PLAN ESTRATÉGICO · 2018-07-20 · Plan Estratégico Nov 2010-Jun 2014 CONTENIDO 1. VISION 2....

REPÚBLICA DE PANAMA

Instituto Panameño de Deportes PANDEPORTES

PLAN ESTRATÉGICO

Ciudad Deportiva Irving Saladino

Nov 2010-Jun 2014

INSTITUTO PANAMEÑO DE DEPORTES (PANDEPORTES)

Plan Estratégico Nov 2010-Jun 2014

CONTENIDO

1. VISION 2. MISION 3. VALORES 4. COPIS 5. FODA 6. PLANES DE ACCION

Formulado por Directivos: Servidores Públicos: Rubén Cárdenas Elixenia Villareal Franklin Cigarruista Pablo Quintero José Bonilla Briceida Vergara Orlando González Hermes Ortega Boris Corcho Pedro Illueca Oscar Cervantes Alban Moreno José Edwin García Consultores-Asesores: Erasmo Albaez Alberto Barrera Lenin Picota Rolando Monterrey Invitado Comunidad: Dr. Saúl Saucedo

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LEMA INTERNO - ¿QUIÉNES SOMOS?

Mi trabajo hace deporte, el deporte hace un mejor país.

1. VISION

Transformar a PANDEPORTES

En el organismo insignia

Que fomente y desarrolle el deporte,

la actividad física y la recreación

para toda la población panameña.

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2. MISION Somos un equipo humano transformador, motivado y comprometido a liderizar con responsabilidad y transparencia la gestión de PANDEPORTES, a través de la preparación capacitación, entrenamiento y transferencia de conocimientos, con el propósito de que la actividad física, el deporte y la recreación, puedan influenciar positivamente en toda la población para lograr una mejor sociedad. Esto lo lograremos cumpliendo con:

Investigar y desarrollar procesos administrativos, financieros y tecnológicos que permitan cumplir los objetivos estratégicos, así como las responsabilidades que nos confiere la ley.

Instruir a nuestros servidores públicos con los conocimientos, habilidades y actitudes que les permita generar la productividad y cordialidad a todos nuestros usuarios.

Ofrecer a las organizaciones deportivas actuales y futuras el apoyo que les permita ejecutar sus planes y competir en cualquier lugar y en cualquier momento.

Proyectar nuevas construcciones y mantener útiles y accesibles las instalaciones

deportivas.

Fomentar la salud y la integración social, a través de mercadeo y programas adaptados

para las personas en cualquier género, edad o discapacidad.

Asistir técnicamente a las entidades estatales, gobiernos locales y promotores.

Incentivar los méritos y condecoraciones, así como prevenir y reglamentar las sanciones

por el uso de sustancias y métodos prohibidos.

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3. VALORES PERSONALES (responsabilidad de cada uno)

1. Respeto 2. Responsabilidad 3. Confianza 4. Lealtad 5. Honestidad 6. Disponibilidad 7. Compromiso 8. Confidencialidad 9. Cordialidad 10. Tolerancia

INSTITUCIONALES (los cumplimos todos en equipo)

1. Trabajo en equipo 2. Vocación de Servicio 3. Preparación, capacitación y entrenamiento del equipo humano 4. Imagen renovada 5. Valor al trabajo 6. Honor y Pasión 7. Manejo ético y transparente 8. Lealtad y confidencialidad 9. Homologación con estándares mundiales del deporte 10. Transferencia de conocimientos

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4. COPIS C = Customer (Clientes o usuarios de la entidad) O = Output (Objetos, productos o servicios que entregamos) P = Process (Procesos en los cuales trabajamos) I = Input (Insumos o materia prima que utilizamos) S = Supplier (Suplidores o proveedores)

4.1 Customer = Clientes: Pandeportes define sus CLIENTES EXTERNOS como "toda la población de nacionales y extranjeros, visitantes o competidores, que realizan cualquier actividad física, de recreación o deportiva" y a nuestros CLIENTES INTERNOS como "los servidores públicos que laboran o están contratados por la institución".

La lista de clientes elaborada en forma departamental es la siguiente: 4.1.1 DIRECCIÓN TÉCNICA DE DEPORTES

Federaciones

ligas provinciales

ligas distritoriales

clubes

atletas

entrenadores

demás organizaciones deportivas con reconocimiento de PD

entidades gubernamentales (MEDUCA, entre otros)

ONGs

empresas privadas

cuerpo arbitral

gobiernos locales

entidades internacionales

colegios

4.1.2 ASESORIA LEGAL Vínculos Internacionales

Federaciones deportivas o asociaciones nacionales

embajadas

ministerios o instituciones deportivas internacionales

organizaciones deportivas internacionales (MLB,FIFA)

departamentos de asuntos internacionales de otros países

dirección general y secretaria general

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Externos:

presidentes de las organizaciones deportivas

usuarios o dirigentes que solicitan personería jurídica

tribunales

entidades gubernamentales (gobierno, MEDUCA)

municipios

jefes de departamentos

subalternos

4.1.3 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Externos:

MEF

contraloría

MEDUCA

proveedores

Federaciones

Asociaciones

Contratista

Asamblea nacional

Banco Nacional

CSS

Internos:

Funcionarios en general

Unidades gestoras

4.1.4 INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA

Administradores de coliseo

mantenimientos de instalaciones deportivas

mantenimientos de las asociaciones deportivas

4.1.5 PROYECTOS

Unidad Gestores

Gobierno locales

público en general

Federación

Asociaciones deportivas

Clubes

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4.1.6 TECNOLOGIA Externos: Todas las personas que accedan nuestra web en busca de

información deportiva, informaciones generales, noticias deportivas,

proyectos, etc.

federaciones y organizaciones

entidades internacionales

prensa

atletas

estudiantes

público en general.

Internos: Todos los usuarios dentro de la infraestructura de Pandeportes que

de una u otra forma accedan los servicios y recursos informáticos de manera

interna y remota.

acceso electrónico

acceso de red

acceso de aplicaciones

Internet

comunicaciones

soporte técnico

4.1.7 MERCADEO Y RELACIONES PÚBLICAS

Dirección general

unidades gestoras

medios de comunicación en gestión de organizaciones deportivas

4.1.8 RECURSOS HUMANOS

Externos

DIGECA

MEF

Contraloría

Juzgados de Familia

Casas comerciales

Internos

Servidores públicos de Pandeportes

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4.2 Output = Objeto, producto o servicio: PANDEPORTES considera como su "output" todo objeto, producto o servicio que ofrece a sus clientes externos e internos y para los cuales todos los servidores públicos deben estar comprometidos y responsabilizarse de desempeñar su parte.

Los Productos o Servicios de PANDEPORTES son: 4.2.1 DIRECCIÓN TÉCNICA DE DEPORTES

Implementos deportivos -* todos los niveles

uniformes

capacitación técnica

apoyo económico a los atletas, organizaciones deportivas, entrenadores

atención medica y medicamentos

coliseos e instalaciones deportivas (eventos, hospedajes, etc.)

alimentación

planes estratégicos (apoyo logístico, desarrollo deportivo)

4.2.2 ASESORIA LEGAL

Becas

preparaciones de atletas y entrenadores internacionales

convenios

enlaces para desarrollar eventos deportivos y clínicas deportivas

asistencia internacional para atletas

resoluciones para aprobación el consejo

resoluciones de reconocimiento de personería jurídicas

certificaciones

elaboración de contratos

atención a recursos de impugnaciones

destituciones de servidores públicos

4.2.3 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

viáticos

cheques

conciliación bancaria

informes financieros y presupuestarios

solicitudes de redistribución de partida presupuestarias

solicitudes de gestión de cobros de fondos

solicitud de créditos extraordinarios

asignaciones presupuestarias

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Evaluación

programación

diseño

inspecciones

estimación de costos

4.2.5 PROYECTOS

órdenes de compra

Contratos de obras (estadios, canchas deportivas)

contrato de bienes (computadoras, implementos deportivos)

Contrato de suministros (servicios de mantenimientos de instalaciones)

4.2.6 TECNOLOGIA Hardware

servidores

pc s

teléfonos

impresoras

rotadores

cables conectores

herramientas

cámaras

Software

licencia de servidores

licencia de Windows

licencia de MS-office

diseño y construcción de pagina web

licencia de software especiales, edición de video y multimedia.

Servicios

telefonía fija

telefonía móvil

internet

seguridad especializada para cuenta de gran magnitud

mantenimiento de software y hardware

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gacetillas

notas de prensa

sala de prensa

cuñas radiales y televisivas

comunicados

organización de rueda de prensa


Selección y contratación de personal

Confección de resueltos

Manejo de la Estructura Institucional

Inclusión de Planilla

Reporte de planilla a la CSS

Ejecución de medidas disciplinarias

o Amonestaciones (Orales y Escritas)

o Suspensiones

Desvinculaciones

Seguimiento y Ejecución del proceso de contratación

Incapacidades

vacaciones

licencias( con sueldo, sin sueldo y especiales)

Pagos y descuentos

certificaciones

cartas de trabajo

permisos especiales

capacitaciones

reconocimientos

aumentos

notificaciones

liquidaciones

autorización de descuento

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4.3 Process = Proceso (los procesos involucran todas nuestras responsabilidades,

funciones o actividades que son necesarias para que PANDEPORTES pueda hacer entrega de sus productos o servicios a sus clientes externos o internos).

Los Procesos de PANDEPORTES son:

4.3.1 DIRECCIÓN TÉCNICA DE DEPORTES

Evaluación de solicitudes de recursos

planificación de presupuesto anual de apoyo a las organizaciones

deportivas y atletas

coordinación de actividades con las organizaciones deportivas

supervisión a los entrenamientos y competencias

análisis de la preparación de los atletas y sus resultados

evaluación técnica anual

discusión de los planes de enseñanzas y entrenamientos

preparación metodológica por grupo de deporte

formación de jueces y árbitros

coordinar con autoridades del MEDUCA el desarrollo y

participación en eventos deportivos.


desarrollar convenios con instituciones y/o países para el porvenir

de los atletas

colaborar con atletas para cuestionar

informes semanales para medir productividad

verificar responsabilidades y facultades del consejo y del director

automatización de expedientes

proceso eleccionario

revisión

coordinación con los dirigentes o directores regionales


Registro presupuestarios y contables

Autorización de emisión de cheques

autorización de inventario de la Institución

autorización del trámite de gestores de cobros

elaboración de informes presupuestarios y contables

revisión y aprobación de conciliaciones bancarias

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Evaluación

planeación

asignar

delegar

administrar

caja menuda

improvisación

Ingeniería

riego de canchas,

topografía

y inspección

Arquitectura

diseño,

mapeo,

replanteo

Mantenimiento

electricidad,

plomería,

albañilería,

herrería,

pintura,

limpieza)

estimación de costos

4.3.5 PROYECTOS

realizar todos los procesos de adquisiciones de bienes, obras y

servicios

responsabilidad de todas las compra a nivel institucional

Asesoría de los diferentes procedimientos de selección de

contratista

seguimiento a la recepción de los bienes, obras y servicios

realización de todas las órdenes de compra

revisión de contrato

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4.3.6 TECNOLOGIA

diagnostico y reingeniería (benchmarking)

programación y adecuación de todas las solicitudes de trabajo y

soporte técnico diarios a los técnicos para su coordinación y

extensión.

revisión de conclusiones operativas del hardware(espacio de

disco, colas de trabajo, ancho de banda, mensajes de advertencia

entrevista con usuarios

elaboración presupuestaria para los integraciones tecnológicas de

nuevos proyectos

investigación de nuevas tecnología

elaboración de planes de acción para mejorar y mantener la

infraestructura informática

nudo de integración de video vigilancia

EPS para localización , análisis de recorrido de vehículos

planta eléctrica


cobertura de eventos

redacción de noticias

edición de videos

grabación de cuñas

monitoreo de prensa, radio, y televisión

envió de noticias (prensa, radio y televisión)


confección de resueltos

confección de expedientes

Actualización de expedientes

filtro de candidatos / entrevistas

confección de notas (DIGECA, DIPRENA,CONTRALORIA)

inicio de labores

toma de posesión

inclusión de planilla

registro de correspondencias

validación de certificados de incapacidad

validación de certificados de marcaciones

confección de planillas

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Ejecución de asesores de personal

o traslados

o aumentos

o sanciones

o amonestaciones

o desvinculaciones

o reintegros

Confección de licencias

notificaciones a la CSS

aprobación de descuentos.

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4.4. Input = Insumos (PANDEPORTES considera como su "Input" todo producto o

servicio que recibe o entra de sus proveedores, suplidores, contratistas o fabricantes, los cuales deben ser manejados con efectividad, eficiencia y transparencia)

Los Insumos de PANDEPORTES son: 4.4.1 DIRECCIÓN TÉCNICA DE DEPORTES

contratación de especialistas deportivos, médicos, fisiatras,

psicológicos, etc.

compra de implementos deportivos, uniformes, etc.

material didáctico

contratación de servicios especiales (transporté inauguración y

clausura de eventos, etc.)

consultoría y capacitación


cupos de becas

contratos

disponibilidad de técnicas internacionales

útiles de oficina

mobiliario

códigos

informes de otros departamentos (dirección técnica, contabilidad)

solicitudes y notas (internas e externas)

actas de elecciones

4.4.3 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PRODUCTOS

Mobiliario y equipos de oficina

Arrendadores

SERVICIOS

servicio de fiscalización y auditoria (contraloría general)

servicio de extinción de cheques (contraloría general)

servicio de planilla, descuento y tiraje de los cheque


Requisición de materiales

partes

servicios

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4.4.5 PROYECTOS

compra de implementos deportivos

mobiliarios, útiles de oficina, pasajes aéreo

construcción de instalaciones deportivas

mantenimientos de elevadores

mantenimientos de aires acondicionados

mantenimientos de bomba de agua

pagos de servicios de alimentación, hospedajes, autos, buses

4.4.6 TECNOLOGIA Hardware

servidores

PCs

teléfonos

impresoras

rotadores

cables conectores

herramientas

cámaras

Software

licencia de servidores

licencia de Windows

licencia de MS-office

diseño y construcción de pagina web

licencia de software especiales, edición de video y multimedia.

Servicios

telefonía fija

telefonía móvil

internet

seguridad especializada para cuenta de gran magnitud

mantenimiento de software y hardware


Cassette de video

cámaras fotográficas y filmadoras

grabadoras

producción de cuñas televisivas, radiales y prensa

equipo de audio

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Memorándums

lista de marcación

útiles de oficina

hojas de vida

Productos (Input):

o Incapacidades

o solicitudes de descuentos

o solicitudes de certificaciones

Servicios (Input)

o Filtro de candidatos

o Autorizaciones de contrataciones

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4.5 Supplier = Suplidores o Proveedores (PANDEPORTES considera como sus

"suppliers" a todo proveedor externo; contratista, suplidor (directo o indirecto), fabricantes nacionales e internacionales, personas naturales o jurídicas que nos producen o distribuyen a nosotros productos o servicios, y como proveedor interno a todo nuestro equipo humano)

Los Proveedores de PANDEPORTES son: 4.5.1 DIRECCIÓN TÉCNICA DE DEPORTES

Federación internacionales, organizaciones deportivas (Wada,

Cuba deportes, etc.)

tiendas deportivas (marcas reconocidas en algunos casos

específicos)

entidades gubernamentales y privadas (no gubernamentales ONG)

empresas constructoras

proveedores internos(RRHH, Ingeniería, etc.)


organizaciones deportivas

Universidades Internacionales

organismos deportivos

federaciones deportivas


CSS

Contraloría General

Ministerio de Economía y Finanzas

SIACAP

Contratista de servicio de mantenimientos


Contratistas de diseño, construcción e inspección de obra

Contratistas de mantenimiento

Proveedores de facilidades (aire acondicionado, llaves, etc.)

Proveedores de servicios públicos (energía, agua, teléfono)

Contratistas de limpieza

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4.5.5 PROYECTOS

Agencias de viajes

implementos deportivos ( Deportes Jimmy , Mauricio deportes)

Constructores Codinasa, LTV Sport, Ananval, Otis, Copanac,

Adisel, Aguatec

Hoteles Riande aeropuerto, Budget, Transporte Luque

Útiles de oficina, Office Depot, Compulab

4.5.6 TECNOLOGIA

servicio de telecomunicaciones

proveedores de software

proveedores de hardware

proveedores integradores de sistema

proveedores de suministro

ingeniería sección de electricidad

sistema de integración SEASPA


suplidores de equipos de filmación y audio

publicitarias

grupos editoriales

medios de comunicación


Externos:

políticos

Asesores

DIGECA

DIPRENA-MEF

Control Interno

contraloría

H. Diputados

Internos:

Direcciones

Jefes de departamentos

Directores provinciales

funcionarios

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5. FODA F = Fortalezas O = Oportunidades D = Debilidades A = Amenazas

Nota: Para los efectos de relación entre las áreas, presentaremos primero un análisis de fuerzas comparando las fortalezas con las debilidades (a las cuáles en PANDEPORTES llamamos “Áreas de Mejoramiento”). Adelante presentaremos otra tabla, comparando las oportunidades con las amenazas.

5.1.a Fortalezas Las Fortalezas de PANDEPORTES están compuestas por las funciones, acciones o procesos internos que hacemos bien (en lo que somos muy buenos)

5.1.b Debilidades o Áreas de Mejoramiento

En PANDEPORTES las Debilidades se refieren a las áreas de mejoramiento dentro de nuestra institución, en las cuales debemos trabajar (lo que no hacemos tan bien)

5.1 Las Fortalezas y Debilidades de PANDEPORTES son:


FORTALEZAS DEBILIDADES

1. Infraestructuras deportivas 2. Patrimonio a nivel nacional

(terrenos) 3. Recurso humanos capacitado a nivel

directivo 4. Pertenecer al Estado 5. Monitoreo y seguimiento de todas

las disciplinas deportivas 6. Reglamentos y normativas 7. Experiencia deportiva y

administrativa 8. Reconocimiento Internacional

(CODICADER, CONCECADE, CADE, CID)

9. Trabajo en equipo 10. Grandes Figuras representativas del

Deporte (Irving Saladino, Andrea Ferris, etc.)

1. Presupuesto muy bajo para abarcar las diferentes actividades y representación de los deportistas a nivel nacional e internacional.

2. Falta de técnicos y entrenadores en las diferentes disciplinas competitivas

3. Desconocimiento de los trámites de compras y trámites administrativos

4. Falta de recursos 5. Falta de equidad en el nombramiento de los instructores 6. Falta de equipos e implementos deportivos y de

seguridad 7. Falta de seguimiento y continuidad en los programas

deportivos de la institución 8. Falta de instalaciones deportivas para algunas disciplinas 9. Programas institucionales para los promotores

deportivos 10. Falta de acondicionamiento y recursos humanos idóneo

para el centro de alto rendimiento. 11. Falta de diagnóstico de instructores y técnicos que

requieren las organizaciones de desarrollo deportivo 12. Diagnóstico, ordenamiento y escala de los entrenadores

deportivos

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1. Trabajo en equipo 2. Informes semanales para funcionarios 3. Atención directa a los usuarios 4. Proceso de sistematización de la

correspondencia 5. Interposición de querellas penales. 6. Actualización de la legislación deportiva 7. Depuración de organizaciones deportivas.

1. Inventario de propiedades inmuebles y legalización

de las mismas.

2. Áreas de archivos reducidos y falta de digitalización

3. Falta de sentido de pertenencia

4. Pleitos legales por situaciones anómalas de PD

5. Capacitación del departamento y de las regionales

6. Estabilidad laboral del personal capacitado en

elecciones de federaciones.


FORTALEZAS DEBILIDADES 1. Estructura presupuestaria con objetos de

gasto claramente definidos 2. Equipo humano con experiencia, trabajo

en equipo, responsabilidad y compromiso en las funciones

3. Información financiera, actualizada y disponible para la toma de decisiones

4. Ejecución de tareas con poco recurso humano dando respuesta efectiva a los requerimientos de la institución a nivel administrativo.

1. Demora en el reemplazo del personal desvinculado, lo

que afecta la capacidad de respuesta de la unidad

administrativa

2. Niveles salariales bajos, lo que desmotiva a candidatos

potenciales para ocupar las vacantes.

3. Falta de capacitación del personal.

4. Ausencia de herramientas tecnológicas y de un sistema

integrado de administración financiera, incluyendo el

SIAFPA

5. La fusión de la parte administrativa y financiera en una

sola dirección abulta el volumen de trabajo y no permite

un servicio eficiente y efectivo.

5.1.4 PROYECTOS, INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA

FORTALEZAS DEBILIDADES 1. Lideres con experiencia e

idoneidad 2. Infraestructura relativamente

nueva en CIS y a nivel nacional 3. Buena estructuración de

procesos de compras 4. Manejo administrativo confiable

y adecuado 5. Trabajo de equipo muestra

compromiso

1. Carencia de compromiso de personal de niveles medios 2. Existencia de procesos internos burocráticos 3. Personal necesita capacitación sobre nuevas tendencias. 4. Se requiere plan de mantenimiento de instalaciones 5. Falta de equipo, herramientas, tecnologías para dar respuesta

a las instalaciones 6. Carencia de personal técnico-profesional a nivel nacional 7. Poblamiento de personal de mantenimiento de

infraestructura a nivel provincial-nacional. 8. El modelo de personal técnico para mantenimiento debe

revisarse, ordenarse y aplicarse. Clasificar y re-entrenar (cross-train) a oficios necesarios.

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5.1.5 TECNOLOGIA


1. Recurso Humano orientado en las funciones actuales del dpto.

2. Los técnicos actuales mantienen buena relación con los usuarios

3. El personal de soporte cuenta con funciones claramente definidas

4. Se optimizan la utilización del poco recurso humano existente

5. Visión de desarrollo informático bien definido

6. Sistema de telefonía fija.

1. Ínfimo presupuesto para cubrir las necesidades tecnológicas 2. Falta de la infraestructura necesaria para proveerle los

servicios de comunicaciones a las sedes regionales y coliseos importantes

3. Sistemas de backup inadecuados para salvaguardar la información

4. Plataforma de antivirus para estaciones de trabajos y servidores sin actualizaciones

5. Falta de un sistema de video vigilancia en la sede e interconexión con los sistemas de los coliseos de la Ciudad Deportiva

6. Infraestructura de Networking deficiente para la adecuación de la red

7. Sitio Web obsoleto 8. Deficiencia en equipos no adecuados para el manejo de

volumen de documentos (Centro de Copiado) 9. Adecuación del correo electrónico 10. Digitalización de documentos.



1. Trabajo en equipo. 2. Compromiso con la

misión 3. Ambiente agradable 4. Sentido de pertenencia 5. Responsabilidad 6. Integridad 7. Amabilidad 8. Empatía 9. Disposición a aprender

1. Base de datos (administración manual de expedientes) 2. Control eficiente de las marcaciones de tiempo del personal 3. Carencia de un programa institucional de capacitación

4. Inexistencia de programa de incentivos

5. Falta presupuesto real en las cinco (5) clasificaciones de planilla. Hacer comparativo histórico y proyectar presupuesto. Esto crea inseguridad en servidores públicos.

6. Carencia de efectividad en la administración de personal. 7. Reglamento interno obsoleto

8. Ausencia de un sistema de evaluación de desempeño

9. Personal poco calificado en planillas

10. Proceso administrativo interno burocráticos

11. Contrataciones por períodos cortos

12. Falta de proyección futura de necesidades de personal 13. Falta de aplicación correcta de normas disciplinarias

14. Poblamiento de personal regional por especialidad, cantidad y horarios

15. Capacitación de administradores regionales en administración de RH y presentación de informes de trabajo

16. Sistema de marcación de tiempo por reloj biométrico

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5.1.7 ADMINISTRACIONES REGIONALES


1. Recurso humano comprometido 2. Infraestructura deportiva disponible.

1. Falta de herramientas y materiales de trabajo

2. Instalaciones existentes en condiciones no óptimas

3. Falta de personal técnico capacitado

4. Escasez de instructores calificados

5. Demora en los procesos de compra

6. Falta de nuevas instalaciones.

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5.2.a Oportunidades

Este aspecto del análisis FODA se refiere a los factores externos que ofrecen ventajas competitivas que debemos aprovechar o en las cuales nos pueden dar mejor posicionamiento como institución al servicio de la población.

5.2.b Amenazas

Para PANDEPORTES en las amenazas se han considerado las condiciones del mercado local, regional y global que son desfavorables en el presente o podrían ser desfavorables en el futuro. Ello incluye situaciones de tipo político, económico, social, y de mercado; tanto de las áreas deportivas competitivas, como en las relacionadas a recreación y actividad física, reglamentadas o no reglamentadas.

5.2 Las Oportunidades y Amenazas de PANDEPORTES son:


OPORTUNIDADES AMENAZAS

1. Intolerancia de las organizaciones deportivas a nivel nacional e internacional.

2. Disponibilidades externas de otras instituciones gubernamentales

3. Situaciones Climáticas (Tiempo) 4. Política existente en los

programas curriculares y la falta de planes conjuntos de Educación Física y Deportes en el área escolar.

5. No se cumplen las horas clases semanales, no resuelven el principio didáctico de tres frecuencia semanales de 45 minutos

6. No existen programas para los deportes extracurriculares

7. No se cumplen con las etapas de la realización de los juegos nacionales

1. Elaboración del Plan de desarrollo de la Institución. 2. Desarrollar alianzas estratégicas entre los organismos. 3. Apoyo gubernamental a eventos internacionales Juegos

JEDECAC, Campeonato Mundial de Beisbol 4. Estudiar elevar PANDEPORTES a nivel de Autoridad 5. Vincular a otras instituciones 6. La realización de eventos deportivos multidisciplinarios. 7. Fortalecer la imagen corporativa 8. Fortalecer la capacitación del recurso humano. 9. Publicidad en Junta Comunales y comunidades 10. Desarrollo de Planes a largo Plazo, mediano y corto plazo 11. Trabajo en Equipo planificado. 12. Monitoreo y seguimiento de todas las disciplines deportivas

y búsqueda de talento deportivo 13. Investigar y elaborar un estudio sobre el deporte escolar en

otros países para comparar con Panamá. 14. Publicidad en Escuelas 15. Firmar convenio con MEDUCA como máximo responsable

del deporte escolar 16. Vincularnos con las comunidades y autoridades en la

masificación del deporte y la recreación, así como cuidado de infraestructura.

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1. Comité Olímpico 2. Riesgo Social 3. Sentido de pertenencia 4. Corrupción 5. Falta de supervisores en la

ejecución del mantenimiento, en las obras en construcción y en las existentes.

6. Intolerancia de las organizaciones deportivas a nivel nacional e internacional.

1. Elaboración del Plan de desarrollo de la Institución. 2. Desarrollar alianzas estratégicas entre los organismos. 3. Apoyo gubernamental a eventos internacionales Juegos

JEDECAC, Campeonato Mundial de Beisbol 4. Vincular a otras instituciones 5. La realización de eventos deportivos multidisciplinarios. 6. Fortalecer la imagen corporativa 7. Fortalecer la capacitación del recurso humano. 8. Promoción de Convenios internacionales para mejorar la

calidad deportiva de atletas y técnicos en general. 9. Becas estudiantiles PARA DEPORTISTAS, licenciaturas

deportivas y maestrías a través de Convenios. Internacionales.

10. Contactos Internacionales.


OPORTUNIDADES AMENAZAS 1. Implementación del SIAFPA 2. Avances tecnológicos que nos permiten ser más

eficientes en el manejo de los procesos de administración y contables

3. Recursos de capacitación disponible por parte de la Contraloría General y el MEF

4. Capacitación del personal en cuanto al manejo de equipo informático y conocimiento de las normas de administración presupuestaria estatal

1. proceso burocrático en la tramitación de las

gestiones de cobro para los flujos de fondos.

2. riesgo de pérdida de control del balance

presupuestario por la falta de un sistema de

administración financiero.

5.2.5 TECNOLOGIA


1. Sitio web con información deportiva incompleta.

2. No se cuenta con el presupuesto adecuado para mejorar y mantener la infraestructura de red nacional actual y futura

3. No contar con el personal especializado para la implementación y administración adecuada de nuevas tecnologías

4. No aplicamos TCO-Total Cost Ownership. Sistema de diagnóstico para adquisición de equipos informáticos.

1. Desarrollar alianzas estratégicas entre los organismos gubernamentales, Red Multiservicios

2. Incrementar y fortalecer la capacitación del recurso humano de PANDEPORTES en las aplicaciones informáticas.

3. Aprovechar los compromisos deportivos internacionales para abastecer y mejorar la infraestructura tecnológica.

4. Aprovechar la experiencia de otras dependencias gubernamentales para implementar sistemas ya probados. Ej. Sistemas, software administrativo.

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1. Aprobación presupuestaria. 2. Eventos deportivos futuros a realizar 3. Oferta de programas de capacitación 4. Desarrollo de programas de RH

disponibles en el mercado 5. Lineamientos de DIGECA

1. Limitantes en la contratación de personal 2. Reconocimiento de carrera administrativa

3. Presupuesto asignado pero no disponible

4. Recortes de personal por razones ajenas a la institución

5. Lentitud en la tramitación de expedientes en otras instituciones estatales

5.2.7 ADMINISTRACIONES REGIONALES


1. Publicidad en emisoras 2. Escuelas participativas del deporte 3. apoyo político, Diputados, Municipios y Juntas Comunales,

sobre todo durante campañas políticas 4. Planes a largo plazo de algunas organizaciones 5. Deporte profesional y técnicos extranjeros 6. Empresa privada, sobre todo comercializadores de

productos, implementos y bebidas que apoyan los eventos. 7. Voluntarios, micro empresarios que venden en los coliseos

y comunidades que organizan deporte.

1. Tiempo

2. condiciones de clima

3. Disponibilidad de los coliseos

4. Pérdida de apoyo económico de

empresas que se sienten excluidas

de los procesos de compras

5. Bajo interés de asistencia del

público.

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6. PLANES DE ACCION

PANDEPORTES ha identificado los planes de acción más importantes que requiere diseñar y desarrollar con el objeto de atender las áreas de mejoramiento y enfrentar las amenazas, para lograr la visión propuesta. En sentido general los planes de acción incluirán lo siguiente:

CONTENIDO DE UN PLAN DE ACCION:

Metas Estrategias Tácticas Actividades - Responsable Recursos - Equipos y materiales - Fondos - Capital humano Inversión Duración Obstáculos Evaluación (financiera y operativa) Reconocimiento Seguimiento

Nota: dentro del proceso de planeamiento estratégico logramos determinar la lista de prioridades. Ahora es importante desarrollar talleres y reuniones de planeamiento para elaborar en formatos sencillos, los planes de acción completos a corto, mediano y largo plazo, para apoyar la visión 2014.

6.1 Marco Introductorio:

Los lineamientos estratégicos definen el ¿Qué se va hacer?, y el ¿Cómo lo vamos hacer?, sin embargo por su amplitud conceptual requiere un proceso intermedio, que defina el ¿Qué específicamente y Quiénes lo van a hacer? Desde esta perspectiva el desarrollo del Plan de Desarrollo Estratégico Institucional debe acompañarse de la elaboración y diseño de los Planes Operativos Anuales, y/o los Planes de Acción Inmediata. Estos últimos son elementos integradores de los esfuerzos institucionales, que será necesario acordar para lograr la visión planteada. Los mismos definirán los diversos proyectos, acciones y tareas que han de concretizarse de manera formal en la gestión institucional de PANDEPORTES.

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Es importante destacar que su ejecución práctica es vinculante para todos los estamentos directivos e institucionales que conforman la entidad. En función de estos elementos hemos considerado oportuno elaborar el marco metodológico sobre el cual se cimienta la consecución de estos lineamientos estratégicos. Para ello hemos considerado oportuno el uso de un esquema sencillo de planificación participativa basado en el modelo de Cuadro de Mando Integral o Balance Score Card. Este sencillo y pequeño esquema proporciona una estructura para transformar una estrategia en términos operativos, en términos de objetivos, indicadores, blancos a lograr e Iniciativas (ver anexo 1). Partiremos, del análisis de la función estatal de PANDEPORTES a la luz de los lineamientos estratégicos previamente señalados, agrupándolos en los siguientes componentes:

Perspectiva Financiera

Perspectiva del Cliente

Perspectiva de los Procesos Internos

Perspectiva de Formación y Crecimiento

Se entenderá por perspectiva financiera, todos aquellos elementos de la estrategia que tienen que ver con dotar a la institución de los recursos financieros para su gestión, y el adecuado, eficiente y racional uso de los mismos. La perspectiva del cliente, integra todos aquellos elementos del sistema que tienen que ver con la percepción del usuario de PANDEPORTES, en búsqueda de satisfacer una “x” demanda de servicio u atención. Toda vez que la razón de las instituciones públicas son sus usuarios, este componente, y sobre todo el aspecto de la calidad de esa atención, se convierte en un objetivo en movimiento, ya que la calidad percibida y requerida por los usuarios evoluciona constantemente, según sus demandas particulares. En función de ello, para cualquier organización este es uno de los elementos del sistema, al que mayor esfuerzo y atención se le debe prestar. La Perspectiva de los Procesos Internos, tiene que ver con la mecánica de actuación y trabajo interno en la Institución, los procesos críticos y los procedimientos que la sustentan. Sin esta herramienta, del ¿Cómo hacer?, de nada sirven los planes y la planificación. Ya que, en la ejecutoría y el desempeño eficiente de cada una de las unidades administrativas esta el éxito de la Institución y el logro de sus objetivos estratégicos y operativos. La institución puede tener el mejor equipamiento, la mayor cantidad de recursos financieros, pero si el recurso humano, su clima organizacional y los procedimientos de trabajo, mecanismos de integración, coordinación y comunicación no son fluidos, eficaces ni eficientes, el sistema no funciona, ni dará los resultados esperados.

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La Perspectiva de Formación y Crecimiento, está íntimamente ligada a los procesos de generación de competencias laborales, de capacitación, actualización y educación del recurso humano, y los mecanismos de crecimiento profesional y laboral de los funcionarios colaboradores de la institución, que buscan en esencia satisfacer las demandas de estabilidad, seguridad en el empleo y crecimiento interno. Este aspecto tiene que ver con definir las competencias estratégicas que se requerirá del personal para lograr los objetivos de crecimiento de la Institución y el desarrollo de sus potencialidades.

6.2 Planes que tienen prioridad:

Existe una relación directamente proporcional entre las debilidades y los Planes de acción, pues el propósito primordial de estos últimos es atender precisamente las debilidades considerando las amenazas y utilizando las fortalezas sin dejar de aprovechar las oportunidades.

6.2.1 Objetivos Estratégicos (de este listado deben desprenderse los programas o proyectos, que internamente tendrán planes de acción específicos)

Masificación del deporte

Apoyo a las organizaciones deportivas

Fomentar la influencia positiva del deporte en la población

Desarrollar mediante la práctica sistemática de la actividad física una población

sana

Fomentar la recreación a todos los niveles, en especial en edades tempranas

Asegurar un semillero de futuros deportistas que enriquecerán el deporte a

nivel nacional e internacional.

Crecimiento deportivo a largo plazo para logro de altos resultados en

competencias

Regular el deporte profesional o no aficionado

Crecimiento de la oferta deportiva de nuestro país

6.2.2 Planes Específicos

Coordinar con el Instituto para la Formación y Aprovechamiento de los

Recursos Humanos el otorgamiento de las becas deportivas.

Construir y mantener útiles y accesibles las instalaciones deportivas que

forman parte de su patrimonio.

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Procurar y supervisar que las organizaciones deportivas ejecuten sus planes

anuales de actividades deportivas y recreativas, tendientes a la difusión y al

estímulo del deporte competitivo en la población panameña.

Fomentar la integración social, a través del deporte adaptado para las personas

con discapacidad, en las actividades físicas, la recreación y el deporte.

Reconocer las modalidades de cada disciplina deportiva y recreativa.

Apoyar la investigación científica y técnica en las ciencias aplicadas al deporte.

Autorizar la representación oficial de Panamá en eventos internacionales que

correspondan a su jurisdicción y competencia, y colaborar con el Comité

Olímpico de Panamá en la participación de los atletas que representarán al país

en las competencias y juegos regionales del Ciclo Olímpico.

Velar por el cumplimiento de las normas nacionales e internacionales sobre el

control del uso de sustancias y métodos prohibidos en la práctica del deporte.

Asistir técnicamente a los municipios en los aspectos relacionados con la

promoción y el fomento de la actividad física, la recreación y el deporte.

Desarrollar el programa de capacitación de voluntarios y promotores de la

actividad física, la recreación y el deporte para todos.

Desarrollar y ejecutar las medidas de prevención y reglamentar las sanciones

contra la violencia en los eventos deportivos. Establecer el procedimiento

disciplinario para la aplicación de sanciones ante la comisión de actuaciones

lesivas al deporte.

Compilar los datos estadísticos y la información referentes a los atletas, a las

organizaciones y a las instalaciones deportivas.

Establecer los mecanismos para el desarrollo del proceso electoral deportivo.

Establecer convenios o acuerdos nacionales e internacionales de carácter

deportivo para el intercambio académico, logístico y técnico- deportivo de las

diversas disciplinas deportivas y de las ciencias aplicadas al deporte.

Regular las manifestaciones del deporte profesional.

Coordinar con las federaciones, asociaciones y organizaciones deportivas

nacionales la preparación de los atletas de competencia y de alto rendimiento.

Fomentar en la población panameña la salud integral a través de la actividad

física, la recreación y el deporte.

Dictar el reglamento general de los Juegos Deportivos Nacionales en todas sus

edades, y determinar las sedes.

Crear el comité, proponer y someter al consejo, el consejo aprueba y se da cumplimiento a las condecoraciones al mérito y los estímulos deportivos.

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7. IMPLEMENTACION DEL PLAN ESTRATEGICO Ahora que hemos concluido la etapa de formulación del Plan Estratégico, los directivos de PANDEPORTES podrán motivar y planificar cómo llegar al estado futuro ideal. En la etapa de implementación del plan y elaboración de planes de acción, las siguientes acciones son necesarias para poder vencer las fuentes de conflictos y adecuar el proceso de cambio en la organización:

Levantar la información y estadísticas del estado actual (mapa actual)

Levantar diagnóstico definido de recursos y fondos

Crear una estructura administrativa que le permita lograr su plan estratégico

Seleccionar las funciones que ayudarán a los planes y eliminar las que estorban

Realizar acuerdos entre las partes, personas o departamentos participantes

Utilizar herramientas de recopilación de información (encuestas, cuestionarios)

Capacitar a todos en cómo vivir la visión, misión y valores de PANDEPORTES

Evaluar la satisfacción de los usuarios externo, el clima laboral y el desempeño

de los servidores públicos.

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8. ADMINISTRACION ESTRATEGICA

Las organizaciones de desarrollo institucional sostienen evidencias de que el 88% de las entidades que inician procesos de planeamiento estratégico enfrentan una fuerte resistencia al cambio, sobre todo en las etapas de elaboración de los planes de acción. Aparte del proceso natural de rechazo a cambiar condiciones cómodas de los seres humanos, los investigadores han descubierto dos grandes razones para esta resistencia.

Primero, el factor “equipo” –los planes de acción no lo pueden desarrollar una sola persona y son parte de un equipo de trabajo-. Si los individuos no tienen o crean hábitos de reunirse les costará mucho trabajo desarrollar los planes.

Segundo, la productividad marginal. Los planes toman tiempo y son una inversión para un futuro organizado, esquematizado y con cultura de calidad y excelencia. Sin embargo, tienen que ser realizados por los responsables de los procesos en la organización, pues ellos son los que conocen las acciones, responsabilidades y recursos.

En su mayoría los individuos involucrados sienten que los planes son un trabajo más y rechazan reunirse o trabajar en ellos, forzando a los líderes a olvidarse de los mismos. Por otro lado, se justifican usando el factor productividad y exponiendo la necesidad del trabajo diario como barrera para no cumplir con las obligaciones que requiere la implementación de los planes. En países como Panamá se agrega un factor más preocupante, a las personas no les gusta leer y mucho menos escribir. De hecho, no comprenden como un plan escrito puede guiarlos a un mejor futuro, puede ayudarles a prever y enfrentar amenazas, permitirles estar preparados para usar las oportunidades con gran provecho y a ver en conjunto las áreas de mejoramiento y trabajar en ellas antes que sea demasiado tarde. Otro factor considerable en el último lustro es la tecnología. La variante tiempo y el factor precios están bajando a niveles nunca antes vistos, producto del uso de herramientas de producción, control de información para toma de decisiones acertadas, y los procesos de mercadeo, venta y distribución que ya permiten compras directas del consumidor al fabricante, vía Internet. A mediados de los años 90 los especialistas en planeamiento estratégico se reunieron y surgió la Administración Estratégica, como una función de la organización que se dedica a atender las etapas de implementación del plan estratégico, formulado con o por los líderes, y el desarrollo y cumplimiento efectivo de los planes de acción por cada proceso de la organización.

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Un plan estratégico bien administrado llevará a la organización en línea directa al logro de su visión. Una vez que los planes de acción de mayor prioridad se hayan formulado, se requiere desarrollar nuevos planes lo cual ya será es un proceso sencillo y habitual. Sin administración estratégica la organización podría tomar el doble de tiempo (X años) antes de que los integrantes de una organización puedan trabajar con planes de acción e implementar el plan estratégico formulado. Las funciones más importantes que cumple la administración estratégica son:

Diseño de las políticas y normas de trabajo del plan

Hacer que el personal revise y re-elabore los procedimientos de trabajo de acuerdo al plan

Ayudar a los líderes y mandos medios a tener la mente abierta a evaluaciones y ajustes constantes

Sin afectar producción, convertirse en una laboratorio de ideas y cambios

Retar los procesos tradicionales de producción y distribución de bienes y servicios

Medir reacciones, gustos y expectativas del cliente

Capacitar a todos en la organización en la nueva metodología de trabajo

Dar seguimiento a las etapas y fases del plan, con los mismos indicadores que los acordados por cada departamento.

Cumplir el ciclo de PDCA (Plan-Do-Check-Act), planear, hacer, evaluar y ajustar.

Guardar un archivo de los planes desarrollados para entrenar a personal nuevo o para crear nuevas áreas de actividad. (Recordemos que fueron los planes, completos y organizados con estándares, los que dieron inicio al negocio de las franquicias, modelo que en los países desarrollados están siguiendo las administraciones deportivas regionales.)

Hacer cada vez más sencillos los procedimientos

Ingeniar, inventar y crear el futuro

Reconocer, incentivar, motivar y premiar a los miembros del equipo. - Fin del Plan Estratégico de PANDEPORTES - Agradecemos la oportunidad y todo el apoyo que nos brindaron durante la asesoría que les llevó a formular este plan estratégico con éxito. Recopilado por: Prof. José D. González G. Consultor de Planeamiento Estratégico Panamá, República de Panamá

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ANEXO 1

Instituto Panameño de Deportes Departamento de Planificación y Desarrollo

PLAN DE ACCION TAL (PONER NOMBRE)

MATRIZ PARA ELABORAR PLANES DESDE LA PERSPECTIVA FINANCIERA, DEL USUARIO O DEL PROCESO INTERNO:

Acción Proyecto/Programa Responsable Período de

Ejecución

Fuente de Recursos

Indicador de Medición

Observación

1. Definir de forma específica.

1.1 Alinear con estrategia.

Director, jefe de departamento, administrador o servidor público

Mes y año Fondos presupuestados

Definir cómo se medirá progreso

Control del status del plan.

(Diagrama ejemplo solamente)

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