Manual Project 2007

5/12/2018 Manual Project 2007 - slidepdf.com

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MANUAL DEPROJECT 2007

Administración de proyectos, Tr

tareas, Información del proyect

gráfica, Guía de proyectos, Vistas

Manejo del calendario, Guardar u

Trabajar con Plantillas, Tipos de

Posposiciones, Diagrama de Gant

recursos, Asignación de recursos, I

de las tareas, Resolución de

Sobreasignaciones, Información d

Redistribuir recursos, Seguimien

proyecto, Reprogramación, Filtro

personalizados, Tablas y Vistas per

Tipos y creación de informes, Conf

impresión, Compartir recursos, Mul

Administración de proyectos, Trtareas, Información del proyect

gráfica, Guía de proyectos, Vistas

Manejo del calendario, Guardar u

Trabajar con Plantillas, Tipos de

Posposiciones, Diagrama de Gant

recursos, Asignación de recursos, I

de las tareas, Resolución de

Sobreasignaciones, Información d

Redistribuir recursos, Seguimien

proyecto, Reprogramación, Filtro personalizados, Tablas y Vistas per

Tipos y creación de informes, Conf

impresión, Compartir recursos, Mul

Administración de proyectos, Tr

tareas, Información del proyecto,



CONTENIDO

Unidad 1: Introducción a los proyectos .................................................................................. 7

Conceptos Básicos .............................................................................................................. 7

Fases de un proyecto ......................................................................................................... 12

Creación de un modelo para el proyecto ........................................................................... 13

Unidad 2: Comenzando a trabajar con Project 2007 ............................................................. 14

Interfaz gráfica de usuario (IGU) ...................................................................................... 14

Vistas de Project 2007 ....................................................................................................... 15

Información del proyecto .................................................................................................. 23

Estadísticas ........................................................................................................................ 24

Crear un Calendario .......................................................................................................... 26

Crear excepciones ......................................................................................................... 27

Modificar las Semanas laborables ................................................................................. 29

Días laborables adicionales ........................................................................................... 30

Asignar un calendario personalizado como Calendario de proyecto ............................ 30

Dar formato a la Escala temporal .................................................................................. 31

Opciones del calendario .................................................................................................... 32

Definir el proyecto ........................................................................................................ 34

Unidad 3: Tareas .................................................................................................................... 35

Trabajo con tareas en Project ............................................................................................ 35

Introducir tareas ................................................................................................................ 35

Definición de tareas ........................................................................................................... 36

Insertar tareas .................................................................................................................... 37

Tareas repetitivas ............................................................................................................... 38

Introducir hitos .................................................................................................................. 40

Vincular tareas ................................................................................................................... 41

Relaciones entre tareas ...................................................................................................... 41

Editar relaciones en la tabla de Gantt ................................................................................ 42

Tipos de relaciones especiales ........................................................................................... 44

Tiempos de posposición y adelanto ...................................................................................45Ver tareas en gráfico Gantt ................................................................................................ 46

Movimientos con el teclado .............................................................................................. 47

Conflictos de programación .............................................................................................. 50

Crear tareas de resumen .................................................................................................... 52

Modificar el nivel de una tarea .......................................................................................... 52

Copiar, mover y eliminar tareas ........................................................................................ 54



.......................................................................................................................................... 54

Contraer y expandir el esquema ....................................................................................... 55

Cuadro Información de la tarea ......................................................................................... 56

Ficha General ................................................................................................................ 57

Ficha Predecesoras ........................................................................................................ 58Ficha Recursos .............................................................................................................. 59

Ficha Avanzado ............................................................................................................. 60

Ficha Notas .................................................................................................................... 64

Ficha Campos Personalizados ....................................................................................... 65

Unidad 4: Recursos ............................................................................................................... 66

Crear y asignar recursos .................................................................................................... 66

Alta de recursos ................................................................................................................. 66

Introducir recursos ............................................................................................................ 69

Asignar recursos ................................................................................................................ 71Información del recurso .................................................................................................... 72

Ficha General ................................................................................................................ 72

Ficha Costos .................................................................................................................. 75

Ficha Notas .................................................................................................................... 75

Ficha Campos Personalizados ....................................................................................... 77

Asignar calendario base a un recurso ................................................................................ 78

Resolver conflictos en recursos ........................................................................................ 79

Reemplazar recursos ......................................................................................................... 79

Redistribuir recursos ......................................................................................................... 80Sobreasignaciones ............................................................................................................. 82

Unidad 5: Guardando proyectos ............................................................................................ 84

Creación de un archivo de proyecto .................................................................................. 84

Abrir un proyecto existente ............................................................................................... 85

Crear proyectos basados en plantillas ............................................................................... 85

Cerrar proyectos ................................................................................................................ 87

Crear plantillas .................................................................................................................. 87

Guardar una Línea de Base ............................................................................................... 88

Borrar una Línea de Base .................................................................................................. 91

Establecer un Plan Provisional .......................................................................................... 91

Eliminar un Plan Provisional ............................................................................................ 92

Unidad 6: Seguimiento de Proyectos .................................................................................... 93

Actualizar tareas ................................................................................................................ 93

Barra de herramientas Seguimiento .................................................................................. 94



Dividir tareas ..................................................................................................................... 96

Cuadro de dialogo Actualizar tareas ................................................................................. 97

Actualizar según programación ......................................................................................... 98

Actualizar un proyecto ...................................................................................................... 99

Vista Gantt de seguimiento .............................................................................................101Reprogramar una tarea ....................................................................................................102

Filtrar tareas en un plan de trabajo ..................................................................................102

Filtros Personalizados .................................................................................................107

Crear una tabla personalizada .........................................................................................108

Definir una nueva tabla ...............................................................................................108

Modificar una tabla .........................................................................................................109

Hipervínculos .................................................................................................................. 110

Unidad 7: Formato e Impresión ...........................................................................................111

Formatear texto ................................................................................................................111Barra de herramientas Formato .......................................................................................113

Comando Fuente ..............................................................................................................113

Vista preliminar ...............................................................................................................115

Imprimir ...........................................................................................................................116

Configurar página ............................................................................................................119

Orientación de página y márgenes .............................................................................. 119

Encabezados y pies de página .....................................................................................122

Imprimir calendarios e informes .....................................................................................123

Imprimir un calendario ............................................................................................123Saltos de página ...............................................................................................................125

Informes ..........................................................................................................................126

Tipos de informes ............................................................................................................127

Informes Generales .....................................................................................................127

Informes de Actividades actuales ................................................................................128

Informes de Costos ......................................................................................................128

Informes personalizados ..............................................................................................129

Imprimir un informe ........................................................................................................130

Unidad 8: Personalizar Project ............................................................................................132

Utilizar campos personalizados .......................................................................................132

Crea una vista personalizada ...........................................................................................136

Definir una vista combinada ...........................................................................................137

Manejo del Organizador ..................................................................................................138

Compartir recursos ..........................................................................................................140



Crear un plan maestro .....................................................................................................142

Anexo 1 Tipos de tareas ......................................................................................................145

Anexo 2 Opciones del cuadro de diálogo Redistribución ...................................................147



Unidad 1: Introducción a los proyectos

Conceptos Básicos

Proyecto

Es un conjunto de tareas y recursos encaminados a lograr un objetivoespecífico en un tiempo determinado. Los proyectos son únicos,temporales y culminan con la creación o finalización de una iniciativa.

Operación

Es un conjunto de tareas rutinarias, repetitivas y continuas durante lavida de la organización.

Tipos de Tareas

• Tarea. Es la unidad básica de un proyecto y consiste en unaactividad realizada por los recursos dentro de un intervalo detiempo establecido.

• Tarea Resumen. Es una tarea que agrupa a un conjunto de tareasindividuales.

• Tarea Hito. Es una tarea con una duración cero, generalmenteutilizada para comienzos y fines de las etapas de un proyecto.• Tarea Repetitiva. Es una tarea con una frecuencia e intervalo

temporal definidos.

Tipos de Recursos

• Recurso Humano. Está compuesto por todas las personas queintervienen dentro de un proyecto.

• Recurso Material. Se compone del equipamiento y materialesque serán utilizados dentro del proyecto.

• Recurso Financiero. Es el presupuesto requerido para llevar acabo un proyecto.

Costo



Es el ejercicio del presupuesto en los recursos humanos y materiales queintervienen dentro del proyecto.



Costo fijo

Es un costo que permanece constante, independientemente de la duración de latarea o del trabajo realizado por el recurso. Por ejemplo, la renta de un local. Adiferencia de un costo fijo, los costos variables cambian, por ejemplo el consumo

de luz.

Calendario base

Calendario que especifica el horario laboral y no laboral de un proyecto y susrecursos. Un calendario base difiere de un calendario de recursos en que ésteespecifica los tiempos los tiempos laborales y no laborales de un recursodeterminado.

Demora permisible

Es la cantidad de tiempo que se puede posponer una tarea antes de que supongaun retraso para otra tarea.

Margen de demora

Es la cantidad de tiempo que se puede posponer una tarea antes de que afecte alas fechas de otras tareas o a la fecha del fin del proyecto. El margen de demoratambién se puede denominar holgura.

Margen de demora total

Es la cantidad de tiempo que se puede posponer una tarea antes de que supongaun retraso de la fecha de fin de proyecto.

Planeación

Es el proceso de asignar recursos de la manera más efectiva posible. Estorequiere no solo de definir, sino también programar las tareas tomando en cuentatres restricciones: tiempo, recursos y dinero.

Posposición

Es la cantidad de tiempo que se ha retrasado una tarea respecto a su planificaciónprevista. La posposición es la diferencia entre el comienzo o el fin programadospara una tarea y la planificación prevista de comienzo o de fin. La posposición sepuede producir cuando una planificación prevista es fija y las fechas efectivas



introducidas posteriormente para las tareas son posteriores a las fechas de lalínea base, o las duraciones efectivas son más largas que las duraciones de lalínea de base.

Prioridad

Es una indicación de la disponibilidad de una tarea para la redistribución,resolución de conflictos y sobreasignaciones mediante el retraso de ciertas tareas.Las tareas con menor prioridad son las que primero se retrasan. También sepuede ordenar las tareas por prioridad.

Redistribución

Es resolución de conflictos de recurso o sobreasignaciones mediante el retraso de

ciertas tareas.

Ruta crítica

Son una serie de tareas que se deben completar en una programación para queun proyecto finalice conforme a lo programado. Cada tarea de la ruta crítica es unatarea crítica.

Fondo de recursos

Son una serie de recursos disponibles para ser asignados a las tareas de unproyecto. Un fondo de recursos puede ser utilizado exclusivamente por unproyecto o ser compartido por varios.

Ámbito

Ámbito del producto. La calidad, características y funciones delobjetivo del proyecto, también llamadas especificaciones del producto.Ámbito del proyecto. El trabajo requerido para conseguir un objetivo

con la calidad, características y funciones convenidas.



Triángulo del proyecto

Administración de proyectos

Es un proceso estructurado de planeación, organización, dirección ycontrol para hacer cumplir los objetivos de un proyecto.

Un administrador de proyecto debe:

Identificar los objetivos, requisitos y delimitaciones delproyecto.

Coordinar las necesidades y expectativas de losparticipantes del proyecto (del equipo de trabajo,

administrado-res, altos mandos, clientes y patrocinadores). Planear, ejecutar y controlar las tareas, fases y entregas del

proyecto. Cerrar el proyecto y registrar los conocimientos acumulados.



El administrador también es responsable de las exigencias de equilibrioe integración para implementar todos los aspectos del proyecto talescomo:

Ámbito del proyecto.

Tiempo del proyecto. Costos del proyecto. Recursos humanos del proyecto. Adquisición del proyecto*. Comunicaciones del proyecto. Calidad del proyecto*. Riesgo del proyecto*.

*Project tiene muy poca o nula adaptación para el manejo de estosconceptos, se recomienda llevar registros independientes en Excel outilizar aplicaciones especializadas que ya existen en el mercado.

Fases de un proyecto

Los proyectos se dividen en cuatro fases de administración:

1. Iniciar y planear el proyecto.

2. Ejecutar el proyecto.

3. Controlar el proyecto.

4. Cerrar el proyecto.

1. Iniciar y planear el proyecto.

Examinar el esquema completo del proyecto. Identificar los hitos, entregas y tareas del proyecto. Desarrollar y ajustar la programación del proyecto. Identificar capacidades, equipamiento y materiales

necesarios.

2. Ejecutar el proyecto.

Guardar un plan de línea de base para comparar. Hacer que los recursos asignados ejecuten el proyecto. Realizar un seguimiento del progreso de las tareas.



3. Controlar el proyecto.

Analizar información del proyecto.

Comunicar y enviar informes.

4. Cerrar el proyecto.

Identificar lecciones aprendidas. Crear una plantilla de proyecto.

Creación de un modelo para el proyecto

1. Crear fases, hitos y una lista de tareas.

2. Estimar duraciones.

3. Vincular tareas.

4. Escribir fechas límite impuestas u otras restricciones de fechas.

5. Configurar los recursos y asignarlos a tareas.

6. Establecer costos de recursos y tareas.

7. Ajustar el plan para lograr una fecha de finalización o una cantidad

de presupuesto.

8. Guardar el plan de línea de base.9. Actualizar el progreso de las tareas.

10. Comparar variaciones entre la información de las tareas planeadas

y la información real.

11. Supervisar los costos planeados, reales y programados.

12. Ajustar el plan para responder a los cambios de ámbito,

finalización o presupuesto.

13. Informar del progreso, costos y uso de recursos.

14. Guardar una plantilla para el siguiente proyecto del mismo

tipo.



Unidad 2: Comenzando a trabajar con

Project 2007

Interfaz gráfica de usuario (IGU)

*La Guía de Proyectos y la Barra Guía de proyectos no se presentan

predeterminadamente en Project 2007, para habilitarlas haga clic en el menú

Herramientas / Opciones / Interfaz / habilite la casilla Mostrar la guía de

proyectos.*La Barra de Vistas tampoco se abre predeterminadamente en Project 2007,

para habilitarla haga clic en el menú Ver / Barra de vistas.

Barra de Título

Barra de Menús

Barra Estándar

Barra Formato

Barra de Vistas* Tabla de EntradaDiagrama de Gantt

Barra de Estado

Guía de Proyectos*

Barra Guía de Proyectos*



Tabla 1 Elementos de la Interfaz Grafica de Usuario

Vistas de Project 2007

Project se puede considerar como una base de datos con noción de

tiempo y como muchas bases de datos contiene una gran cantidad de

información, la cual no puede ser presentada toda a la vez, por lo que

fue diseñado para mostrar la información a través de vistas. Project

contiene 23 vistas que facilitan la introducción y el seguimiento de

diferentes tipos de información.

Las vistas se clasifican en dos categorías:

Las vistas de tarea muestran principalmente información relacionada

con las tareas. (Ejemplo: la vista del Diagrama de Gantt.).

ELEMENTO DESCRIPCIÓN

Barra de Título

Barra superior de la pantalla que muestra el

nombre de la aplicación seguida del nombre del

archivo.

Barra de Menús Barra que contiene diferentes textos que fungencomo listas desplegables de comandos.

Barra EstándarBarra que comprende botones de comando de uso

general del Project.

Barra Formato

Barra que contiene botones de comando

relacionados con formato que puede aplicarse en

distintos objetos de la pantalla.

Barra Guía de Proyectos

Le permite controlar las distintas ventanas que

puede desplegar en el panel de la Guía de

proyectos.Barra de Vistas Le permite accesar a las distintas vistas de Project.

Tabla de Entrada Interfaz gráfica similar a una hoja de cálculo quecontiene campos predefinidos para captura.

Diagrama de GanttInterfaz gráfica que genera un diagrama de Gantt

al introducir las tareas en la tabla de entrada.

Guía de Proyectos

Panel izquierdo de la pantalla que le permite crear

un proyecto basado en una serie de pasos

predefinidos.

Barra de Estado

Barra que le presenta indicadores cuando se

ejecutan determinadas acciones en la pantalla

(Introducir, Modificar, etc.).



Las vistas de recursos muestran información relacionada con los

recursos. (Ejemplo: la vista de Hoja de Recursos.)

Las vistas también se clasifican según su formato:

El formato de hoja muestra información acerca de muchas tareas o

recursos en columnas y filas. (Ejemplo: la vista de Hoja de Recursos).

El formato de gráfico muestra la información en forma gráfica.

(Ejemplo: la vista de Gráfico de Recursos.).

El formato de formulario muestra campos de información para una

sola tarea o recurso, ordenada en pantalla en un formato similar a un

cuadro de diálogo. (Ejemplo: la vista de Formulario de Tarea).

Finalmente, las vistas se clasifican en vistas de panel simple ode panel doble:

En una vista de panel simple, Project ocupa toda la pantalla con una

sola vista. (Ejemplo: la vista del Diagrama de Gantt.).

En una vista de panel doble, genera una división de la pantalla (Split)

presentando dos vistas simultáneas.

Vista Gantt de seguimiento

Esta vista es una variante del diagrama de Gantt, que muestra las

barras del diagrama de Gantt (en azul) junto a las barras de la línea de

base (en gris). Cuando se realizan variaciones en los comienzos,

duración o finales de las tareas se perciben los cambios en las distancias

que se presentan entre la línea de base (lo planeado) y el diagrama de

Gantt actualizado (lo real).

Figura 1. Vista Gantt de seguimiento.



Vista Uso de tareas

Dentro de las diferentes vistas que permiten apreciar las horas

asignadas a tareas, la vista Uso de tareas muestra los recursos

asignados a cada tarea, la cantidad de trabajo programada para los

recursos y qué cantidad de trabajo han realizado los recursos en realidad

si el proyecto está en progreso. Usted puede también mostrar diferentesdetalles como el costo de un recurso.

Figura 2. Vista Uso de tareas.

Vista Hoja de recursos

La vista Hoja de recursos es una vista de hoja que muestra cada recurso

del pool de recursos y toda la información disponible sobre los recursos.

Usted puede insertar, eliminar o modificar los recursos utilizando la hoja

de recursos.



La siguiente pantalla muestra la vista Hoja de recursos con los recursos

que se le han agregado:



Figura 3. Vista Hoja de recursos.

Vista Gráfico de recursos

La vista Gráfico de recursos es una serie de gráficos que representan la

carga de trabajo de los recursos a lo largo del tiempo. Por defecto, el

gráfico muestra el máximo número de unidades de recursos

programadas durante un período de tiempo en particular. Haciendo clic

en el menú Formato y luego haciendo clic en Detalles, usted puede

elegir que se muestre distinta información en el gráfico, como el trabajo

acumulado realizado por los recursos, el costo de los recursos y ladisponibilidad de los mismos.

Figura 4. Vista Gráfico de recursos.



Vista Asignación de recursos

La vista Asignación de recursos es una vista están dar de panel dobleque muestra la vista Uso de recursos en el panel superior y la vista

Gantt de Redistribución en el panel inferior. Esta vista combinada

muestra en el panel superior las horas trabajadas por los recursos y en

el panel inferior una lista de todas las tareas asignadas a dicho recurso.

Para mostrar la vista de Asignación de recursos, realice los siguientes

pasos:

1. Haga clic en el botón Más vistas en la Barra de Vistas.

2. Haga clic en Asignación de recursos y clic en Aplicar.

3. Haga clic en el nombre del recurso que quiera ver en el panel

superior.

Figura 5. Vista asignación de recursos.



Vista Uso de recursos

La vista Uso de recursos enumera cada recurso del pool de recursos y la

cantidad de horas que el recurso tiene programadas para trabajardurante un periodo de tiempo determinado.

La vista Uso de recursos puede ayudarle a identificar si los recursos

están sobreasignados o infrasignados.

Figura 6. Vista Uso de recursos.



Información del proyecto

Lo primero que debe hacer para comenzar un proyecto dentro de Projectes introducir la información general del proyecto, para lo cual deberealizar lo siguiente:

1. Clic en el menú Proyecto.2. Clic en Información del proyecto (vea la Figura 1).

En este cuadro de diálogo deberá introducir:

1. La Fecha de comienzo del proyecto, haga clic en el combobox correspondiente y utilice el selector de fechas que sedespliega para capturarla.

2. Ó la Fecha fin, si desea crear el proyecto partiendo de la

fecha de entrega del proyecto hacia atrás.3. En Programar a partir de, seleccione cualquiera de las

siguientes opciones:a. Fecha de comienzo del proyecto. Si desea activar la

opción Fecha de comienzo. b. Fecha de fin de proyecto. Si desea activar la opción

Fecha fin.

Figura 7. Cuadro de diálogo Información del proyecto.



4. Fecha de hoy, generalmente se utiliza como fechareferencial a la que está ajustado su sistema operativo ysobre la que calculará el avance temporal del proyecto.

5. Fecha de estado. Le permite crear fechas de referencia paraherramientas como actualizaciones, reprogramación, líneas

de progreso, etc.6. Calendario. Le permite establecer el calendario de suproyecto, predeterminadamente cuenta con tres calendarios:

a. 24 horas (12:00 a.m. a 12:00 a.m.). b. Estándar (9:00 a.m. a 01:00 p.m. y 03:00 p.m. a 7:00

p.m.).c. Turno de noche (12:00 a.m. a 03:00 a.m. / 4:00 a.m. a

08:00 a.m. y 11:00 p.m. a 12:00 a.m.).7. Prioridad. Si usted cuenta con varios proyectos deberá

priorizarlos en un rango de 0 a 1000, de tal manera que laprioridad 1000 es el más prioritario y 0 el menos prioritario,

esto le servirá cuando reprograme proyectos, los de más altaprioridad quedarán sin cambios mientras que los de más bajaprioridad sufrirán cambios en las duraciones y en ladisponibilidad de los recursos.

Estadísticas

Le permiten llevar un monitoreo en las diferencias y avances de

aspectos como las fechas de Comienzo y Fin, además de Duraciones, Trabajo y Costo. Para accesar a las estadísticas realice lo siguiente:

1. Clic en el menú Proyecto.2. Clic en Información del proyecto (vea la Figura 1).3. Clic en el botón Estadísticas.

NOTA: También podrá accesar a las estadísticas haciendo clic en el

primer botón de la barra de herramientas Seguimiento.

Los parámetros que muestra el cuadro de estadísticas son los siguientes:

• Actual. Costo real + Costo restante• Previsto. Costo planeado.• Real. Costo del trabajo de los recursos más los costos asociados.

o Trabajo real * Tasa estándar +o Trabajo real de horas extra * Tasa de horas extra +



o Costos por uso de recurso +o Costo fijo de tarea.

• Restante. Actual - Real, (lo que falta por gastar del proyecto).• Variación. Atraso o adelanto en las fechas de comienzo o fin.



Figura 8. Cuadro de diálogo Estadísticas del proyecto.

Crear un Calendario

Si su empresa trabaja con horarios o días laborables diferentes a los

calendarios predeterminados, deberá crear un calendario de proyecto

personalizado, con excepciones, días adicionales y horarios especiales.

Es importante que sepa que hay 3 calendarios que puede utilizar en

Proyect, el calendario del proyecto (el general), los calendarios de los

recursos y los calendarios de las tareas, estos últimos le permitirán

detallar opciones individualizadas para personas, equipos y tareas con

ejecución en horarios especiales o días distintos al calendario general

del proyecto, los calendarios de recursos y tareas los abordaremos más

adelante.

1. Haga clic en el menú Herramientas / Cambiar calendario

laboral (fig. 3)2. Clic en el botón Crear calendario (fig. 4).

3. Escriba un Nombre en el cuadro de texto correspondiente.

4. En Hacer una copia del seleccione el calendario predeterminado

más aproximado en horarios que desea crear.

5. Clic en Aceptar.



Figura 9. Cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral.

Figura 10. Cuadro de diálogo Crear Nuevo calendario base.

Crear excepciones

Las excepciones son días no laborables o días con medio tiempo laboral

que deberá programar en su calendario, las excepciones le permiten

personalizar el calendario del proyecto con días festivos o días

especiales en los que su organización no labore.



1. Si no se encuentra abierto, abra el cuadro de diálogo Cambiar

calendario laboral.

2. Haga clic el(los) día(s) en el calendario ubicado al centro del

cuadro de diálogo, puede arrastrar con el ratón para seleccionarmás de uno.

3. Asegúrese de que la ficha Excepciones está seleccionada.

4. Haga clic en la primera celda de la columna Nombre y oprima la

tecla F2.

5. Escriba el nombre del día de excepción, y oprima la tecla TAB o

Intro.

6. En caso de ser necesario cambiar el inicio o el fin de la(s)

excepción(es) clic en las celdas Comienzo y/o Fin y use cada

selector de fechas para modificar las fechas.7. Clic en el botón Detalles (fig. 5).

8. Solo en caso de ser medio día laboral seleccione Períodos

laborables y modifique en las columnas Desde y Hasta los

intervalos de horarios.

9. Seleccione un Patrón de repetición y un Intervalo de

repetición usando los combo box de Comienzo y Terminar

después del ó Terminar el.

10. Haga clic en Aceptar.

11. Repita los pasos para cada excepción y al final haga clic enAceptar en el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral.

NOTA: Para eliminar las excepciones haga clic en el renglón de la

excepción y clic en el botón Eliminar.

Figura 11. Cuadro de diálogo Detalles (Excepciones).



Modificar las Semanas laborables

Si su empresa tiene variaciones definidas en la semana por ejemplo

trabajar medio día el sábado, o trabajar 6 o los 7 días de la semana,

utilice esta opción para configurarlo.

1. Si no se encuentra abierto, abra el cuadro de diálogo Cambiar

calendario laboral.

2. Haga clic en la ficha Semanas laborables.

3. Clic en el renglón [Predeterminado] y clic en el botón Detalles.

Figura 12. Cuadro de diálogo Detalles (Semanas laborables).

4. Seleccione el(los) día(s) a modificar, puede arrastrar con el ratónpara seleccionar más de uno (use como auxiliar la tecla Shift para

selección adyacente ó la tecla Control para selección no

adyacente).

5. Seleccione cualquiera de las siguientes opciones:

a. Utilizar los períodos predeterminados del proyecto



para estos días. Use esta opción para regresar de una

modificación previa al calendario original (default).

b. Establecer días como período no laborable. Use esta

opción para crear un día no laboral a la semana.

c. Establecer día(s) en estos períodos laborablesespecíficos: Use esta opción para activar la tabla inferior

Desde / Hasta con ella podrá crear medio día de trabajo o

alguna otra variante de horarios.

6. Clic en el botón Aceptar.

7. Repita los pasos para cada excepción y al final haga clic en

Aceptar en el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral.

Días laborables adicionales

Si desea un rango de días como días laborables adicionales, haga lo

siguiente:

1. Seleccione el segundo renglón de la columna Nombre en la

ficha Semanas laborables.

2. Oprima la tecla F2 y escriba el nombre que le otorgará a estos

días adicionales y oprima la tecla TAB o Intro.

3. Si desea un rango de días utilice los combo box de las columnas

Inicio y Fin respectivamente para seleccionar el intervalodeseado.

4. Clic en el botón Detalles.

5. En la opción Seleccionar días, seleccione el día o días de la

semana que habilitará como días laborables.

6. Active la opción Establecer día(s) en estos períodos

laborables específicos: Use esta opción para activar la tabla

inferior Desde / Hasta con ella podrá crear el horario de trabajo

deseado para los nuevos días laborables.

7. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Detalles.8. Clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Cambiar calendario

laboral.

Asignar un calendario personalizado como Calendario de proyecto

Para que finalmente Project trabaje su proyecto con el calendario



personalizado que acaba de generar debe asignarlo como el calendario

del proyecto para que calcule las duraciones, posposiciones,

reprogramaciones y todo elemento que conlleve cálculo de tiempo con

base en este calendario.

1. Clic en el menú Proyecto.2. Clic en Información del proyecto.3. Clic en el combo box de Calendario y clic en el calendario

personalizado.

Dar formato a la Escala temporal

Para que la escala temporal del diagrama de Gantt (fondo) muestre los

días festivos y laborables que generó en su calendario personalizado

debe realizar lo siguiente:

1. Clic en el menú Formato / Escala temporal / ficha Período no

laborable.

2. Clic en el combo box de Calendario y seleccione el calendario

personalizado a utilizar.


NOTA: También puede entrar al cuadro de diálogo Escala temporal

haciendo clic derecho en la cinta con fechas (ubicada en la partesuperior del área del diagrama de Gantt) y clic en Escala temporal.

Figura 13. Cuadro de diálogo Escala temporal.



Opciones del calendario

Una vez que se configuró, asignó y dio formato a la escala temporal con

el calendario de proyecto debe asegurarse que las opciones del

calendario coincidan con la configuración que generó, para ello realice lo

siguiente:

1. Clic en el menú Herramientas / Opciones / ficha Calendario (fig

8).

2. En la opción La semana comienza el seleccione el día que desea

que comience la semana en todos los exploradores de fechas deProject y el formato en la escala temporal del diagrama de Gantt.

3. En El año fiscal comienza en seleccione el mes en que inicia el

ciclo fiscal en su país.

4. En las opciones Hora predeterminada de entrada y Hora

predeterminada de salida debe establecer el horario diario de

inicio y fin de las labores para su proyecto, este debe coincidir con

los horarios que estableció en el calendario de proyecto.

5. La Jornada laboral debe coincidir con las horas que se trabajarán

al día de acuerdo a lo que programó en el calendario de proyecto.

6. La Semana laboral de igual forma debe coincidir con las horas

laborales a la semana que programó en el calendario de proyecto.

7. Los Dias por mes son el total de días que trabajará al mes de

acuerdo a su calendario de proyecto.

NOTA: También puede entrar al cuadro de diálogo Opciones haciendo

clic en el botón Opciones en el cuadro de diálogo Cambiar calendario

laboral.

Ejemplo: Para ilustrar la configuración de las opciones del calendario,

suponga que su empresa trabaja de lunes a viernes 8 hrs. y sábado 5

hrs. de 9:00 a 14:00 hrs., la configuración deberá realizarla de la

siguiente manera:

A. Genere un calendario personalizado en donde agregará el



sábado como día laboral de 9:00 a 14:00 hrs. (utilice la ficha

Semana laboral / Detalles).

B. Asigne el calendario personalizado como calendario de

proyecto.

C. Entre a las opciones del calendario y configure lo siguiente:a. Semana laboral: 45.00

b. Días por mes: 24

c. El resto de los parámetros déjelos sin modificación.

NOTA: Aunque tenemos 4 días adicionales al mes (24 días) por haber

habilitado 4 sábados adicionales y 45 horas en la semana laboral, Project

no agregará 8 hrs. los Sábados, porque tomará el horario asignado de 5

hrs. que se configuró en el calendario personalizado.



Figura 14. Cuadro de diálogo Opciones / ficha Calendario.

También podrá utilizar la Guía de proyectos para definir el proyecto en

forma similar.

Definir el proyecto

Esta opción permite habilitar un asistente que en 3 pasos nos permite

especificar la fecha de inicio del proyecto (Paso 1), el poder modificar a

través de un sitio Web el proyecto a usted o a otros integrantes delproyecto (Paso 2), y un mensaje de confirmación de haber establecido

correctamente el proyecto (Paso 3).



Unidad 3: Tareas

Trabajo con tareas en Project

Después de ingresar la información del proyecto y de haber definido el

calendario del proyecto la siguiente actividad es la definición de tareas

que se puede desglosar en tres partes:

Definir la lista de tareas e hitos. Consiste en acotar los trabajos a

realizar. Para realizar los trabajos se necesitan unos recursos. Las tareas

habrá que definirlas como algo concreto y no como algo general.

Tendrán una descripción razonable (ni demasiado general ni demasiado

específica).

Estimar la duración de cada tarea. Ya se ha comentado en este

capítulo como estimar la duración de las tareas (aquí). La duración de

una tarea, es el periodo de tiempo entre la fecha de comienzo de una

tarea y su fecha de finalización. De la duración de las tareas, se derivará

la duración del proyecto.

Determinar las relaciones entre las tareas. Las tareas se tienen que

ejecutar en un determinado orden. Las tareas de un proyecto tienen que

estar vinculadas entre ellas. Los vínculos establecen relaciones de ordenentre las tareas. MS Project establece cuatro posibles tipos de vínculos

entre las tareas FC, CF, FF y CC.

Introducir tareas

Cuando usted inicia un proyecto, se enfrenta a un objetivo general,

como puede ser abrir un nuevo establecimiento o preparar un folleto.

Con objeto de organizar su proyecto de forma eficaz, usted debedividirlo en una serie de tareas más pequeñas y más manejables.

Después introducirá y organizará estas tareas. Cuando usted introduce

tareas, incluye también la cantidad de tiempo que llevará completar

dichas tareas, que es lo que se denomina duración.



Para introducir tareas existen dos métodos básicos:

• Introducir primero las tareas de nivel superior (tareas resumen) y

posteriormente introducir las tareas de nivel inferior (subtareas).

Por ejemplo, en un proyecto de edición, usted puede introducir unatarea resumen denominada Redactar texto y luego dividirla en

subtareas denominadas Introducción, Cuerpo, Conclusión, etc.

• Introducir todas las subtareas en primer lugar, y luego agruparlas

bajo una tarea resumen.

Para introducir el nombre y duraciones de tareas en sus proyectos,

realice los siguientes pasos:

1. En la tabla de Entrada, haga clic en el campo Nombre de Tareade la primera tarea.

2. Escriba el nombre de la tarea.

3. Introduzca la Duración.

NOTA: Cuando usted comienza a escribir. Project muestra los botones

Cancelar y Aceptar y muestra su texto en la barra de entrada:

Definición de tareas

Las tareas son el elemento básico en la construcción de un proyecto. Las

tareas representan las actividades a realizar para cumplir con los

objetivos del proyecto. Las tareas están formadas por los siguientes

elementos:

• Secuencia

• Duración

• Recursos

Estos son algunos consejos al teclear las tareas de un proyecto:



• Teclear las tareas conforme las vamos pensando, sin importar en

este momento la secuencia ó el agrupamiento de tareas. Estas

actividades se pueden realizar posteriormente.

• No teclear las fecha de inicio y fin de cada tarea. Es mejorespecificar la duración de la tarea y automáticamente Project

calcula las fechas de inicio y final

• Nombrar las tareas con una descripción lo suficientemente

entendible para las personas involucradas en el proyecto. Una

tarea que simplemente se llame “revisión” no es completamente

entendible

Insertar tareas

Una vez que usted crea e introduce tareas en su proyecto, puede

necesitar agregar otras que no había considerado o tareas nuevas que

hayan surgido.

Estas tareas no siempre irán al final del proyecto, de modo que deberá

insertarlas entre las ya existentes.

Para insertar una tarea dentro de su proyecto, realice los

siguientes pasos:

1. Haga clic sobre la tarea que deberá quedar a continuación de

la nueva tarea que vaya a insertar.

2. Haga clic en el menú Insertar y haga clic Nueva tarea.

3. Introduzca la nueva información de tarea.

4. Oprima la tecla fecha derecha o la tecla Tabulador para

completar la entrada de tarea y desplazarse al campo duración.



NOTA: También puede hacer clic derecho en el rectángulo numerado a

la izquierda del renglón de la tarea (campo Id) y seleccionar Nueva

tarea.

•

Cuando usted introduce la tarea, Project introduce la duraciónpredeterminada de 1 día, asigna un número de ID (identificación) a

la misma y muestra una barra en el gráfico de barras de Gantt que

representa el inicio, la finalización y la duración de dicha tarea:

• Project ajusta la barra en el gráfico de barras de Gantt de modo

que refleje el valor que usted ha introducido

• Continué introduciendo cuantas tareas y duraciones sean

necesarias.

Tareas repetitivas

Project permite introducir tareas que se producen de forma recurrente

introduciendo la información sólo una vez. Una tarea repetitiva es

aquella que ocurre a intervalos regulares (diariamente, semanal,

mensual o anual) durante el transcurso de un proyecto. Ejemplos de

tareas de ese tipo podrían ser visitas semanales al lugar del proyecto,preparación diaria de informes del estado del proyecto o reuniones

mensuales con los miembros del equipo del proyecto.

Cuando usted crea una tarea repetitiva, usted inserta una nueva tarea.

No se puede convertir una tarea existente en una repetitiva. Project

muestra la tarea repetitiva en negrita, indicando que es una tarea de

resumen (una tarea que representa múltiples tareas subordinadas a

ella). Por cada vez que se produce una tarea "repetitiva, Project crea una

subtarea. Por ejemplo, si usted inserta una tarea repetitiva para unareunión que ocurre cada viernes durante cuatro semanas, la tarea

repetitiva representa en realidad cuatro subtareas separadas.

Para programar una tarea repetitiva, realice los siguientes

pasos:



1. Haga clic sobre la tarea que quedará a continuación de la que

usted desee insertar.

2. Haga clic en el menú Insertar y haga clic en Tarea repetitiva.

Figura 15. Cuadro de diálogo Información de tarea repetitiva.

3. En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea

repetitiva.

4. En el cuadro Duración, escriba la duración de cada tarea

repetitiva individual.5. En Patrón de repetición, haga clic en la frecuencia de la tarea

repetitiva y el día o los días en que se realizará.

6. En Intervalo de repetición, escriba la fecha en la que dicha

tarea ocurrirá por primera vez.

7. Haga clic en la opción Terminar después de y escriba la cantidad

de veces en que ocurrirá la tarea o dé clic en la opción Terminar

el y escriba la fecha antes de la que quiera que finalice la tarea.


Project crea una barra de Gantt por cada vez que se produzca una tarea

repetitiva y muestra un icono en la columna Indicadores indicando que

esa es una tarea repetitiva:



Debe tener en cuenta los siguientes factores con respecto a las tareasrepetitivas:

• Observe que el nombre de la tarea repetitiva está precedido

por un signo más (+). Usted puede hacer clic sobre el signo

más para mostrar las tareas repetitivas en forma individual.Project reemplaza el signo más con el signo menos (-).

• Para mostrar un cuadro de información para una tarea

repetitiva, coloque el puntero del ratón sobre la barra de

Gantt de la tarea. Si quiere ver la barra de Gantt de la tarea

resumida en el cuadro de información, mantenga pulsado el

botón izquierdo del ratón.

• Para modificar la información de una tarea repetitiva, haga

doble clic sobre el nombre de la tarea repetitiva . Project

muestra el cuadro de diálogo información de tarea repetitiva.

Realice los cambios y haga clic en Aceptar.

Introducir hitos

Un hito es un punto de control en su proyecto que debe ocurrir pero que

no consume tiempo. Dos ejemplos pueden ser una aprobación o firma

antes de que el proyecto pueda continuar y la finalización de una etapa

del proyecto. Para Project, un hito es una tarea con una duración de

tiempo cero.

Para introducir un hito, realice los siguientes pasos:

1. Inserte una tarea nueva, o haga clic en el campo Nombre de Tareade una tarea vacía.

2. Escriba el nombre del hito en el campo Nombre de Tarea y pulse la

tecla Tabulador.

3. Escriba una duración de 0 para el hito y pulse la tecla Intro.



Project presenta un rombo negro con la fecha del hito en el Diagrama de

Gantt.

La siguiente pantalla presenta un proyecto con tareas hitos:

Vincular tareas

Cuando usted vincula una serie de tareas con relaciones Fin a comienzo,

crea una serie secuencial de tareas. El inicio de la siguiente tarea

depende de la finalización de la tarea anterior.

Para vincular una serie de tareas, realice los siguientes pasos:

1. En la tabla de Entrada, seleccione las tareas que desee vincular.

Debe seleccionar las tareas en el orden en que quiera

vincularlas. Por ejemplo, seleccionar la tarea 2 y luego la tarea 3

crea un orden de vinculación diferente que si selecciona la tarea 3

y luego la tarea 2. Puede seleccionar varias tareas manteniendo

presionada la tecla Ctrl de su teclado.

2. Haga clic en el botón Vincular tareas de la barra de herramientas

Estándar.

Project cambia las fechas de inicio y fin de las tareas y ordena las barras

del gráfico de barras de Gantt para que reflejen las relaciones Fin a

Comienzo:

También es posible hacer clic directamente sobre una barra de tarea y

arrastrar hasta otra barra de tarea para vincular las tareas con una

relación Fin a Comienzo. Asegúrese de que sólo arrastra la barra detareas a otra barra de tareas, ya que si no, podría usted mover la tarea

accidentalmente en lugar de vincularla.

Relaciones entre tareas



En un principio, cuando usted introduce tareas, Project programa cada

una para que comience en la fecha de inicio del proyecto y que continúe

a lo largo de la duración de dicha tarea. Sin embargo, usted puede

necesitar que algunas tareas ocurran según una secuencia en particular.Por ejemplo, puede hacer una tarea que no pueda comenzar hasta que

otra tarea termine.

Usted puede vincular tareas utilizando relaciones entre tareas para

organizarías según la secuencia deseada. Una tarea que debe comenzar

o finalizar antes que otra comience o termine se denomina tarea

predecesora. Una tarea que no puede comenzar o finalizar hasta que

otra tarea comience o termine se denomina tarea sucesora.

Existen 4 tipos de relaciones entre las tareas:

1. FIN A COMIENZO (FC): Cuando finaliza la tarea predecesora, la

tarea actual comienza (este tipo de vínculo es el más común y el

que Project establece de forma predeterminada cuando se

vinculan dos tareas).

2. FIN A FIN (FF): Cuando finaliza una tarea, finaliza la tarea actual.

3. COMIENZO A COMIENZO (CC): Cuando comienza una tarea,

Comienza la tarea actual.

4. COMIENZO A FIN (CF): Cuando comienza una tarea, finaliza la

actual.

Editar relaciones en la tabla de Gantt

Adicionalmente a las columnas que se encuentran visibles, la tabla de

Gantt contiene las columnas Inicio, Fin, Predecesoras, y Nombre del

Recurso. Usted puede introducir relaciones entre tareas en la columna

Predecesoras.



Para introducir relaciones entre tareas en la tabla de Gantt,


1. Para visualizar la columna Predecesoras, haga clic en la flechahacia la derecha de la barra de desplazamiento horizontal del

panel de la tabla de Gantt.

2. Haga clic en el campo Predecesoras de la tarea para la

cual desea especificar una relación.

3. Escriba la relación, para conocer lo que debe escribir observe

la siguiente tabla:Tabla 2. Estructuras a utilizar para establecer predecesoras y tipos de relaciones.

ESTRUCTU

RA

DESCRIPCION

3 Tarea Predecesora 3; Fin-Comienzo.

3fc-1d Tarea Predecesora 3; Fin-Comienzo; 1 día de

anticipación.

3cc+3d Tarea Predecesora 3; Comienzo-Comienzo; 3

días de posposición.4,3 Tareas Predecesoras 4 y 3; Fin Comienzo.

4fc-2d,3

Tareas Predecesoras 4 y 3; la 4 es Fin-

Comienzo con anticipación de 2 días; la 3 es

Fin-Comienzo.

3cc+1,4ff-2

Tareas Predecesoras 3 y 4; la 3 es Comienzo-

Comienzo con 1 día de posposición; la 4 es

Fin-Fin con 2 días de anticipación.

a. Si la relación es Fin-Comienzo escriba o no fc Project logenerará por default.

b. Si requiere otra relación diferente a Fin Comienzo, escriba las

siglas cc, ff , cf después del número de la predecesora

(3cc+3d).

c. En caso de más de una predecesora, separe con comas los

números de Id de las predecesoras (4,3).



d. Si va a agregar posposición use el signo más y el número de

días (+3), si va a agregar adelanto, escriba el signo menos y

el número de días (-3).

e. No incluya un espacio entre el número y el tipo de relación o

Project dará un mensaje de error.

Tipos de relaciones especiales

El método de relacionar tareas mediante el botón sólo ofrece la opción

de relaciones Fin a Comienzo. Sin embargo, puede usted tener tareas

que desee vincular utilizando otro tipo de relación.

Para especificar una relación entre tareas distinta a la de Fin a

Comienzo, realice los siguientes pasos:

1. Haga doble clic sobre la línea que conecta ambas tareas cuya

relación desee modificar:

2. Project muestra el cuadro de diálogo Dependencia entre tareas. El

cuadro de diálogo Dependencia entre tareas muestra los nombres

de las tareas vinculadas, el tipo de relación y el tiempo deposposición o de adelanto.

Figura 16. Cuadro de diálogo Dependencia entre tareas.

3. En la lista Tipo, haga clic en el tipo de relación que quiera.

4. Para completar el vínculo especificado, haga clic en Aceptar.

Tabla 3. Tabla de descripción de relaciones entre tareas.



Relación Descripción

Fin a comienzo (FC)

Relación en la cual una tarea nopuede comenzar hasta que sutarea predecesora haya

terminado. Esta es la relaciónentre tareas más comunes y lapredeterminada.

Comienzo a comienzo(CC)

Relación en la cual las tareasvinculadas comienzansimultáneamente basadas en sutarea predecesora.

Fin a fin (FF)

Relación en la cual las tareasvinculadas culminan

simultáneamente basadas en sutarea predecesora.

Comienzo a fin (CF)

Relación en la cual una tareafinaliza cuando empieza lapredecesora. Esta relación no seutiliza muy frecuentemente.

Project vuelve a dibujar el gráfico de barras de Gantt, vinculando las

tareas especificadas según su nueva relación de dependencia

Tiempos de posposición y adelanto

Cuando usted vincula tareas con una relación Fin a Comienzo, la tarea

sucesora comienza inmediatamente después de que su predecesora

termine. Sin embargo, ¿qué ocurre si usted desea que una tarea

comience dos días después o antes de que su predecesora termine?

Usted puede lograrlo empleando el tiempo de posposición y el tiempo deadelanto.

El tiempo de posposición es el tiempo que transcurre entre el fin de la

tarea predecesora y el inicio de la tarea sucesora. En una relación Fin a

Comienzo, el tiempo de posposición es la cantidad de tiempo que usted



desea esperar una vez finalizada la tarea predecesora y antes de

comenzar la tarea sucesora. En esta situación, el tiempo de posposición

puede considerarse como tiempo añadido a la relación.

El tiempo de adelanto es una superposición entre tareas en la cual latarea sucesora comienza antes de que la predecesora finalice. Usted

introduce el tiempo de adelanto como tiempo de posposición negativo.

Por ejemplo, si usted especifica un tiempo de posposición de -2 días,

Project programa que la tarea sucesora comience 2 días antes de que la

predecesora culmine. En esta situación, el tiempo de adelanto puede

considerarse como tiempo restado a la relación.

Para especificar tiempos de posposición o adelanto, realice los

siguientes pasos:

1. En el gráfico de barras de Gantt, haga doble clic sobre la línea

del vínculo que especifica la relación a la cual desee agregar

tiempo de posposición o adelanto.

2. Project muestra el de diálogo dependencia entre tareas:

3. En el recuadro Posposición, elija una de las siguientes opciones:

a. Para introducir tiempo de adelanto, escriba un valor de

tiempo negativo, (por ejemplo –3d). b. Para introducir tiempo de posposición, escriba un valor de

tiempo positivo, (por ejemplo 5h).


Project ajusta la información de tarea y vuelve a dibujar el Diagrama de

Gantt de modo que refleje el tiempo de posposición o adelanto.

Adicionalmente, la columna Predecesoras, indica el tipo de antelación o

retardo indicado en la relación establecida.

Ver tareas en gráfico Gantt

Para navegar entre las diferentes tareas de un proyecto que por su

duración no es posible visualizarlas completamente en pantalla, Project



le permite ampliar el zoom en áreas de su proyecto para verlas en

detalle. Cuando usted amplía el zoom en su proyecto, Project muestra el

gráfico de barras de Gantt con un calendario más detallado. Por ejemplo,

usted puede ampliar el zoom para ver una hora determinada de un día

concreto de una tarea.

También puede reducir el zoom en un proyecto. Cuando usted reduce el

zoom, Project muestra el gráfico de barras de Gantt con un calendario

menos detallado. Por ejemplo, usted puede reducir el zoom para ver un

mes en particular, o inclusive un año en particular, de un proyecto.

Para ampliar o reducir el Zoom utilice los siguientes botones de la barra

de herramientas Estándar.

Movimientos con el teclado

También puede utilizar el teclado para moverse a campos adyacentes de

su proyecto.

La siguiente tabla enumera las combinaciones de teclas que puedeutilizar para navegar por las vistas y ventanas en su proyecto:

TECLAS ACCIÓN

Alt / teclas defecha

Se desplaza a la izquierda, a la derecha,arriba, o abajo para ver las distintaspáginas en la ventana Vista preliminar.

Alt/fin

Le desplaza a la fecha de finalización

del proyecto en el Diagrama de Gantt.

Alt/F3Muestra el cuadro de definición decolumna.

AIt/F4 Cierra la ventana de aplicación.



TECLAS ACCIÓN

Alt/Inicio Le desplaza a la fecha de inicio.

Alt/Guión

Muestra el menú de control del

proyecto.

Alt/flecha izquierdaMueve a la izquierda el gráfico debarras de Gantt.

Alt/AvPagMueve el gráfico de barras de Gantt unaventana hacia la derecha.

Alt/RePagMueve el gráfico de barras de Gantt unaventana hacia la izquierda.

Alt/flecha derechaMueve a la derecha el gráfico de barrasde Gantt.

Alt/Barraespaciadora

Muestra el menú de control de laaplicación.

Ctrl/flecha abajo Se desplaza a la última fila.

Ctrl/FinSe desplaza al último campo de laúltima fila ocupada.

Ctrl/F4 Cierra la ventana de Microsoft Project.

Ctrl/F5Restaura la ventana de MicrosoftProject.

Ctrl/F6Muestra la siguiente ventana deMicrosoft Project.

Ctrl/F7Le permite mover la ventana deMicrosoft Project.

CtrI/F9 Activa/ desactiva el calculo automático.

Ctrl/F10 Maximiza la ventana de Microsoft Project.

Ctrl/Mayus/F6 Muestra la ventana de Microsoft Project.



TECLAS ACCIÓN

Ctrl/inicio

Se desplaza al primer campo de laprimera fila de la tabla de Gantt, la hojade recursos, o cualquier otra vista en el

formato de hoja.Ctrl/fecha arriba Se desplaza a la primera fila.

Fin

Se desplaza al último campo en una filaen la tabla de Gantt, la hoja de recursos, ocualquier otra vista en el formato de hoja.

F1 Activa el ayudante de Office.

F2Activa la barra de entrada para introducirtexto en un campo.

F3Muestra todas las tareas a todos losrecursos.

F6Activa el otro panel en una vistacombinada o de panel doble.

F8Activa/desactiva el modo ExtenderSelección.

F10 o Alt Activa la barra de menús.

Inicio Se desplaza al primer campo en una fila.

AvPag Baja una ventana.

Re Pag Sube una ventana.Mayús/F1 Activa la ayuda contextúa!.

Mayús/F2Muestra información de tareas y recursoso asignaciones de los recursos.

Mayús/F3 Restablece la ordenación por el ID.

Mayús/F6 Activa la barra divisoria.

Mayús/F8Activa/desactiva el modo Agregara la selección.

Mayús/Fn o

Alt/Mayús/F1 Abre una nueva ventana.

Mayús/Tab Se desplaza un campo a la izquierda.

Pestaña Se desplaza un campo a la izquierda.



Conflictos de programación

Suponga que la Tarea 9 está vinculada con la Tarea 10 con una relación

Fin a Comienzo. Imagine que establece una delimitación para que la

Tarea 9 no finalice después del 11 de febrero 2009. Luego, sin percatarsede lo que hace, intenta establecer una delimitación para que la tarea 10

deba finalizar el 19 de Noviembre 2008. Project podrá mostrar un cuadro

de diálogo indicándole que esto crea un conflicto de programación:

1. Realice cualquiera de las siguientes acciones:

a. Haga clic en Cancelar para evitar el conflicto. No se aplicarádelimitación alguna a la tarea.

b. Haga clic en Continuar para continuar agregando una

delimitación, pero evitar el conflicto utilizando una

delimitación diferente, evitando el conflicto mediante una

delimitación de tipo No finalizar antes del.

c. Haga clic en Continuar para permitir el conflicto de

programación y arriesgarse a tener que eliminar un vínculo.

Se establecerá una delimitación de tipo Debe finalizar el.


Si usted no está seguro de las implicaciones de su elección, haga clic en

Cancelar. Más tarde deberá determinar qué podría pasar si establece



una delimitación específica, y en consecuencia podrá tomar una decisión

fundamentada sobre si establece la delimitación o no.



Crear tareas de resumen

Si usted tiene un proyecto de gran envergadura, puede agrupar

determinadas tareas relacionadas bajo tareas resumen para así definir

mejor las etapas de su proyecto. Por ejemplo, si en su proyecto ustedtiene cinco tareas relacionadas con escribir, puede agruparlas bajo una

tarea resumen denominada Escribir. Las tareas debajo de una tarea

resumen se denominan subtareas.

Agrupar tareas bajo tareas resumen también se denomina esquematizar

su proyecto. El formato de esquema le permite controlar el nivel de

detalles que Project muestra. Usted puede mostrar todas las tareas de

su proyecto o puede mostrar sólo las tareas resumen. Project le permite

tener varios niveles de esquema en su proyecto, al igual que en un

informe o documento complejo.

A continuación figura un proyecto con tareas resumen y subtareas:

La barra de tarea resumen en el gráfico de barras de Gantt muestra la

duración completa de la tarea resumen. La barra de tarea resumen

comienza cuando se inicia la primera subtarea y termina cuando finaliza

la última subtarea.

Modificar el nivel de una tarea

Imagine que quiere crear una tarea resumen a partir de una subtarea.

En este caso usted aumentaría el nivel de la tarea.

Para aumentar el nivel de una tarea, realice los siguientes pasos:

1. Seleccione la tarea cuyo nivel desee aumentar.2. Haga clic en el botón Anular sangría de la barra de herramientas

Formato.

Project aumenta un nivel la tarea. Debido a que las tareas que siguen

tienen ahora un nivel menos que la tarea cuyo nivel acaba de aumentar,

Project convierte la tarea en una de resumen.



A continuación se detallan algunos aspectos a tener en cuenta con

relación a las tareas resumen y a las subtareas:

•

Si usted cambia la duración de una subtarea, Project ajusta laduración de la tarea resumen para que refleje dicho cambio.

• Si usted desea crear un vínculo para todas las subtareas de una

tarea resumen, cree el vínculo con la tarea resumen. Project ajusta

todas las fechas de las subtareas según sea necesario.

• Una tarea repetitiva, como por ejemplo una reunión semanal, es

un tipo de tarea resumen. Cada vez que ocurre la tarea repetitiva,

se le considera como una subtarea.

• Disminuya sólo un nivel la subtarea que se encuentra debajo de

una tarea resumen. Project le permite disminuir una tarea más de

un nivel, pero esto sería crear múltiples niveles de tareas resumen

y subtareas.

•

La duración de la tarea resumen refleja las duraciones combinadasde las subtareas, incluyendo el tiempo de posposición o de

adelanto.

1. Haga clic en el botón Ocultar subtareas de la barra de

herramientas Formato.

Project contrae todo el proyecto y muestra sólo las tareas resumen.

2. Para expandir el esquema, haga clic en el encabezado Nombre detarea en la parte superior de la tabla de Gantt para resaltar la

columna completa, y haga clic en el botón Mostrar subtareas en

la barra de herramientas de Formato.

Project expande todo el proyecto y muestra todas las tareas.



Copiar, mover y eliminar tareas

Project permite copiar, mover o eliminar tareas desde un lugar del

Diagrama de Gantt y pegar la copia en otro lugar.

Si usted requiere crear una tarea que es similar a una existente, puede

copiar la tarea existente y luego modificar la copia. Si usted copia una

tarea de o a una lista de tareas vinculadas con relaciones Fin a

Comienzo, Project inserta la tarea y ajusta los vínculos de modo que las

tareas originales permanezcan secuenciales.

Copiar tareasPara copiar una tarea, realice los siguientes pasos:

1. Seleccione toda la fila de la tarea que desee copiar haciendo

clic en su campo ID.

2. Haga clic en el botón Copiar tarea en la barra de herramientas

Estándar.

3. Haga clic en la tarea que quedará a continuación de la que

pegue.

4. Haga clic en el botón Pegar en la barra de herramientas Estándar.

Mover tareasUsted puede cambiar el orden de sus tareas moviéndolas dentro de su

proyecto. Si usted mueve una tarea de o a una lista de tareas vinculadas

con relaciones Fin a Comienzo, Project inserta o elimina la tarea y ajusta

los vínculos de modo que las tareas permanezcan secuenciales.

Si usted mueve su tarea resumen, Project automáticamente mueve

todas las subtareas de la tarea resumen y mantiene todas las relaciones

de vínculos.

Para mover una tarea de su proyecto, realice los siguientes pasos:



1. Seleccione toda la fila de la tarea que desee mover haciendo

clic en el número de ID de la tarea.

2. Haga clic en el botón Cortar tarea en la barra de herramientas

Estándar.3. Haga clic en la tarea que quedará a continuación de la que pegue.

4. Haga clic en el botón Pegar de la barra de herramientas.

Eliminar tareasSi usted decide que una tarea no es necesaria para su proyecto, puede

eliminarla del mismo siguiendo el siguiente procedimiento:

1. Seleccione la tarea haciendo clic ya sea en su campo ID o sobre

el nombre de tarea.

2. Pulse la tecla Supr.

Project elimina la tarea y ajusta las tareas restantes.

Eliminar tareas de resumenPara eliminar una tarea resumen sin eliminar sus subtareas, realice los

siguientes pasos:

1. Seleccione las subtareas haciendo clic en el campo ID o en el

nombre de tarea de la primera subtarea, arrastre el ratón hasta el

campo ID o el nombre de la última subtarea, y suelte el botón

izquierdo del ratón.

2. Haga clic en el botón Anular sangría.

Project aumenta el nivel de las subtareas y disminuye el nivel de la tarea

resumen, para que queden como tareas normales

Contraer y expandir el esquema

Uno de las principales ventajas de esquematizar es que usted puede

controlar el nivel de detalle que Project muestra. Por ejemplo, si usted



desea informar a la dirección de su empresa acerca del estado de su

proyecto, puede ocurrir que no estén interesados en las tareas diarias

sino sólo en las etapas principales: Usted puede contraer el esquema

para mostrar sólo las tareas resumen, puede expandirlo para mostrar

todas las tareas puede mostrar las subtareas de algunas tareas resumeny de otras no.

Para ocultar subtareas debajo de una tarea resumen realice lo siguiente:

1. Haga clic en el encabezado de columna Nombre de tarea en la

parte superior de la tabla de Gantt.

Project selecciona toda la columna Nombre de tarea.

Cuadro Información de la tarea

Si usted necesita cambiar varios datos de la información de la tarea,

puede resultarle más fácil trabajar con el cuadro de diálogo Información

de la Tarea.

Para cambiar la información de una tarea utilizando el cuadro de diálogoInformación de la tarea, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en la tarea que quiera modificar y haga clic en el botón

Información de la tarea en la barra de herramientas Estándar.

NOTA: También podrá hacer doble clic en la tarea que desea

modificar.

• Si desea modificar un mismo campo para varias tareas, digamos laDuración, seleccione primero todas las tareas y luego haga clic en

el botón Información de la tarea, cambie la duración y haga clic en

Aceptar.



Ficha General

Figura 17 Información de la tarea / ficha General.

Todas las fichas excepto Notas traen la misma información en la partesuperior, es decir los campos Nombre, Duración y Estimada, por lo quesolo describiremos en esta primer ficha esos campos.

• Nombre. Permite escribir o editar el nombre de la tarea.• Duración. Presenta la cantidad de tiempo para completar la tarea

(el default es 1 día).• Estimada. Especifica que la duración de la tarea es aproximada o

provisional (agrega un signo de interrogación en el campoDuración de la tarea en la tabla de Entrada).

• Porcentaje de completado. Le permite escribir un porcentual deavance.

• Prioridad. Le permite asignar jerarquías de importancia a sustareas (1000 más alta prioridad, 1 prioridad más baja), esto defineel comportamiento al redistribuir los recursos con la herramientade Project.

• Comienzo. Le permite ver o modificar la fecha de comienzo de latarea.

• Fin. Le permite ver o modificar la fecha fin de la tarea.• Ocultar barra de tareas. Oculta la barra del diagrama de Gantt

correspondiente a la tarea.



• Ajustar barras de Gantt a resumen. Crea una copia de la barrade Gantt correspondiente a la subtarea sobre la barra de la tarearesumen.

• Ayuda. Muestra la ayuda correspondiente a la ficha General.

Ficha Predecesoras

Figura 18. Cuadro de diálogo Información de la tarea / ficha Predecesoras.

• Id. Campo de identificación, es asignado automáticamente desde

que ingresa la tarea a Project.

• Nombre de tarea. Le permite ver o modificar el nombre de la

tarea.

• Tipo. Le permite ver o modificar el tipo de relación entre la tarea

actual y la predecesora.

• Pos. Le permite ver o editar el tiempo de posposición (positiva) o

adelanto (negativa).

• Ayuda. Abre la ayuda para la ficha Predecesoras.



Ficha Recursos

Figura 19. Cuadro de diálogo Información de la tarea / ficha Recursos.

• Nombre del recurso. Le permite ver o editar el nombre del

recurso.

•

Propietario de asignación. Este campo contiene el nombre delusuario de la empresa responsable de especificar el estado de una

determinada asignación.

• Unidades. Le permite ver o editar el porcentaje de las unidades

de cada recurso asignadas a la tarea. En el caso de recursos

materiales muestra cantidades de materiales asignados a la tarea.

• Costo. Le permite ver el costo que genera el uso de los recursos.

• Ayuda. Muestra el cuadro de ayuda para la ficha Recursos.



Ficha Avanzado

Figura 20. Cuadro de diálogo Información de la tarea / ficha Recursos.

• Fecha límite. Le permite establecer una fecha no restrictiva como

recordatorio visual (una flecha) en el diagrama de Gantt (le

sugerimos crear la nota respectiva).

•

Tipo de Delimitación. Le permite crear una restricción para latarea actual, la cual puede ser: Debe comenzar el, Debe finalizar el

(semiflexibles), Lo antes posible, Lo más tarde posible (flexibles),

No comenzar antes del, No comenzar después del, No finalizar

antes del y No finalizar después del (inflexibles). El default es Lo

antes posible (vea la tabla 5).

• Fecha de delimitación. Después de seleccionar el tipo de

delimitación, puede seleccionar la fecha para complementar el

criterio de delimitación.

• Tipo de tarea. Le permite seleccionar entre Duración fija

(recalcula trabajo y unidades), Trabajo fijo (recalcula duración y

unidades) y Unidades fijas (recalcula duración y trabajo),

especifica el efecto que un cambio en el trabajo, unidades de

asignación o duración tiene en el cálculo de los otros dos campos

de esta tarea. (vea el Anexo 1). El default es Unidades fijas.



• Condicionada por el esfuerzo. Indica que el trabajo total a

realizar por todos los recursos permanece constante, al agregar

recursos a la tarea menos trabajo tendrá que realizar cada

recurso, al quitar recursos a la tarea cada recurso restante tendrá

que realizar más trabajo. Esta opción está asociada al tipo detarea, si es Unidades fijas o Trabajo fijo, al agregar recursos

disminuirá la Duración, si es Duración fija al agregar recursos

disminuirán las unidades de cada recurso asignado.

• Calendario. Le permite seleccionar un calendario para la tarea, Si

tiene un calendario de tareas aplicado así como recursos

asignados, la tarea se programa durante los períodos laborales

que ambos calendarios tienen en común. Si se configura en

Ninguno, la tarea toma el calendario de proyecto.

• La programación omite los calendarios de los recursos. Alactivar esta casilla de verificación se tomará solo en cuenta el

calendario de la tarea por encima de los calendarios de los

recursos.

• Código EDT. (Estructura Detallada del Trabajo). Le permite ver y

editar esta estructura jerárquica del proyecto, el EDT es un

esquema de jerarquía de tareas y subtareas por niveles y

secuencia de las mismas.

•

Método del valor acumulado. Cuando usted calcula el valoracumulado del porcentaje de avance de una tarea, puede

seleccionar entre el porcentaje completado y el porcentaje físico

completado. El campo % físico completado muestra un valor

escrito de porcentaje completado que se puede utilizar como

alternativa para calcular el CPTR (costo presupuestado del

trabajo realizado). Este campo también se conoce como %

completado del valor acumulado. Úselo cuando el porcentaje

completado calculado no sea una medida precisa del trabajo real

realizado o medido. A diferencia del campo % completado, elcampo % físico completado es independiente de los valores de

duración total o duración real que se utilizan en el campo %

completado para calcular el CPTR.

Ejemplo: Un proyecto de construcción de una pared de piedra

consiste en apilar 100 piedras en cinco niveles. Para colocar la

primera fila de 20 piedras se necesitan 20 minutos, pero para



colocar la segunda se necesitan 25 minutos, ya que hay que

levantar las piedras una fila, así que se necesita algo más de

tiempo. Para la tercera fila se necesitarán 30 minutos, para la

cuarta 35 y para la última 40 minutos, lo que hace un total de 150

minutos. Después de colocar las tres primeras filas, se puede decirque el proyecto tiene el 60 % físico completado (ha colocado 60

piedras de 100). Sin embargo, sólo ha necesitado 75 de los 150

minutos, por lo que en términos de duración, el trabajo sólo tiene

un 50 % completado.

• Marcar la tarea como hito. Genera que la barra de la tarea en el

diagrama de Gantt de presente como un rombo negro (formato

hito), pero conserva la duración, es decir solo es un formato para

la presentación del rombo en vez de la barra correspondiente en el

Gantt.

Tabla 4. Tipos de delimitaciones.

OPCIÓN DESCRIPCIÓN

Lo más tarde posible

Inicia la tarea lo más tarde posible,dependiendo de las delimitaciones yrelaciones con otras tareas. Para utilizar estadelimitación no es necesario que introduzcauna fecha.

Lo antes posible

Inicia la tarea lo antes posible, dependiendode las delimitaciones y relaciones con otrastareas. Para utilizar esta delimitación no esnecesario que introduzca una fecha. Este es elmodo predeterminado y es equivalente a notener delimitación alguna.

No finalizar antes de

Delimita la tarea para que termine en odespués de la fecha introducida en el cuadroFecha límite. Usted puede introducir estadelimitación manualmente escribiendo unafecha en el campo Fin en la tabla de Gantt.

No finalizar despuésde

Delimita la tarea para que termine en o antesde la fecha introducida en el cuadro Fechalímite.

Debe finalizar elDelimita la tarea para que termine en la fechaintroducida en el cuadro Fecha límite.

Debe comenzar elDelimita la tarea para que comience en lafecha introducida en el cuadro de diálogoFecha límite.



No comenzar antesdel

Delimita la tarea para que comience en odespués de la fecha introducida en el cuadroFecha limite Usted puede introducir estadelimitación en forma manual escribiendo lafecha en el campo Comienzo en la tabla de

Gantt.No comenzar despuésdel

Delimita la tarea para que comience en oantes de la fecha introducida en el cuadroFecha límite.



Ficha Notas

Figura 21. Cuadro de diálogo Información de la tarea / ficha Notas.

Le permite escribir notas adicionales para documentar su proyecto,

posteriormente puede dar formato utilizando los botones de la barra

superior, los cuales le explicamos a continuación:

• Formato de fuente. Le permite cambiar el formato del texto

(fuente, estilo, tamaño, color, etc.).

• Alinear a la izquierda, Centrar y Alinear a la derecha. Le

permiten alinear el texto en la posición que indica el nombre de

cada botón.

• Lista con viñetas. Le permite crear textos con viñetas para sus

listados.

• Insertar objeto. Le permite insertar archivos nuevos o

preexistentes con el fin de que queden dentro de su archivo deproyecto, para ser consultados posteriormente.



Ficha Campos Personalizados

Figura 22. Cuadro de diálogo Información de la tarea / ficha Campos pers.

Presenta los campos personalizados que usted haya creado en

Herramientas / Personalizar / Campos, los cuales aparecerán en esta

pantalla, tal cual lo indica su nombre los campos personalizados son

campos que usted crea dentro de la base de datos de Project paracalcular o capturar datos adicionales en campos no incluidos en el

programa original, a fin de que usted tenga la opción de crear

Subtotales, impuestos especiales, aproximaciones a minutos,

indicadores gráficos, entre otros.



Unidad 4: Recursos

Crear y asignar recursos

Los recursos son las personas, los equipos y los suministros necesarios

para completar una tarea determinada. Project le ayuda a realizar un

seguimiento del uso y de los costos de todos sus recursos. Un recurso

puede ser una persona (por ejemplo, Juan Martínez), un departamento

(Recursos Humanos) una compañía (Consultora Ross), un equipo con un

perfil (Peones), un suministro (hormigón), un equipo (Renta de bomba),

un costo (traslado) o cualquier otra entidad que necesite asignar a una

tarea.

Para evaluar el progreso de sus recursos, usted los introduce en una hoja

de recursos. Esta hoja de recursos contiene todos los recursos

disponibles para el proyecto. La vista Hoja de Recursos le permite

introducir y visualizar los recursos del pool de recursos, así como

introducir y visualizar los costos de los recursos, la cantidad de recursos

disponibles y demás información para ayudarle en la programación.

Una vez que introduce sus tareas, puede asignar los recursos necesariospara cada tarea. Project puede entonces informarle de las horas que

está trabajando cada recurso, de si algún recurso está sobreasignado o

infrasignado, del costo de una tarea basado en los recursos necesarios

para completar la tarea.

En Project 2007 hay tres tipos de recursos: recursos de trabajo, recursos

materiales y recursos de costo. Los recursos de trabajo son las personas

y equipamiento, los recursos materiales son todo material que será

consumido para realizar las tareas, y los recursos de costo son gastosque se realizan en la ejecución de determinadas tareas como

alojamiento, comidas, transportación, entre otros.

Alta de recursos



Project permite crear una hoja de recursos en la vista Hoja de Recursos

que le ayuda a hacer un seguimiento de sus recursos y demás

información relacionada con dichos recursos. Una vez que introduce

información del recurso, puede asignar recursos a las tareas.

1. Para crear una hoja de recursos, dé clic en el botón Hoja de

recursos en la Barra de Vistas.

NOTA: También puede ingresar haciendo clic en el menú Ver / Hoja de

recursos.

La siguiente tabla describe los campos en la hoja de recursos:

Tabla 5. Campos de la Hoja de recursos.

CAMPO DESCRIPCIÓN

Indicadores

Donde aparecen iconos referentes adeterminado tipo de información de losrecursos. Si usted agrega una nota a lainformación de un recurso, aparecerá un iconode nota. Si la disponibilidad de un recurso es

menor que 100%, Project mostrará un icono enforma de signo de admiración, indicando que elrecurso deberá ser programado de formadiferente.

Nombre de recursoComo por ejemplo una persona, departamento,suministro, o empresa.

Tipo

Define cual de las opciones de recurso es: Trabajo, Material o Costo. Los recursos detrabajo son las personas y el equipamiento. Los

recursos materiales son suministrosconsumibles, como por ejemplo el acero, elhormigón, o la tierra. Trabajo es el valorpredeterminado, los recursos de costo songastos generados por la ejecución de la tarea.



CAMPO DESCRIPCIÓN

Etiqueta de material

La unidad de medida de un recurso material. Seutiliza con las unidades de asignación delrecurso material, como por ejemplo 15 kilos o

50 bolsas.

Iníciales

Iníciales o abreviaturas para ese recurso. Estoes útil cuando cree informes y quiera ahorrarespacio. Por ejemplo, JS ocupa menos espacioque Juan Stanislavsky.

Grupo

Define el grupo al cual pertenece el recurso (sidicho grupo existe). Los grupos son útiles pararealizar informes. Por ejemplo, imagine quevarios empleados del departamento de

Promoción están realizando tareas en unproyecto. Si a usted no le interesa quién realizaqué tarea, puede especificar el departamentode Publicidad como recurso y no necesitaespecificar un grupo. Sin embargo, si se haasignado a personas determinadas para tareasdeterminadas, usted puede especificar a cadapersona como un recurso y puede asignar acada una de ellas a un grupo denominadoPromoción.

Capacidad máximaCantidad máxima disponible de ese recurso,como un máxima porcentaje. Esto sólo es válidopara los recursos de trabajo.

Tasa Estándar

Tarifa estándar para un recurso, como porejemplo 2.000 pesos por hora. Cuando ustedintroduce una tarifa sin un calificador (porejemplo, 20), Project asume que la tarifa es porhora. Si usted quiere especificar un periodo detiempo distinto para la tarifa, introduzca lacantidad seguida de un guión y una de las

siguientes abreviaturas: m-minutos, h-horas, d-días, s -semanas, me-meses, añ -años. Porejemplo, 30000/d indica 30,000 pesos por día.

Tasa Horas extras Tarifa del tiempo extra para el recurso (porejemplo, 3.000 pesos por hora). Introduzca latarifa del tiempo extra de la misma manera queintroduce la tarifa estándar.



CAMPO DESCRIPCIÓN

Costo/Uso

Costo neto incurrido cada vez que usted

emplea el recurso. Por ejemplo, Suponga quecada vez que utiliza un servicio de transporteparticular hay una tarifa fija por entrega de$10. Escriba un valor de costo por uso de $10.Este cargo se aplicará cada vez que se utiliceeste servicio.

Acumular

Define cuándo debería registrar Project elcosto. Las opciones son: Comienzo -cuando elrecurso comienza a trabajar en la tarea,Prorrateo -progresivo a medida que el recursotrabaja en la tarea, Fin - cuando el recurso haterminado de trabajar en la tarea.

Calendario BaseEl calendario que utiliza el recurso. Elcalendario predeterminado es el calendarioEstándar.

Código

Úselo para códigos significativos para el recursocomo el código de contabilidad o centro decostos, código de trabajo, número de

empleado, etc. Esta opción es útil para prepararinformes. Por ejemplo, usted puede requerircrear un informe que enumere todos losrecursos que han sido asignados a un código decontabilidad en particular.

Introducir recursos

Para introducir un recurso de trabajo en la hoja de recursos, realice los

siguientes pasos:

1. Introduzca el nombre del recurso en el campo Nombre del

recurso y pulse la tecla Tabulador.



2. Pulse la tecla Tabulador de nuevo para aceptar Trabajo como

el tipo de recurso predeterminado.

3. Si es necesario, introduzca la etiqueta de material, las

iníciales del recurso, y el nombre de grupo en los campos

correspondientes.4. En el campo Capacidad máxima, elija una de las siguientes

opciones:

a. Para aceptar la capacidad máxima predeterminada del

100%,

pulse la tecla Tabulador.

b. Para introducir un valor máximo distinto del 100%, escriba

el valor y pulse la tecla Tabulador.

5. Continúe introduciendo información en los campos

correspondientes.6. Cuando haya introducido toda la información referente a su

recurso, pulse la tecla Intro.

Project activa el campo debajo de la información que acaba de

introducir.

Si requiere introducir recursos materiales en la hoja de recursos,


1. Inicie al igual que con un recurso de trabajo, pero en el campo

Tipo del recurso, escriba “m” y pulse la tecla Tabulador. Project

introduce Material en el campo Tipo del recurso.

2. En el campo Etiqueta de material, escriba la unidad de medida

del material (toneladas, kilos, litros, etc.) y el material que se

utilizará (hormigón, cajas, agua, etc.) y pulse la tecla Tabulador.

Project asigna el recurso a la tarea y coloca una marca de verificación junto al nombre del recurso.

3. Repita los pasos 2 y 3 hasta que haya asignado todos los recursos

que desee.

4. Cuando haya terminado de asignar recursos, hasta clic en

Cerrar.



Para dar mantenimiento y administrar los recursos usted puede realizar

las siguientes acciones:

1. Eliminar un recurso de una tarea, seleccione la tarea en latabla de Gantt, seleccione el recurso en el cuadro de diálogo

Asignar recursos, haga clic en Quitar.

2. Eliminar un recurso de la hoja de recursos, haga clic en el

nombre del recurso en el campo Nombre del recurso, y pulse la

tecla Supr.

3. Agregar un recurso mientras está en el cuadro de diálogo

Asignar recursos, haga clic en un campo Nombre vacío y

escriba un nombre. Más adelante puede agregar más información

en la vista Hoja de recursos.4. Agregar los recursos de su libreta de direcciones de

Microsoft Outlook a la Isita de recursos en el cuadro de diálogo

Asignar recursos. Haga clic en el signo de más a la izquierda de

Opciones de lista de recursos / botón Agregar recursos /

Desde la libreta de direcciones / Seleccione el recurso del

listado / clic en Agregar / clic en Aceptar.

5. Asignar un recurso arrastrando, arrastre el cuadro gris que se

encuentra a la izquierda del nombre del recurso en el cuadro de

diálogo Asignar recursos hasta una tarea en la tabla de Gantt paraasignar un recurso a una tarea.

Asignar recursos

Una vez que haya introducido sus recursos en la hoja de recursos, puedeasignarlos a las tareas.

Para asignar un recurso a una tarea, realice los siguientes pasos:

1. En la vista de Diagrama de Gantt, haga clic en el botón Asignar

Recursos de la barra de herramientas Estándar.

Project muestra el cuadro de diálogo Asignar recursos:



2. En la tabla de Gantt, dé clic en la tarea a la que desee asignar un

recurso.

3. En el cuadro de dialogo Asignar recursos, elija una de las

siguientes opciones:

a. Si está usted asignando un recurso de trabajo a una tarea,

haga clic en el nombre del recurso y haga clic en Asignar.

b. Si está usted asignando un recurso material a una tarea,

haga clic en el campo Unidades del recurso, escriba el

número de unidades que se utilizarán en la tarea, y haga clicen Asignar.

Información del recurso

Ficha General

Figura 23. Cuadro de diálogo Información del recurso / ficha General.



• Nombre del recurso. Le permite ver o editar el nombre delrecurso (se repite en todas las fichas como referencia).

• Correo electrónico. Le permite ver o ingresar el correo

electrónico del recurso. Si está en blanco, Microsoft Office Project

usará el campo Nombre como dirección de correo electrónico.

• Cuenta de Windows. Contiene el nombre de usuario de Microsoft

Windows que se especifica para un recurso de trabajo, este campo

se utiliza para comprobar la identidad de los usuarios cuando se

conectan a Microsoft Office Project Server.

• Tipo de reserva. Le permite indicar si el tiempo que se reservará

el recurso está comprometido (asignación confirmada

formalmente) o propuesto (asignación aún no autorizada).

• Propietario predeterminado de la asignación. Nombre del

usuario de empresa responsable de asignar los recursos a las

tareas, este campo se establece en Microsoft Office Project Web

Access y aparece en Project 2007.

• Iniciales. En este campo escriba las iniciales o abreviatura del

recurso que puede ser utilizada en lugar del nombre completopara visualizar todos los recursos junto a las barras de Gantt en

forma compacta.

• Grupo. Generalmente se captura el departamento al que

pertenece el recurso o la empresa (recursos externos).

• Código. Sirve para capturar diversos códigos relacionados al



recurso, por ejemplo Número de empleado, Centro de costos,

siendo este último el más utilizado.

• Tipo. Como ya se comentó debe tipificarlo de la siguiente manera:

o Recurso de trabajo. Recursos humanos y de equipamiento.

o Recursos materiales. Son todos los materiales que seránconsumidos durante el proyecto.

o Recurso de costo. Son gastos adicionales que se generen en

la ejecución de las tareas, pero que no dependen del trabajo

ni de la duración, por ejemplo boletos de avión, alojamiento,

etc.

• Etiqueta del material. Unidad de medida utilizada para el

recurso, por ejemplo, metros, litros, metros cúbicos, toneladas,

etc.

• Genérico. Implica que tiene un perfil compatible con el de otros

recursos para ser utilizado en reemplazos.

• Presupuesto. Indica que el recurso forma parte del presupuesto

del proyecto, el cual requerirá un seguimiento de costos, material

o trabajo, el presupuesto solo puede ser asignado a la tarea

resumen del proyecto, no a las tareas individuales.

• Inactivo. Le permite señalar en el proyecto que el recurso se

encuentra sin poderse utilizar (enfermedad, transferencia de

personas a otra unidad, descompostura, etc.).• Cambiar calendario laboral. Le permite crear el calendario del

recurso, al hacer clic en este botón aparecerá la interfaz gráfica

del calendario realice los cambios personalizados al recurso de la

misma forma como lo aprendió en la sección Crear calendario

(página 26).

• Disponibilidad de recursos. Le permite indicar intervalos de

fechas en las que el recurso se encuentra disponible y los

porcentajes de disponibilidad (capacidad máxima) del mismo.

• Ayuda. Este botón le permite acceder a la ayuda correspondientepara la ficha actual (General).

• Detalles. Le permite abrir el contacto correspondiente del Outlook

(si lo hay) o agregar un contacto nuevo o lista de distribución (se

repite en las fichas Costos y Detalles).



Ficha Costos

Figura 24. Cuadro de diálogo Información del recurso / ficha Costos.

•

Tablas de tasas de costos. Son 5 tablas (A-E), que le permitenintroducir diferentes costos para el mismo recurso y cambios de

los mismos a determinadas fechas.

• Acumulación de costos. Le permite introducir la forma en cómo

y cuándo se van a cargar o acumular los costos estándar y de

horas extra de los recursos al costo de una tarea (Comienzo,

Prorrateo y Fin).

Ficha Notas

Figura 25. Cuadro de diálogo Información del recurso / ficha Notas.



• Notas. Le permite capturar comentarios adicionales para

documentar aspectos adicionales de los recursos, posteriormente

puede aplicarles formatos con los botones de la barra superior, los

cuales le explicamos a continuación:

• Formato de fuente. Le permite cambiar el formato del texto

(fuente, estilo, tamaño, color, etc.).

• Alinear a la izquierda, Centrar y Alinear a la derecha. Le

permiten alinear el texto en la posición que indica el nombre de

cada botón.

• Lista con viñetas. Le permite crear textos con viñetas para sus

listados.

• Insertar objeto. Le permite insertar archivos nuevos o

preexistentes con el fin de que queden dentro de su archivo de

proyecto, para ser consultados posteriormente.



Ficha Campos Personalizados

Figura 26. Cuadro de diálogo Información del recurso / ficha Campos pers.

Presenta los campos personalizados que usted haya creado enHerramientas / Personalizar / Campos, los cuales aparecerán en esta

pantalla, tal cual lo indica su nombre los campos personalizados son

campos que usted crea dentro de la base de datos de Project para

calcular o capturar datos adicionales en campos no incluidos en el

programa original, a fin de que usted tenga la opción de crear

Subtotales, impuestos especiales, aproximaciones a minutos,

indicadores gráficos, entre otros.



Asignar calendario base a un recurso

Una vez que usted crea un calendario que refleja todas las fechas y

horarios laborables y no laborables, puede asignar dicho calendario a un

recurso. Cuando usted asigna un calendario a un recurso, Project empleala información del calendario para programar todos los días no

laborables para un recurso en particular.

Para asignar un calendario base a un recurso, realice los

siguientes pasos:

1. Haga clic en el menú Ver y haga clic en Hoja de recursos.

2. Haga clic en el campo Calendario base del recurso y

seleccione el calendario que desee de la lista.

Cada recurso de trabajo tiene su propio calendario de recursos. En

algunos casos puede ocurrir que tenga un recurso que no esté

disponible a tiempo completo, que tenga un programa exclusivo o que

tenga programadas unas vacaciones. Si es así, usted puede modificar el

calendario de recurso de dicho recurso.

Para modificar un calendario de recurso, realice los siguientespasos:

1. Haga clic en el menú Herramientas y haga clic en Cambiar

calendario laboral.

2. En la lista Para calendario, haga clic en el recurso cuyo

calendario desee cambiar.

3. Especifique las Excepciones y las Semanas laborales, como lo

aprendió en la sección Crear calendario (página 26).

4. Una vez que haya terminado de cambiar el calendario del recurso,haga clic en Aceptar.



Resolver conflictos en recursos

Una vez asignados los recursos a las tareas, es necesario conocer la

cantidad de trabajo que tienen asignado. Los posibles estados de

asignación son:

• Infrasignación. Las asignaciones de tareas al recurso no llenan

completamente su máxima capacidad, por ejemplo, un usuario

que labora 40 horas a la semana, pero solamente tiene asignadas

25 horas de actividad.

• Completamente asignado. Las asignaciones de tareas al

recurso lo tiene a su máxima capacidad, por ejemplo, un recurso

que trabaja tiempo completo y tiene asignadas 40 horas deactividad.

• Sobreasignado. Las asignaciones de tareas al recurso

sobrepasan su máxima capacidad, por ejemplo, se han asignado

60 horas de actividad por semana para un recurso que labora

tiempo completo.

Sobreasignaciones. Si se tiene un recurso asignado con más horas por

día de acuerdo a su calendario de proyecto, Project le avisará la

sobreasignación creando un formato rojo en la fuente del recurso en lasvistas Hoja de recursos y Uso de recursos.

Project también considera una sobreasignación cuando se tienen tareas

diferentes que el recurso tiene que trabajar simultáneamente ó cuando

se ha superado la capacidad máxima del recurso.

Reemplazar recursos

En ocasiones puede ser necesario cambiar los recursos asignados atareas a manera de substitución.

Para lograrlo realice los siguientes pasos:

1. Dé clic en el menú Herramientas y seleccione la opción Asignar

Recursos.



2. En el cuadro Asignar recursos seleccione el recurso previamente

asignado (tendrá marcada las unidades) y dé clic en Reemplazar.

3. Seleccione el recurso de reemplazo y haga clic en el botón

Aceptar.

Figura 27. Cuadro de diálogo Reemplazar recurso.

Redistribuir recursos

Project redistribuye de dos maneras; puede retrasar una tarea hasta que

el recurso tenga tiempo para trabajar en ella ó puede dividir una tareapara se realice en dos o más intervalos.

Para lograr redistribuir recursos con Project siga los siguientes pasos:

1. Dé clic en el menú Herramientas.

2. Seleccione el comando Redistribuir recursos.

Figura 28. Cuadro de diálogo Redistribuir recursos.



1. Seleccione el tipo de Redistribución (Automática o Manual).

2. En Ámbito de la redistribución seleccione cualquiera de las

siguientes opciones:

a. Redistribuir el proyecto completo.

b. Redistribuir Desde y Hasta una fecha.

3. La sección Resolver sobreasignaciones, especifica cómo se va

comportar Project con las sobreasignaciones, si va dividir o si va a

retrasar la o las tareas del proyecto.

4. Clic en el botón Redistribuir ahora cuando haya definido losvalores requeridos.

NOTA: Para ver los detalles de cada opción de distribución ver el Anexo

2.



Sobreasignaciones

Se define una sobreasignación como la carga excesiva de trabajo de un

recurso de manera que es requerido en un momento dado en más de

una tarea a la vez o en más de una ocasión dentro de una misma tarea.

Todo el recurso de trabajo que llegue a ser sobreasignado en un

proyecto aparecerá en color rojo en las diferentes vistas de Project, esta

característica permitirá denotar la sobreasignación y la probable

solución de la misma.

Es importante entender que una sobreasignación puede ser resulta de

varias formas:

• Asignar tiempo extra al recurso dentro de una tarea.

• Desfasar la ejecución de la tarea.

• Cambiar el recurso asignado a la tarea.

• Aumentando las unidades de dicho recurso en la plantilla de

recursos.

• Redistribuir el recurso (herramientas / Redistribuir recursos).

• Redistribuir horas al día del recurso manualmente (Uso de recursos

ó Vista asignación de recursos).

• Bajar los porcentajes de asignación de recursos.

• Mover el inicio de las tareas a nivel hora (cuando no sobrepasa las

8 hrs. al día y marca sobreasignación).

Project tiene formas automáticas de redistribución de recursos para

permitir la correcta nivelación de recursos en las diferentes tareas

asignadas.

Figura 29. Vista Asignación de recursos.



En una vista de panel doble, Project muestra una vista en la partesuperior de la pantalla y la otra vista en la parte inferior. En la mayoríade las vistas de panel doble. Project muestra una vista de hoja en laparte superior, que contiene información sobre muchas tareas orecursos, y una vista de formulario en la parte inferior, que se centra en

mostrar la tarea o recurso que se haya seleccionado en la vista superior.(Ejemplo: la vista de Asignación de Recursos).

Para mostrar una vista distinta, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el menú Ver.

2. Project muestra el cuadro de diálogo Más vistas.



Unidad 5: Guardando proyectos

Creación de un archivo de proyecto

Aunque siempre es recomendable ir guardando los cambios de su

archivo de Project, la necesidad se intensifica cuando ya ha ingresado la

mayoría de la planeación del proyecto, evite pérdidas de información

guardando su archivo.

Realice cualquiera de las siguientes acciones:

1. Clic en el botón Guardar de la barra Estándar.2. Clic en el menú Archivo / Guardar.

En ambos casos se presentará en pantalla la siguiente caja de diálogo:

Figura 30. Cuadro de diálogo Guardar como.



3. Utilizando el cuadro Guardar como, navegue hasta la carpeta en

donde desea guardar su proyecto.

4. Escriba el nombre que desea darle al archivo en el cuadro de texto

Nombre de archivo.5. Clic en el botón Guardar.

NOTA: Posteriormente si solo desea guardar los cambios en el proyecto,

use el botón Guardar ó el menú Archivo / Guardar ó la combinación

Ctrl + G.

Abrir un proyecto existente

Para abrir un proyecto, realice lo siguiente:

1. Clic en el menú Archivo.

2. Clic en Abrir.

3. Navegue hasta la carpeta que contiene su archivo utilizando el

cuadro de diálogo Abrir.

4. Doble clic en el archivo a abrir.

Crear proyectos basados en plantillas

Para efectos de ahorro de tiempo en desarrollar un proyecto nuevo

puede utilizar las plantillas, en ellas tendrá ya creadas las tareas, su

secuencia correcta, las relaciones y los recursos, lo cual es un avance

importante, con el fin de que usted reajuste la plantilla para

personalizarla a su proyecto en particular.

Para utilizar una plantilla realice lo siguiente:

1. Clic en el menú Archivo / Nuevo.

2. Project mostrará el panel de tareas Nuevo proyecto a la

izquierda de la pantalla.



Figura 31. Panel de tareas Nuevo proyecto.

3. En la sección Plantillas seleccione cualquiera de las siguientes

opciones:

a. Buscar en línea. Para buscar ayuda en Office Online.

b. Plantillas en Office Online. Para descargar plantillas de

Office Online.

c. En PC. Para mostrar el cuadro de diálogo Plantillas (ver

figura siguiente) el cual le permite encontrar y utilizar

plantillas instaladas en su computadora.d. En sitios Web. Le permite buscar plantillas en sitios web de

los cuales usted tenga accesos directos.

Figura 32. Cuadro de diálogo Plantillas.



4. Seleccione la opción deseada, descargue o abra la plantilla a

utilizar.

Cerrar proyectos

Project permite tener varios proyectos abiertos simultáneamente en una

misma sesión.

Si usted desea cerrar alguno de esos proyectos puede hacerlo, previa

actualización de los cambios generados en el proyecto durante la sesiónactual. Si intenta cerrar un proyecto que contenga cambios, Project le

desplegará en pantalla una caja de diálogo advirtiendo sobre la posible

pérdida de datos.

Si presiona No, los cambios realizados durante la sesión en el proyecto

se perderán, Cancelar suspende la orden de cerrar el proyecto y Si

permite guardar los cambios en el archivo previamente asignado al

proyecto.

Crear plantillas

Si en su trabajo regular con Project, usted utiliza proyectos que son

similares en cuanto a los recursos, tipo de tareas, duración de las

mismas, etc. puede almacenar un proyecto como una plantilla para así

ser usada en diferentes ocasiones con los mismos datos.

Los proyectos de Project son almacenados regularmente en la carpeta

Mis documentos con una extensión de archivo MPP. Sin embargo, las

plantillas se almacenan con extensión MTP dentro de la carpeta

Plantillas de Microsoft. Lo anterior permite que las plantillas estén

disponibles y se desplieguen al momento de crear un documento nuevo

sin importar el nombre de usuario registrado al ingresar a Windows.



Otra diferencia de las plantillas es que éstas al usarlas y modificar el

contenido, no guardaran los cambios en el archivo original, sino que al

guardar los cambios se almacenarán en un archivo nuevo de proyecto,

no en la plantilla.

1. Para guardar un proyecto como plantilla, sólo utilice el comando

Guardar como y en la sección Guardar como tipo seleccione

Plantilla.

2. Aparecerá el cuadro Guardar como plantilla (vea siguiente

figura), seleccione las opciones que no desea guardar en la

plantilla.

3. Haga clic en el botón Guardar.

Figura 33. Cuadro de diálogo Guardar como plantilla.

Guardar una Línea de Base

Sirve para guardar un plan previsto (tareas, recursos, asignaciones y

costos) o un plan provisional (solo Comienzo y Fin) para todo el

proyecto o para las tareas seleccionadas, con el fin de compararlopara ver variaciones entre el plan original y lo real.

Para guardar una línea de base realice lo siguiente:

1. Clic en el menú Herramientas / Seguimiento / Establecer



línea de base.



Figura 34. Cuadro de diálogo Establecer línea de base.

Observaciones:

• Puede guardar hasta 11 líneas de base diferentes y 10

Comienzo/Fin.

• Las fechas de comienzo y de fin de las tareas se actualizarán a

medida que se ajuste y se efectúe el seguimiento del proyecto.• Para un plan previsto, puede comparar la información actual de

Comienzo y Fin, con los campos de línea de base.

• Utilice planes provisionales para guardar instantáneas del proyecto,

de manera que más tarde pueda compararlas con la programación

actual, con un plan previsto o con otro plan provisional.

Para ver un plan previsto:

1. Clic en el menú Ver / Gantt de seguimiento, con la tablaSeguimiento o Variación (señala la línea de base con las barras

grises, tareas críticas con rojas y tareas con azul).

2. Para ver más de un plan previsto, muestre la vista Gantt de

varias líneas de base.



Borrar una Línea de Base

1. Clic en el menú Herramientas / Seguimiento / Borrar línea de

base.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Borrar línea de base (vea siguientefigura), asegúrese de que la opción Borrar plan previsto esté

seleccionada.

3. Clic en el cuadro de lista desplegable de Borrar plan previsto y

seleccione la línea de base a borrar.

4. En la sección Para realice cualquiera de las siguientes acciones:

a. Proyecto completo. Si desea borrar la línea de base del

proyecto.

b. Tareas seleccionadas. Si desea borrar las línea de base

solo de las tareas previamente seleccionadas.5. Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 35. Cuadro de diálogo Borrar línea de base

Establecer un Plan Provisional

1. Clic en Herramientas / Seguimiento / Establecer línea de

base.

2. Clic en Establecer Plan provisional.

3. En la opción Copiar, seleccionar el plan provisional o la línea debase que se copiará.

4. En la opción En, seleccionar el plan provisional o la línea de base

en donde se pegará la copia.




Para ver un plan provisional:

1. Para ver los comparativos entre los campos Comienzo y Fin del

plan original (u otro plan provisional) y los campos Comienzo y Fin

del plan provisional guardado, inserte los campos Comienzo1 y

Fin1, correspondientes al plan provisional Comienzo1/Fin1.

Eliminar un Plan Provisional

1. Clic en Herramientas / Seguimiento / Borrar línea de base.

2. Clic en Borrar plan provisional.

3. Seleccionar con el combo box el plan provisional a borrar.

4. Clic en Aceptar.

NOTA: Si tiene a la vista el campo Comienzo1, Fin1 o los campos

correspondientes al plan que está borrando se actualizarán a NOD.



Unidad 6: Seguimiento de Proyectos

Actualizar tareas

A medida que su proyecto progresa, deberá realizar el seguimiento de la

finalización de las tareas para determinar si cumplieron la programación.

A menudo se producirán cambios una vez que ha comenzado el

proyecto. Por ejemplo, puede tener tareas que deban posponerse, tareas

que comiencen pronto o tarde, o tareas que tarden más tiempo del

esperado.

Cuando usted actualiza su proyecto, introduce información sobre lo querealmente ocurrió. Usted incluye cuándo comienzan y finalizan las

tareas, y cuánto tiempo tardan las tareas en completarse. También

puede realizar los cambios que sean necesarios en la programación. La

programación tiene como objetivo guiarle en la realización de un

proyecto y debería cambiar lo necesario para reflejar lo que con toda

probabilidad ocurrirá en el proyecto.

Existen formas distintas de actualizar el estado de su proyecto. Por cada

tarea en su proyecto, usted puede introducir las fechas reales decomienzo y fin, el porcentaje completado, la duración real, la duración

restante, etc. o puede hacer que Project introduzca la información de

forma automática.

Si usted introduce el porcentaje completado, la duración real, o la

duración restante, Project calcula las entradas para los demás campos e

introduce automáticamente la información. Por ejemplo, si especifica

que una tarea de dos días esta completada al 50%, Project

automáticamente transferirá la fecha de comienzo actual al campo de lafecha de comienzo real, introducirá duración real como un día y la

duración restante como un día, y calculará los campos de costo y trabajo

basándose en la información de las tareas y los recursos. Usted puede

cambiar cualquier parte de la información que Project introduce

automáticamente.



Cuando usted actualiza la información de las tareas subordinadas,

Project actualiza automáticamente la tarea de resumen. Usted puede

mostrar la tabla Seguimiento desde el Diagrama de Gantt o la hoja

de tareas para ver su progreso. También observara como las barras deGantt cambian para reflejar su progreso.

Barra de herramientas Seguimiento

La barra de herramientas Seguimiento le proporciona botones que

puede utilizar para realizar el seguimiento de su progreso y actualizar la

información de las tareas.

Para mostrar la barra Seguimiento realice lo siguiente:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón en el área de barras

de herramientas, y haga clic en Seguimiento.

Figura 36. Barra de herramientas Seguimiento.

Tabla 6. Elementos de la barra de herramientas Seguimiento.

Nombre del botónBotó

n Descripción

Estadísticas delproyecto

Muestra el cuadro de dialogoestadísticas del proyecto.

Actualizar segúnprogramación

Actualiza automáticamente lastareas seleccionadas cuyas fechas decomienzo sean anteriores a la fechaactual. Project registra las tareascomo comenzadas y finalizadas atiempo.

Reprogramar trabajoReprograma la duración restante delas tareas seleccionadas para quecontinúen desde la fecha actual.



Nombre del botónBotó

n Descripción

Agregar línea deprogreso

Muestra una línea de progreso en lafecha que elija. Esta característica es

especialmente útil si tiene ustedmuchas tareas en un proyecto yquiere comparar el progreso de todasellas al mismo tiempo. Debe estarusted en la vista de diagrama deGantt que esta característicafuncione.

0% completadoMarca las tareas seleccionadas comocompletadas en un 0% indicando queaun no han comenzado.

25% completadoMarca las tareas seleccionadas comocompletadas en un 25%.



100% completado

Marca las tareas seleccionadas como

terminadas (100%).

Actualizar tareasReprograma la duración restante delas tareas seleccionadas para quecontinúen desde la fecha actual.

Insertar avisoInserta avisos en las tareas quepueden desplegarse con ciertaantelación.

Barra Grupo de trabajoMuestra u oculta la barra deherramientas grupo de trabajo.

Puede utilizar el botón Actualizar según programación en la barra de

herramientas Seguimiento para introducir automáticamente la

información real de las tareas que comenzaron y/o finalizaron según lo

programado. Si tanto las fechas de comienzo como de fin se producen



antes de la fecha actual, Project marcará la tarea como 100% completa.

Si solo la fecha de comienzo se produce antes de la fecha actual, Project

calculará el porcentaje completado a la fecha actual.

Para utilizar el botón Actualizar según programación, realice lossiguientes pasos:

1. Seleccione la tarea o tareas que quiera actualizar.

2. Haga clic en el botón Actualizar según programación en la

barra de herramientas Seguimiento.

NOTA: Esta opción no funciona si está usted actualizando una tarea que

tiene programada una fecha de fin que se produce después de la fecha

actual.

Dividir tareas

Algunas veces una sobre asignación se genera cuando usted programa

una tarea corta a un recurso que ya está trabajando en una tarea más

extensa. Usted querría que el recurso dejara de trabajar en la tareaextensa, complete la tarea corta y reanude la extensa. Project le permite

dividir una tarea de modo que usted puede reflejar con exactitud cuándo

un recurso está trabajando realmente en cada tarea.

Para dividir una tarea, aplique el siguiente procedimiento:

1. Haga clic en la tarea que quiere dividir.

2. Haga clic en el botón Dividir tarea.

3. Haga clic en el punto de la tarea en el cual desee crear la división.

NOTA. Si Project no creó la longitud de división correcta, arrastre la

segunda barra hasta la fecha correcta.



Cuadro de dialogo Actualizar tareas

Para actualizar el estado de las tareas, realice los siguientes pasos:

1. Seleccione la tarea o tareas que quiera actualizar.2. Haga clic en el botón Actualizar tareas en la barra de

herramientas Seguimiento.



Figura 37. Cuadro de diálogo Actualizar tareas.

NOTA. También puede hacer clic en el menú Herramientas, señalar el

comando Seguimiento, y hacer clic en Actualizar tareas.

Si está actualizando más de una tarea, Project puede no mostrarninguna información de tarea actual en el cuadro de dialogo Actualizar

tareas. La información que usted introduzca para actualizar las tareas se

aplica a cada una de las tareas seleccionadas, independientemente de la

información actual programada.

1. Introduzca la información de tareas real en los cuadros %

completado, Duración real, Duración restante, Comienzo

real y Fin real.


NOTA. También puede actualizar la información de las tareas utilizando

la hoja de tareas o el diagrama de Gantt con la tabla seguimiento.

Actualizar según programación

Si las tareas en su proyecto comienzan y finalizan a tiempo, usted puede

hacer que Project actualice automáticamente la información de las

tareas.



Puede especificar una fecha y dejar que Project actualice todas las

tareas cuya fecha de comienzo se produzca antes de esa fecha, o puede

dejar a Project utilizar la fecha actual y actualizar las tareas. Si la fecha

de fin programada también se produce antes de la fecha que ustedespecifique, Project presupondrá que la tarea se ha completado. Si la

fecha de fin programada no se produce antes de la fecha que usted

especifique, Project presupondrá que la tarea se ha completado hasta la

fecha especificada y la marca como parcialmente completada, Project

muestra las barras de progreso, que son unas estrechas barras negras,

en el centro de las barras de Gantt para indicar el porcentaje de la tarea

que se ha completado.

Actualizar un proyecto

Para actualizar automáticamente la información de un proyecto, realice

los siguientes pasos:

1. Seleccione solo las tareas a actualizar.

2. Haga clic en el menú Herramientas, señale Seguimiento,

y haga clic en Actualizar proyecto.

Figura 38. Cuadro de diálogo Actualizar proyecto.

3. Realice una de las siguientes opciones:

a. Si quiere actualizar el trabajo, introduzca la fecha con la

que quiera actualizar las tareas en el cuadro de fecha. Haga

clic en Por porcentaje completado o Sólo al 0% al 100%. (La

fecha de actualización predeterminada es la fecha actual).



b. Si quiere volver a planificar tareas que van retrasadas, haga

clic en la opción Reprogramar trabajo restante para que

empiece después de e introduzca en el cuadro a la

derecha de esta opción, la fecha en la que quiera

reprogramar el comienzo o reanudación del trabajo de lastareas retrasadas.

4. Haga clic en Proyecto completado o Tareas seleccionadas.


Tabla 7. Opciones del cuadro de diálogo Actualizar proyecto.

Configuración Descripción

Actualizartrabajocompletado al:

Especifica la fecha que Project utilizarapara comparar las fechas de comienzo yfin programadas para las tareasseleccionadas.

Por porcentajecompletado

Establece el porcentaje de la tarea que seha completado basándose en la fecha decomienzo y en la duración programada.Si una tarea no ha comenzado, Project lamarca como completada en un 0%. Si la

tarea está en curso, Project calcula elporcentaje completado. Si la fecha actuales posterior a la fecha de fin, Project lamarca como completada en un 100%.

Solo al 0% o al100%

Establece las tareas como completadasen un 0% o un 100% basándose en lasfechas de comienzo y de finprogramadas. Si una tarea está aún encurso, Project la marca como completadaen un 0%.

Reprogramartrabajo restantepara queempiecedespués de

Reprograma las tareas que se hanquedado atrás. Si una tarea debierahaber comenzado, pero no lo ha hecho,Project la reprograma para que comienceen la fecha de actualización. Si la tareadebiera estar completada, pero solo estáparcialmente completada, Project



Configuración Descripción

reprograma la duración restante para quecomience en la fecha de actualización.

Para:Le permite especificar si quiere o noactualizar todo el proyecto o solo lastareas seleccionadas.

Vista Gantt de seguimiento

Si necesita evaluar el avance o ver el progreso de las tareas en el

transcurso del tiempo y evaluar la posposición de las tareas. Puede

realizar un seguimiento del progreso si compara las fechas de comienzo

y de fin previstas con las programadas o reales, y si comprueba el

porcentaje completado de cada tarea.

Para mostrar la variación que muestra la línea de base, realice los

siguientes pasos:

1. Haga clic en el menú Ver.

2. Haga clic en Gantt de Seguimiento.

Project mostrará la siguiente pantalla:

La vista Gantt de seguimiento muestra dos barras de tareas una sobre

la otra, para cada tarea. La barra inferior muestra las fechas de

comienzo y de fin previstas y la barra superior presenta las fechas decomienzo y de fin programadas. (Si la tarea ya ha comenzado, es decir,

el porcentaje completado es mayor que cero, la barra superior mostrará

la fecha real y la fecha hasta la que se ha completado trabajo. Si la tarea

se ha completado en un 100%, la barra superior presentará las fechas

de comienzo y de fin reales).



Cuando se configura inicialmente el proyecto con tareas y fechas, y

luego se guarda con una línea de base, la vista Gantt de seguimiento

muestra esas tareas como se refleja en el ejemplo siguiente.

Las barras previstas y las barras reales o programadas están

sincronizadas. No obstante, si la fecha de comienzo de la segunda tarease pospone dos días, la barra programada de color rojo será más larga

que la barra prevista inferior para reflejar estos dos días, tal y como se

muestra en el ejemplo siguiente.

Puesto que las tareas están vinculadas, la posposición de la segunda

tarea ha creado un efecto encadenado según el cual las tareas

sucesoras correspondientes se posponen también dos días.

Reprogramar una tarea

Si usted tiene una tarea que se ha retrasado de la programación o una

tarea que tiene un comienzo programado, pero que no lo ha hecho,

usted puede reprogramar la duración restante de la tarea para que

comience en una fecha específica.

Si quiere reprogramar la duración restante de la tarea seleccionada paracontinuar desde la fecha actual, haga lo siguiente:

1. Clic en el botón Reprogramar trabajo en la barra de

herramientas Seguimiento.

Además, de utilizar el botón Reprogramar trabajo usted puede hacer clic

en el menú Herramientas, apunta a Seguimiento y hacer clic en

Actualizar proyecto para reprogramar que la tarea comience en una

fecha de terminada, como lo muestra en la siguiente pantalla:

Filtrar tareas en un plan de trabajo

Los filtros permiten concentrase en un determinado grupo de tareas o

recursos dentro de un proyecto. Puede utilizar los filtro para resaltar o



mostrar solamente aquellas tareas o recursos que cumplen ciertas

condiciones.

Project incorpora muchos filtros predefinidos, pero también puede usted

crear sus propios filtros. Project guarda los filtros que usted crea en elarchivo de proyecto. También puede usted agregar a otro proyecto un

filtro que ha creado o agregarlo al archivo global.mpt, que permite a

todos los proyectos acceder al filtro.

Para aplicar un filtro ejecute cualquiera de las siguientes

opciones:

1. Clic en el cuadro desplegable Filtro en la barra de herramientas

Formato.a. Seleccione el filtro deseado.

b. Algunos aplican directamente en otros deberá contestar

algunos cuadros de diálogo.

NOTA. El default es Todas las tareas.

Tabla 8. Filtros del cuadro de lista desplegable Filtro.

Filtro Descripción

Actualizaciónnecesaria

Muestra sólo las tareas que hancambiado y como resultado deben serreconfirmadas o actualizadas.

Camposvinculados

Muestra sólo las tareas quecontienen información vinculada conotra aplicación.

Costo mayor

que...

Muestra sólo las tareas cuyo costo esmayor que la cantidad de dinerodeterminado.

Confirmado

Muestra sólo las tareas, junto con lastareas de resumen relacionadas, paralas cuales los recursos asignados hanacordado ejecutar la tarea. Si una tareano tiene asignado recurso, Project



Filtro Descripción

marca la tarea como confirmada.

Costo mayor queel presupuestado

Muestra sólo las tareas cuyo costo esmayor que el previsto.

Creadas despuésdel...

Muestra sólo las tareas creadasdurante o después de una fechadeterminada.

Deberíacomenzar el…

Muestra sólo las tareas que no hancomenzado en la fecha que ustedsuministró.

Debería

comenzar yfinalizar el...

Muestra sólo las tareas que no han

comenzado o finalizado en el intervalode fechas dados.

Grupo derecursos

Muestra sólo las tareas a las cuales seles han asignado recursos del grupo derecursos especificado por usted.

HitosMuestra sólo las tareas que son hitos,las cuales son puntos de referencia deun proyecto con duración cero.

Intervalo defechas...

Muestra sólo las tareas cuyas fecha decomienzo o fin caen entre las dosfechas que usted indique en los cuadrosde diálogo que Project le muestre.

Intervalo detareas...

Muestra sólo las tareas cuyos númerosde ID se encuentren entre los dosnúmeros que usted suministra.

Progreso

retrasado opospuesto

Muestra sólo las tareas que esténretrasadas de su fecha de finalización

prevista o que no estén progresandosegún lo estipulado.

Que usan elrecurso en elintervalo defechas...

Muestra sólo las tareas que han sidoasignadas a recurso que ustedespecifique y que comienzan y finalizanen el intervalo de fechas especificado.



Filtro DescripciónQue utilizan elrecurso...

Muestra sólo las tareas a la cuales sehan asignado un recurso determinado.

Sin confirmar

Muestra sólo las tareas, junto con las

tareas de resumen relacionadas, paralas cuales los recursos asignados nohan confirmado realizar las mismas.

Tareascompletadas

Muestra sólo las tareas completadas enla vista.

Tareas con datosadjuntos

Muestra sólo las tareas que tenganobjetos adjuntos o notas.

Tareas con fechasfijas

Muestra sólo las tareas que tienen una

fecha de comienzo real o unadelimitación que no sea Lo antesposible.

Tareas conretraso opresupuestosobrepasadoasignadas a ...

Muestra sólo las tareas asignadas alrecurso que usted especifique queexcedan el presupuesto asignado parala tarea o que determinen después dela fecha de fin prevista.

Tareas criticas

Muestra sólo las tareas críticas de la

vista.

Tareas de nivelsuperior

Muestra sólo las tareas de resumen delnivel superior del esquema.

Tareas deresumen Muestra sólo las tareas de resumen.

Tareas en cursoMuestra sólo las tareas que ya hancomenzado, pero que aún no han sidocompletadas.

Tareasincompletas

Muestra sólo las tareas que no han sidoterminadas, incluyendo aquellas que nohayan comenzado.

Tareas oasignaciones con

Muestra sólo las tareas que tienenrecursos asignados con horas extra.



Filtro Descripciónhoras extras

Tareaspospuestas

Muestra sólo las tareas que seencuentran retrasadas con respecto a lo

programado.

Tareas sincomenzar

Muestra sólo las tareas que no hancomenzado.

Todas las tareasMuestra sólo las tareas en la vista. Estees el filtro predeterminado.

Trabajo sobrepresupuestado

Muestra sólo las tareas cuyo trabajoprogramado es mayor que el trabajoprevisto

2. Haga clic en el menú Proyecto / Filtro para.

a. Realice cualquiera de las siguientes acciones:

i. Haga clic en el nombre del filtro que desea aplicar.

ii. Haga clic en Más filtros.

Figura 39. Cuadro de diálogo Más filtros.

iii. Seleccione la opción deseada en Filtros (Tarea o

Recurso).

iv. Seleccione el filtro deseado del listado.

v. Haga clic en el botón Aplicar.



3. También puede aplicar un autofiltro, a través del botón

Autofiltro de la barra de herramientas Formato.

Filtros Personalizados

Usted podrá crear nuevos filtros para mostrar tareas que los filtrospredeterminados no incluyan.

1. Clic en el menú Proyecto / Filtro para: todas las tareas / Másfiltros / Nuevo.

2. En el cuadro de texto Nombre escriba el nombre que desea.3. Active la casilla de verificación Visible en el menú, si desea que

aparezca en el menú Proyecto / Filtro para.4. En la Fila 1 de la cuadrícula inferior configure los siguientes

elementos:

a. Haga clic en Nombre de campo, despliegue con el cuadrode lista desplegable el listado de campos.b. Seleccione del listado el campo que intervendrá en el

filtrado.c. En Criterio despliegue con el cuadro de lista desplegable y

seleccione la operación lógica que desea.d. En Valores realice cualquiera de las siguientes acciones:

i. Escriba el valor a filtrar (número, porcentaje, valorlógico, etc.).

ii. Para crear un Inputbox escriba la pregunta deinteracción entre comillas (“”) y finalice con un signo

de interrogación cerrado (?).5. Repita el paso 4 las veces necesarias.6. Seleccione la casilla de verificación Mostrar filas de resumen

relacionadas para mostrar las filas de resumen de tareas,recursos o asignaciones que cumplan los criterios definidos.




Crear una tabla personalizada

Project es básicamente una base de datos, y al igual que cualquier basede datos, guarda información en campos. Un campo es una parte

específica de información, como por ejemplo el nombre o la duración de

una tarea. La tabla que se aplica a una vista de hoja controla qué

campos incluye Project en la vista. Para cambiar la información que

Project muestra, deberá aplicar una tabla diferente.

Definir una nueva tabla

Si ninguna de la tablas predefinidas de Project incluyen los campos quequiere usted ver, puede crear sus propias tablas.

Cuando usted crea una tabla, puede indicar si quiere que Project

muestre la tabla en el submenú tabla. Es una buena idea agregar al

submenú las tablas que piensa usted utiliza con frecuencia.

Sólo puede aplicar tablas a las vistas de hoja. Usted puede crear tablas

de tareas o tablas de recursos.

Para definir una nueva tabla realice lo siguiente:

1. Clic en el menú Ver / Tabla: / Más tablas / botón Nueva (veasiguiente figura).

2. En el cuadro de texto Nombre escriba el nombre que desea parala tabla nueva.

3. Haga clic en la primera fila de la cuadrícula inferior.4. En Nombre de campo seleccione el campo deseado utilizando el

cuadro de lista desplegable.5. En Alinear datos seleccione la alineación deseada (Izquierda,

Centro, Derecha).6. En Ancho seleccione el ancho que desea para la columna.7. En Título escriba el nombre con el que desea que aparezca el

campo en la tabla.8. En Alinear título seleccione la alineación deseada para el título

(Izquierda, Centro, Derecha).9. En Ajustar encabezado Especifica si el encabezado de columna

puede ajustarse a varias líneas si necesita espacio. Si está



establecido en No, el encabezado de columna se recorta si superael ancho de columna.

10. Repita los pasos del 3 al 9 las veces que sea necesario.11. Para agregar la tabla al submenú tabla, seleccione la casilla de

verificación Visible en el menú.

12. Si no quiere bloquear la primera columna, despeje la casilla deverificación Bloquear la primera columna.

Figura 40. Cuadro de diálogo Definición de tabla en <<Nombre proyecto>>.

13. Para especificar el formato de fecha, haga clic en el formato que

quiera en la lista Formato de fecha.14. Para aumentar el alto de la fila de su tabla, aumente el número en

el cuadro Alto de fila.15. Haga clic en Aceptar.

Modificar una tabla

Una vez que ha creado una tabla, puede decir más adelante que quierecambiar la alineación, el ancho de la columna, la disposición, y otros

valores de la tabla. También puede agregar y/o eliminar campos

fácilmente. Usted puede modificar las tablas que ha creado como las

tablas predeterminadas que incorpora Project.



Para modificar una tabla, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el menú Ver, señale a Tabla: [Tabla actual], y haga

clic en Más Tablas.

Figura 41. Cuadro de diálogo Más tablas.

2. Realice las siguientes opciones:

a. Haga clic en Tarea para definir una tabla de tareas.

b. Haga clic en Recurso para definir una tabla de recursos.

3. Haga clic en el nombre de la tabla que quiera modificar en la

lista Tablas.

4. Haga clic en el botón Modificar.

5. Realice los cambios deseados y haga clic en Aceptar.

Hipervínculos

Desde el archivo de proyecto, es posible acceder a otros archivos del

equipo, la red, Internet creando hipervínculos. Al hacer clic en un

hipervínculo en el archivo de proyecto, es el explorador Web, que busca

el archivo de destino y lo muestra. Éste puede ser otro archivo de Project

2007, un documento de Word 2007, una hoja de cálculo de Excel 2007,

una base de datos de Access 2007, una presentación de PowerPoint

2007 o cualquier sitio Web.



Para agregar un hipervínculo, realice los siguientes pasos:

1. Seleccione la tarea donde insertará el hipervínculo.

2. Haga clic en el botón Insertar Hipervínculo.

Figura 42. Cuadro de diálogo Hipervínculo.

3. Seleccione las opciones para activar el hipervínculo.

4. Haga clic en el botón Aceptar.

Unidad 7: Formato e Impresión

Formatear texto

Usted puede cambiar el formato del texto en la vista actual. Project le

permite aplicar formato sólo a ciertos elementos o a elementos



seleccionados. Por ejemplo, podría desear aumentar el tamaño de la

fuente de todas las tareas resumen.

Para cambiar el formato del texto, realice los siguientes pasos:

1. Muestre la vista en la que quiera realizar los cambios de

formato.

2. Haga clic en el menú Formato y seleccione Estilos de texto.

3. Project abre el cuadro de diálogo Estilos de Texto (vea siguiente

figura).

4. En la lista Cambiar, dé clic en el tipo de elemento que desee.5. Haga los cambios en la fuente, el estilo de fuente, el tamaño o el

color.6. Haga clic en Aceptar.

Tabla 9. Opciones del cuadro de diálogo Estilos de texto.

Opción Descripción

CambiarLas tareas, títulos, barras u otros elementoscuyo estilo de texto desee cambiar.

Fuente La fuente en la cual Project muestra el texto.

Estilo defuente

El estilo del texto Normal, Cursiva, Negrita,Negrita Cursiva).

Tamaño El tamaño en puntos del texto.

SubrayadoEn caso de seleccionar esta opción, subraya eltexto.

Color El color de texto

MuestraUna muestra de cómo se verá el texto, basadaen las opciones que haya seleccionado en elcuadro de diálogo Estilos de Texto.

Figura 43. Cuadro de diálogo Estilos de texto.



Barra de herramientas Formato

Usted puede también dar formato al texto seleccionado utilizando la

barra de herramientas Formato. Para dar formato al texto seleccionado

por medio de la barra de herramientas Formato, realice los siguientes

pasos:

1. Haga clic en el campo que contenga el texto al que desee darformato.

2. Si desea cambiar la fuente, haga clic en la fuente que desee en lalista Fuente.

3. Si desea cambiar el tamaño de la fuente, haga clic en el tamañoen la lista Tamaño.

4. Si desea cambiar el estilo de fuente, haga clic en los botonesNegrita, Cursiva, o Subrayado.

Comando Fuente

Además de dar formato a ciertos elementos en la vista actual, usted

puede dar formato al texto seleccionado.



Para dar formato al texto seleccionado, realice los siguientes

pasos:

1. Haga clic en el campo que contenga el texto al que desee dar

formato.2. Haga clic en el menú Formato y haga clic en Fuente (vea la

siguiente figura).

3. Haga los cambios en la fuente, el estilo de fuente, el tamaño o

el color.


Project muestra el texto seleccionado con el nuevo formato.



Figura 44. Cuadro de diálogo Fuente.

Vista preliminar

Project le permite imprimir la mayoría de las vistas que usted puede

mostrar en pantalla para obtener una variedad de impresiones de su

proyecto. Cuando usted imprime una vista, Project imprime la

información tal cual aparece en la pantalla. Usted puede imprimir toda lavista o información específica de dicha vista.

Cuando Project imprime una vista extensa, especialmente una con una

escala temporal, imprime un determinado número de páginas a lo ancho

(para abarcar la escala de tiempo) y un determinado número de páginas

a lo largo (para abarcar las tareas). Puede usted casar las páginas

impresas como si fueran las piezas de un rompecabezas.

Antes de imprimir su proyecto debería ver una presentación preliminardel mismo. Esto le ahorrará el gasto de papel si la impresión no se ve

tan bien como usted lo esperaba. Para previsualizar su proyecto, realice

los siguientes pasos:

1. Haga clic en el botón Vista preliminar en la barra de

herramientas Estándar.



Project muestra una vista preliminar de su trabajo con el puntero

del ratón con la forma de una lupa.

2. Haga clic en el área que desee ampliar.

3. Haga clic en Cerrar cuando haya terminado de previsualizar

su proyecto.

Imprimir

Para imprimir una vista completa, haga clic en el botón Imprimir de la

barra de herramientas Estándar. Project imprime la información que se

muestra en la vista actual. Si usted desea imprimir sólo información

específica, puede utilizar el cuadro de diálogo Imprimir. Por ejemplo,

usted puede imprimir aquellas tareas que sucedan dentro de fechas queusted especifique.

Para imprimir información específica, realice los siguientes

pasos:

1. Haga clic en el menú Archivo y haga clic en Imprimir.

Figura 45. Cuadro de diálogo Imprimir.



2. Configure las opciones de acuerdo a la siguiente tabla.




Tabla 10. Opciones del cuadro de diálogo Imprimir.


NombrePermite especificar la impresora que desea apartir de una lista de impresoras instaladas.

Propiedades

Muestra una ventana que le permiteseleccionar las opciones que desea para laimpresora seleccionada. Cuando hayafinalizado, haga clic en el botón Cerrar de laventana.

Intervalo depáginas

Permite seleccionar el intervalo de páginasque páginas quiera imprimir. Para imprimirtodo el proyecto, haga clic en Todas. Paraimprimir un rango de páginas, haga clic en elcuadro Páginas desde y escriba el número dela primera página del rango, y luego haga clicen el cuadro Hasta y escriba el número de laúltima página del rango.

CopiasPermite establecer el número de copias quequiere imprimir.

Escalatemporal

Permite imprimir el proyecto dentro de unrango de fechas si usted está imprimiendouna vista de Diagrama de Gantt, deCalendario, de Gráfico de Recursos o de Usode Recursos. Para imprimir todo el proyecto

desde su fecha de inicio hasta su fecha definalización, haga clic en Todas. Para imprimirun rango de fechas, haga clic en el cuadroFechas desde y escriba la fecha con la quedesea iniciar la impresión, ya continuaciónhaga clic en el cuadro Hasta y escriba la fechaen la cual desea que la impresión finalice.

Sóloimprimir lacolumnaizquierda

de laspaginas

En caso de seleccionar esta opción, seimprimirá sólo la columna izquierda de cada

página, comenzando en la fecha del cuadroFechas desde en Escala temporal.

Saltos depáginamanuales

Si usted utilizó el comando Saltos de páginapara insertar saltos de página manuales,seleccione este cuadro de verificación paraimpedir los saltos de página automáticos. Parautilizar los saltos de página automáticos, quitela selección de esta casilla de verificación.




Presentación preliminar

Permite visualizar cómo se verá la impresiónde su trabajo. Project muestra el puntero delratón con la forma de una lupa. Haga clic en elárea que desee ampliar para poder tener una

visión más cercana de un área específica.Cuando haya finalizado, haga clic en el botónCerrar de la barra de herramientas.

Project imprime su proyecto basándose en las opciones que usted hayaseleccionado.

Configurar página

Usted puede especificar exactamente cómo quiere que aparezcan sus

vistas impresas en la página. Cuando usted especifica la configuración

de la página, define los márgenes, la orientación de la página, los

bordes, la leyenda, los encabezados y pies de página, y los saltos de

página de la página impresa. También puede reducir el tamaño de la

vista impresa para que la información quepa en un número determinado

de páginas. Los valores que usted especifique se aplicarán a i: vistaactiva del proyecto actual. Cuando usted guarde el proyecto, Project

guardará los valores de configuración de la página.

Orientación de página y márgenes

Para configurar la página para imprimir vistas, realice los siguientes

pasos:

Haga clic en el menú Archivo y haga clic en Configurar página.

Figura 46. Cuadro de diálogo Configurar página / ficha Página.



Seleccione entre las siguientes opciones:

1. Haga clic en la pestaña Página, si no aparece ya seleccionada.2. Haga clic en la orientación Vertical u Horizontal.

3. Si quiere escalar la vista impresa, elija una de las siguientesopciones:a. Especifique el porcentaje al que quiera escalar la vista

impresa en el cuadro Ajustar al.

b. Haga clic en Ajustar en y especifique el número de páginas

de ancho por el número de páginas de alto en las que quiera

imprimir la vista.

Tabla 11. Opciones del cuadro de diálogo Configurar página.

Pestaña Descripción

Página

Permite especificar la orientación y escala dela página. La orientación Vertical imprime lapágina verticalmente (210 x 297 mm) y laorientación Horizontal imprime la páginahorizontalmente (297 x 210 mm).

Márgenes

Permite especificar los márgenes de la páginaimpresa y elegir si quiere un borde alrededorde la información en cada página. Losmárgenes definen la cantidad de espacio enblanco entre la información y el borde de lapágina. Los márgenes se miden encentímetros desde el borde de la página.



Pestaña Descripción

Encabezado

Permite introducir texto para imprimirlo en laparte superior de cada página. También puedeusted determinar la alineación del texto delencabezado, agregar el número de página, lafecha, y el nombre de archivo, e insertar unaimagen.

Pie depágina

Permite introducir texto para imprimirlo en laparte inferior de cada página. También puedeusted determinar la alineación del texto delpie de página, agregar el número de página, lafecha, del nombre de archivo, e insertar unaimagen.

Leyenda

Permite especificar si la leyenda se imprimiráen la lista Diagrama de Gantt o Diagrama deRed de cada página, sólo la página deleyenda, o en ninguna página. También puedeusted determinar la alineación del texto de laleyenda, agregar el número de página, lafecha, y el nombre de archivo, e insertar unaimagen.

Vista

Permite especificar las opciones de impresión

para las vistas de hoja y de calendario. Ustedpuede controlar qué columnas imprimir de unavista de hoja, puede imprimir notas de tareasy de recursos, puede imprimir páginas de unavista de Diagrama de Gantt o de Diagrama deRed que no contienen datos, y puede ajustarel intervalo de fechas del diagrama de Ganttpara que ocupe una página completa.

1. Haga clic en la pestaña Márgenes y cambie los márgenes

superior, inferior, izquierdo y derecho según sea necesario.2. Realice una de las siguientes opciones:

a. Haga clic en Cada página para imprimir bordes alrededor

de la información en cada página.

b. Haga clic en Ninguna si no quiere imprimir bordes.

3. Clic en Aceptar.



Encabezados y pies de página

Usted puede especificar la información que quiere que Project imprima

en la parte superior y/o inferior de cada página de la vista impresa.

Puede incluir la fecha, el número de página, el nombre de su empresa, ocualquier otra información en el encabezado o en el pie. Puede introducir

el texto directamente en el encabezado o el pie de página, o puede

insertar códigos para el tipo de información que quiera incluir. Por

ejemplo, Project incluye un botón que usted selecciona para agregar el

código de número de página a cada página. Puede imprimir información

en el encabezado y pie de página en izquierda, centro, y/o derecha de la

página.

Para crear un encabezado o pie de página, realice los siguientes

pasos:

1. Haga clic en la ficha Encabezado o Pie de página en el cuadro

de diálogo Configurar página.

Figura 47, Cuadro de diálogo Configurar página / ficha Encabezado.



4. Haga clic en la pestaña Izquierda, Centro, o Derecha para

indicar dónde quiere colocar la información.

5. Haga clic en el botón Agregar de General o Campos de

proyecto la información que quiere agregar en el encabezado o elpie de página.

6. Para introducir texto en el encabezado o en el pie de página,

haga clic en el cuadro principal y escriba el texto.

7. Si quiere introducir información en otra sección del

encabezado o del pie de página (izquierda, centro, o derecha),

haga clic en la pestaña correspondiente y continúe

seleccionando códigos o introduciendo texto.

8. Cuando haya terminado de introducir la información del

encabezado y/o del pie de página, haga clic en Aceptar.

Imprimir calendarios e informes

Además de las vistas, usted puede imprimir diferentes versiones de sus

proyectos, incluyendo:

1. Calendarios.

2. Informes generales, de actividades actuales, de costos, de

asignaciones, de carga de trabajo, e informes

personalizados.

Imprimir un calendario

Project proporciona una vista de Calendario para mostrar sus tareas enun formato de calendario semanal y mensual. El calendario contiene

barras de tareas que abarcan la duración de cada tarea y muestran el

nombre de la tarea. Como la vista Calendario sólo puede mostrar un

determinado número de tareas en cada día, usted debería filtrar la vista

para mostrar solamente las tareas que quiera incluir en el calendario.

Por ejemplo, puede que quiera imprimir calendarios para cada persona



en el proyecto y mostrar sólo las tareas a las que cada persona ha sido

asignada. También puede dar formato a la apariencia del calendario.

Para imprimir la vista Calendario, realice los siguientes pasos:

1. Asegúrese de que está en la vista Calendario.

2. Haga clic en el menú Archivo y haga clic en Configurar página.

Project muestra el cuadro de diálogo Configurar página.

3. Elija las opciones que requiera en las pestañas Página,

Márgenes, Encabezado, Pie de página, y Leyenda.

4. Haga clic en la pestaña Vista, si no está ya seleccionada (vea

siguiente tabla).

Project muestra las opciones de Vista en el cuadro de dialogo:

5. Haga clic en el botón Imprimir.Project muestra el cuadro de diálogo Imprimir:

6. Seleccione las opciones de impresión que quiera.


Tabla 12. Opciones de la ficha Vista (Configurar página – Calendario).


Imprimir

Permite especificar el número de meses osemanas que cada página del calendariodebería contener, o le permite imprimir elcalendario tal como Project lo muestra enpantalla. Cuando Meses por página estáseleccionado, puede usted seleccionarMostrar sólo los días del .mes. Porejemplo, si un mes comienza unmiércoles, Project no muestra las fechasdel domingo al martes anterior. Sinembargo, sí continúa mostrando loscuadros de fecha. Puede seleccionarMostrar sólo las semanas del mes paramostrar las fechas de una semanacompleta siempre y cuando parte de esasemana esté incluida en el mes actual. Siselecciona Semanas por página, puede




especificar el número de semanas que seimprimirán en cada página. SÍ seleccionaAlto de semanas como en pantalla, el altode la semana se imprimirá tal y comoaparecen en pantalla.

Detalles

Permite imprimir el título del calendario,imprimir pequeñas versiones del

calendario del mes anterior y delsiguiente, imprimir una lista de las tareasque no tengan espacio para imprimirse enel calendario y especificar dónde deberíaimprimirse la lista, agrupar tareas pordías, e imprimir notas con el calendario.

Estilos de texto

Muestra el cuadro de diálogo Estilos detexto donde usted puede realizar cambiosen el tipo de fuente, el estilo, el tamaño yel color del texto como por ejemplo los

títulos mensuales y tareas adicionales.

Vista preliminarMuestra su documento tal y comoparecerá cuando se imprima.

OpcionesLe permite realizar cambios en el diseñode página y en el origen del papal.

Imprimir… Le permite imprimir el calendario.

Saltos de página

Project divide automáticamente la información cuando no cabe toda en

una sola página, pero es posible que no le guste el punto en que Project



interrumpe la página. Puede usted insertar sus propios saltos de página

en las vistas de hoja o en vistas como la vista de Diagrama de Gantt que

incluyan áreas de hoja, de manera que la información relacionada no se

divida.

Para insertar un salto de página, realice los siguientes pasos:

1. Previsualice la página para ver dónde inserta Project los saltos de

página, y cierre la vista preliminar.

2. Seleccione la tarea o recurso sobre los que quiera insertar un

salto de página.

3. Haga clic en el menú Insertar y haga clic en Salto de página.

Project inserta un salto de página sobre la tarea o recursoactual.

Para quitar un salto de página manual, realice los siguientes

pasos:

1. Seleccione la tarea o recurso debajo del salto de página.

2. Haga clic en el menú Insertar y haga clic en Eliminar salto de

página.

Project elimina el salto de página.

Informes

Los informes le proporcionan información detallada acerca de las tareas

y recursos en su proyecto. Project le proporciona muchos informes que

puede usted imprimir para obtener información acerca de su proyecto, o

puede usted crear sus propios informes personalizados. Project divide losinformes que usted puede imprimir en las siguientes seis categorías:

• Generales

• Actividades actuales

• Costos



• Asignaciones

• Carga de trabajo

• Personalizados

Tipos de informes

Informes Generales

Permiten imprimir la información relativa al proyecto en su conjunto.

Tabla 13. Informes generales.

Informe Descripción

Resumen delproyecto

Resume la información del proyecto. Elinforme incluye la duración, el trabajo ylos costos acumulados y previstos así como el porcentaje completado. Tambiénincluye el número total de tareas yrecursos.

Tareas de nivelanterior

Muestra información sobre las tareas deresumen de su superior proyectosolamente. Project incluye el porcentaje

completado, el costo, y el trabajo.

Tareas críticas

Muestra información sobre las tareascríticas en su proyecto, y tambiénmuestra las tareas de resumen y lastareas sucesoras de las tareas críticas.Project incluye las fechas de comienzo yde fin.

HitosMuestra información sobre los hitos en suproyecto y también muestra las tareas de

resumen.

Días laboralesImprime los día y horas laborables decada calendario base que haya creado.



Informes de Actividades actuales

Estos informes permiten mostrar detalles de las tareas.

Tabla 14. Informes Actividades actuales.

Informe Descripción Tareas sincomenzar

Muestra la información de tarea de lastareas que no han comenzado aún.

Tareas quecomienzanpronto

Incluye la información de tarea sólo deaquellas tareas que deben comenzarentre dos fechas que usted indique en loscuadros de diálogo que aparecen alseleccionar el informe.

Tareas en curso Muestra la información de tarea de lastareas que están actualmente en curso.Las tareas están agrupadas por meses.

Tareascompletadas

Muestra la información de la tarea de lastareas que se han completado,ordenadas por el mes, en que secompletaron.

Tareas quedeberían haber

comenzado

Incluye las tareas, las predecesoras, lassucesoras, las tareas de resumen, y lasnotas de tareas que deberían habercomenzado en la fecha que usted haya

especificado en el cuadro de diálogoinicial del informe.

Tareaspospuestas

Tareas muestra la información de la tareade las tareas que van retrasadas conrespecto a la programación.

Informes de Costos

Los informes de costos muestran información acerca de los costos de las

tareas y los recursos.

Tabla 15. Informes de Costos.


Flujo de cajaMuestra los costos de cada tarea en elintervalo de tiempo que usted especifique.




Presupuesto

Muestra el costo fijo, total, la prevista, lavariación, y el costo real de cada tarea, yenumera las tareas desde el mayor costototal hasta el menor.

Tareas conpresupuestosobrepasado

Muestra la información del costo de todaslas tareas que hayan sobrepasado supresupuesto.

Recursos conpresupuestosobrepasado

Muestra la información de los costos detodos los recursos que han sobrepasado supresupuesto.

Valoracumulado

Muestra el valor acumulado de todas lastareas. El valor acumulado es una medidadel trabajo realizado, que le permite ver silos costos incurridos están dentro delpresupuesto. El valor acumulado comparael progreso previsto con el progreso realhasta la fecha de las tareas las que haasignado recursos.

Informes personalizados

Project también le permite crear informes personalizados. Puede usted

crear informes personalizados partiendo de cero, o puede copiar

cualquiera de los informes mencionados anteriormente en el cuadro de

dialogo Informes personalizados:

Tabla 16. Informes Personalizados.



Imprimir un informe

Ahora que comprende los tipos de informes, usted puede imprimir un

informe.

1. Haga clic en el menú Informe y haga clic en Informes.

Figura 48. Cuadro de diálogo Informes.

2. Haga doble clic en la categoría de informes que contiene el

informe que quiere imprimir.

Figura 49. Cuadro de diálogo Informes generales.



3. Haga doble clic en el informe que quiera imprimir.

4. Haga clic en el botón Imprimir.

5. Realice los cambios que sean necesarios en los valores de

configuración de la impresión.6. Haga clic en Aceptar.



Unidad 8: Personalizar Project

Utilizar campos personalizados

Aunque Project proporciona una variedad de campos útiles que puede

utilizar para realizar el seguimiento de la información en su proyecto,

usted no está limitado a estos campos predefinidos.

Project también proporciona campos personalizados genéricos que le

permiten crear nuevos campos para acomodar la información adicional

que quiera guardar en su proyecto. Esta información puede ser

específica de su proyecto o empresa. Usted puede insertar y mostrar

campos personalizados en cualquier vista de hoja. También puede

insertar y mostrar campos de recursos personalizados en las vistas Uso

de Recursos y Hoja de Recursos.

Los campos genéricos proporcionan flexibilidad y representan una

variedad de tipos de campos formateados. Project proporciona 30

campos de texto personalizados, 20 campos de número personalizados,

20 campos de indicadores personalizados, 10 campos de comienzo y finpersonalizados, 10 campos de duración personalizados, 10 campos de

fecha personalizados, 10 campos de código de esquema personalizados,

y 10 campos de costo personalizados.

Los campos personalizados se denominan con el nombre del tipo de

campo seguido de un número (por ejemplo, Texto1, Texto2, Texto3, y así

sucesivamente). No tiene que utilizar los nombres de campo

personalizados que Project asigna por defecto. Puede reemplazar el

nombre del campo con un título descriptivo, que Project muestra en latabla.

La siguiente tabla describe los diferentes tipos de campos que Project

tiene:



Para utilizar un campo personalizado en una tabla, seleccione el campopersonalizado de la lista Nombre de campo y especifique un títulodescriptivo para la columna en el cuadro Título.

Una vez que haya agregado un campo personalizado a una tabla y haya

comenzado a introducir datos en ese campo, puede acceder a los datosque introdujo en otras áreas. Dondequiera que se le muestre una lista denombres de campo, puede seleccionar el nombre de campo genérico(Costol, Texto1, etc.) para acceder al campo personalizado.

Para insertar campos personalizados, realice los siguientes

pasos:

1. Haga clic en el .menú Herramientas / Personalizar / Campos

(vea la siguiente figura)

2. Activar las opciones Tareas o Recursos.3. Seleccionar el tipo de campo.

4. Modifique los Atributos personalizados (Ninguno, Lista

de valores o Fórmula), Cálculo de las filas de resumen

de tareas y grupos (Ninguno, Resumen o Usar fórmula) o

Valores que mostrar.

5. Haga clic en el botón de Aceptar.

Figura 50, Cuadro de diálogo Campos personalizados.



Tabla 17. Opciones de los Campos personalizados.

Tipo decambio Descripción

Texto

Un campo de texto debería contener unacantidad limitada de texto, unas pocas

frases como máximo. Los campos de textohabituales son descripciones de tareas ynombres de recursos. Los campos de textose denominan Texto seguido de un númerodel al 30.

Número

Un campo de número puede contener unnúmero, un decimal o un número entero.Sin embargo no puede introducir elsímbolo del dólar ni cualquier otro símboloen un campo de número. Los campos de

número se denominan Número seguido deun número del 1 al 20.

Marca

Un campo de marca le permite guardar unvalor Sí o No. Por ejemplo, si una tarearequiere aprobación, usted puede crear uncampo de marca en el que puede indicaraprobación o falta le aprobación. Loscampos de marca se denominanindicadores seguidos de un número del 1al 20.

Fechas

Un campo de fecha le permite guardarmúltiples líneas de base hasta 10 fechasdistintas para una tarea. Los campos defecha le delimitación se denominanComienzo y Fin seguidos de un número del1 al 10. Los campos de fecha sedenominan Fecha seguidos de un número




del 1 al 10.

Definido por elusuario

Cada recurso contiene los siguientes doscampos que puede usted definir: Grupo yCódigo. Estos campos son útiles paraagrupar o dividir los recursos encategorías.

NotasCada tarea y recurso tiene un campo denotas en el que puede introducir textolargo.

Objetos

El cuadro Objetos en el Formulario de Tarea o Recurso le permite vincular datosde otra aplicación de Windows. El campoObjetos indica si una tarea o recurso tieneun objeto.

Costo

Un campo de costo le permite agregarnúmeros que son formateados de maneraautomática como moneda. Los campos decosto se denominan Costo seguidos de unnúmero del 1 al 10.

Duración

Un campo de duración está formateado enminutos, horas, días, o semanas. Loscampos de duración se denominan.Duración seguidos de un número del l al10.

Código deEsquema

Un código de esquema le permite definiretiquetas para tareas o recursos queproporcionan una estructura diferente

para su proyecto a partir de códigos EDT onúmeros de esquema. Por ejemplo, ustedpuede asignar códigos de centros de costoen contabilidad o códigos de puestos detrabajo utilizando códigos de esquemapersonalizados. La longitud total de uncódigo de esquema puede ser de hasta255 caracteres, y cada nivel de código de




esquema puede componerse de letras,números, o caracteres que usted introducey un símbolo para separar los niveles delcódigo.

Crea una vista personalizada

Project da la flexibilidad para poder crear sus propias vistaspersonalizadas para su proyecto. Aunque le proporciona muchas vistas

predefinidas, puede que quiera realizar modificaciones en una vista

existente o crear una nueva vista desde cero.

Cuando usted crea una vista personalizada, puede especificar una tabla

o filtro predefinidos que Project 2007 aplicará automáticamente cada

vez que usted seleccione la vista. También puede crear vistas que

utilicen tablas o filtros personalizados que haya creado usted. Si quiere

utilizar una tabla o filtro personalizado, deberá crear la tabla o filtro

antes que la vista.

Existen dos tipos de vistas:

• Vistas únicas

• Vistas combinadas

Una vista única es la que ocupa toda la ventana. Una vista combinada

muestra una vista en la parte superior de la pantalla y otra vista en laparte inferior de la pantalla, generalmente, una vista combinada se

compone de una vista general en el panel superior y una vista detallada

en la parte inferior. Puede reconocer esta combinación de vistas, ya que

estas están en las especificaciones de la vista Entrada de Tareas.



Una definición de vista es básicamente una combinación de los

siguientes componentes:

• Tipo de pantalla

• Tabla• Filtro

El tipo de pantalla es una de las vistas predefinidas de Project. Todas las

nuevas vistas deberán estar basadas en uno de estos formatos

predefinidos.

Definir una vista combinadaPara definir una vista combinada, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el menú Ver, y haga clic en Más vistas.

2. Haga clic en Nueva.

Figura 51. Cuadro de diálogo Definir nueva vista.

3. Haga clic en Vista combinada, y haga clic en Aceptar.

4. Project 2007 muestra el cuadro de diálogo Definición de una vista

en [Proyecto actual].

Figura 52. Cuadro de diálogo Definición de una vista en <<Nombre de proyecto>>.



1. Escriba un nombre para la vista en el cuadro Nombre.2. Haga clic en la vista que quiera en el panel superior en la

lista

Arriba.

3. Haga clic en la vista que quiera en el panel inferior en la lista

Abajo.

Manejo del Organizador

El organizador le permite administrar los distintos objetos creados en su

archivo actual para copiarlos a la plantilla (Global. MPT) o eliminarlos o

renombrarlos tanto en su proyecto como de la plantilla.

Para abrir el organizador realice lo siguiente:

1. Clic en el menú Herramientas / Organizador (vea figura 54).

2. Seleccione la ficha con los objetos a manipular.

3. Realice cualquiera de las siguientes acciones:

a. Copiar. Seleccione el objeto en la plantilla o en su archivo y

haga clic en el botón Copiar.

b. Cancelar. Haga clic en esta opción para cerrar el cuadro de

diálogo.

c. Cambiar nombre. Seleccione el objeto en la plantilla o en

su archivo y haga clic en el botón Cambiar nombre, (vea

figura 53), escriba el nuevo nombre dentro del cuadro que

aparece y clic en Aceptar.d. Eliminar. Seleccione el objeto en la plantilla o en su archivo

y haga clic en el botón Eliminar para borrar el elemento.

e. Ayuda. Haga clic en este botón para desplegar la ayuda del

Organizador.

Figura 53. Cuadro de diálogo Cambiar nombre.



Figura 54. Cuadro de diálogo Organizador.



Compartir recursos

Cuando comparta recursos con otros proyectos, deseará obtener

periódicamente la información más reciente del fondo de recursos, para

mantener actualizada la información acerca de los recursos de suproyecto; lo que incluye información sobre recursos específicos, como

costos, grupo, notas, dirección de correo electrónico, capacidad máxima

y disponibilidad, entre otros. El fondo de recursos se actualiza

automáticamente con los cambios nada más abrir el archivo que

comparte. Si lo mantiene abierto, sólo tiene que actualizar el archivo

para que se muestren los últimos cambios.

Si utiliza recursos de empresa, la información de dichos recursos, como

asignaciones, programaciones y costos, se actualiza automáticamente a

medida que trabaja con las tareas y las asignaciones de recursos. No

tiene que actualizar la información manualmente.

Si ha asignado los mismos recursos en más de un proyecto o tiene

recursos compartidos en varios proyectos, puede combinar toda la

información de recursos en un fondo de recursos.

Si desea utilizar recursos existentes en el fondo de recursos de empresa,no tendrá que crear un nuevo fondo de empresa o proyecto compartidor;

el Administrador ya ha preparado los recursos de empresa para su

organización.

1. Abra los proyectos que contengan los recursos que desea

combinar en un nuevo fondo de recursos en la vista Hoja de

recursos.

2. Compruebe el nombre de los recursos de cada proyecto para

asegurarse de que no hay diferentes nombres de recursos endiferentes proyectos, por ejemplo MarioC y MCamarena, y

resuelva los conflictos que hubiera.

3. Haga clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en Aceptar en el

cuadro de diálogo Información del proyecto.

4. Haga clic en Guardar.



5. En el cuadro Guardar en, seleccione la unidad y la carpeta

donde desea guardar el fondo de recursos.

6. En el cuadro Nombre de archivo escriba un nombre de

proyecto para el fondo de recursos que indique de forma clara

que se trata de un fondo de recursos, por ejemplo,FondoRecursos y, a continuación, haga clic en Guardar.

7. En el menú Ventana, haga clic en el primer proyecto cuyos

recursos desea copiar al fondo de recursos.

8. En el menú Herramientas, elija Compartir recursos y, a

continuación, haga clic en Compartir recursos.

9. Haga clic en Utilizar recursos y, a continuación, en el cuadro de,

haga clic en el nombre del proyecto del fondo de recursos.

10. En caso de conflicto con la información de recursos o calendarios,

elija el archivo de proyecto que debe tener prioridad si entra enconflicto con la información sobre recursos, como calendarios,

tasas, disponibilidad y campos personalizados.

Figura 55. Cuadro de diálogo Compartir recursos.

11. Seleccione El fondo de recursos tiene prioridad si la

información del proyecto del fondo de recursos debe sobrescribir

la información en conflicto del proyecto compartidor. Por ejemplo,

si el recurso con el nombre JuliaC tiene una capacidad máxima del

100% en el proyecto compartidor, este mismo recurso tiene una

capacidad máxima del 75% en el proyecto del fondo de recursos y

se indica que el fondo tiene prioridad, se conserva el valor del 75%



como capacidad máxima para JuliaC. Se selecciona esta opción de

forma predeterminada.

12. Seleccione El proyecto compartidor tiene prioridad si la

información del archivo del proyecto que comparte los recursos

debe sobrescribir la información en conflicto del fondo de recursosy otros proyectos compartidos. Por ejemplo, si JuliaC tiene una

tasa estándar de $50 en el proyecto compartidor, este mismo

recurso tiene una tasa estándar de $45 en el proyecto del fondo

de recursos y se indica que el proyecto compartidor tiene

prioridad, se conserva el valor de 50 € como tasa estándar para

JuliaC.

NOTA. La información sobre recursos de cada proyecto se agrega al

nuevo fondo de recursos y está disponible en cada proyecto compartidorcuando se comparte.

1. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Compartir

recursos.

2. Haga clic en Guardar.

3. Repita los pasos 7-12 para cada proyecto que desee conectar al

fondo de recursos.

4. En el menú Ventana, haga clic en el proyecto del fondo derecursos y, a continuación, haga clic en Guardar.

Crear un plan maestro

Administrar un proyecto puede ser un proceso relativamente fácil, pero

monitorear múltiples planes de trabajo se vuelve un proceso complicado.

Para ello puede adminístralos a través de un proyecto principal que

contiene otros proyectos, conocidos como Proyectos Insertados o

Subproyectos, también se denominan Proyectos Consolidados.

Para crear un plan maestro, realice los siguientes pasos:



1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la fila debajo de la

cual desea insertar el proyecto.

NOTA: Un proyecto se puede insertar en cualquier nivel del esquema delproyecto principal.

3. En el menú Insertar, haga clic en Proyecto.

Figura 56. Cuadro de diálogo Insertar proyecto.

4. Utilizando el cuadro de diálogo Insertar proyecto navegua hasta

localizar el proyecto a insertar.



5. Haga clic en el proyecto que desea insertar y, a continuación,

haga clic en Insertar. Para insertar varios proyectos, mantenga

presionada la tecla CTRL y haga clic en los proyectos en el orden

en que desea insertarlos.

Para ver archivos de Project 2007 guardados en una base de

datos, haga clic en Bases de datos de Project en el cuadro Tipo de

archivo.

Para insertar un proyecto en formato de sólo lectura, haga clic en

la flecha del botón Insertar y, a continuación, en Insertar sólo

lectura.

6. Si no desea que el subproyecto se actualice con los cambios delproyecto original o que los cambios del subproyecto se muestren

en el proyecto original, desactive la casilla de verificación

Vincular al proyecto.

7. Si consolida proyectos que contienen recursos con el mismo

nombre y desea eliminar los nombres de recursos

duplicados, desactive la casilla de verificación Vincular al

proyecto. La primera instancia de un nombre de recurso y su

correspondiente información, como tasas de pago y calendarios de

recursos, sobrescribirá la segunda instancia y las posteriores.Debido a que los subproyectos no están vinculados a sus archivos

de origen, no podrá actualizar el archivo de proyecto original con

los cambios realizados en el subproyecto del proyecto principal.

8. Haga clic en Insertar.

Después de haber insertado un subproyecto puede mostrar las

subtareas ocultas de dicho subproyecto si hace clic en el símbolo de

esquema de la subtarea, el signo más que aparece delante del nombrede la subtarea.



Anexo 1 Tipos de tareas

Regresar al tipo de tareas.

El comportamiento de Project cuando una tarea se establece como tipo

Duración fija, Trabajo fijo ó Unidades fijas + Condicionada por el

esfuerzo, cambia cuando se agregan más recursos de trabajo a la tarea.

En la información siguiente fuimos recopilamos los resultados en cada

caso, fuimos estableciendo los diferentes tipos y agregamos los

recursos.

1. Duración Fija

Al agregar un segundo recurso deja al 100% los porcentajes de lasunidades y aumenta el trabajo.

Opciones de la etiqueta inteligente:

a) Reducir la duración y mantener el trabajo constante.

b) Aumentar el trabajo y mantener la duración constante. (default)

c) Reducir la capacidad máxima de los recursos.

d) Mostrarme más detalles.

2. Duración Fija + condicionada por el esfuerzo:Al agregar un segundo recurso cambia los porcentajes de las unidades a

50%.


a) Reducir la duración y mantener el trabajo constante.

b) Aumentar el trabajo y mantener la duración constante.

c) Mostrarme más detalles. (default)

3. Trabajo fijo:

Al agregar un segundo recurso deja al 100% los porcentajes de lasunidades y cambia la duración de la tarea a la mitad.


a) Reducir la duración y mantener el trabajo constante. (default)






4. Unidades fijas:

Al agregar un segundo recurso deja al 100% los porcentajes de las

unidades y aumenta el trabajo.

Opciones de la etiqueta inteligente:a) Reducir la duración y mantener el trabajo constante.

b) Aumentar el trabajo y mantener la duración constante. (default)



5. Unidades fijas + condicionada por el esfuerzo:

Al agregar un segundo recurso deja al 100% los porcentajes de las

unidades y reduce la duración a la mitad.

Opciones de la etiqueta inteligente:a) Reducir la duración y mantener el trabajo constante. (default)






Anexo 2 Opciones del cuadro de

diálogo RedistribuciónVolver a Redistribuir recursos.

Utilice el cuadro de diálogo Redistribuir recursos para establecer las

preferencias sobre la forma en que desea redistribuir (redistribuir:

resolver conflictos y sobreasignaciones de recursos retrasando o

dividiendo ciertas tareas. Cuando Project redistribuye un recurso, las

asignaciones seleccionadas del recurso se distribuyen y se vuelven a

programar.) los recursos. Utilice también este cuadro de diálogo para

iniciar el proceso de redistribución. Microsoft Office Project redistribuye

los recursos sobreasignados (sobreasignación: el resultado de asignar

más tareas a un recurso de las que puede realizar en el período

laborable disponible.) retrasando (retraso: espacio de tiempo entre el

comienzo programado de una tarea y el momento en que realmente se

debería comenzar a trabajar en la tarea. Suele utilizarse para resolver

casos de sobreasignación de recursos. Existen dos tipos de retrasos:

retraso de asignación y retraso de redistribución.) y dividiendotareas (tarea dividida: tarea cuya programación se interrumpe. Por

ejemplo, una tarea de dos días que no requiere un trabajo continuo se

puede dividir de forma que el primer día de trabajo se programe para el

lunes y el segundo para el jueves.), según los criterios que establezca en

este cuadro de diálogo. Puede:

Especificar si desea que Project redistribuya automáticamente (en

cuanto detecta una sobreasignación) o manualmente (sólo al

hacer clic en Redistribuir ahora).

Indicar cuánto se tiene que sobreasignar un recurso (por ejemplo,una hora, un día o una semana) antes de redistribuirlo.

Establecer los criterios para el orden en que se deben revisar las

tareas para sobreasignaciones y redistribución.

Sección Redistribución



Automática Redistribuye los recursos en cuanto cambia una tarea o un

recurso de modo que se produzca una sobreasignación. Esto sucede

cuando Project está configurado en modo Cálculo automático, que es el

predeterminado. Si Project está configurado en Cálculo manual, los

recursos se redistribuyen cuando se ejecuta el comando Calcularahora. Para configurar el modo de cálculo, haga clic en Opciones en el

menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha Cálculo.

Si el proyecto es grande, la redistribución automática podría ralentizar el

trabajo en la programación. Si elige esta opción, desactive la casilla de

verificación Borrar valores de redistribución antes de redistribuir.

Esta casilla de verificación está activada de forma predeterminada, pero

cuando se realiza la redistribución automática, borrar valores puede

afectar notablemente al rendimiento de la programación.

Manual Permite controlar cuándo redistribuye Project los recursos. Conla redistribución manual, la redistribución de recursos sólo se realiza al

abrir el cuadro de diálogo Redistribuir recursos y hacer clic en

Redistribuir ahora. Ésta es la opción predeterminada.

Buscar sobreasignaciones con el criterio Establece el punto en que

desea que intervenga la redistribución. Haga clic en un período de

tiempo para establecer la sensibilidad con la que la redistribución

reconocerá las sobreasignaciones. Dependiendo del período de tiempo

que elija, un recurso podría aparecer sobreasignado, pero no se muestra

en rojo con el indicador de redistribución.Por ejemplo, suponga que tiene dos tareas de 1 día que comienzan y

terminan en la misma fecha asignadas al mismo recurso. Técnicamente

el recurso está sobreasignado en 8 horas. Si establece el período de

sobreasignación en Por días, este recurso se marcaría como

sobreasignado y sería redistribuido.

Sin embargo, si establece el período de sobreasignación en Por

semanas y, si este recurso tiene una disponibilidad normal de 40 horas

a la semana, el recurso no se marcaría como sobreasignado y no seredistribuiría. Esto se debe a que el trabajo total de 16 horas no excede

la disponibilidad del recurso de 40 horas a la semana.

Períodos de tiempoPor minutos Redistribuye los recursos cuando hay al menos más de un

minuto de trabajo programado para un recurso del que se puede

completar con la disponibilidad normal del recurso.



Por horas Redistribuye los recursos cuando hay al menos más de una

hora de trabajo programado para un recurso del que se puede completar

con la disponibilidad normal del recurso.

Por días Redistribuye los recursos cuando hay al menos más de un día

de trabajo programado para un recurso del que se puede completar conla disponibilidad normal del recurso.

Por semanas Redistribuye los recursos cuando hay al menos más de

un semana de trabajo programado para un recurso del que se puede

completar con la disponibilidad normal del recurso.

Por meses Redistribuye los recursos cuando hay al menos más de un

mes de trabajo programado para un recurso del que se puede completar

con la disponibilidad normal del recurso. Ésta es la configuración

predeterminada.

Borrar valores de redistribución antes de redistribuir Indica quecualquier retraso especificado previamente como resultado de una

redistribución o de escribir manualmente un retraso de redistribución se

borrará antes de realizar la siguiente operación de redistribución.

Si ha seleccionado la opción de cálculo Automática, es mejor

desactivar la casilla de verificación Borrar valores de redistribución

antes de redistribuir. Esto mejora el rendimiento del cálculo de la

programación y también permite realizar la redistribución de forma

incremental. Es decir, las tareas que ya se han redistribuido se quedan

como están y sólo se volverán a programar las nuevassobreasignaciones. Esta casilla de verificación está activada de forma

predeterminada.

Sección Ámbito de la redistribuciónUtilice esta sección para especificar si desea redistribuir todo el proyecto

o sólo aquellas tareas que caen dentro de un intervalo de fechas

específico.

Redistribuir el proyecto completo Especifica que los recursossobreasignados se deben redistribuir en toda la duración del proyecto.

Redistribuir desde y hasta Especifica el intervalo de fechas en que

redistribuir los recursos. En el cuadro Desde, escriba la fecha de inicio.

En el cuadro Hasta, escriba la fecha de fin. Al establecer un intervalo de

fechas para la redistribución, puede evitar redistribuir un intervalo de

fechas en el proyecto en el que los resultados nivelados son



satisfactorios como están.

Sección Resolver sobreasignacionesOrden de redistribución Especifica el orden en que desea que Project

retrase o divida tareas que tengan sobreasignaciones, Después de queProject determine qué tareas están provocando la sobreasignación y qué

tareas puede retrasar, utiliza el orden que especifique.

Especifique prioridades (prioridad: indicador de la importancia y

disponibilidad de una tarea para la redistribución (es decir, para resolver

los conflictos y las sobreasignaciones de recursos retrasando o

dividiendo ciertas tareas). Las tareas con la prioridad más baja se

retrasan o dividen en primer lugar.) para tareas en el cuadro de diálogo

Información de tarea. Haga clic en la ficha General y, a continuación,

escriba un valor en el cuadro Prioridad. Elija de 0 a 1000, siendo 0 laprioridad más baja y 1000 la más alta (tiene el efecto de no redistribuir).

La prioridad predeterminada es 500.

Si está trabajando con recursos en varios proyectos, también puede

establecer prioridades de proyectos en el cuadro de diálogo

Información del proyecto. En el menú Proyecto, haga clic en

Información del proyecto y, a continuación, escriba un valor en el

cuadro Prioridad.

Opciones del orden de redistribuciónSólo identificador Project retrasa las tareas según sea necesario a

partir de los números de identificador más altos antes de considerar

otros criterios.

Estándar Project busca relaciones predecesoras (predecesora: tarea

que debe comenzar o finalizar antes de que otra tarea comience o

finalice.), demora (margen de demora: período de tiempo que se puede

retrasar una tarea antes de que afecte a otras tareas o a la fecha de fin

del proyecto. La demora permisible es el período de tiempo que sepuede posponer una tarea sin que suponga un retraso para otra tarea. El

margen de demora total es el período de tiempo que se puede posponer

una tarea sin que suponga un retraso de la fecha de fin del proyecto.)

(una tarea con más tiempo de demora total se retrasa primero), fechas

(una tarea con una fecha de comienzo posterior se retrasa primero),

prioridades y delimitaciones (delimitación: restricción establecida en la



fecha de comienzo o fin de una tarea. Puede especificar que una tarea

comience o que no finalice después de una fecha determinada. Las

delimitaciones pueden ser flexibles [no ligadas a una fecha concreta] o

inflexibles [ligadas a una fecha concreta].) para determinar si las tareas

se deben redistribuir y cómo. Este valor es el predeterminado.Prioridad, estándar Project busca primero prioridades y después

relaciones (dependencias entre tareas: relación entre dos tareas

vinculadas; el vínculo se establece por una dependencia entre sus

fechas de comienzo y fin. Existen cuatro tipos de dependencias entre

tareas: Fin a comienzo [FC], Comienzo a comienzo [CC], Fin a fin [FF] y

Comienzo a fin [CF].) predecesoras, demora, fechas y delimitaciones

para determinar si las tareas se deben redistribuir y cómo.

Redistribuir sólo conforme al margen de demora disponible Evita

que se retrase la fecha de fin del proyecto. En muchos proyectos, sinembargo, a menos que haya mucha demora integrada, con esta

configuración no verá un cambio significativo después de la

redistribución. Esta casilla de verificación está desactivada de forma

predeterminada.

La redistribución puede ajustar asignaciones

individuales Permite que la redistribución ajuste cuándo un recurso

trabaja en una tarea independientemente de otros recursos que trabajan

en la misma tarea. Es una configuración general para todas las tareas y

está seleccionada de forma predeterminada. Si desea permitir laredistribución en asignaciones individuales para tareas específicas de

modo selectivo, puede agregar el campo Redistribuir asignaciones a una

hoja de tareas y, a continuación, establecer el campo en Sí o No.

La redistribución puede crear divisiones en el trabajo

restante Permite que la redistribución interrumpa tareas creando

divisiones en el trabajo restante en tareas o asignaciones. Es una

configuración general para todas las tareas y está seleccionada de forma

predeterminada. Si desea permitir la división del trabajo restante paratareas específicas, puede agregar el campo Dividir al redistribuir a una

hoja de tareas y, a continuación, establecer el campo en Sí o No.

Redistribuir tareas con recursos propuestos Incluye tareas

utilizando recursos propuestos así como recursos confirmados en el

proceso de redistribución. De forma predeterminada, esta casilla de

verificación está desactivada, lo que indica que los recursos propuestos



no s toman en consideración al redistribuir.

Botones de comandoBorrar redistribución Quita el retraso de redistribución y cualquier

división creada por la redistribución.Redistribuir ahora Comienza la redistribución de recursos retrasando

o dividiendo tareas o asignaciones para eliminar conflictos de recursos.

Si redistribuye en una vista de recursos, el cuadro de diálogo

Redistribuir ahora aparece en primer lugar, de modo que puede elegir

si desea redistribuir todos los recursos o los seleccionados.

Notas

Cuando se inicia la operación de redistribución, Project comprueba

cada uno de los recursos. Si un recursos está sobreasignado,

Project busca las tareas que provocan la sobreasignación eidentifica cuáles de dichas tareas se pueden retrasar. Project no

retrasa tareas que tengan:

Una delimitación Debe comenzar el o Debe finalizar el.

Una delimitación de Lo más tarde posible, si este proyecto se

está programando a partir de la fecha de comienzo.

Una delimitación de Lo antes posible, si este proyecto se

está programando a partir de la fecha de fin.

Una prioridad de 1000, que significa no redistribuir.

Una fecha de comienzo real (real: información que muestra

lo que ha ocurrido realmente. Por ejemplo, la fecha de

comienzo real de una tarea es el día en que ha comenzado

la tarea realmente.). No obstante, siempre que la casilla de

verificación La redistribución puede crear divisiones en

el trabajo restante esté activada, cualquier trabajo

restante se puede dividir para redistribución.

Después de determinar qué tareas se pueden retrasar, Project escoge

las tareas que se retrasarán según las dependencias de tareas, la fechade comienzo, la prioridad y las delimitaciones.

Para revisar los cambios que la redistribución ha hecho en las

tareas, en el menú Ver, haga clic en Más vistas. Haga clic en

Gantt de redistribución y, a continuación, en Aplicar. Revise

las tareas en la vista Gantt de redistribución para ver los

resultados de la redistribución y ver cuánto retraso ha agregado a



las tareas la redistribución.

Normalmente, cuando se retrasa una tarea, ya sea mediante la

redistribución de recursos o agregando retraso manualmente, si

hace clic en Borrar redistribución en el cuadro de diálogo

Redistribuir recursos, se elimina dicho retraso. Sin embargo,suponga que una tarea se divide o retrasa como resultado de la

redistribución y a continuación se establece seguidamente una

prioridad de 1000 (que significa no redistribuir) en dicha tarea. Si

hace clic en Borrar redistribución en el cuadro de diálogo

Redistribuir recursos, no se elimina el retraso o la división

redistribuidos.

Fuente: Ayuda de Microsoft Project 2007.

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