Objetivos Entender porque es importante un buen manejo del

alcance del proyecto Explicar el proceso de planificación y describir los

contenidos de un plan de administración de alcance Describir el proceso para desarrollar una

declaración de alcance mediante un project charter y una declaración preliminar

Discutir el proceso de definición de alcance y el trabajo necesario para construir un work breakdown structure top-down, bottom-up y el acercamiento mind-mapping.

Objetivos

Explicar la importancia de la verificación de alcance y como esta se relacional con la definición de alcance y control

Entender la importancia del control de alcance y los acercamientos para prevenir problemas relacionados con el alcance en proyectos de IT

Ver como el software puede asistir en la administración del alcance del proyecto

Qué es el manejo del alcance del proyecto?

● Alcance se refiere a todo el trabajo relacionado con la creación de los productos del proyecto y los procesos usados para crearlos.

● Un entregable es un producto producido como parte de un proyecto, como hardware o software, documentos de planificación, etc

● El manejo del alcance del proyecto incluye los procesos para definir y controlar que está y que no está incluido en el proyecto

Manejo del alcance del proyecto Planificación de alcance: Decidir como será

definido el alcance, verificado y controlado Definición de alcance: Reveer el project charter y la

declaración de alcance preliminar y agregar más información conforme se desarrollar los requrimientos y se aprueban los pedidos de cambio

Crear el WBS: Subdividir los entregables principales del proyecto en componentes más pequeños y manejables

Verificación de alcance: Formalizar la aceptación del alcance del proyecto.

Control de alcance: Controlar los cambios al alcance del proyecto

Planificación de alcance y su plan asociado

● El plan de administración de alcance es un documento que incluye las descripciones de como el equipo preparará la declaración de alcance, creará el WBS, verificará la completitud de los entregables y controlará los pedidos de cambios en el alcance

● Las entradas clave incluyen el project charter, declaración preliminar de alcance y plan de administración del proyecto

Project Charter

Project Charter (cont)

Declaración de alcance

● La declaración de alcance preliminar, project charter, bienes del proceso organizacional y los pedidos de cambios aprobados proveen una base para crear la dec de alcance del proyecto

● El alcance se debe volver más claro y más específico con el tiempo

Definiendo el alcance más allá

Creando el Work Breakdown Structure (WBS)

● El WBS es una agrupación del trabajo relacionado con el proyecto que posee la forma de un entregable

● El WBS define el alcance total del proyecto

● Es un documento fundacional que provee las bases para los schedules de planificación y administración, costos, recursos y cambios

● Descomposición es subdividir los entregables del proyecto en producto más pequeños

WBS Organizado por Producto

WBSOrganizado por Fase

WBS en forma tabular1.0 Concept

1.1 Evaluate current systems1.2 Define requirements

1.2.1 Define user requirements1.2.2 Define content requirements1.2.3 Define system requirements1.2.4 Define server owner requirements

1.3 Define specific functionality1.4 Define risks and risk management approach1.5 Develop project plan1.6 Brief Web development team

2.0 Web Site Design3.0 Web Site Development4.0 Roll Out5.0 Support

WBS y Gantt Chart en Project 2000

Project 98 file

Gantt Chart Organizada por grupos de proceso de PM

Ejecutando las tareas del WBS de JWD Consulting

Acercamientos para desarrollar los WBSs

● Guidelines: algunas organizaciones dan lineamientos para prepara los WBSs.

● Acercamiento por analogía: Revisar WBSs de proyectos similares y adaptarlos al proyecto actual

● Top-down: Empezar con el item más grande e irlo descomponiendo

● Bottom-up: Emepezar con tareas específicas y agruparlas.

● Mind-mapping: Escribir tareas en un formato no lineal y luego crear el WBS.

Acercamiento Mind-Mapping

WBS resultante en foma de Chart

El diccionario del WBS y la línea de base de alcance

● Muchas tareas del WBS deben explicarse en más detalle se puede estimar cuanto costará y cuanto se tardará

● Un diccionario de WBS es un documento que describe detalladamente cada item del WBS

● La declaración aprobada del alcance del proyecto y el WBS junto con su diccionario, forman la línea de base de alcanceque se usa para medir la performance para alcanzar los objetivos del proyecto

Consejos para crear un WBS y su diccionario

● Una unidad de trabajo debe aparecer en un solo lugar del WBS.

● El contenido de trabajo de un item del WBS es la suma de los items del WBS debajo de él.

● Un WBS item es la responsabilidad de sólo una persona, aunque mucha gente puede trabajar con esta persona.

● El WBS debe ser consistente con la forma en la cual se desarrollará el trabajo.

● En primer lugar debe servir al equipo del proyecto y tendrá otros usos solo si resulta práctico.

*Cleland, David I., Project Management: Strategic Design and Implementation, 2nd edition (New York: McGraw-Hill 1994).

Consejos para crear un WBS y su diccionario

● Los miembros del equipo deben involucrarse en el desarrollo del WBS para asegurar consistencia y para que crean en él.

● Cada item del WBS debe estar documentado en el diccionario para asegurar un entendimiento preciso del alcance del trabajo incluido en el item

● El WBS debe ser una herramienta flexible para acomodar cambios y mantener el control del trabajo contenido en el proyecto de acuerdo a la declaración de alcance

*Cleland, David I., Project Management: Strategic Design and Implementation, 2nd edition (New York: McGraw-Hill 1994).

Verificación del alcance

● Es difícil crear una buena declaración de alcance y WBS para un proyecto

● ES aún más difícil verificar el alcance del proyecto y minimizar los cambios de alcance.

● Muchos proyectos de IT sufren de “scope creep” y una verificación pobre del alcance (ver “What Went Wrong?”).– FoxMeyer Drug quedó en bancarrota después del scope creep

en un robotic warehouse.– Los ingenieros de Grumman llamaron a un sistema sistema

“Naziware” y se negaron a usarlo– 21st Century Insurance Group gastó mucho tiempo y dinero en

un proyecto que podría haber usado componentes off-the-shelf

Control de alcance● Involucra controlar los cambios al alcance del

proyecto

● Los objetivos del control de alcance son:

– Influenciar los factores que pueden causar cambios de alcance.

– Asegurarse que los cambios son procesados de acuerdo a procedimientos desarrollados como parte de un control de cambios integrados

– Administrar los cambios cuando estos ocurren

● Varianza se define como la diferencia entre la performance actual y la planeada

Sugerencias para mejorar el input del usuario

● Desarrollar una buena estrategia de selección e insistir en que los soponsor sean de la organización del usuario

● Ponga a los usuarios en roles importantes del equipo● Mantenga reuniones regulares con agendas definidas,

haga que los usuarios firmen los entregables presentados en los encuentros

● Entregue algo a los usuarios y sponsor en forma regular

● No prometa entregar algo que no puede● Junte a los usuarios y a los desarrolladores

Sugerencias para reducir requerimiento incompletos

● Desarrollar y seguir un proceso de administración de requerimientos

● Usar técnicas como prototipos, modelado de casos de uso y JAD para promover la participación del usuario

● Escribir los requerimientos y mantenerlos actualizados

● Crear una B de D para documentar y controlar los requerimientos

Sugerencias para reducir requerimiento incompletos

● Realizar testing adecuado durante todo el ciclo de vida

● Revisar los cambios desde una perspectiva del sistema

● Enfatizar las fechas de completamientos para asegurar concentración en lo más importante

● Alocar recursos específicamente para manejar requerimientos de cambios y mejoras (como NWA con ResNet).

Usan el SW para asistir a la administración del alcance

● Spreadsheets ayudar a realizar cálculos financieros modelos pesados y desarrollar gráficos y charts

● Communication software, como e-mail y otros dispositivos, ayuda a clarificar y comunicar información de alcance

● PM software ayuda a crear un WBS, la base para las tareas en un diagrama de Gantt

● Hay disponible software especializado para asistir en administración del alcance

Resumen

● El manejo del alcance incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto aborda todo el trabajo solicitado—y solo este—para comlpetar el proyecto en forma exitosa

● Los procesos principales incluyen:– Planificación de alcance– Definición de alcance– Creación del WBS– Verificación y control de alcance