Manual de Procesos y Procedimientos Departamento de Farmacia

8/17/2019 Manual de Procesos y Procedimientos Departamento de Farmacia

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Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 1Jefe del Departamento de Farmacia Director Ejecutivo de la OEPE Director General del HMA

Manual de Procesos y Procedimientos delDepartamento de Farmacia

MANUAL de PROCESOS y PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE FARMACIA

JEFE DE DEPARTAMENTO DE FARMACIA

Doctora Q.F. Julia Etelvina Luna Flores

.

LIMA-PERÚ

2012

Apoyo y Asesoría: CONSULTOR Lic. Administrador Raúl Alfonso Garma Acuña


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ÍNDICE

PRESENTACIÓN 3

CAPITULO I : INTRODUCCIÓN 4

CAPITULO II : OBJETIVOS DEL MANUAL –ALCANCE 5

CAPITULO III: PROCEDIMIENTOS

HMA–RECEP-01 DE LA RECEPCIÓN

HMA–ALM-02 DEL ALMACENAMIENTO

HMA–DISP-SOP-03 DE LA DISPENSACIÓN EN CENTROQUIRÚRGICO

HMA–SDMDU-04 DE LA DISPENSACIÓN EN DOSISUNITARIA

HMA–DISP-EMER.CENT-05 DE LA DISPENSACIÓN ENFARMACIA DE EMERGENCIAY FARMACIA CENTRAL

HMA–DISP-NARC-06 DE LA DISPENSACIÓN DE NARCÓTICOSY PSICOTRÓPICOS

HMA–ESTIM-PROGRAM-07 DE LA ESTIMACIÓN YPROGRAMACIÓN DE

NECESIDADESHMA-CONT.STOCK- 08 DEL CONTROL DE STOCK

HMA–INVENT-09 DE LOS INVENTARIOSHMA–BAJ.ELIM-10 DE LA BAJA Y

ELIMINACIÓN


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PRESENTACIÓN

El Manual de Procesos y Procedimientos del Departamento de Farmacia del Hospital María

Auxiliadora, es un documento técnico de sistematización normativa que contiene la descripción

detallada de la secuencia de acciones de ejecución de los procesos organizacionales, en el nivel de

sub procesos ó actividades, en los que intervienen una ó más unidades operativas. Debe ser

utilizado como un instrumento para la sistematización de los flujos de información.

La metodología seguida para la elaboración del Manual, plantea en primer lugar determinar el

Mapeo y Caracterización de cada Proceso involucrado, identificando los procesos proveedores

que alimentan al proceso con insumos, documentos y/o procedimientos; y los clientes que

reciben los productos que se elaboran en el proceso analizado, utilizando la formato logia

establecida por el Ministerio de Salud, así como los procedimientos propios de la elaboración del

manual.

Finalmente se ha elaborado cada uno de los procedimientos, identificando, la descripción de las

actividades que la comprenden, las entradas y salidas de los mismos, sus fuentes, registros, así

como los registros utilizados en el procedimiento; el flujo grama las normas y requisitos que

regulan el mismo, teniendo en cuenta los plazos, y responsabilidades de los documentos

emitidos.

En el Hospital María Auxiliadora la Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico es un órgano de

asesoría que depende directamente de la Dirección General, es la Unidad Orgánica encargada de

promover, identificar y establecer los procedimientos que se realizan en cada uno de los

Departamentos del Hospital en el marco de las normas establecidas.


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CAPITULO I

INTRODUCCIÓN

El objetivo de todo sistema de suministro de medicamentos e insumos es mantener elabastecimiento permanente y oportuno, para garantizar que lleguen a los usuarios de acuerdocon sus necesidades; así como optimizar los recursos asignados, para lo cual es necesario queademás del cumplimiento de las Buenas Prácticas de Almacenamiento, exista una adecuada

gestión de stock, a fin de lograr una mayor eficiencia administrativa y técnica en el suministro.

El Departamento de Farmacia. Desarrolla sus actividades con un criterio enmarcado en una laborde Apoyo Técnico, a fin de cumplir con la mejora continua de la atención asistencialadministrativa al usuario interno y externo con la finalidad de dar cumplimiento de los objetivosestratégicos y funcionales del HOSPITAL MARIA AUXILIADORA, en este sentido el MAPRO seaplicara para mejorar los criterios de eficiencia y eficacia, en cuanto al desarrollo de losprocedimientos y de las personas que deben ejecutarlo, la distribución adecuada de las funcionesdel personal, se asegurara el cumplimiento de los objetivos funcionales, aprovechando el máximode los recursos disponibles y estableciendo funciones que aseguren la evaluación de los

resultados.

En la elaboración del presente documento técnico normativo se ha tratado de llevar a los flujogramas correspondientes la descripción de las funciones y responsabilidades de cada trabajadorcorrectamente, incluyendo las tareas que competen a cada servidor.

De igual modo se ha definido en este manual de procedimientos los criterios de Autoridad,Responsabilidad y Trabajo en equipo; en cuanto a las Líneas de Autoridad, niveles de mando yResponsabilidad funcional, los que se han articulados, especificando las funciones y como se

relacionan con todos los demás actores del proceso administración de medicamentos en laFarmacia de Hospital.


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CAPITULO II

OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. OBJETIVOS:

El Manual de Procesos y Procedimientos es un documento técnico normativo de gestión

Institucional, que tiene los siguientes objetivos:

a) El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo principal describir,sistematizar y normar las acciones que se deben cumplir en la ejecución de los procesos

que se realizan en el Departamento de Farmacia, el mismo que es coherente con los

dispositivos legales que regulan el funcionamiento del sistema de Administración deMedicamentos; siguiendo una metodología uniforme para mejorar la calidad de atención

en la misma.

b) Gestionar y orientar a todos los trabajadores del departamento en la interrelación deprocesos mediante vínculos causa - efecto y siguiendo una metodología uniforme para

cumplir con la misión y objetivos institucionales establecidos contribuyendo así

conjuntamente a ejercer un mayor control sobre los resultados de las actividades

realizadas.

c) Incrementar la eficiencia y eficacia, reducir costos, mejorar la calidad de los servicios,

reducir los tiempos de su prestación, definiendo objetivos en términos de una mejoratención a los usuarios internos y externos del hospital.

d) Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido a través de la reducción de

etapas y tiempos de ciclo de las actividades, que permita la ampliación de las funciones y

responsabilidades del personal

e) Determinar métodos para asegurar que la operación y control de procesos sean eficaces

a través de su seguimiento, medición, análisis y mejora continua

2. ALCANCE:

Este Manual es aplicable en todos los Servicios de Farmacia así como en las

Unidades Productoras de Servicios, otros Departamentos y Oficinas del Hospital

debiendo ser de cumplimiento obligatorio de todos los trabajadores de Farmacia.


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GESTIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS YPRODUCTOS SANITARIOS

PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y

PRODUCTOS SANITARIOS

1. OBJETIVO.

Establecer las actividades técnicas, administrativas y operativas para garantizar una adecuada recepcióncuantitativa y cualitativa de los productos farmacéuticos, con Registro Sanitario, que ingresen al AlmacénEspecializado de Medicamentos del Departamento de Farmacia del Hospital María Auxiliadora.

Asegurar que los productos farmacéuticos que ingresen al Almacén Especializado cumplan con lascaracterísticas del requerimiento y los documentos correspondientes.

2. ALCANCE.Este procedimiento es aplicable a todos los profesionales Farmacéuticos y trabajadores del

Departamento de Farmacia.

3. POLÍTICA INTERNA.3.1 El Procedimiento es de cumplimiento obligatorio para el personal del Almacén Especializado de

Medicamentos del Departamento de Farmacia del Hospital María Auxiliadora, en lo que les

corresponda.

3.2 Antes de su aplicación el personal involucrado debe leer, entender el procedimiento; siendo

además su responsabilidad conservar el Manual de Procedimientos vigentes para consultar,recordar o aplicar las actividades que le correspondan.

3.3 Todos los productos que ingresan al Almacén Especializado deben ser previamente

inspeccionados.

3.4 Todos los productos que posean fecha de vencimiento deberán ser ordenados teniendo en cuenta

el sistema PEPE (primero en expirar, primero en entregar), aquellos productos que no poseen

fecha de vencimiento serán ordenados por el sistema PEPS (primero en entrar, primero en salir).

3.5 La recepción de los productos se realiza según el cronograma coordinado con el almacén.

3.6 Es obligatorio la presencia del Jefe del Almacén General de la Oficina de Logística o su

representante para la recepción, verificación y registro de todos los productos farmacéuticos, que

ingresen al Almacén Especializado de Medicamentos del Hospital María Auxiliadora.

3.7 Los productos farmacéuticos, ingresarán al AEM con el Pedido Provisional de Almacén (PPA),acompañados de la Orden de Compra y demás documentación establecida en las bases; aquellos

que ingresen mediante Transferencias ingresarán con su PECOSA correspondiente y las

Donaciones ingresarán con su Nota de Entrada de Almacén (NEA) respectivamente.

3.8 Los productos farmacéuticos, que requieran condiciones especiales de almacenamiento

(temperatura, Humedad, Luz, etc.) deberán ser recepcionados en ambientes debidamente

adecuados.

3.9 Para ejecutar los movimientos de los productos en el almacén especializado de medicamentos, el

personal debe encontrarse debidamente uniformado, estar provisto de los implementos de

seguridad correspondiente y utilizar el equipamiento necesario.

Código: HMA–RECEP-01

De la Recepción

Vigencia: Diciembre 2013


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4. BASE LEGAL.

4.1 Ley General de Salud – Ley N° 26842

4.2 Ley de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios – Ley N° 29459

4.3 Armonización de Legislaciones en Materia de Productos de Higiene Domestica -Decisión 7064.4 Reglamento de Establecimientos Farmacéuticos- D.S. 021-2001-SA

4.5 Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacéuticos y Afines y

sus Modificatorias: D.S. 04-2000-SA; D.S. 06-2001-SA, D.S. 020-2001-SA, D.S. 005-2004-SA y D.S.

021-2006-SA.

4.6 Petitorio Único Nacional de Medicamentos Esenciales – R.M. 599-2012 –SA.

4.7 Reglamento de Estupefacientes, Psicotrópicas y otras sustancias sujetas de Fiscalización Sanitaria –

D.S. 023-2001-SA y su modificatoria D.S. 010-2005-SA.

4.8 Directiva para la aceptación y aprobación de donaciones con carácter asistencial provenientes del

extranjero – R.M. 475-2005-SA.

4.9 Reglamento para la autorización de ingreso, distribución y uso en el país de productos

farmacéuticos y afines no destinados a la comercialización – R.M. 456-2005-SA.

4.10 Manual de Administración de Almacenes del Sector Público - Resolución Jefatural Nº 335-90-

INAP/DNA

4.11 Manual de Buenas prácticas de Almacenamiento y Productos Afines – R.M. Nº 585-99- SA/DM

4.12 Directiva del Sistema Integrado de Suministro de Medicamentos e Insumos Médico- Quirúrgicos –

SISMED - R.M. Nº 1753-2002- SA/DM y su modificatoria R.M. 367-2005-SA.

4.13 R.M. Nº 371-2003- SA/DM Directiva Nº 007- MINSA/OIGPE- v. 01: “Directiva para la Formulación

de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional”

5. DEFINICIONES

5.1 Producto farmacéutico: Preparado de composición conocida, rotulado y envasado

uniformemente, destinado a ser usado en la prevención, diagnóstico, tratamiento y curación de la

enfermedad, conservación, mantenimiento, recuperación y rehabilitación de la salud.

5.2 Medicamento: Es aquel preparado farmacéutico obtenido a partir de uno o más principios activos,

que puede o no contener excipientes, que es presentado bajo una forma farmacéutica definida,

dosificado y empleado con fines terapéuticos.

5.3 Medicamento genérico: Es el producto farmacéutico cuyo nombre corresponde a la

"Denominación Común Internacional" (DCI) del principio activo recomendada por la Organización

Mundial de la Salud (OMS) y no es identificado con nombre de marca.

5.4 Medicamento de marca o especialidad farmacéutica: Es aquel producto farmacéutico que se

comercializa bajo un nombre determinado por el propio fabricante .5.5 Número de lote de fabricación: Es una combinación definida de números y/o letras que responde

a una codificación que permite identificar el lote, mes y año de fabricación y número de serie.

5.6 Dispositivo Medico.- Cualquier instrumento, aparato, implemento, maquina, reactivo, aplicativo

informático u otro artículo similar que requiere registro sanitario para ser usado en personas

directa o indirectamente.

5.7 Producto Sanitario.- Producto destinado a la limpieza, cuidado, modificación del aspecto, perfume,

y protección personal o domestica. Incluye a los productos cosméticos, productos de higiene

doméstica, productos absorbentes de higiene personal y artículos para bebes.

5.8 Otro Producto de Uso Médico.- Producto para ser usado directa o indirectamente en personas no

sujetos a registro sanitario pero que requiera almacenamiento especializado.


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5.9 Protocolo de Análisis.- El protocolo de análisis del medicamento es un informe técnico emitido por

el laboratorio de Control de Calidad del fabricante o por quien encargue su fabricación,

suscrito por el analista o los profesionales responsables en el que señala los análisis realizados en

todos sus componentes, los límites y los resultados obtenidos en dichos análisis. Deberá estar de

acuerdo a lo establecido en los artículos 28º y, 29° del D.S.Nº 010-97-SA sustituido por el Artículo1° del D.S. N° 020-2001-SA, debiendo señalar la Farmacopea actualizada a la que se acogen para su

fabricación.

5.10 Certificado de Análisis.- Es el documento técnico-sanitario emitido por el Centro Nacional de

Control de Calidad, o por un laboratorio acreditado en el Perú o por el organismo certificador del

país de origen en el que se reporta la totalidad de los análisis o pruebas requeridas por las obras

oficiales o técnica propia del fabricante para un lote de producto, según corresponda. Cuenta con

conclusiones basadas en los resultados analíticos obtenidos.

5.11 Especificación Técnica.- Descripción de los requerimientos que deben ser satisfechos por la

materia prima, el material de empaque y los productos en proceso, a granel y terminados. Dichos

requerimientos se refieren a un rango de propiedades físicas, químicas, microbiológicas y, de ser

posible, farmacológicas.

5.12 Fecha de expiración o vencimiento.- Es el dato señalado en el rotulado de los envases mediato e

inmediato del producto que indica el mes y el año calendario más allá del cual no puede esperarse

que el producto conserve su estabilidad y eficacia. Este dato se expresa con números cardinales

anteponiendo el término "EXPIRA" O "VENCE".

5.13 Análisis Organoléptico.- Es el método de evaluación basado en el empleo de los sentidos (olfato,

vista, tacto, gusto) de una muestra tomada en forma aleatoria de un lote de un determinado

producto para verificar las características de los envases, evaluar la información de los rotulados e

inserto y las especificaciones técnicas del contenido en base a lo autorizado en el registro sanitario.

5.14 Envase inmediato o primario: Envase dentro del cual se coloca directamente el producto en la

forma farmacéutica terminada (en su presentación definitiva). 5.15 Envase mediato o secundario: Envase definitivo o material de empaque dentro del cual se coloca

el envase inmediato y que es usado para la distribución y comercialización de un producto.

6. RESPONSABLES.6.1 Jefe y/o Encargado del Almacén General

6.2 Q. F. Responsable del Almacén Especializado de Medicamentos

6.3 Q.F. Asistente técnico del Almacén Especializado de Medicamentos

6.4 Técnico administrativo (Encargado de Sistemas)

6.5 Técnico en Farmacia

6.6 Auxiliar de almacén u Operario de Almacén.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.Todo producto farmacéutico, afín sujeto de registro sanitario y otros productos de uso médico,

ingresan al Almacén especializado de medicamentos bajo tres modalidades:

Por Compra.

Por Transferencia

Por Donación


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7.1 RECEPCIÓN DE PRODUCTOS PROVENIENTES DE COMPRAS. 7.1.1 De la verificación documentaria.- El Jefe del almacén general recibe del proveedor la

documentación de los productos a entregar (ver anexo: Tabla 1) para la verificación

documentaria correspondiente de la siguiente información:

a) En la Orden de Compra (O/C).- Que sea igual en todos sus extremos a la original.

b) En la Guía de Remisión y/o Factura.- Que la empresa proveedora corresponda a la

empresa que se adjudico la O/C respectiva.

c) Que el destinatario corresponda al Hospital María Auxiliadora.

d) Que la fecha de entrega de los productos corresponda a la fecha pactada o

establecida en las bases u otros documentos preestablecidos.

e) Que el número de O/C corresponda al emitido por la Oficina de Logística del Hospital

María Auxiliadora.

f) Que la cantidad descrita sea la cantidad solicitada en la O/C.

g) Que la descripción de los productos sea la solicitada en la O/C respectiva; en caso

contrario la Guía de Remisión y/o Factura deberá tipificar entre paréntesis la

descripción del producto solicitado en la O/C.

h) Que el valor de venta total de los productos corresponda a lo indicado en la O/C.

i) Copia de Resolución de Registro Sanitario del producto.- Que la descripción delproducto corresponda a la descrita en la Guía de Remisión y/o factura

correspondiente y que la vigencia del de registro sanitario no esté vencida.

j) Copia del Protocolo de Análisis/ Certificado de Análisis o Especificación técnica.-

Que la descripción del producto, numero de lote, referencia, código, etc.,

corresponda con los registrados en la Guía de Remisión y/o Factura respectivamente.

k) Acta de Verificación Cuali-cuantitativa (Para licitaciones). Que registre toda lainformación establecida en las bases correspondientes en relación a la descripción del

producto, unidad de medida, presentación, cantidad solicitad y recepcionada, N° de

Guía de Remisión, N° de Lote, Fecha de Vencimiento, N° de Registro Sanitario y

Protocolo de Análisis; N° de acta de Muestreo y N° de informe de ensayo, según sea el

caso (Ver anexos).

l) Informe de Ensayo.- Que la descripción del producto, forma farmacéutica, Registro

sanitario, numero de lote, referencia, código, etc., fecha de vencimiento corresponda

con los registrados en la Guía de Remisión y/o Factura u O/C respectivamente según

corresponda: asimismo debe verificar la conclusión donde se tipifique la

CONFORMIDAD del control realizado por el laboratorio de control de calidad.

m) Carta de compromiso de Canje.- Cuando el producto tenga una vigencia o fecha de

vencimiento menor a los 2 próximos años, con la excepción para aquellos productos

que tienen poca vida útil o tengan una fecha de vencimiento menor a un (1) año.

n) De estar conforme la documentación presentada por el proveedor, el jefe de almacén

general, sella y suscribe la O/C (1 copia para el proveedor y otra para AEM)

autorizando la descarga de los productos para la recepción física correspondiente en

el área de recepción del almacén especializado de medicamentos del Hospital María

Auxiliadora.

o) De no estar conforme la documentación presentada por el proveedor, solo seprocederá la descarga si el responsable del almacén especializado autoriza dicha


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Recepción (caso de urgencias), previo compromiso del proveedor para su

regularización en un plazo pre-establecido; caso contrario devuelve toda la

documentación al proveedor hasta su regularización correspondiente.

7.1.2 De la Recepción Física

El Químico Farmacéutico responsable y/o Asistente Técnico, sobre la base de la documentación

entregada por el proveedor o jefe de almacén general se asegura de que la misma se encuentre

completa, luego autoriza la descarga de los productos en el área de recepción del almacén

especializado, asegurándose que estos sean descargados encima de parihuelas (volúmenes

mayores), en la mesa o barra acondicionada para la recepción (volúmenes menores).

En presencia del jefe de almacén general o de su representante verifican:

a) Que la información tipificada en la orden de compra corresponda a la información impresa en

la documentación que acompaña a los productos a recibir según corresponda.

b) Que las cantidades recibidas correspondan a las solicitadas en la O/C (verificación

cuantitativa); hay que considerar que de existir varios lotes estos deben sumar en total a la

cantidad establecida en la O/C y corresponder a los números de lotes consignados en la Guía

de Remisión y/o Factura (considerando de ser el caso las cantidades programadas en las

bases respectivas).

c) Para la verificación de las características externas del producto se realizará una inspección de:

El Embalaje;

Los Envases (mediato e Inmediato);

Rotulados;

Contenido.

En el embalaje se debe revisar:

Que el material del embalaje esté limpio, no arrugado, quebrado o húmedo y que no se

encuentre abierto.

En el envase mediato se debe revisar:

Que la identificación corresponda al producto;

Que el envase esté limpio, no arrugado, quebrado o húmedo que indique deterioro y que

no se encuentre abierto.

En el envase inmediato se debe revisar:

Que no se observen manchas o cuerpos extraños;

Que no presenten grietas, rajaduras, roturas o perforaciones;

Que el cierre o sello sea seguro y cuando lleve la banda de seguridad, esta se encuentre

intacta;

Que no se encuentren deformados; y

Que corresponda a los requerimientos del producto en caso de condiciones especiales.

En Los rótulos se debe revisar:

Que la información impresa o adherida en etiquetas sea legible, indeleble y en ellos se debe

revisar:


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Nombre del producto;

Concentración;

Forma farmacéutica;

Número de lote;

Fecha de vencimiento;

Registro sanitario; Condiciones de almacenamiento.

Leyenda solicitada en el proceso de compra y/o bases.

d) Una vez concluida la inspección de las características antes descritas, el responsable de

almacén especializado, levantará el acta de recepción física (ver anexo) correspondiente

donde registrará las conclusiones de la inspección realizada.

e) Solicitar la firma y sello del proveedor si fuera el caso (si hay observaciones); el jefe de

almacén general o su representante suscribirá y sellará dicho documento en señal de

conformidad.

f)

De encontrarse conforme, los productos serán trasladados al área de cuarentena del almacén

especializado para que el responsable del almacén especializado o su asistente técnico realice

la verificación técnica (ver POT de Análisis Organoléptico) respectiva por cada lote de

producto ingresado determinando su aprobación o rechazo.

g) De ser aprobada la verificación técnica de los productos y dependiendo de su condición de

almacenamiento serán internados al almacén especializado respetando el principio de

rotación de stock (FIFO, FEFO) y la ubicación en las parihuelas o anaquelería.

h) El responsable del almacén especializado, adjunto a la documentación copia del formato de

recepción física y del formato de verificación técnica con firmas y sellos originales para su

trámite correspondiente.

i) El jefe de almacén general entregará al proveedor la documentación según corresponda en

señal de que el proceso de recepción ha culminado. j) Ejecutado el trámite administrativo correspondiente, el jefe de almacén general emitirá el

Pedido Provisional de Almacén (PPA) adjuntando copia de toda la documentación, la misma

que entregará al Q.F. responsable de almacén especializado o su asistente técnico para su

trámite y archivo correspondiente.

k) El Q.F. responsable de almacén especializado o su asistente técnico, verificará que se

encuentre completa toda la documentación y entregará al encargado de sistemas previo

registro del cuaderno de control de documentos de ingreso (ver anexo), para su registro

respectivo en el sistema informático.

l) Una vez ingresado al sistema informático del almacén especializado de medicamentos, el

encargado de sistemas emite un reporte impreso (ver anexo) “Movimiento de Farmacia”

(ingresos), lo suscribe y sella y entrega al Q.F. responsable del almacén especializado o a su

asistente técnico para su revisión y V° B° respectivo.

m) El Q.F. responsable del almacén especializado o su asistente técnico, entrega dicho reporte al

Técnico o Auxiliar de Farmacia, afín de que este registre el ingreso por cada producto y lote

en las tarjetas de control visible (ver anexo) con el V°B° del Q.F. responsable de Almacén

Especializado o de su Asistente Técnico.

n) De no estar aprobada la verificación técnica, los productos serán dispuestos al área de

rechazados del almacén especializado para su canje, devolución (hasta la regularización

correspondiente) o para su disposición final según sea el caso previa coordinación con losinvolucrados y la autoridad correspondiente.


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8. ANEXOS8.1 Tabla por tipos de Ingresos de productos al almacén

8.2 Orden de Compra – Guía de Internamiento8.3 Acta de Recepción física

8.4 Acta de verificación Técnica (Análisis Organoléptico)

8.5 Acta de Verificación Cuali-Cuantitativa

8.6 Formato para el cuaderno de control de documentos de Ingreso de productos

8.7 Reporte impreso de ingreso “Movimientos de Farmacia”

8.8 Tarjeta de Control Visible

9. Suscribo el presente documento dando fe de haberlo recibido, leído y entendido

Nº Personal Cargo Firma


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FLUJOGRAMA DE RECEPCIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS 1

PROVEEDOR JEFE DE ALMACÉNALMACÉN

ESPECIALIZADO Q.FARMACEUTICO


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FLUJOGRAMA DE RECEPCIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS 2

PROVEEDOR JEFEALMACÉN

ALMACÉNESPECIALIZADO Q.FARMACEUTICO


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GESTIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS YPRODUCTOS SANITARIOS

PROCEDIMIENTO: ALMACENAMIENTO-ALMACÉN ESPECIALIZADO

1. OBJETIVO.

Asegurar que todos los Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios que

ingresen al Almacén Especializado, se conserven en condiciones óptimas desde su ingreso hasta su

distribución.

2. ALCANCE.

Para todo el personal del Almacén Especializado y otras dependencias involucradas.

3. POLÍTICAS Y/O ENUNCIADOS.

3.1 El Procedimiento es de cumplimiento obligatorio para el Almacén Especializado.

3.2 El almacenamiento de productos Farmacéuticos y afines que ingresan al almacén

Especializado, se debe hacer considerando sus condiciones especiales, por ejemplo: posición,

apilamiento, temperatura, etc.

3.3 Todas las condiciones normadas de almacenamiento deben ser inspeccionadas

periódicamente.

3.4 Tener presente los rangos de temperatura y humedad para el correcto almacenamiento delos productos y afines:

- Temperatura Ambiente: De 15 a 25 grados centígrados, nunca ms de 30.

- Temperatura de refrigerados: de 2 a 8 grados centígrados.

- Humedad Relativa: entre 50 % y 80% de Humedad Relativa.

3.5 Por ningún motivo los productos deberán estar en contacto con el piso ni el techo.

3.6 Mantener un área diferenciada para aquellos productos provenientes de donaciones y

estrategias sanitarias (productos rotulados con “prohibido su venta” y aquellos de Defensa

Nacional).

3.7 Se deberá considerar según corresponda los sistemas FEFO (Primero en Expirar, Primero en

Salir) y FIFO (Primero en Ingresar, Primero en Salir) para el almacenamiento de productos.

3.8 El almacén Especializado, no deberá contener productos con fecha de vencimiento menor a 6

meses.

4. BASE LEGAL.

4.1 Resolución Jefatural Nº 335-90-INAP/DNA Manual de almacenes del sector público

4.2 Resolución Ministerial Nº 371-2003- SA/DM Directiva Nº 007- MINSA/OIGPE- v. 01: “Directiva

para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional”

4.3 Resolución Ministerial Nº 585-99- SA/DM, Manual de Buenas prácticas de Almacenamiento y

Productos Afines

4.4 Resolución Ministerial Nº 1753-2002- SA/DM aprueban directiva del Sistema Integrado deSuministro de Medicamentos e Insumos Médico- Quirúrgicos – SISMED.

Código: HMA– ALM-02

Del Almacenamiento



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5. RESPONSABLES.

Jefe y/o Q. F. Responsable del Almacén Especializado Encargado de Logística

Técnico administrativo (Encargado de Sistemas)

Técnico en Farmacia y/o Auxiliar de almacén

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1) MATERIALES, EQUIPOS Y ENSERES.

El almacén especializado cuenta con lo siguiente:

Equipos de refrigeración: Refrigeradoras

Equipos para ambiente: Equipos de aire acondicionado, Ventiladores de techo,

Deshumedecedores.

Equipos de Control Ambiental: Termóhigrómetros ambientales

Iluminación: Artificial (luminarias); Natural (ventanas). Seguridad: Extintores, Luces de

Emergencia, Detectores de humo, letreros de Señalizaciones, etc.

Transporte: Carritos rodantes, Monta carga

Soporte de productos: Anaqueles de Ángulos ranurados, estantes con llave (para

productos controlados), Parihuelas de madera.

2) PROCEDIMIENTO.

Procedimiento que se iniciará con el proceso de (Análisis Organoléptico de Productos)Verificación Técnica, utilizando para ello el formato de Verificación cualitativa (ver Formato en

anexos). El Q. F. encargado procederá a la revisión de los productos recepcionados ubicados

en el área de cuarentena Jefe de Almacén realiza la verificación técnica, apoyado en la

documentación siguiente:

Registro Sanitario

Protocolo de Análisis

Certificado

Acta de verificación Cuali-cuantitativa proporcionada por el proveedor.

El jefe de Almacén procede a determinar la conformidad o no conformidad de lo

verificado.

Si el resultado de la verificación es Conforme; El Jefe de Almacén procede de lasiguiente manera:

- Suscribe el formato de verificación Cuali-cuantitativa

- Envía formato suscrito a Encargado de logística para el trámite correspondiente

- Ordena a técnico en Farmacia o Auxiliar el internamiento de los productos de

acuerdo a las condiciones especificadas en los productos. (Priorizando el cuidado y

ubicación de aquellos productos con condiciones especiales “Refrigerados”).

Si el resultado de la verificación es No es Conforme; El Jefe de Almacén especializado

procede de la siguiente manera:

- Suscribe el formato de verificación Cuali-cuantitativa, consignando la Observación

de “No Conforme”


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- Envía formato suscrito a Encargado de logística para el trámite correspondiente.

(Ordena a técnico en Farmacia el internamiento de los productos al área de

Rechazados hasta la regularización de la no conformidad

El Técnico en farmacia, ubicará los productos de acuerdo a lo establecido,considerando el método semifluido, orden alfabético y el Sistema FEFO o FIFO según

corresponda de acuerdo a las indicaciones del Químico Farmacéutico.

Técnico en Farmacia procederá al llenado del ingreso de los productos en las tarjetas

de control visible (Kardex), de acuerdo al reporte de “Movimientos de farmacia

(Ingresos)” emitido por la Encargada de Sistemas.

Técnico en farmacia entrega dicho reporte al Encargado de Sistemas una vez

registrada la información, para su archivamiento en el file correspondiente.

3) CONTROLES DE ALMACENAMIENTO.

TEMPERATURA.- El técnico en Farmacia, efectuará diariamente dos lecturas (a las 8.00 y 14.00

horas) de los termo higrómetros consignando la información en el formato

establecido (ver anexos).

- La temperatura ambiental deberá marcar preferente entre los 15 a 25 grados

centígrados y/o de acuerdo a la información que viene consignada en el empaque

secundario o primario (Condiciones de almacenamiento), no debiendo superar los

30 grados.

- Si el nivel dentro del almacén se encuentra fuera de los límites señalados, el

técnico en Farmacia , informará al Jefe de almacén para tomar la acción correctiva:

Si es superior encenderá los ventiladores o incrementará la intensidad del aire

acondicionado.

Si es inferior, apagará los ventiladores y aire acondicionado (Si están prendidos),

procediendo también a encender las luminarias para incrementar la

temperatura.

- En ambos casos se deberá efectuar lecturas adicionales cada 30 minutos para

verificar la acción correctiva efectuada.

ILUMINACIÓN.

- El técnico en Farmacia, verificará que el almacén cuente con la iluminación

apropiada, optando por lo siguiente: Si es insuficiente encenderá las luminarias para tener la claridad necesaria.

Si es exagerada las luminarias para bajar la luminosidad y ahorro del consumo

eléctrico.

PRODUCTOS CON CONDICIONES ESPECIALES DE TEMPERATURA.

- El refrigerador no deberá contener alimentos y/o productos que no sean

farmacéuticos para evitar cualquier contaminación.

- Los productos farmacéuticos que a continuación se detalla deben ser almacenados

de manera especial:

Ergometrina Maleato 0.2 mg/ml Surfactante pulmonar 8 ml

Paclitaxel 30 mg iny


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Bleomicina 15 UI

Docetaxel 20 mg Iny

Docetaxel 80 mg Iny

Vincrisitina 1 mg

Bromuro de Rocuronio 50 mg Iny Lopinavir / Rotinavir 200 mg/50 mg Tab

- El técnico en Farmacia, efectuará diariamente dos lecturas (a las 8.00 y 14.00

horas) de los termo higrómetros de los refrigeradores consignando la información

en el formato establecido (ver anexos).

- La temperatura interna deberá marcar entre los 2 a 8 grados centígrados, en caso

de las refrigeradoras.

- Si el nivel dentro del refrigerador se encuentra fuera de los límites señalados, el

técnico en Farmacia o Auxiliar, informará al Jefe de almacén para tomar la acción

correctiva:

Si es superior o inferior tratar de subir o bajar la numeración del termostato

para lograr el rango requerido.

En caso que el equipo no responda a esta acción correctiva y continúe

marcando una temperatura superior, comunicar a la Jefatura de Departamento

de Farmacia, para iniciar los trámites en Logística para la revisión del equipo.

- En ambos casos se deberá efectuar lecturas adicionales cada 30 minutos para

verificar la acción correctiva efectuada.

- En caso de contar con solamente un equipo de refrigeración, este deberá contar

con zonas separadas para un almacenamiento correcto. Por ejemplo: zona de

rechazados, cuarentena, devoluciones, etc.

Suscribo el presente documento dando fe de haber recibido y entendido el presente procedimiento.

Nº Personal Cargo Firma


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FLUJOGRAMA DE ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS

ALMACÉNESPECIALIZADO

ÁREACUARENTENA

ÁREARECHAZADOS

OF LOGÍSTICA


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DISPENSACIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y

PRODUCTOS SANITARIOS EN CENTRO QUIRÚRGICO

PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN Y DISPENSACIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS SEGÚN EL

TIPO DE ANESTESIA REGIONAL O GENERAL- DISPENSACIÓN ESPECIALIZADA SOP

DEFINICIONES:

Entrega de productos al Anestesiólogo; Proceso por el cual el Químico farmacéutico procede a entregar al

médico anestesiólogo los productos farmacéuticos según el tipo de anestesia (general o Regional) anotando

las cantidades dispensadas en el Formato de Entrega de Productos Farmacéuticos.

Entrega de Productos a la Enfermera de SOP; Proceso por el cual se le entrega los productos que van a serutilizados por Enfermería en Centro Quirúrgico, por cada tipo de operación.

Entrega de productos a la Enfermera de Sala de recuperación; Proceso por el cual el químico farmacéutico

recibe los vales de pedido de Productos Farmacéuticos de sala de recuperación solicitados por las

enfermeras de turno.

BASE LEGAL:

1) Ley 29459 – Ley de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios, y suReglamento de establecimiento farmacéuticos aprobado por Decreto Supremo Nº 14-2011-SA.

2) Decreto Supremo Nº 016-2011-SA, Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia Sanitaria deProductos Farmacéuticos, Dispositivos Medios y Productos Sanitarios.

3) Resolución Ministerial Nº 1753-2002 SA/ DM, Aprueba la Directiva del Sistema Integrado deSuministros de Medicamentos, e Insumos Médicos Quirúrgicos.

4) Resolución Ministerial Nº 367-2005/MINSA Modificatoria de la Directiva del Sistema Integrado deSuministros de Medicamentos e Insumos, Médicos Quirúrgicos.

5) PETITORIO NACIONAL ÚNICO DE MEDICAMENTOS ESENCIALES PARA EL SECTOR SALUD, aprobadomediante RM Nº 599-2012/MINSA.

6) Resolución Ministerial Nº 585-99-SA/DM, Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento deProductos Farmacéuticos y Afines.

7) Resolución Ministerial Nº 1240-2004/MINSA, Política Nacional de Medicamentos.8) RM Nº013-2009/MINSA “MANUAL DE BUENAS PRACTICAS DE DISPENSACIÓN”.

9) DS Nº023 Reglamento de Estupefacientes y Psicotrópicos sujetos a Fiscalización Sanitaria.

REQUISITOS:

Bandejas para productos farmacéuticos (kits de anestesia regional y general ) Formatos: “Entrega de Productos Farmacéuticos.” “Resumen de consumo por turno” “Registro de

Temperatura y Humedad” “Hoja de llenado actividades del Farmacéutico” “Hoja de resumen deactividades por turno”

Tarjeta de Control Visible. Lapiceros con tinta azul o negra

Código: HMA–DISP-SOP-03

De la Dispensación



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PROCEDIMIENTO:

1) Entregar al médico anestesiólogo los productos farmacéuticos según el tipo de anestesia (generalo Regional) anotando las cantidades dispensadas en el Formato de Entrega de ProductosFarmacéuticos.

2) Cargar en la máquina de anestesia el anestésico inhala torio durante la mañana, tarde y noche, deacuerdo a la necesidad y gasto.

3) Entregar al personal técnico de enfermería el material médico quirúrgico según pedido, y anotarlas cantidades dispensadas en el Formato de Entrega de Productos Farmacéuticos. según el tipo deanestesia (general o Regional).

4) Recoger y/o Recepcionar los productos farmacéuticos no utilizados y anotar dichas devolucionesen el Formato de Entrega de Productos Farmacéuticos, como productos no usados en la Cirugía.

5) Recepcionar las hojas de costos de cada paciente y revisar versus el Formato de Entrega deProductos Farmacéuticos.

6) Registrar en el Formato de Entrega de Productos Farmacéuticos. el nombre y apellido del paciente,nombre del anestesiólogo, tipo de operación, fecha de atención, y el turno.

7) Verificar en la hoja de costo (Receta especial para SOP) el cumplimiento de los siguientesrequisitos: Nombres y Apellidos y historia Clínica del paciente, Nombres y Apellidos de medicoanestesiólogo y tipo de Operación.

8) Recibe los vales de pedido de Productos Farmacéuticos de sala de recuperación solicitados por lasenfermeras de turno.

9) Verificar que los vales de recuperación (Receta estandarizada) cumpla con los siguientes requisitos:Nombres, Apellidos, historia Clínica del paciente, fecha, cantidades de productos farmacéuticosindicado por el Médico tratante y transcritos por las enfermeras con la firma respectiva.

10) Atender lo solicitado en el vale (receta estandarizada) de sala de recuperación.11) Entregar al personal técnico de enfermería los productos farmacéuticos transcritos por las

enfermeras.12) Indicar al personal técnicos de enfermería que al reverso del vale (receta estandarizada) de

recuperación firme en señal de conformidad de haber recibido por reposición los productosfarmacéuticos usados por el paciente.


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FLUJOGRAMA DE DISPENSACIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS,DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS EN CENTRO QUIRÚRGICO

Q.FARMACEUTICOFARMACIA DE SOP MEDICO ENFERMERA


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DISPENSACIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS YPRODUCTOS SANITARIOS EN DOSIS UNITARIA

PROCEDIMIENTO: PREPARACIÓN Y DISPENSACIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS-

DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS EN DOSIS UNITARIA

1.-DEFINICIONES

Dosis Unitaria

Cantidad física de un medicamento indicado por el profesional prescriptor como una dosis de

tratamiento para un paciente, cuyo envase permite la administración segura y directa al pacientea una determinada hora.

Medicamentos para coche de paro

Es la relación de medicamentos para situaciones de paro cardio-respiratorio, shock anafiláctico o

pacientes con riesgo de muerte, esta lista deberá estar enmarcada en el petitorio.

Medicamentos para botiquín de Emergencia en servicio de Hospitalización

Es el listado de medicamentos que pueden ser utilizados para complementar la dosis de aquellos

que han excedido a las dispensadas para veinticuatro (24) horas o para la atención de unaprescripción de emergencia en horas de la guardia nocturna, domingos o días feriados. El botiquín

de emergencia se encuentra bajo la responsabilidad y supervisión del Servicio de Farmacia de

Dosis Unitaria.

2.- OBJETIVO.

Realizar la dispensación de Productos farmacéuticos a partir del análisis e interpretación de la

orden del prescriptor, preparando la dosis de los medicamentos prescritos de manera

individualizada por cada paciente hospitalizado para un periodo de 24 horas.

3.-ALCANCE.

A los Departamentos de Farmacia, Enfermería, y Departamentos Médicos y/o Servicios

relacionados con la prescripción del Medicamento.

4.-MARCO LEGAL.

Ley Nº26842: Ley General de Salud

Ley Nº27657: Ley del Ministerio de Salud y su Reglamento D.S Nº013-2002-SA

DS Nº023 Reglamento de Estupefacientes y Psicotrópicos sujetos a Fiscalización Sanitaria.

Ley Nº29459 de la fecha 26.11.09. aprobada de ley de los Productos Farmacéuticos,dispositivos y Productos Sanitarios.

Código: HMA–SDMDU-04

De la Dispensación EN

dosis unitaria



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Reglamento de Organización y Funciones del HAM RM Nº860-2003- SA/DM

Manual de Organización y Funciones del Departamento de Farmacia RD Nº438-2010-HMA-DG

Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento de Productos Farmacéuticos y AfinesR.M. Nº585-99-SA/DM

Manual de Buenas Prácticas de Dispensación R.M Nº013-2009/MINSA.

Norma Técnica de Sistema de Dispensación de Medicamentos en Dosis Unitaria para

Establecimientos del Sector Salud 2006

4 .-DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

El Responsable del Servicio de Hospitalización, recibe las copias (2) de la hoja de

prescripción médica por cada paciente en forma diaria y en el horario establecido.

El farmacéutico procede al análisis, Interpretación y Evaluación de las hojas deprescripción médica.

Las hojas de prescripción médica son trasladadas a la oficina del SIS para su evaluación y

validación la cual da la conformidad con su firma y sello.

El Químico Farmacéutico en casos de dosificación menor o mayor a las concentraciones

habituales, autoriza y realiza el reenvasado y fraccionamiento.

El Químico Farmacéutico hace la verificación de la prescripción vs la boleta emitida en elsistema de farmacia SISFARM e ingresada por el Técnico de Farmacia como responsable

del registro de datos en el sistema.

Acondicionar los medicamentos y dispositivos médico quirúrgico en forma individual en

los cajetines del coche para su entrega.

El Químico Farmacéutico deberá realizar el control de calidad de todo el proceso de

acondicionamiento.

El Técnico de Farmacia traslada el coche de medicamentos en dosis unitaria al servicio dehospitalización correspondiente y hace entrega de los medicamentos a la enfermera

responsable del turno, quien verifica y da conformidad con su firma y sello en las copias

de las hojas de prescripción.


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FLUJOGRAMA DE DISPENSACIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS,DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS EN DOSIS UNITARIA

MEDICO PRESCRIPTORVisita Medica

SERVICIO DEDISPENSACIÓN EN DOSIS

UNITARIAENFERMERÍA SIS


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DISPENSACIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOSMÉDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS EN FARMACIA DEEMERGENCIA Y FARMACIA CENTRAL

PROCEDIMIENTO: DISPENSACIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS EN EMERGENCIA Y

FARMACIA CENTRAL

1. DEFINICIONES OPERATIVAS

a. Concentración. Cantidad de principio activo contenido en un determinado peso ovolumen de medicamento. La concentración de la sustancia medicamentosa o principioactivo se expresa generalmente de las siguientes formas: peso/peso, peso/volumen, dosisunitaria/volumen. No es sinónimo de dosis de un medicamento.

b. Denominación Común Internacional (DCI).- Nombre común para los medicamentosrecomendada por la Organización Mundial de la Salud, con el objeto de lograr suidentificación internacional.

c. Dosificación / Posología.- Describe la dosis de un medicamento, los intervalos entre lasadministraciones y la duración del tratamiento.

d. Dosis.- Cantidad total de un medicamento que se administra de una sola vez o total de lacantidad fraccionada, administrada durante un período determinado.

e. Establecimientos Farmacéuticos de Dispensación.- Farmacia, de los establecimientos desalud de los sectores público, en el que se dispensan medicamentos y otros productosfarmacéuticos; y/o se preparan fórmulas magistrales y oficinales. Estos establecimientosse encuentran bajo la responsabilidad de un Químico Farmacéutico regente.

f. Fecha de expiración o vencimiento.- Es el dato señalado en el rotulado de los envasesmediato e inmediato del producto, que indica el mes y el año calendario más allá del cualno puede esperarse que el producto conserve su estabilidad y eficacia. Este dato seexpresa con número cardinales anteponiendo el término “EXPIRA” o “VENCE”.

g. Forma de Presentación.- Es la forma como se ofrece el producto para su comercializacióncon relación al tipo de envase y contenido en volumen, peso y/o número de unidades.

h. Forma Farmacéutica.- Forma o estado físico en que se presenta un producto para suadministración o empleo en los seres humanos y animales, como tableta, cápsula, gragea,

jarabe, crema, solución inyectable, entre otras.i. Fórmula Magistral.- Producto farmacéutico destinado a un paciente individualizado

preparado por el Químico Farmacéutico regente o bajo su dirección, en cumplimientoexpreso de una prescripción facultativa detallada de las sustancias medicinales queincluye, según las normas técnicas y científicas del arte farmacéutico, dispensado en lafarmacia, botica o servicio de farmacia y, con la debida información al usuario.

j. Fórmula Oficinal.- Producto farmacéutico elaborado y garantizado por el QuímicoFarmacéutico regente o bajo su dirección, de conformidad a la farmacopea oficial, ydispensado en la farmacia, botica o servicio de farmacia y destinado a la entrega directa alos pacientes a los que abastece el establecimiento.

k. Indicaciones.- Se refiere a los estados patológicos para los cuales se aplica unmedicamento.

l. Medicamento genérico.- Es el producto farmacéutico cuyo nombre corresponde a la“Denominación Común Internacional” del principio activo, recomendada la OrganizaciónMundial de la Salud (OMS) y no es identificado por un nombre de marca.

Código: HMA–DISP-

EMERG.FC-05

De la Dispensación en

Farmacia Emergencia y

Central



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m. Medicamento de marca o Especialidad Farmacéutica.- Es aquel producto farmacéuticoque se comercializa bajo un nombre determinado por el fabricante, diferente a laDenominación Común Internacional.

2.- OBJETIVO

OBJETIVOS GENERALES

Establecer los criterios, metodologías y requisitos para el cumplimiento de las Buenas Prácticas deDispensación de Medicamentos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1) Contribuir al cumplimiento de la prescripción médica. 2) Orientar a los pacientes para el uso adecuado de los medicamentos.3) Contribuir al seguimiento Farmacoterapéutico de pacientes según criterios específicos.

4) Identificar y contribuir a la solución de los problemas relacionados con el uso de medicamentos.5) Promover la coordinación y comunicación entre los profesionales de salud.

3.- BASE LEGAL

1. Ley 29459 – Ley de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios, y suReglamento de establecimiento farmacéuticos aprobado por Decreto Supremo Nº 14-2011-SA.

2. Decreto Supremo Nº 016-2011-SA, Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia Sanitaria deProductos Farmacéuticos, Dispositivos Medios y Productos Sanitarios.

3. Resolución Ministerial Nº 1753-2002 SA/ DM, Aprueba la Directiva del Sistema Integrado deSuministros de Medicamentos, e Insumos Médicos Quirúrgicos.

4. Resolución Ministerial Nº 367-2005/MINSA Modificatoria de la Directiva del Sistema Integrado deSuministros de Medicamentos e Insumos, Médicos Quirúrgicos.

5. PETITORIO NACIONAL ÚNICO DE MEDICAMENTOS ESENCIALES PARA EL SECTOR SALUD, aprobadomediante RM Nº 599-2012/MINSA.6. Resolución Ministerial Nº 585-99-SA/DM, Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento de

Productos Farmacéuticos y Afines.7. Resolución Ministerial Nº 1240-2004/MINSA, Política Nacional de Medicamentos.8. RM Nº013-2009/MINSA “MANUAL DE BUENAS PRACTICAS DE DISPENSACIÓN”. DS Nº023 Reglamento

de Estupefacientes y Psicotrópicos sujetos a Fiscalización Sanitaria.

4.- RESPONSABILIDADEl Equipo de profesionales que laboran en la Farmacia de Emergencia es responsable de la

adecuada distribución y/o dispensación de los productos farmacéuticos y afines. Dicho equipo de

profesionales está conformado por: El Químico Farmacéutico Regente, personal técnico y

practicantes.

5.- PROCEDIMIENTO:

5.1 VERIFICACIÓN DE LA RECETA PARA LA DISPENSACIÓN DE LOS PRODUCTOSFARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS EN LA FARMACIA DEEMERGENCIA.Para una adecuada dispensación de los productos farmacéuticos en la Farmacia se debe

hacer las siguientes verificaciones:

5.1.1 Identificación del paciente: Nombres y apellidos del paciente, edad, Nº de HC,Diagnostico, Código CIE 10, Tipo de Atención


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5.1.2 Nombre del producto farmacéutico objeto de la prescripción en su denominacióncomún internacional (DCI), añadir el nombre comercial de considerar necesario.

5.1.3 Concentración, forma farmacéutica y cantidad.5.1.4 Posología, indicando el número de unidades por toma por día, así como la duración

del tratamiento.5.1.5 Fechas de expedición y expiración de la receta.5.1.6 Sello y firma del prescriptor que la extiende.5.1.7 Sello y firma del Auditor del SIS, SOAT (solo para pacientes de los Seguros)5.1.8 Debe registrarse en el reverso de la receta la Firma , nombres y apellidos, dirección

Nº de DNI del paciente o familiar (Solo pacientes del Seguro)5.1.9 La dispensación de los productos debe corresponder a lo solicitado

5.1.10 Antes de proceder a la entrega del producto, se debe verificar que el etiquetado nosea fácilmente desprendible.5.1.11 Origen y validez de la compra realizada por el paciente (Orientación al paciente según

su requerimiento).5.1.12 Si la Receta es de Narcóticos y/o Psicotrópicos pasar al Procedimiento: Venta y

Dispensación y Control de Narcóticos y Psicotrópicos.5.1.13 Dar una adecuada explicación y atención farmacéutica a los pacientes que se

apersonan a la Farmacia de Emergencia.

5.2 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA PRESCRIPCIÓN Y RECOMENDACIÓN DE EQUIVALENTEQUÍMICO DE LA PRESCRIPCIÓN EN CASO LO SOLICITE EL USUARIO

5.3 Registro de los productos farmacéuticos prescritos en el Sistema informático SISFARM eImpresión y entrega de pre-Boleta de venta de los medicamentos recetados a los técnicosde Farmacia para el preparado del despacho, y al paciente se le proporciona el Nº deatención brindada (Ticket con Nº de atención brindada)a) Si el paciente no está exonerado de pago pasar a la caja con el Nº de atención brindadab) Si el paciente esta exonerado de pago pasar a la realización de las firmas

correspondientes para la entrega del producto

5.4 Emisión del comprobante de pago (Boleta de Venta)5.5 Pago de Boleta de venta emitida que registra el detallado de los productos farmacéuticos a

ser atendidos.5.6 Impresión y entrega de Boleta de Venta cancelada al paciente5.7 Impresión de la Pre - Boleta para el caso de pacientes ambulatorios que serán financiados

por Seguros o exonerados de pago por el HMA5.8 La Preparación y selección de los productos para su entrega lo realizan los técnicos de

Farmacia con la Boleta de venta para los que compran y con la Pre-boleta impresa en casode los asegurados:

Extraer de los anaqueles de la sala de venta o del área de almacenamiento defarmacia y acopiar de acuerdo al pre -boleta de venta u orden de pedido.

5.9 Verificación de productos farmacéuticos preparados según la Boleta de venta o Pre-Boletaen caso de los Seguros.


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5.10 Entrega de los productos farmacéuticos al paciente, indicación sobre condicionesespeciales de almacenamiento y colocación del Check en señal de entrega.

5.11 Orientación e información sobre los medicamentos recetados y entregados, las dosis yposibles interacciones con alimentos u otros medicamentos a solicitud del usuario o cuandosea necesario.

Si la Receta es de Narcóticos y/o Psicotrópicos el Procedimiento de Venta y Dispensación es elsiguiente:

1. Aprobación de atención de receta de narcóticos y/o psicotrópicos. En caso necesariocoordinar con el Médico que la extendió para completar o aclarar datos y/o corregirposibles errores detectados.

2. Registro de los productos farmacéuticos narcóticos prescritos en el Sistema informáticoSISFARM, proporcionar al paciente el Nº de atención brindada (Ticket con Nº de atenciónbrindada)a) Si el paciente no está exonerado de pago pasar a la caja con el Nº de atención

brindadab) Si el paciente esta exonerado de pago pasar a las firmas correspondientes para la

entrega del producto.3. Emisión del comprobante de pago (Boleta de Venta).4. Pago de Boleta de venta emitida que registra el detallado de los productos farmacéuticos

narcóticos a ser atendidos.5. Impresión y entrega de Boleta de Venta cancelada al paciente

6. Impresión de la Pre - Boleta para el caso de pacientes ambulatorios que serán financiadospor Seguros o exonerados de pago por el HMA7. Recepción de Boleta de Venta o Pre-Boleta retención de receta, extracción del botiquín

de narcóticos y Psicotrópicos prescritos en la receta y registro de8. Salida en la tarjeta de control visible.9. Sellado de boletas o pre boletas y entrega de narcóticos al paciente o usuario10. Verificación y registro diario de recetas narcóticos dispensados, según normatividad

vigente


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FLUJOGRAMA DE DISPENSACIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS,DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS EN EMERGENCIA YFARMACIA CENTRAL

TÉCNICO DE FARMACIA QUÍMICO FARMACÉUTICO PACIENTE/USUARIO CAJERO

Código: HMA–NAEC--06

De la Dispensación en

Farmacia Emergencia y

Central

Vigencia: Diciembre


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FLUJOGRAMA DE DISPENSACIÓN DE PRODUCTOS NARCÓTICOS YPSICOTRÓPICOS

TÉCNICO DE FARMACIA QUÍMICO FARMACÉUTICO PACIENTE/USUARIO CAJERO


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ESTIMACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS,DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS

PROCEDIMIENTO: ESTIMACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS,

DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS

PROPÓSITO: Mantener en todo momento cantidades adecuadas de medicamentos para laatención adecuada y oportuna a los Servicios de Farmacia y evitar episodios dedesabastecimiento, sobre abastecimiento y/o vencimiento de las existencias.

ALCANCE: Aplicable a la Unidad de GESTIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOSMÉDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS del Hospital María Auxiliadora y a todo elDepartamento de Farmacia.

NORMAS

1. Resolución Ministerial N° 1753-2002-SA/DM. del 05 de noviembre del .2002, apruebadirectiva del SISMED.

2. Resolución Ministerial N° 367-2005-SA/DM. del 19 de mayo del .2005, modifica directivadel SISMED.

3. Ley N° 27209 Ley de Gestión Presupuestaria del Estado. Del 03/12/1999.4. Ley N° 26842 Ley General de Salud. Del 20/07/1997.5. Decreto Supremo Nº xx-2008 Modifican Reglamento de Organización y Funciones del

Ministerio de Salud del 11/05/20066. Decreto Supremo Nº 023-2005-SA Aprueba Reglamento de Organización y Funciones del

Ministerio de Salud. Del 01/01/2006.

7. Resolución Ministerial Nº 414-2005-MINSA, Aprueba Petitorio Nacional deMedicamentos Esenciales. Del 03/06/2005.

8. Resolución Ministerial Nº 367-2005-MINSA, Modifica la Directiva del Sistema Integradode Suministro de Medicamentos e Insumos Médico-Quirúrgico SISMED. Del 19/05/2005.

9. Resolución Ministerial Nº 1753-2002-SA/DM. Aprueba la Directiva del Sistema Integradode Suministro de Medicamentos e Insumos Médico- Quirúrgicos - SISMED. Del10/11/2002.

10. Resolución de Contaduría Pública de la Nación Nº 150-2002-EF/93.01. Del 27/06/2002.11. Manual de Organización y Funciones de DISA, DIRESA, REDES Y MICROREDES.12. Guías de Atención para Intervenciones Sanitarias definidas por la Dirección General de

Salud de las Personas.

ENUNCIADOS1. El almacén de medicamentos deberán contar en todo momento con niveles óptimos de

existencias de productos farmacéuticos2. El requerimiento se efectuará en forma mensual de acuerdo al cronograma establecido

por el almacén de medicamentos.

DEFINICIONES

Para una mejor comprensión del presente manual se utilizan las siguientesdefiniciones:

Código: HMA–EST.PROG-07

De la Estimación y

Programación



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Estimación de Necesidades, es la etapa dentro de la gestión de suministro de productosfarmacéuticos y afines, que consiste en determinar la cantidad de productos necesarios paracubrir las necesidades de la población por un periodo de tiempo determinado.

Programación, es la etapa dentro de la gestión de suministro en la que se compatibiliza oajuste la estimación de necesidades con las existencias en almacén, el presupuesto disponible ylas existencias de seguridad.

Stock de seguridad, es la cantidad del producto que debe permanecer disponible comoreserva ante episodios imprevistos que incrementan el consumo del producto.2

Método de Consumo Histórico, este método utiliza los registros históricos de consumo de cadamedicamento y los proyecta al futuro de acuerdo a la tendencia mostrada y a la situación de

las existencias disponibles.

Método de morbilidad o perfil epidemiológico, es el método de estimación que utiliza lasestadísticas de servicio (casos clínicos, atenciones, etc.) para estimar la demanda futurade servicios, que al relacionarla con las guías de atención, donde se incluyen losesquemas de tratamiento, se obtiene la cantidad estimada de productos farmacéuticos y afines.

Medicamentos de estrategias o intervenciones sanitarias, son aquellos productosfarmacéuticos y afines que se encuentran incluidos en los esquemas de tratamiento de las guíasde atención de las estrategias sanitarias, este listado varía de acuerdo a la actualización

de los esquemas de tratamiento definidas por DGSP3

Medicamentos de Demanda, son aquellos que no forman parte de los productosfarmacéuticos y afines definidos dentro de los esquemas de tratamiento de las estrategiassanitarias.

Plan de entregas, Cantidad de productos farmacéuticos y afines que deben ingresar al almacénen una fecha determinada para mantener los niveles de existencias y un adecuadoabastecimiento.

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

A. Métodos de estimación de necesidades de Productos Farmacéuticos,Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios

Método de Consumo Histórico, este método utiliza los registros históricos de consumo de cadamedicamento y los proyecta al futuro de acuerdo a la tendencia mostrada y a la situación de lasexistencias disponibles.

Método de morbilidad o Perfil Epidemiológico, este método de estimación emplea comoinsumo el número de atenciones o casos clínicos registrados de determinadas patologías. La


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Proyección de atenciones o casos para el año de programación (futuro), se realiza en base adatos de las tendencias epidemiológicas de cada patología (como pruebas positivas detectadas,sub-registros, casos esperados, etc.) los mismos que bajo los criterios de “estimación denecesidades”, finalmente, son convertidos en necesidad de productos farmacéuticos y afines.

PROCEDIMIENTO POR EL MÉTODO DE CONSUMO HISTÓRICO

1) Contar con información histórica de consumo de todos los productos Farmacéuticos,Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios.

2) Organizar y graficar los datos en series de tiempo3) Analizar y corregir la información de acuerdo a las siguientes variables:

a) Identificar los datos correctosb) Identificar los datos anormalesc) Identificar la falta de datos

Datos correctos: Los datos correctos presuponen que la información está completa yno existió influencia notoria de los periodos de desabastecimiento o de otras variables,(como campañas, trasferencias, etc.) En este caso los datos están listos para serutilizados en la estimación del consumo futuro.

Datos anormales: Cuando uno o varios datos exhiben un comportamiento diferente alos demás datos de la serie, estamos ante un dato anormal que puede ser de dos tipos:

Datos anormales por error; por ejemplo cuando se digita un consumomensual con una cantidad y en realidad el verdadero consumo fue diferente.

Datos anormales verdaderos; por ejemplo cuando para un mes se triplica elconsumo de un producto como consecuencia del desabastecimiento de, ósimplemente se registra una reducción del consumo como consecuencia dedesabastecimiento.

Datos faltantes: Cuando existe ausencia de uno o más datos de la serie de datos. Aquíes importante diferenciar el valor “0” de un dato faltante, ya que este último no tienevalor o no está disponible, mientras que el cero “0” puede ser un dato anormalinfluenciado por la ausencia de existencias.

Durante el análisis la persona que programa puede llegar a la conclusión que los datoscon que cuenta no son suficiente ni confiables, calificando al producto como noprogramable por esta metodología, en cuyo caso debe ensayar la metodología demorbilidad o perfil epidemiológico.

4) Corregir los datos de acuerdo a la siguiente metodología:En esta sección se presentan los métodos para la corrección de los datos con elFarmacéutico programador, el cual seleccionará el método de corrección que consideremás apropiado.Cuando existen datos anormalesB. Si el dato anormal es erróneo: Se corrige, recurriendo a la fuente de origen e

identificando el dato real para reemplazar el dato erróneo.C. Si el dato anormal es verdadero: se corrige reemplazando el dato anormal por un

dato estimado, para ello elimina el dato y se emplea los métodos utilizados en lasección “cuando falta información“.


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5) Evaluar el comportamiento de consumo

a) Comportamiento estable, Es aquel comportamiento donde los datos son similares a

lo largo del periodo de evaluación. Gráficamente los datos de consumos se puedenasemejar a una línea horizontal recta.

b) Comportamiento con tendencia,

Cuando los datos de consumo muestran un comportamiento creciente odecreciente, es posible determinar la “tendencia” que sigue, trazando una línea deregresión o tendencia, utilizando el método de Regresión Lineal Simple.

c) Comportamiento estacional

Cuando los datos de consumo se elevan influenciados por determinados factoresclimáticos y este comportamiento es repetitivo a través de los años, se considera uncomportamiento estacional, y se puede apreciar en una gráfica de consumo de porlo menos 36 meses.

6) Estimación por el método del Consumo Promedio Ajustado.

Estimar las necesidades del producto tomando como base el consumo en un períodode tiempo determinado, no menor a un año.Para calcular la Estimación de Necesidades por este método, se debe hallar elConsumo Promedio Mensual Ajustado (CPMA), que es el promedio obtenido aldividir el consumo de un período determinado entre el número de períodos conexistencias del producto. Finalmente este CPMA se multiplica por el número de

meses que deben quedar cubiertos por la Estimación de Necesidades.Formula:

Luego:

La Estimación se realiza de acuerdo a los siguientes pasos:a. Registrar los datos de consumo analizados y corregidos para un

período de 12 meses.b. Determinar los periodos mensuales sin existencias.c. Determinar el consumo promedio mensual (CPMA) para un periodo de

12 meses, aplicando la formula.d. Realizar la estimación para un periodo de 12 meses, por lo que se

debe multiplicar el CPMA x 12, esto constituye las necesidadesestimadas para el siguiente año.


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PROCEDIMIENTO POR EL MÉTODO DE MORBILIDAD

1) ANÁLISIS Y PROYECCIÓN DE CASOS PARA EL PROCEDIMIENTO POR EL MÉTODO DE

MORBILIDAD O PERFIL EPIDEMIOLÓGICO

La estimación y programación de los PRODUCTOS FARMACÉUTICOS empleados en lasintervenciones sanitarias, “estratégicos y de soporte”, se realiza mediante la metodología demorbilidad o perfil epidemiológico, esta requiere del número de casos o atenciones que seespera recibir en los servicios de salud en el periodo de programación.

2) ORGANIZAR EL HISTÓRICO DE CASOS EN SERIES TIEMPO; El histórico de casos oatenciones se organiza en series de tiempo, se debe tener presente que estainformación se organiza para cada tipo de caso o atención; por ejemplo dentro de laestrategia de tuberculosis TBC, se encuentra casos como TBC sensible y TBC multidrogo

resistente MDR.3) ANALIZAR Y CORREGIR LA INFORMACIÓN; Una vez que los datos han sido graficados,

se procede a evaluar y corregir la información tal como se realizara para los productos dedemanda:

Identificar datos correctos

Identificar datos anormales

Identificar la falta de información

Es importante identificar las fuentes de donde proceden los casos (SIS, Reporte de casos etc.)a fin de que posteriormente puedan ser evaluados

4) Evaluar el comportamiento del Histórico de casos; Una vez que se ha graficado y corregidola información, se procede a evaluar el comportamiento de casos por cada estrategia.Los tipos de comportamientos que se pueden esperar, son los mismos que paramedicamentos e insumos de demanda: Comportamiento estable, estacional, con tendencia oirregular. Una vez evaluado el comportamiento, se procede a realizar la proyección de casosutilizando los métodos de consumo histórico.

5) Comparar los casos proyectados y los casos programados; Los casos o atenciones proyectadasy las programadas son comparados gráficamente; si bien ambos no presentan una coincidenciaexacta, por lo menos debe ser parecida.

6) Estimar la necesidad a partir de los casos; Una vez definidos los casos o atenciones para elperiodo de estimación, estos son convertidos a cantidades de productos farmacéuticos yafines de acuerdo con el esquema de tratamiento establecido y los criterios definidos porDGSP, pero que en general siguen la siguiente fórmula:


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Donde:Frecuencia de morbilidad = Es el número total de casos esperados

Cantidad de medicamentos = Se refiere a uno o más medicamentos necesarios paraatender la enfermedad, de acuerdo con el esquema detratamiento establecido.

Factor de perdidas = Es un porcentaje que define las pérdidas por presentacióndel producto. Como en el caso de biológicos parainmunizaciones, se considerara el factor pérdida poraplicación de dosis, establecido para cada uno de losbiológicos.

B. Métodos de Programación de necesidades de Productos Farmacéuticos,

Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios

La Programación consiste en la determinación del requerimiento total de losProductos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios, es decir lacantidad de productos que se debe adquirir para atender la demanda esperada.

En la etapa de programación las cantidades estimadas de medicamentos e insumosdeben ser ajustadas con las existencias en almacén, los ingresos pendientes y lasexistencias de seguridad, para luego adecuarlas al presupuesto disponible. Se debe detener en cuenta que el ajuste de la Estimación de Necesidades involucra tanto a losmedicamentos e insumos de Demanda como de Intervenciones Sanitarias, en los casosque se requiera.

Para determinar el requerimiento se utiliza la siguiente fórmula:

PROCEDIMIENTO PARA PROGRAMACIÓN:

1) Determinación de existencias a inicio de periodo; Cuando la programación se realiza mesesantes del inicio del periodo de estimación, se debe calcular los saldos con los que se contaráa inicios del periodo, lo que se denomina “saldo o stock al inicio del periodo”.

Para determinar estas existencias se requiere:

a) Un Inventario de medicamentos e insumos en todos los niveles del Almacén y todoslos servicios de Far mac ia el inventario abarca las existencias en el almacénespecializado, y todas las Farmacias y todo aquel espacio de custodia demedicamentos.


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b) El inventario solo debe considerar las existencias actualmente utilizables y que esprobable que lo sigan siendo en todo el período de programación, los productosvencidos o deteriorados deben retirarse. Si existe productos con fecha devencimiento próxima, el programador debe determinar la cantidad que podrá

c) utilizarse antes de su vencimiento, lo que no se utilizará (se llegará a vencer) no seráconsiderado en el inventario.

d) Consumo estimado, desde el momento en que se realiza el cálculo hasta el momentoen que se inicia el periodo de programación.

e) Determinar las cantidades de productos en tránsito, es decir todas las cantidadesde productos que ya están en proceso, o están comprometidas a entregar, esimportante que no se obvie esta cantidad ni se cuente dos veces.

f) En esta sección el programador debe estar seguro que los productos ingresarán alsistema de suministro. Pueden existir:

Compras con contratos firmados y por tanto es más seguro que ingresen

al sistema. Compras en proceso de selección de proveedores y que aun no se ha otorgado

la buena pro, estas compras pueden quedar desiertas. El programador d

Manual de Procesos y Procedimientos Departamento de Farmacia

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