Módulo2 j rivad

PLAN DE CAPACITACIÓN EN HERRAMIENTAS DE GOOGLE DRIVE APLICADOS A LA

DOCENCIA UNIVERSITARIA. CASO UPEL-IPB

Propósito del curso

Capacitar a los docentes participantes del curso, en el conocimiento y manejo de las herramientas Google Drive para crear y compartir información con diferentes tipos de documentos. Así se contribuirá eficazmente al proceso de enseñanza-aprendizaje de los estudiantes de la institución.

Actividades a desarrollarse

Creación y manejo práctico de un documento en Drive (crear, guardar, subir, enlaces, imágenes, compartir, imprimir, publicar…).

Creación y manejo práctico de una hoja de cálculo en diferentes aplicaciones y situaciones (crear, guardar, modificar, formatos, fórmulas, insertar, compartir, publicar…).

Creación y manejo práctico de una presentación en diferentes aplicaciones y situaciones (crear, guardar, subir, imágenes, animaciones, colorear, videos, publicar, compartir…).

Los documentos creados siempre se compartirán con otros usuarios, por diferentes medios.

Realizar modelos de evaluación con educaplay, para incorporarlos durante el desarrollo del curso y que los participantes puedan autoevaluarse sobre lo aprendido.

Recursos

Cuenta de Correo Gmail, Conexión estable a Internet, Audífonos, Micrófono, Cámara web instalada, Navegador web funcionando, Documento preparado sobre tres herramientas de Google Drive (Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones).

Tiempo

Manejo de Documentos: 4 horas. Hoja de Cálculo: 3 horas. Presentaciones: 3 horas.

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HERRAMIENTAS DE GOOGLE DRIVE: DOCUMENTOS, HOJA DE CÁLCULO Y

PRESENTACIONES

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INDICE

MANEJO DE DOCUMENTOS...........................................................................................................5

INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................5

CÓMO CREAR Y GUARDAR UN DOCUMENTO......................................................................5

CÓMO SUBIR DOCUMENTOS.....................................................................................................6

MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS..........................................................................................6

Par cambiar el color del texto y de fondo.................................................................................6

Para cambiar el tamaño de texto y el interlineado..................................................................6

Para cambiar el estilo de párrafo y de título.............................................................................7

Herramienta Copiar formato.......................................................................................................7

INSERTAR UN ENLACE................................................................................................................7

AÑADIR UN COMENTARIO..........................................................................................................8

INSERTAR IMÁGENES..................................................................................................................9

COMPARTIR DOCUMENTOS......................................................................................................9

PUBLICAR DOCUMENTOS........................................................................................................10

IMPRIMIR DOCUMENTOS..........................................................................................................10

Para imprimir en Google Chrome............................................................................................10

Para obtener una vista previa de impresión e imprimir en Firefox o en Safari..................10

HOJA DE CÁLCULO.........................................................................................................................12

CREAR Y GUARDAR HOJAS DE CÁLCULO...........................................................................12

MODIFICAR HOJA DE CÁLCULO..............................................................................................13

Para modificar el contenido de una celda..............................................................................13

Para formatear los datos de un intervalo de celdas..............................................................14

DAR FORMATOS..........................................................................................................................14

AÑADIR FORMULAS....................................................................................................................14

Funciones anidadas..................................................................................................................14

Para resaltar fórmulas...............................................................................................................15

INSERTAR GRAFICOS................................................................................................................15

COMPARTIR HOJAS DE CÁLCULO.........................................................................................17

PUBLICAR......................................................................................................................................18

COMPARTIR EN LA WEB...........................................................................................................18

PRESENTACIONES.........................................................................................................................19

CREAR Y GUARDAR...................................................................................................................20

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SUBIR UNA PRESENTACIÓN....................................................................................................20

AÑADIR ANIMACIONES..............................................................................................................21

PONER COLORES.......................................................................................................................21

INSERTAR IMÁGENES................................................................................................................22

INSERTAR UN VIDEO.................................................................................................................23

INSERTAR WordArt YOTROS OBJETOS.................................................................................23

VER LAS PRESENTACIONES....................................................................................................23

COMPARTIR..................................................................................................................................24

INSERTAR EN LA WEB...............................................................................................................24

PUBLICAR EN LA WEB...............................................................................................................25

Referencias........................................................................................................................................25

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MANEJO DE DOCUMENTOS

INTRODUCCIÓN

Con Google Docs se puede crear, compartir y editar documentos online con facilidad.

Algunas de las cosas que se pueden hacer con documentos en Google Docs son:

Convertir la mayoría de tipos de archivos al formato de Google Docs.

Dar estilo y formato a documentos con opciones como copiar formato, márgenes,

espaciado y fuentes.

Compartir con otros usuarios y colaborar en un documento. Permitirles ver, modificar

o comentar.

Colaborar online en tiempo real y chatear con otros usuarios.

Revisar el historial de revisiones de los documentos y volver a cualquier versión

anterior.

Descargar documentos de Google Docs al computador en los formatos de Word,

Open Office, RTF, PDF, HTML o ZIP.

Traducir documentos a otro idioma.

Enviar documentos como archivos adjuntos a otros usuarios.

Para empezar a utilizar Google Docs, solo hay que iniciar sesión con la cuenta propia de

Google en http://docs.google.com.

CÓMO CREAR Y GUARDAR UN DOCUMENTO

Hay distintas formas de empezar a utilizar los documentos de Google Docs: se puede crear

un nuevo documento online o subir uno ya creado.

Para crear un documento, se debe acceder a Mi unidad en Google Drive, dar un clic en el

botón Crear de color rojo y selecciona Documento en el menú desplegable.

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http://drive.google.com/

http://docs.google.com/

Apenas se asigna un nombre o se empieza a escribir, Google Docs lo guardará

automáticamente cada pocos segundos. Al inicio del documento, se puede ver la

información acerca de la última vez que se guardó. Siempre se puede acceder al documento

abriendo Mi unidad en http://drive.google.com

Para guardar una copia del documento en su equipo, solo hay que descargarlo. En el

documento, acceder al menú Archivo y llevar el ratón a la opción Descargar como.

Seleccionar luego uno de los tipos de archivo indicados: HTML (comprimido), RTF, Word,

Open Office, PDF y texto sin formato.

El documento se descargará al equipo.

CÓMO SUBIR DOCUMENTOS

Se pueden subir documentos ya creados a Google Docs en cualquier momento. Al subirlos,

pueden conservar su tipo de archivo original o ser convertidos al formato de Google Docs. Si

se convierten al formato de Google Docs, se podrán modificar y colaborar online desde

cualquier equipo.

Nota: al cargar documentos, las imágenes que contengan quedan como imágenes (en vez

de convertirlas a texto mediante la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres).

Se pueden subir los siguientes tipos de archivo: html, txt, odt, rtf, doc y docx, pdf.

Para subir un documento:

1. Dar clic en el ícono Subir de la esquina superior izquierda de la lista de documentos.

2. Dar clic en Archivos... y seleccionar el documento a subir.

3. Dar clic en Abrir.

4. Marcar la casilla junto a "Convertir documentos, presentaciones, hojas de cálculo y

dibujos a los formatos correspondientes de Google Docs" para poder modificarlo y

colaborar online en él. Los archivos de documento subidos convertidos al formato de

Google Docs no pueden ocupar más de 1 MB.

5. Clic en Iniciar la subida. El archivo subido aparecerá en la lista de documentos.

MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Par cambiar el color del texto y de fondo

Para elegir el color del texto de los documentos, marcar el fragmento de texto a modificar.

Luego dar clic en el menú "A" de la barra de herramientas y elegir un color.

Para cambiar el color de fondo del texto, marcar el fragmento de texto a modificar. Luego

dar clic en el ícono de rotulador en el menú de la barra de herramientas y elegir un color.

Para cambiar el tamaño de texto y el interlineado

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Para cambiar el tamaño del texto del documento, solo hay que seleccionarlo y hacer clic en

el menú desplegable del tamaño de texto de la barra de herramientas. Por defecto, este

menú está definido en 11pt. Cuando se seleccione un tamaño de texto nuevo, los cambios

se aplicarán al texto seleccionado.

Para cambiar el interlineado del documento o añadir un espacio antes o después de un

párrafo, dar clic en el botón de interlineado en el extremo derecho de la barra de

herramientas.

Luego seleccionar una opción en el menú.

Para cambiar el estilo de párrafo y de título

En el menú "Estilos" de la barra de herramientas se muestra el estilo del texto seleccionado

en un documento y permite cambiar el estilo o borrar el formato. Para ver la lista de

encabezados disponibles, dar clic en el menú que aparece a la izquierda del menú Fuente

de la barra de herramientas, o dar clic en Formato y seleccionar Estilos de párrafo. Luego

seleccionar uno de los estilos, que van desde "Título 1", el mayor, hasta "Título 6", el menor.

Herramienta Copiar formato

Google Docs permite copiar el formato aplicado a una sección de texto determinada a otra

sección mediante la herramienta "Copiar formato". Para usarla, seleccionar el texto con el

formato a copiar. Luego dar clic en el ícono de la brocha de la barra de herramientas y

selecciona el texto a aplicar el formato. El formato del texto original se aplicará al texto

seleccionado.

Para cambiar el formato a más de un fragmento dentro del documento, dar doble clic en el

ícono de la brocha. Se accede a un modo que permite destacar múltiples selecciones de

texto y aplicar el mismo formato a cada selección. Cuando se haya terminado de aplicar el

formato a estas selecciones, dar de nuevo un clic en el ícono de la brocha.

También se puede usar la herramienta Copiar formato con combinaciones de teclas.

Ctrl+Opción+C copia el formato del texto seleccionado y Ctrl+Opción+V aplica el formato

copiado a otra selección de texto.

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INSERTAR UN ENLACE

Para insertar un enlace en un sitio web o a un documento online a modo de referencia:

1. Dar clic en el lugar del documento donde se quiere que aparezca el enlace.

2. Dar clic en el menú desplegable Insertar y seleccionar Enlace... o clic en el ícono

del enlace en la barra de herramientas. Aparece la ventana "Modificar enlace"

(figura).

3. Introducir el texto que se desea se muestre como enlace (si ya se ha seleccionado

un texto concreto, aparecerá en el campo "Texto que se mostrará"). Dejar este

campo en blanco para que se muestre todo el enlace en el documento.

4. Seleccionar "Dirección web" o "Dirección de correo electrónico".

5. Poner una URL (o una dirección de correo electrónico, si se ha seleccionado

"Dirección de correo electrónico") en el segundo cuadro de texto.

6. Dar clic en Aceptar.

AÑADIR UN COMENTARIO

Los comentarios son para añadir notas al texto normal del documento y son visibles para

lectores y colaboradores. Pueden ser de gran ayuda para establecer una comunicación con

los colaboradores acerca de partes específicas del documento, así como para crear notas

sobre los cambios realizados o que hay que hacer. Si se publica el documento como una

página web o si se lo imprime, los comentarios desaparecen.

Para añadir comentarios a un documento:

1. Colocar el cursor donde se desea que aparezca el comentario o marcar el texto a

comentar.

2. Acceder al menú Insertar y seleccionar "Comentario".

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3. Seleccionar el ícono de Comentario. Se puede también usar la combinación de

teclas Ctrl+Alt+M para insertar un comentario.

4. Escribir el comentario en la casilla que aparece a la derecha del documento y dar clic

en el botón Comentar.

5. Para resolver un comentario o una conversación, dar clic en el comentario y otro clic

en Resolver.

Para ver el historial de comentarios en una conversación, dar clic en Comentarios en la

parte superior derecha del documento.

INSERTAR IMÁGENES

Para mejorar un documento se insertan imágenes, de la siguiente manera:

1. Acceder al menú Insertar y seleccionar Imagen.

2. Según la imagen que se desea añadir al documento, dar clic en Subir, URL,

Búsqueda de imágenes de Google o Álbumes web de Picasa y:

Subir: seleccionar una imagen del computador dar clic en el botón Subir.

URL: insertar la URL de una imagen de la Web y dar clic en Seleccionar.

Búsqueda de imágenes de Google: introducir un término de búsqueda para

buscar una imagen con la Búsqueda de imágenes de Google y dar clic en

Buscar imágenes. Una vez encontrada, dar clic en la imagen y en el botón

Seleccionar.

Álbumes web de Picasa: dar clic en una imagen en miniatura del álbum.

Luego escoger una imagen y dar clic en el botón Seleccionar.

COMPARTIR DOCUMENTOS

Una vez creado un documento de Google Docs, se puede compartirlo con otros usuarios. Se

puedes hacerlo desde la lista de documentos o directamente desde el documento.

En la Lista de documentos, elegir el documento a compartir (se pueden seleccionar

varios documentos) y acceder al menú desplegable Más. Luego colocar el cursor

encima de Compartir... y seleccionar Compartir...

Desde el propio documento, dar clic en el botón azul Compartir que aparece en la

parte superior derecha de la ventana.

A continuación:

1. En la casilla que aparece debajo de "Añadir a personas", escribir las direcciones de

correo electrónico de las personas con quienes se desea compartir el documento.

2. A la derecha de la lista de nombres, en el menú desplegable, seleccionar "Puede

ver", "Puede editar" o "Puede comentar".

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3. Si se desea añadir un mensaje a la invitación, dar clic en Añadir mensaje y escribirlo

en el cuadro de texto que aparece.

4. Dar clic en Compartir y guardar. Si no se desea enviar ninguna invitación,

desmarcar la opción "Enviar notificaciones por correo electrónico (recomendado)".

Los otros usuarios podrán seguir accediendo al documento desde su Lista de

documentos, pero no recibirán ninguna invitación por correo electrónico.

En el cuadro de diálogo "Configuración de uso compartido", se puede ver quién tiene acceso

al documento, cambiar el nivel de acceso de los usuarios, suprimir a editores, a

comentaristas y a lectores, así como cambiar la opción de visibilidad del documento.

PUBLICAR DOCUMENTOS

Cuando se ha terminado de crear y modificar un documento, se puede publicarlo en una

página web. Acceder al menú Archivo y seleccionar Publicar en la Web... Luego dar clic en

Iniciar la publicación.

Se puedes enviar la URL de un documento a otros usuarios y ellos pueden introducirla en la

barra de direcciones de su navegador para verlo.

IMPRIMIR DOCUMENTOS

Para hacer una copia en papel del documento, se puede imprimirlo directamente desde

Google Chrome o desde un archivo PDF en cualquier otro navegador.

Para imprimir en Google Chrome

Cuando se imprime en Google Chrome, el documento se imprime tal cual aparece en

Google Docs. Por eso no existe la opción de obtener una vista previa de la impresión.

Para imprimir el documento:

1. Desde el documento en cuestión, seleccionar Archivo > Imprimir.

2. Se abre un cuadro de diálogo de configuración de la impresión a realizarse.

3. Una vez seleccionadas las opciones pertinentes, dar clic en el botón Imprimir.

Para obtener una vista previa de impresión e imprimir en Firefox o en Safari

Para imprimir un documento en Firefox o en Safari:

1. Desde el documento en cuestión, seleccionar Archivo > Imprimir.

2. Se crea automáticamente un archivo PDF del documento indicado. Luego abrir el

archivo PDF.

3. En el lector de PDF, ir al menú Archivo y selecciona Imprimir.

4. Se abre un cuadro de diálogo de configuración para la impresión.

5. Seleccionar el botón Imprimir.

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Se puede también descargar el documento en otro formato de archivo e imprimir el archivo

resultante. Para descargar un documento:

1. Desde el documento, ir al menú Archivo y seleccionar Descargar como...

2. En el submenú de Descargar como..., seleccionar el formato de archivo en el que

se desea descargar el documento.

3. Buscar el archivo que se haya descargado en el equipo y abrirlo.

4. Imprimir el archivo descargado.

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HOJA DE CÁLCULO

Con las hojas de cálculo de Google Docs se puede crear, compartir y editar hojas de cálculo

online con facilidad. Así por ejemplo:

Importar y convertir datos en los formatos .xls, .csv, .txt y .ods

Exportar datos en formato .xls, .csv, .txt y .ods, como en archivos PDF y HTML.

Aplicar formato y modificar fórmulas, por lo que se pueden calcular resultados y

mostrar los datos.

Chatear en tiempo real con otros usuarios que estén modificando una hoja de

cálculo.

Crear gráficos y también gadgets.

Insertar una hoja de cálculo o una sección de una hoja de cálculo en un blog o sitio

web.

Para empezar a utilizar las hojas de cálculo de Google Docs y otras aplicaciones en Google

Drive, solo hay que iniciar una sesión con una cuenta de Google en http://drive.google.com.

CREAR Y GUARDAR HOJAS DE CÁLCULO

Hay varias formas de empezar a utilizar las hojas de cálculo de Google Docs: se puede

crear una nueva hoja de cálculo de Google Docs, o subir una ya creada y guardada en el

computador.

Para crear un documento nuevo, ir a la Lista de documentos, dar clic en el botón rojo Crear

y seleccionar Documento en el menú desplegable.

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Apenas se asigna un nombre o se empieza a escribir, Google Docs lo guarda



abriendo Mi unidad en http://drive.google.com

Para guardar una copia del documento en el computador, solo hay que descargarlo. En el

documento en cuestión, seleccionar el menú Archivo y colocar el cursor sobre la opción

Descargar como. Seleccionar uno de los siguientes tipos de

archivo: .csv, .html, .ods, .pdf, .xls o .txt. El archivo se descargará en el computador.

En cualquier momento se pueden subir hojas de cálculo ya creadas a Google Docs. Al

subirlas, se puede conservar su tipo de archivo original o convertirlas al formato de Google

Docs. Si se las convierte al formato de Google Docs, se podrá modificarlas y colaborar

online desde cualquier computador.

Se pueden subir los siguientes tipos de archivo: xls y xlsx, ods, csv, tsv, txt, tsb.

Para subir una hoja de cálculo:

1. Dar clic en el icono para subir documentos que aparece en la parte superior

izquierda de la Lista de documentos.

2. Dar clic en Archivos... y selecciona el documento que quieras subir.


4. Marcar la casilla junto a "Convertir documentos, presentaciones, hojas de cálculo y

dibujos a los formatos correspondientes de Google Docs" para poder modificarlo y

colaborar online en él. Los archivos de documento subidos convertidos al formato de

Google Docs no pueden ocupar más de 1 MB.

5. Clic en Iniciar la subida. El archivo subido aparecerá en la lista de documentos.

Las hojas de cálculo subidas que se conviertan al formato de Google Docs no pueden

ocupar más de 20 MB y deben tener menos de 400.000 celdas y de 256 columnas por hoja.

MODIFICAR HOJA DE CÁLCULO

Para modificar el contenido de una celda

Para poner contenido en una celda vacía, basta con dar clic en ella y añadir el contenido.

Para modificar una celda con contenido, hay que dar doble clic en ella. También se puede

dar clic en la celda una vez y pulsar Enter o F2.

Cuando se modifica el contenido de una celda, se pueden también insertar saltos de línea

para mejorar el aspecto del texto, por ejemplo, al escribir una dirección. Para insertar un

salto de línea, colocar el cursor en una celda y pulsar Ctrl+Enter.

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Para formatear los datos de un intervalo de celdas

Se pueden formatear los datos de las hojas de cálculo de varias formas, mediante las

opciones de la barra de herramientas de la hoja de cálculo. Para saber qué permite hacer

cada opción, colocar el cursor encima del ícono correspondiente de la barra de

herramientas; se verá un mensaje explicativo.

Las principales opciones de formato son: imprimir, deshacer o rehacer la última operación,

cambiar el formato de número, de fecha o de moneda, dar formato a los contenidos de la

celda, cambiar el tamaño de la fuente, añadir negrita o tachar texto, cambiar el color del

texto o un color de fondo, añadir bordes, alinear texto, combinar celdas horizontalmente en

filas seleccionadas, ajustar texto y añadir fórmulas.

DAR FORMATOS

En una hoja de cálculo, se puede cambiar el formato de los números a decimales,

porcentajes y notación científica, entre otros. Se puede también elegir entre varios formatos

de fecha y moneda para mostrar los datos correctamente.

Para dar formato a números, fechas o monedas de una hoja de cálculo, o para cambiarlo:

1. Seleccionar el intervalo de celdas a formatear o modificar.

2. Dar clic en el ícono 123 de la barra de herramientas.

3. Seleccionar el formato de número, de fecha o de moneda a aplicar al intervalo de

celdas.

AÑADIR FORMULAS

Se puede añadir una fórmula a cualquier celda de una hoja de cálculo, introduciendo el

signo de igual (=) seguido del nombre de la función. La función de sugerencia automática

muestra un cuadro con el nombre y la sintaxis de la fórmula que se está creando.

Funciones anidadas

Una función utilizada junto con otra en la misma celda se denomina "función anidada".

Cuando se combinan funciones en las hojas de cálculo de Google Docs, primero se calcula

la función de primer nivel. La función anidada se halla entre paréntesis y se usa como un

componente de la función que la rodea.

Así, si se desea calcular el valor absoluto de una suma de varios números en el intervalo de

celdas A1:A7, primero se calcula la suma de estos números, escribiendo "=SUM(A1:A7)" en

la celda. Para calcular el valor absoluto de esta suma, hay que anidar la fórmula de la suma

en la fórmula de valor absoluto. Para calcular ambas fórmulas en una única celda, se

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escribirá "=ABS(SUM(A1:A7))". Entonces la función =SUM() se calcula primero y se utiliza

como componente de la función =ABS().

Para resaltar fórmulas

Cuando en una fórmula se hace referencia a otras celdas, se usan otros colores para dar

facilidad en crear la fórmula. Cuando se da un clic en la celda en la que se ha creado la

fórmula, también se marcan esas celdas (figura).

INSERTAR GRAFICOS

Se pueden crear gráficos, modificarlos, obtener una vista previa de ellos y personalizarlos.

Primero hay que introducir datos en la hoja de cálculo y luego seleccionar el intervalo de

celdas deseado. Después seleccionar Insertar > Gráfico del menú de la barra de

herramientas para empezar a crear un gráfico.

Cuando se han elegido los datos a incluir en el gráfico y seleccionado Insertar > Gráfico, se

podrá modificarlo, personalizarlo y, además, obtener una vista previa de él. Se puede

modificar el intervalo de datos a mostrar en el gráfico, en la pestaña Inicio del cuadro de

diálogo para gráficos, y obtener una vista previa de los tipos de gráfico recomendados. Los

tipos de gráfico son recomendados en función del intervalo de datos seleccionado. En esta

pestaña, también se pueden intercambiar filas y columnas, y marcar la primera columna o

fila como etiquetas para el gráfico que se cree.

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En la pestaña de Gráficos, se pueden examinar los diferentes tipos de gráfico y obtener

distintas vistas previas de los datos en función del tipo seleccionado.

Si el formato de los datos no coincide con el formato requerido por un determinado tipo de

gráfico, en el cuadro de vista previa se desplegará el mensaje "El formato de datos no

coincide con los datos actuales", junto con sugerencias para asignar el formato correcto a

los datos.

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En la pestaña Personalizar se puede personalizar el gráfico. En esta pestaña, se puede

asignar un nombre al gráfico y a sus ejes, elegir el diseño y personalizar los colores que

representan los datos. Igual que para las otras pestañas del cuadro de diálogo, se puede

obtener una vista previa del gráfico antes de guardar los cambios.

COMPARTIR HOJAS DE CÁLCULO

Una vez creada la hoja de cálculo de Google Docs, se puede compartirla con otros usuarios.

Se lo puede hacer desde su Lista de documentos o directamente desde el documento.

Desde la Lista de documentos, seleccionar el documento a compartir (también

pueden seleccionarse varios documentos) y acceder al menú desplegable Más.

Colocar luego el cursor encima de Compartir... y seleccionar Compartir...

Desde el documento, dar un clic en el botón azul Compartir que aparece en la parte

superior derecha de la ventana.

A continuación:


correo electrónico de las personas con quien se desea compartir el documento. Se

puede añadir una sola persona o bien una lista distribución.

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3. Para añadir un mensaje a la invitación, dar clic en Añadir mensaje y escribirlo en el

cuadro de texto que aparece.


desmarcar la opción "Enviar notificaciones por correo electrónico (recomendado)".

Los otros usuarios podrán acceder al documento desde su Lista de documentos,

pero no recibirán ninguna invitación por correo electrónico.

Se puede ver quién tiene acceso a la hoja de cálculo, en el cuadro de diálogo "Configuración

de uso compartido", y se puede también cambiar el nivel de acceso de los usuarios, suprimir

a editores, a comentaristas y a lectores, así como cambiar la opción de visibilidad de la hoja

de cálculo.

PUBLICAR

Una vez creada y modificada la hoja de cálculo, se puede publicarla en una página web.

Acceder al menú Archivo y seleccionar Publicar en la Web... Luego dar clic en Iniciar la

publicación.

Se puede enviar la URL de la hoja de cálculo en cuestión, a otros usuarios, para que puedan

introducirla en la barra de direcciones de su navegador y ver la hoja de cálculo.

COMPARTIR EN LA WEB

Ya publicada la hoja de cálculo, se puede compartirla con otros usuarios incrustándola (en

su totalidad o en parte) en un sitio web o blog.

1. Publicando la hoja de cálculo siguiendo los pasos anteriormente indicados, se

genera una URL única.

2. Se debe usar esta URL para incrustar la hoja de cálculo en el sitio web o blog.

Se puede también insertar una hoja de cálculo en un sitio de Google Sites. Dar clic en

Editar página > Insertar > Hoja de cálculo desde su sitio particular. Se debe introducir la

URL de la hoja de cálculo para poder incrustarla.

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http://sites.google.com/site

PRESENTACIONES

Utilizando las presentaciones de Google Docs se puede crear, compartir y modificar

presentaciones online, así por ejemplo:

Compartir presentaciones con otros usuarios.

Subir presentaciones existentes y convertirlas con facilidad al formato de

presentaciones de Google Docs.

Descargar presentaciones como archivos .pdf, .ppt o .txt

Insertar imágenes y videos y aplicar formato a las diapositivas.

Insertar y publicar presentaciones en un sitio web.

Graficar organigramas, diagramas de flujo, diagramas de diseño y más, directamente

en las presentaciones.

Insertar transiciones, animaciones y temas para mejorar las presentaciones.

La nueva versión de las presentaciones en Google Docs también permite colaborar con

otros usuarios para crear historias cautivantes. Crear presentaciones en colaboración es

muy simple, ya que se puede:

Ver exactamente lo que están haciendo los demás colaboradores, con marcadores

de presencia de colores.

Simultáneamente con otros usuarios desde diferentes ubicaciones, modificar una

presentación.

Ver el historial de revisiones para saber quién ha introducido cambios o recuperar

versiones anteriores.

Compartir nuevas ideas, o iniciar una conversación mediante el chat integrado.

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Es conveniente usar y familiarizarse con la versión más reciente de las presentaciones de

Google Docs. Antes de cambiar a la nueva versión, hay que asegurarse de utilizar un

navegador moderno. Se explica a continuación, cómo habilitar la nueva versión:

1. Dar clic en el ícono de rueda dentada de la lista de documentos y seleccionar la

opción de configuración de documentos.

2. En la pestaña de edición de la página de configuración, marcar la casilla junto a la

opción para crear las nuevas presentaciones con la versión más reciente del editor

de presentaciones.

3. Dar clic en Guardar.

Para empezar a utilizar las presentaciones de Google Slides, basta iniciar sesión con la

cuenta personal de Google.

CREAR Y GUARDAR

Hay varias formas de empezar a utilizar las presentaciones de Google Docs: crear una

nueva presentación online, subir una ya creada o utilizar una plantilla de la galería de

plantillas.

Para crear una nueva presentación, acceder a la Lista de documentos, dar clic en el botón

rojo Crear y seleccionar la opción Presentación del menú desplegable que aparece.

A penas se asigne un nombre o se empiece a escribir, Google Docs lo guardará



en cualquier momento, abriendo la Lista de documentos en http://docs.google.com.

Para hacer una copia de la presentación en el computador, solo hay que descargarla. Para

eso, en el documento en cuestión, seleccionar el menú Archivo y colocar el cursor sobre la

opción Descargar como. Seleccionar uno de los siguientes tipos de archivo: PNG, JPEG,

SVG, PPTX, PDF o TXT. La presentación se descargará en el equipo.

SUBIR UNA PRESENTACIÓN

Se pueden subir en cualquier momento presentaciones ya creadas, a Google Docs. Al

subirlas, se puede guardar su tipo de archivo original o convertirlas al formato de Google

Docs. Si se la convierte al formato de Google Docs, se podrá modificarla y compartirla online

desde cualquier computador.

Se pueden subir los siguientes tipos de archivo: ppt, pptx, pps.

Para subir una presentación:

1. Dar clic en el ícono para subir documentos que aparece en la parte superior

izquierda de la Lista de documentos.

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https://docs.google.com/settings?id=docs

2. Dar clic en Archivos... y seleccionar el documento a subir.


4. Para poder modificarla y colaborar online, marcar la casilla junto a "Convertir

documentos, presentaciones, hojas de cálculo y dibujos, a los formatos

correspondientes de Google Docs". Los archivos del documento subido que se

conviertan al formato de Google Docs, no pueden ocupar más de 1 MB.

5. Dar clic en Iniciar la subida. Los archivos se mostrarán en la Lista de documentos.

AÑADIR ANIMACIONES

Las animaciones dinamizan las diapositivas. Son también una buena forma de revelar texto

u objetos paso a paso en una diapositiva. Por ejemplo, se podrían tener cinco elementos de

texto y mostrarlos uno por uno en una diapositiva, dando un clic cada vez.

Usando transiciones, se puede hacer que cambiar de una diapositiva a otra sea más

interesante. Se pueden añadir o modificar transiciones de diapositivas y animaciones en el

panel "Animaciones". Se indica cómo habilitar el panel "Animaciones":

Acceder al menú Diapositiva y seleccionar Cambiar transición.

Acceder al menú Ver y seleccionar Animaciones.

Acceder al menú Insertar y seleccionar Animaciones.

El panel Animaciones está dividido en dos niveles. En la parte superior, se verán las

distintas opciones de transición. Usar el menú desplegable para elegir una transición para la

diapositiva seleccionada. Elegir la opción que aparece debajo del menú desplegable para

aplicar esta transición a todas las diapositivas de la presentación. En la parte inferior,

pueden aplicarse animaciones al texto y a los objetos.

PONER COLORES

Para cambiar el color del texto y de los objetos, marcar uno o varios objetos. Dar clic en el

ícono Texto o Color de relleno en la barra de herramientas. Elegir un color en el selector

de color (figura).

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Se puede también crear colores personalizados para texto o para objetos. Cuando se abra

el selector de color, seleccionar Personalizar... (Añadir un color en la versión anterior de

presentaciones de Google Docs) o seleccionar uno de los cuadros de color personalizado en

blanco. Elegir entonces un color personalizado, añadir un color por nombre o insertar un

valor hexadecimal.

INSERTAR IMÁGENES

Las imágenes sirven mejorar las presentaciones. Se indican algunas formas de insertar una

imagen en una presentación:

Arrastrar y soltar una imagen en una diapositiva directamente desde el equipo,

subir una imagen guardada en el equipo.

Insertar la URL de una imagen pública de Internet.

Usar una imagen encontrada mediante la Búsqueda de imágenes de Google.

Seleccionar una imagen de uno de sus Álbumes web de Picasa.

Antes de usar una imagen de Internet, hay que asegurarse de que se tiene el derecho para

hacerlo. Las imágenes que se insertan deben estar en los formatos de archivo .PNG, .JPEG

o .GIF (no animado). La dimensión máxima permitida es de 2000 píxeles y su tamaño

máximo permitido es 2 MB.

Cómo insertar una imagen en una presentación:

1. Dar clic en el icono Insertar imagen en la barra de herramientas de presentaciones,

a la derecha del icono de texto T. También se puede ir al menú Insertar y

seleccionar Imagen.

2. Elegir una de las opciones para insertar una imagen, seleccionar un archivo,

introducir una URL o realiza una búsqueda.

3. Cuando se ha seleccionado una imagen, dar clic en Subir o en Seleccionar.

4. La imagen se insertará en la diapositiva seleccionada.

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Para mover la imagen a otro lugar de la diapositiva, solo hay que arrastrarla y soltarla. Para

modificar el tamaño de la imagen, se usan los controladores de las esquinas.

INSERTAR UN VIDEO

Para insertar en la presentación un video de YouTube:

1. Acceder al menú Insertar y seleccionar Video.

2. Buscar el video a insertar o introducir una URL de YouTube.

3. Ya seleccionado el video, marcar la casilla situada junto a la miniatura del video y dar

clic en Insertar video.

El video aparecerá en la presentación. Cuando éste empieza a reproducirse, se

puede maximizarlo al tamaño de una diapositiva dando clic en el ícono de pantalla

completa que aparece en la esquina inferior derecha del video.

INSERTAR WordArt YOTROS OBJETOS

A más de insertar imágenes y videos en una presentación, hay otros objetos que pueden

añadirse a las diapositivas. Así por ejemplo:

Insertar una forma en una diapositiva para crear un organigrama o añadir una

llamada.

Añadir una tabla para mostrar datos y comparaciones.

Insertar WordArt para dar un toque personal a los títulos y al texto.

VER LAS PRESENTACIONES

Para ver una presentación terminada, seleccionar Iniciar presentación en la parte superior

derecha de la pantalla.

Se abrirá una ventana nueva, donde se muestran las diapositivas de la presentación de una

en una. Para pasar de una dispositiva a la siguiente, usa las teclas de dirección del teclado,

o bien dar un clic en el ícono de flecha en la barra de color gris que se muestra en la parte

inferior de la presentación. Para cerrar el lector de presentaciones, pulsar la tecla Esc.

Cabe indicar que en la nueva versión de presentaciones de Google Docs, se dispone de

opciones adicionales de presentación, en la barra de herramientas que aparece en la parte

inferior de la ventana de presentación. En esta barra de herramientas se pueden seleccionar

las diapositivas de la lista a mostrar, abrir las notas del orador, imprimir la presentación o

descargarla en formato PDF o PPTX.

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También se pueden mostrar las diapositivas automáticamente en modo de presentación.

COMPARTIR

Una vez creada una presentación de Google Docs, se puede compartirla con otros usuarios.

Se puede hacerlo desde la Lista de documentos o directamente desde el documento.

Desde la Lista de documentos, elegir la presentación a compartir (también se puede

seleccionar varios documentos) y acceder al menú desplegable Más. Luego colocar

el cursor encima de Compartir... y seleccionar Compartir...

Desde el documento, dar clic en el botón azul Compartir que aparece en la parte

superior derecha de la ventana.

Posteriormente, seguir estas instrucciones:


correo electrónico de las personas con quienes compartir la presentación. Se puede

añadir a una sola persona o bien usar una lista distribución.



3. Si se desea añadir un mensaje a la invitación, dar clic en Añadir mensaje y escribirlo

en el cuadro de texto que aparece.


desmarca la opción "Enviar notificaciones por correo electrónico (recomendado)".

Los otros usuarios podrán acceder al documento desde su Lista de documentos,

pero no recibirán ninguna invitación por correo electrónico.

En el cuadro de diálogo "Configuración de uso compartido", se puede ver quién tiene acceso

a la presentación, cambiar el nivel de acceso de los usuarios, suprimir a editores, a

comentaristas y a lectores, y también cambiar la opción de visibilidad del documento.

INSERTAR EN LA WEB

Para insertar presentaciones en un blog o en un sitio web:

1. Abrir la presentación a publicar y acceder al menú Archivo.

2. Seleccionar Publicar en la Web...

3. Dar clic en el botón Iniciar la publicación.

4. Para elegir el tamaño de la presentación insertada, dar clic en el menú desplegable

Seleccionar tamaño de la presentación.

5. Para insertarla, pegar en el sitio web el código que aparece.

Una vez insertada una presentación, los otros usuarios podrán acceder al código e insertar

la presentación en otros sitios, dando clic en el botón Menú situado en la parte inferior

derecha de la presentación insertada.

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https://docs.google.com/

PUBLICAR EN LA WEB

Publicar una presentación permite mostrarla a otros usuarios. Uno elige quién puede

acceder a la presentación, compartiendo la URL que se obtiene al publicarla.

Usando Google Apps, el administrador del sitio web puede evitar que los documentos

publicados se compartan fuera de un dominio particular. Para cambiar esta configuración,

hay contactarse directamente con el administrador.

Para publicar una presentación:

1. Abrir la presentación a publicar y acceder al menú Archivo.

2. Seleccionar Publicar en la Web...

3. Dar clic en el botón Iniciar la publicación.

4. Compartir este enlace con los usuarios deseados para que accedan a la

presentación.

Se podrá acceder a la presentación desde esta URL, hasta que se elimine o interrumpa la

publicación de la presentación. Para detener la publicación, ir al menú Archivo y seleccionar

Publicar en la Web... Luego dar un clic en el botón Detener publicación.

Referencias

Tomado y adaptado de "Uso de documentos, hojas de cálculo y diapositivas". Centro de ayuda de Google Drive. Recuperado de https://support.google.com/drive/topic/2811739?hl=es&ref_topic=2799627

Mondet, O. "Outils collaboratifs Google Drive", Centre de Ressources en Économie Gestion, 2013. Recuperado de http://www.creg.ac-versailles.fr/spip.php?article610

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http://www.creg.ac-versailles.fr/spip.php?article610

https://support.google.com/drive/topic/2811739?hl=es&ref_topic=2799627

https://support.google.com/drive/topic/2811739?hl=es&ref_topic=2799627

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