INFORMACIÓN GENERAL DE LA HERRAMIENTA

Fue conceptualizado en el año 2002 por Denis López y desarrollado por Jairo Hernán Losada y Julián Rolón.

Orfeo es un sistema de Gestión Documental y de procesos desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia, licenciado como software libre bajo licencia  GNU/GPL .

Orfeo es una aplicación web escrita en PHP, se ejecuta sobre Apache y soporta los motores de bases de datos PostgreSQL], Oracle y MYSQL, ), además maneja múltiples tipos de Formatos (ODT, XML, DOC, entre otros),  logrando así obtener independencia de plataforma tecnológica y reducción de costos en la implementación, requiriendo por parte del cliente un navegador que cumpla los estándares de W3C1 como Firefox, Chrome, Ice Cat o cualquier otro navegador web.

Desde 2009 la Fundación Corre Libre a instancias de la comunidad ORFEO/GPL ha certificado personal en la instalación, administración y uso de la herramienta. En 2012 ofrecen servicios de tecnología, las cuales se han venido certificado para dar soporte a la misma.

1 Objetivo de garantizar una Web universalmente accesible, más allá de las diferencias de idioma, navegador, sistema operativo, plataforma, localización.

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PARA QUÉ SIRVE LA HERRAMIENTA

Orfeo no es solo un Sistema de Gestión de Documentos, sino que además es un sistema de gestión de los procesos de la Empresa o Entidad, permite incorporar la gestión de los documentos a los procesos de la cualquier organización, automatizando procedimientos, con importantes ahorros en tiempo, costos y recursos tales como toners de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el control sobre los documentos.

Además permite gestionar electrónicamente la producción, el trámite, almacenamiento digital y la recuperación de documentos, garantizando la seguridad de la información y la trazabilidad de cualquier proceso que se implemente mediante su funcionalidad.

Algunas características

Interfaz gráfica web amigable e intuitiva. Digitalización de documentos. Orfeo posee un módulo de

digitalización que genera imágenes de los documentos físicos en formato multi tiff.

Radicación de documentos parametrizable (entrada, salida, resoluciones, memorandos etc).

Gestión sobre el documento: Reasignar, Agendar, Modificar, Archivar, Incorporar en expedientes, Tipificar el documento (a partir de Tablas de Retención)

Ágiles búsquedas de documentos y expedientes (por fechas, usuarios, tipos de documentos, etc.).

Generación de expedientes virtuales siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación y su parametrización para otros modelos.

Generación de reportes de gestión. Recepción automática de documentos para radicación vía fax. Envíos, físicos con módulos para correos o couriers o vía

fax/email Gestión de Archivos Flujos Documentales (WorkFlow)

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QUIEN LA UTILIZA

En general, necesitan la gestión documental cualquier persona o empresa que necesite:

Archivar un número importante de documentos. El uso eficiente del espacio dentro de una empresa puede llegar a ser tan importante como el poder archivar y recuperar documentos. La gran mayoría de ellos no se buscarán nunca, pero todos tienen que guardarse, por si acaso, y los archivos en papel pueden llegar a ocupar grandes espacios.

Mantener un sistema de control de los documentos que se incorporan al archivo, especialmente un registro de entrada y salida de documentos.

Realizar búsquedas rápidas y flexibles dentro del archivo. Mantener una estructura única, independientemente de las

personas que acceden. Asegurar la información con un sistema de copias de seguridad

sencillo y cómodo.

Y, especialmente, si necesita:

Un sistema de seguridad para controlar el acceso a los documentos

Trazabilidad de las actuaciones de los usuarios del programa Asignación de documentos a diferentes destinatarios

Entidad Estado ContactoPre-Convenio

Nivel de Ayuda a la Comunidad

Gobernacion de Antioquia

Instalacion (10 %) Hector 100 % 0 %

Alcaldia el Retiro Instalacion (30 %) 100 % 0 %

MINISTERIO DE AGRICULTURA

Convenio (100 %)

Luis Gildardo Ospina

100 % 0 %

HOSPITAL Convenio Elsa 100 % 0 %

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FONTIBON (100%) Marlen Bacaraldo

FISCALIA GENERAL DE LA NACIÓN

Instalación (60%)

Sonia StellaRomero Torres

100 % 0 %

INSTITUTO COLOMBIANO DEL DEPORTE - COLDEPORTES

Convenio (100%) 100 % 0 %

SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL

Convenio (100%) 100 % 50 %

AUDITORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

Instalación (90%)

PIEDAD AMPARO ZUÑIGA QUINTERO

100 % 40 %

INSTITUTO NACIONAL DE CONCESIONES - INCO

Convenio (100%)

LUIS CARLOS ORDOSGOITIS SANTANA

100 % 0 %

AGENCIA PRESIDENCIAL PARA LA ACCION YLA COOPERACION INTERNACIONAL - ACCION SOCIAL

Convenio (100%) 100 % 0 %

UNIDAD DE PLANEACION MINERO - ENERGETICA - UPME

Convenio (100%) 100 % 0 %

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Como se utiliza (manual de cómo utilizarlo)

Ingreso a Orfeo

Se debe abrir un navegador y digitar la dirección http://192.168.1.2/Orfeo1. Para ingresar a Orfeo deberá ingresar su usuario y contraseña que le fueron asignadas.

Información de OrfeoMenú de información de Orfeo

Al ingresar a Orfeo encontrará el siguiente menú:

AYUDA: Mediante este vínculo se puede ingresar al manual donde se puede consultar los diferentes procedimientos y la manera fácil de realizarlos en el sistema.

INFO: Se encuentran los datos generales de cada usuario como documento de identificación, fecha de nacimiento, No. de extensión, correo electrónico, No. de AT (equipo), piso. Se recomienda tener actualizado sus datos en el sistema.

CREDITOS: Reconocimiento de la comunidad Orfeo al esfuerzo significativo de todos sus miembros, en especial a los integrantes de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico y Departamento Nacional de Planeación.

CONTRASEÑA: Al ingresar a este vínculo se puede cambiar la contraseña del usuario para el ingreso al sistema. Cuando se realice un cambio de contraseña, se debe cerrar la sesión y volver a ingresar con la nueva clave.

ESTADISTICAS: Permite generar estadísticas de los documentos que se encuentran actualmente en la dependencia. Se puede agrupar el listado por tipo de documento, además de mostrar los registros uno a uno, o simplemente contarlos.

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CERRAR: Cierra la sesión en el momento que no se desea continuar en el aplicativo. Es importante que siempre la sesión quede completamente cerrada en el sistema, por este motivo al querer terminar la sesión se debe realizar por esta opción.

Estructura: Radicación y Carpetas

En este bloque podemos hacer procesos como:

Envios: es el proceso final en donde se envían los documentos salientes que son entregados a las diferentes agencias de correo.

Modificación: se puede modificar la información faltante del documento o información errónea.

Anulación: Cuando existe un número de radicado que se ha generado en el sistema y este se debe anular por alguna razón como duplicidad del documento

Capturar la información básica de todos los documentos que son recibidos, remitidos hacia las dependencias y/o generados por el DNP, a los cuales se le asignará un número de radicado, y este a su vez, será quien lo identifique dentro de los diferentes trámites de la Entidad.

Son las carpetas que vienen por defecto al crear cualquier usuario,

: En esta carpeta ingresan todos los documentos que han sido asignados a un usuario y a los cuales se les debe hacer algún tipo de trámite.

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: A esta carpeta llegan todos los registros de radicación de salida -1 que han sido generados por el usuario como una Radicación de Salida, y a la cual, se le anexará un documento para generar la respuesta de salida. Cuando se radica un documento como nuevo, el radicado llega directamente a la carpeta "SALIDA" del usuario que lo radicó.

: A esta carpeta llegan todos los registros de radicación interna -3 que han sido generados por el usuario como una Radicación de Memorando. Cuando se radica un documento como nuevo, el radicado llega directamente a la carpeta "MEMOS" del usuario que lo radicó.

: A esta carpeta llegan todos los registros de radicación interna -5 que han sido generados por el usuario como una Radicación de Resolución. Cuando se radica un documento como nuevo, el radicado llega directamente a la carpeta "RESOLUCIÓN" del usuario que lo radicó.

: En esta carpeta se encuentran los radicados que un usuario ha enviado para revisión y aprobación a su Jefe de Grupo. En esta carpeta podrá realizar todas las transacciones al radicado como reasignar, devolver y radicar; pero si es un USUARIO normal, solo podrá visualizar los documentos que él mismo ha enviado a su jefe pero no podrá realizar ninguna transacción con los documentos.

: A esta carpeta llegan los documentos que le han sido devueltos para algún trámite por otros usuarios.

: Programación a futuro del trámite de uno o varios documentos que por su naturaleza no requieran ser atendidos de inmediato. El usuario puede asignar una fecha al radicado con la cual, en el sistema se puede realizar un control sobre los documentos que se deben ir tramitando cronológicamente de acuerdo a lo seleccionado por el usuario a una fecha posterior a la fecha del día.

:En esta Carpeta se irán trasladando automáticamente los documentos que tienen programada la fecha del día, o fecha anterior a esta.

: Se reciben copias de documentos para su información.

: Son las carpetas creadas por los usuarios para la organización de sus documentos.

PROCESO TIPIFICACION DE UN DOCUMENTO

1. Ingreso por el módulo carpetas en donde se encuentra el radicado:

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2. Dar click en la fecha del radicado

3. El sistema genera un nuevo pantallazo

a) Ingreso por la primera pestaña: “Información General”

b) Dar click en el ícono TRD

4. Se despliega una pantalla en donde se seleccionará la información de la Tabla de Retención Documental de la dependencia correspondiente al documento:

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a) Seleccione la serieb) Seleccione la subseriec) Seleccione el tipo de documentod) Dar click en el botón “Insertar” para incluir la anterior informacióne) El sistema genera la información incluida en el documento y cerrar

El sistema no permitirá la reasignación, devolución, envío para Vo.Bo. y/o archivar el documento, hasta que no se realice la anterior clasificación; generando la siguiente observación:

RADICAR DOCUMENTOS DE ENTRADA

Consiste en capturar la información básica de todos los documentos que son recibidos en la Entidad, a los cuales se le asignará un número de radicado, y este a su vez, será quien lo identifique dentro de los diferentes trámites de la entidad.

La opciones de radicación de entrada son asignadas por permisos a los usuarios establecidos. Para el caso del Departamento Nacional de Planeación:

CODIGO DEPENDENCIA

663 Correspondencia

Se deben seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el botón en Radicación “Entrada”:

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2. El sistema despliega una vista donde se realiza una verificación previa para saber si el documento ha sido recibido por otro medio y ya se encuentra radicado, o para realizar las relaciones de anexo y asociado según sea el caso.

Continuamos con el proceso, en donde para realizar búsquedas, tenemos los siguientes criterios:

Referencia (No. de Oficio), No. de Radicado, Identificación (T.I., C.C., Nit), Nombres.

Adicionalmente y para más rapidez en la búsqueda se especifica si el radicado ha sido por: Ciudadano, Otras Empresas, Entidad y/o Funcionarios.

Además existe un rango de fecha para realizar la búsqueda. Por defecto el sistema siempre busca en el último mes de acuerdo a los parámetros solicitados. Si se desea realizar la búsqueda en otra fecha diferente se debe ampliar el rango.

3. Existen 3 formas de radicar un documento:

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a) Nuevo (Copia de datos): Se selecciona cuando el documento a radicar no tiene ningún antecedente en la Entidad.

b) Como Anexo: Se selecciona cuando al realizar la verificación previa, ya existen datos en la entidad y el documento a radicar pertenece al mismo expediente. En el sistema se crea un vínculo que indica que el documento será anexo de otro.

c) Asociado: Se selecciona para el caso de los documentos que llegan con una carta de remisión indicando varios expedientes.

4. El sistema ingresa a un módulo de radicación donde se debe digitar la fecha del documento y la cuenta interna de la comunicación y luego pasar a los datos generales del documento que son diligenciados en tres pestañas diferentes de acuerdo a las siguientes indicaciones:

Remitente: Persona o empresa que remite el documento al DNP. Predio: Persona o empresa de la cual una Entidad envía documentación que

debe ser tramitada por el DNP Entidad. Ministerios, gobernaciones, alcaldías que envían documentación al

DNP. .

5. Para alimentar esta información se da click sobre el botón “BUSCAR”,

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6. El sistema trae una nueva pantalla para realizar el cargue de la información que será incluida en la radicación de entrada, la cual debe ser previamente buscada en una base de datos con el fin de garantizar que la información esté completa y sea la correcta.

a) Seleccionar los datos que se necesitan de acuerdo al tipo de documento usuario, Entidad u Otro tipo de empresa.

b) Si se tiene el número de documento o de identificación se puede buscar por este campo.

c) Si se tiene el nombre del destinatario.d) Seleccionar el botón “BUSCAR”, para realizar la búsqueda.

7. Cuando la búsqueda ha sido efectiva, se selecciona en la parte derecha al final del registro columna (COLOCAR COMO) el link, REMITENTE, dependiendo del papel que va a desempeñar durante el trámite del documento.

8. Los datos seleccionados aparecerá ubicándose en el módulo DATOS A COLOCAR EN LA RADICACION, y si la información es correcta se debe dar clic en el vínculo PASAR DATOS AL FORMULARIO DE RADICACION..

9. En este momento se cierra esta ventana y los datos escogidos son ubicados en el primer módulo, para completar la información de:

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a. Dignatario: Corresponde a la persona que firma el documento. b. Selección de Continente, País, Departamento y Municipio. c. Asuntod. Medio de Recepcióne. Descripción de anexosf. Dependencia a la cual será radicada (Responsable del trámite del documento) g. Cuando la información se encuentra completa se da clic en el botón "RADICAR"

10. A continuación el sistema despliega el número de radicación de entrada (-2) de acuerdo al consecutivo correspondiente para los documentos de entrada. Este número será el que va a identificar el documento durante todo el proceso.

11. Si en el documento registran copia a otra dependencia:

a) Se selecciona el nombre de la dependenciab) Dar click en “Modificar Datos”c) El sistema confirma el envío de este informado.

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12. El documento que ha sido radicado queda ubicado en la carpeta de entrada del Jefe de la dependencia a la cual se envió.

En este momento está creado el registro para iniciar su trámite.

Los documentos físicos se deben digitalizar y encadenar el registro creado con la imagen.

RADICAR DOCUMENTOS DE SALIDA (-1)

Radicación de documentos Entrada

Capturar la información básica de todos los documentos que son recibidos en la Entidad a los cuales se les asignará un número de radicado, y este a su vez, será quien lo identifique dentro de los diferentes trámites.

Para radicar un documento de entrada se deben seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el vínculo de Entrada, en la sección de RADICACION

2. El sistema despliega una vista donde se realiza una verificación previa para saber si el documento ha sido recibido por otro medio y ya se encuentra radicado, o para realizar las relaciones de anexo y asociado según sea el caso.

Existen 3 formas de radicar un documento:

a) Nuevo (Copia de datos): Se selecciona cuando el documento a radicar no tiene ningún antecedente en la Entidad.

b) Como Anexo: Se selecciona cuando al realizar la verificación previa, ya existen datos en la entidad y el documento a radicar pertenece al mismo expediente. En el sistema se crea un vínculo que indica que el documento será anexo de otro

c) Asociado: Se selecciona para el caso de los documentos que llegan con una carta de remisión indicando varios expedientes.

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BIBLIOGRAFIA

S.A (2009). Que es Orfeo. Recuperado el 15 de Mayo de 2014, de http://www.orfeolibre.org/inicio/index.php/section-blog/37-orfeo-sgd/48-que-es-orfeo-.html

S.A (s.f) Wiki OrfeoGpl. Recuperado el 16 de Mayo de 2014, de http://web.orfeogpl.info/wiki/P%C3%A1gina_principal#Certificaciones

S.A (s.f) Información de Orfeo. Recuperado el 18 de Mayo, de http://concejomedellin.ximil.co/sites/default/files/MANUAL%20DE%20ORFEO%20CONCEJO%20DE%20MEDELLIN%20_1_.pdf

BEJARANO, NURY BIBIAN , GUERRERO JERSSON. (sf) Funcionalidades de Orfeo. Recuperado el 19 de Mayo de 2014, de http://fce.unal.edu.co/wiki/images/f/fb/ORFEO.pdf

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