Aprovechamiento del Aprovechamiento del tiempotiempo

Curso: Administración Efectiva del Tiempo

El TiempoEl Tiempo

Una de las habilidades de mayor importancia para optimizar las posibilidades de éxito, es saber utilizar el más valioso recurso que se tiene: EL TIEMPO.

Nos vemos esclavos del tiempo, porque a veces carecemos de una cultura de la Administración del Tiempo y nos dedicamos a atender lo urgente en lugar de lo importante.

Algunos mitos sobre el Algunos mitos sobre el tiempotiempo

Todos los trabajadores independientemente de su labor tiene mitos sobre la utilización del tiempo. Veamos algunos de ellos.

Las decisiones lentas y demoradas son mejores.

Quien tiene mucho trabajo es más productivo.

El tiempo está en contra nuestra. No hay tiempo suficiente. Que rápido se ha ido el tiempo.

Las realidadesLas realidades

Las mejores decisiones son las que se planean, se evalúan, se ejecutan y se controlan.

El más productivo es el que es más eficiente y eficaz.

El tiempo está de nuestro lado... cuando lo organizamos.

Todos contamos con el mismo tiempo. El tiempo se queda, nosotros nos

vamos.

Las tres pruebas del Las tres pruebas del tiempotiempo

Vamos a analizar tres pruebas que se relacionan con la capacidad de hacer un uso efectivo del tiempo.

Antes veamos algunos aspectos que se deben considerar para lograr superar estas pruebas.

Primer pasoPrimer paso

El primer paso para lograr un mejor control del tiempo es analizar la forma en que actualmente lo utilizo.

Se debe contar con información específica y confiable antes de que pueda determinar las oportunidades para mejorarlo.

La mejor manera de reunir la información es llevarse un registro del tiempo.

Segundo pasoSegundo paso

Una vez anotada la información, debes de examinarla desde tres puntos de vista: necesidad, aptitud y eficiencia.

Esto le permitirá suspender ciertas tareas, delegar otras y/o encontrar formas de incrementar su eficiencia a través de la tecnología, procedimientos nuevos hábitos de trabajo personales.

Tercer pasoTercer paso

Con frecuencia, un cuidadoso análisis pueden proporcionarte otras ocho o diez horas a la semana para que puedas aprovecharlas en actividades de tu elección.

Primera prueba:Primera prueba:

LA PRUEBA DE LA NECESIDAD: Primero, se debe examinar cada actividad para asegurarse de que sea necesaria (no solo agradable).

Es muy común seguir haciendo cosas que ya no son útiles.

Esta “prueba de la necesidad” debe ayudarle a reducir sus tareas a los elementos esenciales.

Segunda prueba:Segunda prueba:

LA PRUEBA DE LA APTITUD: Una vez identificadas las tareas esenciales, el siguiente paso es determinar quien debe hacerlas (por ejemplo, alguien que sea apropiado desde el punto de vista departamental y/o de nivel habilidad).

Es probable que descubra actividades que pudieran darse a otros, o que esté realizando actividades por debajo de su nivel de habilidad, las cuales podrían ser reasignadas.

Tercera prueba:Tercera prueba:

LA PRUEBA DE LA EFICIENCIA: EL tercer análisis estudia las tareas restantes, una vez satisfecho con el trabajo que le tocó hacer pregunte “¿Hay alguna forma mejor de hacerlo?”.

Esto e animará a buscar cómo realizar más rápidamente el trabajo, usar tecnología más apropiada o establecer procedimientos para manejar actividades repetitivas.

Entonces Entonces

Para poder combatir los problemas que se enfrentan a diario en la utilización de este importante recurso, vamos a conocer algunos principios básicos que pueden ser útiles para administrarlo en forma eficiente.

PrincipiosPrincipios

Hacer una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.

PrincipiosPrincipios

Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.

PrincipiosPrincipios

Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente.

PrincipiosPrincipios

El tiempo del ejecutivo rara vez se utiliza exactamente como el lo planea.

Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.

PrincipiosPrincipios

Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad.

PrincipiosPrincipios

El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades

PrincipiosPrincipios

El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los ejecutivos, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.

PrincipiosPrincipios

Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.

PrincipiosPrincipios

No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.

PrincipiosPrincipios

El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.

PrincipiosPrincipios

Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.

PrincipiosPrincipios

Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.

PrincipiosPrincipios

Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.

PrincipiosPrincipios

El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.

PrincipiosPrincipios

El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.

Características del quienes Características del quienes administran eficientemente el administran eficientemente el

tiempo: tiempo: Ahora vamos a analizar las características

de personas eficientes. Analizaremos algunos elementos que son

fundamentales y que todo buen profesional debe tomar en consideración en su trabajo.

Características del quienes Características del quienes administran eficientemente el administran eficientemente el

tiempo:tiempo: El 80% de los asuntos que llegan al

escritorio los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran necesario.

Características del quienes Características del quienes administran eficientemente el administran eficientemente el

tiempo:tiempo: Recopilan toda la información existente

sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia de la empresa.

Características del quienes Características del quienes administran eficientemente el administran eficientemente el

tiempo:tiempo: Delegan con claridad y precisión para

asegurase que se ha comprendido lo asignado.

Características del quienes Características del quienes administran eficientemente el administran eficientemente el

tiempo:tiempo: Establecen los objetivos de las decisiones

que se tomen.

Características del quienes Características del quienes administran eficientemente el administran eficientemente el

tiempo:tiempo: Establecen los posibles cursos de acción

que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más corto.

Características del quienes Características del quienes administran eficientemente el administran eficientemente el

tiempo:tiempo: Definen alternativas de acción y previenen

posibles consecuencias positivas y negativas.

Características del los ejecutivos Características del los ejecutivos que administran eficientemente el que administran eficientemente el

tiempo:tiempo: Analizan y eligen la que parece la mejor

opción en cada caso.

Características del quienes Características del quienes administran eficientemente el administran eficientemente el

tiempo:tiempo: Llevan un control de lo delegado, mediante

informes sobre lo realizado, para asegurase que se están logrando los resultados planeados.

Características del quienes Características del quienes administran eficientemente el administran eficientemente el

tiempo:tiempo: Dan seguimiento diario a la lista de

pendientes importantes.

Recuerde que:Recuerde que:

La administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados.

Recuerde que:Recuerde que:

Administrar el tiempo eficazmente, es un “don”, que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan.

Más información en

www.auladeeconomia.com