Manual de Políticas y Procedimientos Dental Manual de las Políticas y Procedimientos Inducción a...

Manual de Políticas y Procedimientos Inducción a Clínicas

(VP-UDN-39)

Vicepresidencia de Unidades Especiales Directora Académica de Clínica

Clínica U Dental

Versión 1.0

27 de mayo, 2013

I. REGISTRO DE ACTUALIZACIONES

ÚLTIMA MODIFICACIÓN

MOTIVO PÁGINAS AFECTADAS

Creación del documento

Todas las páginas

ELABORADO REVISADO

FECHA

27/05/2013

27/05/2013

FIRMA

Dra. Eva Cortés

MBA Alejandra Quirós

CARGO

Directora Académica

de Clínica

Vicepresidencia de

Unidades Especiales

APROBADO

FECHA

27/05/2013

27/05/2013

27/05/2013

FIRMA

(Colocar firma y número de cédula del

responsable)


responsable)


responsable)

CARGO

Directora

Académica de Clínica

Vicepresidencia

de Unidades Especiales

Consejo

Universitario

II. INDICE

Sección Página

I. Registro de actualizaciones 2

II. Indice 3

III. Introducción 4

IV. Alcance 5

V. Responsables 6

VI. Marco Normativo 8

VII. Políticas y Procedimientos 9

1. Sección uno: Inducción a Clínicas 9 1.1. Objetivo principal 9

1.2. Politicas de operación 9

1.3. Descripción del procedimiento 17

1.4. Diagrama de flujo 23

1.5. Formatos e instructivos 27

1.6. Listas de Distribución 27

1.7. Glosario/definiciones 27

VIII. Anexos 28

IX. Control de cambios 32

Manual de las Políticas y Procedimientos Inducción a Clínicas

Elaborado por: Alejandra Quirós R.

VP UE-00

Vice Presidencia de Unidades Especiales

Versión 1.0 22/04/2013 Página 4 de 32

U Dental Revisión 22/04/2013

III. Introducción

La Vice Presidencia de Unidades Especiales, como ente administrativo de la Clínica U

Dental, suscrita a la Universidad Latinoamericana de Ciencia y Tecnología (ULACIT), emite

el presente documento con el propósito de contar con un instructivo que permita a la

Dirección Académica y a los Docentes de la Clínica U Dental, estandarizar el control, la

supervisión, la capacitación, la actualización y la comunicación de las políticas,

procedimientos, procesos y actividades específicas que se ejecutan en sus áreas de

trabajo, mediante la documentación de los mismos, con el fin de cumplir con las políticas y

procedimientos relacionados con la inducción a clínicas.

Este manual está conformado por un marco normativo de políticas y reglamentos internos,

los responsables específicos de las actividades de trabajo, los objetivos del procedimiento,

las políticas de operación, la descripción de actividades, los diagramas de flujo del proceso,

los formatos e instructivos de llenado respectivos y un glosario de términos específicos.

La Vicepresidencia de Unidades Especiales será responsable de la generación,

modificación, aprobación y difusión de las políticas y procedimientos incluidos en este

documento; coordinará con la Dirección Académica de Clínica y los docentes las

actividades complementarias requeridas para generar y actualizar este documento.

Cualquier contravención (desobediencia, desacato, falta) a las políticas y procedimientos

definidos en este documento y que afecte a la prestación del servicio ofrecido por la Clínica

U Dental se ajustará a lo dispuesto en los reglamentos de régimen disciplinario

establecidos por la Presidencia y el Consejo Universitario de ULACIT, en los casos que

corresponda.



VP UE-00




IV. Alcance

Este documento abarca los procesos, subprocesos y actividades administrativas,

operativas, académicas y clínicas ejecutadas por el personal administrativo y docente de la

Clínica U Dental, relacionado con las actividades programadas de inducción de los cursos

clínicos de Odontología y del Posgrado de Ortodoncia de la Facultad de Ciencias de la

Salud.



VP UE-00




V. Responsables

Vicepresidencia de Unidades Especiales: es responsable de emitir, evaluar,

aprobar, actualizar, comunicar y colaborar en la ejecución de las políticas y

procedimientos documentados; genera las recomendaciones y disposiciones finales

relativas a la inducción a clínicas de los de los estudiantes matriculados en los

programas de la Facultad de Ciencias de la Salud, en plena coordinación con la

Directora Académica de Clínica.

Decanatura de la Facultad de Ciencias de la Salud: es responsable de evaluar y

aprobar las políticas y procedimientos documentados; genera las recomendaciones

y disposiciones finales relativas a la inducción a clínicas de los estudiantes

matriculados en los programas de la Facultad, en plena coordinación con la

Directora Académica de Clínica.

Directora Académica de Clínica: es responsable de generar, comunicar, aplicar,

evaluar y actualizar las políticas y procedimientos documentados; genera las

disposiciones y recomendaciones complementarias relativas a la inducción a clínicas

de los estudiantes matriculados en los programas de la Facultad de Ciencias de la

Salud, en plena coordinación con la Vicepresidencia de Unidades Especiales, la

Decanatura de la Facultad de Ciencias de la Salud y el personal administrativo y

académico de la Clínica U Dental. Supervisa y participa en todas las actividades

relacionadas con la semana de inducción a clínicas: planificación, programación,

ejecución, evaluación, retroalimentación y mejora continua del proceso.

Docente Titular, Profesor: coordina con la Directora Académica la actualización,

divulgación y aplicación apropiada de las políticas y procedimientos amparados por

este manual. Ejecuta actividades específicas relativas a la programación de

inducción establecida: charlas, talleres, conferencias, simulación clínica.



VP UE-00




Asistente Administrativa: es responsable de coordinar con la Directora Académica y

la Vice Presidencia de Unidades Especiales, así como ejecutar las actividades de

inducción de su competencia. Colabora con la actualización, difusión y ejecución de

las políticas documentadas en este manual.

Coordinadora de Atención al Paciente (CAP): es responsable de coordinar con la

Directora Académica y la Vicepresidencia de Unidades Especiales, así como de

ejecutar las actividades de inducción de su competencia. Colabora con la

actualización, difusión y ejecución de las políticas documentadas en este manual.

Coordinadora de área clínica: es responsable de coordinar con la Directora

Académica y ejecutar las actividades de inducción de su competencia.

Auxiliar de área clínica: colabora con la Coordinadora de área clínica en la ejecución

de las actividades de inducción de su competencia.

Estudiante: tiene la responsabilidad de cumplir con todas las actividades de inducción programadas y supervisadas por la Directora Académica de la Clínica U Dental.



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VI. Marco Normativo

Legislación nacional

o Código de Ética del Colegio de Cirujanos Dentistas de Costa Rica.

Manuales y Políticas de la Vicepresidencia de Unidades Especiales

o Reglamento General de Clínica (VP-UDN-01)

o Manual de Normas y Procedimientos Clínicos (VP-UDN-02)

o Política y procedimiento que regulan los mecanismos de comunicación

con los estudiantes de clínica (VP-UDN-04)

o Normativa de presentaciones de caso.

o Manual de uso de Digital Dental Manager.

o Política y procedimiento que define los materiales disponibles en U Dental

y su uso de acuerdo con el Manual y Procedimientos

Clínicos (VP-UDN-05)

Documentos de referencia institucionales

o Manual de Blackboard para estudiantes



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VII. Políticas y Procedimientos

1. Sección uno: Inducción a clínicas

1.1. Objetivo de la política y procedimiento

Establecer los lineamientos para la gestión de las actividades de inducción a

clínicas que deben realizar los estudiantes de todos los programas de la

Facultad de Ciencias de la Salud que requieran en sus cursos el componente

clínico.

1.2. Políticas de operación

Art. 1. El proceso de inducción a clínicas engloba las actividades de

planeamiento y programación, ejecución, evaluación, así como de mejora

continua y optimización del proceso, el cual es considerado como

fundamental y obligatorio para todos los programas de la Facultad de

Ciencias de la Salud que requieran en sus cursos el componente clínico.

Art. 2. Las actividades planificadas y programadas de inducción a clínicas

para los estudiantes, deben ejecutarse en la semana (-1) del calendario

académico de ULACIT, denominada como “Semana de Inducción”, y

comprenden todas las actividades administrativas y académicas cuyo

propósito primordial está orientado a:

a. Lograr que los estudiantes aprendan elementos clave administrativos,

operativos, académicos y clínicos para uniformar (nivelar) su

conocimiento con respecto al que poseen todos los demás estudiantes

de la carrera respectiva.

b. Transmitir a los estudiantes conceptos y aspectos académicos que les

permitan desarrollar su aprendizaje y mejorar sus habilidades,

aptitudes y actitudes, con el fin de optimizar el aprendizaje para su

futuro profesional.



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c. Comunicar a los estudiantes aspectos administrativos de la Clínica U

Dental, tales como: reglamentos, normativas, manuales de políticas y

procedimientos, que les faciliten un adecuado tránsito y

desenvolvimiento ordenado, así como les permitan lograr un

desempeño personal y profesional óptimo en la Clínica.

d. Dar a conocer a los estudiantes, en forma ordenada y estandarizada,

la normativa, los procedimientos y protocolos clínicos vigentes.

e. Realizar la simulación de diferentes tratamientos dentales tomando en

cuenta el Manual de normas y procedimientos de U Dental vigente.

Art. 3. La Directora Académica es responsable en forma integral de planificar,

elaborar y supervisar la programación y ejecución de la inducción a clínica

para el cuatrimestre respectivo (ver formato en Anexo 1), según las siguientes

condiciones y actividades:

a) Planificar y designar los temas a ser desarrollados en la semana de

inducción.

b) Asignar el personal docente y administrativo a cargo de cada actividad

o tema de inducción específico contenido en la programación de la

inducción a clínica (conferencias, charlas, talleres, sesiones de

capacitación, simulaciones clínicas, sesiones de evaluación de la

inducción).

c) Comunicar al personal docente y administrativo que participa en la

planificación las actividades y responsabilidades designadas, según

las siguientes condiciones:

i. Enviar a los involucrados un recordatorio una semana antes de

la semana de inducción, vía correo electrónico.

ii. Designar una semana antes los profesores aprobados en U

Dental.

iii. Designar una semana antes, un miembro del personal

administrativo de clínica que realice llamadas telefónicas a



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estudiantes para recordar su asistencia a la semana de

inducción, con base en la lista de matrícula generada por la

Directora Académica, así como recordar los requisitos de

ingreso que debe cumplir.

d) Coordinar y asegurarse de la disponibilidad de los espacios físicos

requeridos para las sesiones de inducción: salas de la Clínica,

auditorio, sala de profesores, aulas, etc.) con las áreas involucradas

(Vicerrectoría de Gestión Tecnológica, personal de clínica).

e) Validar la programación con las diferentes jefaturas de la Clínica U

Dental, antes de la semana (-1). El personal involucrado es: Asistente

Administrativa, Coordinadora de Atención al Paciente (CAP), docentes

titulares, coordinadoras de área clínica.

f) Coordinar con la Vicepresidencia de Unidades Especiales todas las

actividades requeridas, que sean de su competencia y solicitar su

aprobación cuando sea necesario.

g) Invitar en caso necesario, a agentes externos para incorporarse a las

actividades y temas que den valor agregado a la semana de

inducción, tales como representantes del Colegio de Cirujanos

Dentistas de Costa Rica, personeros del Ministerio de Salud (MINSA);

microbiólogos y otros profesionales del área de ciencias médicas.

h) Definir los tratamientos y asignar el docente titular encargado de la

simulación clínica en cada sesión programada.

i) Comunicar al docente encargado, en la semana (15) del calendario

académico del cuatrimestre anterior, el tratamiento que se le ha

asignado en la simulación clínica. El docente a su vez, es responsable

de seleccionar el paciente para realizar el tratamiento.

j) Asegurarse de que la normativa a ser incluida en las actividades

programados de inducción incluya prioritariamente al menos los

siguientes documentos:



VP UE-00




i. Reglamento General de Clínica.

ii. Manual de Normas y Procedimientos Clínicos.

iii. Manual de materiales dentales de U Dental.

k) Verificar que el documento de programación de la inducción siempre

incluya los siguientes elementos (ver formato de Programación de

inducción a clínica, en Anexo 1):

i. Los requisitos de ingreso a clínica: por ejemplo, la vacunación

contra la Hepatitis B o recuento de anticuerpos, la póliza de

seguro estudiantil e ingreso de la totalidad del instrumental

solicitado.

ii. Los nombres del cuerpo docente titular a cargo de la actividad

respectiva.

l) Comunicar a los estudiantes la programación respectiva y el temario a

desarrollar en la semana (15) del cuatrimestre anterior (según el

calendario académico), en una actividad académica (lección en clase)

que permita reunir a todos los estudiantes requeridos. Los estudiantes

podrán recibir la programación en forma impresa o acceder a esta en

forma digital, mediante la plataforma Blackboard.

m) Solicitar a los estudiantes a más tardar el viernes de la semana de

inducción (semana -1), la entrega del comprobante de vacunación

contra la Hepatitis B, o en su defecto un examen clínico microbiológico

de recuento de anticuerpos contra hepatitis B, para el cumplimiento de

los requisitos de ingreso a la Clínica.

n) Auditar el cumplimiento del programa de inducción durante la semana

y realizar cualquier cambio que asegure el cumplimiento de la

programación.

o) Realizar la evaluación de la semana de inducción, acorde con lo

siguiente:



VP UE-00




i. Se debe entregar el formulario (Instrumento de evaluación de la

inducción al estudiante (ver formato en Anexo 1), para que evalúe

la actividad, antes de salir del recinto, el último día programado de

la semana.

ii. Analizar la evaluación para retroalimentar la planificación del

proceso, así como al personal administrativo y académico

involucrado.

p) Entregar el certificado de participación a los estudiantes (ver formato

en Anexo 1), el viernes después de la actividad de evaluación

realizada por el estudiante. El documento indica el cumplimiento de la

inducción a clínica, requisito indispensable para empezar los cursos

clínicos en la semana (1) del calendario académico. La Asistente

Administrativa es responsable de elaborar los certificados y hacerlos

llegar a la Directora Académica.

q) Crear una carpeta exclusiva para el curso respectivo, en la plataforma

Blackboard, que incluya los documentos requeridos: el material y

charlas utilizados en la semana de inducción para que sean

consultados por los estudiantes en la semana (1).

r) Verificar que el proceso de inducción se reinicie en forma oportuna y

apropiada en el siguiente cuatrimestre.

Art. 4. Los docentes titulares y profesores son responsables, según

corresponda, de:

a) Planificar y ejecutar la simulación clínica asignada, así como de

seleccionar al paciente para el tratamiento designado. Abarca la

práctica clínica guiada en la cual cada docente encargado realiza un

tratamiento clínico y explica paso a paso las normas y procedimientos

clínicos requeridos, durante la realización del tratamiento.



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b) Elaborar el documento de la presentación asignada en formato Power

Point, videos u otros y enviarlo a la Directora Académica, para que sea

incorporado en la carpeta del curso en la plataforma Blackboard.

c) Asignar tareas y lecturas adicionales a los estudiantes, en los temas

necesarios.

d) Orientar y evacuar las dudas de los estudiantes durante el proceso de

simulación clínica.

e) Asegurarse de que durante la simulación clínica se apliquen

apropiadamente las normas y procedimientos clínicos.

Art. 5. El personal administrativo de la Clínica (Asistente Administrativa,

Coordinadora de Atención al Paciente y las Coordinadoras de cada área

clínica son responsables, según corresponda, de:

a) Planear los requerimientos para la sesión de inducción asignada

(materiales, documentos).

b) Generar y planificar la presentación de normas y procedimientos del

área respectiva, según las siguientes condiciones:

i. Elaborarse el documento en formato Power Point.

ii. Fundamentar la presentación en los manuales de políticas y

procedimientos vigentes, correspondientes a su área.

iii. Enviar el documento a la Directora Académica, vía correo

electrónico, quince (15) días antes de la semana de inducción,

para ser revisado. Si la Directora Académica requiere cambios

o mejoras en el documento, deben corregirlo de inmediato y

enviar la versión final lo antes posible.

c) Coordinar la disponibilidad de su personal auxiliar respectivo, que

asegure la administración apropiada del puesto de trabajo cuando

deba ausentarse para realizar la presentación en la semana de

inducción. El personal auxiliar podrá sustituir o apoyar a la

coordinadora en casos calificados o de fuerza mayor (enfermedad,



VP UE-00




incapacidad, ausencia etc.), previa autorización de la Directora

Académica.

d) Designar gavetas, crear claves de acceso al sistema DDM e ingresar

los estudiantes al sistema CODISA, para establecer el proceso de

cobro (Asistente Administrativa).

Art. 6. El estudiante es responsable de acatar las siguientes disposiciones y

condiciones:

a) Presentarse puntualmente a las sesiones de inducción durante toda la

semana.

b) Presentarse con el uniforme oficial de la clínica (scrub celeste), sin

excepción.

c) Participar en forma activa de las actividades planeadas en la semana

de inducción.

d) Ingresar el instrumental a la clínica, solicitar la asignación de gavetas

y solicitar las claves en el sistema DDM, acorde con los requisitos y

protocolos establecidos.

e) Evaluar el proceso de inducción acorde con la normativa establecida.

f) Entregar el carné de vacunación cuando le sea solicitado.

g) Adquirir la póliza de seguro estudiantil de forma obligatoria en el

proceso de matrícula establecido por la Universidad.

h) Justificar las llegadas tardías o ausencias a las sesiones de inducción

de acuerdo con el Reglamento de Régimen Estudiantil, Capítulo IX, de

la Asistencia y Puntualidad a clase (versión ULACIT, 2000). Realizar

el proceso de atención de apelaciones de acuerdo con la normativa de

ULACIT (ambas pueden ser consultadas en la página web ULACIT).



VP UE-00




Art. 7. La asistencia durante la semana de inducción es obligatoria por lo

que el personal administrativo o académico debe pasar lista para que el

estudiante firme en la entrada del recinto, al inicio de las sesiones asignadas.

Art. 8. La tarde del día viernes (último día de la semana de inducción) se

designa para que los estudiantes realicen el proceso de ingreso del

instrumental a la clínica y el de asignación de gavetas, acorde con los

protocolos establecidos.



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1.3. Descripción del procedimiento (1/6)

Procedimiento: Inducción a clínicas Código: VP-UDN-39

Última revisión: 27/05/2013

Paso Unidad responsable Actividad Documentos involucrados

1

2

3

4

5

6

7








Subproceso: Planificación y programación de la inducción

Planificar y programar el proceso de inducción del cuatrimestre actual, revisar la programación de cuatrimestres anteriores, así como los resultados documentados de evaluaciones. Determinar los temas a exponer y establecer el tipo de actividad requerida: charla, conferencia, taller, simulación clínica. Comunicar al personal el tema específico a exponer y la actividad asignada (tratamientos, simulación clínica). Invitar a agentes externos en caso necesario. Proponer el día específico de cada actividad y el tema correspondiente. Coordinar la disponibilidad de los espacios físicos requeridos para las sesiones de inducción. Validar con el personal administrativo y académico la programación de la semana de inducción.

(Continúa subproceso…)

Programación de la Inducción Programación de la Inducción Correo electrónico Correo electrónico Programación de la Inducción Programación de la Inducción Correo electrónico Programación de la Inducción Correo electrónico



VP UE-00




Descripción del procedimiento (Continuación, 2/6) Procedimiento: Inducción a clínicas Código:

VP-UDN-39 Última revisión: 27/05/2013


8

9

10

11

12

13





Docente Asistente

Administrativa Coordinadora de

Atención al Paciente Coordinadora de

área clínica


¿Se aprueba la programación?

No Ajustar la programación de acuerdo con la disponibilidad de los participantes (día, hora, tema, actividad) y espacio físico disponible.

Sí

Generar la versión final del documento de programación de la inducción. Comunicar al personal participante la programación definitiva. Preparar presentación y material de actividad de inducción asignada. Preparar presentación y material de actividad de inducción asignada y enviarla a la Directora Académica para su revisión. Revisar presentación y material adicional (vídeos, etc.)


Programación de la Inducción Programación de la Inducción Programación de la Inducción Correo electrónico Presentación de actividad de inducción (Power Point) Presentación de actividad de inducción (Power Point) Correo electrónico Presentación de actividad de inducción (Power Point) Correo electrónico



VP UE-00







14

15

16

17

18

19

20


Docente Asistente

Administrativa Coordinadora de

Atención al Paciente Coordinadora de

área clínica


Asistente Administrativa

Coordinadora de Atención al Paciente

Coordinadora de área clínica

Docente Titular


¿Se aprueba presentación/material?

No Informar al personal académico y/o administrativo las correcciones o mejoras requeridas en presentación/material. Modificar presentación/material y enviar versión final a Directora Académica.

Ir al paso 13

Sí Informar al personal respectivo la aprobación final de la presentación y el material adicional (vídeos, etc.). Coordinar con personal auxiliar la administración del área de trabajo y prepararse para la actividad. Seleccionar el paciente para la simulación clínica. Comunicar y entregar a los estudiantes la programación de la inducción. Subir a plataforma Blackboard la programación vigente.


Presentación de actividad de inducción (Power Point) Correo electrónico Presentación de actividad de inducción (Power Point) Correo electrónico Correo electrónico Presentación de actividad de inducción (Power Point) Correo electrónico Programación de la Inducción



VP UE-00







21

22

23

24

25

26

27

28

Estudiante


Personal Administrativo


Directora Académica Docente Titular

Personal Administrativo


Docente Titular Personal

Administrativo

Estudiante


Acceder a la programación en plataforma Blackboard. Generar lista de matrícula vigente y entregarla a personal administrativo para generar recordatorio a estudiantes. Contactar a estudiantes y recordar su asistencia a semana de inducción y el cumplimiento de requisitos de ingreso. Enviar a los involucrados un recordatorio una semana antes de la semana de inducción.

Fin del subproceso Planificación y programación de la

inducción -------------------------------------------------

Subproceso: Ejecución de la inducción

Ejecutar las actividades de inducción según la programación establecida. Pasar lista al inicio de cada día de actividad de inducción. Firmar la lista de asistencia. Supervisar las actividades de inducción programadas.


Programación de la Inducción Lista de matrícula Lista de matrícula Correo electrónico Presentación de actividad de inducción (Power Point) Programación de la Inducción Lista de asistencia Lista de asistencia Programación de la Inducción



VP UE-00







29

30

31

32

33

34

35






Estudiante


¿Programación se desarrolla acorde con lo programado?

No

Realizar los ajustes en la programación de la inducción e informar a los estudiantes y personal involucrado.

Sí

Solicitar al estudiante los requisitos de ingreso a los cursos clínicos.

¿Estudiante presenta requisitos de ingreso?

No

Comunicar al estudiante la restricción para ingresar a clínicas.

Sí

Recibir, revisar y aceptar los requisitos de ingreso.

Fin del subproceso: Ejecución de la inducción

------------------------------------------------- Supervisar la evaluación de la inducción: entregar el formulario de evaluación a los estudiantes. Calificar el proceso de inducción. Recolectar los formularios de evaluación de la inducción.

(Continúa…)

Programación de la Inducción Correo electrónico Comprobante de vacunación contra la Hepatitis B, examen clínico microbiológico. Comprobante de vacunación contra la Hepatitis B, examen clínico microbiológico. Formulario de evaluación de la inducción. Formulario de evaluación de la inducción. Formulario de evaluación de la inducción.



VP UE-00







36

37

38

39

40

Estudiante

Coordinadora de Área

Asistente

Administrativa



Ingresar el instrumental a la clínica, solicitar la asignación de gaveta y solicitar la clave en el sistema DDM, acorde con los requisitos y protocolos establecidos. Recibir el instrumental y asignar la gaveta al estudiante. Asignar clave al estudiante en sistema DDM y CODISA. Subir a la plataforma Blackboard las presentaciones, vídeos y materiales adicionales para que el estudiante los consulte en el curso respectivo, a partir de la semana (1) del calendario académico. Analizar los resultados de la evaluación de la inducción y realizar los ajustes en la planificación de la inducción del cuatrimestre siguiente. Coordinar las actividades con la Vicepresidencia de Unidades Especiales, personal administrativo y académico.

Fin del Procedimiento

Presentación de actividad de inducción (Power Point). Formulario de evaluación de la inducción Programación de la Inducción

Documentado por: Vicepresidencia de Unidades Especiales

Aprobado por: Vicepresidencia de Unidades Especiales

Fecha de emisión: 27/05/2013



VP UE-00




1.4. Diagramas de flujo (1/4)

Inducción a Clínicas

Subproceso: Planificación y

programación de la inducción (1 de 2)

Alejandra Quirós R. 27/05/2013 VP-UDN-39-01

Planificar/programar

proceso de inducción del

cuatrimestre actual

Revisar programaciones

y evaluaciones

anteriores

Inicio

1

Programación de

la inducción

Correo electrónico

4

5

Proponer fechas

específicas de

actividades y temas

Coordinar disponibilidad

de espacios físicos

Validar programación de

semana de inducción

con personal académico

y administrativo

Determinar temas a

exponer y actividad

requerida

Comunicar tema y

actividad asignadas al

personal designado

2

¿Se aprueba

programación?

SÍ

Programación de

la inducción

Invitar a agentes

externos

en caso necesario

3

Correo electrónico

NO

Programación de

la inducción

Correo electrónico

Programación de

la inducción

Correo electrónico

Ajustar programación

según disponibilidad de

participantes y espacio

físico

Programación de

la inducción

Generar versión final de

programación de

inducción

Comunicar

programación al

personal involucrado

Programación de

la inducción

Correo electrónico

6

7

A



VP UE-00




Diagramas de flujo (Continuación, 2/4)


Subproceso: Planificación y

programación de la inducción (2 de 2)


Preparar presentación y

material de actividad

asignada

Enviar presentación a


8

Presentación de

actividad de inducción

Correo electrónico

¿Se aprueba

presentación/

material?

Modificar presentación/

material y enviarlos a la


9

NO

SÍ

Presentación de


Correo electrónico

Revisar presentación y


asignada

Informar al personal

respectivo la aprobación

de la presentación y


asignada

Correo electrónico

10

11

Coordinar la

administración del área

de trabajo y prepararse

para la actividad

Seleccionar paciente

para simulación clínica

12

Comunicar y/o entregar

programación de la

inducción a estudiantes

Subir programación a

plataforma blackboard

Presentación de


Correo electrónico

13

Programación de

la inducción

Generar lista de

matrícula y entregarla a

personal administrativo

Recordar actividad a

estudiantes y

cumplimiento de

requisitos de ingreso

Lista de matrícula

14

Recordar al personal

académico y

administrativo su

participación en

semana de inducción

15

Correo electrónico

A

Presentación de


Correo electrónico

Fin del subproceso

A



VP UE-00





A

Ejecutar actividades de

inducción acorde con

programación

establecida


Subproceso: Ejecución de la inducción


Presentación de


Programación de la

inducción

Pasar lista al inicio de

cada día de actividad de

inducción

Supervisar actividades

programadas

16

17

Lista de asistencia

Programación de la

inducción

¿Programación se

desarrolla según lo

programado?

Realizar y comunicar

ajustes en la

programación

NO

Solicitar requisitos de

ingreso al estudiante

18

19

Programación de la

inducción

Correo electrónico

SÍ

¿Estudiante

presenta requisitos

de ingreso?

Comunicar al estudiante

la restricción para el

ingreso a clínicas

NO

20

Recibir, revisar y aceptar

los requisitos de ingreso

a cursos clínicos

21Comprobante de

vacunación contra

hepatitis B

Examen clínico

microbiológico

Comprobante de

vacunación contra

hepatitis B

Examen clínico

microbiológico

B

SÍ



VP UE-00






Subproceso: Calificación, cierre y

evaluación de la inducción


B

Supervisar la evaluación

de la inducción

Entregar formulario a los

estudiantes

Formulario de

evaluación de la

inducción

Calificar el proceso de

inducción

22

23

Formulario de

evaluación de la

inducción

Recolectar formularios

de evaluación de la

inducción

Formulario de

evaluación de la

inducción

24

25

Subir a plataforma

Blackboard

presentaciones y

material adicional

26

Presentación de


Gestionar con estudiante el

ingreso de

instrumental a clínica

Asignar clave al estudiante

en sistemas

DDM y CODISA

Analizar resultados de la

evaluación de la

inducción

Ajustar planificación del

siguiente cuatrimestre

Formulario de

evaluación de la

inducción

Programación de la

inducción

27

Fin del procedimiento



VP UE-00




1.5. Formatos e instructivos

Programación de la Inducción a Clínica

Lista de matrícula vigente

Lista de asistencia

Formulario de evaluación de la inducción (Instrumento de evaluación de la

inducción).

Título de participación en la semana de inducción

1.6. Listas de Distribución


Decanatura de Facultad de Ciencias de la Salud

Dirección Académica de Clínica

Docentes Titulares, Profesores

Asistente Administrativa de U Dental

Coordinadora de Atención al Paciente

Coordinadora de área clínica

Auxiliar de área clínica

Estudiantes

1.7. Glosario/Definiciones

No aplican definiciones técnicas



VP UE-00




VIII. Anexos

Anexo 1. Formatos de formularios y registros por sección

Sección uno: Inducción a Clínicas

Programación de la Inducción a Clínicas



VP UE-00






Formulario de evaluación de la inducción (1/2)



VP UE-00






Formulario de evaluación de la inducción (2/2)



VP UE-00






Certificado (Título) de participación en la Semana de Inducción



VP UE-00




IX. Control de Cambios

Nombre del Manual

Fecha de modificación

Justificación de cambios

Manual de las Políticas y Procedimientos


Actualización de las Políticas y

procedimientos institucionales

Fecha de implementación

Manual de Políticas y Procedimientos Dental Manual de las Políticas y Procedimientos Inducción a...

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