Modelo de Seguimiento y Control Del Pdi Web-1

1

3. MODELO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PDI

Para el seguimiento y control del PDI se dise una metodologa adecuada que permite a la

Institucin, a travs de la Coordinacin del Plan de Desarrollo Institucional, disponer de informacin

confiable, til y oportuna.

Partiendo del hecho de que el PDI es un documento indicativo, flexible y dinmico, adoptado como

marco orientador y programa de trabajo para los prximos cinco (5) aos, con una visin a diez (10)

aos, es necesario poder monitorear y evaluar de manera correcta la ejecucin de sus proyectos e

indicadores.

CONTENIDO:

LINEAMIENTOS PARA SEGUIMIENTO AL PDI

ESQUEMA ORGANIZACIONAL PARA SEGUIMIENTO AL PDI

SEGUIMIENTO A PROYECTOS

SEGUIMIENTO A INDICADORES

LINEAMIENTOS PARA EL SEGUIMIENTO AL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

Este documento tiene como objetivo, presentar a la comunidad universitaria, el modelo

desarrollado para dar seguimiento y control al Plan de Desarrollo Institucional. Por

consiguiente, contempla la metodologa empleada, el procedimiento para el seguimiento y

evaluacin del grado de avance de los proyectos e indicadores y la difusin de los resultados,

entre otros aspectos.

ESQUEMA ORGANIZACIONAL PARA SEGUIMIENTO AL PDI

Las actividades de seguimiento del PDI requieren de una comunicacin permanente con todas

las unidades que intervienen de manera directa e indirecta en el proceso, a saber: Facultades,

Centros Regionales, Centros de investigacin y unidades administrativas. Estas unidades estn

en contacto con la Coordinacin del PDI en funcin de los roles que desempean, ya sea como

Unidad Coordinadora o como Grupo de Apoyo, para cumplir los objetivos estratgicos y los

proyectos e indicadores asociados para las reas de docencia, investigacin, extensin y

gestin.

2

Esquema Organizacional para el Seguimiento al PDI.

3

REAS DEL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

- rea de Docencia

- rea de Investigacin

4

- rea de Vinculacin con el Entorno y Extensin Universitaria

- rea de Gestin

5

DIRECTORIO DE ENLACES PDI

De manera especfica, cada proyecto tiene una Unidad Coordinadora para la ejecucin del mismo y un

grupo de apoyo. A su vez, para los indicadores se han definido responsables, en concordancia con los

proyectos en las reas del PDI, es decir el sector docencia, investigacin, extensin universitaria y

vinculacin con el entorno, y gestin. Para facilitar la comunicacin entre las distintas unidades y

personas involucradas en el proceso, se ha diseado el Directorio de Enlaces PDI, el cual muestra los

respetivos enlaces en las Facultades, Centros Regionales, Centros de Investigacin y Unidades

Administrativas. Este directorio permite agilizar la comunicacin, logrando que cada participante del

Plan de Desarrollo Institucional, con un solo documento, cuente con la informacin para dirigir sus

consultas a los enlaces y grupos de apoyo.

SEGUIMIENTO A PROYECTOS

La ejecucin de los proyectos del PDI est a cargo de las Unidades Coordinadoras y los respectivos

Grupos de Apoyo. La Coordinacin del PDI mantiene comunicacin con todos los involucrados, con la

finalidad de proveer los formatos diseados para esta actividad de seguimiento, brindar apoyo y

recibir los informes de avances correspondientes, tal como puede apreciarse en el siguiente modelo.

Modelo de Seguimiento a los Proyectos PDI.

6

El seguimiento de Proyectos requiere hacer uso de la Ficha de los Proyectos y los formatos

relacionados con los cronogramas de actividades y recursos.

FICHAS DE PROYECTOS: Forman parte de los productos de la elaboracin de PDI y

constituyen un insumo de informacin valiosa para todos los involucrados en la ejecucin

de los proyectos.

Modelo de Ficha de Proyecto.

FORMATOS PARA EL SEGUIMIENTO DE PROYECTOS

o Informe de Seguimiento de Proyectos segn Cronograma

Como punto de partida para el seguimiento de los proyectos, se utiliza este formato,

en el cual la Unidad Coordinadora del Proyecto presenta el cronograma esperado para

ejecutar el proyecto, identificando claramente las actividades a ejecutar y sus

respectivos perodos de ejecucin. Este mismo formato se utiliza para reportar, de

manera trimestral, el grado de avance del proyecto (porcentajes programados y

ejecutados), limitaciones (econmicas, fsicas, humanas), adjuntar las evidencias y

registrar comentarios generales.

7

Modelo de Cronograma de Proyectos.

No. 100% Inicio Final Prog. vs Ejec. ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

Programada

Ejecutada

Programada

Ejecutada

Programada

Ejecutada

Programada

Ejecutada

Programada

Ejecutada

Programada

Ejecutada

Programada

Ejecutada

Programado por

perodo

Programado

acumulado

Logrado por perodo

Logrado Acumulado

Desviacin

Acumulada

Limitaciones

Econmicas

Limitaciones Fsicas

Limitaciones

Humanas

Proyecto:

Perodo:

Unidad

Coordinadora:

L

i

m

i

t

a

c

i

o

n

e

s

Documentos Adjuntos como

Evidencias

%

A

v

a

n

c

e

E

s

t

i

m

a

d

o

Reporte de Seguimiento

Comentarios Generales Adicionales

n Actividad n

3 Actividad 3

2 Actividad 2

IV Trimestre

Actividades

1 Actividad 1

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PANAM

Plan de Desarrollo Institucional 2013-2017

Informe de Seguimiento de Proyectos segn Cronograma

Presupuesto 2013 2014

III Trimestre

2015 2016 2017

Funcionamiento Inversin Total I Trimestre II Trimestre III Trimestre IV Trimestre I Trimestre II Trimestre III Trimestre IV Trimestre I Trimestre II Trimestre IV Trimestre I Trimestre II Trimestre III Trimestre IV Trimestre I Trimestre II Trimestre III Trimestre

8

o Requerimientos para ejecucin de actividades de Proyectos PDI

Este formato se utiliza para identificar y registrar los requerimientos anuales para dar

cumplimiento a las actividades del proyecto, segn cronograma presentado a la

Coordinacin del PDI. Por lo tanto, requiere registrar los requerimientos de acuerdo al

grupo de gasto, segn el Manual de Clasificaciones Presupuestarias del Gasto Pblico del

Ministerio de Economa y Finanzas (Servicios Personales, Servicios No Personales,

Materiales y Suministros, Maquinaria y Equipo).

o Recursos utilizados en la Ejecucin de Proyectos PDI

Este formato se utiliza para identificar y registrar los recursos utilizados para dar

cumplimiento a las actividades desarrolladas durante cada semestre. Requiere registrar

los recursos utilizados de acuerdo al grupo de gasto, segn el Manual de Clasificaciones

Presupuestarias del Gasto Pblico del Ministerio de Economa y Finanzas (Servicios

Personales, Servicios No Personales, Materiales y Suministros, Maquinaria y Equipo).

A continuacin se ilustran los formatos utilizados para estos reportes.

9

Modelo de Formato de Requerimientos para ejecucin de actividades de Proyectos PDI.

Cdigo del Proyecto: ____________

Inicio

(dd/mm/aa)

Final

(dd/mm/aa)

Servicios

Personales

Servicios No

Personales

Materiales y

Suministros

Maquinaria y

Equipo

1 Actividad No.1

2 Actividad No.2

3 Actividad No.3

4 Actividad No.4

5 Actividad No.5

B/. 0.00 B/. 0.00 B/. 0.00 B/. 0.00 B/. 0.00

0.00

0.00

0.00

Responsable del proyecto en la

Unidad Coordinadora:

Cargo:

Fecha de reporte:

SI NO

Las actividades se enmarcan en lo programado SI NO

Observaciones:

Aprobado Rechazado Otro

Resultado Esperado:

Unidad Ejecutora:

Nombre del Proyecto:

Objetivo Estratgico:

Firma/Fecha:

Firma/Fecha:

Direccin de Presupuesto

Programado para:

Observaciones:

Firma/Fecha:

Observaciones:

(b) PROGRAMADO EN FICHA DE PROYECTO PDI:

COMENTARIOS

Coordinacin PDI

El monto se ajusta a lo presupuestado

Rectora

DIFERENCIA (a-b):

Totales

(a) REQUERIMIENTOS TOTALES POR AO:


PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL 2013-2017

REQUERIMIENTOS PARA EJECUCIN DE ACTIVIDADES DE PROYECTOS PDI

DETALLE DE REQUERIMIENTOS POR ACTIVIDAD, AO: 2014

No. Actividad

Periodo de Ejecucin

CantidadCosto Unitario

(B/.)

Monto en B/. por Grupo de GastoTotal x

Actividad (B/.)

Detalle del Requerimiento segn

Grupo de Gasto

10

Modelo de Formato para el reporte de Recursos Utilizados en la ejecucin de proyectos del PDI.

Cdigo del Proyecto: ____________

Inicio

(dd/mm/aa)

Final

(dd/mm/aa)

Servicios

Personales

Servicios No

Personales

Materiales y

Suministros

Maquinaria y

Equipo

1 Actividad No. 1

2 Actividad No. 2

3 Actividad No. 3

4 Actividad No. 4

5 Actividad No. 5

B/. 0.00 B/. 0.00 B/. 0.00 B/. 0.00

Responsable del proyecto

en la Unidad Coordinadora:

Cargo:

Fecha de reporte:



RECURSOS UTILIZADOS EN LA EJECUCIN DE PROYECTOS PDI

DETALLE DE LOS RECURSOS UTILIZADOS POR ACTIVIDAD, I SEMESTRE 2013

No. Actividad

Periodo de Ejecucin

Cantidad

Monto en B/. por Grupo de Gasto

Costo Unitario

(B/.)

Fuente de

Financiamiento (Funcionamiento,

Inversin, Ingresos

Propios o Recursos

Externos)

Observaciones

Unidad Ejecutora:

Nombre del Proyecto:


GRAN TOTAL B/. 0.00

TOTALES POR OBJETO DE GASTO

Resultado Esperado:

11

SEGUIMIENTO A INDICADORES

Los indicadores, en concordancia con los proyectos asociados a los mismos, tienen unidades

responsables para proveer los datos necesarios a la Coordinacin del PDI. Para facilitar los clculos,

los indicadores han sido segregados en funcin de las variables que componen las frmulas

respectivas, por lo que dependiendo del alcance de los mismos, se requiere obtener informacin de

las Facultades, Centros Regionales, Centros de Investigacin y Unidades Administrativas. La

Coordinacin del PDI mantiene comunicacin con todos los involucrados, con la finalidad de proveer

los formatos diseados para esta actividad de seguimiento, brindar apoyo y recibir los datos de las

variables de los indicadores, tal como puede apreciarse en el siguiente modelo.

Modelo de Seguimiento a los Indicadores.

El seguimiento de los indicadores requiere hacer uso de las Hojas de Vida de los Indicadores y los

formatos para el registro y reporte de variables y evidencias.

DO

CE

NC

IAIN

VES

TIG

AC

IN

EX

TE

NSI

N

GES

TI

N

COORDINACIN PDI

RESPONSABLE DE INDICADORES DE

DOCENCIA

FACULTADES y CENTROS DE INVESTIGACION

GRUPO DE APOYO

CENTROS REGIONALES

GRUPO DE APOYO

OTRAS UNIDADES

GRUPO DE APOYO

Datos de variables

Clculo de Indicadores

Directorio PDI

ANALIZA Y ELABORA REPORTES PARA LA

TOMA DE DECISIONES

7

ProyectosProyectos

12

HOJAS DE VIDA DE LOS INDICADORES: Forman parte de los productos de la elaboracin

de PDI y constituyen un insumo de informacin valiosa para todos los involucrados en

generar datos para el seguimiento de los indicadores.

Modelo de Hoja de Vida de Indicadores.


PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL, 2013-2017

HOJA DE VIDA DE INDICADORES

INFORMACIN GENERAL DEL INDICADORNombre del

Indicador:

Definicin:Tipo de Indicador:

Cdigo del Indicador:

SEGUIMIENTO DEL INDICADOR


UNBICACIN DEL INDICADOR EN EL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL (PDI)

Plan:

Objetivo del Indicador:

Lineamiento Estratgico:

Poltica:

Lnea Base (situacin actual): Meta: Unidad de medida:

Actualizado por:Fecha de Actualizacin:

Elaborado por:Fecha de Elaboracin:

CLCULO DEL INDICADOR

Aspectos Metodolgicos:

Fuente de los Datos:

Definicin de variables de la

frmula:

Frmula:

Responsable de generar los

datos del indicador:

Grupo de Apoyo para

generar los datos del

indicador:

Alcance de la Meta del

Indicador:

Periodicidad de la

medicin:

Perodo de

Evaluacin:

13

FORMATOS PARA EL SEGUIMIENTO DE INDICADORES:

o Registro de Informacin Fuente para Seguimiento de Indicadores (Reporte de

variables)

A travs de este formato, las unidades responsables de recopilar los datos de las variables

de los indicadores, deben reportar a la Coordinacin del PDI la informacin con los valores

(cifras cuantitativas) correspondientes. Dicha remisin, debe hacerse en funcin de la

frecuencia del monitoreo o medicin del indicador, a fin de contrastarlo con la meta

previamente establecida.

Modelo de Formato para Reporte de Variables del Indicador No.1.

o Registro de Evidencias Asociadas a Indicadores

Adicionalmente a los valores de las variables de los indicadores, es imprescindible

contar con informacin que respalde las cifras suministradas. Este formato permite a

las unidades responsables de los indicadores, detallar informacin relevante de las

variables reportadas para el clculo de los indicadores. Esta informacin sirve como un

resumen de evidencias y respaldo de los datos ofrecidos a la Coordinacin PDI.

Indicador: 1

Nombre: Porcentaje de planes de estudios de pregrado y grado, revisados y actualizados, anualmente.

Unidad: Direccin General de Planificacin Universitaria

No. Nombre I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

1.1

PPprRy = N de Planes y

programas de pregrado

revisados en un ao y

Institucional

1.2

PPgRy = N de Planes y

programas de grado

revisados en un ao y

Institucional

1.3

PPprTy = N Total de

Planes y programas de

pregrado en un ao y

Institucional

1.4

PPgTy = N Total de

Planes y programas de

grado en un ao y

Institucional

Universidad Tecnolgica de Panam

Plan de Desarrollo Institucional 2013-2017

Registro de Informacin fuente para Seguimiento de Indicadores

VariableSede

2013 2014 2015 2016 2017

14

Modelo de Formato para Reporte de Evidencias Asociadas al Indicador No.1.

2013 2014 2015 2016 2017

Licenciatura en Ingeniera

Lic. en Ingeniera Agrcola

Lic. en Ingeniera Ambiental

Lic. en Ingeniera Civil

Lic. en Ingeniera Geomtica

Lic. en Ingeniera Geolgica

Lic. en Ingeniera Martima Portuaria

Licenciatura

Lic. en Ciencias Bsicas de la Ingeniera

Licenciatura con Ttulo Intermedio de Tcnico en Ingeniera

Lic. en Dibujo Automatizado

Lic. en Edificaciones

Lic. en Operaciones Martimas y Portuarias

Lic. en Saneamiento y Ambiente

Lic. en Topografa

Licenciatura en Tecnologa

Lic. en Tecnologa en Riego y Drenaje

Tcnico en Ingeniera

Tcnico en Ing. con Esp. en Carretera

Tcnico en Ing. con Esp. en Riego y Drenaje


Lic. en Ingeniera Elctrica y Electrnica

Lic. en Ingeniera Electrnica y Telecomunicaciones

Lic. en Ingeniera Electromecnica


Lic. en Electrnica y Sistemas de Comunicacin

Lic. en Sistemas Elctricos y Automatizacin

Lic. en Electrnica Digital y Control Automtico


Lic. en Ingeniera Industrial

Lic. en Ingeniera Mecnica Industrial


Lic. en Recursos Humanos y Gestin de la Productividad

Lic. en Logstica y Transporte Multimodal

Lic. en Mercadeo y Comercio Internacional

Lic. en Gestin Administrativa

Lic. en Gestin de la Produccin Industrial


Lic. en Ingeniera Aeronutica

Lic. en Ingeniera de Energa y Ambiente

Lic. en Ingeniera Mecnica

Lic. en Ingeniera de Mantenimiento

Lic. en Ingeniera de Naval


Lic. en Mecnica Industrial

Lic. en Mecnica Automotriz

Lic. en Refrigeracin y Aire Acondicionado

Lic. en Soldadura

Licenciatura

Lic. en Administracin de Aviacin

Lic. en Admn. de Aviacin con opcin de Vuelo

Tcnico en Ingeniera

Tc. en Ing. de Mantenimiento de Aeronaves con Esp. en Avinica y Fuselaje

Tc. en Ing. de Mantenimiento de Aeronaves con Esp. en Motores y Fuselaje

Tcnico

Tc. en Despacho de Vuelo


Lic. en Ingeniera de Sistemas de Informacin

Lic. en Ingeniera de Sistemas y Computacin


Lic. en Informtica Aplicada a la Educacin

Lic. en Desarrollo de Software

Lic. en Redes Informticas

Tcnico

Tcnico en Informtica para la Gestin Empresarial


Lic. en Ingeniera en Alimentos


Lic. en Comunicacin Ejecutiva Bilinge

Ciencias y

TecnologaGrado

Mecnica

Grado

Pregrado

Sistemas

Computaci

onales

Grado

Pregrado

Revisada y ActualizadaCarreras de Pregrado y GradoFacultad



REGISTRO DE DATOS PARA INDICADOR 1

NivelAo Base

2012

Grado

Pregrado

Civil

Elctrica Grado

Industrial Grado

15

CALENDARIO PARA ENTREGA DE VARIABLES

En virtud de que las metas establecidas para los indicadores no requieren la misma

frecuencia de medicin (trimestral, semestral o anual), se dise un calendario que

muestra las fechas en las cuales se espera que las diferentes unidades remitan la

informacin correspondiente a los datos de las variables de los indicadores. El mismo

muestra la semana del mes en el cual se espera recibir en la Coordinacin de PDI la

informacin de las unidades durante el perodo 2013-2017. Estas fechas estn

programadas en funcin de las metas establecidas en el Plan de Desarrollo

Institucional, tomando en cuenta procesos institucionales y la disponibilidad de los

datos.

Modelo de Calendario para reportar las variables del Indicador No.1.

I S

em

II S

em

III

Se

m

IV S

em

I S

em

II S

em

III

Se

m

IV S

em

I S

em

II S

em

III

Se

m

IV S

em

I S

em

II S

em

III

Se

m

IV S

em

1

Porcentaje de planes de estudios de

pregrado y grado, revisados y actualizados,

anualmente. (PPRprg).

PPRprgy = Porcentaje de Planes y programas de pregrado y grado revisados

en un ao y1 PDI Institucional

1




PPprRy = N de Planes y programas de pregrado revisados en un ao y 1.1 DIPLAN Institucional X

1




PPgRy = N de Planes y programas de grado revisados en un ao y 1.2 DIPLAN Institucional X

1




PPprTy = N Total de Planes y programas de pregrado en un ao y 1.3 DIPLAN Institucional X

1




PPgTy = N Total de Planes y programas de grado en un ao y 1.4 DIPLAN Institucional X

Diciembre

2013-2017

Definicin de variables de la frmulaNombre del Indicador..


PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 2013-2017

CALENDARIO DE ENTREGA DE VARIABLES DE INDICADORES

No.

Ind.

Enero FebreroProgramacin de

Metas

Trimestrales

Unidad de la

Variable

No.

Variable

Modelo de Seguimiento y Control Del Pdi Web-1

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