Servicios para el impacto en la cohesión

FECHA: 19 diciembre 2015

Introducción

Enfoque y Objetivos

Desarrollo de un proyecto

Índice.

Introducción.

Introducción y objetivos.

Tras una sesión de trabajo con la dirección de una empresa es frecuente llegar a las siguientes conclusiones:

Se identifican dificultades para lograr la transversalidad que la dirección requiere tanto en los procesos y su gestión como en los sistemas de dirección.

Existen fuertes inercias en el equipo directivo que dificultan romper con esas barreras departamentales y el propio equipo tiene una bajo nivel de conciencia de que puedan hacer algo por el cambio y de que puedan ser parte del problema.

La falta de cuantificación hace que no haya una conciencia clara del coste económico derivado de un modelo de dirección que genera ineficiencias en procesos transversales.

Un análisis en profundidad debe servir para sensibilizar al equipo directivo de:

La oportunidad existente de mejorar el nivel de alineamiento con los objetivos corporativos,

El impacto que se puede conseguir si la comunicación funciona de manera diferente.

El rol que pueden tener cada uno en este proceso de cambio.

Y además, definir un plan estratégico de cambio hacia la excelencia que contemple desde las necesidades de cambio en los sistemas de dirección como el trabajo a realizar en los procesos para que no sean una barrera para una organización más cohesionada.

Enfoque y ámbito.

El modelo de excelencia en Improva

ADAPTACIÓN.

Manejar el conocimiento y la información, tomando decisiones y resolviendo problemas que ayuden a ser más efectivos en la atención a los mercados adaptándose a sus cambios.

COHESIÓN.

Conseguir el máximo nivel de alineación y de implicación de las personas con los objetivos de la compañía, rompiendo con las barreras interdepartamentales y favoreciendo la comunicación horizontal a todos los niveles

EFICIENCIA.

Atender las necesidades del mercado elegido como objetivo con el máximo nivel de eficiencia en los flujos económicos, de materiales y personas.

Improva es una empresa de consultoría especializada en la gestión de operaciones para la

excelencia. Los servicios de Improva buscan la excelencia mediante el impacto en tres dimensiones.

Siendo el fin último de Improva ayudar a sus clientes a mejorar la eficiencia, la vía para conseguirlos

pasa por proyectos que enfocan sus impactos en alguna de las dimensiones anteriores, sin olvidar nunca

las otras dos. La vía elegida marcará la profundidad del impacto y el horizonte temporal en que se

consigue. En este documento se presentan los servicios de Improva para el diagnóstico y mejora de la

cohesión organizativa.

Colaboración en la

resolución de

problemas

Modelo de

dirección

participativo

Procesos

Transversales

gestionados

La Fase 1 de análisis tiene por objetivos:

El ámbito de actuación estará centrado en el mantenimiento de máquinas.

En la Fase 2, de implantación y mejora se realizará la puesta en marcha del nuevo modelo garantizando los impactos económicos y de eficiencia previstos, soportándolo con el acompañamiento y los programas formativos necesarios.

Esta propuesta tan solo hace referencia a la Fase 1.

Dada la problemática identificada Improva propone la realización de un análisis previo a la implantación de cambios. Dicho análisis debería permitir: Cuantificar el potencial de mejora existente en cuanto a:

Aprovechamiento de los recursos humanos asociados a los procesos logísticos: administración, planificación, logística interna. Necesidad de contenedores Cantidad y longitud de los movimientos internos: tanto de suministro a producción como entre almacenes. Cargos por errores e incumplimientos de cliente.

Identificar las áreas de mejora en cuanto a: Organización del personal en las áreas: distribución de actividades y recursos dedicados, rol de los mandos en las áreas. Procesos de trabajo: Planificación logística y lotes productivos, procesos administrativos, movimiento de materiales. Gestión operativa de las áreas: planificación y programación de la actividad de las áreas y disponibilidad de información para la gestión. Polivalencia del personal y necesidades formativas de los mandos.

Identificar las barreras existentes para la implantación prestando especial atención a las posibles resistencias individuales. Se buscará la implicación de las personas clave durante esta fase diagnóstico para buscar la implantación de cambios con el mínimo desgaste posible de toda la organización.

Excelencia operativa en Improva. Cohesión.

La cohesión operativa se busca a través de 4 grandes áreas de actuación.

Objetivos

Transversales

compartidos

OPERACIONES PERSONAS

Cohesión: Modelo de dirección participativo

El conseguir el máximo nivel de implicación de las personas en la organización depende de los

modelos de dirección, empapan el funcionamiento de la organización y frecuentemente no somos

conscientes de ellos. Un modelo de dirección concreto se refleja en el tipo de conversaciones

existentes en la organización desde que se establecen los objetivos hasta los procesos de resolución

de problemas cuando nos encontramos con barreras para alcanzar los objetivos.

Un modelo de dirección participativo implica que las conversaciones son bidireccionales, que el

despliegue de objetivos se produce en base a conversaciones. El núcleo del sistema es el comité de

dirección, la forma en que se desarrollan las conversaciones en el mismo acaba siendo un reflejo de

como se desarrollarán en el resto de la organización.

Cohesión: Objetivos transversales compartidos

Para garantizar que los distintos niveles de la organización trabajan según las mismas prioridades que

la dirección, es necesario disponer de un buen sistema de despliegue de objetivos de forma que cada

individuo trabaje enfocado en objetivos individuales consistentes con los objetivos corporativos.

Dichos objetivos individuales se alcanzan a través del desarrollo de iniciativas/proyectos cuyo

impacto agregado genera los resultados deseados. Los modelos básicos más ampliamente empleados

son dos: Balanced Scorecard y Hoshin Kanri.

Sin embargo, la tendencia natural es que el establecimiento de objetivos sea excesivamente

vertical/departamental y las iniciativas requieran del apoyo entre áreas para ser ejecutadas. Con

directivos con tendencia a enfocarse en sus propias áreas, el sistema de despliegue y seguimiento de

objetivos debe garantizar que cada individuo sea capaz de identificar con facilidad el impacto de su

actuación más allá de su área/departamento.

Cohesión: Procesos transversales gestionados

Cuanto más transversal es un proceso:

Más difícil es establecer para él unos estándares de referencia por su, en general, alto nivel de

variabilidad y dependencia de las personas.

Tiende a no haber un responsable único del procesos o es una de las partes implicadas en el

proceso con tendencia a tener una visión parcial o con dificultades para arbitrar entre sus

objetivos departamentales y los corporativos.

Al tener los procesos muchas interfases departamentales tienden a generar que estas

interfases funcionen con frecuencia y se favorezca generar tensiones entre áreas.

Tiende a haber conflictos interdepartamentales en relación a los recursos compartidos.

Unos procesos adecuadamente estandarizados, con responsabilidades claras y unos buenos sistemas

de gestión facilitan el trabajo en equipo y aislar las responsabilidades cuando se producen incidencias

Cohesión: Colaboración en la resolución de problemas

Por bien que estén definidos procesos y objetivos, la diferencia entre la situación deseada y la

situación real genera un continuo de actuaciones por parte de toda la organización que

frecuentemente requieren de colaborar más allá de las fronteras de cada departamento individual.

Cuando los procesos a seguir en caso de incidencias o la calidad de la comunicación y de las

relaciones entre individuos no son los más adecuados, la resolución de problemas tiende a

eternizarse y surgen tensiones internas con facilidad.

Podemos hablar de relaciones poderosas cuando nuestro estilo de relación nos permite ampliar

nuestro abanico de oportunidades a partir de la construcción de vínculos saludables con las personas

que forman nuestras redes de convivencia profesional: ser reconocido y reconocer, ser aceptado y

aceptar, ser valorado y valorar, ser querido y querer a otros, sentirse cuidado y cuidar. A partir de una

dinámica relacional fundamentada en la reciprocidad podemos articular relaciones sólidas que

fundamenten organizaciones poderosas.

Análisis para la mejora de la cohesión.

Fases del análisis

Implantación

de mejoras 1 2 3 4 5

Conocer

Procesos y

Sistemas

Convivir

Con la realidad de

la organización

Cuantificar

Evaluando la

Magnitud de los

problemas

Analizar

Obtener

diagnóstico final

Desarrollar

Plan de actuación

Planificación Detallada

Programación Semanal

Contrastar Diagnóstico

Programación Semanal

Conocer procesos y sistemas

Se realizarán entrevistas a dirección para conocer los comités existentes: agendas, participantes, información manejada (informes/indicadores), frecuencia, asistentes y modelo de seguimiento de la actividad.

Se trabajará con la organización para conocer el sistema de despliegue de objetivos existente: Plan estratégico, calendario del despliegue de objetivos, sistemática para el establecimiento de objetivos, documentación de soporte del sistema,… Planes e iniciativas vinculadas con los objetivos y el modelo de gestión de las iniciativas y de seguimiento de los objetivos.

Se mapeará el proceso de desarrollo y lanzamiento de producto y los sistemas de gestión asociados: desde la identificación de la oportunidad de mercado, en relación al plan estratégico, hasta su llegada al mercado, pasando por: investigación y sus fases, calidad, búsqueda de proveedores, industrialización. Se realizarán sesiones de trabajo con diversidad de empleados para profundizar en las oportunidades de mejora del proceso desde la perspectiva interna.

Se analizará la diferente naturaleza de los problemas a los que se enfrenta la organización y las pautas de comportamiento de la organización: problemas operativos en los procesos, desviaciones de objetivos, desviaciones de proyectos, incidencias de cliente. En el caso de existir procedimientos definidos de actuación se identificarán y mapearán dichos procesos.

Modelo de dirección participativo

Objetivos transversales compartidos

Procesos transversales gestionados

Colaboración resolución problemas

Convivir con la realidad

Comprensión de las dinámicas relacionales internas del Codir: Test Evaluación dimensiones de un Equipo; dinámicas relacionales internas Discrepancia-Consenso, Miedo-Aceptación. Se analizará el estilo de relación del Codir.

Se participará en diversos comités a nivel de dirección analizando el enfoque desde la perspectiva de los objetivos, la eficiencia en la actuación y con especial énfasis en el impacto de las relaciones.

Se convivirá con mandos y trabajadores de las diferentes áreas implicadas en el proceso de desarrollo y lanzamiento de producto con especial atención a todo aquello que esté relacionado con las interfases entre áreas:

Reuniones de coordinación de proyectos,

Coordinación entre personas de diferentes áreas frente a problemas e incidencias,.

A lo largo de las jornadas profundizaremos con cada individuo en:

Su percepción sobre cómo su trabajo afecta a los demás.

Grado de asimilación de los objetivos corporativos.

Objetivos personales y proyectos en los que se encuentra implicado.

Cómo se organiza su trabajo en función de sus prioridades y la relación de éstas con los objetivos.

Principales preocupaciones en cuanto a su relación con otras áreas.

Otros aspecto que se identifiquen a lo largo del análisis.

Impacto del espacio en la comunicación entre áreas.

Modelo de dirección participativo

Objetivos transversales compartidos

Procesos transversales gestionados

Colaboración resolución problemas

Se cuantificará la eficiencia del funcionamiento de los diferentes comités auditados desde la perspectiva de la calidad de las relaciones y de la colaboración.

Se cuantificará el nivel de alineamiento, tanto vertical como transversal, de la organización con los objetivos corporativos. Para ello se utilizarán:

Sondeos basados en los objetivos desplegados o simulaciones de despliegue de objetivos desarrollados con dirección. Los propios cuestionarios desarrollados a partir de la observación de comportamientos en el día a día.

Se desarrollarán estudios específicos para evaluar el impacto económico derivado de desviaciones en los objetivos en el desarrollo de los proyectos de lanzamiento de producto. Se profundizará en las causas de dichas desviaciones a través del análisis de información histórica, la realización de muestreos de problemas en los que se analizarán las causas y su evitabilidad.

Sobre muestras de problemas identificados se profundizará en: • Su identificación: fecha, nivel jerárquico, definición del problema. • Su diagnósticos: fecha, nivel jerárquico, definición del problema. • La actuación: fecha, nivel jerárquico, definición del problema. • El seguimiento de la actuación.

Modelo de dirección participativo

Objetivos transversales compartidos

Procesos transversales gestionados

Colaboración resolución problemas

Cuantificar los problemas

Analizar la información

Una vez realizados todos los estudios necesarios en Improva trabajaremos en el análisis de todas las problemáticas identificadas. La perspectiva de análisis integra 4 dimensiones diferentes: Procesos, Sistemas de gestión, Organización, Capacitación. El manejar información desde el nivel estratégico hasta el nivel operativo hace que se manejen grandes cantidades de datos en el momento del análisis. Los sistemas visuales de presentación de Información que empleamos facilitan que dicho análisis se realice de manera eficiente, sin perder la perspectiva estratégica del proyecto. Dicho soporte, además, facilita la transmisión y asimilación de conclusiones por parte del cliente. Se realizará una presentación preliminar de conclusiones a dirección en la que se validará el trabajo realizado, se valorará la necesidad de profundizar en aquellos aspectos que la dirección considere no cubiertos y se dará el visto bueno, validadas las conclusiones, para plantear un plan de actuación.

Planificar la actuación

Se preparará una propuesta de modelo de organización que facilite la cohesión organizativa. Mínimo esfuerzo necesario para el alineamiento y máxima facilidad de interacción entre áreas.

Organización entendida no sólo como organigrama sino también como forma de entender la interacción entre las personas, que considera la comunicación como eje central de la misma.

Se propondrá un modelo de gestión que contemple desde la estrategia hasta su despliegue a los diferentes niveles. Dicho modelo deberá garantizar al consistencia vertical y transversal de objetivos. Se propondrán también mejoras en el modelo de gestión de los procesos de resolución de problemas y la del proceso de desarrollo y lanzamiento de producto

Propuesta de necesidades formativas técnicas:

Despliegue de objetivos.

Visión sistémica de la organización.

Técnicas colaborativas y de resolución de problemas.

Gestión de procesos transversales…

como de gestión:

Trabajo en equipo.

Relaciones efectivas…

Se identificarán las mejoras a realizar en el proceso transversal elegido que permitan un funcionamiento equilibrado del mismo y con niveles superiores de efectividad desde el punto de vista de coste, plazo calidad,... Dicho proceso estará soportado por mejoras en las otras tres áreas de actuación: Organización, Sistema de gestión y Capacitación.

El conjunto de iniciativas a desarrollar se concretarán en un mapa de proyectos estratégicos a desarrollar en los próximos tres años con un plan detallado para el primer año.

Para empezar:

Analizar

Plan de proyecto.