Manual Recepción de facturas Sage Murano

Manual Recepción

de facturas Sage Murano

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Recepción de Facturas

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Sage Murano permite integrar automáticamente en la gestión de compras y en la Contabilidad, las facturas recibidas de proveedores.

En función de cómo sea la factura, podremos hacer la recepción desde:

- iEscan que se encuentra en el módulo de Contabilidad: permite escanear las facturas recibidas en papel o pdf contabilizándolas en la entrada rápida de facturas de contabilidad y archivándolas en gestión documental.

- e-Factura que se encuentra en el módulo de Compras / Facturas / Gestor de facturas y permite importar las facturas recibidas en formato electrónico, ya sea Facturae o XML-UBL, crear los albaranes, generar efectos, realizar los asientos en contabilidad, las facturas y archivarlas en gestión documental.

A continuación, vamos a ver ambos casos.

1. iESCAN

La integración se ha realizado juntamente con INDRA, y permite:

Escanear las facturas de compra recibidas en papel o en PDF

Identificación (OCR) de los datos contenidos en la factura

Pantalla de validación y corrección de datos no identificados, permitiendo al usuario completar manualmente la información no identificada

Sistema de auto-aprendizaje compartido entre todas las instalaciones de Sage Murano, gracias a una “red neuronal” mantenida por INDRA

Contabilización de las facturas y registro en la Entrada Rápida de la Contabilidad (directamente o con validación previa en la Entrada rápida de facturas) o en Gestión comercial

Generación automática y archivo de las facturas en la Gestión Documental NOTA. El escaneado de las facturas requiere de un escáner con una resolución mínima de 300 dpi y con sistema de alimentación de hojas. Si el cliente no dispone de escáner se recomienda el Fujitsu fi-6140, por su buena relación calidad/precio.



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Existen distintos niveles de servicio en función del número máximo de páginas de facturas anuales que se permite digitalizar.

La base de conocimiento de Kofax no contiene datos de la factura específica, sino sólo las posiciones de los campos dentro de una factura. Por ejemplo: reconoce que en una factura concreta el campo fecha factura está situado en el margen superior izquierdo al lado de nº factura.

1.1.- Configuración

En primer lugar deberemos configurar el iEscan, para ello, iremos al Asistente de Configuración que se encuentra en el módulo de Inicio.

En esta pantalla podemos ver el Directorio base donde se guardarán todas las facturas escaneadas.

NOTA. También podemos gestionar las facturas recibidas en papel o pdf desde el Gestor de facturas y así poder crear el asiento contable, vencimientos, facturas, pedidos, etc.



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Además, tendremos la posibilidad de archivar las facturas recibidas y emitidas en la Gestión documental (siempre que tengamos el módulo contratado).

También podremos indicar si las facturas importadas se validarán automáticamente en la entrada rápida de contabilidad.

1.2.- Digitalizar

En esta opción deberemos indicar la carpeta donde tenemos instalado el programa de digitalización de facturas, que será:

C:/Archivos de programa/Kofax/CaptureSS/ServLib/Bin/scan.exe

Una vez informada la ruta donde tenemos el programa de Kofax, aparecerá la pantalla de inicio de sesión:



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Aquí se informará del usuario y contraseña, serán las claves de acceso al área de soporte del cliente.

Una vez informado, entraremos en la siguiente pantalla de Digitalización de facturas:



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En primer lugar, deberemos escoger nuestro escáner de la lista disponible (Software Import).

Después, en Opciones de digitalización: la empresa donde vamos a querer importar las facturas.

En Tipo de factura escogeremos si se trata de un lote de facturas o de abonos (hay que diferenciarlas). Escogeremos también el origen de las facturas, en este caso Recibidas, y por último, las páginas por facturas, que pueden ser monopágina (1 página por factura) o multipágina (el sistema reconoce que una factura puede estar compuesta por distintas páginas por los datos que aparecen en la cabecera de factura, mismo nº de factura, fecha, etc.)

Después deberemos crear un lote (un lote es un bloque de facturas en papel o pdf o tiff que queramos escanear). Cada bloque de facturas, compone un lote de facturas distinto.



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Una vez creado el lote, la opción aparece deshabilitada y en la parte izquierda de la pantalla podemos ver el contenido del mismo (el nº de facturas que componen el lote).

Las opciones que tenemos a continuación, son:

cerrar lote: damos el lote de facturas por bueno y pasa a estar pendiente de traspasar a la cola del Gestor de lotes (para realizar el siguiente paso).

añadir documentos: por si nos hemos dejado de incluir alguna factura más a este lote en concreto.

borrar lote: elimina el lote en curso.

En la parte derecha de la pantalla, la aplicación nos muestra la factura en la que estamos posicionados en este lote en cuestión.

1.3.- Gestor de lotes

Si en la opción anterior de Digitalizar hemos indicado la ruta donde está ubicado el scan.exe, no será necesario informar también esta carpeta.

Además, si ya hemos indicado las claves de acceso en Digitalizar y tenemos la pantalla abierta, tampoco será necesario indicar las claves de acceso al gestor de lotes. En caso contrario, sí deberemos informar de dichas claves.



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Una vez instalado el programa de gestor de lotes de Kofax, tendremos disponible la siguiente ventana:

Este gestor de lotes (bloques de facturas) nos permite conocer en todo momento cómo está el lote previamente escaneado (generado el fichero XML, validado, etc.)

Si accedemos dentro del lote en cuestión, podremos visualizar distinta información: general, totales e historial.

NOTA. Cuando el lote esté como KTM Validation podremos Procesar el lote para pasar al siguiente paso que es la Validación de las facturas.



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1.3.1.- Validación

En este caso, nuestro lote se compone de 3 facturas (situadas en la parte izquierda de la pantalla).

La opción de Validación nos muestra dos pestañas, la primera contiene Datos de Factura o Abono, y la segunda pestaña nos muestra Datos de Importes.

NOTA. En las facturas que estamos digitalizando, hemos informado del CIF del Proveedor de Murano, y de esta forma nos ha cogido directamente el siguiente campo que es el Nombre del Proveedor.

En este caso, el programa de validación nos dice que confirmemos la Referencia de la factura.

Una vez validado ése dato en concreto haremos un “Intro” y pasaremos al siguiente campo a Validar.

El resto de campos que estén en rojo, tenemos dos formas de validarlos: manualmente (pero la aplicación no aprenderá) o bien, con el puntero, tal como se muestra en la imagen:



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NOTA. El campo fecha factura aparece en la derecha de todo (en la propia factura) y sombreado en color rojo, puesto que tenemos el puntero del ratón situado encima. De esta forma, el campo Fecha Factura recoge dicha información.

Para el resto de los datos que están marcados en verde, significa que el programa los ha leído correctamente.

Los datos de importes también están verificados.

La aplicación de Kofax está preparada para capturar más de un impuesto, así como distintas retenciones y recargos:



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Al hacer “Intro” pasaremos a la siguiente factura, que deberemos revisar y/o validar.

Es posible que esta opción de Validación no “lea” algunos datos de la factura, por ejemplo: cuando la tinta de la impresión de la factura es de baja calidad, o el papel empleado para dicha factura es reciclado, o bien, si hay algún campo donde no se distinguen los números o letras. En estos casos, habrá que seleccionar el campo en cuestión con el puntero del ratón (tal como se indica en la imagen inferior) para que la opción de validación “aprenda” dónde se encuentra ubicado el campo y no nos vuelva a pedir de nuevo ésa información.

NOTA. Deberemos "activar" la opción de aprendizaje de Kofax en aquellas facturas que nos interese. De esta forma la aplicación aprenderá todas las facturas que tenga almacenadas en su sistema, formando parte de la red neuronal de aprendizaje y facilitándonos el trabajo mucho más en las siguientes facturas que formen parte de dicha red neuronal.



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Esta opción se encuentra en la pantalla de Validación:

Una vez validadas todas las facturas, el lote quedará como "Generador de PDF".

Si volvemos a Procesar, realizará la exportación de las facturas hacia Sage Murano de forma que pasará a estar en estado de "Exportar".

Una vez exportado, el lote desaparecerá del gestor de lotes y pasaremos a hacer el siguiente paso: importar las facturas a Sage Murano.



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1.4.- Importar facturas a contabilidad

Al acceder a la opción de Importar facturas veremos la siguiente pantalla con el nº de facturas que hayamos exportado de la aplicación de Kofax:

Esta opción de Importar facturas (que es multiempresa) nos permite:

configurar una serie y un canal de las facturas a importar

ver datos: ver el contenido del XML antes de importar



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ver resultado: muestra el registro de importaciones

1.5.- Entrada rápida de facturas



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Una vez realizada la importación de las facturas de Kofax a Sage Murano, éstas se almacenarán en la Entrada rápida con dos posibles estados: pendientes o validados, en función de lo indicado en la configuración del ICR.

2. GESTOR DE e-FACTURAS

La sustitución de las facturas en papel por facturas electrónicas, permite obtener importantes ahorros en el proceso de facturación, tanto del coste de papel, impresora y servicio de correo, como ahorro en tiempo de personal para su manipulación.

Además, con la factura electrónica obtenemos la inmediatez en la recepción de la factura por el receptor y lo que es más importante, la total seguridad jurídica de la factura gracias a la firma electrónica que incorpora, garantizando su autenticidad e integridad.

Para realizar la recepción de las facturas electrónicas, en primer lugar deberemos configurar el directorio donde grabaremos las facturas.

Para ello, iremos al Asistente de configuración de la empresa / Compras y Ventas / e-Facturas.



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Una vez informados estos datos, ya podremos realizar la recepción de facturas desde el módulo de Compras / Facturas / Gestor de facturas:

En este gestor veremos todas las facturas pendientes de procesar.



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Podemos seleccionar o filtrar (por tipo, extensión, fichero, fecha, etc.) todas aquellas facturas que queramos y una vez marcadas, las procesaremos.

La aplicación mostrará el siguiente mensaje:

Una vez aceptamos el mensaje, nos muestra otro diciendo que las eFacturas han sido procesadas.

Las facturas quedarán dentro del ejercicio que les corresponde (en este caso, 2010).



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Una vez procesadas, la aplicación permite volver a procesar, rechazar la factura, validar la firma, ver el fichero de la e-factura, ver la e-factura, las incidencias que se hayan podido ocasionar al procesar o ver el registro (visualizar la fecha, el estado y los comentarios de cuando se ha procesado la factura).

En nuestro caso, hemos aceptado las facturas, de esta forma, podremos crear el albarán, los efectos asociados, contabilizar el asiento contable, realizar la factura y archivarla en gestión documental.

Si en el fichero XML original viene información del albarán al que corresponde la factura, este proceso podrá, además, relacionar la factura con el albarán de compra correspondiente ya registrado en el módulo de compras.



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Una vez Aceptada la e-Factura, podremos generar documentos, validar la firma, ver el fichero de la e-Factura, etc.


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