OFICINA REGIONAL INFOM REGIÓN II, LAS VERAPACES

MEMORIA DE LABORES MES DE OCTUBRE 2017

La oficina regional del INFOM en Las Verapaces fue creada a través del Acuerdo 1801, el 26 de Julio de 1982, para la atención de la Región II, la cual comprende Alta y Baja Verapaz, siendo 8 municipios de Baja Verapaz, 17 municipios de Alta Verapaz y 1 municipio de El Quiche, Ixcan, siendo un total de 26 municipios. Dentro de sus funciones institucionales se encuentran: Asistencia Financiera, Administrativa y Técnica a las Municipalidades y Comunidades de la región, a través de las Unidades de Trabajo: Fortalecimiento Municipal, Ingeniería de Proyectos y Promoción Social. Funciones y Atribuciones:

1. FORTALECIMIENTO MUNICIPAL: Asesoría técnica para modernizar y automatizar los procesos administrativos de los gobiernos locales, a través de la elaboración y/o actualización de reglamentos, manuales, capacitaciones, programas específicos y otros.

2. PROMOCIÓN SOCIAL: Promover y ejecutar acciones de organización comunitaria, capacitación y educación sanitaria y ambiental a Comités de Agua, con el propósito de fortalecer la administración, operación y mantenimiento de los sistemas para su sostenibilidad.

3. INGENIERÍA DE PROYECTOS: Supervisión en la ejecución de proyectos de agua para consumo humano y saneamiento, asesoría técnica a los gobiernos locales y visitas técnicas a comunidades para pre factibilidad de proyectos.

4. COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL: Participación activa en el Sistema de Consejos de la región (COREDUR, UTR, CODEDE´s, UTD´s y COMUDE de Cobán, A.V.). Revisión de expedientes de proyectos de UTD´s, participación en la estructuración del Programa Hambre Cero de la CODESAN en A.V. Apoyo en emergencias a la SE-CODRED.

1. GERENCIA REGIONAL

No. Actividad OCTUBRE 1 Firma de documentos administrativos 70

2 Visitas a municipalidades para la promoción de los servicios que presta la institución

07

3 Revisión y firma de informes de visitas y actividades realizadas 03

4 Coordinación interinstitucional en la región 02

5 Reunión de gerentes regionales 01

TOTAL 83

2. DIRECCIÓN FINANCIERA

No. Actividad OCTUBRE 1 Liquidación de formularios al área de tesorería INFOM 21

2 Documentos elaborados a diferentes áreas de la oficina regional 17

3 Registro de los movimientos en los libros auxiliares 16

4 Entrega y recepción de formularios VN, VL, VC y ALG 13

5 Liquidaciones e ingresos de las rendiciones de gastos al sicoin web 05

6 Conciliaciones bancarias 03

7 Reporte de liquidaciones realizadas 01

8 Emisión de tarjeta de responsabilidad 01

9 Solicitudes de formularios al área de tesorería INFOM 01

TOTAL 78

3. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

No. Actividad OCTUBRE

1 Manejo, control y seguimiento de la cuenta de correo electrónico

131

2 Recepción, distribución y seguimiento de correspondencia 90

3 Servicio telefónico 80

4 Atención al publico 70

5 Emisión de correspondencia y otra documentación 33

6 Traslado de informes, planificaciones y otros 05

7 Agenda de la gerencia regional 04

8 Sistema de catalogación de archivo 04

9 Certificaciones de actas 01

10 Reunión de CODEDE de Baja Verapaz 01

11 Taller control de calidad del ranquin municipal 2016 01

TOTAL 420

4. ÁREA TÉCNICA DE INGENIERÍA

No. Actividad OCTUBRE 1 Coordinación en el COE sector 04 alerta roja institucional (días) 20

2 Elaboración de informes de visitas técnicas realizadas 07

3 Elaboración de informes semanales 06

4 Elaboración de oficios 06

5 Supervisión de obras por administración 04

6 Investigaciones técnicas para materiales en donación 03

7 Actualización de avances físicos en el snip 01

8 Actualización y consolidado de avances físicos 01

9 Reunión técnica con trickelua 01

10 Visita al municipio de Chamelco A.V., evaluación del sistema de agua por daños ocasionados por la tormenta del 05/10/17. COE

01

TOTAL 50

5. ÁREA DE GESTIÓN SOCIAL

No. Actividad OCTUBRE 1 Recepción de informes trimestrales de ingresos y egresos 40

2 Asistencia a comités en temas de sostenibilidad de los proyectos 06

3 Elaboración de nuevos contratos prediales 05

4 Apoyo en la atención en el área de secretaria 04

5 Capacitación a usuarios y comités en proyectos en ejecución 01

6 Visitas sociales para donación de materiales 01

TOTAL 57

6. FORTALECIMIENTO MUNICIPAL

No. Actividad OCTUBRE

1 Atención en la emergencia de alerta roja decretada en el departamento de Alta Verapaz por las fuertes lluvias (días)

20

2 Reuniones de codede, coredur, utr, utd, codesan, codri 10

3 Elaboración de informes y memoria de labores 07

4 Elaboración de oficios a diferentes áreas de la oficina e infom 04

5 Presentación del funcionamiento del coe a las comredes en la franja transversal

04

6 Actualización y presentación de metas físicas en la codesan A.V. 03

7 Apoyo en traslado de viveres a pantic, Tamahu A.V. 01

TOTAL 49

7. BODEGA REGIONAL

No. Actividad OCTUBRE 1 Entrega de suministros a personal de la oficina regional 15

2 Elaboración de informes financieros de ingresos y egresos de materiales

13

3 Registros de ingresos y egresos de materiales en tarjetas kardex 12

4 Apoyo institucional 05

5 Conteo físico de materiales almacenados en la bodega regional 01

6 Reunión con guardianes y pilotos 01

TOTAL 47

8. EGRESOS COMPARATIVO POR MES

INFOM

Mes Servicios NO Personales

Materiales y Suministros

Total Por Mes

SEPTIEMBRE 2017 Q. 2,223.00 Q. 2,237.94 Q. 4,460.94

OCTUBRE 2017 Q. 1,707.00 Q. 840.94 Q. 2,547.94

TOTAL ACUMULADO Q. 7,008.91

8.1 PROGRAMA DE EJECUCIÓN Y DESARROLLO

FONDO NACIONAL

Mes Servicios NO Personales

Materiales y Suministros

Total Por Mes

SEPTIEMBRE 2017 Q. 1,120.00 Q. 4,950.40 Q. 6,070.40

OCTUBRE 2017 Q. 55.00 Q. 74.53 Q. 129.53

TOTAL ACUMULADO Q. 6,199.93

9. INGRESOS COMPARATIVO POR MES

La Regional II – Las Verapaces no percibe ingresos, únicamente la asignación de recursos (Fondo Rotativo).

Mes Servicios NO Personales

Materiales y Suministros

Total Por Mes

SEPTIEMBRE 2017

OCTUBRE 2017

TOTAL Q. 0.00

10. LISTADO DE ACTIVIDADES PENDIENTES

No. Actividad Situación

1

Visitas técnicas preliminares de factibilidad, de donación de materiales y apoyo técnico a comunidades de los departamentos de Alta y Baja Verapaz

Se necesita que asignen a un técnico presupuestario para que firme los

formularios, actualmente el gerente regional realiza dicha actividad

2 Entrega de metas físicas a la SESAN de Alta y Baja Verapaz

Se está a la espera de que la sesan convoque a reunión y que hagan

llegar las matrices para la actualización respectiva.

3 Participación en reuniones interinstitucionales en Alta y Baja Verapaz

Por motivo de programación de viáticos y combustible solo se asistirán a las programadas.

4 Visitas a las municipalidades para la promoción y seguimiento de créditos

Se atenderán de acuerdo a la gestión del gerente para contar con viáticos.

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11. LISTADO DE PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES A REALIZAR EN EL MES DE NOVIEMBRE 2017

No. Actividad

1 Reuniones con autoridades de la región (CODEDE´s, UTD´s, COREDUR y UTR).

2 Reuniones de trabajo con personal de la oficina regional.

3 Coordinación con entidades a nivel interinstitucional: CODRED, SEGEPLAN, CODESAN, Municipalidades y otras para la solución de problemas comunitarios y/o apoyo en ejecución de proyectos conjuntos.

4 Revisión de informes técnicos y sociales.

5 Liquidación y presentación de la documentación del fondo rotativo y caja chica.

6 Solicitud, control, revisión, desembolso, liquidación, presentación, integración y reintegro del ANTICIPO.

7 Operar los registros contables en los libros auxiliares y efectuar conciliaciones bancarias.

8 Ingreso de liquidaciones de Fondo Rotativo a SICOIN WEB.

9 Control de inventario de la oficina regional: tarjetas de responsabilidad, notas de traslado de bienes y emitir solvencias.

10 Revisión y firma de liquidaciones de viáticos y combustibles del personal de la oficina regional.

11 Elaboración de certificados de trabajo para el Instituto Guatemalteco de Seguro Social (IGSS).

12 Entrega, recepción y registro en el sistema de control de formularios: VN, VL, VC, ALG.

13 Elaboración de dictámenes e informes técnicos y actividades realizadas.

14 Supervisión de proyectos que se inicien en la ejecución.

Las actividades se realizaran si se cuenta con asignación presupuestaria.

No. Actividad

15 Asistencia a reuniones convocadas por CODEP-CODESAN de A.V. y B.V. y COMUSANES de A.V. y B.V.

16 Elaboración de hojas de vida y reporte mensual de los vehículos de la oficina regional.

17 Recepción de materiales por compra, donación y sobrantes de proyectos.

18 Entrega de materiales para proyectos en ejecución y materiales en calidad de donación por medio de acuerdos de gerencia.

19 Suscripción de actas y pedidos de remesa para entrega de materiales.

20 Almacenamiento e identificación de materiales en bodega.

21 Actualización de tarjetas kardex e informes.

22 Elaboración de informes financieros.

23 Elaboración de requisiciones.

24 Entrega de insumos y útiles de oficina a personal de oficina regional.

25 Coordinación del área de guardianía y transportes.

26 Elaboración de informes de utilización de formularios de ingresos de materiales a almacén 1-H C.G.C.

27 Actualización de firmas de las nuevas autoridades municipales

28 Visitas técnica-social a comunidades para re-activación y mejoramiento de sistemas de agua.

29 Seguimiento en la actualización del manual de puestos y funciones de la municipalidad de Cobán, A.V.

30 Seguimiento a los talleres para el ranquin municipal