MANUAL DE FUNCIONES DEL PERSONAL AUXILIAR DE FARMACIA:

ATENCION DE MOSTRADOR

� Despachar medicación que vengan con o sin receta dependiendo de manera cordial y rápida.

� En caso de que el cliente tenga receta, la lectura, compresión y procesamiento de la misma debe ser de manera rápida y eficiente. Si el paciente requiere consejo del farmacéutico se lo debe dirigir hacia el farmacéutico.

� Antes de facturar se debe indicar al cliente el valor total a ser cancelado y especificar la forma de pago con lo que se evitara un 90% de las anulaciones.

� Facturar y esperar la copia rosado de cancelación para entregar los productos. � La dispensación de los mismos serán frente al cliente comparando y contando los

productos entregados con la receta y la factura para evitar errores y reclamos posteriores

� Solucionar los problemas presentados a los clientes, en caso de necesitar ayuda del jefe o autoridad superior solicitarla para la pronta solución del problema.

LIMPIEZA DE LA FARMACIA:

� Cada cercha tiene un responsable el cual deberá mantenerlas siempre ordenadas alfabéticamente y limpias.

� El piso será responsabilidad de todos los turnos, los cuales deberá colaborar con la limpieza del mismo, el cual debe encontrarse siempre en perfecto estado

ORGANIZACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS.

� Organizar los productos por orden alfabético dentro de los laboratorios farmacéuticos, conforme se encuentra asignados en el listado elaborado por la administración de la farmacia.

� Los insumos deben estar dentro de canastillas asignadas para su almacenamiento, y estas canastillas a su vez se encontraran dentro de las cerchas, lo que facilitará su visibilidad para su rápida ubicación.

� Revisar la medicación que llega de bodega, que el producto que consta en la transferencia del sistema sea el que llega físicamente, que las cantidades físicas sean iguales a las transferidas en el sistema y que las fechas de expiración de los productos estregados por bodega estén correctas. En caso de encontrarse novedades estas deberán ser reportadas inmediatamente para su corrección.

CONTROL DE FECHAS DE EXPIRACION:

� Revisar expirados de cada cercha asignada y enviarlos a bodega con el tiempo debido. � Se colocará un sello amarillo para las cajas que están con 6 a 8 meses y con menos de

6 meses un sello rojo para que al despachar las personas responsables sepan que producto deben despacharse primero.

� Devolver solamente cajas cerradas � Ayudar a elaborar el listado de productos con fecha corta especialmente de cajas

abiertas para promocionar con descuentos a los médicos para evitar en lo posible que se caduquen estos medicamentos.

� Los medicamentos no devueltos serán de exclusiva responsabilidad del responsable de cada percha.

VARIOS

� Colaborar con la elaboración de mailings promocionales. � Indicar productos en sobre stock. � Realizar los inventarios rotativos los cuales serán indicados de acuerdo al cronograma

de trabajo. � Apoyar con ideas para incentivar las ventas.

Además, de esta funciones debe cumplirse a cabalidad las políticas y el reglamento interno.

JEFE DE FARMACIA:

REUNIONES: � Asistir a las reuniones departamentales una vez al mes, o siempre que se crea

conveniente. � Coordinar una reunión cada mes con las jefaturas de las otras farmacias para analizar

problemas que se hayan presentado. � Coordinar reunión con todo el personal de la farmacia para sus sugerencias y aportes

para la empresa. VENTAS:

� Arreglar los problemas de los clientes en los cuales se necesite su presencia. � Atender el mostrador cuando se requiere su presencia tanto para el despacho como

para atención. � Coordinar con gerencia descuento especiales para empresas por compras al por

mayor, considerando los montos de compras y márgenes de utilidad. � Dirigir campañas promocionales como charlas, conferencia, elaboración de mailing

para promover las ventas. � Revisar los productos en sobre stock para devolverlos o gestionar por medio del

supervisor la salida de los mismos. INVENTARIOS:

� Dirigir y realizar los inventarios rotativos de las farmacias, los cuales se deben estar dentro de cronograma establecido.

� Revisar conjuntamente con Auditoria los ajustes a realizarse del inventario para ver posibles cruces, pérdidas o malos despachos, los cuales de no existir una justificación serán cobrados al o los responsables.

LIMPIEZA:

� Revisar la presentación de la farmacia tanto en limpieza como en orden. � Dirigir el arreglo de la vitrinas en productos varios, cambiando la ubicación de los

productos cada cierto tiempo para dar variedad a nuestros clientes. � Dirigir el arreglo de cerchas o vitrinas promocionales con productos que se

encuentren con promoción en nuestros locales. CAJAS:

� Realizar la emisión de facturas manuales en el sistema adjuntando siempre la impresión en papel con la que se regulo el sistema.

� Llevar el control de caja chica. � Coordinar con auditoria arqueos sorpresivos a cajeras de las distintas farmacias.

COMPRAS.

� Realizar la compras para la farmacia tanto de medicinas, como insumos, y varios � Emitir ordenes de compra para revisar los pedidos en bodega � Tramitar con los laboratorios en caso de tener problemas con notas de crédito. � Tramitar con los laboratorios en caso de tener problemas con devoluciones de

expirados. VARIOS:

� Supervisar al personal que esta bajo su cargo. � Velar por el bienestar del personal y a la vez emitir sanciones en caso de no cumplir

con los haberes asignados. � Control y supervisión de sustancias psicotrópicas y estupefacientes. � Presentar los informes cada mes de sustancias psicotrópicas y estupefacientes. � Tramitar los permisos de funcionamiento y psicotrópicos cada año de las farmacias.

Además, de esta funciones debe cumplirse a cabalidad las políticas y el reglamento interno.

SUPERVISOR DE FARMACIA.

� Promocionar los productos de baja rotación con fecha cerca de expirar a lo médicos,

entregando los listados dados por los jefes de farmacia. � Revisar la limpieza, y arreglos que necesite cada farmacia. � Coordinar con el Jefe de Farmacia promociones, y requerimientos de cada farmacia. � Visitar y promocionar nuestros servicios a clientes especiales. � Cualquier novedad o inconveniente encontrado deberá ser notificado por escrito al jefe

de farmacia. � No tendrá protestad para con el personal, toda amonestación y sanción se realizará por

medio del Jefe de Farmacia.

MENSAJEROS:

Sus funciones son:

� Ser responsables de los envíos a domicilios y diferentes instituciones y/o empresas que

tengan convenio con Sinaífarm, que hayan sido designados dentro de los límites y fuera de estos con autorización.

� Ser responsables del transporte del personal UNICAMENTE en días feriados que sean debidamente autorizados.

� Ser responsables del dinero que se entrega para cambio de monedas. � Ser responsables de todo tipo de documentos que se entreguen como cheques,

facturas, cédulas, etc. � Ser responsables de retiro y envío de encomiendas. � Ser responsables de la limpieza completa diaria de la farmacia. � Coordinar con el Departamento de Mantenimiento los días de lavado del piso � Ayudar al personal de las farmacias con cajas o productos que se necesiten se

trasladen de un lugar a otro, o de la bodega a cualquier lugar Además, de esta funciones debe cumplirse a cabalidad las políticas y el reglamento interno.

JEFE DE BODEGA

� Coordinar y delegar funciones del personal que labora en su departamento. � Ser responsable del inventario de la bodega a su cargo. � Coordinar las entregas y devoluciones de los productos por expirar a los laboratorios. � Coordinar las transferencias a cada subbodega. � Revisar los stocks de bodega interna, para controlar los sobre stocks y productos de

baja rotación. � Dirigir los inventarios rotativos con el personal a cargo. � Dirigir al personal para control de expirados en la bodega. � Revisar la creación de códigos de barra en cada producto nuevo que llegue. � Coordinar la limpieza diaria de la bodega comprendido el baño también.

Además, de esta funciones debe cumplirse a cabalidad las políticas y el reglamento interno.

AUXILIARES DE BODEGA:

� Ser responsables de las transferencias a cada subbodega y botica interna. � Al ser responsables de las transferencias también son responsables de solucionas

cualquier inconveniente o reclamo que se puede dar por las mismas. � Ser responsables de cada cercha asignada para inventarios y expirados. � Ser responsables de la revisión de la mercadería que llega junto con las órdenes de

compra. � Recepción de productos por expirar enviados por las subbodegas. � Comunicar productos que estén dentro de la orden de compra y que no hayan llegado

o si hay una diferencia con la misma. � Crear los códigos de barra de los productos que no consten en el sistema. � Ser responsable de la limpieza de la bodega.

Además, de esta funciones debe cumplirse a cabalidad las políticas y el reglamento interno.

BOTICA INTERNA:

� Ser responsable del inventario de la bodega a su cargo. � Ser responsables del abastecimiento medicamentos, insumos y todo lo que se requiera

para consumo de los pacientes. � Ejecutar inventarios rotativos. � Revisar con anterioridad los stocks para las transferencias y para inventario interno. � Controlar los expirados de las cerchas asignadas. � Controlar la rotación de los productos, y comunicar para lograr su expendio. � Ser responsables de las transferencias a la subbodegas. � Controlar los stocks mínimos del inventario. � Ser responsable de la limpieza de cerchas y local.

Además, de esta funciones debe cumplirse a cabalidad las políticas y el reglamento interno.

CAJEROS:

� Ser responsables de su caja en cobros de facturas de farmacia y de planillas de emergencia cuando así se lo requiera del inventario de la bodega a su cargo.

� Ser responsable del fondo de sueltos asignado el cual única y exclusivamente se lo utilizarla para lo que fue creado, no se podrá cambian cheques con este fondo, ni realizar compras, este fondo deberá estar siempre cuadrado.

� Cuadrar diariamente las cajas el cual debela ser enviado a contabilidad con todas las facturas ordenadas en orden cronológico, de igual manera de existir notas de crédito o retenciones y cualquier documento que afecte al cuadre.

� Ser custodio y responsable de las facturas manuales los cuales deben seguir un orden secuencias.

� Ser responsables de la limpieza de las cerchas asignadas � De igual manera serán responsables de los productos que se encuentran en las

cerchas asignadas de su devolución antes de que expiren. � Es responsabilidad de las cajeras (o) que todos los documentos como: vauchers,

retenciones, notas de crédito y cheques estén correctamente elaborados y de su envió oportuno a contabilidad de todos estos documentos con sus soportes.

Además, de esta funciones debe cumplirse a cabalidad las políticas y el reglamento interno.

SERVICIO AL CLIENTE

� Atención General al Cliente � Explicación y venta de productos varios � Revisión de cerchas de autoservicio, limpieza, orden y que estén completas con

productos � Revisar y coordinar el arreglo de cerchas externas � Ingresar al sistema las tarjetas de descuento y seguro vendidas � Realizar la venta y entrega de las tarjetas de descuento y seguro a los clientes que

desean retirar en farmacia � Gestionar la entrega de tarjetas que no concuerdan con dirección o han presentado

algún problema � Realizar las llamadas telefónicas para invitar a las conferencias de la farmacia � Realizar las llamadas telefónicas para notificar de promociones específicas o

especiales � Realizar las llamadas telefónicas para realizar encuestas de satisfacción del cliente � Recibir y tratar de solucionar y atender las quejas y reclamos de los clientes � Colaborar con el personal de la farmacia cuando la situación lo requiere

Además, de esta funciones debe cumplirse a cabalidad las políticas y el reglamento interno.

POLITICAS EN CUANTO A ALIMENTOS, VACACIONES Y TRANSPORTE: COMIDA:

Realizado el análisis y se ha determinado que el personal que laboran en Sinaifarm S.A., menos de 8 horas diarias, no tendrán alimentos dados por la empresa, para lo cual se ha unificado el horario de modo que el turno de la mañana será de: 08:00 a 15:00, teniéndose 7 horas de trabajo de lunes a viernes, para los locales de paseo del puente y hospital, en el caso del mall sería de 09:00 a 15:00 con 6 horas de trabajo. Para la tarde varía en cada local así se tiene que el Paseo del Puente se trabajará de 15:00 a 22:00 con 7 horas de trabajo, en el mall de 15:00 a 21:00 con 6 horas y hospital de 15:00 a 23:00 con 8 horas de laborables. En los fines de semana se dará los almuerzo y meriendas a las personas que laboran jornadas únicas como es el caso del mall y de hospital. En farmacia interna del hospital se laborará de 07:00 a 15:00 y en la tarde de 14:00 a 22:00 teniéndose en ambos turnos 8 horas de trabajo. Y los fines de semana se tendrá únicamente almuerzo por su horario que es de 07:00 a 17:00, con 10 horas de jornada. En el caso de sinaito no tendrá alimentos debido al precio por hora que se cancela. TRANSPORTE:

El transporte se suspenderá a todas las personas que tengan hora de salida hasta la 10 de la noche debido a que a esta hora si se tiene medios de movilización. En el caso de las personas que tengan horario hasta pasada las 10 de la noche se le cancelará LA DIFERENCIA ENTRE EL COSTO DE TRANSPORTE MENOS LO QUE SE PAGA POR LEY oséa un dólar extra por día para que se dirijan a sus casas. Se fijado que días como los feriados de carnaval, 01 de enero, 01 de mayo, jueves y viernes santo, y salvo el caso que se analice otro motivo más se tendrá transporte para ir a traer y dejar a la casa al personal. Para esto se ha sugerido establecer horarios fijos en cada farmacia lo cual ya se tiene en el Paseo del Puente, Mall del Río y farmacia interna, para poder tener mejor control en el pago del transporte para evitar futuras confusiones en el roll de pago. EXPIRADOS:

LAS POLITICAS SERÁN MUY CLARAS.

� POR NINGUN MOTIVO LAS FARMACIAS PODRÁN GESTIONAR INDIVIDUALMENTE LA DEVOLUCIÓN, TODO SE LO HARÁ A TRAVÉS DE BODEGA. SI EN CASO DE QUEDARSE EL PRODUCTO NO SE PUEDE

GESTIONAR CAMBIO POR OTRO QUE NO SEA EL MISMO PEOR AUN NOTAS DE

CREDITO, EL ASUNTO ES QUE ESTO GENERA VARIACIONES EN LOS INVENTARIOS PARA LO CUAL SOLO BODEGA EXTERNA ESTA AUTORIZADA CON EL RESPECTIVO RESPALDO DEL DOCUMENTO FISICO DE LA DEVOLUCION. OK.

� EN CASO DE TENER PRODUCTOS CON CAJAS ABIERTAS SE DEBERA COMUNICAR CON 6 MESES DE ANTICIPACIÓN PARA PODER GESTIONAR SI SE PUEDE SACAR CON NUESTROS MEDICOS O NO, ESTO SE DEBE A QUE SI DEBEMOS DEVOLVER DE 4 A 3 MESES DE ANTICIPACIÓN SE TENDRA UNOS 2 A 3 MESES PARA INTERNAR SACAR EL PRODUCTO SOBRE TODO EN CASO DE CAJAS ABIERTAS.

� LAS FECHAS A DEVOLVERSE SERÁN HASTA EL 10 DE CADA MES Y SE RECIBIRÁN UNICA Y EXCLUSIVAMENTE LOS DIAS VIERNES TODO EL DIA, PARA LO CUAL SE DEBE TRAER LA NOTA DE DEVOLUCION DE BODEGA Y PARA

RESPALDO DE LA FARMACIA RETIRAR EL COMPROBANTE DE RETIRO DEL INVENTARIO DE LA MERCADERIA.

� SE COLOCA EL SIGUIENTE CALENDARIO PARA DEVOLUCIONES.

� CON UN MES ANTES WIETH LEDERLE. ACROMAX ROWE NESTLE ABBOT ADAMS BAGO QUIFATEX UCB VACUNAS DE AVENTIS GRUNENTHAL

� CON DOS MESES ANTES ALCON ABL FARMA GRUPO FARMA INTERPHARM RODDME

� CON CUATRO MESES MEDICAMENTA GLAXO CON TRES MESES EL RESTO DE LABORATORIOS QUE SE TIENEN EN LAS FARMACIAS.

Cualquier cambio será comunicado por mail bajo la responsabilidad de bodega, Para evitarnos sorpresas innecesarias. INVENTARIOS ROTATIVOS:

Como se ha visto que uno de los problemas mayores son nuestros inventarios se realizarán inventarios rotativos los cuales serán entregados por semana al ingeniero Berrezueta para realizar los cambios en el sistema, se tendrá que presentar un justificativo de los cambios encontrados. Se procederá de la siguiente manera: La primera semana de cada mes se entregarán los siguientes laboratorios de medicamentos: Abbot, abl farma, acromax, alcon, allergan, astra zeneca, aventis, bago, banner, bassel, bassa, baxter, bayer, bioindustrias, berna, boeringer, braun, bristol, byk, cevan, chalver, chefar, chile, cipa, deuche farma, jaquifar, richar o custer, ecu, ecuaquimica, eli lilly, farmandian, extranjeros, estados unidos, farmandina, farmayala, galderma, genamérica, genfar, glaxo, mk,. La segunda semana se entregará: Grunenthal, grupo farma, gutis, heel, hitalfarma, hospimedika, indunidas, interpharm, italchem, julpharma, kronos, lederle, prater, lamosan, laturi, life, medicamenta, mepha, merck, merck sharp, neofarmaco, new yorker, newport, nifa, novartis, nutricia, ordesa, organon, orquita, paracelso, parke davis, pasteur, pentacoop, pfizerm pharma brand, pharma investi, upjhon,

La tercera semana se entregará: Quifatex, quimica ariston, recalcine, rochem rocnarf, roddme, roemmers, rowe, sanderson, sanofi, saval, shcering ecuatoriana, schering plough, Sophia, suiphar, swiss, teuto, ucb, us pharma, wasser, zambon, 3 m laboratorios, accesorios de cabello, alem, almacenes juan eljuri, amusse, ardyss, aseo personal, baby, baby king, bebidas, bdf, bisutería, bonawell, br, braun. La cuarta semana se entregará: Bracero debi, camera, colgate, corpo médica, corvol, cosmética internacional, delgado rios ana, disney, drocaras, dulca hogar, enannos, ethicon, evenflo, felce azurra, finesse, frisonex, gerber, gillete, glemo, hansaplast, har, herbal, jaime jose vega de la cuadra, jeringa, johnsosn, Jonson, juguetería, kimberly y klark, kodak, konzil, windsor, las fragancias, medical support, mennen, Munich, naturaleza y vida, nestle, neutrógena, nivea, no varix, nuk, oral b, otelo, otros, palmolive, pantene, para mi bebe, pequeñin pequitas, ph eucerin, pigeon, ponds, princesa, pro, proaño, productos adams, reach, rene chardon, revlon, ropa de bebe, rush, sedal, selsun, sothys, sundown, wella, wellapon,zaimella. Esto se deberá presentar cada semana para llevar un mejor control de expirados, productos de baja rotación y un mejor inventario, evitándonos las molestias que causa al no tener bien establecido lo stocks.