Oficial - Guia Implementacion de Un Pgd

8/3/2019 Oficial - Guia Implementacion de Un Pgd

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GUA PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN PROGRAMA DE GESTIN

DOCUMENTAL

GRUPO DE TRABAJO:MYRIAM MEJAJEANNETTE CANAMANDA BARRERA

ALEXANDER MELO C.HERNN O. PARADA A.

JORGE W. TRIANA T.

GRUPO DE TRABAJO:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACINSISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

BOGOT2005


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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN ............................................................................................................ 5

1. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL ...... 71.1 ANTECEDENTES ................................................................................................................ 71.2 JUSTIFICACIN .................................................................................................................. 81.3 OBJETIVOS .......................................................................................................................... 9

1.3.1 OBJETIVO GENERAL .................................................................................................. 91.3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS .......................................................................................... 9

2. CONCEPTUALIZACIN DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL ....... 102.1 MARCO LEGAL ................................................................................................................. 102.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL ...................... 14

2.2.1 DEFINICIN E IMPORTANCIA ................................................................................ 142.2.2 CONSIDERACIONES BSICAS ................................................................................ 15

2.2.3 ASPECTOS DE PLANEACIN .................................................................................. 152.2.4 TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL ............................................................ 172.2.5 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL ........................ 19

2.2.5.1 PRODUCCIN DOCUMENTAL ......................................................................... 202.2.5.2 RECEPCIN DE DOCUMENTOS ....................................................................... 212.2.5.3 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS ................................................................ 232.2.5.4 TRMITE DE DOCUMENTOS ........................................................................... 242.2.5.5 ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS ...................................................... 252.2.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS: ....................................................................... 292.2.5.7 CONSERVACIN DE DOCUMENTOS .............................................................. 312.2.5.8 DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS ............................................... 34

2.2.6 LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UNPROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL .................................................................... 382.2.7 FORMACIN DE ARCHIVOS SEGN EL CICLO VITAL DE LOSDOCUMENTOS .................................................................................................................... 38

2.2.7.1 ARCHIVO DE GESTIN...................................................................................... 392.2.7.2 ARCHIVO CENTRAL........................................................................................... 392.2.7.3 ARCHIVO HISTRICO ........................................................................................ 39

2.2.8 FLUJOS DE INFORMACIN DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DEGESTIN DOCUMENTAL .................................................................................................. 41

2.2.8.1 PRODUCCIN DOCUMENTAL ......................................................................... 412.2.8.2 RECEPCIN DE DOCUMENTOS ....................................................................... 43

2.2.8.4 TRMITE DE DOCUMENTOS ........................................................................... 492.2.8.5 ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS: ............................................................. 512.2.8.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS ........................................................................ 572.2.8.7 CONSERVACIN DE DOCUMENTOS .............................................................. 592.2.8.8 DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS ............................................... 62

2.3 IMPLEMENTACIN.......................................................................................................... 642.4 SEGUIMIENTO .................................................................................................................. 64

3. PROCESO DE ORGANIZACIN DE FONDOS ACUMULADOS ............................. 65


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ANEXOS ....................................................................................................................... 68

BIBLIOGRAFA ............................................................................................................ 69


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LISTA DE ANEXOS

ANEXO 1: PRODUCCIN DOCUMENTAL1.1 FORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD, CONSULTADOS YADAPTADOS SEGN LA NORMA ICONTEC 3393 O LA QUE LA MODIFIQUE OACTUALICE)

1.1.1 NOTA INTERNA1.1.2. MEMORANDO1.1.3. CIRCULAR1.1.4 ACTA1.1.5. CARTAS

1.2. MANUAL DE FORMAS PERTENECIENTE A LA ENTIDAD1.3. DIRECTRICES GENERALES PARA LA PRODUCCIN DOCUMENTAL

1.3.1. DILIGENCIAMIENTO DE SOBRES PARA EL ENVO DE DOCUMENTOS1.3.2. MARCACIN DE ETIQUETAS Y RTULOS1.3.3. TCNICAS DE IMPRESIN1.3.4. TIPOS DE SOPORTES1.3.5. DIPLOMTICA DOCUMENTAL

1.4. TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL - APROBADA O VIGENTE1.4.1 TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL - ELABORACIN Y EVALUACIN

ANEXO 2. RECEPCIN DE DOCUMENTOS2.1 MEDIOS DE RECEPCIN2.2 PLANILLA DE REGISTRO Y RADICACIN DE COMUNICACIONES OFICIALES(AGN FORMATO DIGITAL)2.3 PLANILLA DE DOCUMENTOS INFORMATIVOS

2.4 PLANILLA DE DOCUMENTOS INTERNOS2.5 PLANILLA PARA DISTRIBUCIN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA2.6 DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS2.7 DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS ENVIADOS2.8 ALISTAMIENTO FSICO DE LOS DOCUMENTOS ENVIADOS2.9 CONSTANCIAS DE ENVO

ANEXO 3: APLICACIN DE TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL3.1. PROMULGACIN DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ADOPCIN EIMPLEMENTACIN DE LAS TRD3.2. DISEO DE INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIN DE TRD

3.2.1 CAPACITACIN Y SENSIBILIZACIN ARCHIVSTICA PARA FUNCIONARIOSRESPONSABLES DE LA GESTIN DOCUMENTAL3.2.2 CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN3.2.3. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIN DEL ARCHIVO CENTRAL3.2.4. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIN DEL ARCHIVO HISTRICO3.2.5. SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIN DE LAS TABLAS DE RETENCINDOCUMENTAL3.2.6. PLAN DE SEGUIMIENTO DE LA APLICACIN DE LAS TRD


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ANEXO 4. FOLIACIN

ANEXO 5. SISTEMAS DE ORDENACIN5.1 SISTEMAS DE ORDENACIN NUMRICOS5.2 SISTEMAS DE ORDENACIN ALFABTICOS5.3 SISTEMAS DE ORDENACIN MIXTOS

ANEXO 6. INVENTARIO

ANEXO 7. CRITERIOS PARA LA REALIZACIN DE TRANSFERENCIASDOCUMENTALES

7.1 TRANSFERENCIAS PRIMARIAS7.2. TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS

ANEXO 8. INSTRUMENTOS DE CONSULTA

ANEXO 9. APLICACIN DE TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTALANEXO 10. SERVICIOS ARCHIVSTICOS

10.1 ACCESO Y REQUISITOS PARA LA CONSULTA10.2. SERVICIOS DE ARCHIVO

ANEXO 11. ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIN11.1 REAS LOCATIVAS, EQUIPO Y MOBILIARIO, UNIDADES DE CONSERVACINY ALMACENAMIENTO11.2 SEGURIDAD DE LA INFORMACIN

ANEXO 12. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIN

ANEXO 13. DIRECTRICES PARA LA DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS13.1 CONSERVACIN TOTAL13.2 ELIMINACIN13.3 SELECCIN13.4 MICROFILMACIN

ANEXO 14. ELEMENTOS A CONSIDERAR EN EL DISEO DE UNA ENCUESTA-ENTREVISTA PARA LA CONCEPTUALIZACIN DE UN PGD EN UNA ENTIDAD


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INTRODUCCIN

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, regul en su Ttulo V: Gestin de

documentos, la obligacin que tienen las entidades pblicas y privadas que cumplenfunciones pblicas, en elaborar programas de gestin de documentos,independientemente del soporte en que produzcan la informacin para el cumplimientode su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

En su regulacin la Ley 594 previ que el desarrollo tecnolgico en las entidades esdesigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivsticos debenaplicarse cualquiera sea la tecnologa y el soporte en que se produce la informacin.Con este instrumento el Archivo General de la Nacin pretende entonces orientar a lasentidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, para facilitarles laadopcin y adaptacin del programa.

En dicha norma, la gestin de documentos se enmarca dentro del concepto de ArchivoTotal, comprendiendo procesos tales como la produccin, recepcin, distribucin,consulta, organizacin, recuperacin y disposicin final de los documentos y de formaexpresa, refiere entre otros aspectos, a la obligacin de la elaboracin y adopcin de lasTablas de Retencin Documental, instrumento archivstico que identifica para cadaentidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce,recibe y debe conservar, con sujecin al principio de eficiencia que rige la funcinadministrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementosfundamentales de la administracin pblica, agentes dinamizadores de la accin estataly sustento natural de sus procesos informativos.

La Ley General de Archivos en el ttulo V, Gestin de Documentos, Artculo 21.Programas de Gestin Documental, establece que: Las entidades pblicas debernelaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevastecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesosarchivsticos y en el Artculo 19 las entidades del Estado podrn incorporar tecnologasde avanzada en la administracin y conservacin de sus archivos, empleando cualquiermedio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplancon los siguientes requisitos: a) Organizacin archivstica de los documentos. b)Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuentaaspectos como la conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales, laseguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin contenida en estos soportesas como el funcionamiento razonable del sistema.

En cumplimiento de lo anterior, un sistema de informacin para el Programa de GestinDocumental, debe concebirse desde su inicio como un sistema integral que se ajusteconceptualmente a los principios archivsticos y a los objetivos de dicho programa. Espor ello que no obstante , por desigual desarrollo tecnolgico, se recomienda que lametodologa utilizada para el desarrollo o adecuacin del sistema de informacin,involucre y surta una etapa de anlisis y diseo conceptual del sistema integral, acordecon los parmetros y normas archivsticas y en caso de automatizar el sistema, se


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determine y adopte la plataforma tecnolgica adecuada de conformidad con losalcances del proyecto.

Es de advertir, que la carencia de una poltica archivstica en las entidades durante

mucho tiempo, incidi en que los documentos producidos por las instituciones notuvieran tratamiento archivstico alguno y por lo tanto, hoy se encuentran en la mayorade las entidades, fondos acumulados, que no se pueden desconocer por ser unarealidad que se afronta en los archivos de las entidades del pas. Por lo anterior, elArchivo General de la Nacin contempla en este modelo de Programa de GestinDocumental, esta situacin de los fondos acumulados, para que sea corregida ysuperada por las entidades, como un captulo aparte para su atencin y desarrollo.

La conceptualizacin del programa de gestin documental que aqu se ofrece, parte deunas consideraciones generales sobre los antecedentes, justificacin e importancia,para luego definir a partir de una breve resea, los objetivos, consideraciones,requisitos y marco normativo, como los procesos, actividades y flujos de informacinque se implementan durante el ciclo vital de los documentos

Ante la diversidad de instrucciones, recomendaciones, requisitos, formatos y elementosque confluyen en el programa, se incluyen los anexos que contienen la debidaorientacin para la implementacin, de acuerdo con las particularidades de desarrollode la gestin documental en cada entidad.

Este trabajo adems de atender lo expuesto en la Ley, es una orientacin para laaplicacin en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, yadems, se recomienda su implementacin, en cualquier organizacin, sin importar sunaturaleza orgnica-funcional.


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1. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

1.1 ANTECEDENTES

Dos instituciones de carcter internacional han contribuido a que profesionales yorganismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestin dedocumentos: la Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y laCultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA)1.

La gestin de documentos fue concebida en los Estados Unidos alrededor de los aos502 y de acuerdo con Llanso3 fue reconocida de forma oficial en ese pas, mediantelegislacin, a mediados del Siglo XX. Su adopcin supuso una autntica revolucin enla teora y en la prctica archivstica, especialmente a partir de la formulacin delconcepto de ciclo de vida de los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductorque mostraba el trnsito de los documentos desde que estos se creaban hasta quedeban ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histrico.

A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de un modoparticular se empiezan a plantear problemas relacionados con la inflacin de papel en elseno de las administraciones y la bsqueda de la eficacia y la economa en la gestinde los asuntos pblicos y en relacin con el ciudadano; ante esta situacin comienzan aadaptar a su idiosincrasia administrativa particular las soluciones formuladas yexperimentadas en los Estados Unidos.

En Colombia, el Reglamento General de Archivos Acuerdo 07 de 1994 expedido porel Archivo General de la Nacin, contempl el trmino Gestin de Documentos ydesarroll el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestin documental,organizacin de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestin dedocumentos, valoracin documental, transferencias de documentos con valorpermanente y eliminacin de documentos.

En 1996 el Archivo General de la Nacin de Colombia en su publicacin Gestindocumental : bases para la elaboracin de un programa, brinda algunos lineamientosgenerales para la implementacin de un programa de gestin documental.

Con la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, el tema de la gestin documentalqueda consignado en el Ttulo V, Artculos 21 al 26, en los que se establece que lasentidades pblicas debern elaborar programas de gestin documental, se sealan losprocesos archivsticos, la formacin de archivos a partir del concepto de archivo total, la

1 LLANS SANJUAN, Joaquim. Sistemas archivsticos y gestin de documentos : ponencia. 14Congreso Internacional de Archivos (Sevilla : Consejo Internacional de Archivos, 2000); p. 32.2 DOYLE. Murielle y FRENIERE, Andr. La preparacin de manuales de gestin de documentos para lasadministraciones pblicas. Pars : UNESCO, 1991. p. 543 LLANSO SANJUN, Joaquim. Gestin de documentos : definicin y anlisis de modelos. Bergara :Irargi, 1991. p. 234


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obligatoriedad de las tablas de retencin, la reglamentacin de los documentoscontables, notariales y otros y la obligacin de los inventarios documentales.

En las normas complementarias a la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, se

continua con la formulacin de la poltica archivstica nacional, la reglamentacin demetodologas para la organizacin, conservacin y difusin de los documentos, eldesarrollo de elementos tcnicos y normativos del Sistema Nacional de Archivos, lasensibilizacin y regulacin sobre la importancia de los archivos para la administracin yla cultura, as como, la conservacin y preservacin del patrimonio documental.

1.2 JUSTIFICACIN

Teniendo en cuenta que: el artculo 2 de la Ley 80 de 1989 seala las funciones delArchivo General de la Nacin y en su literal b) estipula fijar polticas y establecer losreglamentos necesarios para garantizar la conservacin y el uso adecuado delpatrimonio documental de la Nacin de conformidad con los planes y programas quesobre la materia adopte la Junta Directiva ahora Consejo Directivo en virtud delDecreto 1126 de 1999; que el artculo 4 de Ley 594 de 2000, sobre los principiosgenerales que rigen la funcin archivstica, seala en el literal h) Modernizacin, elEstado propugnar por el fortalecimiento de la infraestructura y la organizacin de sussistemas de informacin, estableciendo programas eficientes y actualizados deadministracin de documentos y archivos; as mismo el artculo 21 de la Ley 594 de2000 que establece que las entidades pblicas debern elaborar programas de gestinde documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuyaaplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos.

No obstante lo anterior en cuanto a la existencia de un marco normativo y tcnico ometodolgico en materia de gestin documental, hace falta la identificacin sistemticade los procesos y actividades inmersos en la implementacin de un programa degestin documental, carencia que se constituye en un factor de riesgo para lasentidades, que pueden recurrir a falsas soluciones de tipo automatizado, ya sea pordesconocimiento o falta de articulacin de los procesos archivsticos con el marconormativo.Ante esta situacin el Gobierno Nacional con la asesora del Archivo General de laNacin de Colombia debe propender porque los archivos de las entidades pblicas yprivadas que cumplen funciones pblicas estn organizados, conforme a los principios yprocesos archivsticos estableciendo directrices bsicas para la elaboracin eimplementacin de programas de gestin documental, que racionalicen el uso derecursos destinados a espacios, muebles, equipos y tecnologas en los archivos.

Adicionalmente y con el propsito de definir las estrategias y las polticas para laproduccin de la informacin necesaria y para lograr una ptima generacin de bienes yservicios pblicos por parte del Estado, el Gobierno Nacional mediante el Decretonmero 3816 de 31 de diciembre de 2003, cre la Comisin Intersectorial de Polticas yde Gestin de la Informacin para la Administracin Pblica. Entre otros objetivos laComisin pretende: Optimizar mediante el uso de medios tecnolgicos, la calidad, la


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eficiencia y la agilidad en las relaciones de la administracin pblica con el ciudadano,con sus proveedores, y de las entidades de la administracin pblica entre s.Establecer mecanismos tendientes a eliminar la duplicidad de solicitud de informacin ola solicitud de informacin innecesaria a los ciudadanos. Optimizar la inversin en

tecnologas de informacin y de comunicaciones de la administracin pblica. Facilitarel seguimiento y evaluacin de la gestin pblica, mediante la produccin, el manejo yel intercambio de informacin y uso de tecnologas de informacin y comunicaciones dela administracin pblica. Asegurar la coherencia, la coordinacin y la ejecucin de laspolticas definidas para la estrategia Gobierno en Lnea a travs del Programa Agendade Conectividad.

De acuerdo con lo anterior, el Archivo General de la Nacin como ente rector de lapoltica archivstica, ha sido convocado para liderar el proceso en lo relacionado con elestablecimiento del marco normativo, legal, conceptual y tcnico de un programa degestin documental que permita asegurar el xito de la propuesta estatal.

1.3 OBJETIVOS

1.3.1 OBJETIVO GENERAL

Normalizar de forma sistemtica el programa de gestin documental para orientar a lasentidades y hacer ms eficiente su implantacin.

1.3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

Definir el Programa de Gestin Documental (PGD), en trminos de procesosdurante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de informacin, formatosestablecidos y aplicables.

Estructurar el Programa de Gestin Documental, metodologa y losprocedimientos que orienten armnicamente su desarrollo en una institucin.

Sealar la normatividad vigente, las orientaciones metodolgicas impartidas porel Archivo General de la Nacin y dems normas aplicables a la gestindocumental.


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2. CONCEPTUALIZACIN DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

2.1 MARCO LEGAL

Para que el Programa de Gestin Documental pueda ser gestionado de maneraapropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normasproferidas por la entidad, por el Archivo General de la Nacin as como las demsnormas aplicables a la entidad. A continuacin se sealan las normas de carctergeneral relacionadas con la gestin documental:

Constitucin Poltica de Colombia.Artculo 8. Es obligacin del Estado y de las personas proteger las riquezas culturalesynaturales de la Nacin.Artculo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y asu buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo,tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayanrecogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades pblicas yprivadas.

En la recoleccin, tratamiento y circulacin de datos se respetarn la libertad y demsgarantas consagradas en la Constitucin.

La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son inviolables. Slopueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con lasformalidades que establezca la ley.

Con el fin de prevenir la comisin de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentarla forma y condiciones en que las autoridades que ella seale, con fundamento enserios motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y dems formas decomunicacin privada, sin previa orden judicial, con aviso inmediato a la ProcuraduraGeneral de la Nacin y control judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horassiguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones el gobierno rendir informe al Congresosobre el uso que ha hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de lasmedidas a que se refiere este artculo incurrirn en falta gravsima, sin perjuicio de lasdems responsabilidades a que hubiere lugar. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003).Artculo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir supensamiento y opiniones, la de informar y recibir informacin veraz e imparcial, y la defundar medios masivos de comunicacin.Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a larectificacin en condiciones de equidad. No habr censura.Artculo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a lasautoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. Ellegislador podr reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizarlos derechos fundamentales.Artculo 27. El Estado garantiza las libertades de enseanza, aprendizaje,investigacin y ctedra.


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Artculo 63. Los bienes de uso pblico, los parques naturales, las tierras comunales degrupos tnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueolgico de la Nacin y losdems bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.Artculo 70.El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de

todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educacinpermanente y la enseanza cientfica, tcnica, artstica y profesional en todas lasetapas del proceso de creacin de la identidad nacional. Artculo 71. La bsqueda del conocimiento y la expresin artstica son libres. Losplanes de desarrollo econmico y social incluirn el fomento a las ciencias y, engeneral, a la cultura....Artculo 72.El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado. Elpatrimonio arqueolgico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional,pertenecen a la Nacin y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La leyestablecer los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos departiculares y reglamentar los derechos especiales que pudieran tener los grupostnicos asentados en territorios de riqueza arqueolgica.Artculo 74.Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicossalvo los casos que establezca la ley.Artculo 94.La enunciacin de los derechos y garantas contenidos en la Constituciny en los convenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negacin deotros que, siendo inherentes a la persona humana, no figuren expresamente en ellos. Artculo 95.La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidadnacional. Todos estn en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de losderechos y libertades reconocidos en esta Constitucin implica responsabilidades. Todapersona esta obligada a cumplir la Constitucin y las leyes.Son deberes de la persona y del ciudadano:

1. Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios;2. Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones

humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de laspersonas;

3. Respetar y apoyar a las autoridades democrticas legtimamente constituidaspara mantener la independencia y la integridad nacionales;

4. Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivenciapacfica;

5. Participar en la vida poltica, cvica y comunitaria del pas;6. Propender al logro y mantenimiento de la paz;7. Colaborar para el buen funcionamiento de la administracin de la justicia;8. Proteger los recursos culturales y naturales del pas y velar por la conservacin

de un ambiente sano;9. Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de

conceptos de justicia y equidad.Artculo 112. Los partidos y movimientos polticos que no participen en el Gobiernopodrn ejercer libremente la funcin crtica frente a ste y plantear y desarrollaralternativas polticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se lesgarantizan los siguientes derechos: de acceso a la informacin y a la documentacinoficiales; de uso de los medios de comunicacin social del Estado de acuerdo con larepresentacin obtenida en las elecciones para Congreso inmediatamente anteriores;


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de rplica en los medios de comunicacin del Estado frente a tergiversaciones graves yevidentes o ataques pblicos proferidos por altos funcionarios oficiales, y departicipacin en los organismos electorales...

Artculo 113. Son Ramas del Poder Pblico, la legislativa, la ejecutiva y la judicial.Adems de los rganos que las integran existen otros, autnomos e independientes,para el cumplimiento de las dems funciones del Estado. Los diferentes rganos delEstado tienen funciones separadas pero colaboran armnicamente para la realizacinde sus fines.

Ley 23 de 1981. Por la cual se dictan normas en materia de tica mdica. ArtculosNos. 33, 34, 35. Regula archivos de las historias clnicas.

Ley 23 de 1982.Artculo 2. Sobre derechos de autor (Reglamentada Dec. 1369/89 y Dec. 2145/85)

Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nacin, se establece elSistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 31de 1992.Artculos 54 y 55. Publicidad, reserva y conservacin de documentos del Banco de laRepblica.

Ley 44 de 1993. Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982.

Ley 23 de 1995.Artculo 37. Factura electrnica.

Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en laadministracin pblica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcinadministrativa.Artculos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.

Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administracin de justicia.Artculo 95. Sobre el uso de la tecnologa, medios tcnicos, electrnicos, informticosy telemticos en la administracin de justicia. Los documentos emitidos por los citadosmedios, cualquiera que sea su soporte, gozarn de la validez y eficacia de undocumento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y elcumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Ley 527 de 1999.Artculos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, delcomercio electrnico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificaciny se dictan otras disposiciones.


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Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictanotras disposiciones.

Ley 734 de 2002. Cdigo Disciplinario nico

Artculo 34 1. DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberescontenidos en la Constitucin, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, losdems ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdosdistritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales defunciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, loscontratos de trabajo y las rdenes superiores emitidas por funcionario competente.No.5. Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo,cargo o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar lasustraccin, destruccin, ocultamiento o utilizacin indebidos. No.22. Responder por laconservacin de los tiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda oadministracin y rendir cuenta oportuna de su utilizacin.Artculo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor pblico le est prohibido. No. 8. Omitir,retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas delos particulares o a solicitudes de las autoridades, as como retenerlas o enviarlas adestinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionardao o dar lugar a la prdida de bienes, elementos, expedientes o documentos quehayan llegado a su poder por razn de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso oexhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.

Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgnico del Sistema Financiera.Artculo 22. Sobre administracin y conservacin de los archivos de las entidadesfinancieras pblicas en liquidacin.

Ley 951 de 2005. Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestin

Ley 962 de 20005 Ley antitrmites

Decreto 624 de 1989. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestosadministrados por la Direccin General de Impuesto Nacionales.Artculo 633. Informacin en medios magnticos. Para efectos del envo de lainformacin que deba suministrarse en medios magnticos, la Direccin General deImpuestos Nacionales prescribir las especificaciones tcnicas que deban cumplirse.

Decreto 663 de 1993. Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgnico del SistemaFinanciero y se modifica su titulacin y numeracin.Artculo 93. Red de oficinas.

Decreto 1748 de 1995. Por el cual se dictan normas para la emisin, clculo, redenciny dems condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los Decretos Leyes656, 1299 y 1314 de 1994, y los artculos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100de 1993.Artculo 47. Archivos laborales informticos.


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Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de 1997. Sobre uso de la facturaelectrnica.

Decreto 1052 de 1998. Sobre la expedicin de licencias de construccin y urbanismo.

Decreto 147 de 2000. Reglamenta la Ley 527 de 1999.

Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y sedictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.

Circular AGN No. 1 de 1997. Exhortacin al cumplimiento de la legislacin bsicasobre archivos en Colombia.

Circular AGN No. 2 de 1997. Parmetros a tener en cuenta para implementacin denuevas tecnologas en los archivos pblicos.

2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

2.2.1 DEFINICIN E IMPORTANCIA

Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestin documentalcomo el Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a laplanificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por lasentidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizaciny conservacin.

Un programa de gestin documental se puede definir como el conjunto de instruccionesen las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestindocumental al interior de cada entidad, tales como produccin, recepcin, distribucin,trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los documentos. Conla implantacin de un programa de gestin documental se pretende alcanzar lossiguientes objetivos:

Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguajenatural de la administracin pblica, para el funcionamiento de la misma,elementos necesarios para la participacin ciudadana, apoyos decisivos para latransparencia y el control de la gestin pblica y garanta de los derechosindividuales y colectivos.

Procurar la racionalizacin y control en la produccin documental, en atencin alos procedimientos, trmites administrativos y flujos documentales, lo mismo que,la normalizacin de modelos y formatos para la produccin documental.

Normalizar la utilizacin de materiales, soportes y equipos de calidad y que a lavez preserven el cuidado del medio ambiente.

Lograr una acertada normalizacin en los procedimientos para el recibo,radicacin y distribucin de la correspondencia mediante la utilizacin desistemas eficientes de correo y mensajera.


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Regular el manejo y organizacin del sistema de administracin de documentos yarchivos a partir de la nocin de Archivo Total y los enunciados de finalidad,responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

Implementar el desarrollo de procesos bsicos de aplicacin de la tabla de

Retencin Documental, organizacin, transferencias primarias, recuperacin,preservacin, conservacin de la informacin y disposicin final de losdocumentos.

Facilitar la recuperacin de la informacin en forma rpida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de informacin, tiles

para la administracin e importantes para la cultura.

2.2.2 CONSIDERACIONES BSICAS

Para elaborar un programa de gestin documental, se deben considerar los siguientesaspectos:

Administrativos:Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestin dedocumentos en aspectos como la transparencia, la simplificacin de trmites y laeficiencia de la administracin.

Econmicos:Hacen relacin al anlisis de situaciones de tipo econmico de la gestinde documentos, como la reduccin de costos derivados de la conservacin dedocumentos innecesarios y la racionalizacin de los recursos destinados para la gestindocumental.

Archivsticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en laLey 594 de 2000 y en la teora sobre la gestin de documentos. stos son: El conceptode archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio deorden original.

2.2.3 ASPECTOS DE PLANEACIN

Diagnstico:El diseo y desarrollo de un programa de gestin documental, obedece aun plan de accin con lneas concretas que facilite su implementacin de maneraefectiva, contempla la identificacin de problemas, oportunidades y objetivos, anlisis ydeterminacin de los requerimientos de informacin, mantenimiento, evaluacin ydocumentacin del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debecorresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con unrgano coordinador de la gestin de documentos que garantice su adecuado desarrolloy a travs del cual se definan las polticas generales de la gestin documental en cadaorganizacin (Comit de Archivo, Acuerdo AGN 012 de 1995) y un conjunto dedirectrices que faciliten el planeamiento de la documentacin.


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Para realizar este diagnstico las entidades podrn retomar o actualizar losaspectos metodolgicos relacionados con las etapas de investigacin preliminarsobre la institucin y anlisis e interpretacin de la informacin recolectada, lascuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboracin de las tablas de

retencin documental y de las tablas de valoracin documental en los casos enque haya sido abordado dicho proceso.

Requisitos tcnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos tcnicos previoscomo: contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilacin de formaso formatos regulados, manual de funciones y tablas de retencin documental, tablas devaloracin documental, adopcin de normas tcnicas y normatividad en general,existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad deCorrespondencia. Para ello, se debern verificar el cumplimiento de las siguientescondiciones:

Centralizacin de la recepcin y envo de los documentos. Definicin de procedimientos de distribucin de documentos internos y externos. Tener debidamente aprobadas por el Archivo General de la Nacin o por la

instancia territorial correspondiente, las tablas de retencin y/o las tablas devaloracin documental, segn sea el caso.

Contar con el Comit de Archivo respectivo el cual deber tener definido sureglamento y funciones.

Disponer de un reglamento de archivos para la entidad, basado en elReglamento General de Archivos del AGN y dems normas complementarias,que garantice el cumplimiento de al menos los siguientes aspectos: Fases deformacin del archivo, control sobre la entrada y salida de los documentos,acceso a los documentos, ordenacin y descripcin de los fondos de archivo,conservacin de documentos, adopcin de las normas tcnicas colombianas quese hayan establecido en materia de archivos y documentos, existencia de lacoordinacin de la funcin archivstica dentro de la estructura administrativa de laentidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000, participacin de ladependencia en los comits internos relacionados con la definicin de procesos yprocedimientos, gestin de calidad, y comits de informtica, entre otros.

Requisitos administrativos: Hacen relacin a la necesidad de integrar el programa degestin documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, ascomo con los sistemas de informacin, con los aplicativos y dems herramientasinformativas de las que haga uso la entidad, en atencin a las siguientesconsideraciones:

La Gestin de Documentos debe inscribirse como un programa estratgico de laentidad, con el apoyo de la alta direccin.

Tener definido el sistema de administracin de archivos de la entidad(centralizado, o descentralizado).

Contar con la participacin de las diferentes reas de la entidad, en especial conla estructura directiva y aquellas reas relacionadas con las compras ysuministros, la tecnologa, el desarrollo organizacional y el presupuesto.


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El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funcionesde archivo y con dedicacin exclusiva para realizar dicha labor.

En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o municipal,se debe designar un grupo especial que responda por el Programa de Gestin

Documental. La entidad deber contar con un programa de capacitacin que permita a losfuncionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de lagestin documental y la organizacin de los archivos, adems formacin en elrea de la auditoria de informacin y manejo de procesos.

Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mnimas para eladecuado desarrollo de su funcin, siguiendo las recomendaciones del ArchivoGeneral de la Nacin, en relacin con las caractersticas arquitectnicas ymedioambientales, espacio, distribucin de reas de acuerdo con el flujo de losprocesos del archivo, ubicacin con relacin a las dependencias, mobiliario yequipo.

2.2.4 TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

Dada la importancia de la Tabla de Retencin Documental como un elementoindispensable en la gestin documental y ser un instrumento archivstico esencial quepermite la racionalizacin de la produccin documental y la institucionalizacin del ciclovital de los documentos en los archivos de gestin, central, e histrico de las entidades,stas, debern elaborarlas y adoptarlas para la implementacin del Programa deGestin Documental, siguiendo las etapas y dems aspectos contemplados en elAcuerdo AGN 039 de 2002:

PRIMERA ETAPA.: Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentesdocumentales.

Compilar la informacin institucional contenida en disposiciones legales relativas a lacreacin y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resolucionesy/o actos administrativos de creacin de grupos de trabajo, funciones y manuales deprocedimientos.

Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar lasunidades documentales que producen y/o tramitan.

SEGUNDA ETAPA: Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada.

Analizar la produccin y trmite documental teniendo en cuenta las funcionesasignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.

Identificar los valores primarios de la documentacin o sea los administrativos, legales,jurdicos, contables y/o fiscales.

Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.


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Establecer los tiempos de retencin o permanencia de las series y subseriesdocumentales en cada fase de archivo: gestin, central e histrico con el fin deracionalizar la produccin y garantizar la proteccin del patrimonio documental de la

Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposicin final.Adelantar la valoracin documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en laconsulta y las normas internas y externas que regulan su produccin.

Determinar el destino final de la documentacin ya sea para su conservacin total,seleccin o eliminacin. La seleccin puede aplicarse a documentacin no vigenteadministrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentraregistrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige suconservacin total.

En todos los casos, la seleccin se aplicar bajo la modalidad de muestreo y ser elComit de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo y los criterios a aplicar,as como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo delos documentos.

TERCERA ETAPA: Elaboracin y presentacin de la Tabla de Retencin Documentalpara su aprobacin.

El Jefe de Archivo preparar la propuesta de Tabla de Retencin Documental de laEntidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cadadependencia, acompaada de una introduccin y de los anexos que sustenten elproceso y los criterios empleados en su elaboracin. El Comit de Archivo har elestudio correspondiente y producir un Acta avalando la propuesta.

Las Secretaras Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o losfuncionarios de la ms alta jerarqua de quienes dependan los archivos, remitirn a lainstancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retencin Documental para suevaluacin y aprobacin.

CUARTA ETAPA: Aplicacin

Aprobadas las Tablas de Retencin Documental por la instancia competente, elrepresentante legal expedir el acto administrativo, que ordene su aplicacin ante losservidores pblicos de la Entidad.

La Unidad de Archivo capacitar a todos los servidores pblicos de la Entidad, para laaplicacin de las TRD, as mismo, elaborar los instructivos que refuercen y normalicenla organizacin de los documentos y archivos de gestin y la preparacin de lastransferencias documentales.

La organizacin de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestin, centrale histrico se har con fundamento en las Tablas de Retencin Documental.


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Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarn teniendo encuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retencin Documental,siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentacin, eliminacin del material

metlico, identificacin de material afectado por biodeterioro. El cronograma loestablecer la Unidad de Archivo de la Entidad.

Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental sedestruirn y se dejar constancia en Acta que ser suscrita por el Presidente del Comitde Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.

QUINTA ETAPA: Seguimiento y actualizacin de la Tabla de Retencin Documental.

La unidad de Archivo de cada entidad establecer un cronograma de seguimiento parala verificacin de la aplicacin de la Tabla de Retencin Documental en lasdependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender lasmodificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformasorganizacionales y funciones.

Las modificaciones a la Tabla de Retencin documental que surjan del seguimiento ode la solicitud de la dependencia, debern ser evaluadas por la Unidad de Archivo de laEntidad y aprobadas por el Comit de Archivo de la misma.

2.2.5 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

La Ley 594 de 2000 en su Artculo 22. Procesos Archivsticos. Establece que la gestinde documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales comola produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin yla disposicin final de los documentos.

Para efectos de la conceptualizacin de un programa de gestin documental, sedeterminan los siguientes procesos que estarn interrelacionados entre s y sedesarrollarn en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital deldocumento (Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico):

1. Produccin de documentos2. Recepcin de documentos,3. Distribucin de documentos,4. Trmite de documentos,5. Organizacin de documentos,6. Consulta de documentos,7. Conservacin de documentos8. Disposicin final de documentos.


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2.2.5.1 PRODUCCIN DOCUMENTAL

DEFINICIN: Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de susfunciones. (GRGA)

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

Ley 527 de 1999Artculo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

Cdigo PenalArtculos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificacin de losdocumentos pblicos.Artculo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

Cdigo de Procedimiento PenalArtculo 261. Sobre el valor probatorio de documento pblico.Artculos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.

Cdigo de ComercioArtculo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales- medios para el asiento de operacionesArtculo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.Artculo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.

Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y seexpiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.Artculo 123. Soportes contables

Decreto 1584 de 1994 Documentacin indispensable Registro proponentes Cmarasde Comercio

Decreto 2150 de 1995Artculos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos nicos.

Acuerdo AGN 060 de 2001.Artculos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administracin de comunicaciones oficiales en lasentidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas.

Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos detinta hmeda .

NTC 1673 Papel y cartn: papel para escribir e imprimir .

NTC 2223:1986 Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir.


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NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de discoflexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), caractersticas dimensionales, fsicas y magnticas.

NTC 3393. Elaboracin documentos comerciales.NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia ydurabilidad

ACTIVIDADES

La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo deformatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cadaentidad o dependencia.

En el Anexo 1, Produccin Documental, se orientan los formatos que son de uso comna la administracin, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sinperjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, endesarrollo de sus funciones especficas.

Creacin y diseo de documentos. Medios y tcnicas de produccin y de impresin (mquinas de escribir y

procesadores de texto). Determinacin y seleccin de soportes documentales (cintas magnticas, CD-

ROM, discos pticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). Determinacin de tamaos , calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinacin de uso y finalidad de los documentos. Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la

entidad, caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografa.

2. Normalizacin de la produccin documental

Identificacin de dependencias productoras. Definicin de tipologas documentales, conforme a formatos y formularios

regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados enla TRD.

Directrices relacionadas con el nmero de copias. Control de la produccin de nuevos documentos. Determinacin de la periodicidad de la produccin documental.

2.2.5.2 RECEPCIN DE DOCUMENTOS


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DEFINICIN: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucindebe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una personanatural o jurdica. (GRGA)

MARCO NORMATIVO DEL PROCESOConstitucin PolticaArtculo 15. Prrafo 3: La correspondencia y dems formas de comunicacin privadason inviolables. Slo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, enlos casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02de 2003.

Decreto 2150 de 1995.Artculos 1, 11 y 32. Supresin de autenticacin de documentos originales y uso desellos, ventanilla nica.

Acuerdo AGN 060 de 2001.Artculos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicacin ycontrol de las comunicaciones recibidas y enviadas.

ACTIVIDADES

Recepcin de documentos: se debe verificar que estn completos, que correspondan alo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registrocon el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a travs de diferentes mediostales como: mensajera, correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro medioque se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnolgicos en cada entidady deben estar regulados en los manuales de procedimientos.

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

Identificacin de medios de recepcin: mensajera, fax, correo tradicional, correoelectrnico, pgina web, otros.

Recibo de documentos oficiales. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

1. Radicacin de documentos

Asignacin de un nmero consecutivo a los documentos en los trminosestablecidos en el artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constanciade la fecha y hora de recibo o de envo.

Impresin de rtulo de la radicacin. Registro impreso de planillas de radicacin y control.


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2. Registro de documentos

Recibo de documentos oficiales. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.

Constancia de recibo. Asignacin de datos conforme al artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, talescomo: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre ocdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de radicacin, Nombredel funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si loamerita), entre otros.

Conformacin del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelacin de

documentos recibidos y enviados.

2.2.5.3 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

DEFINICIN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a sudestinatario. (GRGA)


Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.

Decreto 2150 de 1995Artculo 25. Utilizacin del correo para el envo de informacin.

Acuerdo 060 de 2001.Artculo 3. Centralizacin de los servicios de distribucin de las comunicacionesoficiales.

ACTIVIDADES

La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de laentidad. Sin interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar conmecanismos de control y verificacin de recepcin y envo de los mismos. En esteproceso se distinguen actividades como:

1. Distribucin de documentos externos

Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificacin de las comunicaciones. Organizacin de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Reasignacin de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos.


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2. Distribucin de documentos internos

Identificacin de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

Registro de control de entrega de documentos internos.3. Distribucin de documentos enviados

Definicin de medios de distribucin: personal, fax, correo tradicional, correoelectrnico, apartado areo, trmite en lnea, pgina web, otros.

Control del cumplimiento de requisitos del documento. Mtodos de empaque y embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestin del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guas y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organizacin mensajera externa. Registro de control de envo de documentos.

2.2.5.4 TRMITE DE DOCUMENTOS

DEFINICIN: Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta elcumplimiento de su funcin administrativa. (GRGA)


Constitucin Poltica.Artculo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a lasautoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. Ellegislador podr reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizarlos derechos fundamentales.

Ley 58 de 1982. Reglamentacin trmite peticiones.

Decreto 01 de 1984 Cdigo Contencioso Administrativo. Derecho de peticin.

Decreto 2150 de 1995.Artculos 6, 16, 17, 22.Artculo 25. Establece que las entidades de la Administracin Pblica debern facilitarla recepcin y envo de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas pormedio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.

Decreto 1222 de 1999Artculo 33. Derecho de turno.

Acuerdo AGN 060 de 2001.


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Artculos 3, 6 y 8. Envo y control del trmite de las comunicaciones, numeracin deactos administrativos.

ACTIVIDADES

En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentosobjeto de trmites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas seriesdocumentales.

De acuerdo con la normatividad existente en el pas, se deben tener en cuenta lostiempos mximos establecidos para el trmite oportuno de las comunicaciones.

En este proceso se sealan las actividades de:

1. Recepcin de solicitud o trmite

Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite. Identificacin del trmite. Determinacin de competencia, segn funciones de las dependencias. Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

2. Respuesta

Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin. Proyeccin y preparacin de respuesta. Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta la culminacin

del asunto.

2.2.5.5 ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS

DEFINICIN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin ydescripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesosarchivsticos (GRGA)


Ley 4 de 1913. Sobre rgimen poltico y municipal.Artculo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarn que los secretarios reciban los archivospor inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo quefuncionen. Al efecto, impondrn multas sucesivas a los Secretarios que han funcionadoo funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penascorreccionales.Artculo 337. El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las AsambleasDepartamentales, en los de los Departamentos y Municipios, dispondrn lo convenienterespecto del arreglo de los archivos, la contabilidad de los fondos pblicos y los demsdetalles relativos a los mismos.


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Ley 80 de 1993.Artculo 55. De la prescripcin de las acciones de responsabilidad contractual. Laaccin civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artculos50,51,52 y 53 de esta Ley prescribir en el trmino de veinte (20) aos, contados a

partir de la ocurrencia de los mismos. La accin disciplinaria prescribir en diez (10)aos. La accin penal prescribir en veinte (20) aos.

Cdigo de Comercio.Artculo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Captulo debern serconservados cuando menos por diez aos, contados desde el cierre de aqullos o lafecha del ltimo asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrnser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio tcnico adecuadogarantice su reproduccin exacta. Adems, ante la cmara de comercio donde fueronregistrados los libros se verificar la exactitud de la reproduccin de la copia, y elsecretario de la misma firmar acta en la que anotar los libros y papeles que sedestruyeron y el procedimiento utilizado para su reproduccin.Cuando se expida copia de un documento conservado como se prev en este artculo,se har constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.

Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentacin de las T. R .D.

Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el rgimen para la liquidacin de lasentidades pblicas del orden nacional.Artculo 36.

Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y sedictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.

Acuerdo AGN 007 de 1994.Artculo 18. A Reglamento General de Archivos que crea el Comit Evaluador deDocumentos en los Departamentos, determina su integracin y le fija la funciones.

Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentacin de las TRD.

Acuerdo AGN 12 de 1995. Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29de junio de 1994, Reglamento General de Archivos", "rganos de Direccin,Coordinacin y Asesora

Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluacin de TRD.

Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos pblicos de las Cmaras deComercio.

Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones tcnicas y requisitos para lacontratacin de servicios de archivo.


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Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboraciny aplicacin de las tablas de retencin documental en desarrollo del artculo 24 de laLey General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades quese liquiden, fusionen, supriman o privaticen.

Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organizacinde los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplenfunciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan losartculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.

Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona pargrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 enrelacin con la integracin del Comit de Archivo de las entidades pblicas en procesode liquidacin.

Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organizacin de fondosacumulados.

Circular AGN 07 de 2002. Organizacin y Conservacin de los documentos de archivode las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.

Circular AGN 01 de 2003. Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo.

Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Organizacin de historias laborales.

Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organizacin de historias laborales.

Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.

Resolucin AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comit de Transferencias de laDocumentacin Histrica al Archivo General de la Nacin.

Resolucin MinSalud 1995 de 1999. Establece normas para el manejo de la HistricaClnica. (Expedida por el Ministerio de Salud)

Resolucin AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestin Documental y seaprueba la actualizacin de la Tabla de Retencin Documental del AGN.

Resolucin AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el Grupo Tcnico de apoyo delComit de Archivo del Archivo General de la Nacin.

Resolucin MinProteccin Social 001715 de 2005. Por la cual se modifica laResolucin 1995 de 1999.

NTC 4095 Norma General para la Descripcin Archivstica.


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NTC 5029 Norma sobre Medicin de Archivos.

ACTIVIDADES

El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organizacin de los archivoscomprende los procesos archivsticos de:

1. Clasificacin documental. Proceso archivstico mediante el cual se identifican yestablecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin ysubseccin), de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad (GRGA).

Actividades:

Identificacin de unidades administrativas y funcionales. Aplicacin de la tabla de retencin y/o valoracin de la dependencia. Conformacin de series y subseries documentales. Identificacin de tipos documentales de la tabla de retencin yo valoracin y de

los documentos de apoyo. Control en el tratamiento y organizacin de los documentos.

2. Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de lasrespectivas series en el orden previamente acordado.

Actividades:

Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tiposdocumentales.

Conformacin y apertura de expedientes. Determinacin de los sistemas de ordenacin. Organizacin de series documentales de acuerdo con los pasos metodolgicos. Foliacin.

3. Descripcin documental: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o desus agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y recuperacin, para lagestin o la investigacin (GRGA).

Actividades:

Anlisis de informacin y extraccin de contenidos. Diseo de instrumentos de recuperacin como Guas, Inventarios, Catlogos e

ndices. Actualizacin permanente de instrumentos.

Para el caso de la descripcin archivstica, la ISAD(G), Norma Internacional General dela Descripcin Archivstica, trata las reglas generales aplicables a la descripcinarchivstica sin tener en cuenta la naturaleza o el volumen. Esta norma ha sidohomologada para Colombia por el ICONTEC y el Archivo General de la Nacin y es la


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Norma NTC 4095, en ella se determina la formulacin de la informacin medianteveintisis elementos que pueden ser combinados para constituir la descripcin de unaentidad archivstica. La organizacin de las reglas refleja la estructura adecuada paracualquier descripcin.

En la estructura de la Norma ISAD(G), los elementos se agrupan en siete reas deinformacin: 1. rea de identificacin. 2. rea de contexto. 3. rea de contenido yestructura. 4. rea de condiciones de acceso y uso. 5. rea de documentacinasociada. 6. rea de notas. 7. rea de control de la descripcin.

Un instrumento archivstico que permite la normalizacin de la gestin documental y lainstitucionalizacin del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla deRetencin Documental, la cual acta en las entidades como regulador de las decisionesen materia documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilizacin denuevas tecnologas en los archivos.

Para estos efectos, la retencin de documentos: Es el plazo en trminos de tiempo enque los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central,tal como se consigna en la tabla de retencin y de valoracin documental (GRGA).

La organizacin de los documentos permite una rpida identificacin de losexpedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contarcon sistemas de ordenacin fciles de entender por los usuarios, ubicar los documentospara su consulta, transferencia o disposicin final.

Actividades:

Elaboracin de inventarios documentales. Organizacin y entrega de transferencias documentales. Aplicacin de la disposicin final de las TRD y/o TVD.

2.2.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS:

DEFINICIN: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer lainformacin que contienen. (GRGA)


Constitucin Poltica. Artculo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresary difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir informacin veraz eimparcial, y la de fundar medios masivos de comunicacin. Artculo 27. El Estadogarantiza las libertades de enseanza, aprendizaje, investigacin y ctedra. Artculo 74.Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo loscasos que establezca la ley. Artculo 112. Los partidos y movimientos polticos que noparticipen en el Gobierno podrn ejercer libremente la funcin crtica frente a ste yplantear y desarrollar alternativas polticas. Para estos efectos, salvo las restricciones


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legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la informacin y a ladocumentacin oficiales...

Ley 4 de 1913. Sobre rgimen poltico y municipal. ART. 315. Los Secretarios de las

corporaciones y autoridades pblicas dan fe en los certificados que expidanrelativamente a los negocios que les estn confiados por razn de su empleo. ART.316. Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas, ylos primeros los mandarn dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. Si lofuere, el certificado se extender, pero se reservar en la oficina hasta que cese lareserva y pueda entregrsele al interesado. De los certificados se dejar copia en unlibro de papel comn. ART. 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copiasde los documentos que existan en las Secretaras y en los archivos de las oficinas delorden administrativo, siempre que no tengan carcter de reserva; que el que solicite lacopia suministre el papel que debe emplearse, pague el amanuense, y que las copiaspuedan sacarse bajo la inspeccin de un empleado de la Oficina y sin embarazar lostrabajos de sta. Ningn empleado podr dar copia de documentos que segn laConstitucin o la ley tengan carcter de reservados, ni copia de cualesquiera otrosdocumentos, sin orden del jefe de la Oficina de quien dependa.

Ley 57 de 1985.Artculos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos.

Decreto 01 de 1984. Cdigo Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de peticinde informacin.

Decreto 2126 de 1992.Artculo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores.

Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos.

Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta.

ACTIVIDADES:

La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, personanatural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la informacin contenida en losdocumentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para elcumplimiento de este propsito, los archivos deben atender los requerimientos ysolicitudes de manera personal, telefnica, correo electrnico o remitiendo al usuario alfuncionario competente.

La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de funcionarios deotras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controlescorrespondientes.


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Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, stas debern serautorizadas por el jefe de la respectiva oficina y slo se permitir cuando la informacinno tenga carcter de reservado conforme a la Constitucin y a las leyes.

La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del rea, oal funcionario responsable del Archivo de Gestin, Archivo Central o Histrico.

La recuperacin de los documentos entendida como la accin y efecto de obtener pormedio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante ladisponibilidad y actualizacin de stos, ya sean inventarios, guas, catlogos e ndices.

Las actividades bsicas en esta fase son:

1. Formulacin de la consulta

Determinacin de la necesidad y precisin de la consulta. Determinacin de competencia de la consulta. Condiciones de acceso. Disponibilidad de informacin en trminos de restricciones por reserva o por

conservacin. Reglamento de consulta.

2. Estrategia de bsqueda

Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes de informacin. Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicacin de los documentos.

3. Respuesta a consulta

Atencin y servicio al usuario. Infraestructura de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de prstamo. Uso de testigos y formatos para el control de devolucin. Implantacin de medios manuales o automticos para localizacin de

informacin.

2.2.5.7 CONSERVACIN DE DOCUMENTOS

DEFINICIN: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas paragarantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar sucontenido (GRGA)


Constitucin Poltica.


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Artculo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del pas y velar por laconservacin de un ambiente sano.Artculo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidadnacional. Todos estn en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los

derechos y libertades reconocidos en esta Constitucin implica responsabilidades.Cdigo Procedimiento Civil.Artculo 251. Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos,planos, dibujos, cuadros, fotografas, cintas cinematogrficas, discos, grabacionesmagnetofnicas, radiografas, talones, contraseas, cupones, etiquetas, sellos y, engeneral, todo objeto mueble que tenga carcter representativo o declarativo, y lasinscripciones en lpidas, monumentos, edificios o similares.

Ley 47 de 1920.Artculo 22. Defensa y conservacin de los bienes muebles e inmuebles.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural.

Ley 39 de 1981.Artculos 1,2,3 y 4. Sobre conservacin copias mediante microfilmacin.

Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohbe la importacin, exportacin ytransferencia ilegal de bienes culturales.

LEY 6 DE 1992. Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorganfacultades para emitir ttulos de deuda pblica interna, se dispone un ajuste depensiones del sector pblico nacional y se dictan otras disposiciones.Artculo 74. Valor probatorio de la impresin de imgenes pticas no modificables. Lareproduccin impresa de imgenes pticas no modificables, efectuadas por la UnidadAdministrativa Especial Direccin de Impuestos Nacionales sobre documentosoriginales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de lasclases de documentos sealados en el Artculo 251 del Cdigo de Procedimiento Civil,con su correspondiente valor probatorio".

Ley 80 de 1993.Artculo 39. Segundo Prrafo: Las entidades estatales establecern medidas parapreservar contratos.

Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura.Artculo 4. Definicin de Patrimonio Cultural de la Nacin.Artculo 12. Del Patrimonio Bibliogrfico, Hemerogrfico, Documental y de Imgenesen Movimiento.

Cdigo de Comercio.Artculos 48 y 60. Autoriza la utilizacin del microfilm para conservar y almacenar librosy papeles del comercio.


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Decreto 1798 de 1990Artculo 31. Conservacin de libros y papeles de los comerciantes.

Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco ptico a los comerciantes en sus

archivos.Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticacin de documentos originales y el uso desellos; prohbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en supoder; prohbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades pblicas;autoriza el uso de sistemas electrnicos de archivos y transmisin de datos; prohbelimitar el uso de las tecnologas de archivo documental por parte de los particulares,entre otros.

Acuerdo AGN 007 de 1994. Reglamento General de Archivos.Artculo 23.Valoracin documental que ordena a las entidades oficiales elaborar latabla de retencin documental a partir de su valoracin.Artculo 60. Conservacin integral de la documentacin de archivos. Los archivosdebern implementar un sistema integrado de conservacin acorde con el sistema dearchivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de losdocumentos, garantizando la integridad fsica y funcional de toda la documentacindesde el momento de la emisin, durante su perodo de vigencia, hasta su disposicinfinal.

Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservacin y organizacin de documentos.

Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones porrazones de conservacin.

Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservacin preventiva, conservacin y restauracindocumental.

Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.

Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevencin de deterioro de los documentos de archivo ysituaciones de riesgo.

Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos dearchivo.

Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones tcnicas y requisitos para la contratacin delos servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin dedocumentos de archivo.

ACTIVIDADES:


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En este proceso se deben garantizar las condiciones mnimas encaminadas a laproteccin de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuadospara el archivo, sistemas de almacenamiento de informacin en sus distintos soportes.

El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemticamente documentosde archivo en espacios y unidades de conservacin apropiadas.

En este proceso la actividad ms importante consiste en la implantacin del SistemaIntegrado de Conservacin que conlleva las siguientes acciones:

Diagnstico integral. Sensibilizacin y toma de conciencia. Prevencin y atencin de desastres. Inspeccin y mantenimiento de instalaciones. Monitoreo y control de condiciones ambientales. Limpieza de reas y documentos. Control de plagas. Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia. Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernacin (Determinacin

de espacios y reas locativas, determinacin de mobiliario y equipo,determinacin de Unidades de conservacin y almacenamiento).

Apoyo a la reproduccin. Intervenciones de primeros auxilios para documentos. Establecimiento de medidas preventivas. Implantacin de Planes de contingencia. Aseguramiento de la informacin en diferentes medios y soportes.

2.2.5.8 DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

DEFINICIN: Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con mirasa su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto enlas Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental. (GRGA)


Constitucin Poltica de 1991Artculo 63. Los bienes de uso pblico, los parques naturales, las tierras comunales degrupos tnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueolgico de la Nacin y losdems bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.Artculo 70. CN Prrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamentode la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que convivenen el pas. El Estado promover la investigacin, la ciencia, el desarrollo y la difusin delos valores culturales de la Nacin.Artculo 71. La bsqueda del conocimiento y la expresin artstica son libres. Losplanes de desarrollo econmico y social incluirn el fomento a las ciencias y, en


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general, a la cultura. Artculo 72. El patrimonio cultural de la Nacin est bajo laproteccin del Estado.

Ley 47 de 1920. Proteccin del patrimonio documental y artstico.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural.

Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservacin delpatrimonio histrico, artstico y monumentos pblicos de la Nacin.

Ley 39 de 1981.Artculos 1,2,3 y 4. Sobre la microfilmacin y certificacin de archivos, las entidadesbajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, estn obligadas aconservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento demicrofilmacin o de cualquiera otro tcnicamente adecuado y aceptado por el GobiernoNacional.

Ley 80 de 1993.Artculo 39. Segundo Prrafo. Las entidades estatales establecern las medidas quedemande la preservacin, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratosestatales.

Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en losarchivos y se concede valor probatorio a las copias fotostticas de los documentosmicrofilmados.

Decreto 3354 de 1954. Podrn microfilmarse los documentos y expedientes que hansido sometidos al trmite normal y los que encontrndose en trmite, por su importanciamerezcan un especial cuidado en la conservacin y autenticidad; pero no podrn serdestruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y lacostumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a lamicrofilmacin cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado enla cinta ntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibidohacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteracin, con pena deperder su valor probatorio.

Decreto 264 de 1963. Defensa y conservacin patrimonio.

Decreto 960 de 1970. Estatuto Notarial.

Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnolgicos para conservacin de archivos.

Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y seexpiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.Artculo 134. Conservacin y destruccin de libros.

Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias.


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Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida.

Acuerdo AGN 007 de 1994. Reglamento General de Archivos.

Artculo 18. Crea el Comit Evaluador de Documentos, determina su integracin y lefija la funcin principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de losdocumentos.Artculo 23.Valoracin documental. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tablade retencin documental a partir de su valoracin.Artculo 25. Eliminacin de documentos que se entiende como la destruccin de losdocumentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tenganvalor histrico.

Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias.

Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.

Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.

NTC 3723. Micrografa. Microfilmacin de documentos sobre pelculas de tipo gelatina ysales de plata de 16 mm y 35 mm. Tcnica de operacin.

NTC 4080. Micrografa. Smbolos grficos para su uso en microfilme con su significado,aplicacin y localizacin. Clasificacin de Microfilmes.

NTC 5174. Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina yplata.

NTC 5238. Micrografa : microfilmacin de series: Procedimientos de operacin.

ACTIVIDADES

Dentro del formato utilizado para la presentacin de las TRD para la AdministracinPblica Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposicin Final, implica que acada serie o subserie se le aplic previamente el proceso de valoracin para definir suconservacin permanente, reproduccin a travs de tecnologas y soportes, en cuyaaplicacin se observen principios y procesos archivsticos, la eliminacin cuandoagotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para lainvestigacin o la seleccin de algunas muestras representativas.

Para definir la disposicin final se debe tener en cuenta:

Adems de definir la conservacin permanente de una serie se debe analizar laaplicacin conjunta de una tcnica de reprografa cuyo objetivo ser facilitar el acceso ala informacin, evitando a la vez que la manipulacin constante sobre originales puedafacilitar su deterioro.


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La decisin de eliminar expedientes en los archivos de gestin, es una opcin vlida encasos tales como el de los informes de gestin en los que se conserva una copia en lasunidades administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas deplaneacin quienes conservarn el total de la serie y la transferirn al archivo central

correspondiente.Microfilmar o digitalizar algunas series con el propsito de destruir los documentosoriginales debe ser una decisin que en la prctica garantice que la informacinreproducida y guardada por dichos medios ser perdurable, fiel, accesible e inalterabley que los soportes originales no se eliminarn hasta tanto no se venzan los periodos deprescripcin aplicables en cada caso.

Aun cuando se apliquen tcnicas de reprografa vlidas sera conveniente conservaralgunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadorespuedan analizar caracteres diplomticos.

ACTIVIDADES:

1. La conservacin total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente,es decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informansobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidadproductora, convirtindose en testimonio de su actividad y trascendencia. As mismo,son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para lainvestigacin, la ciencia y la cultura. (Mini- manual tabla de retencin y trasferenciasdocumentales: versin actualizada, AGN, 2001. P.88.)

Recepcin de transferencias secundarias. Organizacin de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. Conservacin y preservacin de los documentos.

2. Eliminacin de documentos: Actividad resultante de la disposicin final sealada enlas tablas de retencin o de valoracin documental, para aquellos documentos que hanperdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacinen otros soportes. (GRGA)

Aplicacin de lo estipulado en la TRD o TVD. Valoracin avalada por el Comit de Archivo. Levantamiento de acta y determinacin del procedimiento de eliminacin.

3. Seleccin documental: Actividad de la disposicin final sealada en las tablas deretencin o de valoracin documental y realizada en el archivo central, con el fin deescoger una muestra de documentos de carcter representativo, para su conservacinpermanente (GRGA).

Aplicacin de mtodo elegido. Eleccin de documentos para conservacin total y/o reproduccin en otro medio.


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4. Microfilmacin: Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeasimgenes en pelcula. (RGA)

Determinacin de metodologa y plan de trabajo.

Fines en la utilizacin de la tcnica. Control de calidad durante todo el proceso.

Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra demanera analgica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que slopuede ser leda o interpretada por computador. (GRGA)

Determinacin de la metodologa y plan de trabajo. Definicin de calidad, segn la fase del ciclo vital en la cual se requiere. Control de calidad durante todo el proceso.

2.2.6 LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UNPROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

En el Artculo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 se determina que las entidadesdebern establecer conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia.

La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada, losservicios de recepcin, radicacin y distribucin de las comunicaciones, de tal manera,que stos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestindocumental, integrndose a los procesos que se llevarn en los archivos de gestin,centrales e histricos. Adems las unidades de correspondencia, debern contar conpersonal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitanrecibir, enviar y controlar oportunamente el trmite de las comunicaciones de carcteroficial, mediante servicios de mensajera interna y externa, fax, correo electrnico uotros, que faciliten la atencin de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y quecontribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administracin pblica.Es importante hacer nfasis en que ninguna comunicacin oficial podr salir delas entidades por va diferente a la de las unidades de correspondencia.

En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del Programade Gestin Documental:

Recepcin, Distribucin, Trmite, Conservacin y Consulta de documentos.

2.2.7 FORMACIN DE ARCHIVOS SEGN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS


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La Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Formacin de archivos: establece que: Teniendo encuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos deGestin, Archivo Central y Archivo Histrico.

2.2.7.1 ARCHIVO DE GESTIN

Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consultaadministrativa por las oficin

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