MANUAL DEL PROCESO GESTIÓN DE … › bancos › wp-content › uploads › ...2018/03/03 ·...
Transcript of MANUAL DEL PROCESO GESTIÓN DE … › bancos › wp-content › uploads › ...2018/03/03 ·...
MANUAL MAN-GEI-GIN-3- Gestión de Inteligencia de Negocios
Dirección de Estudios y Gestión de la Información Intendencia Nacional de Riesgos y Estudios
1
MANUAL DEL PROCESO
GESTIÓN DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS
Subdirección de Inteligencia de Negocios y Administración de la Información
Versión 1.0
Febrero 2018
MANUAL MAN-GEI-GIN-3- Gestión de Inteligencia de Negocios
Dirección de Estudios y Gestión de la Información Intendencia Nacional de Riesgos y Estudios
2
MANUAL MAN-GEI-GIN-3- Gestión de Inteligencia de Negocios
Dirección de Estudios y Gestión de la Información Intendencia Nacional de Riesgos y Estudios
3
IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO
Proceso Nivel 0: Gestión de Estudios y Gestión de la Información
Proceso Nivel 1: Gestión de Inteligencia de Negocios y Administración de la Información
Proceso Nivel 2: Gestión de Inteligencia de Negocios
Proceso Nivel 3: -
Fecha Vigencia del Documento:
09/02/2018
Versión del Documento: 1.0
Número de Páginas: 16
Responsable del proceso: Subdirector(a) de Inteligencia de Negocios y Administración de la Información
Frecuencia de ejecución: Bajo demanda
REGISTRO DE VERSIONES
Versión
Descripción de la versión (motivos y cambios)
Realizado / Aprobado por
Cargo Fecha de
elaboración
Documentos que se dan de
baja con la vigencia de
este documento
1.0
Creación
Ing. Gabriela Pereira / Ing. Celene Vargas
Experto en Administración Técnica / Coordinadora General de Planificación y Mejoramiento Continuo
MANUAL MAN-GEI-GIN-3- Gestión de Inteligencia de Negocios
Dirección de Estudios y Gestión de la Información Intendencia Nacional de Riesgos y Estudios
4
ÍNDICE Y CONTENIDO
1. DESCRIPCIÓN DEL MANUAL DE GESTIÓN DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS ... 5
1.1. FICHA DEL MANUAL .......................................................................................... 5
1.2. ALCANCE DEL PROCESO ................................................................................. 6
1.3. NORMAS GENERALES DEL PROCESO ............................................................ 6
2. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL
SISTEMA DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS .................................................................. 7
2.1 FICHA DEL SUBPROCESO ..................................................................................... 7
2.2 NORMAS ESPECÍFICAS DEL SUBPROCESO ....................................................... 7
2.3 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO .......................................................... 8
2.4 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO ........................................ 9
3. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO DE ELABORACIÓN DE REPORTES
PERÓDICOS DE INFORMACIÓN (VOLÚMEN CRÉDITO, CAPCOL, CALIFICACIÓN DE
CARTERA) ...................................................................................................................... 11
3.1 FICHA DEL SUBPROCESO ................................................................................... 11
3.1 NORMAS ESPECÍFICAS DEL SUBPROCESO ................................................. 12
3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO .................................................... 13
3.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO .................................. 13
4. INDICADORES DE GESTIÓN DE LOS SUBPROCESOS ........................................ 15
5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ................................................................................. 15
5.1 TÉRMINOS ............................................................................................................ 15
5.2 DEFINICIONES ...................................................................................................... 15
6. LISTADO DE DOCUMENTO Y ANEXOS ................................................................. 16
MANUAL MAN-GEI-GIN-3- Gestión de Inteligencia de Negocios
Dirección de Estudios y Gestión de la Información Intendencia Nacional de Riesgos y Estudios
5
1. DESCRIPCIÓN DEL MANUAL DE GESTIÓN DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS
1.1. FICHA DEL MANUAL
Descripción: PROPÓSITO:
Administrar la herramienta BI para acceder a la información actual e histórica de una manera más eficiente y oportuna y de esta forma elaborar los reportes periódicos para volumen de crédito, captaciones y colocaciones y calificación de cartera
DISPARADOR:
Requerimientos de información (oficio, memorando o correo de requerimiento).
ENTRADAS:
BI – SAP.
Subprocesos:
Administración y gestión del Sistema de Inteligencia de Negocios.
Elaboración de reportes periódicos de información (volumen crédito, captaciones y colocaciones y calificación de cartera).
Productos/Servicios del proceso:
Reportes de inteligencia de negocios Informes de monitoreo y resultados de herramientas de
Inteligencia de Negocios
Tipo de proceso: Agregador de Valor
Responsable del proceso:
Subdirector(a) de Inteligencia de Negocios y Administración de la Información
Tipo de cliente: Interno/Externo Marco Legal: Código Orgánico Monetario y Financiero.
Ley de Seguridad Social. Ley del Banco del IESS. Codificación de Resoluciones de la Superintendencia de
Bancos y Seguros y de la Junta Bancaria. Resoluciones del Superintendente. Catálogos de Cuentas. Norma Técnica para el uso de las Clasificaciones y
Nomenclaturas. Norma de liquidez. Normas para que las Instituciones Financieras, las
Compañías de Arrendamiento Mercantil y las Emisoras o Administradoras de Tarjetas de Crédito mantengan un Nivel de Liquidez Estructural Adecuado.
MANUAL MAN-GEI-GIN-3- Gestión de Inteligencia de Negocios
Dirección de Estudios y Gestión de la Información Intendencia Nacional de Riesgos y Estudios
6
Resolución 047-2015-7, R.O. 487 de abril de 2015 Fe de erratas
Resolución 0047-2015-F, 062-2015-F, 175-2015-F (reforma PT) Patrimonio Técnico Constituido.
Resolución 2019-2016-F, Normas para la Calificación de Activos de Riesgo y Constitución de Provisiones de las instituciones de los sectores financieros público y privado y bajo el control de la Superintendencia de bancos (febrero de 2016).
1.2. ALCANCE DEL PROCESO
El proceso de Gestión de Inteligencia de Negocios inicia con la administración de la herramienta, en el caso de tener requerimientos de reportes se procede con la creación de los mismos.
El proceso es de aplicación a nivel de matriz (Quito)
1.3. NORMAS GENERALES DEL PROCESO
La Subdirección de Inteligencia de Negocios y Administración de la Información
deberá mantener actualizado el registro de perfiles, cada vez que se incorpore,
actualice o cancele un usuario. Así también, una lista de usuarios del BI detallando el
perfil asignado a cada uno de los servidores de la SB.
La Coordinación General de Tecnologías de Información y Comunicación es la encargada de custodiar la información institucional que se genera en la herramienta de inteligencia de negocios.
La preparación y divulgación de información está sujeta a las normativas vigentes y
en el Código Orgánico Monetario y Financiero.
La preparación de información solicitada deberá ser autorizada por el Director de
Estudios y Gestión de la Información o por el Subdirector de Inteligencia de Negocios
y Administración de la Información, quienes definirán la pertinencia de la atención de
estos requerimientos y prioridades.
Los datos para la generación de la información financiera y estadística deben ser
receptados y clasificados de manera ordenada y estandarizada.
La información sometida a sigilo y reserva deberá ser tratada de conformidad con las
disposiciones del Código Orgánico Monetario y Financiero y otras normas definidas
por la Superintendencia de Bancos.
MANUAL MAN-GEI-GIN-3- Gestión de Inteligencia de Negocios
Dirección de Estudios y Gestión de la Información Intendencia Nacional de Riesgos y Estudios
7
2. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL
SISTEMA DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS
2.1 FICHA DEL SUBPROCESO
Descripción:
PROPÓSITO:
Administrar las fuentes de información de los cubos/universos de datos y reportes existentes para generar información confiable, oportuna e histórica a los requirentes de información de la Superintendencia de Bancos.
DISPARADOR:
Memorando de requerimiento de información de las Unidades Administrativas de la Superintendencia de Bancos
ENTRADAS:
BI – SAP.
Productos/Servicios del Subproceso:
Reportes de inteligencia de negocios. o Cubos/Universos de información, reportes
(Dashboards) Informes de monitoreo y resultados de herramientas de
Inteligencia de Negocios
Responsable del Subproceso:
Subdirector(a) de Inteligencia de Negocios y Administración de la Información
Tipo de cliente: Interno/Externo
2.2 NORMAS ESPECÍFICAS DEL SUBPROCESO
La Subdirección de Inteligencia de Negocios y Administración de la Información
(SINAI), analizará los requerimientos cotejando los inventarios de datos que
mantienen los universos ya definidos y/o reportes elaborados, con el fin de evitar la
duplicidad de información dentro de la Institución.
La SINAI, coordinará con la Coordinación General de Tecnologías de Información y
Comunicación y canalizará los requerimientos recibidos (a través de memorando) que
ameriten la creación, modificación o habilitación de accesos de los universos de
información.
Una vez que se perfeccione el requerimiento sobre la creación de los universos, se
incorporará el detalle de la conformación de los mismos, para mantener el inventario
MANUAL MAN-GEI-GIN-3- Gestión de Inteligencia de Negocios
Dirección de Estudios y Gestión de la Información Intendencia Nacional de Riesgos y Estudios
8
correspondiente y se hará el pedido formal a la Coordinación General de Tecnologías
de Información y Comunicación.
Las áreas usuarias de los universos, mediante memorando deberán notificar a la
SINAI la creación de los reportes dando a conocer las variables utilizadas, con lo cual
se deberá mantener un inventario de reportes y sus detalles.
2.3 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO
MANUAL MAN-GEI-GIN-3- Gestión de Inteligencia de Negocios
Dirección de Estudios y Gestión de la Información Intendencia Nacional de Riesgos y Estudios
9
2.4 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO
# Actividad Descripción Responsable Documentos generados
1
Realizar requerimientos de Información Institucional
Intendente o Director envía solicitud de información mediante memorando, vía Quipux al Subdirector de la SINAI.
Requirente (Unidad
Administrativa de la SB)
Memorando, solicitud de información.
2
Analizar requerimiento y/o solicitud de información
Analizar el requerimiento receptado. ¿Unidad Administrativa puede tener acceso a la información solicitada? No: ir a la actividad 3. Si: ir a la actividad 4.
Subdirector (a) SINAI
-
3
Realizar contestación y enviar a la Unidad requirente
Envía un memorando de respuesta indicando que no es factible atender el requerimiento. FIN
Subdirector (a) SINAI
Memorando, no procedencia.
4
Analizar requerimiento y/o solicitud de información
Analizar si en el inventario de reportes existe un reporte similar que pueda ser utilizado, sino revisar y determinar en el inventario de variables en cubos/universos existentes si existe la información requerida. ¿Existe reporte? Si: ir a actividad 5. No: Continuar actividad 6
Experto Técnico SINAI
*Memorando, solicitud de información *Revisar bases
de datos (BDD): -Reportes. -Cubos/universos de Información. -Requerimientos anteriores. - Perfiles de usuarios.
5
Entregar acceso al reporte ya existente
Habilitar al usuario requirente el acceso al reporte existente. FIN
Experto Técnico SINAI
Memorando, entrega de acceso al reporte
6
Analizar si existe información.
El experto SINAI analiza si la información existe ¿Existe información? Si: Continuar actividad 7 No: Continuar actividad 9
Experto Técnico SINAI
-
MANUAL MAN-GEI-GIN-3- Gestión de Inteligencia de Negocios
Dirección de Estudios y Gestión de la Información Intendencia Nacional de Riesgos y Estudios
10
7
Proporcionar acceso(s) a la información para requirente
Habilitar al constructor del área solicitante el acceso al universo donde se encuentra la información requerida.
Experto Técnico SINAI
Memorando, acceso a la información
8 Generar documentación
El constructor del área solicitante genera un nuevo reporte e informa a través de memorando a la SINAI para que actualice el inventario de reportes e informes. FIN
Requirente (Unidad
Administrativa de la SB)
Reportes de Inteligencia de
Negocios
Informes de monitoreo y
resultados de herramientas de Inteligencia de
Negocios
9
Convocar a reunión con el requirente de información
Convocar a reunión, mediante correo electrónico institucional, a Constructor del área solicitante, y funcionario de CGTIC.
Experto Técnico SINAI
Correo electrónico
10 Determinar necesidades de información
En la reunión mantenida entre la SINAI, la CGTIC y la Unidad Requirente, se deberá establecer el alcance de las necesidades de información, y contrastar con lo existente en base de datos y estructuras ya creadas, con el fin de determinar puntualmente el requerimiento y evitar duplicidad de información en la Superintendencia de Bancos.
Requirente (Unidad
Administrativa de la SB)
Experto Técnico
SINAI
Acta de reunión
11
Realizar requerimiento para generar Información
Formalizar requerimiento de generación de universo mediante memorando dirigido a CGTIC.
Experto Técnico SINAI
Memorando, requerimiento
para proporcionar la
información.
11.1 Receptar requerimiento
Revisa el requerimiento enviado por la SINAI y define: ¿Es necesario crear un nuevo universo de datos? SI: Ir al proceso Gestión de Diseño, Desarrollo y Mantenimiento de Aplicaciones Tecnológicas NO: Ir al proceso de Necesidades del Negocio
Director de Soluciones
Tecnológicas -
MANUAL MAN-GEI-GIN-3- Gestión de Inteligencia de Negocios
Dirección de Estudios y Gestión de la Información Intendencia Nacional de Riesgos y Estudios
11
¿Es necesario carga de información adicional? SI: Continuar proceso Gestión de Estructuras para carga de Información. Continuar actividad 12 NO: Continuar actividad 12
Proceso
Gestión de Diseño, Desarrollo y Mantenimiento
de Aplicaciones Tecnológicas
Dirección de Soluciones Tecnológicas
Proceso Necesidades del Negocio
Dirección de Soluciones
Tecnológicas
Proceso Gestión de Estructuras para
carga de Información
Dirección de Estudios y Gestión de la Información
12
Verificar respuesta de la necesidad solventada
Recibir memorando de contestación por parte de CGTIC y revisar que el universo contenga la información solicitada. ¿Cumple requerimiento? SI: Pasar a actividad 7. NO: Solicitar a CGTIC la corrección del universo, regresa actividad 11.
Experto Técnico SINAI
Memorando, información generada
3. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO DE ELABORACIÓN DE REPORTES
PERÓDICOS DE INFORMACIÓN (VOLÚMEN CRÉDITO, CAPTACIONES Y
COLOCACIONES, CALIFICACIÓN DE CARTERA)
3.1 FICHA DEL SUBPROCESO
Descripción:
PROPÓSITO:
Proporcionar información financiera, inherente al funcionamiento del sistema financiero, para apoyar los procesos de supervisión.
DISPARADOR:
Necesidad de generación de información por mandato legal y normas de supervisión.
Necesidad por parte de los usuarios internos y externos de obtener información financiera relacionada a las
MANUAL MAN-GEI-GIN-3- Gestión de Inteligencia de Negocios
Dirección de Estudios y Gestión de la Información Intendencia Nacional de Riesgos y Estudios
12
entidades financieras y el comportamiento de los sistemas controlados.
ENTRADAS:
Bases de datos de información de estructuras integradas de datos y aplicativos institucionales.
Calendario de productos periódicos.
Cuadro de productos asignados.
Productos/Servicios del Subproceso:
Reportes de Inteligencia de Negocios. o Reportes financieros
Responsable del Subproceso:
Subdirector(a) de Inteligencia de Negocios y Administración de la Información
3.1 NORMAS ESPECÍFICAS DEL SUBPROCESO
La información deberá ser elaborada y publicada de acuerdo a lo definido en las
normativas vigentes y en el Código Orgánico Monetario y Financiero.
La prioridad de elaboración de la información deberá ser asignada por el Director de
Estudios y Gestión de la Información o el Subdirector de Inteligencia de Negocios y
Administración de la Información.
Debido a que el objeto de la Superintendencia es la supervisión y control financiero y
de seguridad social, la elaboración y divulgación de información financiera estará
determinada por la normativa prudencial para supervisión ecuatoriana y las buenas
prácticas en supervisión de los sectores mencionados acogidas por esta
Superintendencia.
La protección de los microdatos se aplica para los datos de clientes en el sistema
financiero tales como saldo cartera de cartera y volumen de créditos; o situación de
clientes en cuentas corrientes.
Los datos individuales de los clientes de las entidades controladas no se divulgan al
público de manera individual sólo en datos agregados que resuman las variables para
la supervisión financiera o datos estadísticos agregados.
De acuerdo las necesidades que surjan en los sistemas controlados, la información
financiera y estadística se podrá modificar para adecuar los productos a las nuevas
normativas o por instrucción del Subdirector de Inteligencia del Negocios y
MANUAL MAN-GEI-GIN-3- Gestión de Inteligencia de Negocios
Dirección de Estudios y Gestión de la Información Intendencia Nacional de Riesgos y Estudios
13
Administración de la Información y el Director de Estudios y Gestión de la
Información.
3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO
3.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO
# Actividad Descripción Responsable Documentos generados
1 Revisar información
Para correr los procesos se revisan las bitácoras, y se comprueba la disponibilidad de información.
¿Información completa? SI: Continuar actividad 3. NO: Continuar actividad 2.
Experto Técnico
2 Solicitar Si no está completo se requiere a las entidades
Experto Técnico
Correo electrónico /
MANUAL MAN-GEI-GIN-3- Gestión de Inteligencia de Negocios
Dirección de Estudios y Gestión de la Información Intendencia Nacional de Riesgos y Estudios
14
información controladas el envío de las estructuras y regresar a la actividad 1.
llamada telefónica /
gestor documental
3 Generar reportes en BI
Se generan los reportes en BI a la fecha planificada.
Experto
Técnico
Reportes de Inteligencia
de Negocios: Reportes
financieros
4
Verificar la consistencia de los datos obtenidos
Realiza verificaciones para determinar la razonabilidad de la información y evitar duplicidad de datos. ¿Datos correctos? SI: Pasa actividad 5. NO: Pasa actividad 6.
Experto
Técnico -
5
Estructurar boletín
Construir los reportes y analizar. ¿Se evidencia error? SI: Continuar actividad 6. NO: Continuar actividad 7.
Experto
Técnico
Reportes de Inteligencia
de Negocios: Reportes
financieros
6 Solicitar correcciones
Se solicita a CGTIC que realice las correcciones requeridas. Volver a la actividad 3.
Experto
Técnico
Correo electrónico /
llamada telefónica
Proceso
Gestión de Diseño, Desarrollo y
Mantenimiento de Aplicaciones Tecnológicas
Coordinación General de Tecnologías de Información
y Comunicación
7 Revisar y aprobar Información
Revisa la información remitida por el experto SINAI. ¿Información correcta? SI: Continuar actividad 8. NO: Regresar actividad 5.
Subdirector
Inteligencia de
Negocios y
Administración
de la
Información
Reportes de Inteligencia
de Negocios: Reportes
financieros
8 Gestionar publicación
Se envía al Administrador de la página Web la información para la respectiva publicación.
Se ejecuta el proceso de
Experto
Técnico
Reportes de Inteligencia
de Negocios: Reportes
financieros
MANUAL MAN-GEI-GIN-3- Gestión de Inteligencia de Negocios
Dirección de Estudios y Gestión de la Información Intendencia Nacional de Riesgos y Estudios
15
Gestión de Comunicación Interna.
Proceso Gestión de Comunicación
Interna Coordinación General de Comunicación
9 Verificar publicación
Se verifica que la publicación en la web se encuentre correcta.
¿Está correcta? SI: FIN. NO: Continuar actividad 9.1.
Experto
Técnico -
9.1
Comunicar inconformidad de publicación
Si la publicación se encuentra incorrecta se comunica al administrador de la web la incidencia. Regresar actividad 8.
Experto
Técnico
Correo electrónico /
llamada
4. INDICADORES DE GESTIÓN DE LOS SUBPROCESOS
Los indicadores se encuentran descritos como anexos en el formato F-GPP-01 - Ficha de
Indicadores de Gestión de Procesos.
5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
5.1 TÉRMINOS
N/A
5.2 DEFINICIONES
Requerimiento.- Solicitud de un usuario interno con respecto a información que requiere.
Sigilo bancario.- Constituye un término referente al ámbito de las relaciones entre la
institución bancaria y sus clientes, e impone la obligación de confidencialidad de la
institución sobre las informaciones que aquéllos le proporcionan. El cual está limitado por
la información que por disposiciones legales debe proporcionar a los Organismos de
Control.
MANUAL MAN-GEI-GIN-3- Gestión de Inteligencia de Negocios
Dirección de Estudios y Gestión de la Información Intendencia Nacional de Riesgos y Estudios
16
Unidades requirentes.- Son todas las Unidades Institucionales Administrativas de la
Superintendencia de Bancos que desean obtener información.
6. LISTADO DE DOCUMENTO Y ANEXOS
N/A