Modelos de Gestión para la Transparencia y Acceso a la

Información en entidades Públicas

José Villa Córdova

INTRODUCCIÓN

• La Gestión Pública produce ingentes cantidades de documentos como resultado y reflejo de las actividades (funciones) necesarias para el cumplimiento de sus fines.

Los documentos no tienen solo importancia en la organización (interna), sino también para la ciudadanía (externa), en tanto garantizan derechos y deberes, para la administración, los ciudadanos, siendo una herramienta útil de control, verificación y auditoría de las actuaciones desarrolladas por los funcionarios y servidores públicos

La Gestión Pública y la Transparencia y Acceso a la Información

• La relación es compleja, en virtud de las necesidades de nuestros “clientes”.

• Cada necesidad de información pública demanda transparencia y acceso obligatorio, su negación es un precedente de malas prácticas.

• la información sirve para la modernización de la gestión pública, rendición de cuentas, protección de nuestros derechos, prolongación de nuestros actos (memoria),

• Entonces nacen varias interrogantes: ¿la información es interoperable?, ¿su gestión es trazable,?, ¿es oportuna?, es reutilizable?, Es reductible o simplificable?, portable?, cuantificable?, rentable?, sustentable?, sostenible?, en definitiva podemos acceder a ella?..... En definitiva nos planteamos existen pautas a seguir?

¿QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL?

DefiniciónGestión de documentos: Área de la gestión administrativa encargada de conseguir eficacia y economía en la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos

1988. Diccionario de Terminología Archivística, del Consejo Internacional de Archivos

DefiniciónGestión de documentos, véase Tratamiento de documentos administrativos: Conjunto de procedimientos u operaciones técnicas que, basados en el estudio y análisis de la producción, tramitación, utilización e información contenida en los documentos, tiene como resultado el establecimiento de normas sobre las transferencias, la eliminación y/o conservación permanente, y accesibilidad de las series documentales.

1995. Diccionario de Terminología Archivística, del M. de Cultura (España)

DefiniciónGestión de documentosCampo de la gestión responsable del control sistemático y eficiente en la creación, recepción, mantenimiento, utilización, preservación y evaluación de documentos, que incluye procesos para la captura y mantenimiento de la evidencia de las actividades y operaciones en forma de documentos, e información sobre éstas.

2001. ISO 15489-1:2001. información y Documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades

Política

Responsabilidades

Requisitos

Procesos

Instrumentos

Mejora

GESTIÓNDOCUMENTAL

Ensayo y error

Buenas Prácticas en GD

BMP y BSC en procesos

Acuerdo Nacional

Políticas Nacionales

Políticas Institucionales

Manuales

Normas

Guías y Directrices

Participación

Transparencia

Colaboración

SAI, RAI

Roles

Documentos previosTiempos

Fases

decisiones

Política de gestión de documentos

una declaración de intenciones

en la que se exponen

grandes líneas de actuación

Es

y los objetivos

que una organización

quiere alcanzar

en relación a la

gestión de los documentos

funciones actividades

pudiéndose incluir en la

misma,

un resumen del plan de actuación

y de los procedimientos para conseguirlo

que emite o recibe en el ejercicio de sus

COMPONENTES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

RESPONSABILIDADES

¿Quién hace qué?

Archiver@s

• El diseño, la implementación, y el mantenimiento de

sistemas y procedimientos

• La formación de usuarios

Políticos / Ejecutivos

TICs / Administradores de sistemas

Emplead@s

REQUISITOS

Principalmente, la creación de documentos:

Auténticos (que es lo que afirma ser, que ha sido

creado o enviado por la persona que afirma que lo ha

creado o enviado; y que ha estado creando o enviando

en el momento que afirma

Fiables (cuyo contenido puede ser considerado una

representación completa y precisa)

Utilizables, documento que puede ser localizado,

recuperado, presentado e interpretado.

INSTRUMENTOS

Necesarios para llevar a cabo dichos procesos.

Podemos destacar:

Cuadro de clasificación basado en las actividades

Calendario de conservación de series documentales

Tabla de acceso y seguridad

Glosario de vocabularios controlado

También hay herramientas no específicas de la gestión documental

pero que nos sirven para determinadas operaciones, como por

ejemplo:

Análisis del marco normativo

Análisis de riesgos

Elementos

Entrantes: expectativas y necesidades informativas, documentos, legislación…Proveedores: organización y ciudadaníaControles internos: informes, auditores, indicadores de rendimiento, control de la ejecución, normativa interna, manuales de procedimientos, cartas de servicios…Controles externos: auditorías externas, reclamaciones ciudadanas, legislación…Recursos: humanos (archiveros, informáticos, plantilla), materiales (espacio, equipamiento), informativos (manuales, bibliografía, directrices) y financieros. Productos: elección del sistema, procesos esenciales, instrumentos de trabajo, planes operativos, formación orientada)

Análisis de fuentes de información relevantes

Fuentes de información

internas Personal de la organización

Fuentes de información externas

·Investigación previa sobre requerimientos funcionales

·Análisis llevado a cabo para el diseño e implementación de otros sistemas de información

·Tablas de disposición / Calendarios de conservación

·Políticas corporativas, guías internas, manuales de procedimiento, programas de control de calidad, etc.

·Directivos

·Personal técnico

(archiveros / gestores

documentales)

·Gestores

·Encargados del

control de calidad

·Legislación que afecte a la organización

·Normas internacionales de gestión de documentos

·Las mejores prácticas de gestión de documentos

Los Modelos de Gestión

• Es el patrón para conseguir la calidad y excelencia en la gestión.• Un modelo de Gestión Documental se emplea para la

aplicación de estándares que permita un esquema teórico que facilite la comprensión y homogénea implementación de un sistema de gestión documental en una organización

Estrategia. Es clave que la organización se mantenga concentrada en el objetivo a los componentes de la gestión y que busque un modo de propiciar un constante crecimiento de sus activos

Ejecución. Cumplir con los objetivos establecidos y,si es posible, excederlos. Con el fin de que sus operaciones sean ejecutadas con excelencia.

Sin Modelo de Gestión

No se establecen tiempos

Se rota al personal continuamente

Se desconocen las autoridades

Existe pérdida de documentos

Se trabaja en torno a resultados

Se terceriza la responsabilidad del archivo

Se restringe el acceso a los documentos

No se actualizan los procedimientos técnicos de archivo - AGN

Que modelo de gestión necesitamos?

• Universal para todo “tipo documental”• General para todo “formato o soporte”• Único para documentos producidos (emitidos y recibidos) por una entidad

pública, privada, persona natural o jurídica, etc.• Integrador de roles, perfiles, funciones, actividades, competencias y

metas.• Sustentable y sostenible en el tiempo• Efectivo (eficacia, eficiencia) en la obtención de resultados.• Adaptable a toda clase de archivos.• Evaluador de la calidad del servicio a través de la supervisión y la auditoría,

de esta forma cualquier modelo de gestión se debe poder evaluar para garantizar lo procedimientos y procesos de los sistemas de gestión de documentos son conformes y se obtienen los resultados previstos.

El Modelo de Gestión RedRTA• Financiado por Eurosocial durante el año 2014, tuvo la participación

de distintos países de América Latina, entre los que se encuentra España, Brasil, Ecuador, México, Colombia, Chile, Argentina y Perú.

• Este modelo fue elaborado por los especialistas de la red, altamente capacitados en materia de gestión documental y archivos.

• El Modelo de Gestión de Documentos y administración de archivos para la RTA está basado en buenas prácticas internacionales y en el respeto por la diversidad de políticas archivísticas, nacionales y regionales de los países integrantes en la Red y de las normas, legislación y reglamentos vigentes en los respectivos ordenamientos jurídicos nacionales.

• http//mgd.rta.org• El modelo está dividido en guías

Conclusiones:

• La Gestión Pública para resultados demanda Modelos de Buenas Prácticas en toda gestión.

• El modelo de gestión documental es una herramienta que dirige o guía las labores de un servidor público en una entidad.

• El Archivo Institucional tiene como obligación implementarlo o readaptarlo a sus necesidades a corto, mediano o largo plazo.

• Las buenas prácticas determinan la elaboración de modelos efectivos, eficientes y eficaces.

• Debe existir interconexión, comunidades y prácticas encargadas de velar por su implementación y evolución.