No HALLAZGO DE AUDITORIA CAUSA ACCION DEL PLAN DE ...
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No HALLAZGO HALLAZGO DE AUDITORIA CAUSA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO RESPONSABLE DE LA ACCION Y SEGUIMIENTO FECHA INICIAL FECHA FINAL METAS AVANCES 1 Revisada la información contractual publicada en la Plataforma SIA Observa, se evidenció que a corte cierre de la auditoria en campo, la E.S.E Hospital Nuestra Señora de Santa Ana, No había cumplido con la rendición de la totalidad de la contratación suscrita en las vigencias 2018 y 2019 y demás información anexa requerida en la plataforma, al respecto se verifico que la entidad hizo rendición de 515 contratos en el año 2018 y 629 acuerdos de voluntades en el año 2019, cifras que difieren con las rendidas en la plataforma SIA Contraloría y los contratos publicados en el SECOP, es demasiado evidente que la entidad presenta enormes debilidades en el proceso de transparencia y específicamente en la publicidad de la contratación y prueba de ello es que la entidad hospitalaria de manera recurrente viene incumpliendo con su deber de reportar la información contractual al ente de control. Esta situación no le permite al Ente de Control pronunciarse objetivamente, en los análisis y reportes de información relacionados con la contratación realizada por la ESE Hospital Nuestra Señora de Santa Ana durante la vigencia objeto de estudio. Contraviniendo lo establecido en la resolución 023 de 2016, emanada de la Contraloría General del Departamento del Magdalena. Deficiente control y verificación de la información generada y reportada por la entidad 1)se procederá a realizar una auditoria interna de toda la contratación de las vigencias auditadas (2018 y 2019) , para verificar cuales han sido los contratos no reportados en la oportunidad procesal correspondiente. 2) la ESE se compromete a capacitar o contratar un equipo de profesionales que le permitan a la entidad subsanar observaciones planteadas ( las que puedan ser objeto de subsanación) y garanticen a la entidad el cumplimiento de todas las normatividades que en materia contractual sean aplicables para no incurrir en omisiones y extralimitaciones jefe de control interno, Gerencia, asesor externo en materia contractual 7 de diciem bre marzo del 21 1) auditar toda la contratación de las vigencias 2018 y 2019. 2) subsanar observaciones planteadas (las que puedan ser objeto de subsanación). 3) evitar que se sigan presentando las omisiones o extralimitacio nes observadas. 1) se empezó con el proceso de auditoria contractual de las vigencias 2018 y 2019. 2) se empezó a subsanar observaciones planteadas (las que puedan ser objeto de subsanación). Durante la vigencia 2020 se presentó un informe detallado de los hallazgos encontrados en materia contractual y su respectiva acción de mejoramiento .
Transcript of No HALLAZGO DE AUDITORIA CAUSA ACCION DEL PLAN DE ...
No
HALLAZGO
HALLAZGO DE AUDITORIA CAUSA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO RESPONSABLE DE LA
ACCION Y SEGUIMIENTO
FECHA
INICIAL
FECHA
FINAL
METAS AVANCES
1 Revisada la información contractual
publicada en la Plataforma SIA Observa,
se evidenció que a corte cierre de la
auditoria en campo, la E.S.E Hospital
Nuestra Señora de Santa Ana, No había
cumplido con la rendición de la totalidad
de la contratación suscrita en las
vigencias 2018 y 2019 y demás
información anexa requerida en la
plataforma, al respecto se verifico que la
entidad hizo rendición de 515 contratos
en el año 2018 y 629 acuerdos de
voluntades en el año 2019, cifras que
difieren con las rendidas en la
plataforma SIA Contraloría y los
contratos publicados en el SECOP, es
demasiado evidente que la entidad
presenta enormes debilidades en el
proceso de transparencia y
específicamente en la publicidad de la
contratación y prueba de ello es que la
entidad hospitalaria de manera
recurrente viene incumpliendo con su
deber de reportar la información
contractual al ente de control. Esta
situación no le permite al Ente de
Control pronunciarse objetivamente, en
los análisis y reportes de información
relacionados con la contratación
realizada por la ESE Hospital Nuestra
Señora de Santa Ana durante la vigencia
objeto de estudio. Contraviniendo lo
establecido en la resolución 023 de
2016, emanada de la Contraloría
General del Departamento del
Magdalena.
Deficiente control y
verificación de la información
generada y reportada por la
entidad
1)se procederá a realizar una auditoria interna
de toda la contratación de las vigencias
auditadas (2018 y 2019) , para verificar cuales
han sido los contratos no reportados en la
oportunidad procesal correspondiente. 2) la
ESE se compromete a capacitar o contratar un
equipo de profesionales que le permitan a la
entidad subsanar observaciones planteadas (
las que puedan ser objeto de subsanación) y
garanticen a la entidad el cumplimiento de
todas las normatividades que en materia
contractual sean aplicables para no incurrir en
omisiones y extralimitaciones
jefe de control interno,
Gerencia, asesor externo
en materia contractual
7 de
diciem
bre
marzo del
21
1) auditar
toda la
contratación
de las
vigencias 2018
y 2019. 2)
subsanar
observaciones
planteadas
(las que
puedan ser
objeto de
subsanación).
3) evitar que
se sigan
presentando
las omisiones
o
extralimitacio
nes
observadas.
1) se empezó
con el proceso
de auditoria
contractual de
las vigencias
2018 y 2019.
2) se empezó
a subsanar
observaciones
planteadas
(las que
puedan ser
objeto de
subsanación).
Durante la
vigencia 2020
se presentó
un informe
detallado de
los hallazgos
encontrados
en materia
contractual y
su respectiva
acción de
mejoramiento
.
2 Condición: Falta de oportunidad en la
publicación de la contratación en el
Sistema Electrónico de Contratación
Pública (Secop). Revisada la información
contractual publicada en el Secop por la
E.S.E. Hospital Nuestra Señora de Santa
Ana, se observa que la entidad no está
cumpliendo en su totalidad con el
principio de publicidad de acuerdo con
lo establecido en la Ley 1150 de 2007, en
el Decreto Ley 019 de 2012 y Ley 1712
de 2014, la entidad auditada con corte
31 de diciembre de 2018, había
publicado solo 159 contratos de más de
500 acuerdos que fueron celebrados en
esa vigencia y para el año 2019 solo
publicaron 128 contratos, de un total de
más de 600 acuerdos celebrados,
sumado a esto muchos de los procesos
contractuales publicados fueron
publicados de manera extemporánea
hasta doce meses después de su
celebración, la mayoría no contienen la
totalidad de la información requerida,
algunos incluso aparecen con solo un
documento anexo. Es demasiado
evidente que la entidad presenta
enormes debilidades en el proceso de
transparencia y específicamente en la
publicidad de la contratación. Esta
práctica irregular ha venido siendo
recurrente por parte de la entidad.
Falta de planeación y control
de los procedimientos
administrativos
contractuales.
1)se procederá a realizar una auditoria interna
de toda la contratación de las vigencias
auditadas (2018 y 2019) , para verificar cuales
han sido los contratos no publicados en la
oportunidad procesal correspondiente.2) la
ESE se compromete a capacitar o contratar un
equipo de profesionales que le permitan a la
entidad subsanar observaciones planteadas (
las que puedan ser objeto de subsanación) y
garanticen a la entidad el cumplimiento de
todas las normatividades que en materia
contractual sean aplicables para no incurrir en
omisiones y extralimitaciones. 3) la ESE se
compromete a realizar la modificación del
Manual interno de contratación, toda vez que
este posee muchas imprecisiones que hacen
incurrir en error, por ejemplo para los
contratos celebrados mediante la molalidad de
contratación directa y cuya cuantía no supere
los 30 SMLMV, el manual dispone que no será
indispensable su publicación o invitación de
participación.
jefe de control interno,
Gerencia, asesor externo
en materia contractual
7 de
diciem
bre
21 de
marzo 2020
1) auditar
toda la
contratación
de las
vigencias 2018
y 2019. 2)
subsanar
observaciones
planteadas (
las que
puedan ser
objeto de
subsanación).
3) evitar que
se sigan
presentando
las omisiones
o
extralimitacio
nes
observadas. 4)
modificar el
manual de
contratación
de la entidad.
1) se empezó
con el proceso
de auditoria
contractual de
las vigencias
2018 y 2019.
2) se empezó
a subsanar
observaciones
planteadas
(las que
puedan ser
objeto de
subsanación).
Durante la
vigencia 2020
se presentó
un informe
detallado de
los hallazgos
encontrados
en materia
contractual y
su respectiva
acción de
mejoramiento
.
3 Condición: En el análisis de los procesos
contractuales suscritos por la entidad se
evidenció que los estudios previos
fueron elaborados de manera
deficiente, en la mayoría de los estudios
previos revisados se evidenció que
corresponden a un solo modelo tipo, la
entidad no tiene en cuenta si el contrato
es del tipo de suministro o prestación de
servicios. Los mismos estudios no
expresan de manera clara la necesidad
que se pretende satisfacer a través de la
contratación, los objetos contractuales
Negligencia y falta de
transparencia en las
actuaciones como servidor
público.
1)se procederá a proyectar las futuras
contrataciones con aplicación de las
normativas que en materia contractual sean
aplicables 2) la ESE se compromete a proyectar
las futuras contracciones cumplimento todas
las ritualidades requeridas en las etapas
precontractuales, contractuales y post
contranaturales. Los expedientes
contractuales deberán cumplir con la lista de
chequeo anexa a este informe como anexo N°
001. 3) la ESE se compromete a realizar la
modificación del Manual interno de
contratación, toda vez que este posee muchas
jefe de control interno,
Gerencia, asesor externo
en materia contractual
7 de
diciem
bre
21 de
marzo 2020
1) subsanar
observaciones
planteadas (
las que
puedan ser
objeto de
subsanación).
2) evitar que
se sigan
presentando
las omisiones
o
extralimitacio
1) se han
impartido
directrices en
materia
contractual a
la gerencia
para que se
propenda en
las futuras
contratacione
s por apego a
las
normatividad
no son claros y precisos de acuerdo a la
necesidad a satisfacer, los estudios
previos no definen la experiencia e
idoneidad requerida para la escogencia
del contratista, así como las obligaciones
exigidas al futuro contratista son
generales y no detallan realmente las
actividades a ejecutar y los resultados
esperados, sumado a esto no queda
establecido entre otras de manera clara
la justificación de los aspectos, técnicos
y económicos que determinaron el valor
del contrato. Por último, la entidad en
todos los estudios señala acogerse a lo
establecido en el decreto 1082 de 2015,
en cuanto a la elaboración de los
estudios previos, no obstante, lo
evidenciado en el proceso de auditoría,
claramente la entidad no desarrolla una
planeación con el rigor que exige la
norma.
imprecisiones que hacen incurrir en error, por
ejemplo el artículo 18, párrafo primero, que:
“Estudios y documentos previos. El presente
artículo no es aplicable a los procesos de
contratación cuya cuantía sea inferior a (30)
salarios mínimos legales mensuales vigentes,
este valor sería igual para los contratos sin
formalidades plenas los cuales deberán los
siguiente iten”.
nes
observadas. 3) proyectar las
futuras
contracciones
cumplimento
todas las
ritualidades
requeridas en
las etapas
precontractua
les,
contractuales
y post
contranatural
es. 4)
implementar
para las
futuras
contratacione
s la lista de
chequeo
anexa a este
informe como
anexo N° 001.
3) modificar el
manual de
contratación
de la entidad.
contractual
aplicable.
4 Condición: En varios de los contratos
seleccionados se detectó la ausencia de
informes de supervisión de los mismos;
en los informes que se evidenciaron en
los expedientes contractuales, se denota
que los mismos se limitan a certificar de
manera general el cumplimiento del
objeto contratado, no presentan
detalles de la prestación del servicio, así
como tampoco aspectos claves en el
desarrollo y ejecución del contrato, tales
como evidencias y registros de la labor
de supervisión.
-Falta de una comunicación
al supervisor sobre la
designación realizada.
-No existen actividades por
parte del supervisor tales
como solicitud de informes,
aclaraciones y explicaciones
sobre el desarrollo de la
ejecución contractual.
1) La ese se compromete para las futuras
contrataciones a realizarles una
reinducción a los supervisores
contractuales sobre los aspectos claves
en el desarrollo y ejecución, los cuales
deben ser tenidos en cuenta al momento
de realizar un informe de supervisión.
jefe de control interno,
Gerencia, asesor externo
en materia contractual,
funcionarios de nivel
directivo.
Aplica
ción
inmedi
ata
Aplicación
inmediata
1)reinducción
a los
supervisores
contractuales
sobre los
aspectos
claves en el
desarrollo y
ejecución
1) se ha
realizado
reinducción a
los
supervisores,
se le ha
capacitado
sobre la
manera en
que debe ser
ejercida la
supervisión de
los contratos y
los alcances
de dicha
actividad.
5 Condición: En desarrollo del proceso
auditor en la revisión de los contratos de
Prestación de Servicios, se observaron
deficiencias en varios de los estudios
previos, empezando porque la entidad
no justificaba y expresa de manera clara
la necesidad que se pretende satisfacer
a través de la contratación. Sumado a
esto la entidad no realiza invitación a
presentar propuesta al contratista, así
como tampoco la entidad deja
consignada la verificación de los
requisitos de experiencia e idoneidad.
-Falta de previsión,
planeación por parte del área
asesora en contratación.
-Falta de exigencia a los
contratistas como condición
previa para considerar su
contratación con el Estado,
que permita conocer su
idoneidad y experiencia.
1) la ESE se compromete a proyectar las
futuras contracciones cumplimento
todas las ritualidades requeridas en las
etapas precontractuales, contractuales y
post contranaturales, para el caso en
particular de la observaciones se
justificará de mejor manera la necesidad
de la contratación, se elaborará un
documento tipo donde se invite al
contratista a presentar propuesta y este
solo será contratado si cumple con las
exigencias de identidad y experiencia
exigidas en los estudios previos
jefe de control interno,
Gerencia, asesor externo
en materia contractual.
Aplica
ción
inmedi
ata
Aplicación
inmediata
1) justificar
de mejor
manera la
necesidad de
la
contratación,
2) elaborar
un
documento
tipo donde se
invite al
contratista a
presentar
propuesta y
este solo será
contratado si
cumple con
las exigencias
de identidad y
experiencia
exigidas en los
estudios
previos
1)se han
proyectado
nuevos
modelos tipos
de contratos,
cada uno
ajustado a la
necesidad de
la
contratación y
fundamentad
os en la
normatividad
aplicable al
desarrollo de
la actividad
contractual.
6 Condición: En la muestra seleccionada
de los contratos de suministros, se
observan deficiencias en las etapas del
proceso contractual, en los estudios
previos no se entrega una definición
clara y precisa de las necesidades que se
pretenden contratar, no se determinan
las especificaciones técnicas o
condiciones del suministro a adquirir.
No se observaron en los expedientes
contractuales estudios de mercado y/o
análisis de costos que permitan
determinar costos aproximados y
proyección en el tiempo de los
elementos a adquirir; no se evidencian
invitación a presentar propuesta o
cotizaciones, órdenes de compra y los
informes de supervisión se limitan a
certificar aspectos generales del
contrato y certificar cumplimiento del
objeto contratado.
Falta de planeación por parte
del área asesora en
contratación, falta de control
y seguimiento al proceso
contractual.
1) la ESE, se compromete a aplicar en las
futuras contrataciones lo dispuesto en
Articulo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082
de 2015, donde establece como deber
de las entidades estatales, hacer durante
la etapa de planeación, un análisis
necesario para conocer el sector, el
análisis debe permitir conocer el sector
relativo al objeto del proceso de
contratación desde la perspectiva legal,
comercial, financiera, organizacional,
técnica; por lo anterior la entidad
realizará para los contratos referidos un
estudio de mercado a través de
cotizaciones para determinar los precios
unitarios de cada ítem contenido en las
especificaciones técnicas y
adicionalmente, indagará cual ha sido
sido el costo de contratos con
características similares, suscritos por
Entidades prestadoras de salud de igual
jefe de control interno,
Gerencia, asesor externo
en materia contractual.
Aplica
ción
inmedi
ata
Aplicación
inmediata
1) aplicar en
las futuras
contratacione
s lo dispuesto
en Articulo
2.2.1.1.1.6.1
del Decreto
1082 de 2015,
Las
contratacione
s de la
vigencia 2021
se han
proyectado
con apego a lo
dispuesto en
Articulo
2.2.1.1.1.6.1
del Decreto
1082 de 2015,
es decir que
para cada
proceso
contractual se
hace un
análisis del
sector para
conocer cual
es valor
nivel en departamento del Magdalena
y en otros Departamentos
promedio a
contratar.
7 Atendiendo a las inconsistencias de la
información administrativa y financiera
reportada por la entidad en la
plataforma SIA, y considerándose que no
se incorporaron la totalidad de los
procesos en el informe y las
observaciones planteadas por el auditor
en los aspectos financieros la cuenta
rendida por la E.S.E. Hospital Nuestra
Señora de Santa Ana para el período
2019, presentó una calificación
EFICIENTE con un puntaje de 90.7 0/0 de
acuerdo a la metodología fijada en la
Guía de Auditoria Territorial.
Deficiente control y
verificación de la información
generada y reportada por la
entidad.
1) la ESE se compromete a capacitar o
contratar un equipo de profesionales que
le permitan a la entidad subsanar
observaciones planteadas ( las que
puedan ser objeto de subsanación) y
garanticen a la entidad el cumplimiento
de todas las normatividades que en
materia contractual sean aplicables para
no incurrir en omisiones y
extralimitaciones
jefe de control interno,
Gerencia, asesor externo
en materia contractual.
Aplica
ción
inmedi
ata
Aplicación
inmediata
1) contratar
un equipo de
profesionales
que le
permitan a la
entidad
subsanar
observaciones
planteadas (
las que
puedan ser
objeto de
subsanación)
y garanticen
a la entidad el
cumplimiento
de todas las
normatividad
es que en
materia
contractual
sean
aplicables
para no
incurrir en
omisiones y
extralimitacio
nes
Se ha
convocado a
la gerencia y a
su equipo
jurídico a que
se realicen los
reportes ante
la pagina de la
plataforma
SIA y en ese
sentido se ha
ha realizado
seguimiento
para
efectivamente
se haga el
reporte. Es
preciso
mencionar
que no se han
cumplido con
la totalidad de
los reportes,
razón por la
cual se le
comunicado la
situación a la
gerencia para
que tome
medidas
sobre al
asunto.
8 Condición: En desarrollo de la auditoria
se le requirió a la administración de la
E.S.E Hospital Nuestra Señora de Santa
Ana, Copia en medio físico o magnético
del Acta del Informe de Gestión según
establece la ley 951 de 2005 y las
observaciones realizadas al mismo por el
Negligencia y falta de
transparencia en las
actuaciones como servidor
público.
1) no se puede hacer ningún plan de
mejoramiento en lo referente a dichas
vigencias porque dichos planes de gestión
o reposan en archivo, pero en lo que
corresponde al plan de gestión de la
vigencia 2020, si se encuentra en archivo
y está debidamente publicado en página.
No tiene responsables No
aplica
No aplica No aplica No aplica
actual Gerente. Sin obtener respuesta
por parte del ente hospitalario, donde se
evidenciará la entrega del Acta del
informe al culminar la Gestión por parte
de la administración saliente de la E.S.E
Hospital Nuestra Señora de Santa Ana,
representada en su momento por el
señor ANDRES DAVID BORBUA ACOSTA,
quien se presume no realizo la entrega
del Informe o Acta al Culminar la
Gestión, tal como lo señala la norma, así
como tampoco remitió copia del
informe a los entes de control.
9 Condición: En desarrollo del proceso
auditor se le solicito a la administración
municipal mediante oficio, la entrega del
Plan Anticorrupción de la vigencia 2019,
así como los seguimientos realizados al
mismo tal como lo señala la norma. La
entidad mediante certificación señala
que para la vigencia 2019 la
Administración de la Entidad
Hospitalaria no elaboró el Plan
Anticorrupción y por ende no realizó
ningún tipo de seguimiento.
Negligencia y falta de
transparencia en las
actuaciones como servidor
público.
En la vigencia 2019 y 2020 no hubo plan
anticorrupción toda vez que durante estas
vigencias no contábamos con jefe de control
interno y dicho plan se debe construir y hacerle
seguimiento entre la gerencia y funcionario
mencionado.
Frente a la ausencia por más de 180 días del
jefe de control interno de la entidad, Dr,
HELDER DE JESUS DELGADO RODERO, por mal
estado neurológico sin deterioro clínico, la
suscrita gerente, previo concepto de su equipo
jurídico, y previas observaciones realizadas por
la comisión delegada de la Contraloría
Departamental, al momento de practicar la
auditoria que hoy nos atañe, tomó la decisión
de poner a consideración del presidente de la
junta directiva del Hospital, la situación de
ausentismo presentada con el funcionario en
mención, y en consecuencia el Alcalde
Municipal luego de un estudio minucioso en la
carpeta del funcionario, HELDER DE JESUS
DELGADO RODERO, pudo observar que la E.P.S.
MUTUAL SER, Entidad Promotora de Salud a la
que se encuentra afiliado el citado funcionario,
no había expedido un concepto favorable de
rehabilitación del señor, HELDER DELGADO
RODERO, por su incapacidad y ausencia
temporal en el cargo que es superior a los 180
días.
Por lo expuesto anteriormente, se consideró
que le corresponde a la E.P.S. MUTUAL SER,
Gerencia y Control Interno Enero
1 de
2021
Enero 31 de
2021
implementar
plan
anticorrupció
n vigencia
2021
El plan
anticorrupció
n se cuenta en
proceso de
elaboración.
pagar a al señor, HELDER DE JESUS DELGADO
RODERO, un subsidio equivalente a la
respectiva incapacidad temporal, de su
afiliado, con cargo a sus propios recursos, de
conformidad con lo establecido en el artículo
142 del Decreto N° 19 de 2012.
En virtud de lo anterior el Alcalde Municipal,
decidió nombrar al Dr. LUIS ALBERTO TURIZO
GONZALEZ, por el tiempo que dure la ausencia
del titular del cargo.
Durante la vigencia 2020, la entidad le dio
aplicación al plan de la vigencia 2018.
La entidad se compromete a implementar en
plan anticorrupción de la vigencia 2021 y a
darle aplicabilidad.
10 Condición: Se evidenció en el proceso
auditor que existe una desorganización
administrativa en materia de gestión
documental de los procesos
contractuales suscritos por la entidad:
-Los documentos que conforman el
expediente en las distintas etapas de la
actuación contractual desde los estudios
previos hasta la liquidación del contrato
no se encuentran organizados
cronológicamente.
-Los expedientes de los contratos
suscritos por la entidad en sus diversas
tipologías, carecen de documentos
soportes (Invitación a presentar
propuesta, estudios de mercado, análisis
de riesgos, en algunos no hay
propuestas de los oferentes, evaluación
de las propuestas, entre otras) que
garanticen una buena planeación y den
certeza del cumplimiento del objeto
contratado.
-Falta de articulación entre
las dependencias que
intervienen en la formación
del expediente contractual.
-Falta de implementación del
sistema de gestión
documental.
1)la ESE se compromete a proyectar las futuras
contracciones cumplimento todas las
ritualidades requeridas en las etapas
precontractuales, contractuales y post
contranaturales. Los expedientes
contractuales deberán cumplir con la lista de
chequeo anexa a este informe como anexo N°
001.
jefe de control interno,
Gerencia, asesor externo
en materia contractual.
Aplica
ción
inmedi
ata
Aplicación
inmediata
1) evitar que
se sigan
presentando
las omisiones
o
extralimitacio
nes
observadas. 2) proyectar las
futuras
contracciones
cumplimento
todas las
ritualidades
requeridas en
las etapas
precontractua
les,
contractuales
y post
contranatural
es. 4)
implementar
para las
futuras
La entidad en
la vigencia
2021 empezó
a
implementar
la lista de
chequeo
proyectada
por el jefe
control
interno y en
los
expedientes
contractuales
s propende
por que cada
uno de ellos
contenga
todos los
documentos
precontractua
les,
contractuales
y post
-Los expedientes contractuales se
encuentran sin foliar e incompletos.
-En algunos expedientes contractuales
no se les incorpora la hoja de vida del
contratista en formato de la función
pública.
Lo anterior se origina por falta de
capacitación y entrenamiento sobre la
función archivística al talento humano
que labora en la Entidad, por falta de
controles implementados para el
manejo documental e inexistencia de
normativa interna y de acatamiento a las
reglas y principios generales que regulan
la función administrativa y archivística
de las entidades del Estado.
contratacione
s la lista de
chequeo
anexa a este
informe como
anexo N° 001.
contractuales
requeridos.
11 Dentro del proceso auditor se le solicito
a la administración de la E.S.E. Hospital
Nuestra Señora de Santa Ana, copia del
plan de adquisiciones de la entidad para
la vigencia 2018 y 2019 y sus respectivas
modificaciones e informe de ejecución.
No obstante, verificada la información
entregada por la entidad se comprobó
que la misma, solo elaboró el
documento plan de adquisiciones, no
realizo la publicación del mismo en la
plataforma del SECOP y no desarrollo
ninguna acción adicional, aun cuando se
evidenció que se adquirieron bienes y
servicios que no se encontraban
consignados en el plan de adquisiciones.
Esta situación genera riesgos debido a
que no identifica y justifica el valor de los
recursos requeridos por la entidad,
pudiendo presentarse sobrecostos y
falta de planificación en la compra de
bienes y servicios.
Falta de planeación,
desconocimiento de la
normatividad aplicable a la
institución.
La situación enunciada ya fue subsanada
porque ya se encuentra publicado en la pagina
web de la ESE
Gerencias Subsan
ado
Subsanado Subsanado Subsanado
12 Condición: La E.S.E. Hospital Nuestra
Señora de Santa Ana presenta
debilidades en la organización y archivo
de las hojas de vida de los trabajadores
de Planta, estas no se vienen archivando
en orden cronológico, algunas no se
encontraron legajadas ni foliadas, con
ausencia de documentos esenciales
como la misma hoja de vida en formato
de la función pública, decretos de
nombramiento, actas de posesión,
afiliación a Seguridad Social (Salud,
Pensión, ARL), como tampoco afiliación
a Fondos de Pensiones y Cesantías, entre
otras. Se evidencio que el área
encargada de talento humano no lleva a
cabo un procedimiento de gestión
documental que le permita tener
organizada la información que se
produce en cada una de las áreas de la
E.S.E Hospital. Generándose con esto el
riesgo de pérdida de la información y en
algunos casos alteración de los
documentos. Incumpliendo lo reglado
En el Título V de la Ley 594 de 2000.
Falta de compromiso por
parte de la alta Dirección y
negligencia en el desarrollo
de las funciones del área
encargada.
La Administración, se compromete con la
Contraloría Departamental, que organizara los
documentos que hacen parte del expediente u
Hoja de Vida de los trabajadores, legajándolas
de acuerdo a las sugerencias archivísticas del
Archivo General de la Nación, como Son: Hoja
de Vida, en formato DAFP y/o SIGEP,
documentos académicos de estudios, soportes
de Experiencias Laborales relacionadas en la
Hoja de Vida, Formatos de Afiliación a la
Seguridad Social, certificaciones de
antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales
La Gerencia y su equipo
administrativo
1/12/2
020
30/12/2023 Que todos los
expedientes u
hojas de vida
de los
trabajadores
de la E.S.E
Hospital
Nuestra
Señora de
Santa Ana,
esten
organizados
La ESE,
comenzó el
proceso de
organización
de acuerdo a
la ley de
archivos 594
de 2000.
13 Condición: En el desarrollo de la
auditoria, se evidenciaron debilidades
en el área de talento humano, se
evidencio que la dependencia no está
cumpliendo con el ingreso de las hojas
de vida del personal de Planta y de los
Contratistas vinculados a la E.S.E
Hospital Nuestra Señora de Santa al
SIGEP. Es responsabilidad del
representante legal y jefe o profesional
de talento Humano velar porque la
información que se incorpore en el
SIGEP se opere, registre, actualice, y
gestione de manera oportuna y que esta
sea veraz y confiable. El Jefe de Control
Interno o quien haga sus veces, como
responsable en el acompañamiento en
la gestión institucional, deben realizar
seguimiento permanente para que la
entidad cumpla con las obligaciones que
tienen los funcionarios de ingresar la
hoja de vida al SIGEP, en los términos y
las condiciones establecidas y de
acuerdo con las instrucciones que
imparta el Departamento
Administrativo de la Función Pública.
Falta de gestión del
funcionario encargado de
talento Humano y
debilidades en la evaluación y
seguimiento por parte de
control Interno
La Administración, se compromete con la
Contraloría Departamental, que organizara los
documentos que hacen parte del expediente u
Hoja de Vida de Personal de Planta y
Contratista, e ingresara la información al
Sistema de Gestión del Empleado Público -
SIGEP-, legajándolas de acuerdo a las
sugerencias archivísticas del Archivo General
de la Nación, como Son: Hoja de Vida, en
formato DAFP y/o SIGEP, documentos
académicos de estudios, soportes de
Experiencias Laborales relacionadas en la Hoja
de Vida, Formatos de Afiliación a la Seguridad
Social, certificaciones de antecedentes
disciplinarios, fiscales y judiciales
La Gerencia y su equipo
administrativo
1/12/2
020
30/06/2021 Que todos los
expedientes u
hojas de vida
de los
Empleados de
Planta y de los
Contratistas
de la E.S.E
Hospital
Nuestra
Señora de
Santa Ana,
estén
organizados
Se está
capacitando a
los
funcionarios y
se le están
asignando
fechas de
plazo que
diligencien sus
documentos
en el SIGEP.
14 Condición: La E.S.E Nuestra Señora de
Santa Ana Magdalena al momento de la
auditoria presenta deudas por concepto
de salarios y prestaciones sociales de sus
trabajadores causadas en las vigencias
2015, 2016, 2017, 2018 y 2019, de
acuerdo a la certificación presentada por
la ESE a la comisión auditora. Para la
comisión auditora esta situación denota
falta de planeación y de gestión eficiente
y eficaz de los recursos públicos,
representa un incumplimiento a los
pagos prioritarios como lo son los
salarios y prestaciones sociales de cada
uno de sus trabajadores, situación que
podría afectar el correcto
funcionamiento de los diferentes
servicios
Falta de controles y
seguimiento que le permitan
a la ESE priorizar sus gastos
de acuerdo a su misión
institucional.
Tal como deja constancia la Comisión
Visitadora, nuestra Institución está calificada
por parte del Ministerio de Salud y Protección
Social, como de Alto Riesgo para la vigencia
2019, lo que indica que el cumplimiento del
pago de Salarios y Prestaciones Sociales, de las
vigencias 2015 a 2019, es muy difícil de
comprometer como un Plan de Mejoramiento,
no obstante como toda Institución
Hospitalaria, incluida dentro del Plan de
Saneamiento Fiscal, solamente espera la
asignación de Recursos para cubrir estos
pasivos
La Gerencia 1/12/2
020
30/06/2021 Pagar estas
contingencias
y pasivos, con
la recepción
de los
Recursos del
Saneamiento
Fiscal, que ha
prometido el
Ministerio de
Salud y
Protección
Social, porque
ellos están
incluidos en
los valores
reportados en
este proceso
de
Saneamiento.
La ESE ha
adelantado
algunas
conciliaciones
judiciales y
extrajudiciales
con algunos
de los
trabajadores a
los que se le
adeudan
salarios. Por
otra parte es
importante
recalcar que la
gerencia con
su equipo
jurídico
informan que
hay algunos
casos en los
cuales no
tienen
derecho
algunos
trabajadores a
dichas
prestaciones,
razón por la
cual se
presentaron
descargos
ante las
distintas
autoridades
judiciales por
los procesos
de esta índole
adelantados
contra la
entidad,
15 Condición: Como resultado de la
Auditoria Gubernamental con enfoque
integral modalidad Especial practicada a
la E.S.E. Hospital Nuestra Señora de
Santa Ana sobre la Vigencia 2017, la
Administración de ésta, suscribió un Plan
de Mejoramiento, con el fin de adoptar
los correctivos necesarios de acuerdo
con las observaciones realizadas por la
La Contraloría General del
Departamento del Magdalena como
resultado de la evaluación del
cumplimiento y efectividad de las
acciones implementadas por la entidad
en el respectivo plan de mejoramiento,
solicito a la entidad que suministrara el
informe de avances de la ejecución del
plan de mejoramiento y los soportes y
demás evidencias del mismo,
obteniendo como respuesta por parte
de la entidad una certificación donde se
señala que la entidad no realizó ninguna
acción de mejora.
Falta de seguimiento, control
a los procesos
administrativos y negligencia
de la gerencia de la entidad.
Como administradora y responsable del
ejercicio de funciones de las vigencias
Abril.2020 a marzo 2024, me comprometo a
realizar y cumplir con los Planes de
Mejoramientos que se generan con ocasión de
mis actividades administrativas, fiscales y
financieras. Desafortunadamente ya por esas
vigencias pasadas no se pueden resarcir
Gerencia 1/12/2
020
30/06/2021 Realizar las
actividades de
Mejoramiento
comprometid
as en este
documento
En
cumplimeinto
16 Condición: Según lo evidenciado en
desarrollo de Auditoría, para la vigencia
2018 y 2019, la Administración de la
E.S.E Hospital Nuestra Señora de Santa
Ana no llevo a cabo ninguna acción
concerniente a la Oficina de Control
Interno, no hay soportes y evidencia
alguna que sustente el desarrollo se las
actividades de control interno,
incumpliendo con lo establecido en la
ley.
Falta de compromiso y de
apoyo de la administración
para el ejercicio del control
interno en la entidad.
Ya tomamos las medidas administrativas
pertinentes para superar la falta de funcionario
en esa Oficina de Control Interno, nombrando
un funcionario con el Perfil Profesional que
desempeñe desde Septiembre 2020 esa
funciones y realizar el ejercicio de control
interno de la Entidad, segun las normas
precisadas por la Comisión Visitadora
Gerencia 1/12/2
020
Hasta la
finalizacion
de los
compromis
os
adquiridos
Tener una
oficina de
Control
Interno, con el
acompañamie
nto que deba
hacer en los
procesos y
procedimient
os,
administrativa
s,
contractuales,
presupuestale
s, financieras y
todas aquellas
que sean
pertinentes y
generadoras
de confianza
en la
Administració
n Publica
Se creó el
PLAN ANUAL
DE
AUDITORIAS
VIGENCIA
2020,
proyectado
para
desarrollarse
durante el
último
trimestre del
año. En dicho
plan se
incluyeron las
siguientes
actividades:
Evaluar el
cumplimiento
de la
normatividad
vigente frente
a los procesos
de
contratación,
Evaluar la
efectividad de
la defensa
jurídica de la
Entidad,
Verificar el
funcionamien
to del sistema
de
información
de la entidad,
cumplimiento
de
requerimiento
s,
actualizacione
s del software,
Licencias,
Realizar
seguimiento
al reporte de
cajas por
venta de
servicio
particulares,
Realizar
seguimiento
al proceso de
facturación
por
eventualidade
s, Realizar
seguimiento a
las facturas
por cápita
(servicios
contratados
por las EPS),
Evaluar
efectiva
utilización de
los
medicamento
s e insumos de
almacén,
Evaluar
implementaci
ón de las
políticas de
seguridad y
salud en el
trabajo,
Evaluar la
efectividad
del Programa
de Auditoría
para el
Mejoramiento
de la Calidad
en la Atención
en Salud,
Adaptación
y/o
implementaci
ón y
evaluación de
las Guías de
Atención,
implementaci
ón y
evaluación de
parto
humanizado,
Evaluar el
cumplimiento
del proceso de
SIAU, Evaluar
el
cumplimiento
de la entrega
de informes
ante las
diferentes
entidades,
Verificar la
operatividad
de los Comités
institucionales
y Seguimiento
al
cumplimiento
de las
evaluaciones
de
desempeño
laboral.
Nota: En el
presente
documento se
adjunta el
cronograma
del plan de
auditoria
interna y la
información
recolectada
con el
desarrollo del
mismo (ver
informe).
Act
ivación del
comité el
comité
coordinador
de control
interno y
calidad de la
ese, y se
adopta la
nueva
metodología
del MECI,
integrado al
MIPG
institucional,
según decreto
1499 DE 2017
DEL DAFP,
donde se
implementó el
programa de
mejoramiento
continuo
PAMEC.
Se
realizaron
reuniones con
funcionarios y
contratistas
de diferentes
áreas con la
finalidad de
establecer
estrategias
para optimizar
su
funcionamien
to e impartir
directrices en
lo referente a
temas de
interés.
Se
realizan las
auditorias de
control
interno tales
como el
informe de
austeridad en
el gasto
público,
seguimiento
al mapa de
riesgo y al plan
anticorrupció
n y atención al
ciudadano. Y
el presente
informe
pormenorizad
o del estado
de control
interno.
Se
apoyo en la
gerencia en la
proyección de
los nuevos
actos
administrativo
s que
reglamentaba
n la
operatividad
de los comités
de vigilancia
epidemiológic
a.
Se realizó
auditoria en
materia
contractual en
la vigencia
2020 y se hizo
seguimiento a
proceso de
subsanación.
17 Condición: Propiedad Planta y Equipo, La
entidad presenta en el Balance General
a 31 de diciembre del 2019, un saldo de
$975 Millones. Observamos la siguiente
tabla donde se detalla esta partida
contable…
Se requirió los soportes (títulos de
propiedad) de los activos reflejados en
balance en el grupo de Propiedad Planta
y Equipo y de acuerdo al último
inventario realizado a la entidad, se
evidencia que los bienes inmuebles de la
ESE carecen de respaldo de legalidad, y
además los valores determinados en el
correspondiente inventario no son
tenidos en cuenta para reflejarlos en los
estados financieros. Lo que no permite
determinar el monto real de este rubro,
generándose una incertidumbre sobre el
saldo registrado.
Debilidades en el control,
seguimiento y evaluación al
proceso contables.
Mejorar los Estados Financieros, en el proceso
de buscar los medios con la Administración
Municipal, que nos titulen las propiedades de
los Inmuebles de los que tenemos posesión
mas no propiedad, tanto en el casco urbano
(Lote donde está localizado el Hospital) como
de los corregimientos (lotes donde están los
Puestos de Salud), al igual que hacer una
depreciación elemento por elemento
susceptible de esta acción y no global,
registrándolo tal cual los autorizan las normas
contables
Gerencia 3/12/2
020
30/06/2023 Presentar
Estados
Financieros
con soportes
documentales
con los títulos
de propiedad
de los
inmuebles y la
liquidación de
la
depreciación
de los
muebles
enseres y
equipos
susceptibles
de esta
acción, que se
refleje y
registros en
los ejercicios
contables de
nuestras
empresa.
La ESE se
encuentra el
proceso de
legalización
de títulos de
propiedad
ante la
Alcaldía
Municipal.
Además la ESE
se encuentra
propendiendo
por el
mejoramiento
de estados
financieros.
18 Condición: Debilidades en el Sistema de
Control Interno Contable. Este
Organismo de Control observó que para
el 2018 y 2019, los resultados dados por
el Departamento Administrativo de la
Función Pública, a cada uno de los
factores, en la mayoría se encuentran en
nivel intermedio, lo que revela falencias
en la implementación y fortalecimiento
del MECI; así mismo, el resultado de
indicador de madurez está en un nivel
intermedio; por lo que en función del
ejercicio de la labor de control interno se
requiera la implementación del sistema
integrado con un esquema de
organización y puesta en marcha de las
políticas realizadas por la dirección y en
atención a sus metas y objetivos. De otra
parte, no se evidenció la presentación de
políticas frente al tema de austeridad del
gasto para su respectivo seguimiento
por parte de la oficina de control interno
de gestión.
Debilidades en el control,
seguimiento y evaluación de
la gestión institucional
La oficina de Control Interno, ya tiene un nuevo
funcionario, que debe cumplir con todas las
actividades y funciones propias de este
ejercicio, por lo que en adelante deber haber
un buen control, seguimiento y evaluación de
nuestros procesos institucionales
Control interno, gerencia 1/12/2
020
30/06/2021 Tener una
oficina de
Control
Interno, con el
acompañamie
nto que deba
hacer en los
procesos y
procedimient
os,
administrativa
s,
contractuales,
presupuestale
s, financieras y
todas aquellas
que sean
pertinentes y
generadoras
de confianza
en la
Administració
n Publica
Se proyectó
informe de
control
interno
contable ,
donde se hizo
un
diagnostico
de la entidad
y se hicieron
las
recomendacio
nes
pertienentes.
19 Condición: Riesgo de Déficit
Presupuestal. Para la vigencia 2019 la
Junta directiva de la E.S.E. Hospital
Nuestra Señora de Santa Ana fijó el
Presupuesto de Ingresos y Gastos en la
suma de $3.707.095.490 al cual le
realizaron adiciones por $544.346.364
para un presupuesto definitivo de
$4.251.441.854 con reconocimientos
por $3.981.495.077 y recaudos por
$3.667.900.623 equivalentes a un
86.27% del monto definitivo. Se
comprometió un valor de
$4.156.167.009 equivalente al 97.76%
del presupuesto definitivo, generando
un riego de déficit presupuestal de $-
488.266.386 al ser los compromisos
superiores a los recaudos. Ante esta
situación, la entidad tiene el deber de
implementar estrategias financieras que
mitiguen el comportamiento
presupuestal deficitario que se viene
presentando a fin de que la estabilidad
financiera a futuro no se vea afectada.
Deficiencias en la Planeación
de los gastos y en la gestión
de planeación y recaudos
Mantener un equilibrio presupuestal entre los
Ingresos y Gastos, los recaudos y los
reconocimientos, a fin de evitar el deficit
presupuestal a fin la vigencia
Gerencia 1/12/2
020
30/06/2021 Al finalizar el
ejercicio
presupuestal
tener el
equilibrio
entre Ingresos
y Gastos y
entre Recaudo
y
Reconocimien
to, haciendo
unos buenos
convenios y
contratos en
la venta de los
servicios de
salud que
permitan este
equilibrio
La ESE se
encuentra
trabajando
durante la
vigencia 2021
para evitar
déficit fiscal y
una de las
estrategias
implementad
as al inicio de
año fue la de
reducir la
nomina de
contratistas
de manera
significativa.
20 La Contraloría General del
Departamento del Magdalena “CGDM”
en ejercicio de las facultades
constitucionales y legales atribuidas por
el Capítulo 1º del Título X -artículos 267
a 273- de la constitución política y,
artículos 1 a 7, Capítulos I y II del Título I
de la ley 42 de 1993. Como órgano titular
del control fiscal en el departamento del
Magdalena tenemos el compromiso
legal, moral y estratégico de liderar la
lucha contra la corrupción en esta
jurisdicción, para lo cual incluimos en
nuestra carta de navegación estratégica
un objetivo dirigido a promover la
transparencia y la lucha frontal contra la
corrupción; con el firme propósito de
establecer una línea base de referencia
sobre el cumplimiento de los deberes de
los alcaldes, gerentes, directores,
gobernador y representantes legales de
las entidades sujetas a nuestra
vigilancia, frente a la lucha contra ese
fenómeno y en el fomento de la
Transpare
Desconocimiento de la
norma aplicable a la entidad y
falta de aplicación de los
procesos y procedimientos
de la entidad.
Nos comprometemos a realizar ejercicios
administrativos, contractuales, presupuestales
y financieros con transparencias, eficaces y
publicitadas, que busque tener control social y
conocimiento de la ciudadanía en busca del
fortalecimiento de la democracia participativa.
La Actual Gerencia de la E.S.E Hospital Nuestra
Señora Santa Ana, liderada por la Dra, Luz Neila
Villareal Ospino, reconoce y es consciente de
todas las conductas atípicas desarrolladas en
las anteriores Vigencias, es por eso que la labor
nuestra y nuestro compromiso es propender
por el mejoramiento de los procesos y
procedimientos internos, para lo cual
tomaremos como referente las observaciones
planteadas por Contraloría General del
Departamento del Magdalena, en su informe
de auditorías, con la finalidad de evitar como
entidad la reiteración de las conductas
contrarias a la legislación y las normatividades
vigentes.
En virtud de lo anterior, nos permitimos
hacerles saber que la actual gerencia de la E.S.E
Hospital Nuestra Señora Santa Ana, será un
aliado contra la lucha de la corrupción y
siempre estará dispuesta a acatar las
recomendaciones y las indicaciones dispuestas
por los órganos de control.
Gerencia 1/12/2
020
30/06/2021 1 Realizar
todos los
procesos y
procedimient
os con
transparencia,
sin
limitaciones
del Control
Social, por
parte de los
ciudadanos
2)trabajar
para que Las
actuaciones
administrativa
s se
desarrollarán,
especialment
e, con arreglo
a los
principios del
debido
proceso,
igualdad,
imparcialidad,
buena fe,
moralidad,
participación,
responsabilid
ad,
transparencia,
publicidad,
coordinación,
eficacia,
economía y
celeridad. Lo
anterior en
cumplimiento
del articulo
3ro de la ley
1437 de 2011 .
Y del articulo
23 de la ley 80
de 1993
La ESE la
venido
propendiendo
por el
mejoramiento
de los
procesos y
procedimient
os internos,
tomando
como
referente las
observaciones
planteadas
por
Contraloría
General del
Departament
o del
Magdalena,
en su informe
de auditorías,
con la
finalidad de
evitar como
entidad la
reiteración de
las conductas
contrarias a la
legislación y
las
normatividad
es vigentes.
20 1) Gerencia Aplica
ción
inmedi
ata
Aplicación
inmediata
1)trabajar
para que Las
actuaciones
administrativa
s se
desarrollarán,
especialment
e, con arreglo
a los
principios del
debido
proceso,
igualdad,
imparcialidad,
buena fe,
moralidad,
participación,
responsabilid
ad,
transparencia,
publicidad,
coordinación,
eficacia,
economía y
celeridad. Lo
anterior en
cumplimiento
del articulo
3ro de la ley
1437 de 2011 .
Y del articulo
23 de la ley 80
de 1993.
