, e) Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección, f) Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, g) Recomendaciones para la mejora.

Recursos Económicos



6. GESTIÓN DE RECURSOS

6.1. Recursos El Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia mediante asignación presupuestal determina y proporciona los recursos necesarios para la implementación mantenimiento y mejora del sistema de gestión de la calidad y para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. 6.2. Recursos humanos El Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia se asegura que el personal sea competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas, para esto el consejo cuenta con el proceso de gestión del talento humano encargado de seleccionar, vincular y evaluar de forma oportuna el personal idóneo y competente con las funciones del cargo para el eficaz funcionamiento de los procesos. 6.3. Infraestructura El Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia determina, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para dar conformidad con los productos proporcionados. La infraestructura comprende espacios, zonas sociales y oficinas en óptimas condiciones con iluminación y ventilación natural, zonas sociales, escritorios y equipos de oficina en buen estado, computadores e impresoras con mantenimiento mensual preventivo, el consejo cuenta con software contable y software para las matriculas profesionales los cuales están constantemente actualizados con soporte técnico preventivo y/o correctivo, equipos de comunicación como teléfonos, fax y pagina web. 6.4. Ambiente de trabajo El Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia determina y gestiona el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto, las áreas y espacios bajo los cuales se realiza el trabajo no presentan riesgos para la integridad física de los funcionarios, estas áreas cuentan con las condiciones óptimas de luz, ventilación y temperatura, también se cuenta con personal de servicio y mantenimiento encargado de la limpieza y buen estado de las instalaciones.



7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

7.1. Planificación de la realización del producto El Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia planifica y desarrolla los procesos para la realización del producto mediante:

• La determinación de los objetivos de la calidad (5.4) y los requisitos para el producto,

• El establecimiento de procesos (4.1) y documentos (4.2) y

proporcionando recursos específicos para el producto (6),

• Mediante las actividades de verificación, seguimiento y medición para el producto descritas en los procedimientos y caracterizaciones, así como los criterios para la aceptación del mismo,

• Mediante los registros necesarios para proporcionar evidencia de que

los procesos y el producto cumplen los requisitos. 7.2. Procesos relacionados con el cliente El Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia determina los requisitos relacionados con el producto así como los requisitos especificados por el cliente relacionados con la atención ágil y oportuna para las matriculas, certificados, duplicados, y recetarios, el cumplimiento de la normas que rigen para el ejercicio de las ciencia animales, el debido procesos para la gestión ético disciplinaria y el desarrollo del ejercicio profesional mediante las capacitaciones y la gestión de los proyectos. Así mismo el Consejo determina los requisitos del cliente relacionados con la entrega oportuna del producto dando cumplimiento a los tiempos establecidos en las normas y procedimientos. Los requisitos relacionados con el producto se encuentran establecidos en la normatividad (Ley 576 de 2000, resolución número 001478, Ley 73 de 1985, reglamento del consejo Mayo 29 del 2009 y reglamento del tribunal Mayo 29 del 2009) El Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia revisa los requisitos relacionados con el producto antes de comprometerse a proporcionar el producto al cliente y mantiene los registros de los resultados de la revisión y de las acciones originadas de las mismas. El Consejo Profesional determina e implementa las disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes (5.5) asegurándose que se cuente con la información sobre el producto mediante la página web, uso de volantes o



plegables, las consultas y la retroalimentación del cliente atendiendo oportunamente todas las quejas y reclamos. 7.3. Diseño y desarrollo Este numeral fue excluido del sistema de gestión de la calidad (3) 7.4. Compras El Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia se asegura que el producto adquirido cumple con los requisitos de compra especificados en los contratos, pliego de condiciones y términos de referencia. El Consejo Profesional cuenta con el proceso de Gestión Administrativa encargado de adquirir suministrar y controlar los bienes recursos y servicios necesarios para el buen funcionamiento de los procesos así mismo aplicar todos los controles necesarios a los proveedores y al producto adquirido, también seleccionar, evaluar y reevaluar dichos proveedores de acuerdo a los criterios establecidos por el Consejo. El Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia en los contratos, pliegos de condiciones y términos de referencia, informa al proveedor los productos a comprar incluyendo todos los requisitos. Una vez adquirido el producto, COMVEZCOL establece e implementa una inspección para asegurarse que el producto comprado cumple con los requisitos de compras especificados. 7.5. Producción y prestación del servicio El Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia planifica y lleva a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas mediante:

• Disponiendo de información que describa las características del producto mediante la página web y el uso de plegables,

• La disponibilidad de instrucciones de trabajo descritas en el manual de

funciones, reglamento y procedimientos,

• El uso de equipo apropiado para el buen funcionamiento de los procesos y la producción y prestación del servicio como computadores, software, hardware y

• La implementación del seguimiento y la medición mediante los

indicadores de gestión (8.2).



El Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia identifica las matriculas, duplicados, certificados, recetarios, procesos disciplinarios, capacitaciones y proyectos mediante la asignación de números únicos consecutivos lo cual facilita el control y la trazabilidad. COMVEZCOL identifica, verifica, protege y salvaguarda los bienes que son propiedad del cliente suministrados para su utilización como la documentación entregada para los respectivos tramites, la información suministrada para los procesos disciplinarios, las propuestas y proyectos. COMVEZCOL preserva el producto durante el proceso interno y la entrega al destino previsto para mantener la conformidad con los requisitos, esta preservación incluye la identificación, manipulación y protección, para el caso de las matriculas profesionales estas van debidamente plastificadas, así mismo los demás productos se entregan en sus respectivos sobres, cuando son enviados por correo se les hace el seguimiento hasta la entrega. 7.6. Control de los equipos de seguimiento y medición Este numeral fue excluido del sistema de gestión de la calidad (3)

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

8.1. Generalidades El Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia planifica e implementa los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para demostrar la conformidad con los requisitos del producto, asegurarse de la conformidad del sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia. 8.2. Seguimiento y medición El Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia realiza el seguimiento y la medición relacionada con: La satisfacción del cliente: mediante la implementación de dos encuestas generales de satisfacción y una encuesta permanente en los puntos de atención sobre la atención ágil y oportuna. La conformidad del sistema de gestión de la calidad: mediante la realización anual de dos auditorías internas para determinar si el sistema de gestión de la calidad es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma ISO 9001: 2008, con los requisitos establecidos en el



sistema por el Consejo y determinar si se ha implementado y mantenido de manera eficaz. COMVEZCOL cuenta con un procedimiento documentado para la realización de las auditorías internas GCA-PR-03. El seguimiento y la medición de los procesos: mediante el diseño e implementación de indicadores de gestión, cada procesos cuenta con sus respectivos indicadores a los cuales se les realiza un seguimiento trimestral, así mismo cuando no se alcanzan las metas planificadas se llevan a cabo correcciones y acciones correctivas según sea conveniente. El seguimiento y medición del producto: se les hace seguimiento y se mide las características del producto para verificar que se cumplen con los requisitos del mismo, esto se realiza con la utilización de listas de chequeo implementadas en las etapas apropiadas del proceso de realización del producto y se mantienen los respectivos registros. 8.3. Control del Producto no conforme El Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia se asegura que el producto que no sea conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional, COMVEZCOL establece un procedimiento para el control del producto no conforme GCA-PR-04 donde se definen los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas para tratar el producto no conforme. 8.4. Análisis de datos El Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia determina, recopila y analiza los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia del sistema de gestión de la calidad y para determinar dónde puede realizarse la mejora continua. Los datos son generados del resultado del seguimiento y medición (8.2), las juntas del Consejo, las quejas para los procesos disciplinarios, la medición de la satisfacción del cliente. El análisis de datos proporciona información sobre la satisfacción del cliente, la conformidad con los requisitos del producto, las características de los procesos y el producto incluyendo las oportunidades para implementar las acciones de mejora y los proveedores. 8.5. Mejora El Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia de Colombia mejora continuamente el sistema de gestión de la calidad mediante el uso de la política y los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección.



COMVEZCOL establece un procedimiento documentado para las acciones de mejora el cual deja en claro la metodología para identificar, analizar y eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales que se presenten en el Sistema de Gestión de la Calidad. 9. DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DEL MANUAL DE LA CALIDAD COPIA

No NOMBRE CARGO

1 Ramón Correa Nieto Presidente del Consejo 2 Liliana Muñoz Pineda Secretaria Ejecutiva 3 Oscar Fernando Pardo Asesor SGC Nota: Este manual permanece disponible para la consulta en la carpeta de Dropbox y página web del consejo mediante el link del sistema de gestión de la calidad 10. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO RESPONSBALE

GCA-PR-01 Procedimiento control de documentos, datos e información

Representante de la dirección.

GCA-PR-02 Procedimiento control de registros Representante de la dirección.

GCA-PR-03 Procedimiento auditoria internas Representante de la dirección.

GCA-PR-04 Procedimiento control producto no conforme Representante de la dirección.

GCA-PR-05 Procedimiento acciones de mejora Representante de la dirección.

PES-CA-01 Caracterización Planeación estratégica Representante de la dirección.

GCA-CA-01 Caracterización Gestión de la calidad Representante de la dirección.

CES-CA-01 Caracterización Comunicación estratégica Representante de la dirección.

DEP-CA-01 Caracterización Desarrollo del Desarrollo del ejercicio profesional

Representante de la dirección.

VCO-CA-01 Caracterización Vigilancia y control Representante de la dirección.

GAD-CA-01 Caracterización Gestión administrativa Representante de la dirección.

GFI-CA-01 Caracterización Gestión financiera Representante de la dirección.

GDO-CA-01 Caracterización Gestión documental Representante de la dirección.



GCI-CA-01 Caracterización Gestión del control interno Representante de la

dirección.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre: Oscar Fernando Pardo Liliana Muñoz Pineda Ramón Correa

Cargo: Asesor SGC Secretaria Ejecutiva Presidente del Consejo

Firma:

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