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Manual de Procedimientos del Departamento de Facturación y Cobranza

Versión 1.2 Marzo 2017

Manual de Procedimientos del

Departamento de Facturación y Cobranza

Dirección de Administración y Finanzas Departamento de Facturación y Cobranza

Clave MP-DAF-SRF-DFC Versión 1.2 Vigencia: 16/marzo/2017 Página: 1 de 9

HOJA DE CONTROL

Aprobación del Documento

NOMBRES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS FIRMA

Elaboró:

C. René Jasso Jaime Jefe del Departamento de Facturación y Cobranza

Revisó:

C.P. Jorge Adrián Mancebo Padilla Subdirector de Recursos Financieros

Validó:

L.C. Daniel Enríquez Yedra Director de Administración y Finanzas

Aprobado en la Primera Sesión Ordinaria 2017 de la Junta de Gobierno de Notimex, Agencia de Noticias del Estado Mexicano, celebrada el 16 de marzo.

Control de Revisiones

N° de Revisión

Fecha de Revisión

Consideración del Cambio en el Documento

01 Septiembre 2014 Reforzar las políticas y actividades relativas a la facturación para asegurar una adecuada cobranza y, en su caso, recuperación judi-cial.

02 Febrero 2017

Derivado de los constantes cambios en materia recaudatoria de in-gresos propios de la Entidad se tiene como objetivo principal, la cap-tación eficiente de dichos recursos es por esto que dichos lineamien-tos se deben reforzar y/o complementar. Es importante considerar que los procedimientos deben estar en constante observación para que; en su caso, se atienda oportuna-mente cualquier evento.





Índice

I. Introducción ........................................................................................................... 3

II. Principios y Valores ............................................................................................... 3

IV. Objetivo del Manual ............................................................................................... 6

IV. Marco Jurídico ....................................................................................................... 6

V. Glosario ................................................................................................................. 7

VI. Políticas Generales ................................................................................................ 9

VII. Relación de Procedimientos .................................................................................. 9





I. Introducción

Con fecha 23 de febrero de 2012 el Comité Técnico de Cobranza, en su Primera Sesión Extra-

ordinaria de ese ejercicio, validó el “Manual de Políticas y Procedimientos del Departamento de

Facturación y Cobranza”; con el propósito de sistematizar y transparentar el proceso de emisión

de facturas y las gestiones administrativas de cobranza, así como el relacionado con la estima-

ción y cancelación de cuentas irrecuperables. Dicho documento fue aprobado por la Junta de

Gobierno en la Primera Sesión Ordinaria 2012, celebrada el 27 de marzo de ese año.

El Comisariato de la Secretaría de la Función Pública, en su opinión al Informe de Evaluación

de Gestión correspondiente al segundo semestre de 2013, recomendó dar prioridad a los traba-

jos relativos a la modificación al Manual de Políticas y Procedimientos del Departamento de

Facturación y Cobranza, cuyo propósito fue reforzar las medidas de cobro y disminuir al máximo

las cuentas incobrables.

Derivado de lo anterior, en su Tercera Sesión Ordinaria 2014, celebrada el 03 de septiembre de

ese año, el Comité Técnico de Cobranza, validó la actualización del Manual, en el que se refor-

zaron las políticas y actividades relativas a la facturación a fin de asegurar una adecuada co-

branza y, en su caso, recuperación judicial; mismo que fue aprobado por la Junta de Gobierno

en su Tercera Sesión Ordinaria 2014, la cual tuvo verificativo el 25 de septiembre del mismo

ejercicio.

Con fecha 13 de febrero de 2017, se llevó a cabo la Primera Sesión Ordinaria del Comité Téc-

nico de Cobranza, en la que se validó la actualización del presente Manual, la cual se realizó a

fin de atender la recomendación del Comisariato de la Secretaría de la Función Pública. En ese

sentido, en la Primera Sesión Ordinaria 2017 de la Junta de Gobierno, celebrada el 16 de mar-

zo, se aprobó la actualización del “Manual de Procedimientos del Departamento de Facturación

y Cobranza”, entrando en vigor a partir de esa fecha.

II. Principios y Valores

Principios constitucionales que todo servidor público debe observar en el desempeño de su

empleo, cargo, comisión o función:

1. Legalidad.- Los servidores públicos hacen sólo aquello que las normas expresamente les

confieren y en todo momento someten su actuación a las facultades que las leyes, regla-

mentos y demás disposiciones jurídicas atribuyen a su empleo, cargo, o comisión, por lo





que conocen y cumplen las disposiciones que regulan el ejercicio de sus funciones, facul-

tades y atribuciones.

2. Honradez.- Los servidores públicos se conducen con rectitud sin utilizar su empleo, cargo

o comisión para obtener o pretender obtener algún beneficio, provecho o ventaja personal

o a favor de terceros, ni buscan o aceptan compensaciones, prestaciones, dádivas, obse-

quios o regalos de cualquier persona u organización, debido a que están conscientes que

ello compromete sus funciones y que el ejercicio de cualquier cargo público implica un alto

sentido de austeridad y vocación de servicio.

3. Lealtad.- Los servidores públicos corresponden a la confianza que el Estado les ha confe-

rido; tienen una vocación absoluta de servicio a la sociedad, y satisfacen el interés supe-

rior de las necesidades colectivas por encima de intereses particulares, personales o aje-

nos al interés general y bienestar de la población.

4. Imparcialidad.- Los servidores públicos dan a los ciudadanos y a la población en general

el mismo trato, no conceden privilegios o preferencias a organizaciones o personas, ni

permiten que influencias, intereses o prejuicios indebidos afecten su compromiso para

tomar decisiones o ejercer sus funciones de manera objetiva.

5. Eficiencia.- Los servidores públicos actúan conforme a una cultura de servicio orientada

al logro de resultados, procurando en todo momento un mejor desempeño de sus funcio-

nes a fin de alcanzar las metas institucionales según sus responsabilidades y mediante el

uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando cualquier ostentación y dis-

crecionalidad indebida en su aplicación.

Valores que todo servidor público debe anteponer en el desempeño de su empleo, cargo, comi-

sión o funciones:

1. Interés Público.- Los servidores públicos actúan buscando en todo momento la máxima

atención de las necesidades y demandas de la sociedad por encima de intereses y bene-

ficios particulares, ajenos a la satisfacción colectiva.

2. Respeto.- Los servidores públicos se conducen con austeridad y sin ostentación, y otor-

gan un trato digno y cordial a las personas en general y a sus compañeros de trabajo, su-

periores y subordinados, considerando sus derechos, de tal manera que propician el diá-

logo cortés y la aplicación armónica de instrumentos que conduzcan al entendimiento, a

través de la eficacia y el interés público.





3. Respeto a los Derechos Humanos.- Los servidores públicos respetan los derechos hu-

manos, y en el ámbito de sus competencias y atribuciones, los garantizan, promueven y

protegen de conformidad con los Principios de: Universalidad que establece que los dere-

chos humanos corresponden a toda persona por el simple hecho de serlo; de Interdepen-

dencia que implica que los derechos humanos se encuentran vinculados íntimamente en-

tre sí; de Indivisibilidad que refiere que los derechos humanos conforman una totalidad de

tal forma que son complementarios e inseparables, y de Progresividad que prevé que los

derechos humanos están en constante evolución y bajo ninguna circunstancia se justifica

un retroceso en su protección.

4. Igualdad y no discriminación.- Los servidores públicos prestan sus servicios a todas las

personas sin distinción, exclusión, restricción, o preferencia basada en el origen étnico o

nacional, el color de piel, la cultura, el sexo, el género, la edad, las discapacidades, la

condición social, económica, de salud o jurídica, la religión, la apariencia física, las carac-

terísticas genéticas, la situación migratoria, el embarazo, la lengua, las opiniones, las pre-

ferencias sexuales, la identidad o filiación política, el estado civil, la situación familiar, las

responsabilidades familiares, el idioma, los antecedentes penales o en cualquier otro mo-

tivo.

5. Equidad de género.- Los servidores públicos, en el ámbito de sus competencias y atribu-

ciones, garantizan que tanto mujeres como hombres accedan con las mismas condicio-

nes, posibilidades y oportunidades a los bienes y servicios públicos; a los programas y

beneficios institucionales, y a los empleos, cargos y comisiones gubernamentales.

6. Entorno Cultural y Ecológico.- Los servidores públicos en el desarrollo de sus activida-

des evitan la afectación del patrimonio cultural de cualquier nación y de los ecosistemas

del planeta; asumen una férrea voluntad de respeto, defensa y preservación de la cultura

y del medio ambiente, y en el ejercicio de sus funciones y conforme a sus atribuciones,

promueven en la sociedad la protección y conservación de la cultura y el medio ambiente,

al ser el principal legado para las generaciones futuras.

7. Integridad.- Los servidores públicos actúan siempre de manera congruente con los prin-

cipios que se deben observar en el desempeño de un empleo, cargo, comisión o función,

convencidos en el compromiso de ajustar su conducta para que impere en su desempeño

una ética que responda al interés público y generen certeza plena de su conducta frente a

todas las personas con las que se vincule u observen su actuar.

8. Cooperación.- Los servidores públicos colaboran entre sí y propician el trabajo en equipo

para alcanzar los objetivos comunes previstos en los planes y programas gubernamenta-





les, generando así una plena vocación de servicio público en beneficio de la colectividad y

confianza de los ciudadanos en sus instituciones.

9. Liderazgo.- Los servidores públicos son guía, ejemplo y promotores del Código de Ética y

las Reglas de Integridad; fomentan y aplican en el desempeño de sus funciones los prin-

cipios que la Constitución y la ley les impone, así como aquellos valores adicionales que

por su importancia son intrínsecos a la función pública.

10. Transparencia.- Los servidores públicos en el ejercicio de sus funciones protegen los

datos personales que estén bajo su custodia; privilegian el principio de máxima publicidad

de la información pública, atendiendo con diligencia los requerimientos de acceso y pro-

porcionando la documentación que generan, obtienen, adquieren, transforman o conser-

van; y en el ámbito de su competencia, difunden de manera proactiva información guber-

namental, como un elemento que genera valor a la sociedad y promueve un gobierno

abierto.

11. Rendición de Cuentas.- Los servidores públicos asumen plenamente ante la sociedad y

sus autoridades la responsabilidad que deriva del ejercicio de su empleo, cargo o comi-

sión, por lo que informan, explican y justifican sus decisiones y acciones, y se sujetan a un

sistema de sanciones, así como a la evaluación y al escrutinio público de sus funciones

por parte de la ciudadanía.

IV. Objetivo del Manual

Normar e integrar en un documento los procedimientos relativos al proceso de emisión de

comprobantes fiscales digitales, así como las gestiones administrativas de cobranza de la

cartera vigente y vencida. En caso de cuentas irrecuperables, el procedimiento para la creación

de su estimación y su cancelación.

IV. Marco Jurídico

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

2. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

3. Ley que crea la Agencia de Noticias del Estado Mexicano.

4. Ley del Impuesto Sobre la Renta.





5. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

6. Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito.

7. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

8. Estatuto Orgánico de Notimex, Agencia de Noticias del Estado Mexicano.

9. Código de Comercio.

10. Código Fiscal de la Federación.

11. Código Federal de Procedimientos Civiles.

12. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto, y Responsabilidad Hacendaria.

13. Reglamento de la Ley de Impuestos Sobre la Renta.

14. Reglamento del Código Fiscal de la Federación.

15. Principios Básicos de Contabilidad Gubernamental.

16. Miscelánea Fiscal, vigente.

17. Norma de Información Financiera Gubernamental General para el sector Paraestatal NI-

FGG SP 03-Estimación de Cuentas Incobrables.

V. Glosario

Agencia Notimex, Agencia de Noticias del Estado Mexicano.

Antigüedad de Saldos Documento que detalla las cuentas pendientes por cobrar clasificándolas de

acuerdo a su vencimiento

Bitácora Documento en el que se detalla las acciones y/o gestiones realizadas por el

funcionario encargado de la cuenta

Cancelación de cuen-tas o documentos por cobrar irrecuperables

Es la baja en registros contables de adeudos a cargo de terceros y a favor

de Notimex, ante su notoria imposibilidad de cobro.





Carta Compromiso Documento elaborado por el cliente o el funcionario de cuenta en el cual

especifica la aceptación de los servicios incluyendo costos, periodos y res-

ponsabilidades futuras derivadas del uso y aceptación de los servicios

Comité Comité Técnico de Cobranza de Notimex, Agencia de Noticias del Estado

Mexicano.

Contrato Documento por el cual se hace constar la relación comercial y/o mercantil de

conformidad con las cláusulas estipuladas en dicho documento. Firmado

voluntariamente por ambas partes

Convenio Documento firmado por ambas partes en el cual se especifica la relación

comercial a un fin en específico.

Cotización Documento en el que se especifica la descripción y costos de los servicios

proporcionados por la Agencia

Cuentas o Documen-tos por Cobrar

Derechos de cobro a favor de Notimex, los cuales se originan de sus activi-

dades primarias; es decir la prestación de servicios noticiosos y que repre-

senta una parte del presupuesto de ingresos de la entidad.

Estado de Cuenta Documento que detalla los movimientos del cliente

Estimación para Cuentas o Documen-tos por Cobrar Irrecu-perables

Es la afectación que la Entidad hace a sus resultados, con base en las cuen-

tas de difícil cobro que el Departamento de Facturación y Cobranza turna a

la Dirección de Asuntos Jurídicos, para mostrar razonablemente el grado de

incobrabilidad de las mismas, a través de su registro en una cuenta de ma-

yor de activo de naturaleza deudora.

Factura Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).

Manual Instrumento de información que contiene en forma ordenada y sistemática,

información y/o instrucciones sobre diversos temas o procedimientos de una

organización.

OIC Órgano Interno de Control en Notimex, Agencia de Noticias del Estado Me-

xicano.

Pedido, u Orden de Compra

Documento emitido por el cliente en el que se especifica su solicitud y/o

aprobación de un servicio en específico.





Tax ID Número de identificación fiscal asignado por las autoridades correspondien-

tes en el extranjero. (Solo en el caso de clientes con domicilio fuera del terri-

torio nacional).

VI. Políticas Generales

1. Los procedimientos para la facturación y cobranza de los servicios de la Agencia, son

responsabilidad de la Dirección de Administración y Finanzas a través del Departamento

de Facturación y Cobranza, con la participación de las Direcciones de Comercialización y

de Asuntos Jurídicos.

2. Se contará además con un Comité Técnico de Cobranza, el cual será responsable de

asesorar sobre cualquier duda e interpretación de las políticas, normas y procedimientos

que establezca el presente documento.

VII. Relación de Procedimientos

ID Clave Nombre

1. DAF-SRF-DFC-01 Procedimiento de Facturación

2. DAF-SRF-DFC-02 Procedimiento de Cobranza

3. DAF-SRF-DFC-03 Procedimiento para la Estimación de Cuentas Incobrables

Procedimiento de Facturación

Dirección de Administración y Finanzas


Clave DAF-SRF-DFC-01

Versión1.0 Vigencia: 16/marzo/2017 Página: 1 de 11







HOJA DE CONTROL



Elaboró:


Revisó:


Aprobó:




N° de Revisión

Fecha de Revisión


01 Septiembre 2014 Reforzar las políticas y actividades relativas a la facturación para asegurar una adecuada cobranza y, en su caso, recuperación judi-cial.

02 Febrero 2017

Reforzar las políticas y actividades relativas a la facturación conforme a la normatividad fiscal vigente y de manera eficiente para que con ello exista una certeza más adecuada en la mejora de la captación de los recursos.






Índice

A.- Alcance ................................................................................................................. 4

B.- Objetivo del Procedimiento .................................................................................. 4

C.- Políticas de Operación ......................................................................................... 4

D.- Descripción de Actividades .................................................................................. 7

E.- Diagrama de Flujo ................................................................................................ 9






A.- Alcance

El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria para el personal que

realice las funciones de facturación en Notimex, Agencia de Noticias del Estado Mexicano, den-

tro del ámbito de sus respectivas competencias.

El lenguaje empleado en este documento no pretende generar ninguna clase de discriminación,

ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas a

un género u otro, representan tanto al femenino como al masculino, abarcando ambos sexos.

B.- Objetivo del Procedimiento

Normar e integrar en un documento las actividades relativas al proceso de emisión de compro-

bantes fiscales digitales, así como las gestiones administrativas de facturación de los servicios

que presta la Agencia a sus clientes.

C.- Políticas de Operación

La Dirección de Comercialización deberá:

1) Verificar, con la Dirección de Administración y Finanzas, los antecedentes crediticios de

los clientes que contratarán el servicio.

2) Solicitar a la Dirección de Administración y Finanzas la emisión del comprobante fiscal, a

través de una orden de Facturación.

3) Emitir las órdenes de facturación y dirigirlas a la Dirección de Administración y Finanzas

con copia al Departamento de Facturación y Cobranza. Estas deberán contar con el nom-

bre y rúbrica de quien elabora y nombre y firma de quien autoriza.

4) Notificar por un periodo mínimo de tres días de anticipación a la siguiente facturación, las

modificaciones de los contratos vigentes con los clientes, presentando la documentación

soporte que así lo acredite.

5) Informar y solicitar por escrito a la Dirección de Administración y Finanzas sobre la emi-

sión de Notas de Crédito a petición del cliente.






6) Subsanar las observaciones y/o correcciones emitidas por la Dirección de Administración

y Finanzas y/o del Departamento de Facturación y Cobranza, que permiten la correcta

emisión de la factura.

El Departamento de Facturación y Cobranza deberá:

7) Verificar que previo a la emisión de un comprobante fiscal digital, se cuente con los documen-

tos oficiales para ello, como son: Contratos o Convenios, pedidos, cotizaciones autorizadas

por el cliente u órdenes de servicio, en su caso, carta compromiso firmada por el cliente u ofi-

cios elaborados por la o el servidor público responsable de la cuenta y firmados por el (la) Di-

rector(a) de Comercialización, órdenes de facturación y documentación fiscal del cliente.

8) Verificar que en caso de que no se cuente con el contrato o convenio, pedidos, cotizacio-

nes autorizadas por el cliente u órdenes de servicio, se reciba provisionalmente, carta

compromiso firmada por el cliente u oficio o carta compromiso por parte de la Dirección de

Comercialización, especificando los motivos por los que no se entrega.

9) Verificar que en los casos de clientes denominados o catalogados como “Eventuales”, y

que de los cuales no sea recibido el contrato, convenio, pedido u orden de servicio; sea

recibida, el documento denominado “Carta Compromiso”, “Cotización Autorizada por el

Cliente” u “Orden de Compra” firmada por el cliente y rubricada por el funcionario respon-

sable de la cuenta.

10) Verificar que los documentos recibidos de parte de la Dirección de Comercialización para

iniciar la facturación, cuenten con todos los requisitos legales y se encuentren debidamen-

te formulados y firmados por el área responsable.

11) Emitir la factura electrónica, de acuerdo con los contratos, convenios, pedidos u órdenes

de servicio siguientes:

a) Anuales: Dentro de los plazos establecidos en el contrato.

b) Específicos (Eventuales): Conforme a lo estipulado y dispuesto en la orden de factu-

ración.

c) Gobierno: Conforme a los términos acordados con la Institución, previa notificación

escrita por la Dirección de Comercialización.






12) Verificar que las ordenes de facturación elaboradas por la Dirección de Comercialización,

cumplan con los requisitos necesarios para poder emitir la factura; asimismo, verificar que

cuente con el nombre y rubrica de quien elabora y nombre y firma de quien autoriza.

13) En caso de clientes nuevos, personas físicas o morales, la primera orden de facturación

deberá de acompañarse, además del respectivo contrato o carta compromiso, con el RFC

que señale el domicilio fiscal, e identificación oficial (sólo para personas físicas); en el ca-

so de clientes internacionales se acompañará del Tax ID.

14) Vigilar y, en su caso notificar a la Dirección de Comercialización, que, al inicio de cada

facturación conforme a lo estipulado en el contrato, el cliente no cuente con adeudos ante-

riores o se encuentre en proceso de cobro a través de la Dirección de Asuntos Jurídicos.

15) Proporcionar a la Dirección de Comercialización, dentro de los diez primeros días natura-

les posteriores al cierre de facturación, los archivos electrónicos correspondientes a la fac-

turación del mes inmediato anterior.

16) Establecer, entre otros, los siguientes mecanismos de control interno, que permitan el

funcionamiento de la operación del Departamento:

a) Asignar cada cuenta a un(a) Gestor(a) de Cobranza, quien será responsable de lle-

var una Bitácora donde registrará el envío y acuse de los comprobantes fiscales di-

gitales, las gestiones de cobro y la recepción de pagos.

b) De igual forma, el (la) Gestor(a) será responsable de integrar un expediente por ca-

da cliente, en el que anexará la documentación recibida y generada, de acuerdo con

las necesidades de la operación y cumpliendo con los lineamientos archivísticos;

debiendo en todo momento salvaguardar la información reservada y confidencial

que maneja.






D.- Descripción de Actividades

N° Actividad

Responsable Actividad Documento de

Trabajo

1. Dirección de Comercialización

Remite oficio u órdenes de facturación a la Dirección de Administración y Finanzas, anexando los respecti-vos contratos, órdenes de servicio, pedidos, cartas compromiso, cotizaciones autorizadas por el cliente u órdenes de compra; con copia de conocimiento al Departamento de Facturación y Cobranza.

Oficio u Orden de Facturación

2. Director de Administración y Finanzas

Recibe oficio u órdenes de facturación y turna al De-partamento de Facturación y Cobranza.

3. Encargado(a) de la Facturación

Recibe los oficios u órdenes de facturación de los servicios vendidos con el soporte documental y verifi-que que esté debidamente integrada. Turna al Jefe de Departamento.

4. Jefe(a) del Departamento de Facturación y Cobranza

Revisa documentación.

¿Procede?

No: Notifica telefónicamente y a través de correo electró-

nico, a la Dirección de Comercialización para hacer las correcciones necesarias, para reiniciar la actividad 3.

De ser el caso, notifica a la Dirección de Comercialización que el cliente tiene antecedentes crediticios desfavora-bles.

Si: Turna en original toda la documentación recibida al (a

la) Gestor(a) designado(a), y copia al Encargado(a) de la Facturación.

Correo electrónico

5. Gestor(a) del Departamento de Facturación y Cobranza

La documentación corresponde a una cuenta existente:

Sí: Registra, fotocopia e incorpora original al expediente

correspondiente.

No: Asigna clave de suscriptor y notifica por correo elec-

trónico a la Dirección de Comercialización y al Departa-mento de Contabilidad, y continúa con la actividad 6.

En ambos casos, turna fotocopia de documentación al Encargado(a) de Facturación.

Fotocopia de órde-nes de facturación


El cliente corresponde a una cuenta existente:

Sí: Captura en el “Sistema de Facturación Electrónica” los

datos para generar la factura y los registros de cuentas por cobrar.

Registro electrónico en “Sistema de Facturación Electró-nica”


Imprime la factura y lo integra al expediente correspon-diente para resguardo y uso interno.

Comprobante fiscal digital






N° Actividad

Responsable Actividad Documento de

Trabajo


Turna al Jefe de Departamento los archivos electrónicos para su visto bueno.

9. Jefe del Departamento de Facturación y Cobranza

Revisa factura contra documentación soporte.

¿Procede?

No: Regresa al Encargado(a) de la facturación para co-

rregir los datos, para reiniciar la actividad 6.


Sí: Turna la factura junto con la documentación que lo

sustenta al (a la) Gestor(a) designado(a) para el registro, envió y seguimiento de cobro.

Registro en Bitácora

11. Jefe del Departamento de Facturación y Cobranza

Registra en control, turna factura y soporte a Gestor. Factura


Recibe el Gestor(a) del Departamento de Facturación y Cobranza el expediente asignado.


¿Cliente con cuenta?

No: Se crea expediente.


Sí: Se incorpora la documentación soporte al expediente.


Remite al cliente el comprobante fiscal digital vía correo electrónico, y registra en la Bitácora.

Correo electrónico Registro en Bitácora

Fin de Procedimiento de Facturación.

Inicia Procedimiento de Cobranza.






No

Si

E.- Diagrama de Flujo

Documentos de en-trada

Actividades Documentos resultan-

tes

Dir

ecció

n d

e C

om

erc

ializ

ació

n

Oficio u Orden de

Facturación

DA

F

Jefe

del D

epart

am

ento

de F

actu

ració

n y

Cobra

nza

4. ¿Procede?

INICIO

1. Remite documento a

DAF con copia al Depar-

tamento de Facturación y

Cobranza

2. Recibe y turna origina-

les al Departamento de

Facturación y Cobranza

Orden de factu-

ración, contrato,

orden de compra

o pedido.

3. Recibe y revisa documentos.

A

Se Notifica por Tel. y/o correo electrónico.

Comercialización realiza correc-ciones, Reinicia Actividad 1

A

Orden de factu-

ración, contrato,

orden de compra

o pedido.






5. ¿Cliente

con Cuenta?

Si

No

10. ¿Procede? No

Si



tes

Ge

sto

r(a

) d

el D

ep

art

am

en

to d

e F

actu

ració

n y

Co

bra

nza

Jefe

del D

epart

am

ento

de F

actu

ració

n y

Cobra

nza

Asigna clave, se comunica a Dir. Comercia-lización y Contabilidad.

Oficio

6. Captura en sistema de facturación Electró-nica.

Factura

B

7. Imprime Factura e Integra a consecutivo de facturación.

8. Deposita factura en carpeta compartida e informa al Jefe de Depar-tamento.

9. Revisa factura contra

documentos soporte.

Regresa para

Corregir.

B






13. ¿Cliente con

cuenta?

No

Si



tes

Je

fe d

el D

ep

to. F

ac.

y

Co

bra

nza

Ge

sto

r

11. Registra en control turna factura y soporte a Gestor.

12. Recibe.

14. Incorpora documen-tos al expediente del cliente.

15. Remite factura al cliente, confirma recepción y registra en bitácora.

FIN

Correo electróni-

co y bitácora.

Factura

Expediente de

Cliente Crea

Expediente.

Procedimiento de Cobranza


Clave DAF-SRF-DFC-02 Versión 1.2 Vigencia: 16/marzo/2017 Página: 1 de 14





HOJA DE CONTROL



Elaboró:


Revisó:


Validó:




N° de Revisión

Fecha de Revisión


01 Septiembre 2014 Reforzar las políticas y actividades relativas a la cobranza, que permi-tan una adecuada recuperación de los créditos por cobrar a favor de la Agencia.

02 Febrero 2017 Reforzar las políticas y actividades relativas a la captación de recur-sos por concepto de cobranza, contando con los menores riesgos de incobrabilidad.




Índice

A.- Alcance ................................................................................................................. 4




E.- Diagrama de Flujo .............................................................................................. 10




A.- Alcance


realice las funciones de cobranza en Notimex, Agencia de Noticias del Estado Mexicano, dentro

del ámbito de sus respectivas competencias.





Normar e integrar en un documento las actividades relativas al proceso de emisión de compro-

bantes fiscales digitales, así como las gestiones administrativas de cobranza de la cartera vi-

gente y vencida. En caso de cuentas irrecuperables, establecer las actividades para la creación

de su estimación y su cancelación.


1) El Departamento de Facturación y Cobranza deberá cumplir con el principal objetivo de este

Manual, empleando controles escritos o electrónicos como pueden ser: estados de cuenta,

reportes de antigüedad de saldos, bitácora de seguimiento, consecutivos de facturación y co-

branza, entre otros, los cuales deberán ser proporcionados a los Gestores de Cobranza.

2) Se deberá integrar al expediente de cada cliente copia de la factura y comprobante de

pago; en caso de clientes con dificultad de cobro, se integrarán los documentos que evi-

dencien la labor de cobranza, como pueden ser: correos electrónicos, copia de la bitácora

de seguimiento, avisos de suspensión y/o cancelación.

3) Es obligación del personal adscrito al Departamento de Facturación y Cobranza hacer

efectivo el cobro de las obligaciones del cliente conforme a la factura electrónica emitida.

En caso de incumplimiento se deberá hacer del conocimiento al (a la) Jefe(a) del Depar-

tamento para que a través de él (ella) se inicien las medidas pertinentes.

4) Es responsabilidad del (de la) Jefe (a) del Departamento de Facturación y Cobranza, vigi-

lar los correctos registros de las facturas electrónicas y cobro de las mismas en los siste-




mas y controles con los que cuenta el Departamento; asimismo, a través de una Cédula

de Cobranza, se enviara diariamente a la Coordinación de Recursos Económicos, la co-

branza del día inmediato anterior detallando el concepto de los ingresos para su conoci-

miento y registro correspondiente.

5) Es obligación del personal adscrito al Departamento Facturación y Cobranza mantener un

riguroso cumplimiento del contrato, en lo que a pagos se refiere, para lo cual hará uso de

las herramientas manuales y electrónicas disponibles, tales como: hojas de cálculo, pro-

cesador de palabras, correo electrónico, bitácora de seguimiento, cédula de cobranza,

etc. Asimismo, mantendrá informado al (a la) Jefe (a) del Departamento, de cualquier si-

tuación extraordinaria que permita recibir el pago con fecha posterior a lo establecido.

6) En cuanto a clientes del sector gobierno, los pagos se sujetarán a las cláusulas de los contra-

tos firmados con cada uno de ellos. En caso de que se haya facturado sin contrato por atra-

sos en los procesos administrativos y/o jurídicos, se exigirá el pago inmediatamente.

7) El Departamento de Facturación y Cobranza informará al cliente, en forma electrónica y a

través de la vía telefónica, el saldo próximo a vencer y que tiene por pagar, marcando co-

pia de conocimiento a la Dirección de Comercialización.

8) El Departamento de Facturación y Cobranza solicitará a la Dirección de Comercialización,

la suspensión del servicio de los clientes que presenten atraso en sus pagos, detallando

el (los) motivo(s) por la que se solicita.

9) La Dirección de Comercialización enviará a la Subdirección de Soporte Técnico la orden

de suspensión después de haber realizado una última gestión de cobro con el cliente que

presente atraso en sus pagos.

10) El Departamento de Facturación y Cobranza una vez que se cuente con la evidencia del

pago, solicitará a la Dirección de Comercialización la reactivación del servicio.

11) El (la) Coordinador (a) de Recursos Económicos será responsable de supervisar y apoyar

al (a la) Jefe(a) del Departamento de Facturación y Cobranza en todo lo relacionado con

las gestiones de la cobranza; asimismo, los y las gestoras están obligados (as) a notificar

al titular del Departamento cualquier situación fuera de lo estipulado en el contrato y/o

plazos establecidos y previamente notificados al cliente.




12) El Departamento de Facturación y Cobranza proporcionará a la Dirección de Comerciali-

zación un reporte detallando el estado de cuenta por cliente del mes inmediato anterior,

dentro de los diez primeros días naturales de cada mes.

13) En caso de clientes que reinicien relaciones comerciales con la Agencia, y que no tuvieron

un buen historial crediticio con la misma, se les solicitará pago por adelantado durante un

periodo mínimo de tres meses.

14) Si en un plazo máximo de 90 días naturales a partir de la suspensión del servicio no se

logra la liquidación del adeudo, o no se tiene un acuerdo entre ambas partes, la Dirección

de Administración y Finanzas, enviará los expedientes a la Dirección de Asuntos Jurídicos

conforme a lo establecido a las “Normas y Bases para Cancelar Adeudos a cargo de Ter-

ceros y a favor de Notimex, Agencia de Noticias del Estado Mexicano”.

15) Para el registro de la estimación para cuentas incobrables, así como su cancelación se

estará lo dispuesto en la “Norma de Información Financiera Gubernamental General para

el sector Paraestatal NIFGG SP 03-Estimación de Cuentas Incobrables”.


N° de Actividad

Responsables Descripción de la Actividad Documento de

trabajo


Da seguimiento constante a las cuentas asignadas,

enviando recordatorios al cliente, mínimo dos sema-

nas antes del vencimiento del pago a través de co-

rreo electrónico o vía telefónica, y registra en la Bitá-

cora.

Primer Recordatorio de

pago


2 Gestor(a) del Departamento de Facturación y Cobranza

Un día antes del vencimiento de pago, y en caso de

no haber recibido depósito, envía segundo recordato-

rio, y registra en Bitácora.

Segundo Recordatorio de

pago



¿Se recibe pago?

Sí, continúa con la actividad.

No, Emite el Segundo recordatorio y pasa a la activi-

dad 6.




N° de Actividad


trabajo


Verifica pago y elabora a diario una Cédula de Cobran-

za en la cual se registran los depósitos del día hábil

anterior, y la turna, con copia de los depósitos, al (a la)

Jefe(a) del Departamento.

Anexa copia del depósito junto con una copia de la

factura en el expediente del cliente.

Cédula de Cobranza


Recibe, revisa y firma la Cédula de Cobranza; la captura

en el Sistema de Cuentas por Cobrar y la turna a la

Coordinación de Recursos Económicos.

TERMINA PROCEDIMIENTO

(Para clientes con pago)


¿Se recibe pago?

No, continúa con la actividad 7.

Sí, Emite el Segundo recordatorio y pasa a la activi-

dad 4.


En caso de no recibir el depósito o su intención de

pago, y a más tardar un día hábil posterior a su ven-

cimiento, envía al cliente, con copia al (a la) Jefe(a)

del Departamento, una notificación estableciendo

fecha límite para pago del saldo vencido, indicando

que en caso de no recibir el pago la cuenta será

suspendida inmediatamente. Registra en la Bitácora.

Notificación electrónica de vencimiento

Registro en

Bitácora


El mismo día que recibe la notificación de vencimien-

to, contacta al cliente por correo electrónico o vía

telefónica, reiterando la fecha límite de pago, el saldo

vencido y que en caso de no pagar se suspenderá el

servicio.



¿Se recibe el pago?

Si: Regresa a la actividad 4.


No: Envía oficio a la Dirección de Comercialización

por medio de correo electrónico, solicitando la sus-

pensión inmediata del servicio, señalando a detalle

las gestiones realizadas de cobro.

Oficio vía correo electrónico

11. Dirección de Comercialización

Remite correo electrónico informando la suspensión

del servicio o, en su caso, señalando las causas de

no suspensión.

Correo electrónico




N° de Actividad


trabajo


Da seguimiento a las cuentas que se encuentran

suspendidas, intensifica sus acciones de cobro a

través de un número mayor de llamadas telefónicas,

envío de un número mayor de correos electrónicos y,

en su caso, realiza visitas domiciliarias.

En todo momento guarda cualquier evidencia docu-

mental que acredite dichas actividades, y registrándo-

las en la Bitácora.



¿El cliente realiza pago?

No: Continua con la actividad 16.

Sí: Verifica depósito en cuenta bancaria de la Agen-

cia, y regresa a la actividad 4.

Notifica por correo electrónico al Jefe de Departa-

mento para solicitar reactivación del servicio, previo

consentimiento del cliente.

Correo electrónico



Remite oficio por correo electrónico a la Dirección de

Comercialización, solicitando la reactivación del ser-

vicio.

Oficio vía correo electrónico

Registro en

Bitácora

15. Dirección de comercialización

Informa al Departamento de Facturación y Cobranza

la reactivación de la cuenta.

TERMINA PROCEDIMIENTO

(Para cliente suspendido)


En coordinación con el Gestor se establecen los

mecanismos para intensificar las acciones de cobro,

tales como:

- Correos electrónicos;

- Llamadas telefónicas;

- Visitas domiciliarias;

- Establecimiento de acuerdo para pago.

Evidencia de gestiones de cobro



Realiza acciones para intensificar cobro de adeudos.



Si: Verifica depósito en cuenta bancaria de la Agen-

cia, y regresa a la actividad 4.

Correo electrónico





N° de Actividad


trabajo


Si dentro de un plazo de 90 días naturales, contados

a partir de la emisión de la factura vencida, no se

obtiene el pago o compromiso formal para que pa-

gue, se enviará al cliente a través de correo electró-

nico ; o en su caso, acudiendo al domicilio del cliente,

una notificación la cual informe que en caso de no

recibir el pago en un plazo no mayor a 10 días hábi-

les contados a partir de la recepción del aviso, la

cuenta se turnará a la Dirección de Asuntos Jurídicos

para dar inicio a las gestiones procesales; esta activi-

dad se realizará hasta en 3 ocasiones durante el

periodo antes señalado complementando con llama-

das telefónicas al cliente y registrando en la bitácora.

Aviso de ejecuciones procesales


Evidencia de

gestiones de cobro



Si: Verifica depósito en cuenta bancaria de la Agen-

cia, y regresa a la Actividad 4.

Notifica por correo electrónico al Jefe de Departa-

mento para solicitar la reactivación del servicio, pre-

vio consentimiento del cliente.

Correo electrónico



No: Inicia Procedimiento de Estimación de Cuentas

Incobrables.

FIN DEL PROCEDIMIENTO




No

3. ¿Recibe

Pago?

Sí


Documentos de entrada

Actividades Documentos resultantes

Gesto

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del D

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ento

de F

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ració

n y

Cobra

nza

Jefe

(a)

del D

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ento

de F

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obra

nza

INICIO

Bitácora 1. Seguimiento a cuentas Asignadas enviando

recordatorios al cliente.

2. Envío Primer Recordatorio

4. Verifica Depósito elabora cédula y registra.

Remite Segundo

Recordatorio

5. Revisa, captura y turna a Coordinación de Recursos Económicos.

TERMINA PROCEDIMIENTO (Para clientes con pago)

Cédula de Cobranza

con anexos. A

Cuenta Asignada.




No

6. ¿Recibe Pago?

Sí

9. ¿Recibe

Pago? Sí

No



Gesto

r(a)

del D

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am

ento

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n y

Cobra

nza

Jefe

(a)

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Gesto

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Jefe

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a-

ció

n

A

7. Envía Notificación de vencimiento

Correo electrónico

Registro Bitácora.

8. Contacto con Cliente

Correo electrónico o

llamada.

Registro Bitácora.

10. Solicita a la Dirección de Comercialización la suspensión del servicio.

Oficio por correo

electrónico.

Remite correo con

promesa de pago.

A

11. Informa suspensión de servicio y en su caso los motivos de no suspensión.




13. ¿Recibe

Pago?

Sí

No



Gesto

r(a)

del D

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de F

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n y

Co-

bra

nza

Je

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Factu

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Co

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nza

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ializ

ació

n

12. Intensifica labor de

cobranza a cliente

suspendido.

Notifica por correo electrónico al Jefe de Departamento

A

Remite correo.

14. Solicita reactivación

a Dirección Comercial.

15. Informa

reactivación de la

cuenta.

TERMINA PROCEDIMIENTO (Para cliente suspendido)




No

Sí

18. ¿Recibe

Pago?



Jefe

(a)

del D

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am

ento

de F

actu

ració

n y

Cobra

n-

za

Gesto

r(a)

del D

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am

ento

de F

actu

ració

n y

Cobra

nza

16. Promueve la

intensificación de la

cobranza.

17. Realiza Acciones

acordadas.

Registro en Bitácora y

evidencia en expediente.

Informa al Jefe de Departamento Facturación y

Cobranza

A

TERMINA PROCEDIMIENTO (Para clientes con pago)




20. ¿Recibe pago?

Sí

No



Je

fe d

el D

ep

art

am

en

to d

e F

actu

ració

n y

Co

bra

nza

21. Inicia proceso

Estimación de Cuentas

Incobrables.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Expediente de cliente.

19. Envía hasta 3 avisos

de inicio de ejecución de

acciones procesales.

A

Procedimiento para la Estimación de Cuentas Incobrables







HOJA DE CONTROL



Elaboró:


Revisó:


Aprobó:




N° de Revisión

Fecha de Revisión


01 Septiembre 2014 Establecer el mecanismo y/o procedimiento adecuado en apego a la normatividad aplicable para la recuperación de adeudos de difícil cobro y/o irrecuperables.

02 Febrero 2017 Reforzar los mecanismos y/o procedimientos adecuados en apego a la normatividad aplicable para la recuperación de adeudos de difícil cobro y/o irrecuperables.




Índice

A.- Alcance ................................................................................................................. 4




E.- Diagrama de Flujo ................................................................................................ 6




A.- Alcance


realice las funciones de Estimación de Cuentas Incobrables en Notimex, Agencia de Noticias

del Estado Mexicano, dentro del ámbito de sus respectivas competencias.





Normar e integrar en un documento las actividades relativas al proceso para llevar a cabo la

estimación de cuentas incobrables, sobre aquéllos adeudos a favor de la Agencia sobre los que

ya no es posible su recuperación y se deba gestionar su cancelación.


1) Con respecto a este tema, se estará a lo dispuesto en las “Normas y Bases para Cancelar

Adeudos a Cargo de Terceros y a favor de Notimex, Agencia de Noticias del Estado

Mexicano” que apruebe la Junta de Gobierno de la Agencia.

2) Se contará con un Comité Técnico de Cobranza, el cual será responsable de asesorar sobre

cualquier duda e interpretación de Normas antes referidas.


N° Actividad

Responsable Actividad Documento de Trabajo


Instruye al (a la) Gestor(a) encargado(a) de la cuenta a revisar que el expediente contenga toda la evidencia documental indicada en la Bitácora.

Expediente


Revisa expediente y, en su caso, integra evidencia documental conforme a la Bitácora; y lo entrega al (a la) Jefe(a) del Departamento de Facturación y Cobranza.

Expediente revisado




N° Actividad

Responsable Actividad Documento de Trabajo


Elabora informe sobre aquellas cuentas que presentan dificultad de cobro y lo turna a la Subdirección de Recursos Financieros.

Informe de cuentas de difícil cobro

4. Subdirector(a) de Recursos Financieros

Revisa y evalúa informe.


¿Es posible hacer nuevas gestiones de cobro?

Sí: Se realizan las gestiones, y se conecta

con Actividad 18 del Procedimiento de Cobranza (DAF-SRF-DFC-02).

No: Continua con el Procedimiento de

Estimación de Cuentas Incobrables.


Instruye al (a la) Jefe(a) del Departamento de Facturación y Cobranza para que a través de la Dirección de Administración y Finanzas turne el expediente del cliente a la Dirección de Asuntos Jurídicos.


Integra expediente del cliente junto con oficio y lo turna a la Subdirección de Recursos financieros para su Visto Bueno

Oficio y expediente de cliente.


Revisa expediente y oficio para turnar a la Dirección de Administración y Finanzas para su firma.

9. Dirección de Administración y Finanzas

Recibe, revisa, firma oficio y se turna a la Dirección de Asuntos Jurídicos.

Oficio y expediente de cliente.

Fin de Procedimiento.




No

5. ¿Nuevas

Gestiones de

Cobro?

Sí


Documentos de Entrada

Actividades Documentos Resultantes

Je

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Ge

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Fin

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INICIO

2. Revisa e integra conforme a bitácora y entrega.

Expediente

Revisado.

3. Elabora informe de cuentas con dificultad de cobro, remite a Sub. de Rec. Financieros.

4. Recibe, revisa y evalúa.

Oficio.

1. Instruye a gestor

revisar expediente.

Se realiza actividad 18 del procedimiento de cobranza.

6. Instruye al Jefe de Departamento, para turnar expediente a Dirección de Asuntos Jurídicos.

Bitácora.

Oficio.




Documentos de Entrada

Actividades Documentos Resultantes

Je

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Su

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Fin

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Fin

anzas

7. Integra documentos para turnar a la Dirección de Asuntos Jurídicos.

8. Revisa Expediente y turna oficio a la DAF firma.

9. Recibe, revisa, firma y turna a Dirección de

Asuntos Jurídicos.

Oficio con

Expediente.

Expediente

Cliente.

FIN

Oficio.

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