NUEVAS BONDADES MEKANO ERP MÓDULO CONTABLE · Contaduría General de la Nación a seis dígitos y...

Fecha: 30/11/2016 Responsables: PG Vo.Bo.: LH Rev.1

NUEVAS BONDADES MEKANO ERP

MÓDULO CONTABLE

Versión 7.4

Objetivo Exponer los cambios que presenta el módulo Contable de Mekano en su nueva versión.

Contenido

Tema 1: GENERACIÓN AUTOMÁTICA PUCS - CGC Tema 2: RESTAURACIÓN PUCS DESDE MEKANO SERVER Tema 3: PLAN DE CUENTAS NIIF ACTUALIZADO Tema 4: PRESUPUESTO COMERCIAL POR CENTROS DE COSTOS Tema 5: PROYECCIÓN DE COSTOS Tema 6: VISUALIZACIÓN COMPROBANTES DESBLOQUEADOS Tema 7: FUNCIONALIDAD BUSCAR DESDE MOVIMIENTO MANUAL Tema 8: INGRESAR A MOVIMIENTO DESDE AUXILIAR CONTABLE Tema 9: CERTIFICADO TRIBUTARIOS REUBICACIÓN Tema 10: REPORTES BAJO NIIF Tema 11: DECLARACIONES FORMULARIO 360

MATERIAL EN VIDEO : www.vimeo.com/apoloso�/contable74

Tema 1: GENERACIÓN AUTOMÁTICA PUCS - CGC

En esta nueva versión se incluye en la Opción « PUCs » el catálogo general de cuentas “CGC” establecido por la Contaduría General de la Nación a seis dígitos y el PUC financiero actualizado, además se enumeran los PUCS existentes desde versiones anteriores, para darle un orden de importancia.

NOTAS : • Recuerde que Mekano permite incluir en esta ventana los PUCS que el usuario requiera, sin limitante. • Si comete algún error o desea contar con los últimos cambios, puede ejecutar la rutina « Restaurar PUCs » disponible en el Mekano Server

Bondades Nueva Versión 7.4 Sistema Mekano Pág.1/12

http://www.vimeo.com/apolosoft/contable74

Tema 2: RESTAURACIÓN PUCS DESDE MEKANO SERVER

A partir de esta versión, al ingresar al « Mekano Server » menú « Empresa » encontrará la opción « Restaurar PUCs », útil para recuperar la configuración de los Pucs que el sistema trae por defecto al momento de instalar el aplicativo, especialmente al actualizar la nueva versión y como este archivo es usado por todas las empresas o contabilidades existentes, desde su ejecución aplicará para todas ellas y quedará disponible al ingresar al programa, por el menú « Configuración » opción « PUCs ». REQUISITO : Para su ejecución debe salirse completamente del programa, cerrando todas las contabilidades. Tenga cuidado porque es un proceso irreversible, en caso de duda, recomendamos previamente hacer backup del archivo PUCs.FDB de la carpeta donde está ubicado en Mekano Server.

Esta rutina también sirve para los casos en que el usuario altera la configuración preestablecida, es decir, desde la ventana « PUCs » marcó por error todas las cuentas o las inactivó o alteró sus atributos.


Tema 3: PLAN DE CUENTAS NIIF ACTUALIZADO

Al crear una nueva empresa , en la Opción “Cuentas”, “ Plan de Cuentas NIIF”, el sistema inserta el último Plan que incluye las cuentas auxiliares a ocho dígitos, esto permite establecer de forma más detallada las equivalencias entre el plan de cuentas local Vs NIIF solo para las XBRL. Existe un nuevo plan de cuentas útil para las equivalencias NIIF, por seguridad al momento de actualizar la versión se conserva el existente, pero si llegado el caso requiere reemplazar el actual, solicite el servicio a través de nuestra plataforma de ticket y verifique previamente que ninguna cuenta haya sido configurada en su plan contable. Soporte Técnico en Línea: www.apoloso�.com/soporte


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Tema 4: PRESUPUESTO COMERCIAL POR CENTROS DE COSTOS

Con esta nueva versión se optimizó la rutina “Presupuesto Comercial”, tiene la posibilidad de incluir en el presupuesto los centros de costos; para esto se modifica la presentación de la ventana y se incluyen nuevas opciones, al lado izquierdo se observan las opciones agrupadas en los recuadros “Datos”, “Consultas” y “Opciones”. CONFIGURACIÓN: Al configurar esta rutina es necesario verificar que los Centros de Costos a utilizar estén activos y que la cuentas auxiliares tengan marcado el atributo “Presupuesto” PASOS PARA SU EJECUCIÓN: 1. Ubíquese en el recuadro Datos y de clic en la pestaña “Presupuestos”. 2. Luego de clic en la opción “Presupuesto Inicial”, el sistema genera el listado de las

cuentas marcadas con el atributo presupuesto y centro de costos y abre por cada cuenta un registro con cada uno de los centros de costos activos en el programa.

3. Digite el valor a presupuestar en la columna débito o crédito según la naturaleza de la cuenta. Recuerde que estos valores se digitan solo una vez para el primer año de ejecución de la rutina, para los años posteriores el sistema aumenta o decrementa los valores inicialmente presupuestados a través de la columna factor.

Pestaña Consultas: Ubicado en el recuadro consultas, seleccione el periodo y el centro de costos del cual desea obtener información, de clic en el botón “Consultar”, inmediatamente el sistema muestra en pantalla los valores ejecutados en cada cuenta según el mes donde se registró la transacción, de igual forma el valor total a ejecutar, el valor por ejecutar y el porcentaje ejecutado.


Tema 5: PROYECCIÓN DE COSTOS

Esta nueva herramienta incluida en el módulo contable permite realizar proyecciones relacionadas con el costo de la mercancía a nivel de cuentas, es decir, provisionar costos asociados a la producción que aún no se han ejecutado, con la opción de contabilizarlos para generar estados financieros y también con la opción de neutralizar las cuentas al momento de legalizar los comprobantes. De forma similar a la rutina presupuesto comercial, al ingresar a esta ventana el sistema muestra al lado izquierdo las diferentes opciones para ejecutar los procesos, distribuidos en los recuadros Proyecciones, Procesos y Opciones:

CONFIGURACIÓN:

1. Verificar en la opción “Cuentas” el atributo “tipo de costos” (MOD, MOI, CIF, GTO VENTA).

2. En el Menú «Parámetros» opción «Documentos» se debe crear un documento con código PR para ser manejado por el módulo contable, configurando el consecutivo automático.

3. Activar los centros de costos que se serán incluidos en la provisión. PASOS PARA SU EJECUCIÓN: Ubicado en la pestaña « Proyeccion Inicial » desde al recuadro « Procesos » digite el Período (año) y el mes en el cual desea realizar la proyección, luego de clic en el botón « Inserta », para que la ventana proyección inicial muestre de forma automática las cuentas que tienen activo el atributo “tipo de costos” y despliegue por cada cuenta, un registro con los centros de costos activos en el programa:

COLUMNA DETALLE

Periodo Año en el cual desea proyectar el costo.

Mes Mes en el cual desea proyectar el costo.

Cuenta Código de la cuenta auxiliar donde desea registrar el costo proyectado.

Centro de Costo Código del centro de costos en el cual desea registrar el costo proyectado.

Descripción Cuenta Campo automático donde el sistema muestra el nombre de la cuenta digitada.

Proyectado o Provisionado Digite el valor a provisionar de acuerdo a los campos previamente definidos.


A continuación de clic en el botón « Calcula » para que el sistema genere automáticamente la proyección detallando datos como: Periodo, mes, tipo de costo, cuenta, centro, valor proyectado, débitos y créditos por cada periodo, al final se observan los valores que corresponden al total ejecutado, por ejecutar y lo ejecutado en porcentaje.

NOTA: Esta ventana tiene la funcionalidad de una tabla dinámica, permite agrupar , ordenar y filtrar los datos para analizar la información como el usuario lo requiera. Contabilización Una vez revisada la información digitada como provisión, el usuario podrá insertarla en su contabilidad y generar estados financieros, para ello de clic en la opción “comprobantes”, el sistema genera la ventana “inserta comprobante de provisión”, donde solicita los siguientes datos:

COLUMNA DETALLE

Periodo Año en el cual desea contabilizar la proyección del costo.

Mes Año en el cual desea contabilizar la proyección del costo

Fecha Fecha en que se insertará el comprobante digite el dia, mes y año.

Cuenta Digite o elija la cuenta contrapartida donde desea que el sistema registre los valores proyectados

Signo Seleccione el signo Débito o Crédito que corresponde a la cuenta contrapartida seleccionada.

Finalmente podrá visualizar la contabilización de la información proyectada consultando el comprobante PR desde el módulo contable, opción “Movimiento Manual”. Para reversar la contabilización proyectada, ingrese al comprobante y digite los valores, según corresponda.


Tema 6: VISUALIZACIÓN COMPROBANTES DESBLOQUEADOS

Al actualizar solo aparecen en la ventana Comprobantes, aquellos que se encuentren desbloqueados. Si requiere visualizar todos los comprobantes ver botón Buscar en Movimiento Manual.

NOTAS : • Siempre recomendamos mantener los comprobantes bloqueados por seguridad, en especial para controlar los cambios indebidos que se realicen posteriores a los cierres contables, es decir, poder identificar con la huella de auditoría, el usuario, el día y la hora en que realizó modificación a los asientos contables. • Para los casos en que su contabilidad es de gran tamaño y por política de la empresa prefieran mantener los comprobantes sin bloquear, por rendimiento se recomienda al menos bloquear los comprobantes de años anteriores, para ello puede ejecutar una rutina disponible en la ventana « Calcula »


Tema 7: FUNCIONALIDAD BUSCAR DESDE MOVIMIENTO MANUAL

Al ingresar a la opción « Movimiento Manual », se observa en la parte superior el botón “Buscar”, al dar clic allí el sistema abre la ventana Recolección de comprobantes con el fin de establecer algunos criterios de búsqueda como Nombre o Código del tercero, además las fechas desde y hasta que podrán ser digitadas en el formato dd/mm/aaaa o usando la tecla [F4], seleccionar el rango.

Al dar clic en el botón buscar el sistema muestra en pantalla la información de los comprobantes digitados en el rango de fechas seleccionados previamente, discriminada en las columnas: Tipo, Prefijo, Número, Fecha, Tercero, Nombre, Bloqueado, Usuario, Diferencia y nota; cada columna posee filtros que facilitan y agilizan la búsqueda NOTA : Luego de elegir comprobante y oprimir [ Enter ], el sistema le permite ingresar a él, siempre y cuando esté se encuentre desbloqueado, en caso contrario debe digitar la clave de procesos asignada previamente.


Tema 8: IR A MOVIMIENTO DESDE AUXILIAR CONTABLE

Una de las grandes bondades que ofrece la nueva versión de Mekano, es el acceso al detalle de los comprobantes desde la ventana auxiliar contable. Ingrese al Menú «Contable», opción « Auxiliar Contable » y en la ventana filtro auxiliar digite cada uno de los campos que requiera en su consulta y de clic en el botón generar: A continuación y ubicado en el comprobante señalado de clic en el botón Ir a contable y automáticamente el sistema lo ubica en el detalle del comprobante donde podrá realizar las modificaciones que requiera oprimiendo la tecla [ F2 ]. (Si el documento se encuentra bloqueado el sistema solicita la clave respectiva).


Tema 9: CERTIFICADO TRIBUTARIOS REUBICACIÓN

En versiones anteriores a la 7.4 la consulta y expedición de los certificados tributarios se realiza desde la opción “Estados Financieros” ya a partir de esta versión se realiza desde la opción “Reportes”, “Grupo” Tributarios, Tributarios Expedir Certificados, Tributarios Solicitar Certificados.


Tema 10: REPORTES BAJO NIIF

NIIF ACTIVA Los Estados Financieros que se generen con las NIIF activas , incluyen los nombres de las cuentas creadas en el plan de cuentas NIIF coincidentes con mi plan de cuentas Local, las que no existan en el plan de cuentas NIIF las mostrará con el nombre asignado en el plan de cuentas local.

Nota: El el título de los reportes será el nombre de los Estados Financieros según NIIF.

NIIF INACTIVA Los Estados Financieros que se generen con las NIIF Inactivas , incluyen los nombres de las cuentas creadas en el plan de cuentas local.

Nota: El el título de los reportes será el nombre de los Estados Financieros según COLGAAP.


Tema 11: DECLARACIONES FORMULARIO 360

Al ingresar a la opción “Declaraciones” encontrará la Declaración de Autorretenciones en la fuente del CREE, con el mismo código del formulario asignado por la DIAN, es decir 360; para su configuración active la ayuda en línea e ingrese al material en pdf y en video. Adicional los otros formularios ya quedaron actualizados.


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