MANUAL PARA ADMON Y MANEJO DEL ALMACEN-DEF · entidades de la Administración Pública Federal,...

T A L L E R E S G R A F I C O S D E M E X I C O O R G A N I S M O P U B L I C O D E S C E N T R A L I Z A D O

GERENCIA GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS

SUBGERENCIA DE ALMACEN

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES DE CONSUMO, Y SU MANEJO EN EL ALMACEN DE

TALLERES GRAFICOS DE MÉXICO

DICIEMBRE 2004


C O N T E N I D O Página Presentación 1 Objetivo 2 Marco Legal 3 Actividades del Almacén 6 Indicadores 9 Anexos 12 Procedimientos Instructivos Formatos

1


PRESENTACIÓN La Gerencia General de Administración y Finanzas de Talleres Gráficos de México en cumplimiento a lo que establecen los Artículos 1°. y 22 Fracción III de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, y de conformidad a los Lineamientos Generales para la Administración de almacenes de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 11 de Noviembre de 2004, emite el presente Manual para la Administración de Bienes de Consumo y su Manejo en el Almacén de Talleres Gráficos de México.

2


OBJETIVO El presente Manual fue elaborado con la finalidad de establecer mecanismos y procedimientos para el manejo, control y resguardo de los materiales y productos adquiridos por el organismo para los diferentes procesos de impresión, así como bienes instrumentales para su operación. Esto permitirá supervisar su correcto almacenamiento de manera eficiente en el almacén, y su registro de entrada y salida de manera sistematizada conforme a las normas y disposiciones aplicables en la materia y de conformidad a los procedimientos e instructivos registrados en el Manual de Administración de Calidad del organismo.

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MARCO LEGAL Articulo 134 Constitucional LEYES Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos Ley Federal del Procedimiento Administrativo Ley Federal sobre Metrología y Normalización Ley General de Bienes Nacionales Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental

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REGLAMENTOS Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal CODIGOS Código Civil para el Distrito Federal en Materia Común y para toda la República en Materia del Fuero Federal Código Federal de Procedimientos Civiles Código Fiscal de la Federación DECRETOS Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal que corresponda ACUERDOS Acuerdo que establece el Programa de Austeridad Presupuestaria en la Administración Pública Federal para el Ejercicio Fiscal que corresponda.

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Acuerdo que establece las Disposiciones de Productividad Ahorro, Transparencia y Desregulación Presupuestaria en la Administración Pública Federal para el Ejercicio Fiscal que corresponda. Acuerdo por el que se crea la Comisión para la Transparencia y el combate a la corrupción en la Administración publica Federal LINEAMIENTOS Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las dependencias de la Administración Pública Federal ( D.O.F. 11/11/2004) NORMAS Normas Generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada ( D.O.F. 30/12/2004).

6


ACTIVIDADES DE LA SUBGERENCIA DE ALMACEN La Subgerencia de Almacén, es el área responsable de la recepción, custodia y manejo de los materiales y productos requeridos por el organismo por lo que sus atribuciones consisten en;

1. Vigilar que el funcionamiento del almacén se realice de acuerdo a las normas y lineamientos establecidos;

2. Determinar los niveles máximos y mínimos, así como su

punto de reorden, para garantizar las existencias de materiales en el almacén y su aprovechamiento eficiente y racional;

3. Autorizar la salida de bienes del almacén, y de materia

prima e insumos a la producción, a líneas de apoyo en caso de solicitarlo la Gerencia General Comercial o de Producción;

4. Supervisar el correcto almacenamiento de los materiales

y realizar su identificación mediante el Catalogo de Localización, el cual contempla la ubicación de refacciones e insumos a la producción, para el caso del papel existe identificación y ubicación por áreas y tipo de papel;

5. Programar el abastecimiento de los materiales

solicitados por las áreas del organismo, así como los de reposición;

7


6. Autorizar y generar las requisiciones de compra de los materiales solicitados por las diferentes áreas;

7. Recibir y autorizar las solicitudes y cambios de

reposición de material solicitadas por la Gerencia General Comercial y de Producción;

8. Registrar todos los bienes de consumo o instrumentales,

con base en los pedidos adjudicados por la Gerencia de Abastecimientos;

9. Recibir y verificar el papel surtido por los proveedores y

que este cumpla con las normas de calidad y estándares establecidos;

10. Conciliar mensualmente con la Subgerencia de Conta- bilidad y Presupuesto las existencias de materiales respecto al registro del kardex sistematizado; 11. Establecer muestreos físicos mensuales con base a los registros de entrada y salida, proporcionados por el sistema informàtico con que cuente el Almacén, a fin de verificar la confiabilidad en el registro de movimientos; 12. Realizar en coordinación con la Subgerencia de Contabilidad y Presupuesto inventarios físicos totales por semestre;

8


14. Las demás que le asigne expresamente la Gerencia de Abastecimientos, así como las que se deriven de las normas y disposiciones aplicables;

9


INDICADORES ROTACION DE INVENTARIOS CONCEPTO PROCEDIMIENTO INDICADOR * PERIODICIDAD ACCIONES

CORRECTIVAS

Papel Procedimiento General de Almacenes

Q= VCA IR ANUAL

Reportar a las Gerencias Generales de Comercializaciòn y Producciòn el comportamiento en el consumo de papeles de uso frecuente, a fin de realizar compras óptimas.

Refacciones Procedimiento General de Almacenes

Q= VCA IR ANUAL

Reportar a la Gerencia General de Producciòn las refacciones de lento movimiento y solicitar dictamen en el caso de las no utilizadas, para proceder a su enajenación.

Material de Ofna Procedimiento General de Almacenes

Q= VCA IR ANUAL

Informar a la Gerencia de Abastecimientos el comportamiento en el consumo de este material de uso frecuente, a fin de realizar compras óptimas.

* FORMULA

• Q representa cuanto pedir • VCA es el volumen de consumo anual • IR es el índice de rotación ( Talleres Gráficos de México realiza inventarios

semestrales).

10


CONFIABILIDAD EN EL REGISTRO DE MOVIMIENTOS DEL INVENTARIO Y EXISTENCIAS EN EL ALMACÈN

CONCEPTO PROCEDIMIENTO INDICADOR * PERIODICIDAD ACCIONES PREVENTIVAS

Papel

• Procedimiento General de Almacenes

• Instructivo para la recepciòn de Material

• Instructivo para solicitud y entrega de Material

E= N.P. N.E. S.R= S. O. S.G.

SEMANAL

MENSUAL

Reportar semanalmente a la Subgerencia de Adquisiciones las entradas de material realizadas para seguimiento en pedidos fincados. Conciliar mensualmente entradas y salidas con la Subgerencia de Contabilidad y Presupuesto.

Refacciones




E= N.P. N.E. S.R.= S. O. S.G.

SEMANAL

MENSUAL


Material de Ofna




E= N.P. N.E. S.R = S. O. S.G.

SEMANAL

MENSUAL


* FORMULAS E representa las entradas N.P. representa Número de Pedidos N.E. representa Número de Entradas S.R. representa las salidas registradas S.O.. representa Solicitudes S.G. representa Vales de Salida Generados.

11


TIEMPOS DE REPOSICION DEL INVENTARIO Y DETERMINACION OPTIMA DE EXISTENCIAS POR PRODUCTOS

CONCEPTO PROCEDIMIENTO INDICADOR * PERIODICIDAD ACCIONES CORRECTIVAS

Papel • Extendido • Bobina

Procedimiento General de Almacenes Instructivo para establecer el punto de reorden

P= CB TI BIMESTRAL

Modificaciòn de rangos de màximos y mìnimos segùn las necesidades y variaciones en el consumo.

Insumos a la Producción

Películas Láminas Alcohol Thinner Tintas para prensa plana Tintas para Rotativa Químicos Adhesivos Mantillas Refacciones Tarjetas Electrónicas Bandas Refacciones para máquina web, rotoman y roland.


P= CB TI

BIMESTRAL Modificaciòn de rangos de màximos y mìnimos segùn las necesidades y variaciones en el consumo.

Material de Ofna


P= CB TI BIMESTRAL

Modificaciòn de rangos de màximos y mìnimos segùn las necesidades y variaciones en el consumo.

* FORMULAS P Punto de reposición CB representa Consumo Bimestral TI representa tiempo de entrega

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ANEXOS PROCEDIMIENTOS

1. PROCEDIMIENTO GENERAL DE ALMACENES ( PSW.01) 2. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO ( PSW.02)

INSTRUCTIVOS

1. INSTRUCTIVO PARA SOLICITUD Y ENTREGA DE MATERIAL ( ISW.01.01) 2. INSTRUCTIVO PARA LA RECEPCION DE MATERIAL ( ISW.01.02) 3. INSTRUCTIVO PARA ESTABLECER EL PUNTO DE REORDEN ( ISW.01.03)

FORMATOS

1. REQUISICION DE COMPRA ( FSW.01.01.01) 2. KARDEX CONTROL DE EXISTENCIA ( FSW.01.01.03) 3. NOTA DE ENTRADA DE MATERIA PRIMA ( FSW.01.01.04) 4. VALE DE SALIDA DE ALMACÈN ( FSW.01.01.05) 5. RELACION DE ENTRADAS DE MATERIA PRIMA ( FSW.01.06) 6. MATERIA PRIMA DESCRIPCION ( FSW.01.01.07)

Código PSW.01 Copia 5 Procedimiento general de almacenes

Página 1 de 5 Revisión Original A B C D E

Cualquier copia de este documento se considerará como no controlada a menos que el numero consecutivo de copia se encuentre foliado y en color rojo.

Fecha 11/02/02 11/04/03 03/05/04 26/07/04 02/02/05

Elaboró : Ing. José Conrado Gutiérrez Ríos

Revisó : Lic. Jesús Macías Trujillo

Aprobó : Lic. Ruben Pérez Hernàndez

Puesto : Coordinador de Almacén

Puesto : Subgerente de Almacén

Puesto : Gerente de Abastecimientos

Firma: Firma: Firma: FGA.09.01.01

1.0 Objetivo:

Este procedimiento se elabora con la finalidad de contar con el correcto registro almacenamiento y distribución del papel, insumos y artículos de oficinas que se salvaguardan dentro de las instalaciones de almacenes.

2.0 Campo de aplicación:

Subgerencia de almacén de materia prima. 3.0 Responsables:

Subgerente de almacén de materia prima. Coordinador de almacén de materia prima.

4.0 Actividades:

Diagrama de flujo Descripción de la actividad Documento generado y/o consultado

1.- Se da inicio con la solicitud de insumos o bienes debidamente requisitada con las características técnicas.

Solicitud de las áreas Instructivo para

solicitud y entrega de material

ISW.01.01

2.- La Subgerencia de almacén verifica en Kardex y/o sistema informatico si cuenta con la existencia dentro de su inventario.

Kardex FSW.01.01.03

Sistema Informático

Si No

3. Si cuenta con existencia, proporciona el material solicitado al área usuaria mediante un vale de salida.

Formato vale de salida de Almacén

FSW.01.01.05

4. No hay existencias o es insuficiente elaborará una requisición de compra con firma del Subgerente y del Coordinador del Almacén, si es para alguna orden o para los inventarios, y se envía a la Subgerencia de adquisiciones, misma que elaborara el pedido respectivo turnando copia.

Requisición de compraFSW.01.01.01

Copia de Pedido

3

2

1

4

A1

C1

D




Fecha 11/02/02 11/04/03 03/05/04 26/07/04 02/02/05








Si No

5. La Subgerencia de almacén deberá recibir el producto conforme a todas las características técnicas, cantidad, unidad de medida y descripción, descritas en el pedido. Si el producto no reúne las características solicitadas este se rechaza, para el caso del papel se solicita dictamen al Laboratorio de Control de Calidad.

Pedido Factura y/o Remisión

Certificado de Calidad

del Producto ( en el caso del papel)

Instructivo para la recepción del material

ISW.01.02

6. Cuando el material es papel de dudosa calidad, se procede a solicitar el dictamen del laboratorio de control de calidad, para su aceptación o rechazo. En caso de rechazo y/o no-conformidad de algún material se le comunica al usuario por medio de copia del Formato FGA.04.01.03

Reporte FGA.04.01.03

(Formato para reportar la calidad de la materia

prima)

Instructivo para la recepción de Material

ISW.01.02 No Si

7. Si no se acepta el material se informa a través de un oficio a la Gerencia de abastecimiento para su conocimiento y/o sustitución.

Oficio

8. Se verifica con el pedido si la entrega es parcial o total.

Pedido Requisición de compra

FSW.01.01.01

No Si

9. Si es parcial la entrega.

10. Se procede a elaborar la nota de entrada con los datos del Pedido, la cual deberá firmar el proveedor, proporcionándole una copia.

Nota de entrada FSW.01.01.04

Factura y/o Remisión Pedido

Requisición de CompraFSW.01.01.01

11. Una vez que se cuenta con el material

se procede a registrarlo en el Kardex, así como en el Sistema Informático.

Kardex FSW.01.01.03


7

6

10

11

9

C1

5

B

B 8




Fecha 11/02/02 11/04/03 03/05/04 26/07/04 02/02/05








Stock Producción

12. Se verifica el requerimiento, destinándose para el área productiva o para stock?

Solicitudes de las áreas

Ordenes de Trabajo


13. Si corresponde a producción, se verifica a cual OT se encuentra asignado el material y se informa al área solicitante mediante medio electrónico ( e-mail) diariamente.

Ordenes de Trabajo E-Mail (Correo

Electrónico) Nota de Entrada FSW.01.01.04

14. Se entrega el material mediante el vale de salida del almacén debidamente requisitado y se proporciona copia al área solicitante.

Vale de Salida FSW.01.01.05

15. Se descarga de los registros de Kardex las salidas de materiales para actualizar las existencias mediante el vale de salida.


Kardex FSW.01.01.03


16. En el caso de material de stock se acomoda conforme a lo establecido en él catalogo de localización. Para el caso del papel se acomoda por O.T. , descripción, tipo de papel y gramaje, en las áreas correspondientes (Almacén Central y área de Bobinas).

Catalogo de Localización

17. Se distribuye el material a las áreas conforme a sus solicitudes y/o requerimientos.

Instructivo para solicitud y entrega de

material ISW.01.01

18. Mediante calendario de conciliaciones mensuales proporcionado por la Subgerencia de Contabilidad y Presupuesto se controlan las existencias, y se verifican mediante el levantamiento de inventarios físicos, mismo que se realiza cada seis meses.

Procedimiento para el Levantamiento de

Inventario. PSW.02

Calendario

13

14

12

15

16 A

A

17

18

A1




Fecha 11/02/02 11/04/03 03/05/04 26/07/04 02/02/05








19. A fin de cada mes se lleva a cabo la conciliación de entradas y salidas del Almacén con la Subgerencia de Contabilidad y Presupuesto, con base al registro Kardex y Sistema Informático.

Conciliación de Entradas y Salidas

Kardex FSW.01.01.03


20. La Subgerencia de Almacén confronta sus datos del Kardex y sistema informático contra la información registrada por la Subgerencia de Contabilidad y Presupuesto para proceder a realizar correcciones en caso de existir diferencias.

Kardex FSW.01.01.03

Sistema Informático Conciliación de

Entradas y Salidas

21. Se localizan las causas de las diferencias con la Subgerencia de Contabilidad y Presupuesto para su aclaración y conciliación.

Conciliación de Entradas y Salidas

22. Se establecerán los máximos y mínimos de los materiales de uso permanente para cubrir el stock.

Instructivo para establecer el punto de

reorden ISW.01.03

23. Se emitirán las requisiciones de compra de acuerdo a los datos determinados en los máximos y mínimos de los materiales identificados para stock.

Kardex FSW.01.01.03

Sistema Informático Requisición de Compra

FSW.01.01.01

24. Se envían las requisiciones de compra a la Gerencia de Abastecimientos para surtir los productos solicitados que permitan cubrir los stocks. Se archivan las requisiciones por número consecutivo y se proporciona copia a los responsables de la mesa de control para su seguimiento.


19

20

21

22

23 D

24




Fecha 11/02/02 11/04/03 03/05/04 26/07/04 02/02/05








5.0 Referencias:

Manual de calidad 6.0 Formatos:

Solicitud de material

PSW.01 Procedimiento General de Almacén PSW.02 Procedimiento para el levantamiento de inventario ISW.01.01 Instructivo para solicitud y entrega de material ISW.01.02 Instructivo para recepción de material FSW.01.01.04 Formato nota de entrada de materia prima FSW.01.01.05 Formato vale de salida de almacén FSW.01.01.06 Formato relación de entradas de materia prima FSW.01.01.07 Formato de entrega de materia prima FGA.04.01.04 Formato solicitud de pruebas de calidad de papel FGA.04.01.03 Formato para reportar la calidad de la materia prima Pedido Dictamen 7.0 Documento de apoyo: Memorándum, factura o remisión Cerificado de Calidad del Producto( en el caso del papel ) Conciliación de Entradas y Salidas de Almacén. Oficio de incumplimiento de Material

Código PSW.02

Copia 3 Procedimiento para el levantamiento de inventario



Fecha 11/02/02 03/05/04 02/02/05

Elaboró : Ing. José Conrado Gutiérrez

Revisó : Lic. Jesús Macias Trujillo

Aprobó : Lic. Rubén Pérez Hernández



Puesto : Gerente de Adquisiciones

Firma: Firma: Firma:

1.0 Objetivo:

Este instructivo se elabora con la finalidad de asegurar el correcto levantamiento del inventario físico, para proporcionar información veras sobre el estado que guardan las existencias.

2.0 Campo de aplicación:

Subgerencia de almacén de materia prima.

3.0 Responsables:

Subgerente de almacén de materia prima, Subgerente de presupuestos y contabilidad, Coordinador de materia prima, Coordinador de contabilidad y costos, Profesional “A”, 3 Profesional “B” , Analista especializado “B”, 3 Analista especializado “A”, Analista, Auxiliar administrativo, 2 Montacarguistas, 3 Encargados de almacén, Asistente de servicios “B”, Auxiliar analista “B”, Secretaría “D”.

4.0 Actividades:

Diagrama de Flujo Descripción de la Actividad Documento Generado

y/o Consultado 1. Se envía comunicado a las áreas de

producción, abastecimiento, almacén de materias primas y contabilidad y presupuesto para que se prevean las medidas necesarias para la toma del inventario físico, así como a los proveedores, con la finalidad de que en los días destinados para tal evento, no se reciba ni surta material alguno en la medida de lo posible y así evitar contratiempos.

Oficio

2. Se programa una platica de inducción para orientar al personal del almacén y contabilidad y presupuesto que participará en la toma del inventario físico.

Lista de asistencia

2

1

Código PSW.02




Fecha 11/02/02 03/05/04 02/02/05








3. En el inventario se utilizarán marbetes de identificación con la siguiente información (clasificación, descripción y fecha) para vaciar el conteo físico, la Subgerencia de Presupuesto y Contabilidad será la responsable de la impresión de los marbetes de identificación de los artículos a inventariar, revisarlo y turnarlos al área de almacén de materias primas, para que lleven a cabo su colocación.

Marbetes

4. Será responsabilidad del área de almacén de materias primas, que tres días antes de la fecha en que se lleve a cabo el inventario los artículos se encuentren perfectamente acomodados y marbeteados en el lugar que les corresponda, a efecto de facilitar el conteo y este se realice con exactitud y en el menor tiempo posible conforme lo señala el instructivo.

Instructivo

5. Con la finalidad de estar en posibilidades de realizar la comparación del recuento físico y los registros de control de inventarios, estos deberán actualizarse con la información a la fecha determinada para la toma de inventario y deberá estar conciliado por las áreas de almacén y costos.

Registros contables y Registros de almacén. Conciliaciones

6. Para lograr una mejor ubicación de los artículos a inventariar deberá utilizarse el catalogo de localización para determinar la ubicación física de los bienes.

Catalogo de localización

7. Se turnará oficio con relación del personal del almacén que participará en el recuento físico anotando los nombres de los participantes y de los que fungirán como supervisores por parte del Almacén.

Oficio y relación del personal

3

4

5

6

7

Código PSW.02




Fecha 11/02/02 03/05/04 02/02/05








8. Será responsabilidad de la Subgerencia de Presupuesto y Contabilidad asignar un número consecutivo a cada pareja, el cual deberán de anotar en los marbetes de los artículos que se les haya asignado para contar e identificar con facilidad quién realizó cada uno de los conteos.

Relación de material para primer conteo

9. Se designarán supervisores que se encargarán de aclararár dudas que pudieran presentarse durante el desarrollo del inventario.

Oficio y relación del personal

10. Se establecerá una mesa de control que estará a cargo de la recepción de marbetes de cada conteo, y cuya responsabilidad corresponde a personal de la Subgerencia de Presupuesto y Contabilidad.

Nota de entrada, vale de salida (debidamente cancelados)

11. El registro de marbetes en la mesa de control permitirá ubicar las parejas de cada conteo, a fin de facilitar la identificación y evitar su asignación en un mismo grupo de artículos de la misma pareja en ambos conteos.

12. Se deberá de realizar un corte de formas de las notas de entrada y salida a la fecha del levantamiento de inventario, cancelando el ultimo numero de folio y se deberá firmar por los Subgerentes de Almacén, Presupuestos y Contabilidad.

Nota de Entrada FSW.01.01.04 Vale de Salida FSW.01.01.05

13. Para el primer conteo con base en el catalogo de localización de los artículos, cada una de las parejas desprenderá y anotarán en los espacios correspondientes de los marbetes la cantidad contada; una vez que hayan contado varios artículos entregarán los talones a la mesa de control ó a los supervisores de inventario para su captura.

Marbetes

8

9

10

11

12

13

Código PSW.02




Fecha 11/02/02 03/05/04 02/02/05








14. Los supervisores de inventario,

previamente designados, verificarán la toma del inventario cerciorándose que las cantidades sean anotadas correctamente en los talones de los marbetes y que no se marque en el talón correspondiente al segundo conteo.

Talones de los Marbetes

15. Para el segundo conteo la mesa de control cambiara de asignación a las parejas e igualmente deberá ser supervisado.

16. El personal encargado de la mesa de control efectuará la comparación entre los dos conteos una vez finalizada la toma física de todos los marbetes.

Si No

17. En caso de que las diferencias sean significativas se ordenará un tercer conteo para determinar cual es la cantidad correcta.

18. Determinar el saldo correcto para cada artículo.

Registros contables y registros de almacén.

Cédula de ajustes.

19. Se hace la comparación del saldo contra las existencias según los registros del almacén, se analiza en forma específica para realizar los ajustes correspondientes.

20. Una vez determinados los ajustes se procederán a registrarlos.

Registros contables y registros de almacén.

21. Se emite un reporte para informar a las autoridades los resultados del inventario.

14

15

17

18

16

19

20

21

Código PSW.02




Fecha 11/02/02 03/05/04 02/02/05








22. El Almacén proceder ha verificar las cantidades resultantes del inventario y a cotejar contra registros de kardex y sistema informático.

5.0 Referencias:

Procedimiento General de Almacén de Materia Prima.

6.0 Formatos:

Oficio Lista de asistencia para capacitación Marbetes Registros contables Kardex Nota de entrada Vale de salida

7.0 Documentos de apoyo:

Cédula de ajustes. Catalogo de localización

22

Código ISW.01.01 Copia 3 Instructivo para solicitud y

entrega de material Página 1 de 3

Revisión Original A B C D E


Fecha

11/02/02 03/05/04 02/02/05

Elaboró Ing. José Conrado Gutiérrez







1.0 Objetivo:

Este instructivo se elabora con la finalidad de asegurar la correcta solicitud y entrega de material al usuario.

2.0 Campo de aplicación :

Todas las áreas de TALLERES GRÁFICOS DE MÉXICO. 3.0 Responsables :

Subgerente de almacén de materia prima, Coordinador de almacén, Montacargista, Auxiliar analista B, Asistente de servicios B, Secretaría D

4.0 Actividades :


1. Recibe de las diferentes áreas de Talleres Gráficos de México, la solicitud de material debidamente autorizada por la gerencia que solicita.

Solicitud de Material

2. Verifica que la solicitud contenga los siguientes datos:

* Orden de producción ( solo en el caso de papel bobina o extendido).

* No. de solicitud y fecha requerida. * Área solicitante * Descripción * Cantidad y * Firma de quien autoriza y recibe.


3. ¿La solicitud contiene todos los datos? 3.1 Si, continúa en 5 3.2 No, continúa en 4


2

1

3 Si

No





Fecha

11/02/02 03/05/04 02/02/05








4. Devuelve la solicitud de material al

solicitante indicando los datos faltantes, para su corrección. Regresa a 1.


5. ¿El almacén cuenta con existencia del material solicitado?

5.1 Si, continúa en 7 5.2 No, continúa en 6

Kardex FSW.01.01.03


6. Solicita a la gerencia de abastecimiento mediante una requisición, los materiales solicitados por el usuario, en caso de no contar con existencia en el almacén.


7. Elabora un vale de salida, verificando la cantidad de los materiales solicitados.


8. Entrega al solicitante el vale de

salida, el cual deberá firmar de recibido el material y recabar la firma de autorización del gerente del área usuaria que solicita.


9. Recibe el vale de salida con los

materiales requeridos


10. ¿El vale de salida fue autorizado?

10.1 Si, continúa en 12 10.2 No, continúa en 11


11. Procede a cancelar el vale de salida,

en caso de que no fuera autorizado por la gerencia solicitante.


12. Proporciona el material al solicitante, y procede a rotar los materiales, en el caso de tintas, laminas y películas, a fin de no quedarse con lotes atrasados.


13. Procede a dar de baja la salida del material en el sistema informático y en Kardex, para mantener actualizada las existencias de almacén.

Sistema Informatico Kardex

FSW.01.01.03

4

5 A

6

7

8

9

11

12

13

Si

No

A

10 Si

No





Fecha

11/02/02 03/05/04 02/02/05








14. Archiva los documentos generados y de apoyo


Requisición de

Compra FSW.01.01.01

11 Referencias:

Procedimiento general almacén. 12 Formatos:

Solicitud de materiales Requisición de Compra Vale de salida Kardex

14

Código ISW.01.02 Copia 4

Instructivo para la recepción de material



Fecha 11/02/02 03/05/04 26/07/04 02/02/05

Elaboró Ing. José Conrado Gutiérrez Ríos


Aprobó Lic. Rubén Pérez Hernández




Firma: Firma: Firma: FGA10.01.01.

1.0 Objetivo:

Este instructivo se elabora con la finalidad de asegurar la correcta recepción de todos los materiales e insumos relacionados con la producción y las áreas que conforman Talleres Gráficos de México.


Todas las áreas de TALLERES GRÁFICOS DE MÉXICO. 3.0 Responsables :

Subgerente de almacén de materia prima y todo el personal que integran los almacenes. 4.0 Actividades :


1. Recibe notificación por el área de vigilancia de la llegada del proveedor para la entrega de materia, solicitando la autorización para su ingreso.

2. Recibe del proveedor los documentos, donde se describe el material por entregar.

Factura o remisión del proveedor

Certificado de Calidad del Producto

( en el caso del papel)

3. Revisa que se cuente en el almacén con los documentos de apoyo para la recepción del material.

Requisición de Compra FSW.01.01.01

Pedido

4. ¿Se cuenta con los documentos arriba mencionados? 4.1 Si, continúa en 6 4.2 No, continúa en 5


Pedido

5 Solicita al proveedor en caso de no contar con la copia del pedido, pedir al área de adquisiciones el pedido correspondiente ó copia de esté. En caso de la requisición se solicita al coordinador del almacén.


Pedido Certificado de Calidad del

Producto ( en el caso del papel)

4

2

1

3

5

Si

No





Fecha 11/02/02 03/05/04 26/07/04 02/02/05








6 Coteja los documentos del proveedor contra el pedido en cuanto a lo siguiente:

* Descripción del material * Especificaciones técnicas * Cantidad

Factura del proveedor Pedido


( en el caso del papel)

7 ¿Coincide la información del pedido contra el documento del proveedor? 7.1 Si, continúa en 9 7.2 No, continúa en 8

Factura del proveedor

Pedido

8 Devuelve los documentos al proveedor, informándole del motivo por el cual no se recibe el material. Termina el procedimiento.


9 ¿El material a entregar es papel? 9.1 Si, continúa en 14 9.2 No, continúa en 10

Pedido

10 Revisa que el material adquirido cumpla con la calidad y cantidad solicitada en el pedido.

Pedido

11 ¿El material cumple con la calidad y cantidad solicitada en el pedido? 11.1 Si, continúa en 13 11.2 No, continúa en 12

Pedido

12 Entrega los documentos al proveedor, indicando el motivo por el cual no se acepta el material.


13 Acepta el material sellando y firmando los documentos del proveedor, quedándose con copia del documento y elabora la entrada de almacén, otorgándole una copia.

Factura del proveedor Nota de Entrada FSW.01.01.04

14 Solicita para el caso de papel de dudosa calidad, realice el laboratorio de control de calidad las pruebas necesarias.

Formato solicitud de pruebas de calidad del

papel FGA.04.01.04


( en el caso del papel) 15 ¿El papel inspeccionado cumple con

las especificaciones? 15.1 Si, continúa en 17 15.2 No, continúa en 16

6

7

9

8

10

11

12

13

14

15

Si

No

Si No

No

Si

No

Si





Fecha 11/02/02 03/05/04 26/07/04 02/02/05








16 Rechaza el papel, por incumplimiento de alguna especificación, generando oficio a la Subgerencia de Adquisiciones para su cancelación o cambio. Nota: En caso de que la gerencia de producción lo apruebe, se solicita oficio, en el cual indica la aceptación del papel bajo su responsabilidad o autorización de la Gerencia General Comercial.

Oficio Formato para reportar la

calidad de la materia prima

FGA.04.01.03

17 Recibe el material acomodándolo en el lugar asignado dentro del almacén de materia prima conforme al Catalogo de Localización.

Catalogo de localización

5.0 Referencias:

Procedimiento general de almacén de materia prima

6.0 Formatos:

Solicitud de material. Requisición de compra. Pedido. Nota de entrada de almacén. Formato solicitud de pruebas de calidad del papel. Formato para reportar la calidad de la materia prima.

7.0 Documentos de apoyo:

Oficio de aceptación de la Gerencia de producción. Certificado de Calidad del Producto (en el caso del papel) Factura o Remisión Oficio Catalogo de Localización.

16

17


Instructivo para establecer el punto de reorden



Fecha 11/02/02 03/05/04 02/02/05



Aprobó Lic. Ruben Pérez Hernández

Puesto Coordinador de Almacén




1.0 Objetivo:

Se elabora con la finalidad de mantener el stock de existencias de materiales y asegurar el abasto oportuno.


Almacén de materia prima. 3.0 Responsables :

Subgerente de almacén de materia prima, Coordinador de materia prima, Encargados del almacén.

4.0 Actividades :


1. Verifican las salidas de materiales del almacén y los resultados de la toma del inventario para establecer el punto de reorden de los productos en base a los movimientos

Vale de salida de almacén FSW.01.01.05

Procedimiento para el levantamiento de inventario

PSW.02

2. Solicita el papel e insumos indirectos a la Gerencia de Abastecimientos conforme a las solicitudes generadas por el área de producción y en concordancia con las ordenes de trabajo elaboradas por el área comercial

Solicitud de material Requisición de Compra

FSW.01.01.01

3. Establece el punto de reorden conforme a los movimientos de las tintas de colores, láminas, papel y películas, así como insumos utilizados por el área de producción

Kardex FSW.01.01.03


4. Solicita aquellos materiales indispensables en base al punto de reorden, tomando como referencia el consumo de los últimos seis meses.

Kardex FSW.01.01.03


2

1

3

4


Instructivo para establecer el punto de reorden



Fecha 11/02/02 03/05/04 02/02/05



Aprobó Lic. Ruben Pérez Hernández

Puesto Coordinador de Almacén




5. Elabora las requisiciones de los

productos ajustados en el punto de reorden , cuando el material no cubra la cantidad mínima establecida.



6. Actualiza en sistema informático y

Kardex los movimientos establecidos en el punto de reorden.

Kardex FSW.01.01.03


5.0 Referencias :

Procedimiento general de almacén de materia prima. Procedimiento para el Levantamiento de Inventario.

6.0 Formatos :

Requisición de compra. Kardex Vale de salida de almacén

5

6

FSW.01.01.01

FSW.01.01.03

FSW.01.01.04

FSW.01.01.05

FSW.01.01.06

DOBLAR LA LINEA

TALLERES GRAFICOS DE MÉXICO ALMACEN DE MATERIA PRIMA

HOJA DE ENTREGA DE MATERIA PRIMA

ORDEN DE TRABAJO _______________________

MATERIA PRIMA

DESCRIPCIÓN _______________________

CANTIDAD EN TABLERO _______________________

FSW.01.01.07

MANUAL PARA ADMON Y MANEJO DEL ALMACEN-DEF · entidades de la Administración Pública Federal,...

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